Lampiran I Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 39 Tahun 2020 Tentang Petunjuk Teknis Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam rangka pelaksanaan Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan e-Govemment, dan persiapan pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis ELektronik (SPBE), Kementerian Agama terus berupaya meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan yang diberikan agar dapat berjalan secara transparan, akuntabel efektif dan efisien, baik layanan yang diberikan untuk internal Kementerian Agama maupun layanan yang diberikan kepada publik. Salah satu upaya Kementerian Agama untuk memenuhi upaya tersebut adalah dengan pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam setiap layanan yang diberikan. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di Kementerian Agama sudah dilakukan cukup lama sejak keberadaan Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) pada tahun 1995. walau sudah dimulai cukup lama akan tetapi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada SPBE di Kementerian Agama masih dirasakan berjalan lambat terutama untuk percepatan pengesahan dan penerbitan dokumen yang masih dilakukan secara manual dengan tanda tangan basah. Selain menggunakan tanda tangan basah pada pengesahaan dan penerbitan dokumen, beberapa satuan kerja menggunakan tanda tangan elektronik berupa scan tanda tangan ataupun kode matriks dua dimensi yang lebih dikenal dengan istilah QR Code, dimana penggunaan tanda tangan elektronik tersebut tidak memiliki sertifikat elektronik seperti yang disyaratkan oleh Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Tentang Penyelenggaraan Sistem dan Teransaksi Elektronik. Ketidakberadaan sertifikat elektronik pada tanda tangan elektronik yang digunakan tidak hanya bertentangan dengan Peraturan Pemerintah akan tetapi juga akan berimplikasi kepada legalitas dokumen yang ditandatangani. Untuk mempercepat proses layanan publik yang diberikan dan untuk menertibkan penggunaan tanda tangan elektronik di lingkungan Kementerian Agama, pada tanggal 9 Juni 2020 ditandatangani Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang diwakili oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) dengan Kementerian Agama yang diwakili oleh Biro Hubungan Masyakat Data dan Informasi Tentang Pemanfaatan Sertifikat Elektronik Pada Sistem Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama. Dengan ditandatanganinya PKS tersebut maka satuan kerja di Kementerian Agama dapat menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh BSSN. Sebagai tindak lanjut penandatanganan PKS tersebut, maka perlu dibuat sebuah petunjuk teknis terkait penggunaan tanda tangan elektronik yang ada di Kementerian Agama. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Maksud dari Petunjuk Teknis Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama dalam rangka sebagai pedoman penggunaan tanda tangan elektronik di lingkungan Kementerian Agama 2. Tujuan Petunjuk teknis ini bertujuan: a.Memberikan panduan dan keseragaman dalam penggunaan tanda tangan elektronik di Kementerian Agama b.Mendukung penggunaan tanda tangan elektronik dalam berbagai layanan yang ada di Kementerian Agama C. Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam petunjuk teknis ini adalah pedoman atas penggunaan tanda tangan elektronik di lingkungan Kementerian Agama, meliputi: 1. Pendahuluan 2. Pelaksanaan Penggunaan Tanda Tangan Elektronik 3. Pelaporan dan Pengawasan Penggunaan Tanda Tangan Elektronik D. Pengertian Umum Dalam petunjuk teknis ini , yang dimaksud dengan : 1. Balai Sertifikasi Elektronik yang selanjutnya disebut BSrE adalah Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Badan Siber dan Sandi Negara yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Deputi Bidang Proteksi. 2. Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi disebut Biro HDI adalah Biro pada Sekretariat Jenderal Kementerian Agama yang sesuai Peraturan Menteri Agama Nomor 42 Tahun 2016 bertanggung jawab terhadap perumusan kebijakan operasional di bidang hubungan masyarakat, data, dan teknologi informasi. 3. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukan status subjek hukum dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara Sertifikat Elektronik. 4. Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan informasi elektronik. 5. QR Code adalah matriks berkode dua dimensi yang berisi informasi terhadap dokumen yang ditandatangani secara elektronik. 6. Aplikasi tanda tangan elektronik adalah aplikasi yang dibangun dan di kelola oleh Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi yang memiliki fungsi pendaftaran sertifikat elektronik, penandatangan dokumen elektronik dan pemeriksaan keaslian dokumen elektronik. 7. Passphrase adalah serangkaian angka dan/atau huruf dan/atau karakter tertentu yang digunakan sebagai alat autentikasi untuk melakukan akses ke Sertifikat Elektronik. 8. Sekretariat Jenderal adalah Sekretariat Jenderal Kementerian Agama. 9. Inspektorat Jenderal adalah Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. 10. Menteri adalah Menteri Agama. BAB II PELAKSANAAN PENGGUNAAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA A. Sertifikat Elektronik Dalam rangka pelaksanaan Perjanjian Kerja Sama Nomor : B-156-050 /B.VIII/3/HK.00.5/06/2020 Tanggal 9 Juni 2020 antara Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Kementerian Agama tentang Pemanfaatan Sertitikat Elektronik Pada Sistem Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama, maka diperlukan beberapa langkah sebagai berikut: 1. Satuan kerja yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik baik yang berbentuk scan tanda tangan ataupun martiks berkode dua dimensi (QR Code) yang tidak memiliki sertifikat elektronik harap segera mendaftarkan sertifikat elektronik untuk pejabat yang akan menandatangani dokumen secara elektronik. 2. Satuan kerja yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik baik yang berbentuk scan tanda tangan atau martiks berkode dua dimensi (QR Code) ataupun yang tidak ada visual sama sekali, dimana seritifikat elektroniknya tidak dikeluarkan oleh penyelenggara sistem elektronik yang terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika, maka harus segera merubah sertifikat elektroniknya kepada penyelenggara sistem elektronik yang sudah terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika. 3. Daftar penyelenggara sertifikat elektronik yang terdaftar pada Kementerian Komunikasi dan Informatika dapat dilihat pada halaman website https://tte.kominfo.go.id/listPSrE/_ 4. Satuan kerja yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik baik yang berbentuk scan tanda tangan atau martiks berkode dua dimensi (QR Code) ataupun yang tidak ada visual sama sekali, dimana seritifikat elektroniknya dikeluarkan oleh penyelenggara sistem elektronik yang terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika, maka tetap dapat menggunakan sertifikat elektronik yang ada sampai sertifikat elektronik tersebut habisa masa berlakunya. 5. Satuan kerja yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik seperti pada point 4 , maka diharapkan segera berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal Kementerian Agama yang diwakili oleh Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi dengan memberikan salinan Perjanjian Kerja Sama yang telah dilakukan oleh Satuan Kerja yang dimaksud dengan penyelenggara Sistem Elektronik. 6. Satuan kerja yang belum menggunakan tanda tangan elektronik baik pada sistem elektronik yang ada maupun pada salinan dokumen elektronik yang dikeluarkan, harap segera mendaftarkan sertifikat elektronik melalui aplikasi yang dibangun oleh Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi 7. Sekretariat Jenderal yang diwakili oleh Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi harus membangun dan mengelola aplikasi atau sistem informasi yang digunakan untuk melakukan pendaftaran sertifikat elektronik para pejabat yang ada di lingkungan Kementerian Agama. 8. Satuan kerja yang akan menggunakan tanda tangan elektronik pada sistem elektroniknya tidak perlu melakukan perjanjian kerja sama yang baru , cukup menggunakan Perjanjian Kerja Sama Nomor : B-156-050 /B.VIII/3/HK.00.5/06/2020 Tanggal 9 Juni 2020 antara Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Kementerian Agama tentang Pemanfaatan Sertitikat Elektronik Pada Sistem Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama. . B. Pendaftaran Sertifikat Elektronik Pendaftaran sertifikat elektronik untuk pejabat atau orang yang ditunjuk sebagai penandatangann dokumen secara elektronik dapat dilakukan dengan cara sebegai berikut: 1. Pendaftaran sertifikat elektronik dilakukan dengan menggunakan aplikasi Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang dikelola oleh Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi dengan alamat situs web https://tte.kemenag.go.id 2. Untuk melengkapi pendaftaran sertifikat elektronik, maka perlu disiapkan beberapa data sebagai berikut: a. Nomor Induk Pegawai b. Nomor Induk Kependudukan c. Alamat Surat Elektronik (Email) alamat email yang dimasukkan adalah email dinas Kementerian Agama dengan domain @kemenag.go.id. Email merupakan email pribadi bukan email atas nama jabatan. d. Photo tanda tangan Tipe file untuk photo tanda tangan bisa jpg, jpeg atau png dengan besar file maksimal 500 kb. e. Photo Kartu Tanda Penduduk Tipe file untuk photo Kartu Tanda Penduduk bisa jpg, jpeg atau png dengan besar file maksimal 500 kb. f. Surat Rekomendasi Untuk instansi daerah, Surat rekomendasi dikeluarkan oleh Pejabat Minimal setingkat eselon II. Untuk instansi Kementerian Agama Pusat, surat rekomendasi dikeluarkan oleh Kepala Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi. Surat Rekomendasi ditandatangani dan dibuat dengan tipe dokumen pdf maksimal sebesar 500 kb 3. Data yang dimasukkan untuk pendaftaran sertifikat elektronik pada aplikasi Tanda Tangan Elektronik Kementerian Agama akan dikirimkan secara lansung kepada aplikasi milik BSSN untuk memperoleh sertifikat elektronik. 4. Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi menunjuk satu orang verifikator yang dibutuhkan BSSN untuk menginformasikan pendaftaran sertifkat elektronik yang dilakukan 5. Apabila pendaftaran sertifikat elektronik disetujui maka, BSSN akan mengirimkan passphrase secara otomatis pada email yang dimasukkan pada saat pendaftaran sertifikat elektronik. 6. Pendaftaran sertifikat elektronik dan penggunaan tanda tangan elektronik harus dilakukan sendiri tidak boleh diwakilkan. Segela penyalahgunaan tanda tangan elektronik menjadi tanggung jawab pemilik sertifikat elektronik. C. Penerapan Tanda Tangan Elektronik Sesuai dengan Perjanjian Kerja Sama Nomor : B-156-050 /B.VIII/3/HK.00.5/06/2020 Tanggal 9 Juni 2020 antara Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dan Kementerian Agama tentang Pemanfaatan Sertitikat Elektronik Pada Sistem Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama, maka penerapan tanda tangan elektronik pada sistem elektronik atau dokumen elektronik yang ada di Kementerian Agama perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 1. Pemilik aplikasi atau sistem elektronik wajib mencantumkan logo Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) pada setiap aplikasi yang menggunakan sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh BSSN 2. Pemilik aplikasi atau sistem elektronik wajib mencantumkan informasi pada dokumen keluaran aplikasi yang menggunakan Sertifikat Elektronik bahwa dokumen telah ditandatangani secara elektronik menggunakan Sertifikat Elektronik yang dikeluarkan oleh BSSN 3. Sebagai penyeragaman bentuk visualisasi tanda tangan elektronik di Lingkungan Kementerian Agama, maka bentuk tanda tangan elektronik di Lingkungan Kementerian Agama adalah sebagai berikut: a. Visualiasi tanda tangan elektronik dilambangkan dengan logo Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) di atas nama penandatangan dokumen b. Mencantumkan matriks berkode dua dimensi (QR Code) pada bagian kiri halaman footer dokumen, dimana QR code akan berisi tautan dokumen yang asli untuk mempermudah verifikasi oleh penerima dokumen. QR Code juga memuat logo Kementerian Agama yang diletakkan di tengah QR Code c. Pada bagian kanan halaman footer dokumen berisi informasi dokumen telah ditandatangani secara elektronik dengan narasi sebagai berikut: “ Dokumen ini telah ditandatangani secara elektronik menggunakan sertiļ¬kat elektronik yang diterbitkan BSrE. Untuk memastikan keasliannya, silakan scan QRCode disamping dan pastikan tautan pada QR code mengarahkan ke tautan tte.kemenag.go.id “ 4. Pemilik sistem elektronik wajib mengirimkan dokumen asli kepada Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi, untuk disimpan agar mempermudah penerima dokumen untuk memeriksa keaslian dokumen pada aplikasi Tanda Tangan Elektronik di tte.kemenag.go.id 5. Untuk mempermudah pengiriman dokumen asli sistem elektronik ke aplikasi Tanda Tangan Elektronik, maka Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi harus membangun Application Programming Interface (API) yang nantinya akan digunakan untuk mengirimkan dokumen asli secara otomatis dari sistem elektronik yang dibangun oleh satuan kerja kepada aplikasi Tanda Tangan Elektronik yang dibangun Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi. 6. Sistem elektronik yang menggunakan tanda tangan elektronik harus menggunakan domain atau subdomain resmi sesuai dengan Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 5 Tahun 2015 Tentang Registrar Nama Domain Instansi Penyelenggara Negara. Domain resmi untuk instansi Kementerian Agama adalah : a. Kemenag.go.id b. Halal.go.id c. Domain .go.id lain yang ditetapkan atas persetujuan Kementerian Komunkasi dan Informatika 7. Untuk institusi pendidikan, boleh menggunakan domain atau subdomain selain yang disebutkan pada point 6. Domain yang diijinkan untuk institusi pendidikan adalah ac.id untuk domain institusi penddikan tinggi dan domain sch.id untuk pendidikan dasar dan menengah. BAB II PELAPORAN DAN PENGAWASAN PENGGUNAAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA A. Tahap Pelaporan Pelaporan penggunaan tandatangan elektronik pada sistem elektronik yang digunakan disampikan secara berkala minimal setiap 6 bulan sekali. Format yang digunakan untuk pelaporan disesuaikan dengan format yang dikeluarkan oleh BSrE. Laporan minimal memuat pemanfaatan sertifikat elektronik pada sistem elektronik yang digunakan termasuk jumlah dokumen yang telah dikeluarkan dan proses pengiriman salinan dokumen asli ke aplikasi Tanda Tangan ELektronik. B. Tahap Pengawasan Pengawasan terhadap penggunaan tanda tangan elektronik di lingkungan Kementerian Agama : 1. Pengawasan terhadap penggunaan tanda tangan elektronik di Lingkungan Kementerian Agama dilakukan oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Agama. 2. Biro Hubungan Masyarakat Data dan Informasi melakukan koordinasi dengan Inspektorat Jenderal dalam pelaksanaan penggunaan tanda tangan elektronik di Kementerian Agama. Lampiran II Surat Edaran Sekretaris Jenderal Nomor 39 Tahun 2020 Tentang Petunjuk Teknis Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Di Lingkungan Kementerian Agama CONTOH SURAT REKOMENDASI KOP SURAT SURAT REKOMENDASI PERMOHONAN PENERBITAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK OSD BSSN Saya yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama Lengkap : 2. NIP : 3. NIK : 4. Pangkat/Golongan : 5. Jabatan : 6. Instansi : 7. Unit Kerja : 8. Alamat Email : (harus email kemenag.go.id atas nama pribadi) Dengan ini memberikan rekomendasi kepada : 1. Nama Lengkap : 2. NIP : 3. NIK : 4. Pangkat/Golongan : 5. Jabatan : 6. Unit Kerja : 7.Instansi : Kota : Provinsi : 8. Alamat Email 9. No. Telepon : (harus email kemenag.go.id atas nama pribadi) : Untuk melakukan pendaftaran sertifikat elektronik sekaligus menjadi pemegang sertifikat elektronik yang digunakan pada: a. Sistem b. Kegunaan : : Demikian surat rekomendasi ini saya buat, agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. Ditandatangani di : Tanggal : Hormat saya, NIP.
