PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR
PROSEDUR MUTU
MUTU
PENGENDALIAN DOKUMEN
No.Dokumen : LGITIN(II)/MR-002-12
Tim Pembuat.Revisi.Pencabutan
DCC
27.03.2002
Tanggal Pembuatan
No.Revisi
12
Tim Penyusun
ISO Team
Pembuat
Persetujuan
Pengesahan
Staff QMS
Lilik Setiyawan
GM. Quality Assurance
Soon Ho. Park
Management Representative
Soon Ho Park
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : i
Catatan Perubahan
Tanggal Status
Revisi
Isi Perubahan
No. Revisi
Referensi
Pembuat Persetujuan Pengesahan
02 19.05.05
05
1.Penggabungan Dokumen untuk Prosedur Kualitas dan
Lingkungan.
2.Menghilangkan uraian B pada sistem penomoran.
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
03 14.06.05
06
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
04 20.02.06
07
1.Distribusi dokumen dilakukan melalui fasilitas ISO
Web-site dgn status tidak terkendali,
2.Setiap Dok. Yang telah disahkan akan diberi stempel
original.
1.Prosedur hanya berlaku untuk penerapan Sistem
Manajemen Mutu,
2. Bentuk distribusi dokumen terkendali dilakukan dgn
menggunakan e-mail, CD atau bentuk copy lainnya.
3. Penambahan penjelasan untuk Format Penomoran
Dokumen khusus untuk W/I atau Acceptance Criteria.
Rudi F
Rudi F
S.H. Park
05 15.11.06
08
Unggul
06 20.11.08
09
1. Original Eksternal Dokumen atau dokumen
pendukung bagi proses LGITIN, disimpan dan
dipelihara oleh DCC sebagai dokumen Original
dengan bentuk distribusi melalui Hard Copy.
2. Identitas dokumen eksternal atau pendukung
menggunakan identitas aslinya.
3. Status dokumen pada ISO Web-site dinyatakan
sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali
4. Perubahan nama Section MNT(Maintenance)
menjadi ESH (Energy Environment Safety & Health)
5. Penambahan kode untuk Section LIPS (LCD
Integrated Power Supply)
6. Penambahan point 7.7. Sistem Penulisan Dokumen
Revisi
1. Kepala Departemen menjamin dok. terpelihara dg
baik dan dg menunjuk Keyman ISO sebagai mediator.
2. Dokumen yang dikirim ke Supplier mrpkn dok. tidak
terkendali (Uncontrolled)
3. Distribusi dokumen melalui Web site ISO => Level I-III
4. Distribusi dokumen ke eksternal (khususnya ke
supplier) berupa drawing dikirimkan melalui email
atau hard copy dengan dibubuhi stempel
“uncontrolled”
5. Penambahan lampiran Matrik Distribusi Dokumen
07
15.04.09
10
1.Mengubah dari ISO 9001:2000 menjadi ISO
9001:2008
Wahyu S.H.Park S.H.Park
08
17.06.09
11
1. Memasukkan Pengendalian Dokumen dalam bentuk
Softcopy pada Flowchart.
Lilik S.
S.H.Park S.H.Park
09
16.10.09
12
1. Memisahkan bentuk Pengendalian terhadap dokumen
Internal dan Eksternal.
2. Menambahkan Flowchart untuk pengendalian
dokumen eksternal.
Lilik S.
S.H.Park S.H.Park
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
Wahyu R S.H. Park S.H. Park
REMARKS:
CONTROLLED NO.
S.H. Park S.H. Park
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : ii
Daftar Isi
Catatan Perubahan …………………………………………………….. i
Daftar Isi
…………………………………………………………….. ii
1. Tujuan …………………………………………………………………….. 1-11
2. Ruang Lingkup …………………………………………………………….. 1-11
3. Referensi
…………………………………………………………….. 1-11
4. Definisi …………………………………………………………………….. 1-11
5. Hal Khusus
…………………………………………………………….. 1-11
6. Wewenang dan Tanggung Jawab
…………………………………….. 2-11
7. Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen Internal ….………….. 2-11
8. Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen eksternal ……………..5-11
9. Dokumen Terkait
10. Flow Chart
.…………………………………………………….. 6-11
.…………………………………………………………….. 7-11
11. Lampiran Matrik Distribusi Dokumen…………………………………….11-11
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 1/11
1.0 Tujuan:
Tujuan prosedur pengendalian dokumen, adalah untuk mengatur proses-proses yang
berkaitan dengan perencanaan, pembuatan, pengesahan, penerbitan, penyimpanan dan
pendistribusian dokumen agar dapat menjamin ketersediaan dokumen yang sah dan relevan
di area yang membutuhkan, untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu.
2.0 Ruang Lingkup:
Prosedur ini berlaku bagi pengendalian seluruh dokumen yang diperlukan dan digunakan
untuk melaksanakan proses-proses Sistem Manajemen Mutu di seluruh aktifitas perusahaan.
3.0 Referensi:
QMS ISO 9001:2008 clause 4.2.3
Quality Manual section 4.2.3
4.0
4.1
4.2
4.3
Definisi:
Originator, adalah Pemrakarsa / Pembuat Dokumen Original / Asli,
Original Dokumen, adalah Dokumen Asli,
Dokumen terkendali, adalah merupakan salinan dokumen asli yang ditandai dengan stempel
Copy basah dan harus ditarik apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa),
4.4 Dokumen Internal, adalah Dokumen yang berasal / memakai nomor PT. LG Innotek
Indonesia.
4.5 Dokumen tidak terkendali, adalah salinan dokumen asli yang tidak ditandai dengan stempel
Copy, namun diberi identitas tersendiri ( Uncontrolled) dan DCC tidak berkewajiban untuk
menarik kembali apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), khususnya untuk dokumen
yang dikirimkan ke supplier
4.6 Obsolute, adalah dokumen kadaluarsa atau dokumen yang sudah tidak berlaku,
4.7TECN (Temporary Engineering Change Notice), adalah dokumen khusus yang bersifat
sementara dan digunakan apabila terjadi perubahan-perubahan yang bersifat sementara
pada 4M,
4.8 ECO, adalah informasi perubahan spesifik produk yang berasal dari R&D Korea, mengenai
perubahan spesifikasi adjusting maupun material pada produk yang akan diproduksi di PT.
LG Innotek Indonesia,
4.9 Eksternal Dokumen atau dokumen pembantu, adalah dokumen-dokumen yang bersumber
dari luar PT.LG Innotek Indonesia dan dipakai sebagai standar atau referensi bagi
perusahaan.
5.0 Hal Khusus:
5.1 TECN, merupakan dokumen khusus yang bersifat sementara yang dapat dipergunakan
apabila terjadi perubahan-perubahan sementara pada 4M dan atau spesifikasi yang
berpengaruh terhadap kualitas produk. TECN dibuat untuk menghindari revisi yang terlalu
banyak pada dokumen terkait.
5.2 Eksternal Dokumen harus disimpan dan dipelihara di DCC sebagai Dokumen Original dan
dapat tetap menggunakan identitas aslinya dan dibubuhi stempel Original sebelum dibuatkan
salinannya.
5.3 Dokumen perubahan spesifikasi adjusting atau perubahan pada material produk dibuat
dalam bentuk ECO yang diperoleh dari R&D Korea.
5.4 Apabila ada perubahan pada Petunjuk Kerja dan menurut R&D tidak berpengaruh terhadap
nilai spesifikasi produk, maka pada dokumen tersebut tidak diberlakukan status revisi
dokumen, tetapi cukup dibuatkan permintaan perubahan dokumen untuk Petunjuk Kerja
tersebut, hal ini dilakukan untuk menghindari banyaknya status revisi dokumen.
5.5 Dokumen tidak mengalami revisi dokumen, apabila perubahan tersebut tidak merubah dari isi
dokumen yang dimaksud.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 2/11
6.0 Wewenang dan Tanggung Jawab :
6.1 Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
prosedur terdokumentasi mengenai Pengendalian Dokumen.
6.2 Setiap Kepala Departemen bertanggung jawab untuk mengidentifikasi Dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu , serta menjamin semua dokumen
terpelihara dengan baik.
6.3 Bagian Quality Manajemen System dan DCC bertanggung jawab terhadap penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan semua dokumen original dalam bentuk soft copy dan hard
copy yang disimpan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
7.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Internal
7.1 Perencanaan, Pembuatan dan Pengesahan Dokumen Internal
7.1.1 President Direktur dan Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab
terhadap penyusunan Quality Manual.
7.1.2 Setiap Kepala Departemen/Bagian, bertanggung jawab terhadap pembuatan Prosedurprosedur Mutu yang berkaitan dengan proses-proses yang diterapkan pada departemen
masing-masing.
7.1.3 Pembuatan / revisi dokumen harus dilakukan oleh personel dengan jabatan minimal Staff
atau oleh personel yang ditunjuk dengan persetujuan Quality Management
Representative.
7.1.4 Quality Manual harus mendapatkan pengesahan / persetujuan President Direktur, kecuali
untuk Prosedur Mutu, SOP, Petunjuk Kerja dan spesifikasi, cukup mendapatkan
pengesahan Quality Management Representative.
7.1.5 Setiap dokumen yang telah mendapatkan pengesahan dari President Direktur atau Quality
Management Representative, akan diberikan identitas berupa stempel/tanda Original.
7.1.6 TECN yang terkait dengan perubahan 4M dan atau perubahan spesifikasi produk,
dikeluarkan oleh Departemen terkait dengan perubahan yang dimaksud.
7.1.7 Pada Pembuatan Dokumen Quality, Prosedur Mutu, dan SOP, isi dari Dokumen tersebut
minimal meliputi : Catatan Perubahan, Daftar Isi, Tujuan, Ruang Lingkup, referensi,
definisi, Hal Khusus (jika ada), Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur Pelaksanaan,
Dokumen terkait dan Flow Chart dari prosedur yang dimaksud.
7.2 Tinjauan dan Revisi Dokumen Internal
7.2.1 Tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu dilakukan minimal satu
tahun satu kali. Quality Management Representative, bertanggung jawab melakukan
tinjauan Quality Manual dan Prosedur Mutu, Kepala Departemen bertanggung jawab
terhadap SOP atau Petunjuk Kerja dan Form atau Checksheet yang diterapkan di masingmasing Departemen/Bagian.
7.2.2 DCC akan mengeluarkan Permintaan Peninjauan kembali penggunaan dokumen pada
setiap Departemen setiap minimal satu tahun satu kali.
7.2.3 Revisi atau perubahan hanya dapat dilakukan setelah dilakukan tinjauan kesesuaian
dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu serta harus mendapatkan persetujuan Quality
Management Representative.
7.2.4 Dokumen baru dan dokumen revisi hanya dapat dimasukan kedalam bentuk file soft copy
oleh bagian Management System dan DCC atau oleh personel yang ditunjuk oleh
Management Representative (QMR).
7.2.5 Apabila ada perubahan 4M dan atau perubahan spesifik produk yang bersifat sementara,
maka Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut dapat mengeluarkan
TECN sebagai dokumen sementara sebelum Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja dibuat
oleh Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 3/11
7.3 Dokumen Kadaluarsa
7.3.1 Dokumen Original akan diberi tanda “OBSOLETE”, apabila telah dilakukan revisi atau
perubahan dan telah diterbitkan dokumen perubahannya.
7.3.2 Master dokumen kadaluarsa harus disimpan oleh DCC sebagai arsip perusahaan.
7.4 Pencabutan Dokumen Internal
7.4.1 Pencabutan dokumen dapat dilakukan apabila dokumen yang dimaksud sudah tidak
relevan untuk digunakan kembali oleh departemen yang mempergunakan dokumen yang
dimaksud.
7.4.2 Pencabutan Dokumen dapat dilaksanakan apabila telah disetujui oleh Kepala Departemen
dan disahkan oleh Quality Management Representative (QMR).
7.5 Distribusi Salinan Dokumen Internal
7.5.1 Original Dokumen untuk Level I ~ IV, terkecuali dokumen eksternal, disimpan oleh DCC di
dalam sebuah penyimpanan data (Server) dengan bentuk Soft Copy (file elektronik) dan
bentuk distribusi dokumen yang dilakukan, adalah melalui fasilitas ISO web-site.
(http://156.147.170.9) untuk Dokumen level I, level II, Level III khusus SOP (Standard
Operational Prosedur), sedangkan penyimpanan dokumen eksternal (dokumen pembantu)
didistribusikan dalam bentuk Hard Copy, kecuali dokumen drawing yang dikirimkan ke
supplier bisa melalui soft copy (email) atau hard copy dengan dibubuhi stempel
Uncontrolled.
7.5.2 Seluruh bentuk distribusi dokumen yang dilakukan melalui fasilitas ISO Web-Site ataupun
Hard Copy yang telah disetujui oleh QMR, dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen
terkendali.
7.5.3 Permintaan salinan Original Dokumen (Quality Manual, Prosedur Mutu, SOP dan Work
Instruction serta Dokumen Pembantu) yang terkendali dalam bentuk Soft Copy atau Hard
Copy, tidak dapat diberikan kepada Departemen/Bagian tanpa persetujuan dari DCC dan
atau Quality Management Representative.
7.5.4 Dokumen kadaluarsa disimpan dalam bentuk aslinya dan disimpan oleh DCC sebagai
keperluan arsip.
7.5.5 Setiap Bagian atau setiap karyawan dapat melakukan copy pada seluruh dokumen yang
telah didistribusikan pada fasilitas ISO Web-site dan dokumen yang dimaksud dinyatakan
sebagai dokumen tidak terkendali.
7.5.6 Apabila suatu Departemen/Bagian merasa perlu memiliki salinan Original Dokumen dalam
bentuk Hard Copy, maka DCC dapat mendistribusikan dokumen yang dimaksud dengan
membubuhi stempel copy basah dan berdasarkan kode kendali dokumen.
7.5.7 Setiap kali DCC melakukan distribusi dokumen baru, maka harus dipastikan copy
dokumen lama yang telah didistribusikan ditarik kembali untuk menghindari salah
penggunaan dokumen.
7.5.8 Untuk memudahkan identifikasi catatan perubahan, distribusi ataupun pencabutan
dokumen, maka DCC akan menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan hal
tersebut pada sebuah matrik salinan dokumen & matrik distribusi dokumen .
7.6 Sistem Penomoran Dokumen Internal
Format Penomoran Dokumen pada Quality Manual/Quality Procedure/SOP/Form atau
Checksheet
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 4/11
Format penomoran dokumen khusus pada W/I (Work Instruction) atau Acceptance Criteria
dapat berupa Format Penomoran Dokumen seperti pada SOP,namun dapat pula Format
Penomoran Dokumen digunakan hanya pada halaman sampul atau cover, dengan nomor
revisi yang ditulis adalah nomor revisi terakhir dari perubahan isi W/I terakhir, sedangkan
pada halaman isi, identifikasi nomor dan tanggal revisi dibuat atau dicantumkan pada kolom
khusus. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui aktual isi W/I yang telah mengalami revisi.
Kode Kendali Dokumen Internal
Keterangan :
Kode Kendali
1
2
3
4
4.1
4.2
4.3
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Dept/Sect Code
Pres Dir
MR
QA
PTU
C/M
D/C
M/L
PPC
W/H
OSP
ENG
EXIM
HRD
PCH
MKT
ESH
GA
IT
MIT
Acct
TFT
PWR
Description
President Director
Management Representative
Quality Assurance
Production Tuner
Chipmount
Discrete
Mainline
Production Planning Control
Warehouse
Outsource Production
Engineering
Export Import
Human Resource Development
Purchasing
Marketing
Energy Environment Safety & Health
General Affair
Information Technology
Innovation
Accounting
Task Force Team
Production Power
Kode Dokumen Level
Deskripsi
LGITIN(I)
Pedoman Mutu
LGITIN(II)
Prosedur Mutu
LGITIN(III)
Instruksi Kerja/SOP
LGITIN(IV)
Form/Check Sheet
7.7. Sistem Penulisan Revisi Dokumen Internal
Untuk memudahkan identifikasi isi dokumen yang telah mengalami revisi, maka Isi dari
dokumen yang telah direvisi ditulis menggunakan huruf cetak miring (italic). Jika terjadi revisi
total pada dokumen yang bersangkutan, maka cukup judulnya saja yang menggunakan
cetak miring. Dokumen tidak dianggap telah mengalami revisi jika dokumen tersebut tidak
mengalami perubahan isi dan arti.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 5/11
8.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Dokumen Eksternal
8.1 Prosedur Pengendalian Hard Copy Dokumen Eksternal di Internal LGITIN.
8.1.1 PIC Dokumen (R&D) print dokumen, kemudian dokumen diserahkan ke ADM R&D.
8.1.2 ADM R&D kirimkan dokumen ke DCC.
8.1.3 Khusus untuk Dokumen Chipmount dan Hopper (Skema Hopper, Skema Multimount,
Skema 1 by 1, C/M assy dan BOM) harus di kirimkan ke Chipmount dulu, untuk
dilakukan verifikasi dan approval. Setelah di approval baru di serahkan ke bagian DCC.
8.1.4 DCC menerima dokumen & Menuliskan Tanggal penerimaan dokumen pada pojok kanan
atas dokumen.
8.1.5 DCC menginput dokumen pada List Distribusi dokumen, kemudian dokumen di beri
stempel original.
8.1.6 Dokumen original di foto kopi sesuai kebutuhan dan diberi stempel copy.
8.1.7 Telepon dan kirim lewat email ke PIC yang terkait dengan dokumen.
8.1.8 Distribusikan ke PIC terkait.
Detail cara pendistribusian sebagai berikut:
a. Untuk dokumen Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M Assy dan
BOM) di distribusikan ke Chipmount dan hopper.
b. Untuk Dokument PCB Assy, Chipmount Assy, & BOM didistribusikan ke PIC
Discrete, Hospital & LQA.
c. Untuk Dokument Work Instruction Mainline di distribusikan ke PIC Mainline.
d. Specification Customer dan Adjusting Assy di distribusikan ke OQA, RQA &
Mainline.
e. Untuk Mechanical Drawing di distribusikan ke IQA.
8.1.9 Untuk Dokumen Eksternal bukan New Model / Revisi dokumen dilakukan penarikan
terhadap dokumen copy yang obsolete.
8.1.10 Mengisi Matriks distribusi dokumen pada masing-masing blok.
8.1.11 Menginput dokumen pada list kelengkapan dokumen.
8.1.12 Menarik dokumen Original Obsolete.
8.1.13 Dokumen Original yang telah obsolete di beri stempel Obsolete.
8.1.14 Dokumen Original disimpan kedalam bantex yang sesuai.
8.2 Prosedur Pengendalian Hard Copy dokumen Eksternal untuk didistriusikan ke
Subcontractor.
8.2.1 Subcontractor request dokumen ke LGITIN lewat OSP.
8.2.2 OSP request dokumen ke bagian DCC.
8.2.3 Apabila dokumen yang di request adalah dokumen revisi maka
8.2.3.1 DCC melakukan pengecekan terhadap revisi terbaru.
8.2.3.2 Apabila revisi terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor maka DCC
konfirmasi ke OSP kalau dokumen terbaru telah / pernah di distribusikan ke
subcontractor dan tidak mengalami perubahan lagi.
8.2.3.3 OSP konfirmasi ke Subcontractor kalau dokumen revisi terbaru pernah / telah di
distribusikan. Jika subcontractor meminta di fotocopi kan dokumen maka DCC
harus memfotokopikan.
8.2.4 DCC mengopi dokumen original sesuai dengan yang dibutuhkan.
8.2.5 DCC input dokumen copy di List Distribusi Dokumen Subcontractor.
8.2.6 Copy dokumen diberi stempel Copy.
8.2.7 Copy dokumen di distribusikan ke bagian OSP.
8.2.8 Mengisi matriks distribusi dokumen.
8.2.9 Copy dokumen di kirimkan oleh bagian OSP ke subcontractor.
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
PENGENDALIAN DOKUMEN
16 Oktober 2009
Hal : 6/11
8.3 Prosedur Pengendalian Softcopy Mechanical Drawing
8.3.1 PIC R&D kirim softcopy mechanical drawing lewat email ke DCC.
8.3.2 DCC menerima Softcopy mechanical drawing, kemudian softcopy Mechanical Drawing
diberi Stempel Original dan Uncontrolled.
8.3.3 Softcopy mechanical Drawing diubah dalam bentuk PDF.
8.3.4 Softcopy mechanical Drawing di input dalam list Distribusi Softcopy Mechanical Drawing
dan di simpan di computer DCC.
8.3.5 Softcopy Mechanical Drawing yang sudah diStempel dan dalam format PDF, di reply
(kirim balik) ke PIC R&D.
8.3.6 PIC R&D melakukan pengecekan kesesuaian softcopy mechanical drawing tersebut.
8.3.7 Apabila sesuai maka softcopy mechanical drawing dikirimkan ke PIC Purchasing.
8.3.8 PIC Purchasing mengirimkan softcopy mechanical drawing tersebut ke Vendor / Supplier.
9.0 Dokumen terkait
LGITIN(IV)/MR-015
LGITIN(IV)/MR-003
LGITIN(IV)/MR-005
LGITIN(IV)/MR-029
QMS ISO 9001:2008
Form TECN (Temporary Engineering Change Notice)
Form Permintaan Pembuatan/Perubahan Dokumen
Matrik Salinan Distribusi Dokumen
Form Permohonan Pencabutan Dokumen
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 7/11
10.0 Flow Chart Pengendalian Dokumen Internal
Diagram Alir
Tanggung Jawab
Dokumen Terkait
Mulai
Form Permintaan
pembuatan/
Perubahan dokumen
Pembuatan Draft
Dokumen
Originator
Draft Dokumen
No
Kepala Dept
Pemeriksaan
Yes
Identifikasi dan
penomoran
DCC
Daftar dan Status
Revisi
Dokumen
No
Management
Representative
Persetujuan
Softcopy
Hardcopy
DCC
Soft Copy Dokumen Revisi
Baru diberi Stempel
Original & Uncontrolled
dalam bentuk PDF
Soft Copy Dokumen
Revisi Baru diberi
Stempel Original
Hard Copy Dokumen
Revisi Baru Stempel
Original
DCC
Softcopy Dokumen Revisi
Baru PDF disimpan di
Folder Uncontrolled Tiaptiap Departemen
Soft Copy Dokumen
Revisi Lama dipindah
ke Folder Obsolote
Hard Copy Dokumen
Revisi lama Stempel
Obsolote
Softcopy PDF di Upload di
Web ISO http://
Soft Copy Dokumen
Revisi Baru disimpan
di Folder Tiap-tiap
Departemen
Hard Copy Dokumen
Revisi Baru di
simpan di Bantex
tiap-tiap Departemen
DCC
DCC
156.147.170.9
Distribusi Softcopy
menggunakan Web ISO
http://156.147.170.9
DCC
Distribusi Hardcopy
ke Departemen
Pembuat dengan
Stempel Copy
Distribusi Salinan Dokumen
( Matrik Distribusi Dokumen)
Daftar dan Status
Revisi
Dokumen
Dokumentasi
Selesai
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 8/11
10.1 Flow Chart Pengendalian Dokumen Eksternal di LG ITIN
Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
PIC R&D
PIC Print Dokumen
ADM R&D
Dokumen serahkan ke ADM R&D
ADM R&D
ADM R&D distribusikan dokumen ke DCC
DCC
DCC terima Dokumen
DCC
Menulis Tanggal Penerimaan
pada Pojok kanan atas dokumen
DCC
Menginput Dokumen pada
List Distribusi Dokumen
DCC
Dokumen di beri Stempel Original
DCC
Foto Copy dokumen Original sesuai kebutuhan
DCC
Dokumen fotocopy diberi Stempel Copy
DCC
Telepon & Kirim lewat email untuk pemberitahuan
revisi / New dokumen ke PIC Terkait
DCC
Berikan / distribusikan ke PIC terkait
No
New Model ?
Dok. Eksternal
Dok. Eksternal &
Form serah terima Dok.
List Distribusi
Dokumen
Yes
DCC
Menarik copy dokumen yang
Obsolete
Mengisi Matriks Distribusi
Dokumen sesuai Departemen
DCC
Mengisi Matriks Distribusi
Dokumen sesuai Departemen
Menginput dokumen pada List
Kelengkapan dokumen permodel
DCC
Menginput dokumen pada List
Kelengkapan dokumen permodel
Dokumen Original dimasukkan
ke bantex yang sesuai.
DCC
Menarik Dokumen Original
Obsolete
DCC
Dokumen Original Obsolete
di beri Stempel Obsolete
DCC
Dokumen Original dimasukkan
ke bantex yang sesuai.
Matriks Distribusi
Dokumen
List Kelengkapan
Dokumen
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 9/11
10.2 Flow Chart Pengendalian Dokumen Eksternal ke Subcontractor (Hard Copy)
Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
Subcont.
Subcon request dokumen
OSP.
Dok. Eksternal &
Form serah terima Dok.
OSP request dokumen ke DCC
New Model?
No
DCC.
Yes
Revisi terbaru pernah
di distribusikan?
No
Konfirmasikan ke OSP kalau
dokumen tidak ada revisi dan
sudah di distribusikan
Yes
DCC.
DCC copy original dokumen
sesuai yang dibutuhkan
DCC.
Copy dokumen di beri
Stempel Copy
DCC.
Input di List Distribusi
Dokumen Subcontractor
DCC.
Copy dokumen di
distribusikan ke OSP
OSP Konfirmasi ke
Subcontractor
Yes
OSP.
Mengisi matriks distribusi dokumen
OSP.
Copy Document dikirimkan ke Subcont.
OSP.
OSP.
Subcontractor
Request lagi?
List Distribusi Dokumen
Subcontractor
Matriks Distribusi
Dokumen
OSP tarik copy dokumen Obsolete
Document Obsolete kirim ke DCC
No
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
Hal : 10/11
10.3 Flow Chart Pengendalian Dokumen Softcopy Mechanical Drawing ke Vendor
Tanggung Jawab
Diagram Alir
Dokumen Terkait
Start
PIC Doc.
R&D
Softcopy Mechanical
Drawing
OSP.
DCC menerima Softcopy
Mechanical Drawing
DCC.
Soft copy Mechanical Drawing di beri
Stempel Original & Uncontrolled
DCC.
Soft copy mechanical drawing di PDF kan
DCC.
Input di List Distribusi Softcopy Mechanical
Drawing
DCC.
Soft copy mechanical drawing simpan di
komputer DCC
DCC.
Soft copy mechanical drawing PDF dikirimkan
kembali (Reply) ke PIC terkait (R&D)
PIC Doc.
R&D
Softcopy Mechanical
Drawing
PIC kirim softcopy Mechanical
Drawing ke DCC lewat email
Softcopy Mechanical
Drawing
No
Softcopy Mechanical
Drawing PDF.
List Distribusi Softcopy
Mechanical Drawing
Softcopy Mechanical
Drawing PDF.
Matriks Distribusi
Dokumen
PIC R&D Checking dokumen?
Yes
OSP.
OSP.
Softcopy PDF Mechanical drawing
kirim ke PIC Purchasing
PIC Purchasing kirim Softcopy PDF
Mechanical drawing ke Vendor
Softcopy Mechanical
Drawing PDF.
Softcopy Mechanical
Drawing PDF.
End
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
QMS ISO 9001 : 2008
QUALITY PROCEDURE
SECTION :
4.2.3
No. Doc - No. Rev LGITIN(II)/MR-002-12
Tgl. Revisi
16 Oktober 2009
PENGENDALIAN DOKUMEN
11. Matrik Distribusi Dokumen Internal
MATRIKS DISTRIBUSI DOKUMEN
QMS ISO 9001:2008
PENERIMA DOKUMEN / DISTRIBUSI DOKUMEN
PT. LG INNOTEK INDONESIA
QMS ISO 9001:2008
DATE ISSUED:
REMARKS:
CONTROLLED NO.
UNCONTROLLED
Dokumen ini milik Perusahaan, dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin tertulis Perusahaan
Hal : 11/11