Bab 2 Success School Marketing Plan A. Fase School Marketing Plan Ada 4 kata kunci dalam fase Succcess School Marketing Plan diantaranya : Prospek Lead konversi Pelanggan Prospek adalah calon pelanggan yang sesuai dengan kriteria tertentu yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan sesuai dengan penawaran bisnisnya. Prospek tidak harus menunjukan minat untuk membeli atau bertransaksi mereka hanya perlu memenuhi kriteria yang sudah ditetapkan perusahaan. Misalnya Anda menjual sebuah software keuangan. Prospeknya adalah orang-orang yang bekerja di bidang keuangan atau administrasi disebuah lembaga. Bisa juga guru, dosen atau mahasiswa jurusan keuangan yang sedang mempelajari keuangan. Sama halnya apabila ditarik ke dalam ranah lembaga pendidikan atau sekolah. Prospek bagi Sekolah Dasar (SD) misalnya, kriteriannya adalah orang tua yang memiliki anak-anak yang sekolah di tingkat KB (kelompok bermain) dan TK (taman kanak-kanak). Kriteria lainnya bisa disesuaikan dengan program sekolah yang ditawarkan. Misalnya, program sekolah yang ditawarkan adalah sekolah Islam terpadu maka sekolah bisa membuat kriteria lebih detail lainnya. Contohnya, kriteria prospek untuk sekolah dasar islam terpadu adalah kelompok bermain (KB) dan taman kanak-kanak (TK) berbasis islam. Lead adalah orang yang tertarik dengan produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan. Perusahaan bisa mendapatkan lead dari berbagai sumber. Mengumpulkan lead merupakan langkah awal dari sebuah siklus bisnis. Selanjutnya adalah merawat lead agar tetap terhubung sampai mereka siap bertransaksi atau membeli sesuatu dari perusahaan. Lead dalam lembaga pendidikan atau sekolah tidak berbeda jauh dengan definisi di atas. Jika penjalasan diawal lead adalah orang yang tertarik kepada produk dan jasa perusahaan maka terjemahan lead dalam dunia pendidikan atau sekolah adalah orang tua siswa yang tertarik dengan program yang ditawarkan sekolah. Sekolah bisa mendapat lead dari berbagai sumber. Penjelasan bagaimana cara sekolah mendapatkan banyak lead nanti kita bahas di bab berikutnya. Sama seperti perusahaan, mengumpulkan lead merupakan langkah yang harus ditempuh oleh sekolah agar siklus keuangan sekolah terjaga. Konversi penjualan adalah istilah yang digunakan dalam marketing online. Istilah ini merujuk pada pengujung yang mengambil tindakan lebih lanjut pada website atau toko online. Dalam konteks sekolah konversi penjualan sama dengan calon orang tua siswa yang mendaftar (registrasi) ke sekolah. Karena kegiatannya sama pengunjung mengambil tindakan tertentu. Pelanggan adalah orang yang membeli atau menggunakan barang dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Bila kita serap definisi ini kedalam lembaga pendidikan atau sekolah, artinya pelanggan adalah orang tua siswa yang sudah menyekolahkan anaknya disekolah tersebut. Jadi pelanggan lembaga pendidikan atau sekolah adalah orang tua siswa dan siswa itu sendiri. Lalu bagaimana dengan fase success school marketing plan? Dalam fase success school marketing plan ada 3 fase diantarannya : 1. Fase sebelum Merupakan fase dimana sekolah membuat rencana dan strategi seperti : - Membuat kriteria prospek yang sesuai dengan kriteria sekolah - Membuat pesan atau konten iklan untuk mengenalkan (brand awareness) sekolah - Membuat strategi mendatangkan traffic (pengunjung) online dan offline. 2. Fase selama Merupakan fase dimana sekolah membuat rencana dan strategi seperti : - Strategi mendapatkan lead - Strategi merawat lead - Strategi konversi 3. Fase sesudah Merupakan fase dimana sekolah membuat rencana dan strategi agar pengalaman orang tua siswa dan siswa berkesan dan merekomendasikan kepada kerabatnya. Agar lebih jelas Anda bisa simak template di sub bab berikutnya. B. Success School Marketing Plan School Marketing plan didesain agar bisa Anda bisa mengisinya dalam poin-poin ketika ide muncul saat membaca buku ini. Ada 8 langkah yang harus sekolah susun (isi dengan strategi-strategi) dalam membuat rencana marketing : SEBELUM: 1. Traffic 2. Brand Awareness SELAMA: 3. Mengumpulkan Prospek 4. Merawat Lead 5. Konversi SESUDAH: 6. The Best Experince School 7. Referral 8. Evaluasi Semua penjelasan strategi-strateginya dan contohnya di bahas dalam tiap bab sehingga Anda bisa sambil mengisi format rencana marketing yang sudah saya sediakan. C. Membentuk Tim Ada tujuh langkah dalam membangun dan mengelola tim. Berikut penjelasannya. 1. Membuat tujuan yang jelas Saya beri contoh ketika membentuk tim untuk mengelola dan membuat konten di sosial media Sekolah Al Fatih Primary Islamic School. Sebelum kami membentuk tim kami menuliskan terlebih dahulu tujuan atau goalnya dari tim ini. Waktu itu kami hanya membuat goal yang sederhana. Tujuan 1 : meningkatkan jumlah followers di instagram 2 : posting konten, (feed, ig tv dan story 3 kali dalam 1 hari) 3 : upload video di youtube 1 minggu sekali dengan variasi konten Setelah tujuan dibuat dan dituliskan baru kami membuat kriteria orang-orang yang nanti mengisi tim ini. 2. Membuat kriteria orang yang bergabung dalam tim Berikutnya adalah membuat kriteria orang-orang yang ada dalam tim sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan tadi. Jika kita lihat tujuannya maka orang-orang yang harus ada dalam tim ini adalah orang-orang yang mempunyai kemampuan seperti : - Skill editing video (filmora, dan apalikasi edit video lainnya) - Skill edit desain graphis (photoshop, canva, dan aplikasi editing gambar) - Skill presenter atau public speaking Tim yang kami bentuk bukan merekrut orang-orang baru atau sengaja rekrut dari luar sekolah. Kami membentuk tim memaksimalkan SDM guru dan non guru yang ada. Jadi, punya tambahan pekerjaan selain mengajar. Bagaimana dengan kriteria yang ditetapkan tadi, sepertinya guru tidak memiliki skill semacam itu. Memang, tapi kami memilih orang-orang yang memiliki kemampuan minimal sesuai dengan kriteria kemudian kami memberikan pelatihan-pelatihan internal yang dibutuhkan. 3. Value Value adalah Nilai-nilai apa yang ingin di ciptakan dalam aktifitas tim. Kami mencipatkan value dalam tim seperti ini : - Loyalty Contoh penerapannya, ketika pemimpin memutuskan suatu hal maka tim wajib mematuhi apa yang sudah jadi keputusan tersebut. Contoh lainnya, anggota tim menjalankan aktifitasnya bukan sebagai rutinitas yang menjadi beban, justru harus menjadi aktifitas yang menyenangkan dan disukainya. - Humor Leader dan tim ketika bekerja sambil bercanda dan tertawa, tidak kaku sehingga lelah kerja pun lupa. Itu juga yang sering kami lakukan di Al Fatih tiada hari tanpa bercanda. Alhamdulillah tujuan-tujuan dari pekerjaan kita terlaksana dan tercapai tim pun merasa senang. - Trust Contohnya, leader harus percaya ketika mendelegasikan tugas pada tim. Tidak ikut–ikutan repot terjun mengerjakan hal yag sama sehingga anggota tim yang diamanahi tugas merasa tidak dipercaya. Kemudian, tim satu dengan yang lain harus percaya dengan tugasnya masing-masing bisa dikerjakan dengan baik. - Quality Setiap tugas yang dikerjakan oleha anggota tim harus berkualitas tidak asal-asalan atau asal beres. Contohnya, ketika membuat design gambar untuk konten instagram anggota tim yang mengerjakan harus mengambil foto dengan kualitas gmbar yang baik tidak asal foto, kemudian memeriksa setiap teks yang dibuat tidak ada yag salah atau typo dsb sebelum disetorkan atau di periksa oleh ketua tim. 4. Memetakan job desk dalam tim Contohnya, seperti ini : - Editing Video & upload : Pak fajar Deskripsi tugas : mengedit video –video yang sudah disiapka oleh tim sampai sipa tayang. Setelah siap tayang diuplod ke beberapa sosmed yang sudah ditentukan. - Design cover, benner dll : pak Fedly Deskripsi tugas: mengambil foto-foto yang diperlukan untuk membuat design cover untuk video, banner, feed instagram dan design lainnya. - Host/presenter/& jadwal rekaman : Pak fakhry Deskripsi tugas ; mempersiapkan jadwal untuk rekaman video dan mempersiapkan topik dan tamu yang akan diundang. - Kameran & penanggung jawab alat-alat : Pak Rahmat Deskripsi tugas: bertanggung jawab untuk nstalasi merekam kegiatan-kegiatan yang sudah dijadwalkan dan bertanggung jawab atas alat-alat yang sudah digunakan agar disimpan dengan rapih. 5. Insentif Ini disesuaikan dengan kemampuan sekolah. Contoh di Al fatih. Guru yang tergabung dalam tim ini mendapatkan isnentif atau tunjangan setiap bulan karena mendapat tugas tambahan. 6. Aturan dan aktifitas - Contoh untuk pengumpulan tugas. Setiap tugas anggota tim dikumpulkan di google drive yang bisa diakses oleh semua anggota tim. - Contoh untuk komunikasi kami menggunakan Whatsapp grup dan email. - Contoh untuk pengambilan keputusan seperti topic apa dulu yang akan ditampilkan menggunakan sistem voting. 7. Kontroling Semua tugas yang dibuat berbasiskan digital. Kami memanfaatkan fitur-fitur yang ada di whatsapp dan goole drve (srepadsheet) untuk memonitor semua tugas anggota tim sehingga bisa diakses kapan D. Cara Mengevaluasi Marketing Plan 1. Gunakan teknik observasi Contoh, buat daftar tugas anggota tim yang harus dilakukan, kemudian bandingkan dengan hasil dari daftar tugas tadi yang sudah dilakukannya. Cek satu persatu hasilnya buat catatan khusus, tugas yang dikerjakan dengan hasil sesuai harapan dengan tugas yang dikerjakan tidak sesuai dengan harapan. Selain hasil tugas yang dikerjakan, observasi bisa dilakukan dengan melihat proses yang dilakukannya. Misalnya Design graphis harus menggunakan foto yang diambil gambarnya dengan kamera tertentu, tapi malah menggunakan foto yang mengambil gambarnya menggunakan foto handphone. 2. Buat jadwal pertemuan dengan anggota tim Umumnya pertemuan yang isinya membahas evaluasi dilakukan satu semester sekali ataua satu tahun sekali. Agar kualitas kinerja tim terjaga sebaiknya meeting evaluasi jarak waktunya tidak terlalu lama bisa satu bulan sekali. Sehingga ketika perform mulai turun bisa segera di perbaiki. 3. Berikan feedback hasil observasi Feedback sebaiknya menyampaikan proses pekerjaan yang dilakukan oleh satu anggota tim. Contoh, design graphis tadi menggunakn gambar foto hasil kamera handphone seharunnya foto yang digunakan foto hasil kamera tertentu. Kita bisa menunjukan pekerjaan tersebut dengan membandingkan dengan hasil pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan ketentuan yang sudah ada ( SOP nya). 4. Catat hasil diskusi dan feedbcaknya Wajibkan anggota tim yang sedang diberikan feedback untuk mencatat semua hasil diskusinya. Dengan cara ini anggota tim akan terus dingatkan bagaimana bekerja sesuai dengan proses yang sudah ditentukan. E. Kesimpulan 1. Pahami 3 fase dalam school marketing plan agar mempermudah sekolah dalam membuat rencana marketing 2. 3 fase tersebut disusun kemudian dimasukan ke template dalam poin-poin utama 3. Bentuk tim marketing dan sesuaikan dengan kondisi sekolah, apabila tidak bisa merekrut tim dari luar manfaatkan sdm yang ada, tidak masalah jika anggota tim marketingnya seorang guru yang terpenting semua rencana yang sudah diakukan dijalankan dengan kosnsisten 4. Buat sistem evaluasi kinerja yang disesuaikan dengan kebutuhan. Poin utama dalam evaluasi adalah memastikan semua perkerjaan sesuai dengan proses yag sudah ditentukan (SOP) apabila tidak sesuai prosesnya segera berikan feedback.
