BAB 8 INFORMASI DALAM PRAKTIK

INFORMASI DALAM
PRAKTIK
Faktor penting penentu keberhasilan atau Critical Success
factor (CSF) adalah beberapa aktivitas yang dapat
mempengaruhi sukses atau gagalnya suatu perencanaan
sebuah organisasi.
Contohnya yaitu : dala industri kendaraan bermotor, yang
diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan dealer yang
efisien,dan pengendalian biaya produksi yang ketat.
Sehingga perusahaan akan berfokus pada CSF nya sehingga
dapat memantau sejauh mana mereka telah mencapai tujuan
dari perencanaan yang dibuat.
Istilah sistem pemrosesan transaksi merupakan
suatu sistem yang menyangkut pengumpulan data,
menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data
menjadi informasi yang dapat dipergunakan oleh
para pengguna misalnya para manajer ataupun
para pengambil kebijakan yang lain untuk
pengambilan keputusan baik didalam maupun
luar perusahaan
LINGKUNGAN
MANAJEMEN
PERANTI LUNAK
PEMROSESAN
DATA
BASIS DATA
SUMBER
DAYA FISIK
INPUT
MENGUBAH
SUMBER
DAYA FISIK
OUTPUT
Tujuan dari sistem ini sendiri yaitu untuk menunjukan
alira yang terjadi selama kegiatan perusahaan baik dari
pemesanan, pembayaran, maupun yang berhubungan
dengan piutang dan sistem perkreditan yang dilakukan
perusahaan.
Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi
pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan
manajemen. terdapat beberapa istilah diantaranya yaitu :
Pesanan penjualan ( sales order ) yaitu, pesanan yang
diterima perusahaan dari pelanggannya.
Pesanan pembelian ( purchase order ) yaitu, pesanan
yang ditempatkan oleh perusahaan kpada pemasoknya.
Terdapat beberapa subsistem yang terlibat dalam
sistem distribusi diantaranya yaitu :
Subsistem
yang
berhubungan
dengan
pemenuhan pesana pelanggan
Pemesanan penggantian persediaan dari
pemasok
Pemeliharaan buku besar perusahaan
Terdapat 4 sistem utama yang terlibat dalam
pemenuhan pesanan pelanggan, diantaranya :
Sistem entri pesanan (order entry system) yaitu,
memasukan pesanan pelanggan kedalam sistem.
Sistem persediaan (inventory system) yaitu,
memelihara catatan persediaan.
Sistem penagihan (billing system) yaitu, membuat
faktur pelanggan.
Sistem piutang dagang (account receivable system)
yaitu, menagih uang dari para pelanggan.
Terdapat 3 sistem utama yang terlibat dalam
sistem pemesanan persediaan pangganti, yaitu :
Sistem pembelian (purchasing system) yaitu,
menerbitkan pasana pembelian kepada pemasok
untuk persediaan yang dibutuhkan.
Sistem penerimaan (receiving system) yaitu,
menerima persediaan.
Sistem utang dagang (account payable system)
yaitu, melakukan pembayaran.
Sistem buku besar ( general ledger system) adalah sistem
akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem
akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan
gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.
Terdapat subsistem yang terkait, yaitu :
Sistem memperbarui buku besar (update general ledger
system) yaitu, akan membukukan catatan-catatan yang
menguraikan berbgai tindakan dan transaksi kedalam buku
besar.
Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare
management report system) yaitu, menggunakan isi buku
besar untuk membuat neraca dan lapora laba rugi serta
laporan lainnya.
Sistem pemrosesan transaksi berperan sebagai
fondasi dari semua aplikasi yang lain yang
mengambil
bentuk
basis
data,
yang
mendokumentasikan semua hal yang penting yang
dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan
operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan
Contoh
dari
Sistem
Informasi
Organisasi
(Organizational Information System) yaitu sistem
informasi eksekutif (executive information systemEIS) yang dikembangkan dengan tujuan untuk
memenuhi kebutuhan akan informasi yang
berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari
organisasi.
Sistem informasi pemasaran (marketing information systemMKIS) merupakan kombinasi antara subsistem input dan
outputyang terhubung oleh sebuah basis data.
Subsistem output memberikan informasi mengenai unsurunsur penting didalam bauran pemasaran.
Bauran pemasaran (marketing mix):
Subsistem produk
Subsistem lokasi
Subsistem promosi
Subsistem harga
Subsistem bauran terintegrasi
S
u
m
b
e
r
d
a
t
a
Subsistem
produk
Sistem
Pemrosesan
transaksi
Subsistem
Riset
pemasaran
Subsistem
lokasi
Basis
data
Subsistem
promosi
Subsistem
harga
Subsistem
Intelegensi
pemasaran
Subsistem
Bauran
terintegrasi
p
e
n
g
g
u
n
a
Subsistem input merupakan sistem pemrosesan
transaksi yang mengumpulkan data dari sumbersumber internal dan lingkungan lalu memasukannya
ke dala basis data.
Subsistem riset pemasaran, mengumpulkan data
internal dan lingkungan dengan melakukan studistudi khusus.
Subsistem intelegensi pemasaran, mengumpulkan
data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga
manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas
para pesaing dan para pelanggan perusahaan dan
unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasi
pemasaran.
Sistem informasi sumber daya manusia ( human resources
information subsystem- HRIS), memberikan informasi kepada
seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber
daya manusia perusahaan. Sama seperti MKIS data yang
didapat berupa data input yang akan diolah oleh bagian HRD
atau bagian SDM yang akan menghasilkan keputusan output
untuk menunjang pengambilan keputusan. Aspek yang
ditangani diantaranya yaitu, perencanaan, rekrutmen,
epngelolaan tenaga kerja, kompensasi karyawan, tunjangan
karyawan, dan laporan SDM yang dibutuhkan lingkungan
maupun instansi pemerintah.
SUBSISTEM
PERENCANAAN
TENAGA
KERJA
Sistem
Pemrosesan
transaksi
S
U
M
B
E
R
D
A
T
A
Subsistem riset
Sumber daya
manusia
Subsistem
Intelegensi
Sumber daya
manusia
SUBSITEM
REKRUTMEN
Basis
Data
HRIS
SUBSISTEM
MANAJEMEN
TENAGA KERJA
SUBSISTEM
KOMPENSASI
SUBSISTEM
TUNJANGAN
SUBSISTEM
PELAPORAN
LINGKUNGAN
P
E
N
G
G
U
N
A
Sistem informasi manufaktur (manufakturing information
system), memberikan informasi kepada seluruh manajer
perusahaan yang berkaitan denga n opresi manufaktur
perusahaan. Sama seperti HRIS dan MKIS subsistem rekayasa
industri terdiri atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh para
teknisi industri ( industrial enginering- IE) mengenai produk,
persediaan, mutu dan biaya.
Sistem informasi keuangan ( financial information
system), memberikan informasi kepada seluruh
manajerperusahaan yang berkaitan dengan aktivitas
keuangan perusahaan. Selain sistem yang digunakan
hampir sama namun yang ditekankan adalah pada
aktivitas output yang penting meliputi peramalan tren
perekonomian masa depan, mengelola aliran dana
yang melalui perusahaan, dan mengendalikan
keuangan perusahaan.
Sistem informasi eksekutif (executive information
system-EIS) adalah suatu sistem yang memberikan
informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih
tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Digunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif
(executive support system-ESS)
Semua sistem beserta subsistem yang berjalan bertujuan
untuk menyediakan data data secara up to date karena
hal inilah yang akan dipergunakan sebagai landasan
pengambilan keputusan yang dibandingkan dengan data
historis sebelumnya. Bagian pemasaranlah yang paling
membutuhkan data terbaru mengenai keinginan dan
pergerakan pasar sehingga munculah manajemen
hubungan
pelanggan
(customer
relationship
management-CRM), adalah manajemen hubungan
antara
perusahaan
dengan
pelanggan
untuk
menghasilkan nilai maksimum baik dipihak perusahaan
maupun pelanggan. Unsur utama data CRM adalah data
Warehouse (gudang data).
Data warehousing merupakan akumulasi data
terdahulu baik sebagai data utama maupun data backup.
Karakteristik data warehouse :
Kapasitas penyimpanan sangat besar
Data terakumulasi dari data lama sampai data
terbaru yang terus menerus di up-date
Data dapat diakses dengan mudah
Dipergunakan sepenuhnya untuk pengambilan
keputusan dan tidak untuk kegiatan operasi
perusahaan.
Data warehouse merupakan bagian dari data
warehousing, yang sistemnya hampirsama dalam sistem
penyusunan buku di perpustakaan maupun data
administrasi mahasiswa atau kependudukan, dimana
data yang masuk melalui beberapa tahap yaitu
ekstraksi,transformasi dan pemrosesan data serta
pengelompokan data yang sejenis yang terbagi dalam
beberapa meta data. lebih jelasnya dalam diagram
berikut :
Setiap data yang masuk akan dipisahkan dalam
beberpa jenis tabel yang berbeda untuk dihubungkan
menjadi paket informasi.
Tabel dimensi,
merupakan pengidentifikasi dan
deskriptif data yang akan disimpan.
Tabel fakta, merupakan data yang berisi ukuranukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas.
Paket informasi, merupakan penggabungan dua tabel
tersebut. Yang akan digunakan untuk menganalisis
suatu aktivitas tertentu.
Proses yang dapat dilakukan untuk mendapatkan informasi
dari data warehouse
yaitu dengan beberapa cara,
diantaranya :
Drill down, yaitu proses navigasi ke bawah melalui
tingkatan-tingkata rincian.
Roll up, yaitu proses navigasi ke atas yang memungkinkan
pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian
meringkasnya menjadi tingkat ringkasan yang lebih tinggi.
Drill across, yaitu dengan cepat bergerak antar hierarki.
Drill through, yaitu berangkat dari tingkat ringkaan
ketingkat terendah data yan terinci.
Segala jenis peranti lunak khusus yang telah
dikembangkan untuk data warehouse yang dapat
digunakan untuk menarik data dari tempat
penyimpanan data dan mengubahnya menjadi
informasi disebut OLAP (on-line analytical processing)
yang memungkinkan pengguna dapat berkomunikasi
dewngan data warehouse melalui GUI atau antarmuka
web dan dengan cepat memperoleh informasi dalam
berbagai jenis format termasuk grafik. Terdapat dua
pendekatan OLAP, diantaranya yaitu ROLAP dan
MOLAP.
ROLAP (Relational on-line analytical processing),
menggunakan suatu manajemen basis data relasional
standar.
MOLAP
(Multidimentional
on-line
analytical
processing), menggunakan suatu sistem manajemen
basis data khusus multidimensional.
Perbedaan antara ROLAP dan MOLAP
ROLAP
Memiliki data terperinci
Dilakukan analisis terlebih dahulu untuk
mendapatkan ringkasan
Analisisnya hanya terbatas pada sejumlah dimensi
MOLAP
Telah dilakukan proses peringkasan terlebih dahulu
dan dibagi menjadi berbagai dimensi
Stasiun kerja pengguna MOLAP memasukan basis
data multidimensional yang telah di download.
Data mining adalah proses menemukan hubungan
dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna.
Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining,
yaitu :
1.Verifikasi hipotesis ( hypothesis verification ) dan
2.Penemuan pengetahuan ( knowledge discovery).
Sistem informasi dalam senuah perusahaan dibentuk
dengan tujuan untuk mempermudah para pengambil
keputusan dalam melakukankebijakan ataupun langkah
operasi, dengan adanya sistim infirmasi maka data yang
dibutuhkan akan dapat dengan mudah dan cepat diaksen
serta bisa selalu diperbaharui sesuai keadaan perusahaan,
selain itu sistim informasi berguna untuk meninjau dan
memantau perkembangan perusahaan baik dari segi
pelayanan, keuangan, pemasaran, produksi, dan distribusi
barang. Namun hal ini tentu tidak terlepas dari
pemahaman dan penggunaan SDM yang mengoprasikan
sistim informasi tersebut.