Akhir-akhir ini masalah-masalah lingkungan menjadi isu menonjol

TUGAS KELOMPOK
PENGENDALIAN KUALITAS
Dosen : Ir. Fajar Kurniawan, M.Si.
Perform Internal Audit ISO
14001
Di Susun Oleh
Agus Wahyudi
41608110049
Ryan Muhammad 41608110040
Tri Ruwanto
41608110066
Siti Wahyuni
41608110052
FAKULTAS TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2009
Page | 1
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... 1
DAFTAR ISI .......................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG ISO (International Standaritation Organisation) ......... 3
1.1.1.
1.1.2.
Klasifikasi Audit ............................................................................ 5
Klasifikasi Audit ............................................................................ 6
1.1.3.
Perencanaan Audit ....................................................................... 6
BAB II TUJUAN DAN SASARAN AUDIT
2.1.
Internal audit memiliki tujuan dan sasaran diantaranya adalah .................. 7
2.2.
Ruang Lingkup Audit ................................................................................... 7
2.3.
Menetapkan Penanggung Jawab Audit....................................................... 8
2.4.
Identifikasi Sumber Daya Program Audit ................................................... 10
2.5.
Prosedur Program Audit ............................................................................. 11
BAB III METODE
3.1.
Pelaksanaan Audit ..................................................................................... 12
3.2.
Metode Sampling ....................................................................................... 12
BAB IV HASIL DAN KESIMPULAN
4.1.
Hasil Audit ................................................................................................ 17
4.2.
Kesimpulan ............................................................................................... 18
4.3.
Follow- up Audit ........................................................................................ 20
Page | 2
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
LATAR BELAKANG ISO (International Standaritation Organisation)
Akhir-akhir ini masalah-masalah lingkungan menjadi isu menonjol, negaranegara maju bahkan bisa menekan negara sedang berkembang dengan isu-isu
lingkungan ini. Di Negeri kita sendiri, banyak perusahaan yang diprotes oleh
masyarakat lantaran mengabaikan lingkungan yang pada akhirnya merugikan dan
membahayakan masyarakat sekitar.
Tulisan ini diharapkan bisa menjadi panduan untuk mengimplementasikan
sistem management lingkungan sesuai dengan standard yang dikeluarkan oleh
ISO (International Standaritation Organisation) khususnya dalam melakukan
evaluasi terhadap pelaksanaan dan efektifitas sistem managemen lingkungan
yang telah diterapkan (Internal Audit ISO 14001).
Internal Audit memiliki tujuan yaitu :
 Untuk menentukan apakah sistem manajemen lingkungan yang diterapkan
telah sesuai dengan standard ISO 14001.
 Untuk
memverifikasi
apakah
Sistem
Manajemen
Lingkungan
telah
dilaksanakan oleh semua lapisan organisasi sesuai dengan kebijakan yang
telah ditetapkan.
 Untuk mengevaluasi keefektifan dari Sistem Manajemen Lingkungan dalam
rangka memenuhi persyaratan -persyaratan dan pencapaian target
managemen.
 Untuk mengidentifikasi nonconformity dan conformity terhadap persyaratan
Sistem Manajemen Lingkungan
 Untuk mengidentifikasi Improvement dan perbaikan yang diperlukan.
Page | 3
Audit Internal (Clausul 4.5.5)
Organisasi harus memastikan bahwa audit internal terhadap sistem
manajemen lingkungan dilaksanakan pada jangka waktu yang direncanakan
untuk :
1. Menentukan apakah sistem manajemen lingkungan
a. Memenuhi
pengaturan
yang
direncanakan
untuk
manajemen
lingkungan termasuk persyaratan standar ISO 14001
b. Telah diterapkan dan dipelihara secara memadai
2. Menyediakan informasi hasil audit bagi manajemen
Program audit harus direncanakan, ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara
oleh organisasi dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan berbagai operasi
dari sisi lingkungan serta hasil audit sebelumnya.
Prosedur audit harus ditetapkan, diterapkan, dipelihara yang memuat :
a. Tanggung
jawab
dan
persyaratan
untuk
perencanaan
dan
pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan penyimpanan rekaman terkait
b. Penentuan Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit
c. Pemilihan
auditor
dan
pelaksanaan
audit
harus
memelihara
objektivitas dan kenetralan proses audit.
Jika digambarkan konsep internal audit dapat digambarkan sebagai berikut :
Page | 4
1.1.1.
Klasifikasi Audit :
☼ Internal Audit (first party)
Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan
sendiri. Tujuannya menjaga keefektifan sistem manajemen lingkungan yang
ada.
☼ Eksternal Audit (second party) Audit
terhadap vendor.
yang
dilakukan
perusahaan
Tujuan Melihat SML vendor untuk memastikan
kemampuan vendor dalam memenuhi persyaratan / issue lingkungan (green
procurement/RoHS)
☼ Extrinsic Audit (third party) Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan
yang independent (third party), e.g : KEMA, SGS, TUV, BVQI, dll.
Tujuannya a.l Memeriksa kesesuaian SML perusahaan terhadap standard
SML ISO 14001:2004
Page | 5
☼ Life cycle audit Umumnya digunakan dalam audit produk atau jasa
☼ Audit Proper Lingkungan Dilaksanakan oleh Kementrian Lingkungan
Hidup / Bapedal sesuai dengan rencana pengendalian lingkungan yang
telah disusun oleh perusahaan
1.1.2.
Fase-Fase Didalam Pelaksanaan Internal Audit.
Fase didalam pelaksanaan audit dibagi menjadi 3 fase, diantaranya adalah :
1. Perencanaan
2. Pelaksanaan / Implementasi
3. Follow up Audit
1.1.3. Perencanaan Audit :
1. Menetapkan Tujuan dan Ruang Lingkup Audit
2. Menetapkan Penanggung Jawab Audit
3. Menetapkan Sumberdaya Audit
4. Menetapkan Prosedur Audit
Page | 6
BAB II
TUJUAN DAN SASARAN AUDIT
2.1. Internal audit memiliki tujuan dan sasaran diantaranya adalah :
1. Prioritas Manajemen
 Memenuhi Perundangan Lingkungan
2. Kepentingan Bisnis
 Meningkatkan Kerjasama Usaha
3. Persyaratan Sistem Mgmt  Sertifikasi/Surveillance
4. Persyaratan Peraturan
 Nilai Ambang Batas yg disyaratkan
5. Evaluasi Supplier
 Konsistensi Implementasi Internal
6. Persyaratan Customer
 Memenuhi Persyaratan Customer
7. Kebutuhan Pihak Terkait
 Kesepakatan Perjanjian Lingkungan
8. Dampak Signifikan Bagi
 Mencegah Pencemaran
Perusahaan
2.2. Ruang Lingkup Audit :
1. Sesuai cakupan, tujuan dan lamanya pelaksanaan audit
2. Frekuensi pelaksanaan audit
3. Sesuai jumlah, kepentingan, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktivitas
yang diaudit
4. Sesuai persyaratan standar, perundangan dan kesepakatan serta kriteria
audit lainnya
5. Kebutuhan sertifikasi/akreditasi
6. Menyimpulkan audit terdahulu atau hasil tinjauan program audit terdahulu
7. Perhatian Pihak Terkait
8. Perubahan penting dalam operasi perusahaan
Page | 7
2.3.
Menetapkan Penanggung Jawab Audit
Untuk
menetapkan
penanggung
jawab
audit
haruslah
memenuhi
persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan, Persyaratan Kualifikasi Auditor
diantaranya adalah :
Pendidikan
Calon Auditor harus memiliki level pendidikan formal yang memadai
Kemampuan berkomunikasi
Calon
Auditor
harus
dapat
mendemontrasikan
kemampuan
dalam
menjelaskan konsep atau ide secara lisan atau tertulis secara jelas dan
lancar.
Training
Calon auditor harus mendapat training yang cukup untuk memastikan
bahwa calon auditor tersebut mempunyai kemampuan dalam hal :
o Memahami standard SML ISO 14001:2004
o Mengetahui teknik audit
o Tambahan skill untuk mengelola audit, seperti perencanaan,
mengorganisasi, komunikasi dan mengarahkan (Lead Auditor )
Lulus Ujian
Kemampuan auditor harus didemonstrasikan melalui ujian tertulis atau lisan
Berpengalaman
Calon Auditor harus memiliki pengalaman kerja yang cukup dan sebaiknya
memahami kondisi area yang akan diaudit.
Harus memiliki Personnel Attribute yang cukup
Memelihara kemampuan
Auditor harus dipelihara kemampuannya dalam hal pemahaman terhadap
persyaratan SML dan kemampuannya dalam teknik audit yang efektif.
Mengikuti refreshing training bila perlu.
Page | 8
Tahap
Koordinator Audit
Lead Auditor
Audito
r
Perencanaa
•
Seleksi
• Menentukan fokus audit
n
•
Program Audit
•
•
Jadwal Audit
• Mempelajari audit
Menyiapkan ceklist
sebelumnya
Pelaksanaan
• Rapat Pembuka
• Memeriksa
dan Penutup
• Memecahkan
implementasi
• Mengumpulkan bukti
masalah
• Mengevaluasi
obyektif
• Mendokumentasikan
hasil audit
hasil audit
• Melaporkan proses
audit pada Koordinator
audit
• Melaporkan hasil
Pasca
• Memverifikasi tindak
audit
lanjut
•
2.4.
Membuat laporan audit
Identifikasi Sumber Daya Program Audit
1. Kemampuan Keuangan Perusahaan untuk mengembangkan, menerapkan,
mengelola dan meningkatkan aktivitas audit
2. Menerapkan Teknik Audit
3. Memelihara kompetensi Auditor dan meningkatkan kinerja Auditor
4. Menyediakan Auditor dan Tenaga Ahli yang memadai untuk mencapai
tujuan audit
5. Fasilitas pelaksanaan audit berupa transportasi, akomodasi, dll
Page | 9
2.5.
Prosedur Program Audit :
1. Mencakup Rencana dan Jadwal Audit
2. Meyakinkan Kompotensi Auditor dan Leader Tim Audit
3. Pemilihan Tim Audit dan Memberikan Tugas serta Tanggung Jawab
4. Pelaksanaan Audit
5. Menindaklanjuti Temuan Audit
6. Menjaga Catatan Program Audit
7. Memantau Kinerja dan Efektifitas Program Audit
8. Melaporkan hasil pencapaian Program Audit kepada Top Manajemen
Page | 10
BAB III
METODE
3.1. Pelaksanaan Audit
Untuk menilai seberapa jauh Program Lingkungan memenuhi persyaratan
dan standar yang disusun dalam sistem manajemen
3.2. Metode Sampling
Karena terbatas oleh waktu dan sumber daya maka proses audit dilakukan dengan
cara sampling, beberapa teknik sampling antara lain;
Vertical Slice Sampling
Mengambil satu sample dan memeriksa kesesuaiannya terhadap semua
element Quality system atau persyaratan tertentu yang terkait
Horizontal Slice Sampling
Konsentrasi pada satu elemen quality system dan memeriksa beberapa
sample terkait dengan elemen tersebut.
Pada umumnya, digunakan kombinasi dari kedua teknik tersebut.
Page | 11
Metode Sampling
Sample 1
Sample 3
Clause 4.2
Sample 2
Sample 4
Clause 4.2
Clause 4.3.1
Jika suatu masalah terdeteksi melalui vertical slice, maka lakukan horizontal slice
untuk menentukan kedalaman dan keseriusan dari masalah tersebut !!
Teknik-teknik Komunikasi Saat Wawancara
Tentukan tujuan komunikasi, apa yang sebenarnya ingin anda ketahui.
Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih
asing maka perjelaskan artinya, ini menghindari persepsi yang berbeda.
Gunakan bahasa tubuh dan nada suara untuk memperjelas maksud
Gunakan pertanyaan yang memerlukan penjelasan sehingga wawancara
menjadi hidup.
Pastikan bahwa lawan bicara anda mengerti maksud yang ingin anda
sampaikan bila mereka tampak bingung dengan apa yang anda tanyakan.
Gunakan kontak mata pada waktu berkomunikasi.
Aktif memperhatikan untuk menjamin bahwa auditor mendengar dan
mengerti apa yang dijelaskan oleh auditee. Beberapa metode tersebut a.l:
Paraphasing yaitu menguraikan dengan kata-kata sendiri
Page | 12
Katakan persetujuan anda terhadap penjelasan auditee bila memang
begitu adanya.
Menunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum
mengajukan pertanyaan.
Jangan melakukan interupsi terhadap respon dari auditee bila tidak
terpaksa
Membuat
Kesimpulan
akhir
hasil
interview dan
memperoleh
persetujuan bersama atas hasil interview tersebut.
Memberikan
kesempatan
kepada
auditee
untuk
mengkoreksi
kesalahpengertian.
Agar wawancara terasa hidup dan efektif untuk mendapat yang ingin diketahui
maka dapat dilakukan dengan menyampaikan beberapa jenis pertanyaan
berikut, a.l:
Open question
yaitu pertanyaan yang membutuhkan penjelasan
Probing question
yaitu pertanyaan yang bersifat memeriksa
dan fokus pada satu hal yang penting.
Closed question
Pertanyaan yang meminta kepastian auditee.
Page | 13
Jenis-jenis Pertanyaan
Berikut beberapa teknik observasi yang efektif
 Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya
 Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee
 Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan keterangan dari
pelaksana proses
 Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama
 Catat
proses
(jenis,
lokasi,
tanggal)
yang
tidak
sesuai
dengan
dokumentasinya.
Berikut beberapa teknik Pemeriksaan yang efektif
 Tentukan item yang perlu diperiksa
 Jangan puas hanya dengan ditunjukkan keberadaan dokumen, periksa
kelengkapan dan isinya
 Lakukan pemeriksaan dengan cara sampling
Page | 14
 Hindari Nit Picking (mencari hal yang sepele), Seharusnya ada konsistensi
dalam pengunaan bahasa, jangan menggunakan bahasa yang campur
Indonesia-Inggris, misalnya auditor dirubah saja kebahasa Indonesia
menjadi pemeriksa
 Hindari berdebat dengan auditee tentang suatu ketidaksesuaian, untuk
menghindarinya periksa sample berikutnya, Tidak ada bukti pemeriksaan,
menurut auditee itu cuma masalah record yang terselip/ hilang, apakah
memang Cuma record yang hilang atau memang tidak dilakukan
pemeriksaaan ?
 Catat ketidaksesuaian dengan dokumentasi (nama, nomor, tanggal, lokasi)
secara lengkap
Page | 15
BAB IV
HASIL DAN KESIMPULAN
4.1.
Hasil Audit
Hasil
audit
diperoleh
berdasarkan
pelaksanaan audit berdasarkan pengumpulan
informasi melalui sampling dan pengujian yang
telah diverifikasi kesesuaiannya. Hasil temuan
audit memiliki beberapa criteria, diantaranya :
 Kesesuaian (Conformity)
Kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu
proses.
 Ketidaksesuaian (Nonconformity)
Kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada
suatu proses
Beberapa membaginya menjadi 2 (dua)
jenis :
 Major Nonconformity
 Minor Nonconformity
 Peluang Peningkatan (Improvement Opportunity) Kondisi dipenuhinya
kriteria audit pada suatu proses akan tetapi terdapat suatu peluang untuk
menimbulkan ketidaksesuaian atau peluang untuk meningkatkan efektifitas
proses
Page | 16
Definis/ Istilah
Beberapa perusahaan / badan sertifikasi membagi temuan menjadi major/minor :
MAJOR NONCONFORMITY
 Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan keseluruhan dari salah satu
persyaratan ISO 14001 : 2004
 Beberapa minor nonconformity terhadap satu persyaratan ISO 14001 : 2004
yang mengisyaratkan kegagalan sistem
 Semua ketidaksesuaian yang diketahui dapat mengakibatkan dampak
penting lingkungan tetapi tidak dilakukan tindakan perbaikan
 Ketidaksesuaian yang menunjukkan ketidakpatuhan organisasi terhadap
persyaratan dan persyaratan lain yang berlaku dan tidak terdapat bukti
dilakukannya tindak lanjut dan komunikasi
 Ketiadaan atau kekurangan secara keseluruhan pengendalian atas aspek
penting lingkungan yang diperlukan di seluruh organisasi
 Situasi yang dapat mempengaruhi pandangan stakeholder (pelanggan,
publik, pemerintah, karyawan, shareholder) yang terkait dengan penurunan
mutu lingkungan
MINOR NONCONFORMITY
 Ketidaksesuaian tidak mengakibatkan
 Kegagalan dari suatu sistem manajemen
 Terjadinya pelanggaran terhadap peraturan dan persyaratan
 Terjadinya penurunan kualitas lingkungan di luar Ambang Batas
Penyebabnya
 Kegagalan pada dokumentasi dan rekaman (catatan)
 Satu atau lebih ketidakkonsistenan penerapan suatu persyaratan
Page | 17
4.2. Kesimpulan
Sistem Manajemen Lingkungan yang efektif dapat dilihat dari
pencapaian sasaran yang telah ditetapkannya, seperti:
Tingkat pencemaran lingkungan
 0
Pelanggaran NAB (Nilai Ambang Batas)
 0
Kondisi fisik
 100 %
Tingkat kesadaran karyawan
 100 %
Praktek Lingkungan
 100 %
Sistem Manajemen Lingkungan menjadi tidak efektif jika ditemukan satu atau
lebih :
 Program tidak mencakup seluruh aspek Lingkungan dan Pengendalian
dampak dalam operasi bisnis dan proses kerjanya
 Program standar yang mencakup tanggung gugat, tanggung jawab dan
performa yang kurang baik
 Tidak terpenuhinya persyaratan dalam standar akibat kualitas implementasi
yang sub-standar dan tidak efektif
Hasil audit internal yang telah dilakukan harus dilaporkan pada manajemen
Mereview efektifitas penerapan sistem manajemen lingkungan dalam
mencapai kebijakan, tujuan dan sasaran organisasi
Mendapatkan komitmen semua tingkatan di dalam organisasi dalam
menjalankan dan mengembangkan sistem manajemen lingkungan
Menetapkan tindakan perbaikan, peningkatan yang diperlukan untuk
efektifitas sistem manajemen lingkungan
Membuat Laporan Audit
☼ Gunakan Corrective Action Request (CAR)
☼ Tuliskan data (proses, auditee, tanggal audit) dengan lengkap
Page | 18
☼ Tuliskan hal yang tidak sesuai berikut kriteria yang dilanggarnya
☼ Tentukan jenis ketidaksesuaian (Major-Minor)
☼ Konfirmasikan setiap temuan kepada auditee
☼ Mintakan persetujuan auditee (tanda tangan)
☼ Diskusikan tanggal verifikasi terhadap tindakan perbaikan
CLOSING MEETING
 Memperkenalkan audit team (apabila ada peserta yang tidak ikut pada saat
opening meeting )
 Mereview scope dan tujuan audit
 Hasil keseluruhan audit
 Improvement dan praktek-praktek yang baik (Strong point)
 Penjelasan masalah yang ditemukan (nonconformances) dengan akibat
yang dapat ditimbulkan
 Menjelaskan bahwa audit adalah sampling bahwa problem yang ditemukan
dapat terjadi pada area yang lain, sehingga tindakan koreksi tidak hanya
dilakukan terhadap hasil temuan tetapi juga terhadap sistem dimana
nonconformances tersebut ditemukan
 Rekomendasi untuk improvement dimasa yang akan datang (bila ada)
 Rencana follow up / verifikasi
4.3.
Follow-up Audit
Melakukan Pemantauan Tindakan Perbaikan
Gunakan log CAR
Ingatkan auditor dan auditee beberapa hari sebelum waktu yang ditentukan
untuk memverifikasi tindakan perbaikan
Melakukan verifikasi tindakan perbaikan
Memeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan
Memeriksa kesesuaian tindakan perbaikan yang dilaksanakan dibandingkan
dengan ketidaksesuaian yang terjadi
Page | 19
Memeriksa
efektifitas
tindakan
perbaikan
yang
dilaksanakan
untuk
mencegah berulangnya ketidaksesuaian yang sama
Melakukan investigasi lebih jauh mengenai ketidakefektifan pelaksanaan
Tindakan Perbaikan atau CAR yang tidak close saat verifikasi
Definisi :
Audit :
Pemeriksaan sistematis dan mandiri untuk menentukan:
Apakah aktivitas dan hasil yang terkait sesuai dengan perencanaan
Apakah perencanaan diterapkan secara efektif serta sesuai dalam
rangka mencapai kebijakan dan sasaran perusahaan
Auditor :
Seseorang yang mempunyai kualifikasi melakukan Audit
Lead Auditor :
Auditor yang mengatur kegiatan Audit
Auditee :
Seseorang atau organisasi yang diaudit.
Objective evidence :
Bukti audit berupa fakta kuantitatif atau kualitatif informasi, records, atau
pernyataan yang berdasarkan observasi, pengukuran, evaluasi dan
pengujian dan dapat di-verifikasi ke-absahannya.
Nonconformity :
Ketidaksesuaian terhadap suatu persyaratan SML atau standard lain yang
menjadi referensi.
Improvement Opportunity :
Bukan Noncorformity tapi bila tetap dilakukan kurang efektif dalam
mencapai tujuan.
Page | 20