3.3 Prosedur Penemuan Kembali Arsip Dalam menyusun kearsipan di PT Edukasi Tunas Cemerlang, kami menggunakan sistem subjek untuk memudahkan dalam penyimpanan bahkan dalam penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali arsip di PT Edukasi Tunas Cemerlang, kami menerapkan cara atau prosedur untuk digunakan. Terdapat prosedur yang dapat digunakan untuk menemukan arsip yang dibutuhkan yaitu dengan menggunakan kartu indeks. Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip atau warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Dengan menggunakan kartu indeks, petugas di PT Edukasi Tunas Cemerlang dapat dengan mudah untuk menemukan arsip yang dicari karena kartu indeks ini digunakan untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip atau dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas. Sehingga, dengan menggunakan kartu indeks akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip di PT Edukasi Tunas Cemerlang. Terdapat cara atau prosedur lain yang dapat digunakan untuk penemuan kembali arsip yang dapat digunakan selain dengan kartu indeks, yaitu penunjuk silang. Penunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya arsip yang memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah. Karena arsip yang dimiliki PT Edukasi Tunas Cemerlang merupakan arsip-arsip yang memungkinkan memiliki nama yang sama atau memiliki hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain seperti arsip nama pengajar dengan arsip nama siswa, maka penunjuk silang akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip di PT Edukasi Tunas Cemerlang. Adapun langkah-langkah atau prosedur yang dapat digunakan untuk penemuan kembali arsip di PT Edukasi Tunas Cemerlang, yaitu: 1. Tentukan subjek arsip yang dicari 2. Menentukan indeks subjek arsip kemudian diindeks dengan cara mencocokkan subjek arsip dengan daftar klasifikasi subjek. 3. Telusuri menggunakan kartu indeks 4. Mengambil arsip pada tempat penyimpanan arsip 5. Menempatkan atau menukar arsip tersebut dengan outslip / outsheet 6. Menyerahkan arsip kepada peminjam arsip 3.4 Prosedur Peminjaman Arsip Dalam sistem kearsipan, penemuan kembali arsip tidak hanya sekadar untuk ditemukan saja, akan tetapi arsip tersebut bisa digunakan untuk mencari informasi terkait yang dibutuhkan. Sehingga dalam mencari informasi yang dibutuhkan dalam arsip tersebut dilakukan peminjaman arsip. Peminjaman arsip yang dibutuhkan harus diberitahukan kepada petugas di PT Edukasi Tunas Cemerlang dengan menggunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam. Dalam penerapannya di PT Edukasi Tunas Cemerlang, cara yang dilakukan untuk pencatatan peminjaman arsip yaitu kartu permintaan pinjam yang dapat memudahkan untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Untuk memudahkan peminjaman dan pengembalian arsip di PT Edukasi Tunas Cemerlang, maka dapat menggunakan guide atau petunjuk arsip yang menunjukkan bahwa arsip tersebut sedang dipinjam. Guide atau petunjuk arsip tersebut disebut dengan guide dipinjam. Guide tersebut dibedakan menjadi beberapa macam, diantaranya: 1. Guide dipinjam atau out guide, guide ini diberi tulisan “dipinjam” pada tabnya dan diberi warna yang mencolok sehingga jelas dan mudah diketahui. 2. Folder yang dipinjam, folder yang dipergunakan untuk menempatkan catatan-catatan berkas yang dipinjam. Folder ini diberi tulisan “dipinjam” dan diberi warna yang mencolok sehingga jelas dan mudah diketahui. 3. Lembar formulir yang dipinjam (out form sheet), lembar formulir ini dipergunakan untuk peminjaman arsip secara lembaran dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang sedang dipinjam. Adapun langkah-langkah atau prosedur untuk peminjaman arsip yang dapat dilakukan di PT Edukasi Tunas Cemerlang, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Peminjam mengisi Buku Tamu Peminjam atau formulir Pencatatan oleh petugas arsip Penelusuran melalui Daftar Arsip Pengambilan arsip oleh petugas Penempatan outsheet pada tempat arsip Pengambilan dan pemberian arsip kepada peminjam
