11. PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK

Manajemen Operasional
PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Putri Irene Kanny
[email protected]
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Sub Pokok bahasan pertemuan ke-­11
☃ Membuat network proyek: simpul event, anak panah aktifitas, aturan pembuatan network
☃ Penjadwalan proyek : Menggunakan metode PERT, Estimasi durasi kegiatan dalam proyek, Probabilitas waktu penyelesaian proyek
☃ Penjadwalan proyek : Menggunakan metode CPM ☃ Penentuan Jalur kritis kegiatan proyek. ☃ Bagan Gant-­chart untuk menentukan jadwal kegiatan yang dapat dijadwalkan secara fleksibel menurut Ketersediaan biaya. waktu, sumber daya manusia atau mesin Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PROYEK
Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu
penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-­masing, sehingga untuk
menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.
Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdaya-­
sumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang penting pada jangka waktu
yang relatif singkat di mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan. Salah satu penggunaan jaringan yang paling populer adalah untuk analisis
proyek. Proyek-­proyek yang dianalisis tersebut misalnya : konstruksi sebuah
bangunan, pembuatan obat-­obatan, atau pemasangan sistem komputer yang dapat digambarkan sebagai jaringan.
Contoh Teknik jaringan yang digunakan untuk analisis proyek : PERT dan
CPM
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tujuan dari Penjadwalan
ü Ketika tanggal jatuh tempo pelanggan
ü Minimalkan keterlambatan pekerjaan
ü Meminimalkan waktu respon
ü Meminimalkan waktu penyelesaian
ü Meminimalkan waktu dalam sistem
ü Minimalkan lembur
ü Memaksimalkan mesin atau penggunaan tenaga
kerja
ü Meminimalkan waktu menganggur
ü Meminimalkan persediaan barang dalam proses
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tahapan Dalam Manajemen Proyek
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen
proyek yaitu:
l Perencanaan (Planning)
Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan
organisasi tim.
l Penjadwalan (Schedulling)
Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.
l Pengendalian (Controlling)
Pengawasan sumber daya , biaya, kualitas dan budget, jika
perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola
ulang sehingga tepat waktu dan biaya.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Perencanaan Proyek
Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif
untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara
fisik adalah melalui organisasi proyek. Maka organisasi akan
bekerja secara baik apabila:
1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada.
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling
berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hamper semua lini organisasi. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer
proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek
dengan departemen lain maupun membuat laporan
kepada manajemen puncak.
l Tanggung jawab manajer proyek adalah
memastikan :
l Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan
dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
l Proyek selesai sesuai budget.
l Proyek memenuhi sasaran kualitas.
l Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek
mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Penjadwalan Proyek
Penjadwalan Proyek adalah kegiatan menetapkan
jangka waktu kegiatan proyek yang harus
diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu
yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.
Manfaat Penjadwalan Proyek :
l
l
l
l
Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap
keseluruhan proyek.
Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis
untuk tiap kegiatan.
Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber
daya lainnya dengan cara hal-­hal kritis pada proyek.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Pengendalian Proyek
l Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
l
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Metode Penjadwalan
1. GRAFIK GANTT
l
l
l
l
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-­kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-­masing setiap
kotak menunjukkan panjang relatif tugas-­tugas yang dikerjakan.
Gantt chart adalah diagram batang yang menggambarkan jadwal
proyek. Grafik ini sangat berguna karena termasuk tonggak, sumber daya
individu dan kendala waktu dan jadwal. Berbagai warna pada grafik
menunjukkan kegiatan inti proyek dan dapat menunjukkan
ketergantungan antara kegiatan tersebut.
Melihat Gantt chart, Anda dapat menghilangkan periode idle,
menghemat biaya dan waktu dalam proses serta melihat gambaran
dari seluruh proyek dan kegiatan apa yang menyertainya. Ini adalah
cara yang bagus untuk memusatkan semua informasi yang Anda
butuhkan tentang proyek.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Contoh Grafik Gantt
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Contoh Grafik Gantt
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
2. DIAGRAM/JARINGAN PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUES)
l
l
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul
dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk
menentukan kegiatan-­kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi
kemajuan-­kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
− Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.
− Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-­
kegiatan kritis.
− Mudah menentukan waktu kendur.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Sejarah PERT dan CPM
Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
• Metode PERT dan CPM adalah metode yang dapat
digunakan untuk membuat perencanaan, menjadwalkan, dan proses pengendalian suatu proyek. • Untuk dapat menerapkan kedua metode ini, perlu
ditetapkan terlebih dahulu kegiatan-­kegiatan yang akan
dilakukan dalam suatu proyek dan menyusunnya dalam
bentuk jaringan. • Jaringan menunjukkan saling hubungan antara satu
kegiatan dengan kegiatan lain. Walaupun prinsip
penyusunan jaringan pada kedua metode adalah sama, namun terdapat perbedaan mendasar antara kedua
metode ini. Perbedaan ini terletak pada konsep biaya
yang dikandung CPM yang tidak ada di dalam metode
PERT. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Program Evalution Review Technique/PERT
Ø Pengertian tentang PERT adalah alat manajemen
proyek untuk melakukan suatu penjadwalan , mengatur dan mengkoordinasi bagian-­bagian
pekerjaan yang ada didalam suatu proyek
Ø PERT pada awalnya didesain untuk industri yang menghasilkan produk tidak standar dan mengalami
perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri
pertahanan dan ruang angkasa, sehingga masalah
ketidakpastian dalam penyelesaian
Ø Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan
waktu penyelesaian kegiatan yang acak.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Ø
Ø
Ø
Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-­titik tersebut dihubungkan oleh suatu panah (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Gambar Analogi Diagram PERT/CPM
Langkah – Langkah Dalam Melakukan
Perencanaan Dengan PERT
1) Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone) : Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih
aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel
agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan
durasi.
2) Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-­aktivitas yang telah
direncanakan
3) Membuat suatu diagram jaringan (network diagram)
4) Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas
5) Menetapkan suatu jalur kritis (critical path) : Dengan menggunakan
empat komponen penanda waktu bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai
dengan diagram
1)
2)
3)
4)
ES – Early Start
EF – Early Finish
LS – Latest Start
LF – Latest Finish
6) Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan
proyek
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Komponen jaringan (network component) • Jaringan PERT dikenal istilah Dummy yaitu dua atau
lebih kegiatan yang mulai dan berakhir pada titik
yang sama. Kegiatan dummy timbul semata-­mata
untuk tujuan membentuk hubungan preseden
sehingga memungkinkan kita menggambarkan
jaringan dengan hubungan preseden yang baik. • Ada dua pendekatan untuk menggambarkan
jaringan proyek yakni kegiatan pada titik/lingkaran
(activity on node – AON) dan kegiatan pada
panah (activity on arrow – AOA). Pada konvensi
AON, titik menunjukan kegiatan, sedangkan pada
AOA panah menunjukan kegiatan. Perbandingan antara konvensi jaringan AON dan AOA C dan D tidak dapat dimulai hingga A dan B keduanya selesai
C tidak dapat dimulai sebelum A dan B selesai, D tidak dapat dimulai sebelum B selesai, kegiatan Dummy diitunjukan pada kegaitan AOA
B dan C tidak dapat dimulai sebelum A selesai, D tidak dapat dimulai sebelum B dan C selesai
CONTOH Soal
Pemerintah akan membangun rumah sakit berstandar internasional, rumah sakit tersebut akan di bangun dan harus melalui delapan kegiatan yakni: membangun komponen internal, memodifikasi atap dan lantai, membangun tumpukan, menuangkan beton dan memasang rangka, membangun pembakar temperatur tinggi, memasang sistem kendali polusi, membangun alat pencegah polusi udara, dan kegiatan terakhir yaitu pemerikasaan dan pengujian. Kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini berikut penjelasan susunan kegiatannya: Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Critical Path Method (CPM)
vadalah
teknik
menganalisis
jaringan
kegiatan/aktivitas-­aktivitas ketika menjalankan
proyek dalam rangka memprediksi durasi total.
vCritical path sebuah proyek adalah deretan
aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang
mungkin agar proyek dapat diselesaikan.
vCritical path
adalah jalur terpanjang dalam
network diagram
dan mempunyai kesalahan
paling sedikit.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Istilah Dalam CPM
Ø E (earliest event occurence time): Saat tercepat
terjadinya suatu peristiwa.
Ø L (Latest event occurence time): Saat paling lambat
yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.
Ø ES (earliest activity start time): Waktu Mulai paling
awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan
dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal
kegiatan dimulai.
Ø EF (earliest activity finish time): Waktu Selesai
paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan
terdahulu = ES kegiatan berikutnya.
Ø LS (latest activity start time): Waktu paling lambat
kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Jadwal aktivitas (activity scheduling)/CPM Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas
artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai
dan waktu selesai untuk setiap kegiatan. Kita menggunakan proses two-­pass, terdiri atas
forward pass/Hitungan maju dan backward pass/Hitungan mundur untuk menentukan
jadwal waktu untuk tiap kegiatan. forward pass : ES (earlist start) dan EF (earlist
finish) backward pass : LS (latest start) dan LF (latest finish)
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Lamanya Kegiatan/Forward pass, merupakan indentifikasi waktu-­waktu terdahulu. Aturan
waktu mulai terdahulu: 1. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai. 2. Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya sama dengan
EF pendahulunya. 3. Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah nilai maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF semua pendahulu langsung] Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Contoh soal CMP
Jaringan kerja
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Hitungan Maju (Forward Pass)
Dimulai dari Start (initial event) menuju
Finish (terminal event) untuk menghitung
waktu penyelesaian tercepat suatu
kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya
kegiatan (ES) dan saat paling cepat
dimulainya suatu peristiwa (E).
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Hitungan Mundur (Backward
Pass)
Dimulai dari Finish menuju Start untuk mengidentifikasi saat
paling lambat terjadinya suatu
kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan
(LS) dan saat paling lambat
suatu peristiwa terjadi (L).
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Penentuan Jalur
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Selisih Forward Dan Backward Pass:
ü Kegiatan Kritis adalah kegiatan yang memiliki selisih nol (0) yaitu: A, F, I, J
ü Jalur Kritis adalah jalur yang melalui kegiatan yang memiliki selisih 0: 1–6–11–14–15
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Hambatan aktivitas (slack activity) dan jalur
krirtis (critical path) Waktu slack (slack time) yaitu waktu bebas yang dimiliki
oleh setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan
keterlambatan proyek keseluruhan. Secara matematis waktu slack dapat dirumuskan sebagai
berikut: Slack = LS – ES atau Slack = LF – EF Menentukan jalur kritis untuk waktu mulai terlama dan waktu
selesai terlama untuk setiap kegiatan. Hal ini dilakukan
dengan cara memulainya dari titik finish. Jalur kritis adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu tenggang
(S=0), artinya kegiatan tersebut harus dimulai tepat pada ES agar tidak
mengakibatkan bertambahnya waktu penyelesaian proyek. Jalur kritis
adalah jalur waktu terpanjang yang melalui jaringan. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Contoh: Hitunglah slack dan jalur kritis untuk kegiatan-­kegiatan pada
proyek rumah sakit pemerintah yang berstandar internasional. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Kemungkinan waktu penyelesaian aktivitas
(probabilistic activity times): waktu optimis (otimistic
time), waktu pesimis (pessimistic time) dan waktu
realistis (most likely time) Dalam PERT, kita menggunakan distribusi peluang
berdasarkan tiga perkiraan waktu untuk setiap
kegiatan, yaitu: a. Waktu optimis (optimistic time) [a]
Waktu optimis yaitu waktu yang dibutuhkan oleh sebuah
kegiatan jika semua hal berlangsung sesuai rencana. Atau
juga dapat di sebut waktu minimum dari suatu kegiatan, dimana segala sesuatu akan berjalan baik, sangat kecil
kemungkinan kegiatan selesai sebelum waktu ini.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
b. Waktu pesimis (pessimistic time) [b]
Waktu pesimis yaitu waktu yang dibutuhkan suatu
kegiatan dengan asumsi kondisi yang ada sangat
tidak diharapkan. Atau juga dapat di sebut adalah
waktu maksimal yang diperlukan suatu kegiatan, situasi ini terjadi bila nasib buruk terjadi. c. Waktu realistis (most likely time) [m]
Waktu realistis yaitu perkiraan waktu yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan kegiatan yang paling realistis. Atau juga dapat di sebut adalah waktu normal untuk
menyelesaikan kegiatan. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Untuk menemukan waktu kegiatan yang diharapkan (expected activity time) [t] distribusi beta memberikan bobot perkiraan
waktu sebagai berikut: I,6 Hal ini berarti waktu realistis (m) diberikan bobot empat kali lipat
dari pada waktu optimis (a) dan waktu pesimis (b). Waktu
perkiraan t dihitung menggunakan persamaan diatas untuk
setiap kegiatan yang digunakan pada jaringan proyek untuk
menghitung waktu terdahulu dan terakhir. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tantangan/Isu Strategis dalam CPM/PERT Kelebihan CPM/PERT vSangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan
proyek besar
vKonsep yang lugas (secara langsung) dan tidak memerlukan
perhitungan matematis yang rumit. vNetwork dapat untuk melihat hubungan antar kegiatan proyek
secara cepat. vAnalisa jalur kritis dan slack membantu menunjukkan kegiatan
yang perlu diperhatikan lebh dekat. vDokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk berbagai kegiatan. vDapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi
vBerguna dalam pengawasan biaya dan jadwal. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Keterbatasan CPM/PERT v Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas
dan stabil.
v Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan
dijaringkan bersama-­sama. v Perkiraan waktu cenderung subyektif dan
tergantung manajer. v Ada bahaya terselubung dengan terlalu
banyaknya penekanan pada jalur kritis, maka
yang nyaris kritis perlu diawasi. Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
PERBEDAAN CPM DAN PERT Ø PERT menggunakan activity oriented, sedangkan
dalam CPM menggunakan event oriented. Pada
activity oriented anak-­panah menunjukkan activity atau pekerjaan dengan beberapa keterangan
aktivitasnya, sedang event oriented pada
peristiwalah yang merupakan pokok perhatian
dari suatu aktivitas.
Ø CPM menggunakan satu jenis waktu untuk
taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu,yaitu: prakiraan
waktu teroptimis, termungkin, dan terpesimis.
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 11 | PENJADW ALAN DAN PENGAWASAN PROYEK
Tuesday, January 24, 2017
Chapter 12 | PENJADWALAN PRODUKSI