Administrasi Tata Usaha Adek Siti Nurhalizah Universitas Negeri Padang Indonesia E-mail : [email protected] Abstrak— Etymologically, Administration is the activity of providing assistance in managing information, people and assets towards an objective collected in an organization. administration is an activity related to office services consisting of correspondence and reports, namely Activities relating to the recording of relations or work partnerships of organizations or offices until the preparation of matters that must be reported to the leadership, the liaison is related to the mailing process correspondence, reception and delivery of telephone and facsimile and letters, recording and calculation This activity is related to report data, statistical data, and archiving This is important in the context of storing letters or documents that are considered important and related to organizational activities. Keywords—(Administrasi, Tata usaha, administrasi tata usaha) I. PENDAHULUAN Tata Usaha adalah penyelenggaraan kegiatan administrasi, yakni urusan tulis-menulis (termasuk hal keuangan dan sebagainya) dalam sebuah perusahaan, organisasi, dan juga negara. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Adanya tata usaha sangat diperlukan di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan bagian yang penting di organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan kantor. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin perusahaan. Dengan informasi tersebut, peminpin perusahaan dalam mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat. Karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengola, mengirim dan menyimpan dokumen – dokumen yang dianggap penting bagi perusahaan. Serta salah satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan. II. METODE PENELITIAN Artikel ilmiah hendaknya disusun dengan metode dan langkah-langkah yang sistematis untuk memudahkan melakukan penelitian. Pada artikel ini, peneliti menggukan metode studi literatur dengan cara mengumpulkan literatur (bahan-bahan materi) yang bersumber dari buku-buku, arsip, jurnal, majalah, Makalah, artikel laporan penelitian, dokumendokumen yang relevan dan situs-situs yang ada diinternet, dan Materi-materi yang didapatkan pada pembelajaran dikelas serta sumber lainnya terkait tentang Administrasi Tata Usaha. Penelitian ini digunakan agar materi dan topik pembahasan yang didapatkan tertata secara fakta dan ilmiah. III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN A. Pengertian Tata Usaha Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut : 1. Korespondensi dan laporan, Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan. 2. Tata hubungan Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta facsimile dan surat 3. Pencatatan dan perhitungan Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dll. 4. Kearsipan Hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi. Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola kegiatan: 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengola 1 Administrasi Tata Usaha, Padang 2019 4. Menggandakan 5. Mengirim 6. Menyimpan B. Proses Administrasi Ketatausahaan 1) Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : 1. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah 2. Pengelolaan keuangan sekolah 3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa 4. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah 5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah 6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah 7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K 8. Penyusunan laporan pelaksanaan pengurusan ketataushaan secara berkala. 9. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah kegiatan, Melaksanakan administrasi laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : 1. Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium 2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab 3. Membuat daftar penggunaan laboratorium 4. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum 5. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab 6. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat 7. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum 8. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah Melaksanakan kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : 1. Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah 2. Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai 3. Menyiapakan air minum 4. Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan 5. Membuka dan mengunci seluruh ruangan 6. Kebersihan WC Siswa 7. Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah 8. Melaksnakan piket malam C. Tata Ruang Kantor / Sekolah 1) Pengertian Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut : Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”. Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia). 2) Tujuan Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek. 3) Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah: a. Asas jarak terpendek Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. b. Asas Ranngkaian Kerja Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak 2 Administrasi Tata Usaha, Padang 2019 membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur. c. Asas penggunaan segenap ruangan Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri. d. Asas perubahan susunan tempat kerja Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat. 4) Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor Prinsip-prinsip tata ruang kantor terbagi atas : 1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus. 2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harusditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian. 3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawaidan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek. 4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan. 6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya. 7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan. 8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya. 9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas. 5) Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor Bentuk tata ruang kantor terbagi atas: 1. Tata Ruang Tertutup Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian. Keuntungannya adalah moral pekerja atau staf tetap terjaga, pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga, menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya, pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan. Kelemahannya adalah pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat, cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah, apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan, dan apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya. 2. Tata Ruang Terbuka Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang. 3. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja. Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan. 4. Lingkungan Fisik Kantor Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya: a. Pengembangan kantor dimasa yang akan datang. b. Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang. c. Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor. d. Udara yang bersih dan segar. e. Ongkos pemeliharaan yang rendah. f. Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah. 5. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang a. Perencanaan Cahaya b. Perencanaan Warna c. Perencanaaan Udara d. Perencanaan Suara D. Peranan Guru dalam Tata Usaha Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ; 1. Pencatatan Murid 2. Pencatatan tentang guru 3. Pencatatan Proses Belajar (PBM) 4. Penerbitan Buku-buku Tata Usaha 3 Administrasi Tata Usaha, Padang 2019 IV. KESIMPULAN Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari Korespondensi dan laporan, Tata hubungan, Pencatatan dan perhitungan serta kearsipan. Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola kegiatan yaitu Menghimpun, Mencatat, Mengola, Menggandakan, Mengirim dan Menyimpan. Asas-Asas Pokok tata ruang kantor terdiri dari Asas jarak pendek, Asas Rangkaian kerja, Asas Penggunaan Segenap Ruangan dan Asas perubahan susunan tempat kerja. Bentuk tata ruang kantor terbagi atas Tata ruang tertutup, Tata ruang terbuka, tata ruang kantor semi tertutup, Lingkungan fisik kantor dan faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor adalah Perencanaan cahaya, warna, udara dan suara. Daftar Pustaka Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik. Padang. https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8 Afriansyah, H. (2019). Pengertian dan Proses Administrasi Peserta Didik. (Padang). Retrieved from http://elearning.unp.ac.id/mod/book/view.php?id=103073 Rifai, Moh., Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung: Jemmars, 1986 4 Administrasi Tata Usaha, Padang 2019
