PERAN SOP DALAM PENGELOLAAN SARANA PELAYANAN KEFARMASIAN Diskusi Ilmiah PC IAI Kab. Malang 17 Januari 2021 Pengertian SOP ● Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. (Permenpan No. 35/2012) ● SOP adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk meyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. (Laksmi, 2008 : 52) ● SOP merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. (Sailendra, 2015 : 11) Tujuan & Fungsi SOP Menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi Mampu menjadikan arus kerja yang baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta menjadikan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam organisasi/perusahaan Manfaat SOP (1) 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pelaksana dalam melaksanakan tugas 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual/organisasi secara keseluruhan 4. Membantu pelaksana menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan cara konkrit untuk memperbaiki serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan dapat berlangsung dalam berbagai situasi 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari segi sisi mutu, waktu dan prosedur Manfaat SOP (2) 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai dalam melaksanakan tugasnya 10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi 11. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan 12. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas 13. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan 14. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan Prinsip Penyusunan SOP Kemudahan & kejelasan Efisiensi dan efektivitas Kepastian hukum Kepatuhan hukum Berorientasi kepada pengguna (pihak yang dilayani) Keselarasan Keterukuran Dinamis Prinsip Pelaksanaan SOP Perbaikan berkelanjutan Konsisten Komitmen Konsisten waktu ke waktu oleh siapapun, dalam kondisi relatif sama Komitmen penuh dari seluruh jajaran Terbuka terhadap penyempurnaan sehingga prosedur berjalan efektif & efisien Seluruh unsur penting Terdokumentasi dengan baik Setiap pelaksana melaksanakan prosedur sesuai perannya, agar tidak mengganggu keseluruhan proses Seluruh prosedur harus didokumentasikan, sehingga selalu menjadi acuan/ referensi pihak yang memerlukan Mengikat Mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai prosedur standar PEMBUATAN SOP Langkah-Langkah Pembuatan SOP 1. Mengetahui dasar hukum kegiatan 2. Membuat susunan kerja & gambaran proses pekerjaan berdasarkan kegiatan yang dilakukan sehari-hari 3. Merencanakan alur proses (membuat format, template) 4. Mulai menulis SOP 5. Pembahasan SOP dengan pihak terkait 6. Sosialisasi SOP 7. Monitoring & Evaluasi SOP (1) DASAR HUKUM UU No.36 tahun 2009 tentang Kesehatan Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Permenkes No. 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit Permenkes No. 73 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek Permenkes No. 74 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas Permenkes No. 26 tahun 2020 dll (2) MEMBUAT SUSUNAN KERJA CPFB (Cara Pelayanan Kefarmasian yang Baik) Panduan / Pedoman dll (3) Format SOP : MERENCANAKAN ALUR PROSES 1. Langkah sederhana (Simple Steps) 2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) 3. Grafik (graphic) 4. Diagram alir (flowcharts) (4) MULAI MENULIS SOP SOP hendaknya ditulis dengan kalimat aktif dan sesingkat mungkin dengan kata yang jelas dan tegas SOP hendaknya dimulai dengan bagian-bagian sebagai berikut: a. Suatu pengantar yang berisi antara lain nomor dan tanggal diterbitkannya SOP, atau nomor pengganti SOP lama, judul, nomor halaman, penyusun, yang menyetujui dan tanggal revisi SOP b. Keterangan mengenai tujuan SOP c. Paragraf standar Menyebutkan penanggungjawab Prosedur tertentu Nama dan Penanggung jawab yang mengesahkan (7) MONITORING SOP NO. PROSEDUR 1 1 2 PENILAIAN TERHADAP PENERAPAN 3 Berjalan dengan baik Tidak berjalan dengan baik 2 Berjalan dengan baik Tidak berjalan dengan baik 3 Berjalan dengan baik Tidak berjalan dengan baik dst …… …… CATATAN HASIL PENILAIAN 4 TINDAKAN YANG HARUS DIAMBIL 5 PARAF PENILAI 6 (7) EVALUASI SOP NO. 1 2 1 Mampu mendorong peningkatan kinerja 2 Mudah dipahami 3 Mudah dilaksanakan 4 Semua orang dapat menjalankan perannya masing-masing 5 Mampu mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan proses 6 Mampu menjawab kebutuhan peningkatan kinerja organisai 7 Sinergi satu dengan lainnya dst SOP (nomor) PENILAIAN ……… 1 2 3 4 5 dst 3 4 5 6 7 8 Terima Kasih
