Nama :Achmad Bagir Alvi NIM :201980209 Kelompok 1 JOB ANALYSIS AND THE TALENT MANAGEMENT PROCESS FLOW CHART CHAPTER 4 TALENT MANAGEMET PROCESS What is Job Analysis? BASIC OF JOB ANALYSIS Uses of Job Analysis Information Conducting a Job Analysis WRITING JOB SPECIFICATIONS METHODS FOR COLLECTING JOB ANALYSIS INFORMATION WRITING JOB DESCRIPTIONS EMPLOYEE ENGAGEMENT GUIDE FOR MANAGERS THE TALENT MANAGEMENT PROCESS (PROSES MANAJEMEN BAKAT) Talent management merupakan proses yang muncul di tahun 1990 dan terus menerus dipergunakan, karena semakin banyak perusahaan yang menyadari bahwa keberhasilan bisnis mereka ditentukan oleh bakat dan kemampuan karyawan mereka. Perusahaan-perusahaan yang telah mempraktekan talent management telah menggunakannya untuk menangani masalah retensi karyawan.Saat ini permasalahan yang ada pada perusahaan-perusahaan adalah bahwa organisasi-organisasi mereka berusaha dengan sekuat tenaga untuk menarik karyawan ke perusahaan mereka, namun hanya meluangkan sedikit waktu dalam menggunakan dan mengembangkan bakat mereka. Sebuah sistem talent management harus digunakan dalam strategi bisnis dan diterapkan dalam proses sehari-hari di seluruh perusahaan secara menyeluruh. Sistem ini tidak dapat hanya digunakan oleh departemen personalia untuk menarik dan mempertahankan karyawan, namun harus dipraktekkan oleh seluruh tingkat organisasi. Strategi bisnis harus menyertakan tanggung jawab di lini manajer untuk mengembangkan kemampuan bawahan langsung mereka. Divisi-divisi dalam perusahaan harus membagi informasi secara terbuka dengan departemen lainnya agar karyawan dapat meningkatkan pengetahuan tujuan organisasi secara keseluruhan. Perusahaan-perusahaan fokus pada pengembangan bakat mereka dengan mengintegrasikan rencana dan proses untuk melacak dan mengelola bakat karyawan mereka, termasuk beberapa hal berikut ini: • Mencari, menarik, merekrut, menempatkan kandidat yang memenuhi kualifikasi dengan latar belakang yang kompetitif • Mengelola dan menentukan gaji yang kompetitif • Pelatihan dan peluang pengembangan • Proses manajemen prestasi • Program retensi • Promosi dan transisi Talent management juga dikenal dengan nama HCM (Human Capital Management), HRIS (HR Information Systems) atau HRMS (HR Management Systems), dan HR Modues. ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS) PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata, analisis dan pekerjaan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya , dan Sedangkan pekerjaan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan yang di butuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus di pekerjakan untuk pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan juga memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar pekerjaan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyelia. Dan Spesifikasi pekerjaan adalah daftar “persyaratan tenaga kerja” untuk pekerjaan, yaitu syarat pendidikan, keterampilan, kepribadian dan seterusnya. Penyelia atau spesialis SDM mengumpulkan beberapa informasi melalui analisis pekerjaan : Aktivitas pekerjaan Perilaku manusia Mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan. Standar prestasi Konteks pekerjaan Persyaratan manusia TUJUAN ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu, (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo). Manfaat Analisis Pekerjaan Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain : Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan) Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi) Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja) FUNGSI INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN: Perekrutan dan SeleksiAnalisis pekerjaan yang memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan karakteristik manusia yang di butuhkan untuk melakukan aktivitas ini : Kompensasi Adalah informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Penilaian Prestasi,Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap karyawan dengan standar prestasi perusahaan. Pelatihan adalah deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan dan pelatihan yang di butuhkan oleh pekerjaan tersebut. Menentukan Kewajiban yang Tidak Ditugaskan merupakan Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum di tugaskan. Memenuhi EEO,adalah analisis pekerjaan yang mendapatkan peran besar dalam memenuhi EEO. Dan langkah penting dalam memvalidasi semua aktivitas personel. MELAKUKAN ANALISIS PEKERJAAN Memiliki 6 langkah dalam analisis pekerjaan : 1. Memutuskan bagaimana anda akan menggunakan informasi tersebut. 2. Meninjau informasi latar belakang yang relevan tentang pekerjaan itu. 3. Pilih posisi perwakilan. 4. Benar-benar menganalisis pekerjaan. 5. Memverifikasi informasi analisis pekerjaan dengan pekerja yang melakukan pekerjaan dan dengan atasan langsungnya. 6. Mengembangkan dekripsi pekejaan dan spesifikasi pekerjaan. Process chart adalah bagan alur kerja yang menunjukkan aliran input dan output dari pekerjaan tertentu. Workflow analysis adalah sebuah studi terperinci tentang aliran pekerjaan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain dalam suatu proses kerja. Business process reengineering adalah medesain ulang proses bisnis, biasanya dengan menggabungkan langkah-langkah, sehingga tim proses multifungsi kecil yang menggunakan teknologi informasi melakukan hal yang sebelumnya dilakukan oleh urutan departemen. Fungsi reengineering approach adalah: 1. Identifikasi proses bisnis yang akan dirancang ulang (seperti memproses asuransi). 2. Mengukur kinerja proses yang ada. 3. Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses ini. 4. Mendesain ulang dan mengimplementasikan cara baru dalam melakukan pekerjaan atau tim. 5. Tetapkan kepemilikan set tugas yang sebelumnya terpisah untuk seseorang yang menggunakan system komputerisasi baru untuk mendukung pengaturan baru. Job rotation adalah memindahkan pekerja secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Job enrichment adalah mendesain ulang pekerjaan dengan cara meningkatkan peluang bagi pekerja untuk mengalami perasaan tanggung jawab, prestasi, pertumbuhan, dan pengakuan. METODE ANALISIS PEKERJAAN : Metode Kuesioner,Metode kuesioner digunakan sebagai alat pengumpul data secara tertulis dibagikan kepada tenaga kerja operasional atau para kepala departemen, untuk mengisi keterangan dan fakta yang diharapkan. Metode Wawancara,Metode wawancara dilakukan dengan tenaga kerja operasional atau dengan kepala departemen mereka, dan dapat juga dengan kedua-duanya. Metode pencatatan Rutin,Dalam metode ini, tenaga kerja diperintahkan mencatat hal yang dikerjakan tiap hari secara rutin, alokasi yang dibutuhkan, saat dimulai dan saat akhir tiap-tiap tugas itu dilakukan. Metode Observasi,Metode observasi pada umumnya dilakukan oleh job analyst yang sebelumnya memperoleh pelatihan dan upgrading secara khusus. TEKNIK ANALISIS KUANTITATIF : Kuisioner Analisis Posisi ( PAQ),di gunakan untuk mengumpulkan data yang dapat di ukur mengenai kewajiban dan tanggung jawab beragam pekerjaan. Prosedur Departemen Tenaga Kerja,Metode standar untuk membuat rating, mengklasifikasikan, dan membandingkan hampir semua jenis pekerjan berdasarkan atas data, manusia, dan benda. Analisis Pekerjaan Fungsional,Sebuah metode untuk menggolongkan pekerjaan yang serupa dengan metode DOL. MENULISKAN DESKRIPSI PEKERJAAN Adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya di lakukan oleh pekerja. Tidak Ada Format Standar Untuk Menuliskan Deskripsi Pekerjaan. Bagian besar deskripsi pekerjaan : 1. Identifikasi pekerjaan 2. Ringkasan pekerjaan 3. Tanggung jawab dan kewajiban 4. Otoritas dari pemegang jabatan 5. Standar prestasi 6. Kondisi kerja 7. Spesifikasi pekerjaan MENULISKAN SPESIFIKASI PEKERJAAN Spesifikasi pekerjaan berasal dari deskripsi pekerjaan dan menjawab pertanyaan, ”ciri dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini dengan baik 1. Specifications for Trained vs. Untrained Personnel. Menulis spesifikasi pekerjaan untuk karyawan yang terlatih dan berpengalaman relative mudah. Disini spesifikasi pekerjaan cenderung berfokus pada faktor-faktor seperti lamanya layanan sebelumnya, kualitas pelatihan yang relevan, dan kinerja pekerjaan sebelumnya. 2. Specifications Based on Judgment. Sebagian besar spesifikasi pekerjaan hanya mencerminkan dugaan terpelajar dari orang-orang seperti pengawas dan manajer sumber daya manusia. Prosedur dasar disini bertanya “Apa yang dibutuhkan dalam hal pendidikan, kecerdasan, pelatihan, dan suka melakukan pekerjaan ini dengan baik?” 3. Job Specifications Based on Statiscal Analysis. Mendasarkan spesifikasi pekerjaan pada analisis statistic daripada hanya penilaian adalah pendekatan yang lebih dapar dipertahankan, tetapi juga lebih sulit. Tujuannya disini adalah untuk menentukan secara statistic hubungan antara: a. Beberapa predictor (sifat manusia seperti ligence tinggi, atau ketanggasan jari). b. Beberapa indicator atau kinerja efektivitas kerja seperti kinerja yang dinilai oleh pengawas. 4. The Job Requirements Matrix. Apa yang pekerja lakukan dan bagaimana serta deskripsi yang lebih lengkap tentang mengapa dia melakukannya, itu menjelaskan tujuan masing-masing tugas dan pengetahuan masing-masing tugas yang diperlukan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya. EMPLOYEE ENGAGEMENT GUIDE FOR MANAGERS Kompetensi Bebasis Analisis Pekerjaan adalah menjelaskan pekerjaan dalam hal kompetensi terukur, dapat diamati, kompetensi perilaku (pengetahuan, keterampilan, dan atau perilaku) yang harus ditunjukkan oleh karyawan yang melakukan pekerjaan itu baik. Cara menuliskan pernyataan kompetensi Profiency tingkatan I: mengidentifikasi risiko dan ketergantungan proyek dan berkomunikasi secara rutin dengan para pemangku kepentingan. Profiency tingkatan II: mengembangkan system untuk memantau risiko dan ketergantungan serta melaporkan perubahan. Profiency tingkatan III: mengantisipasi perubahan kondisi dan dampak terhadap risiko dan ketergantungan serta mengambil tindakan pencegahan
