recall_makalah

EKSPLORASI DATA
MELALUI “RECALL” DALAM APLIKASI DYNIX
Oleh Widodo
EKSPLORASI DATA MELALUI “RECALL” DALAM APLIKASI DYNIX1
Oleh Widodo2
I PENGANTAR
Database koleksi perpustakaan merupakan aset perpustakaan yang tidak
ternilai harganya. Dengan database tersebut akan dapat diketahui kekayaan
intelektual yang tersimpan dan dimiliki oleh perpustakaan yang kemudian
bisa dimanfaatkan untuk berbagai keperluan, misalnya: transaksi
peminjaman, produksi bibliografi/accession list, akses informasi,
mengetahui efektivitas pemanfaatan koleksi, dsb. Kekayaan intelektual
tersebut akan dapat dieksporasi apabila dilakukan dengan benar, baik
melalui menu dengan OPAC-nya dan dengan TCL (Terminal Control
Language) atau yang disebut dengan “Recall”.
“Recall” dalam sistem Dynix masih sangat minim dilakukan. Hal ini tentunya
dikarenakan para pustakawan merasa enggan karena keterbatasan
pengetahuan dan keterampilannya dalam melalukan recall. Data akan bisa
di-recall apabila data yang dientri dilakukan dengan benar/tepat, lengkap,
konsisten, taat asas pada peraturan katalogisasi dan format MARC.
Secara harafiah “racall” berarti memanggil kembali, artinya melakukan
penelusuran dengan menggunakan TCL (Terminal Control Language) untuk
menghasilkan laporan yang didasarkan pada informasi yang disimpan dalam
sistem Dynix. Dengan kata lain, recall merupakan pernyataan yang
memerintahkan sistem untuk mencari informasi yang tersimpan dalam
sistem.
II FILE DATA DALAM SISTEM DYNIX
Berikut tabel yang memuat informasi file-file yang bisa digunakan untuk
melaksanakan perintah recall, apa isi file-file tersebut, informasi “kunci”
dan account di mana hal itu berada:
NAMA FILE
ISI
KUNCI
ACCOUNT
BIB
Berisi semua data bibliografi
secara
Berisi record yang terpesan
oleh pengguna
Berisi record yang terpinjam
oleh pengguna
Nomor BIB
CAT
Nomor BIB
CIRC
Nomor
barcode
CIRC
BIB.HOLDS
CIRC.OUT
1
2
Disampaikan dalam Technical Assistrance di UPT Perpustakaan Universitas Lampung, tanggal 22- 25 Agustus 2005.
Program Diploma III Perpustakaan, Kasubbag Pendidikan FISIP Universitas Sebelas Maret
2
CODES
HOLDINGS
PATRON
PURF
TRACK
koleksi
Berisi informasi kode-kode Kode-kode
CAT
dalam database, baik yang
dibuat oleh Dynix atau dibuat
sendiri
Berisi
informasi
Holdings Nomor
CAT
records
barcode
koleksi
Berisi data anggota
Nomor
ID CIRC
anggota
Berisi
informasi
catatan- Nomor
ID CIRC
catatan anggota
anggota
Berisi Record dengan status Nomor
CAT
khusus
atau
bukan/tidak barcode
standard
koleksi
Untuk melaksanakan recall yang perlu diketahui adalah :
1. berada pada file/data yang sesuai
2. lhanya bisa dilakukan pada TCL (level 6)
3. harus diketik dengan menggunakan HURUF KAPITAL
4. kata pertama perintah recall harus merupakan kata kerja/perintah,
misalnya : COUNT, LIST, SORT
5. kata kerja/perintah, nama file dan parameter-parameter yang lain harus
dipisahkan dengan spasi
6. bila kalimat perintah sudah selesai, harus diakhiri dengan menekan
tombol return <enter>
III MEMULAI DENGAN RECALL
Struktur kalimat RECALL adalah :
>kata kerja/perintah NAMA FILE
contoh :
>LIST PATRON
KATA KERJA/PERINTAH
NAMA FILE YANG MENYIMPAN DATA ANGGOTA
Perintah yang digunakan adalah LIST, LIST ONLY, SORT, SELECT, SSELECT
(SORT SELECT), COUNT, SUM STAT contoh :
1. >LIST PATRON hanya menghasilkan daftar nomor ID anggota
2. >LIST BIB hanya menghasilkan daftar nomo.
Untuk menambah informasi dari recall harus ditambahkan “dictionary” di
mana data tersimpan. Nama-nama dictionary ini dinamakan “dictionary
records” . Untuk melihat nama-nama field gunakan perintah :
>SORT ONLY DICT PATRON
>SORT ONLY DICT BIB
3
>SORT ONLY DICT HOLDINGS
>SORT ONLY DICT CIRC.OUT
dan sebagainya
Dengan menggunakan dictionary untuk masing-masing file, kita bisa
mengembangkan perintah Recall untuk menyertakan informasi lain yang
tersimpan dalam data. Misalnya :
>VERB NAMA FILE NAMA FIELD(s), contoh :
>LIST BIB JUDUL
akan menghasilkan : nomor BIB dan judul
>LIST BIB NOMOR PENGARANG JUDUL
akan menghasilkan bibliografi dengan informasi : nomor BIB, call number,
pengarang judul
Perintah LIST hanya menghasilkan daftar informasi yang diminta. Sedangkan
untuk menghasilkan daftar yang berurutan, gunakan perintah .
Untuk mengurutkan tampilan harus disertakan “BY” dalam perintah recall,
misalnya :
>SORT BIB BY CALL AUTHOR TITLE
Perintah ini akan menghasilkan daftar judul bibliografi yang diurutkan
berdasarkan call number dengan informasi pengarang dan judul. Untuk
memunculkan call number, maka kata CALL harus diulang
sehingga
perintahnya :
>SORT BIB BY CALL CALL AUTHOR TITLE
Untuk mengasilkan daftar anggota yang diurutkan, perintah yang digunakan
adalah :
>SORT PATRON BY NAME NAME
Apabila kita tidak ingin memunculkan nomor ID anggota, tambahkan
/ketikkan (I di akhir perintah, contoh :
>SORT PATRON BY NAME NAME (I
Untuk mengirim hasil recall ke printer, tambahkan/ketikkan (P di akhir
perintah, contoh :
>SORT PATRON BY NAME NAME (IP
4
IV MEGGUNAKAN PERINTAH “SELECT”
Apablia kita menginginkan informasi yang alebih spesifik, maka perintah
yang digunakan adalah SELECT. Saat mengoperasikan perintah SELECT, kita
harus memberi batasan data apa yang diperlukan dalam sebuah file.
Pembatasan data dengan menggunakan kata WITH, WITH NO, LE (less
than=lebih kecil=<), GT (greater than=lebih besar=>), contoh formulasinya :.
>SELECT NAMA FILE WITH NAMA FIELD RELATIONAL OPERATOR / “EXACT
DATA VALUE”
contoh pelaksanaannya :
>SELECT PATRON WITH USECOUNT > “200”
>>LIST PATRON NAME PHONE USECOUNT
>SELECT HOLDINGS WITH PRICE > “300”
>SORT HOLDINGS BY-DSND PRICE PRICE T-TITLE
V PERINTAH “SELECT”, “SAVE-LIST”, “GET-LIST” DAN DELETE-LIST
Perintah LIST, SORT atau perintah RECALL yang lainnya bisa kita gunakan
setelah perintah SELECT dilaksanakan, dan perintah tersebut hanya merujuk
pada record yang telah di-SELECT. Namun demikian, apabila kita setelah
melakukan perintah SELECT dan melakukan perintah lain namun terjadi
kesalahan, maka apa yang telah kita kerjakan dengan perintah SELECT akan
segera hilang. Untuk menghindari hal ini atau agar kita tidak membuang
waktu untuk melakukan proses perintah SELECT, maka kita bisa menyimpan
dengan perintah SAVE-LIST dan me-recall-nya dengan GET-LIST. Dalam
mengoperasikan perintah SAVE-LIST, harus kita buatkan nama yang mudah
diingat. Apabila sudah selesai, file yang tersimpan tadi harus dihapus.
Contoh operasionalnya adalah :
>SELECT BIB WITH CATSOURCE="iin" AND DATE.ADDED="[JAN 2005]"
>SAVE-LIST IIN.05
>GET-LIST IIN.05
>LIST BIB JUDUL PENGARANG
Apabila telah selesi mengesekusi pilihan, maka nama file MHS_UTANG harus
segera dihapus dengan perintah :
>DELETE-LIST IIN.05
hal demikian perlu dilakukan agar dalam sistem tidak terjadi penambahan
file-file yang tidak bermanfaat.
5
Contoh lain :
SELECT BIB WITH DATE.ADDED="[2004]" AND CALL <> "JUR" AND GMD <>
"Artikel"
VI MENGOPERASIKAN PERINTAH “COUNT”
Perintah COUNT sangat berguna untuk memperoleh informasi tentang
jumlah record dengan spesifikasi khusus pada file tertentu, misalnya :
>COUNT HOLDINGS WITH COLL = “PBK”
perintah ini akan menghasilkan jumlah holdings dengan COLL=PBK. Dengan
catatan : parameter yang tertulis dalam “ “ sangat sensitif terhadap
ejaan/huruf, oleh karenanya kita harus menulis sesuai dengan kode yang
terdapat dalam sistem. Namun demikian hal tersebut masih bisa diantisipasi
dengan meletakkannya dalam [ ] atau kurung kurawal, misalnya :
“D]” akan merecall semua yang diawali dengan D
“[R” akan merecall semua yang diakhiri dengan R
“[F]” akan merecall semua F di manapun berada
VII MENGOPERASIKAN PERINTAH “SUM”
Perintah SUM akan mengahasilkan jumlah, contoh :
>SUM HOLDINGS PRICE
akan menjumlah harga record Holdings.
VIII MENGOPERASIKAN PERINTAH “STAT”
Perintah STAT mengombinasikan karakteristik dari SUM dan COUNT dan
menyediakan hasil rata-rata, contoh :
>STAT HOLDINGS WITH COLL = “J” PRICE
akan memberikan harga rata-rata collection J.
IX MEMBUAT HEADINGS
Untuk menambahkan heading/judul laporan dalam, tulis heading dalam “ “,
contoh :
>LIST PATRON NAME PHONE HEADING “DAFTAR ANGGOTA FAKULTAS
PERTANIAN” PSTAT=”MH”
6
akan memberikan data anggota dari fakultas Pertanian di bawah
judul/heading “DAFTAR ANGGOTA FAKULTAS PERTANIAN : Nama, telepon
LAMPIRAN 1 : LATIHAN RECALL
1. Ekspresikan pernyataan recall di bawah ini :
COUNT BIB CALL = "R]
LIST BIB BY CALL CALL = "JUR" DATE.ADDED<"[2005]"
LIST BIB BY AUTHOR BIBLIOGRAFI CALL <> "JUR" DATE.ADDED="[2004]"
LIST BIB BY CALL BIBLIOGRAFI CALL <> "JUR" DATE.ADDED=>"[2005]"
LIST BIB HEADING "ACCESSION LIST ATAU DAFTAR TAMBAHAN BAHAN
PUSTAKA TAHUN 2005" BIBLIOGRAFI DATE.ADDED="[2005]" WITH CALL <>
“JUR” AND GMD <> "Artikel" BY CALL GMD
LIST BIB CALL <> "S]" AND CALL <> "R]" AND CALL <> "JUR]"
LIST BIB WITH CALL <> "JUR" CALL AND CALL <> “J ]” CALL <> “S ]”
LIST BIB CALL # "JUR" AND # "Jur" AND # "R]" AND # "S]" AND # "P]" AND #
"BPK]" AND # “T]”
2. Lakukan recall : hitunglah berapa judul buku yang mendukung
matakuliah :
Pengantar Administrasi dan Manajemen
Pengantar Ilmu Ekonomi
Statistik Niaga
Matematika Niaga
Pengantar Bisnis
Dasar-dasar Akuntansi
Pengetahuan Hukum Dagang
3. Lakukan recall : buatlah daftar judul buku (minimal 5 judul) yang
mendukung matakuliah :
7
Pancasila
Agama Islam
Agama Kristen
Agama Katholik
Agama Hindu
Agama Buda
Bahasa Inggris Niaga
Manajemen Kepariwisataan
Manajemen Periklanan
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Organisasi Perkantoran
Kepemimpinan Perusahaan
Korespondensi
Manajemen Operasi Perkantoran
Manajemen Produk
Sistem Informasi Manajemen
Perpajakan Kesekretariatan
Penelusuran Informasi
------------
8