a rational study: analyzing and mapping the possibility of extreme

APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA
HUTAMA PALEMBANG
Azim Fauzi
Mahasiswa Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Pos-el: [email protected]
Abstract: Developments in science and technology in recent business activities increasingly lead in all areas
of business activities such as payroll activities. Employee payroll is one of the activities conducted by PT
Surya Pratista Hutama Palembang in payroll transactions. In data processing employees' salaries are still
using office applications such aid as a tool microsoft excel count. So that in the process of payroll data of
employees felt less efficient and effective, and can also lead to accumulated employee reports a greater risk
of data loss. Based on the description above, the authors are interested in outlining the issues in this thesis by
taking the title : “APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA HUTAMA
PALEMBANG”.
Keywords: Payroll employees, Microsoft Excel and Visual Basic 6.0 Database .
Abstrak : Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam kegiatan bisnis belakangan ini semakin
memicu kegiatan bisnis disemua bidang diantaranya kegiatan penggajian karyawan. Penggajian karyawan
adalah salah satu aktifitas yang dilakukan oleh PT Surya Pratista Hutama Palembang dalam melakukan
transaksi gaji karyawan. Dalam pengolahan data gaji karyawan perusahaan masih menggunakan bantuan
aplikasi perkantoran seperti microsoft excel sebagai alat bantu hitung. Sehingga dalam proses penggajian data
karyawan dirasakan kurang efisiensi dan efektif, dan juga dapat menyebabkan menumpuknya laporanlaporan karyawan resiko kehilangan data lebih besar. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk
menguraikan masalah tersebut didalam tugas akhir ini dengan mengambil judul : “APLIKASI
PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA HUTAMA PALEMBANG”.
Kata Kunci : Penggajian karyawan, Microsoft excel dan Database Visual Basic 6.0.
1
Perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi, selalu bertambah dan menggalami
kemajuan sangat pesat, sesuai perkembangan
zaman dan perkembangan cara polah berpikirnya
manusia. Hal ini tentu saja sangat diperlukan oleh
berbagai jenis perusahaan, terutama perusahaan
ritel.
Dengan
PENDAHULUAN
Konsumen akan menilai bahwa suatu
kegiatan usaha yang dijalankan oleh sebuah
perusahaan yang bertumpuh pada teknologi akan
mampu menawarkan pelayanan dengan fasilitas
Surya
dibidang ritel consumer good untuk bisa bersaing
dan lebih maju dalam setiap kegiatan usahanya.
Pratista
Hutama
berkembangnya
Palembang
PT
pihak
manajemen membutuhkan karyawan tambahan
atau sumber daya manusia (SDM) sebagai tenaga
bantuan untuk cabang di palembang dengan status
karyawan.
Proses
administrasi
atau
proses
pengajian yang selama ini diterapkan oleh PT
Surya
Pratistah
Hutama
Palembang
pada
karyawan masih menggunakan perincian secara
harian dan dilakukan pengolahan data secara
manual.
Dalam pengelolah data gaji karyawa PT
yang memuaskan. Hal ini juga dibutukan oleh PT
Surya Pratista Hutama Palembang yang bergerak
semakin
Surya Pratista Hutama Palembang menunjuk
bagian
administrasi
sebagai
pemoroses
dan
pengolah data untuk membuat rincian gaji
karyawan. Dalam proses pengajian karyawan data
1
diambil dari absensi hadir karyawan yang proses
b. Data
penghitunganya dilakukan banyaknya jumlah
Menurut Hartono (2005:09) pengolahan
hadir karyawan tersebut. (Sumber : PT. Surya
data adalah kombinasi dari macam-macam
Pratista Hutama Palembang)
pengolahan data untuk membuat data itu
Masalah
ketidak
efisinsinya
waktu,
berguna sesuai dengan yang diinginkan
Kesalahan perhitungan (error), tidak tepatnya
sehingga agar datap segera di pakai.
waktu dan tidak update nya laporan keuangan.
Menurut Al-Bahra (2005:09) Pengolahan
Sering
laporan
data adalah waktu yang digunakan untuk
pengeluaran pada saat pengajian karyawan bisa
menggambarkan perubahan bentuk data
saja terjadi
menjadi informasi yang memiliki fungsi.
terjadi
setiap
pembuatan
kesalahan pada laporan mingguan
maupun bulanan.
Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3
Dengan mempelajari permasalahan yang
ada, maka penulis menyusun Tugas Akhir dengan
“APLIKASI
judul
tahapan dasar, yang disebut dengan siklus
pengolahan data (data processing cycle)
PENGGAJIAN
KARYAWAN PADA PT SURYA PRATISTA
HUTAMA PALEMBANG”.
c. Karyawan
Karyawan adalah orang yang berkerja
pada suatu lembaga (kantor, perusahaan
dsb)
2
dengan
mendapat
gaji
(upah).
Karyawan dibagi dua iyaitu :
METODOLOGI PENELITIAN
1. Karyawan Kontrak
2.1
Landasan Teori
Karyawan kontrak adalah karyawan yang
a. Aplikasi
bekerja pada suatu instansi dengan kerja
Menurut Supriayanto (2005:117) Aplikasi
waktu tertetnu yang didasari atas suatu
adalah program yang memiliki aktivitas
perjanjian atau kontrak dapat juga disebut
pemrosesan perintah yang diperlukan untuk
dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
melaksanakan perintah pengguna dengan
(PKWT), yaitu perjanjiann kerja yang
tujuan tertentu.
didasarkan suatu jangka waktu yang
Menurut Febrian (2007:37) Aplikasi adalah
diadakan untuk palinglama 2 tahun dan
program
hanya dapat diperpanjang 1 kali untuk
yang
memiliki
aktivitas
menyelesaikan atau mengerjakan suatu
pengerjaan tertentu.
jangka waktu maksimal 1 tahun.
2. Karyawan Tetap
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan
Terkadang
bahwa
dan
pengusaha atau wirausaha semakin lama
permintaan pengguna yang dirancang untuk
semakin menciut ketika seseorang sudah
di pempermudah di dalam menghasilkan
memasuki,
fasilitas
dan
imformasi yang diinginkan agar segera di
diberikan
kepada
karyawan
pakai.
memberikan rasa nyaman dan aman tanpa
aplikasi
memiliki
proses
idealisme
untuk
menjadi
gaji
yang
tetap
rasa khawatir bagi sebagian besar orang.
2
(Kamus Lengkap Bahas Indonesia, 2005 :
5. Tahap Pemeliharaan Sistem
245)
Tahap pemeliharaan sistem adalah tahap
melakukan
2.2
(2005:271)
metodologi
pengembangan sistem informasi berarti suatu
metode
yang
pengembangan
digunakan
sistem
untuk
melakukan
informasi
berbasis
komputer. Metode yang paling umum digunakan
adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem
atau
yang
dikenal
dengan
SDLC
(System
Development Life Cycl). Metode yang sering
digunakan pada pengembangan sistem ini yaitu
sistem yang baru.
2.3
Analisis
Penggajian karyawan adalah salah satu
kegiatan yang sering dilakukan tiap akhir bulan
atau awal bulan pada PT Surya Pratistah Hutama
Palembang yang sering terjadi masalah. Baik dari
penghitung g aji ataupun pada selip gaji karyawan
sering terjadi eror pada saat penggajian.
a. Analisis Kebutuhan Sistem
metode pendekatan waterfall ( Air terjun ).
Analisis
Adapun tahapan yang digunakan dalam
metode waterfall adalah sebagai berikut :
sistem
yang
menentukan pokok permasalahan dan
mendefinisikan perkiraan sumber daya
yang
dibutuhkan
untuk
prioritas
penanganan dari permasalahan yang ada.
2. Tahap Analisis Sistem
Tahap
analisis
adalah
tahap
terhadap sistem yang sudah ada.
komponen-komponen
sebagai
berikut:
1) Perangkat Keras
Perangkat keras (Hadware) terdiri dari
beberapa spesifikasi diantara lain adalah
sebagai berikut:
a. Minimum Pentium 166 MHZ atau
b. Ram minimum 32 Mb atau lebih
tinggi
c. CD ROOM (optional)
3. Tahap Perancangan Sistem
d. Kapasitas Hardisk tersisa minimum
Tahap perancangan sistem adalah tahap
dimana penulis menyusun desain sistem
yang baru baik itu bentuk input maupun
bentuk output serta bentuk laporan.
150 Mb
2) Perangkat Lunak
Perangkat lunak (Software) terdiiri dari
beberapa spesifikasi diantara lain adalah
4. Tahap Implementasi
implementasi
adalah
lebih tinggi
sistem
menyiapkan dan melaksanakan penelitian
Tahap
sistem
menganalisis kebutuhan yang diperlukan dalam
memerlukan
Tahap perencanaan sistem adalah tahap
pengembangan
kebutuhan
melakukan proses pembuatan aplikasi yang
1. Tahap Perencanaan Sistem
awal
evaluasi,
efisiensi dan juga efektifitas tehadap
Metode Pengembangan Sistem
Supriyanto
pemeliharaan,
sebagai berikut:
adalah
tahap
menterjemahkan spesifikasi logika ke
dalam bahasa pemograman yang telah
ditentukan serta menguji program yang
a. Minimum
Microsoft
Windows
9x/WinNT X sebagai sistem oprasi.
b. Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai
aplikasi perancangan program.
telah dirancang.
3
c. Microsoft Office Access, SQL Server,
Rancangan data pinjamam yg terdiri beberapa
DB2, dll sebagai perancang/membuat
field
Database.
Tgl_Pinjam,
d. Minimum Internet versi 4.0
3) Sumber
Daya
antara
lain
Nik,
Id_Pinjaman,
Jumlah_Pinjaman
dan
Keterangan. Perancagan data pinjaman adalah
Manusia (SDM) atau
personil
sebagai berikut:
Table 2.3 Tabel Pinjaman
SDM/personil yaitu sebagai user atau
seorang
yang
dapat
mengoprasikan
komputer.
b. Perancangan Masukan
Perancangan masukan bertujuan untuk
menentukan
data-data
masukan
yang
akan
digunakan untuk mengoprasikan sistem. Adapun
4) Perancangan Tabel Setting Gaji
Rancangan data setting gaji yang terdiri dari
perancangan masukan seperti berikut:
beberapa
field
antara
lain
Nik,
Id_Setting_gaji,
Tgl_Setting,
Perancangan data login yang terdiri dari
Uang_makan,
Uang_Transportasi
beberapa field antara lain nama, kata_sandi.
Uang_lembur. Rancangan data setting gaji
Perancangan
adalah sebagai berikut:
1) Perancangan Tabel Login
data
login
adalah
sebagai
Gaji_Pokok,
dan
Table 2.4 Tabel Setting gaji
berikut:
Table 2.1 Tabel Login
2) Perancangan Tabel Karyawan
Rancangan data karyawan yang terdiri dari
beberapa field antara lain Nik, Nama, Id
Jabatan dan status karyawan. Perancagan data
karyawan adalah sebagai berikut:
Table 2.2 Tabel Karyawan
5) Perancangan Tabel Jabatan
Rancangan data jabatan yang terdiri dari
beberapa field antara lain Id_jabatan dan
Nama_Jabatan. Rancangan dari table jabatan
adalah sebagi berikut:
Table 2.5 Tabel Jabatan
3) Perancangan Tabel Pinjaman
6) Perancangan Tabel Penggajian Karyawan
4
Rancangan data penggajian karyawan yang
Admin merupakan entitas pertama yang
terdiri dari beberapa field antalain Nik,
melakukan proses pencatatan
Id_Slip_gaji,
Karyawan
tgl_pengeluaran_gaji,
merupakan
data karyawan.
entitas
kedua
yang
Jumlah_hari_Uang_makan,
melakukan proses aktivitas permintaan barang dan
jumlah_hari_Uang_trassportasi,
mendapatkan bukti bukti terima barang. Laporan
jumlah_uang_pinjam
dan
Jumalh_Uang
penerimaan produk, laporan permintaan produk
Lembur. Rancangan dari table penggajian
dan laporan persediaan produk dilaporkan kepada
karyawan adalah sebagai berkut:
branch manager palembang setiap akhir bulan
Table 2.6 Tabel Penggajian Karyawann
untuk proses mengambil keputusan.
c. Perancangan File
Perancangan file masuk dalam bagian
perancangan basis data, yang diawali dengan
merancang
diagram
hubung
antara
entitas.
Adapun perancangan file diantaranya adalah
3) Data Flow Diagram Level 1
sebagai berikut:
Gambar 2.3 Data Flow Diagram Level 1
1) Diagram Konteks
Merupakan
dirancang
secara
gambaran
sistem
yang
umum,
namun
belum
Keterangan: Data Flow Diagram Level 1
menggambarkan arus data atau penyimpanan
Pada data flow diagram level 1 arus data
data. Untuk lebih jelas maka harus dijabarkan
dimulai dari karyawan yang memberikan data
ke level selanjutnya sampai gambaran sistem
pada admin dan di proses pencatatan, data
yang dibuat selesai ke level akhir. Adapun
karyawan hasil dari pendataan ini disimpan pada
gambar diagram konteks PT Surya Pratista
file data karyawan. Admin memberikan data
Hutama Palembang adalah sebagai berikut:
proses
pencatatan
data
karyawan
sehingga
menghasilkan file data karyawan, file data
karyawan dipanggil pada proses pencatatan
Gambar 2.1Diagram Konteks
transaksi penggajian sehingga menghasilkan file
data pinjaman dan informasi data karyawan
2) Data Flow Diagram Level 0
kembali kepada admin, pada proses ini juga
menghasilkan slip gaji karyawan
Gambar 2.2 Data Flow Diagram Level 0
diberikan
kepada
karyawan.
yang akan
Pada
proses
pembuatan laporan data gaji karyawan dan data
Keterangan: Data Flow Diagram level 0
pinjaman dan dipanggil sehingga menghasilkan
5
laporan,
laporan
gaji perbulan
dan
lasung
menghasilkan slip gaji karyawan
a.
Menu Utama Admin
Form Menu Utama adalah form utama
4) Entity Reletionship Diagram
dalam
program
yang
telah
dibuat
untuk
menjalankan program lebih lanjut, pada menu
Gambar 2.4 Entity Reletionship Diagram
utama terdapat menu – menu yaitu menu
Karyawan,
Keterangan: Entity Relationship Diagram
Entity Relationship diagram (ERD)
merupakan gambaran hubungan antara entitas
yang satu dengan yang lain. ERD digunakan untuk
mengembangkan struktur data yang berhubungan
antara bagian yang saling berhubungan dan
Informasi
gaji
dan
Pengajian.
Tampilan Menu Utama diatas berisi judul
Program, gambar latar logo perusahan serta
tampilan menu. Tampilan Menu Utama terdiri dari
menu master karyawan, master jabatan, master
setting gaji, master pinjaman, master penggajian
dan laporan slip gaji.
digunakan untuk merancang suatu tabel database
pembuatan suatu program
Gambar 3.2 Form Menu Utama Admin
3
HASIL
Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa
Aplikasi Penggajian Karyawan pada PT Surya
b.
Tampilan Master Karyawan
Pratista Hutama yang dibuat dengan menggunakan
Tampilan Master Karyawan merupakan
aplikasi pemrograman Visual Basic 6.0 agar
tampilan yang digunakan User untuk melakukan
mempermudah programmer dalam membuat suatu
entry data Karyawan. Kode Nik pada Tampilan
perangkat lunak (software) yang sesuai dengan
Master Karyawan ada dua pilihan bisa diketik
apa yang diinginkan dan hasil rancangan tersebut
secara manual dan bisa juga ter up date sendiri.
terdiri dari menu-menu yang akan dipilih oleh
Untuk kode Nik yang bisa ter up date sendiri
pemakai (user).
dapat dilihat pada Gambar 4.3 sedangkan Kode
Nik yang diisi secara manual dapat dilihat pada
gambar 4.4. Untuk Hasil entry data kode cost bisa
dilihat pada gambar 4.5
3.1
Login Admin
Tampilan Login merupakan tampilan
Gambar 3.3 Master Master karyawan
yang berfungsi untuk melakukan otorisasi user
dalam mendapatkan hak akses masuk ke sistem.
Tampilan Login dapat dilihat pada Gambar 4.1
c.
Tampilan Master Jabatan
Master Jabatan merupakan tampilan yang
digunakan User untuk melakukan entry data
Gambar 3.1 Form Login Admin
Jabatan untuk karyawan, hasil entry data ini akan
6
terhubung pada saat penginputan Data Karyawan
pada master Data Karyawan. ID Jabatan
Gambar 3.7 Master Penggajian
pada
Tampilan Master Jabatan bisa ter up date sendiri
g.
jadi user hanya mengentry nama jabatan saja.
Tampilan Master Jabatan bisa dilihat pada gambar
dibawah
Tampilan Master Laporan
Tampilan
Master
Laporan
merupakan
tampilan yang digunakan User untuk melakukan
pencetakan laporan
detail dan laporan global.
Adapun tampilan Master Laporan bisa dilihat pada
Gambar 3.4 Tampilan Master Karyawan
d.
gambar dibawah ini
Tampilan Master Setting Gaji
Gambar 3.8 Tampilan Master Laporan
Tampilan master setting gaji merupakan
tampilan yang digunakan User untuk melakukan
setting gaji karyawan dan menggetahui gaji
h.
Cetak Laporan
Cetak laporan digunakan untuk mencetak
pokok, uang makan perhari, uang transportasi dan
laporan-laporan yang diinginkan, form cetak
uang lembur karyawan. Tampilan master setting
laporan terdiri dari laporan master karyawan,
gaji bisa dilihat pada gabar di bawah ini.
laporan master jabatan, laporan master setinggaji,
laporan
Gambar 3.5 Tampilan Master Gaji
master
pinjamam,
laporan
master
penggajian, dan laporan slip gaji Berikut adalah
tampilan gambar form cetak laporan:
e.
Tampilan Master Pinjamam
Tampilan master pinjaman merupakan
1) Cetak Laporan Master Karyawan
tampilan yang digunakan User untuk melakukan
Cetak laporan master karyawn
pinjaman pada pihan perusahaan yang dilakukan
adalah mencetak data karyawan untuk
karyawan.Tampilan master setting gaji bisa dilihat
mengetahui
pada gambar dibawah ini
karyawan, status karyawan dan jabatan
nama
karyawan,
nim
karyawan Adapun tampilan gambar cetak
Gambar 3.6 Tampilan Master Pinjaman
f.
Tampilan Master Pengajian
laporan master karyawan sebagai berikut:
Gambar 3.9 Cetak Laporan Master karyawan
Tampilan master pengajian merupakan
tampilan yang digunakan oleh User untuk
2) Cetak Laporan Master Jabatan
melakuka pengajian pada karyawan yang
Cetak laporan master jabatan
dilakukan oleh Admin keuangan dan
adalah
untuk
menggetahui
mengeluarkan slip gaji pada karyawan. Tampilan
karyawan
master pengajian dapat dilihat pada gambar
gambar cetak laporan
dibawah ini
sebagai berikut:
tersebut.
Adapun
jabatan
tampilan
jabatan adalah
7
Berdasarkan hasil dan pembahasan yang
Gambar 3.10 Cetak Laporan Master Jabatan
dilakukan tentang aplikasi penggajian karyawan
3) Cetak Laporan Master Setting Gaji
Cetak laporan master setinggaji
adalah untuk mengetahui jumlah gaji
pada PT Surya Prtatisa Hutama. Maka dapat
disimpulkan
bahwa
aplikasi
yang
berhasil
mempunyai kelebihan sebagai berikut.
semua yang diterima oleh karyawan.
a. Aplikasi
yang
dihasilkan
dapat
Adapun tampilan gambar cetak laporan
memproses data penggajian karyawan
master setting gaji adalah sebagai berikut:
lebih cepat dan akurat.
b.
Mempermudah
pencarian
data
karyawan apabila diperlukan sewaktu-
Gambar 3.11 Cetak Laporan Setting gaji
waktu dan data dapat disimpan secara
4) Cetak Laporan Pinjamam
aman.
Cetak laporan pinjamam adalah
untuk
mengetahui
jumlah
pinjaman
5.
SARAN
karyawan. Adapun tampilan gambar cetak
laporan pinjaman adalah sebagai berikut:
Berdasarkan kesimpulan yang dibuat oleh
penulis, maka saran yang akan penulis sampaikan
adalah:
Gambar 3.12 Cetak Laporan Pinjamam
a. Untuk perkembangan lebih lanjut
disarankan agar PT Surya Pratista
5) Cetak Laporan Penggajian
Cetak laporan penggajian utuntuk
mengetahui jumalah semua gaji yang
Hutama
Palembang
menerapkan
aplikasi penggajian karyawan pada
admin keuangan.
diterima setelah potongan hutang. Adapun
b. Seiring dengan ilmu pengetahuaan
tampilan gambar cetak laporan penggajian
dan teknologi, maka tidak menutup
adalah sebagai berikut:
kemunkinan aplikasi yang sudah ada
ini, nantinya akan dikembangkan lagi
Gambar 3.15 Cetak Laporan Penggajian
guna menggatasi semua permasalahan
yang timbul pada saat pengolahan
6) Cetak Laporan Slip Gaji
Cetak laporan slip gaji adalah
data
karyawan
pada
PT.
Surya
Pratistah Hutama Palembang
untuk menggetahui laporan slip gaji yang
kita terima Adapun tampilan gambar cetak
laporan slip gaji adalah sebagai berikut:
Gambar 3.16 Cetak Laporan Slip Gaji
4.
SIMPULAN
DAFTAR RUJUKAN
Nursal, 2006. Buku Panduan visual basic 1,
Dinamika Ilmu: Jakarta
Sobari, Ade, 2003. Belajar Microsoft Visula
Basic 6.0 Versi Lanjut, General
Dynamics : Jakarta
8
Ladjamudin, Al-bahra bin 2005. Analisa dan
Desain Sistem Informasi, Graha
Ilmu : Jakarta
Hartono,Jogiyanto, 2002. Pengenalan
Komputer. Andi : Yogyakarta
Suprianto, 2005, Pengantar Teknologi
Informasi. Salemba Infotek :
Semarang.
Febrian, 2004. Kamus Komputer &
Teknologi Informasi Informatika,
Fajar : Bandung
Junindar 2008, Panduan Lengkap Menjadi
Programmer : Bandung
Setiawan, Rony 2008, Microsoft Access 2007
: Jakarta
9