Sistem Informasi Manajemen Karir pada PT

Sistem Informasi Manajemen Karir pada
PT. Pertamina EP
Citra Virgie Ananda
Binus University, Jakarta, Indonesia, [email protected]
Win Ce
Binus University, Jakarta, Indonesia, [email protected]
Laksmi Sito Dwi Irvianti
Binus University, Jakarta, Indonesia, [email protected]
ABSTRACT
Career Management is the problems that are often encountered in the human resource
management in a company. The purposes of this thesis are analyze the ongoing business process of career
management at PT. Pertamina EP and designing career management information system as the solution
of the problems faced by company. Analysis methodology that used is the Career Path to establish career
development of the employees in the company, Training Needs Analysis to analyze the training needs of
companies, Procedure Analysis to analyze the ongoing business processes of career management, and
BARS Method in assessing employee performance. While, the design method that used is the method of
Satzinger approach is Object-Oriented Analysis and Design (OOAD), which includes Activity Diagram,
Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence, and User Interface. From the analysis conducted, the
proposed solution is to design career management information systems that can support the activities of
Human Resources Division, especially in terms of staffing, training and development, and performance
assessment, and provide convenience in managing the development of employees and support decisionmaking at PT. Pertamina EP. (CV).
Keywords: Analysis and design of information system, career management, career management
information system, Object-Oriented Analysis and Design.
ABSTRAK
Manajemen karir merupakan masalah yang sering ditemui dalam pengelolaan sumber daya
manusia pada suatu perusahaan. Tujuan penulisan skripsi adalah menganalisis proses bisnis manajemen
karir yang sedang berjalan pada PT. Pertamina EP dan merancang sistem informasi manajemen karir
sebagai solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Metodologi analisa yang digunakan
adalah Jalur Karir (Career Path) untuk menetapkan perkembangan karir karyawan di perusahaan,
Training Needs Ananlysis untuk menganalisa kebutuhan pelatihan pada perusahaan, Procedure Analysis
untuk menganalisis proses bisnis manajemen karir yang sedang berjalan, dan Metode BARS dalam
melakukan penilaian kinerja karyawan. Sedangkan Metode Perancangan yang digunakan adalah metode
pendekatan Satzinger yaitu Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) yang meliputi Activity
Diagram, Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence, dan User Interface. Dari hasil analisis yang
dilakukan, solusi yang diusulkan adalah merancang sistem informasi manajemen karir yang dapat
mendukung aktivitas-aktivitas Divisi Human Resource khususnya dalam hal penempatan staf, pelatihan
dan pengembangan, serta penilaian kinerja, dan memberikan kemudahan dalam mengatur pengembangan
karyawan dan mendukung pengambilan keputusan pada PT. Pertamina EP. (CV).
Kata Kunci: Analisa dan perancangan sistem informasi, manajemen karir, sistem informasi manajemen
karir, Object-Oriented Analysis and Design.
PENDAHULUAN
Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat seiring dengan meningkatnya kemajuan
ilmu pengetahuan dan teknologi seperti sekarang ini, menyadarkan kepada semua orang bahwa perubahan
lingkungan bisnis dan organisasi adalah nyata dan sedang berlangsung. Untuk menghadapi persaingan
bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada era global saat ini
membutuhkan ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang cakap, terampil, berkeahlian dan
responsif terhadap perubahan. Organisasi yang memperkerjakan orang-orang untuk mencapai tujuan
dalam menyediakan SDM pada era global sekarang maupun untuk proyeksi di masa datang tidak boleh
mengesampingkan fenomena perubahan lingkungan bisnis yang massif dan turbulen seperti sekarang ini.
Kelangsungan eksistensi organisasi yang hidup, tumbuh, dan berkembang ditengah lingkungan bisnis
yang kompetitif memerlukan SDM yang berkualitas (Sunarta, 2010).
Dalam pelaksanaannya, SDM yang profesional tidak hanya mempertimbangkan penggunaan
HRIS sebagai pendukung untuk tugas-tugas strategis SDM tetapi juga melihatnya sebagai teknologi yang
memungkinkan. HRIS membentuk integrasi antara Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dan
Teknologi Informasi. HRIS mendukung perencanaan, administrasi, pengambilan keputusan, dan kontrol.
Sistem ini mendukung aplikasi seperti seleksi dan penempatan karyawan, gaji, pensiun dan manfaat
manajemen, intake dan proyeksi pelatihan, career-pathing, pemantauan ekuitas, dan evaluasi
produktivitas. Sistem informasi ini meningkatkan efisiensi administrasi dan menghasilkan laporan yang
mampu meningkatkan pengambilan keputusan (Boateng, 2009).
Hasil wawancara menunjukkan bahwa PT. Pertamina EP memiliki masalah pada sistem
manajemen karir, yaitu pada sistem penempatan karyawan, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian
kinejra, dimana masih dikelola dan diolah secara manual yang dapat menyebabkan beberapa masalah
diantaranya rumitnya melakukan proses pencatatan, resiko kehilangan data file yang besar, tidak fleksibel
dalam mengakses file, proses panjang dan berjalan lama, banyaknya pemakaian kertas, resiko kehilangan
data, tercecernya file, dan sulitnya pencarian file yang dibutuhkan.
Tujuan dari penelitian ini yaitu menganalisis proses bisnis manajemen karir yang sedang berjalan
pada PT. Pertamina EP dan merancang sistem informasi manajemen karir sebagai solusi terhadap masalah
yang dihadapi oleh perusahaan. Manfaat penelitian ini yaitu meningkatkan kualitas manajemen karir pada
perusahaan sehingga terpenuhinya pengembangan karir karyawan secara efektif dan efisien, serta
meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan, khususnya pada divisi Human Resource.
METODOLOGI
Metode yang digunakan dalam analisa dan perancangan sistem informasi manajemen karir ini
meliputi:
1.
2.
Metode analisis
Metode analisis yang digunakan yaitu:
a. Career Path untuk menganalisis jalur dan perkembangan karir karyawan,
b. Training Needs Analysis (TNA) untuk menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan,
c. Metode BARS untuk melakukan penilaian kinerja, dan
d. Procedure Analysis pada proses manajemen karir yang sedang berjalan saat ini dimana dari
proses ini dapat dibuat analisis kebutuhan sistem informasi manajemen karir yang untuk
selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam perancangan sistem informasi manajemen karir.
Metode perancangan
Metode perancangan yang digunakan adalah metode pendekatan Satzinger yaitu metode Object
Oriented Analysis and Design (OOAD). Konsep OOAD mencakup analisis dan desain sebuah
sistem dengan pendekatan objek, yaitu Object Oriented Analysis (OOA) dan Object Oriented
Design (OOD). OOA adalah metode analisis yang memeriksa syarat yang harus dipenuhi sebuah
sistem dari sudut pandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup
perusahaan. Sedangkan OOD adalah metode untuk mengarahkan arsitektur software yang
didasarkan pada manipulasi objek-objek sistem atau subsistem. Metode OOAD disajikan dalam
notasi Unified Modelling Language (UML) yang meliputi Activity Diagram, Use Case Diagram,
Class Diagram, Sequence, dan User Interface.
HASIL DAN BAHASAN
Hasil analisis yang dilakukan pada sistem manajemen karir yang sedang berjalan pada PT.
Pertamina EP yaitu sebagai berikut:
1.
Career Path untuk menganalisis jalur dan perkembangan karir karyawan. Jalur karir yang
terdapat pada PT. Pertamina EP merupakan jalur karir inovatif yaitu kombinasi pergerakan
vertikal ke atas (promosi atau kenaikan jabatan ke tingkatan yang lebih tinggi), verikal ke bawah
(demosi atau penurunan jabatan ke tingkat yang lebih rendah) dan horizontal (transfer atau
perpindahan ke jabatan yang memiliki tingkatan yang sama). Fungsi dari jalur karir ini yaitu
untuk mengetahui jalur karir karyawan dan menetapkan perkembangan karir mereka di
perusahaan. Jalur karir ini akan berpengaruh terhadap penempatan karyawan kedepannya, apakah
akan di promosi, mutasi atau di demosi. Jalur karir vertikal yang terdapat pada PT. Pertamina EP
dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Jalur karir PT. Pertamina EP
2.
Training Needs Analysis (TNA) untuk menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan. Analisis
kebutuhan pelatihan merupakan suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka
mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang
perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan menjadi
meningkat. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada
kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan. Terdapat tiga level analisis kebutuhan pelatihan
pada PT. Pertamina EP, yaitu:
a. Analisis organisasi
Manager menganalisis kebutuhan pelatihan didasarkan pada kebutuhan strategis perusahaan
dalam merespon dinamika bisnis masa depan. Kebutuhan strategis perusahaan mengacu pada
dua elemen yaitu corporate strategy (strategi perusahaan) dan corporate value (nilai
perusahaan).
b. Analisis tugas
Manager tiap divisi melakukan analisis terhadap pekerjaan atau tugas dengan
membandingkan pekerjaan dengan kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang
dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan atau tugas tersebut.
c. Analisis individu
Manager tiap divisi melakukan analisis yang berfokus pada individu dan bagaimana mereka
melakukan pekerjaannya. Analisis yang dilakukan mencakup kemampuan, keterampilan, dan
pengetahuan yang dimiliki karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.
Gambar 2 Training Needs Analysis
3.
Metode BARS untuk melakukan penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah proses melalui
mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi dan kinerja karyawan. Metode
penilaian yang akan digunakan adalah Metode BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale).
Metode BARS merupakan metode yang menggabungkan keuntungan dari naratif, kejadian kritis,
dan skala kuantifikasi (tipe penilaian grafik) dengan mengangkat skala peringkat dengan contohcontoh perilaku spesifik kinerja baik atau buruk.
4.
Procedure Analysis pada proses manajemen karir yang sedang berjalan saat ini dimana dari
proses ini dapat dibuat analisis kebutuhan sistem informasi manajemen karir yang untuk
selanjutnya digunakan sebagai acuan dalam perancangan sistem informasi manajemen karir.
Analisis prosedur yang dilakukan yaitu diantaranya prosedur penempatan staf, prosedur pelatihan
dan pengembangan, serta prosedur penilaian kinerja.
Setelah dilakukan analisis proses bisnis manajemen karir yang berjalan pada PT. Pertamina EP,
maka selanjutnya dilakukan perancangan sistem informasi manajemen karir yang diusulkan. Sistem
Informasi Manajemen Karir pada PT. Pertamina EP dirancang dengan tujuan untuk mendukung divisi
human resource dalam mengetahui struktur penempatan, pengembangan karir, dan sistem penilaian
kinerja karyawan yang tepat, memaksimalkan kegiatan operasional manajemen sumber daya manusia
dalam perusahaan, serta mempermudah menghasilkan informasi dan laporan-laporan yang mendukung
manajemen dalam mengambil keputusan.
Use Case Diagram
Gambar berikut merupakan use case diagram yang terdapat dalam sistem informasi manajemen
karir pada PT. Pertamina EP.
Gambar 3 Use Case Diagram Penempatan Staf
Gambar 4 Use Case Diagram Pelatihan dan Pengembangan
Gambar 5 Use Case Diagram Penilaian Kinerja
Class Diagram
Berikut ini merupakan rancangan class diagram sistem informasi manajemen karir yang
diusulkan.
Gambar 6 Class Diagram Sistem Informasi Manajemen Karir PT. Pertamina EP
User Interface
Berikut ini User Interface sistem informasi manajemen karir yang diusulkan.
Gambar 7 User Interface Halaman Login
Gambar 8 User Interface Halaman Home
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Dari hasil analisis dan perancangan terhadap Sistem Informasi Manajemen Karir pada PT.
Pertamina EP maka dapat disimpulkan beberapa hal, antara lain:
1.
Dari hasil analisis manajemen karir yang diterapkan di perusahaan, ditemukan beberapa aktivitas
manajemen karir yang perlu diperbaiki. Hal ini dapat dilihat dari sistem manajemen karir yang
masih dikelola dan diolah secara manual berformat ppt dengan database berformat xls. Dari hal
tersebut dapat disimpulkan bahwa beberapa kinerja Manajemen SDM perusahaan terutama pada
bagian penempatan staf, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan penilaian kinerja harus
diperbaiki agar Manajemen SDM dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
2. Berdasarkan hasil analisis kebutuhan informasi tersebut didapatkan sasaran yaitu: membuat suatu
prosedur penempatan staf yang memungkinkan untuk melakukan perekrutan internal yaitu proses
promosi, mutasi, dan demosi yang tepat sesuai dengan penilaian dan kelayakan karyawan,
membuat suatu standar penilaian yang memungkinkan penilaian kinerja yang lebih objektif, dan
membuat suatu prosedur pelatihan yang memungkinkan analisis kebutuhan dilakukan sesuai
dengan kebutuhan divisi.
3. Perancangan sistem informasi yang dibuat adalah sistem informasi yang dapat menunjang
manajemen karir dimulai dari permintaan tenaga kerja, penyimpanan dan pengelolaan data dan
informasi karyawan, proses promosi, mutasi, demosi, pemutusan hubungan kerja (termination),
menampilkan struktur organisasi, usulan pelatihan, pendaftaran pelatihan, evaluasi pelatihan,
menampilkan dan menyimpan competencies catalog dan KPI (Key Performance Indicator),
penilaian kinerja dengan metode BARS, serta laporan-laporan untuk mendukung pengambilan
keputusan.
Saran
Berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang dilakukan, maka saran yang dapat diberikan
untuk tindak lanjut ataupun meningkatkan penggunaan sistem informasi manajemen karir jika ingin
dikembangkan adalah sebagai berikut:
1.
2.
Memungkinkan adanya modul sistem kompensasi perusahaan terhadap karyawan.
Memungkinkan adannya sistem penggajian yang terintegrasi dengan bagian akuntansi
sehingga dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan pembayaran gaji karyawan.
REFERENSI
Bennett, S., Mcrobb, S., & Farmer, R. (2010). Object-Oriented System Analysis and Design using UML
(4th Edition). MCGraw-Hill Education.
Boateng, A.-A. A. (2009). The Role of HRIS in Strategic Human Resource Management. Journal of
Human Resource Management. Swedia.
Dessler, G. (2010). Human Resource Management (10th Edition). New Jersey: Pearson Education, Inc.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2010). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.
Mathis, R., & Jackson, J. (2009). Alih bahasa oleh Angelica. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:
Salemba Empat.
Mondy, R. W. (2010). Human Resource Management (11th Edition). Prentice Hall.
Rivai, V., & Sagala, E. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan (Edisi kedua).
Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Satzinger, J., Jackson, R., & Burd, S. (2009). System & Analysis Design in Changing World (5th Edition).
Canada: Cengage Learning.
Snell, S., & Bohlander, G. (2010). Principle of Human Resource Management (15th Edition). SouthWestern: Cengage Learning.
Sunarta. (2010). Perencanaan Sumber Daya Manusia (Kunci Keberhasilan Organisasi). Jurnal Sumber
Daya Manusia. Yogyakarta.
RIWAYAT PENULIS
Citra Virgie Ananda lahir di Jakarta pada 17 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1di
Universitas Bina Nusantara (Binus University), Jakarta, pada program ganda, dalam bidang
Manajemen dan Sistem Informasi pada tahun 2014.