Project Closure Penutupan Proyek Penutupan Proyek • • • Proyek sistem informasi harus ditutup secara administasi sewaktu produk berhasil diberikan ke pelanggan. Proyek gagal harus juga ditutup secara administasi. Proyek deadlocked (perubahan drastis pada fokus, dukungan, personel, keputusan eksekutif, etc.) harus ditutup secara administasi. 2 Penutupan Proyek • Tiga aktifitas utama harus dilakukan pada saat penutupan proyek: – – – Penutupan administratif kontrak dan account Penilaian kinerja dan evaluasi individu Audit proyek 3 Penutupan Administratif • Aktifitas berikut harus ditangani pada rencana penutupan proyek: – – – – Mengidentifikasikan tugas yang perlu dalam menutup proyek Menempatkan individu untuk melaksanakan tugas-tugas penutupan. Memonitor implementasi Mengakhiri proses penutupan 4 Penutupan Administratif • Tugas penting : – Penutupan account proyek: • • • • – Vendor luar Partner Professional sistem informasi Pegawai lepas Vendor luar dan professional harus dievaluasi untuk: • • • • Ketanggapan Reliabilitas Kualitas Servis Kesesuaian ke term kontrak 5 Penutupan Administratif – Dapatkan serah terima dari pelanggan • Hentikan perubahan scope • Konfirmasi tanggal penerimaan dan akhir proyek – Pelepasan peralatan dan fasilitas • Hindari kesalahan akuntansi • Membantu pemanfaatan sumber daya organisasi – Pelepasan personel proyek • Kadang, anggota tim memiliki hubungan psikologis dengan proyek dan mau berlanjut tanpa batasan waktu 6 Penutupan Administratif – Pengakuan dan penghargaan • Akui dan hargai individu, departmen dan center yang mempengaruhi kesuksesan proyek • Organisasikan even sosial perlu untuk menyerahkan penghargaan dan mengumumkan penutupan proyek • Kadang, organisasi menggunkan even tersebut untuk mengumumkan service baru atau sistem yang menguntungkan pelanggan dan karyawan 7 Mengatur Individu • • • Manajer proyek harus mengatur individu utnuk melaksanakan tugas penutupan administrasi. Individu kunci adalah calon baik bagi aktifitas penutupan Timeline harus ditentukan untuk aktifitas berbeda guna membantu memonitor dan kontrol 8 Implementasi • Manajer proyek harus memastikan implementasi dari aktifitas penutupan – – Mengatur individu untuk memonitor progres Menggunakan jadwal guna memastikan progres – dengan fakta bahwa kebanyakan proyek sistem informasi over budget dan terlambat, fase ini membantu penutupan secara terencana account, kontrak, fasilitas, dan selebihnya yang dapat dirugikan karena waktu. 9 Akhir Penutupan • Kegiatan penutupan harus memiliki akhir – – Anda tidak ingin memperpanjang ‘perubahan scope’ pada fase penutupan project development life cycle. Tanggal setelah penutupan dapat dimulai setelah kegiatan sosial dimana penutupan telah diumumkan secara formal dan didokumentasi. 10 Penilaian Kinerja • Tujuan: – – • Mengevaluasi kontribusi yang dilakukan individu terhadap kesuksesan proyek Menyediakan feedback ke individu menyangkut perkembangan karir Kebanyakan organisasi memiliki standar untuk penilaian kinerja – Membantu konsistensi • Lintas individu • Lintas waktu 11 Penilaian Kinerja • Dalam menilai individu pertimbangkan – – – – – – – • Inovasi dan krativitas Ketanggapan Kerjasama tim Hubungan ke pelanggan Pembelajaran dan adaptasi Triple constraint (waktu, biaya, fokus) Nilai tambah kontribusi ke proyek One-on-one konferensi dengan individu anggota tim 12 Audit Proyek • Audit proyek dilakukan selama dan setelah proyek selesai. Hasil dari audit proyek adalah laporan yang mengusulkan: 1. 2. 3. • Apakah kita melakukan hal secara benar (pada setiap milestone)? Apakah kita telah melakukan hal dengan baik (untuk keseluruhan proyek)? Apakah kita melakukannya dengan benar (pada setiap milestone)? Apakah kita telah melakukannya dengan benar (untuk keseluruhan proyek)? Pelajaran yang dipelajari? Penyesuaian apa yang diperlukan? Pelajaran dari kesuksesan? Dari kegagalan? 13 Audit Proyek • Mengaudit proyek bukan mengenai: – – – – • Mencari kambing hitam Siapa yang bersalah? Menghakimi Menghukum Mengaudit proyek adalah mengenai: – – – – Isu kesuksesan proyek Pencegahan Belajar dari kesalahan Peningkatan berkesinambungan 14 Audit Proyek • Untuk proyek yand sedang berjalan, audit membantu memutuskan: – – – – – Apakah kita memiliki progres yang layak? Dapatkah kinerja ditingkatkan? Adakah perubahan prioritas organisasi mempengaruhi prioritas proyek? Apakah penutupan layak saat ini? Apakah stakeholder dan top manajemen masih mendukung proyek? Apakah tim proyek bekerja sesuai yang diharapkan? Adakah isu penting secara internal, external, moral, dan sejenisnya yang mempengaruhi keluaran proyek? 15 Audit Proyek • Untuk proyek yang telah berakhir, audit membantu memutuskan: – – – Apakah proyek memenuhi kepuasan pelanggan? Apakha pelajaran yang didapatkan bagi proyek selanjutnya? • Pelajaran kepemimpinan? • Pelajaran interaksi tim? • Pelajaran organisasi? • Dukungan top manajemen? • Entitas eksternal, vendor? Pengukuran kinerja grup 16 Checklist Penutupan Proyek 17 Bahan Lanjut • MS Proyek 18
