PDF - Jurnal UNESA

PERANCANGAN DATABASE SISTEM PEMBELIAN DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT SQL SERVER 2005 DAN DELPHI 2007
(STUDI KASUS PADA CV. BAROKAH JAMBANGAN-SURABAYA)
Irvan Kurnia Santoso
Mahasiswa Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya
Email: [email protected]
Ni Nyoman Alit Triani
Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya
Email: [email protected]
Abstract
Purchasing system is the source selection activities, booking and the
acquisition of goods and services as one of the main activities of the company's
business operations. In the purchasing system CV Barokah Jambangan-Surabaya
running currently still using manual systems so this can lead to a lot of errors in
the accounting process to produce a financial report for the company. One form
of this corporate mistake is the loss of the documents or records are important in
part purchase, the place of storage of the document are mixed into one. The
design of the system on CV. Barokah originally using the manual is computerized
it can be an advantage for his own CV. Barokah i.e. can increase the speed of
search data about the activity of the purchase of the company, turning data into
information so that management can plan, execute, control, and evaluate the
activity of purchasing for decision making, provide adequate control to secure
corporate data and assets.
Keywords: Computerized Payroll System Design, SQL Server 2005, Delphi 2007.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
CV. Barokah Jambangan-Surabaya adalah perusahaan manufaktur yang
bergerak dalam bidang industri sepatu. Jenis-jenis sepatu yang dibuat dalam
perusahaan ini adalah sepatu golf dan pantofel. Perusahaan ini sudah ada sejak
tahun 2007 yang sampai sekarang masih ada dan sudah mendistribusikan
sepatunya dicakupan luar negeri yaitu singapura dan malaysia. Perusahaan ini
berlokasi di Kecamatan Jambangan-Surabaya.
CV. Barokah Jambangan-Surabaya dalam melakukan proses pembeliannya
masih menggunakan sistem pembelian yang masih manual. Proses pembelian
meliputi beberapa kegiatan yaitu, sebelum pembelian berlangsung CV. Barokah
melakukan pengecekan jumlah barang yang akan habis, membuat daftar
pembelian barang yang akan dibeli, menghubungi beberapa supplier untuk
mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari barang
dan jasa, melakukan pemesanan barang jika sudah sesuai yang dibutuhkan oleh
CV. Barokah, melakukan perjanjian dengan supplier terhadap barang yang akan
dibeli oleh CV. Barokah, menerima barang dan memastikan bahwa barang yang
diterima masih dalam kondisi yang baik, mencatat barang yang masuk
perusahaan, penulisan dan penandatanganan cek kepada supplier. Kegiatan diatas
dapat digambarkan dengan flowchart sebagai berikut :
Gambar 1. Proses Umum CV. Barokah
Sumber : Data Diolah Penulis
Namun dalam penerapannya Perusahaan ini masih menggunakan sistem
informasi akuntansi yang manual dalam proses pembelian. Tentunya hal ini dapat
mengakibatkan banyak kesalahan dalam proses pencatatan akuntansi untuk
menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan. Salah satu bentuk kesalahan
perusahaan ini adalah hilangnya dokumen-dokumen atau catatan-catatan penting
di bagian pembelian, tempat penyimpanan dokumen dicampur menjadi satu. Hal
tersebut dapat menimbulkan dokumen pembelian yang hanya berupa selembar
kertas berbentuk nota dapat menimbulkan dokumen terselip karena file yang
tersimpan hanya berupa kertas, Dalam proses stock opname (pengecekan barang),
membutuhkan waktu yang relatif lama dalam memperbarui persediaannya karena
harus melihat banyaknya daftar barang, dalam melakukan update barang atas
barang yang baru datang perusahaan harus mencari kembali dokumen-dokumen
terkait pembelian barang tersebut secara manual, Perusahaan tidak dapat
melakukan pengecekan kembali atas pembelian terakhir yang berguna untuk
mengetahui berapa kas (uang) yang dikeluarkan Karena tidak adanya database
yang dapat menyimpan history atas transaksi.
Hal ini mengakibatkan pengeluaran yang tidak terkendali yang berakibat
pada perolehan laba yang kurang maksimal serta adanya celah untuk melakukan
kecurangan berkaitan dengan hilangnya dokumen-dokumen. Kecurangan yang
dapat terjadi adalah barang yang dipesan tidak sesuai bisa melebihi atau kurang
dari yang dibutuhkan perusahaan. Kelebihan barang yang dibeli tersebut bisa
diambil celahnya agar lebih barang yang dipesan bisa dimiliki sendiri oleh
oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab yang dampak nya bisa merugikan
perusahaan.
Untuk mengurangi kecurangan yang terjadi di CV. Barokah maka
diperlukan perbaikan sistem yang semula masih manual menjadi sistem yang
terkomputerisasi dan dengan penggunaan sistem informasi akuntansi yang
berbasis software/perangkat lunak diharapkan dapat membantu perusahaan dalam
mempermudah pencatatan dan dapat juga mempersingkat waktu proses
penjurnalan dan memposting secara otomatis dalam setiap transaksi.
Menurut Johan Noerlina et.al (2011), dalam jurnal yang berjudul
“Analysis And Design: Accounting Information System In Purchasing And
Supplying” dengan hasil penelitian bahwa Pembelian dan material pasokan
laporan dapat diproduksi dalam waktu singkat, tepat, dan berlaku dengan adanya
dukungan sistem informasi. Juga dapat membantu manajemen umum untuk
mengambil keputusan dalam pembelian dan pasokan bahan pada setiap periode
dan dokumen diperlukan untuk membeli pesanan permintaan, dan permintaan
laporan yang tersedia seperti ini perlu karena dapat membantu manajemen untuk
kegiatan operasional untuk mendapatkan informasi tentang manajemen pembelian
dan material.
Sehingga dapat disimpulkan masalah CV. Barokah jambangan-surabaya
adalah tidak adanya sistem informasi akuntansi yang otomatis untuk mendapatkan
laporan-laporan dalam pembelian secara efektif dan efisien. Dalam membangun
sebuah sistem informasi akuntansi pembelian diperlukan beberapa software.
adapun software yang dapat digunakan dalam pembuatan sistem informasi
akuntansi adalah Delphi 2007 dan Microsoft SQL server 2005 yang mudah untuk
dimengerti oleh calon pengguna.
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang ada pada CV. Barokah
Jambangan-Surabaya
maka
penulis
“PERANCANGAN
DATABASE
melakukan
SISTEM
penelitian
dengan
PEMBELIAN
judul
DENGAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT SQL SERVER 2005 DAN DELPHI 2007
(STUDI KASUS PADA CV. BAROKAH JAMBANGAN-SURABAYA)”
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah “Bagaimana perancangan sistem database sistem informasi
akuntansi pembelian untuk CV. Barokah Jambangan-Surabaya?”
Tujuan Penelitian
Mengetahui kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem yang berjalan,
merancang aplikasi sebagai solusi untuk mengatasi masalah–masalah dan
kelemahan–kelemahan yang berhubungan dengan sistem pembelian pada CV.
Barokah.
KAJIAN PUSTAKA
Sistem Pembelian Tunai dan kredit
Sistem akuntansi pembelian tunai adalah sistem yang digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Aktivitas
pembelian dalam sistem akuntansi pembelian tunai meliputi semua kebutuhan
yang dibutuhkan perusahaan. Pembelian merupakan bagian dari sistem yang
mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan untuk menentukan dan
mempertahankan jumlah barang agar perusahaan dapat berjalan baik (Dwinanto,
2012:8).
1.
Fungsi dan prosedur pada sistem pembelian tunai dan kredit
Menurut Mulyadi (2010:299) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
pembelian tunai adalah :
a.
Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang
ada digudang dan untuk menyimpan barang dagang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan.
b.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
c.
Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
d.
Fungsi Akuntasi
Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang
bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian ke dalam register
bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti
kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan
kartu utang sebagai buku pembantu utang.
e.
Fungsi pencatatan persediaan
bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang dagang
yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2.
Dokumen-Dokumen Prosedur Pembelian Tunai dan kredit
Menurut Mulyadi (2010:303-308) dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian adalah :
a.
Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat
tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk
setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya
untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b.
Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah
rupiah pembelian yang besar.
c.
Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih.
d.
Laporan Penerimaan Barang.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu,
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e.
Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan.
f.
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi
sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran
berfungsi sebagai remittance advice (Nota pembayaran).
3.
Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2010:308-310), catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah :
a.
Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah register bukti kas keluar.
b.
Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah jurnal pembelian.
c.
Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan
utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d.
Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
FLOWCHART
Bagan Alir (Flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang
mendeskripsikan relasi fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat
digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer,
atau keduanya (Hall, 2011:83).
Menurut Bodnar (2010:41) Flowchart merupakan teknik sistem yang
paling sering digunakan. Dari definisi ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
Flowchart merupakan representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi
fisik diantara entitas-entitas intinya yang digunakan untuk menyajikan alur
aktivita-aktivitas perusahaan.
Konsep Basis Data (Database)
Database adalah kumpulan data terkait yang biasanya disimpan dalam
komputer. Dan file yang berhubungan dan dimanipulasi oleh paket perangkat
lunak khusus disebut dengan Sistem Manajemen Database (DBMS). Database
termasuk tempat penyimpanan informasi dan file yang terkait untuk sistem
persediaan, sistem buku besar, dan sistem penjadwalan produksi (Bagranoff et.al,
2010:116).
Menurut Romney (2015:105) Setiap DBMS harus menyediakan sarana
untuk pelaksanaan tiga fungsi dasar, yaitu menciptakan, mengubah, dan
mempertanyakan database. Sekelompok perintah yang digunakan untuk
menjalankan ketiga fungsi tersebut, secara berurutan diacu sebagai bahasa untuk
definisi data (DDL), bahasa untuk manipulasi data (DML), dan bahasa untuk
meminta data (DQL). Dari pendapat para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa
basis data (database) adalah sebuah sistem yang dibuat untuk menyimpan datadata atau file-file yang menyimpan informasi perusahaan
Konsep SQL
SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk memanipulasi data
dalam database. Sehingga dapat disimpulkan bahwa SQL adalah suatu bahasa
permintaan yang digunakan untuk memanipulasi data dalam database agar dapat
lebih memudahkan dalam hal pembuatan laporan (Sano, 2005:69). Menurut
Gelinas et.al (2008 : 191) SQL adalah bahasa database yang dapat digunakan
untuk mendefinisikan sistem database, sebagai bahasa permintaan database untuk
menghasilkan informasi, untuk menghasilkan laporan dari database, dan
mengakses database menggunakan perintah-perintah SQL tersebut. Menurut
Bagranoff et.al (2010:168) untuk mengakses beberapa informasi dari database
dapat menggunakan bahasa query. The American National Standards Institute
(ANSI) telah mengadopsi SQL sebagai bahasa standar database. SQL memiliki
peran penting dalam pembuatan database karena banyak database relasional yang
mendukung bahasa SQL tersebut. Dari pengertian menurut ahli tersebut dapat
disimpulkan bahwa SQL merupakan bahasa standar database yang digunakan
untuk mengakses informasi dalam sebuah database.
Normalisasi
Normalisasi adalah proses pemeriksaan dan mengatur data untuk tujuan
membantu menghindari masalah ketika suatu organisasi menggunakan atau
memodifikasinya nanti (Gelinas et.al, 2008:154). Menurut Kadir (2009:116)
Normalisasi
adalah
suatu
proses
yang
digunakan
untuk
menentukan
pengelompokan atribut-atribut dalam sebuah relasi sehingga diperoleh relasi yang
berstruktur baik. Relasi yang berstruktur baik adalah yang mengandung redudansi
sesedikit mungkin dan memungkinkan baris-baris dalam relasi disisipkan,
dimodifikasi, dan dihapus tanpa menimbulkan kesalahan atau ketidakkonsistenan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa normalisasi memiliki fungsi untuk
mengurangi redudansi data atau duplikasi data dan untuk memverifikasi relasirelasi hasil transformasi model E-R agar berstruktur baik.
DELPHI
Delphi adalah sebuah program aplikasi yang mendukung pembuatan,
pemakaian, dan pengontrolan thread. Delphi merupakan program aplikasi
database yang berbasis Object Pascal dari Borland serta memiliki kemampuan
membangun aplikasi yang multithreaded (Sugiri, 2006:1). Menurut Wahana
Komputer (2003:1) Delphi merupakan sarana pemrograman aplikasi visual.
Bahasa pemrograman yang digunakan adalah bahasa pemrograman Pascal atau
yang kemudian juga disebut bahasa pemrograman Delphi.
Delphi memiliki lingkungan kerja yang biasa disebut Lingkungan
Pengembangan Aplikasi Terintregasi (Integrated develpment environment, IDE).
Lingkungan kerja tersebut menyediakan seluruh sarana yang diperlukan untuk
merancang, membangun, mencoba, mencari atau melacak kesalahan, serta
mendistribusikan aplikasi (Wahana Komputer, 2003:11).
METODE PENELITIAN
Jenis dan Pendekatan Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan penelitian
kualitatif, Pendekatan ini digunakan dalam menganalisis sistem pembelian tunai
dan kredit pada CV. Barokah Jambangan-Surabaya untuk menginterpretasikan
dan menggambarkan sistem pembelian di perusahaan tersebut. Jenis penelitian
yang digunakan adalah studi kasus. Jenis penelitian studi kasus adalah uraian dan
penjelasan komprehensif mengenai berbagai aspek seorang individu, suatu
kelompok, suatu organisasi (komunitas), suatu program, atau suatu situasi sosial.
Lokasi Penelitian
Menurut pandangan Bogdan dan Taylor dalam Lexy J. Moleong (2011:4)
Menyatakan pendekatan kualitatif merupakan pendekatan yang “diarahkan pada
latar dan individu tersebut secara holistic (utuh). Jadi penelitian ini tidak dapat
menggunakan individu atau organisasi sebagai suatu variabel, tetapi perlu
memandangnya sebagai bagian suatu keutuhan.
Lokasi penelitian ini berada di wilayah Jambangan, Kota Surabaya,
Provinsi Jawa Timur. Objek penelitian untuk analisis sistem pembelian manual
dan perancangan sistem pembelian ini adalah fungsi yang terkait dengan prosedur
pembelian, serta dokumen yang berhubungan dengan sistem pembelian tunai dan
kredit pada CV. Barokah Jambangan-Surabaya.
Sumber Data
Sumber data merupakan subyek data diperoleh dalam penelitian dan
kemudian data tersebut digunakan sebagai dasar penelitian. Sumber data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah sumber data primer. Data primer adalah
data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian, dalam hal ini peneliti
memperoleh data atau informasi langsung dengan menggunakan instrumeninstrumen yang telah ditetapkan (Purhantara, 2010:79). Data primer diperoleh dari
objek penelitian melalui wawancara dan observasi mengenai sistem pembelian
dengan melakukan wawancara dan observasi pada sistem pembelian manual.
Adapun data primer.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1.
Wawancara
Teknik pengumpulan data dengan menggunakan wawancara merupakan
bentuk perbincangan, seni bertanya dan mendengar. Terdapat tiga bentuk dasar
wawancara yaitu terstruktur, tak terstruktur, dan terbuka (Denzin, 2009:495).
Wawancara merupakan metode untuk memperoleh data atau keterangan melalui
responden dengan melakukan tanya jawab secara langsung. Agar pertanyaan tidak
menyimpang
dari
pokok-pokok
penelitian,
seorang
peneliti
sebaiknya
menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya.
Teknik wawancara pada penelitian ini menggunakan wawancara tak
terstruktur karena bentuk wawancara ini memberikan ruang yang lebih luas dan
lebih mendalam dalam memberikan pertanyaan kepada fungsi bagian prosedur
pembelian CV. Barokah Jambangan-Surabaya.
2.
Observasi
Teknik pengumpulan data dengan metode observasi memungkinkan
peneliti mengamati dan mencatat peristiwa dalam situasi yang berkaitan dengan
pengetahuan yang langsung diperoleh dari data (Moleong, 2006:174). Observasi
dilakukan dengan mengamati penerapan sistem pembelian secara tunai dan kredit
di CV. Barokah Jambangan-Surabaya yang berkaitan dengan prosedur dan
dokumen pembelian.
3.
Dokumentasi
Dokumen digunakan dalam penelitian sebagai sumber data karena dalam
banyak hal dokumen sebagai sumber data dimanfaatkan untuk menguji dan
menafsirkan (Moleong, 2006:217). Teknik pengumpulan data dengan cara
dokumentasi dilakukan untuk mengumpulkan catatan-catatan dan dokumen yang
berkaitan dengan pembelian tunai dan pembelian kredit. Catatan dan dokumen
tersebut digunakan untuk perancangan sistem database pembelian di CV. Barokah
Jambangan-Surabaya.
Teknik Analisis Data
Analisis data dalam riset pada hakikatnya merupakan proses mengolah
data yang telah diperoleh di lapangan (Suliyanto, 2006:161). Menurut Moleong
(2006:280) Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data
kedalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema
dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Sehingga
dapat disimpulkan bahwa analsis data merupakan proses mengurutkan dan
mengorganisasikan data kedalam pola, kategori, dan uraian dasar yang
menghasilkan suatu rumusan hipotesis kerja atau ide. Teknik analisis data yang
digunakan biasanya data dianalisis secara deskriptif yang berasal dari wawancara
dan pengamatan.
Sedangkan menurut Nazir (2005:54), metode deskriptif adalah suatu
metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu obyek, suatu set
kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa
sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi,
gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta,
sifat-sifat hubungan antarfenomena yang diselidiki. Berikut merupakan tahapan
analisis data yang dilakukan untuk menganalisis sistem pembelian pada CV.
Barokah Jambangan-Surabaya :
1.
Menganalisis alur sistem pembelian tunai dan kredit yang telah diterapkan.
2.
Menganalisis data dan dokumen yang berkaitan dengan sistem pembelian
tunai dan kredit.
3.
Membandingkan sistem
yang telah berjalan dengan
teori
yang
berhubungan dengan sistem pembelian.
4.
Membuat perancangan sistem pembelian berdasarkan permasalahan yang
muncul dari penerapan sistem pembelian manual.
5.
Membuat sebuah kesimpulan atas perancangan sistem pembelian tersebut.
Dari hasil analisa tersebut akan ditarik kesimpulan dengan melakukan
analisis dan penyajian data dari hasil observasi. Sehingga dapat dibuat sebuah
analisa masalah lalu dalam melakukan perancangan sistem database pembelian
yang berguna untuk menjawab permasalahan yang muncul dalam sistem
pembelian tunai dan kredit pada CV.Barokah Jambangan-Surabaya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perancangan Database Sistem Pembelian CV. Barokah
Perancangan database sistem pembelian membutuhkan suatu software
yang berfungsi sebagai penyimpanan databasenya. Dalam penelitian ini penulis
menggunakan Microsoft SQL Server 2005 yang berperan sebagai database
server. Perancangan database sistem pembelian dimulai dengan tahap
perancangan
berupa
normalisasi
untuk
menggambarkan
diagram
yang
menjelaskan tentang hubungan antara entitasnya. Usulan normalisasi yang
digunakan untuk sistem pembelian di CV. Barokah dapat dilihat pada gambar
dibawah ini
Gambar 2. Usulan Normalisasi Sistem Pembelian CV. Barokah
Sumber : Data Diolah Penulis
Hasil Perancangan Sistem Pembelian
Adapun perrmasalahan yang timbul pada perusahaan ini dapat ditemukan
solusinya yaitu :
1.
Proses transaksi pembelian menggunakan sistem manual dan dokumen
hasil transaksi pembelian hanya berupa arsip pembelian yang dapat
memunculkan resiko nota pembelian terselip. Solusinya yaitu proses
transaksi pembelian yang telah terkomputerisasi dapat menghasilkan suatu
sistem transaksi pembelian yang secara otomatis tersimpan dalam
database yang telah dirancang. Hal ini dapat digambarkan dalam
perancangan sebagai berikut:
Gambar 3. Solusi permasalahan ke 1
Sumber: data diolah penulis
2.
Dalam proses stock opname (pengecekan barang), membutuhkan waktu
yang relatif lama dalam memperbarui persediaannya karena harus melihat
banyaknya daftar barang. Solusinya adalah dalam proses memperbarui
stok persediaan barang, database pembelian akan secara otomatis
menambah barang yang telah dibeli ketika barang diterima oleh
penerimaan barang. Hal ini dapat digambarkan dalam perancangan sebagai
berikut :
Gambar 4. Solusi permasalahan ke 2
Sumber: data diolah penulis
3.
Perusahaan tidak dapat melakukan pengecekan kembali atas pembelian
terakhir yang berguna untuk mengetahui berapa kas (uang) yang
dikeluarkan karena tidak adanya database yang dapat menyimpan history
atas transaksi. Solusinya adalah dengan adanya sistem database, laporan
pembelian terakhir dapat langsung dicetak. Karena ketika melakukan
proses transaksi pembelian, secara otomatis dapat menyimpan file
pembeliannya. Hal ini dapat digambarkan dalam perancangan sebagai
berikut :
Gambar 5. Solusi permasalahan ke 3
Sumber: data diolah penulis
Dari penjelasan mengenai hasil Perancangan sistem diatas dapat
menjelaskan bahwa perancangan ini memiliki asumsi estimasi cost and benefit
yaitu :
Tabel 1. Tabel Cost And Benefit
Sistem Manual
Biaya tenaga
administrasi
Payback
period
(pembayaran
utang)
User
complience
Rata-rata 3 tahun
pelunasan
Sistem
Komputerisasi
3 orang dengan
gaji 3 juta +
software 5jt
(14 juta)
Rata-rata 1
tahun pelunasan
Tidak ada
ada
12 orang dengan ratarata gaji 3 juta (36 juta)
Perkiraan
penghematan biaya
22 juta
Lebih cepat 2 tahun
(dapat diskon
potongan)
Sifat
pengadaan
barang
Kegiatan antar
interaksi
manusia (face
to face)
Tidak transparan
ada
transparansi
Banyak
Sedikit
Sumber : data diolah penulis
Keterangan :
1. User complience adalah dimana penggunaan sistem terkomputerisasi dapat
memaksimalkan kesesuaian terhadap kebutuhan, dan menjamin bahwa bagian
pembelian hanya membeli dari supplier yang telah disetujui. Hal ini
merupakan hal terpenting untuk bagian pembelian. Ada dua manfaat yang
dapat diperoleh dari user compliance ini, yaitu mendapatkan nilai terbaik dari
persetujuan-persetujuan dengan yang telah dipilih oleh perusahaan, dan
perusahaan-perusahaan juga dapat meningkatkan kualitas persetujuanpersetujuan yang jauh lebih baik dengan para suppliernya.
2. Sifat pengadaan barang
Pengaplikasian sistem terkomputerisasi dapat meningkatkan transparansi
dalam pengadaan produk dan jasa, serta juga dapat mencegah timbulnya
kecurangan.
3. Kegiatan interaksi antar manusia (face to face)
Dimana sistem terkomputerisasi pembelian memungkinkan untuk mengurangi
jumlah individu yang terlibat dalam proses penerimaan, pencatatan, maupun
proses pendistribusian persyaratan administrasi sehingga dapat meningkatkan
produktivitas.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Dengan adanya perancangan sistem pembelian berbasis database pada CV.
Barokah Jambangan-Surabaya, maka proses pembelian telah tersusun secara
sistematis tanpa harus melakukan proses manual. Perancangan sistem pembelian
ini dapat juga mengurangi kesalahan yang berasal dari human error. Dengan
adanya sistem pembelian berbasis database ini file penting perusahaan dapat
disimpan secara aman di harddisk komputer. Dan perancangan sistem pembelian
berbasis database ini dapat mempermudah dalam memberikan informasi yang
efektif dan efisien bagi pemilik perusahaan.
Setelah melakukan perancangan sistem database pembelian, maka dapat
dibuat sebuah kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem database pembelian dapat memberikan kemudahan kepada
karyawan dalam bertransaksi pembelian tunai, kredit maupun pelunasan
atas hutang pemasok atau suppliernya.
2. Perancangan sistem ini dapat mengatasi permasalahan yang terjadi pada
CV. Barokah Jambangan-Surabaya dan perancangan ini dapat memproses
transaksi pembelian secara efektif dan efisien, dan informasi yang
diberikan untuk pemilik perusahaan memiliki kualitas yang baik.
3. Perancangan sistem pembelian ini telah disesuaikan dengan kondisi
perusahaan, dan biaya yang dikeluarkan untuk perancangan sistem ini
relatif murah karena perusahaan tidak perlu membutuhkan sumber daya
baru untuk mendukung adanya sistem ini, Sebab perusahaan dapat
menggunakan sumberdaya yang telah tersedia sebelumnya dan cukup
dengan
memberikan
sedikit
pelatihan
karyawan
agar
terbiasa
menggunakan sistem yang baru.
Saran
Saran penulis untuk pengembangan dan perbaikan sistem pembelian yang
telah dirancang untuk penelitian selanjutnya adalah diharapkan dapat lebih
melengkapi perancangan ini dengan adanya sistem penjualan agar dapat saling
terintegrasi terkait proses stock opname yang dapat secara otomatis mengupdate
harga pokok barang secara otomatis ketika barang masuk dan keluar, serta
penambahan sistem terkait retur pembelian.
Saran penulis untuk perusahaan terkait sistem pembelian yang telah
dirancang adalah perusahaan harus menyediakan atau menyiapkan anti virus agar
harddisk yang tersimpan di dalam komputer tidak terkena virus. Dimana virus
tersebut dapat merusak database pada sistem pembelian perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : Gramedia Pustaka
Utama.
Bastian, Indra . 2006. Akuntansi Pendidikan. Jakarta : Erlangga. PT.Gelora
Aksara Pratama
Bagranoff, Nancy A. et al. 2010. Core Concept of Accounting Information
Systems. Eleventh Edition. United States of America: John Wiley & Sons,
Inc.
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2010. Sistem Informasi Akuntansi.
Edisi 10. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Bulandari, Cindy. 2012. “Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Pembelian
(Studi Kasus : Dealer Yamaha CV. Lapang Jaya Motor)”. Jurnal
Politeknik Telkom Bandung.
Denzin, Norman K and Lincoln, Yvunna S (Ed.). Handbook of Qualitative
Research. Terjemahan Dariyatno, Badrus Samsul Fata, Abi, dan John
Rinaldi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Gelinas, J Ulric & Dull, Richard B. 2008. Accounting Information System.
Seventh edition. Mason: South-Western Cengage Learning Asia.
Hall, James. 2007. Accounting Information System (4thed). Singapore: Cengage
Learning Asia.
Helmers, Scott A. 2013. Microsoft Visio 2013 Step by Step 1st edition. California :
O’Reilly Media, Inc.
Heripracoyo, Sulistyo. 2009. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia”.Seminar
Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2009 (SNATI 2009).
Husein, Fakhri M. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan Pertama.
Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen
Perusahaan YKPN.
Jogiyanto,H.M. 2008. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
Penerbit Andi.
Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan dan Implementasi Database
Relasional. Edisi I. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Kroenke, David M. 2005. Database proccesing Dasar-dasar, Desain, dan
Implementasi. Edisi 9. Jakarta : Erlangga
Lee, C.K.M. 2009.”Design And Development Of Agent-Based Procurement
System To Enhance Business Intelligence”.Science Direct : Expert System
With Applications 36. Hal 877-884.
Maharsi, Sri. 2004. “Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi
Atas Siklus Pembelian Dan Penjualan Pada CV.X”.Jurnal informatika.
Vol.5(2): hal.86-94
Mcleod, Raymond dan Schell, George. 2004. Sistem informasi Manajemen,
Jakarta, PT.Indeks.
Mcleod, Raymond dan Schell, George. 2008. Sistem informasi Manajemen,
Jakarta, PT.Indeks.
Moleong, Lexy J. 2006. Metode Penelitian Kualitatif. Cetakan keduapuluh dua.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya
Moleong, Lexy J. 2011. Metode Penelitian Kualitatif ( Edisi Revisi). Bandung:
Remaja Rosda Karya.
Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyana, Deddy. 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif. Cetakan Kelima.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Nazir, Mohammad. 2005. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.
Noerlina, Johan. 2011. “Analysis and Design: Accounting Information System in
Purchasing and Supplying”. CommIT. Vol.5 (1): hal. 18.
Purhantara, Wahyu. 2010. Metode Penelitian Kualitatif Untuk Bisnis. Edisi
Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Romney, Marshall B dan Steinbart, Paul John. 2005. Sistem Informasi Akuntansi.
Terjemahan Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba
Empat.
Romney, Marshall B dan Steinbart, Paul John. 2015. Sistem Informasi Akuntansi.
Terjemahan Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspasari . Jakarta
Selatan: Salemba Empat.
Sano, Albert V. Dian. 2005. HTML, JSP dan MySQL. CV. Andi Offset :
Jogjakarta.
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta
Sugiri dan Saputro, Haris. 2008. Pengelolaan Database MySQL dengan
PHPMyAdmin. Graha Ilmu: Yogyakarta.
Sudargo, P. 2004. Pemrograman Berorientasi Objek Menggunakan Delphi.
Yogyakarta: Andi.
Sugiri dan Supriyadi, Moh. 2006. Pemrograman Sistem Pengendali
dengan Delphi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sugiyono. 2012. “Memahami penelitian kualitatif”. Bandung : ALFABETA
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Pertama. Lingga Jaya,
Bandung.
Suliyanto. 2006. Metode Riset Bisnis. Edisi 1. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Weygandt, Kieso, Kimmel. 2007. Pengantar Akuntansi. Buku 1. Penerbit Salemba
Empat.
Wahana Komputer (Ed), Panduan Praktis Pemrograman Borland Delphi 7.0,
Edisi Pertama, Yogyakarta, Andi, Semarang, Wahana Komputer, 2003
Yadianti, Winwin, Wahyudi, dan Ilham. 2005. Pengantar Akuntansi. Penerbit
Kencana.