Uploaded by aryanindm

Petunjuk SISMADAK v5.0.3

advertisement
PETUNJUK TEKNIS INSTALASI DAN PENGGUNAAN APLIKASI
SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN AKREDITASI (SISMADAK)
BAGI RUMAH SAKIT DI INDONESIA
Aplikasi SISMADAK v5.0.3
Oleh: Dr. Diyurman Gea, S.Kom., MM
Email: [email protected]
JAKARTA, Januari 2020
1
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
BAB I TENTANG SISMADAK
Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi merupakan aplikasi
alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang mengikuti program Akreditasi yang
diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam
persiapan akreditasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti
yang berhubungan dengan akreditasi.
Aplikasi SISMADAK dioperasikan sendiri oleh pihak RS, sehingga perlu kerjasama dan
koordinasi dengan staf TI Rumah Sakit dan penanggung jawab (PJ) Akreditasi RS, terutama
dalam penyediaan Server, Jaringan dan proses maintenance.
Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan akreditasi adalah
masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit melakukan pengelolaan dokumen
secara manual, sehingga proses pencarian menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau
tercecer dan rusak. Hal ini juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan
waktu dalam pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit.
Gambar 1. Pengelolaan Dokumen Secara Tradisional
2
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Biaya persiapan akreditasi menjadi mahal karena harus dicetak dan disusun dalam
folder-folder, dan kemudian harus dibuang karena tidak valid lagi untuk dipakai pada kegiatan
akreditasi berikutnya. Kalau tetap dipertahankan untuk disimpan, maka akan butuh tempat
penyimpanan dan perawatan.
Gambar 2. Pengelolaan Dokumen Menggunakan SISMADAK
3
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Untuk meminimalkan risiko kerusakan dkumen dan biaya yang besar, serta proses
penyimpanan dan pencarian yang lebih cepat, maka pihak Rumah Sakit perlu dihimbau untuk
menggunakan aplikasi SISMADAK. Para Surveior yang melakukan asesmen ke Rumah Sakit akan
menggunakan aplikasi SISMADAK ini untuk menelusur dokumen yang dibutuhkan. Adapun
fitur-fitur yang tersedia pada apikasi SISMADAK adalah sebagai berikut:
a. Tersedia Standard 2012 dan SNARS Ed.1
b. Pengisian Self Assessment
c. Upload Dokumen bukti, Regulasi, dll untuk masing-masing Elemen Penilaian
d. File Manager untuk menyimpan dokumen tambahan (mirip seperti Dropbox,
Google drive)
e. Pendataan Indikator Mutu Nasional, Benchmark dan grafik
f. Indikator Lokal untuk keperluan internal RS
g. Update profil Rumah Sakit
h. Pendataan Staf dan sertifikasi (STR, RKK, SIP, SPK)
i. Upload dokumen Staf
j. Pendataan histori jabatan staf
k. Dashboard
l. Pengaturan Hak Akses Pengguna pada Filemanager dan Modul
m. Pengaturan konfigurasi
n. Pengaturan modul
o. Pendataan unit/bagian
p. Pencarian dokumen pada seluruh standar bab
q. Pendataan Logbook Bimbingan (Mis. PPDS)
r. Pelaporan IKP (Insiden Keselamatan Pasien)
s. Integrasi dengan SIMRS seperti SIRSAK (Sistem informasi Rumah Sakit Ala KARS)
4
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
BAB II KEBUTUHAN SISTEM DAN INSTALASI
Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh Rumah Sakit adalah Server dan infrastruktur
jaringan, agar aplikasi SISMADAK dapat diakses secara sentral oleh semua pengguna. Juga perlu
mempersiapkan Sistem Operasi yang akan digunakan, apakah Linux atau Windows.
Berdasarkan pengalaman, penggunaan SISMADAK pada Linux jauh lebih stabil.
A. PERSIAPAN
Aplikasi SISMADAK pada dasarnya dapat dipasang di semua Sistem Operasi, baik
Windows maupun Linux. Pastikan syarat minimum versi aplikasi di bawah ini:
Apache 2.4 ke atas
PHP 5.4 ke atas
MySQL 5.1 ke atas
Khusus pada Sistem Operasi Windows, installer SISMADAK sudah tersedia Apache PHP
dan MySQL (karena menggunakan XAMPP) sehingga tinggal melakukan penyetingan.
Infrastruktur Hardware yang perlu disiapkan adalah: Server atau PC acting Server,
tersedia jaringan agar unit lain bisa mengakses aplikasi SISMADAK dari Server yang
terpasang. Jika menggunakan PC acting Server, sebaiknya, minimal RAM 8Gb dan HDD
200Gb. Semakin besar spesifikasi server dan jaringan maka aksesnya akan semakin baik
dan lancar.
Karena aplikasi SISMADAK digunakan sepanjang masa, maka perlu mempertimbangkan
untuk menyiapkan server yang handal dan berumur panjang. Jika ingin mengkhususkan
dan memiliki anggaran untuk server SISMADAK, sebaiknya menggunakan spesifikasi
minimum seperti rekomendasi berikut ini:
1. Processor Xeon E3
2. RAM 8GB (semakin besar semakin baik)
3. HDD 500GB (tergantung banyaknya dokumen yang disimpan)
5
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 3. Arsitektur Jaringan
Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, karena
aplikasi tersebut dibangun menggunakan pemrograman berbasis web. Jika pihak RS
membutuhkan layanan pengembangan jaringan, maka pihak RS dapat berkonsultasi
dengan kami.
1 (satu) minggu sebelum dilakukan survei dan 1 (satu) minggu setelah disurvei oleh Surveior
KARS, aplikasi SISMADAK wajib diberi akses kepada Surveior untuk melakukan penelusuran
dokumen. Karena itu, RS perlu menginformasikan akun user dan password yang digunakan
khusus untuk Surveior. Agar server SISMADAK bisa diakses dari luar RS oleh Surveior, maka
perlu dilakukan penyetingan Server dengan menggunakan IP Public. IP Public dapat diperoleh
dengan menghubungi ISP atau penyedia jasa layanan internet.
6
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
B. INSTALASI BARU
1. Download Aplikasi SISMADAK
Aplikasi SISMADAK dapat diperoleh dengan cara mengisi formulir melalui
www.kars.or.id menu Download, atau mengirimkan surat elektronik/email melalui
[email protected] Kemudian, akan ada email balasan dari KARS megenai
informasi detil dan langkah-langkah instalasi. Hanya akun yang terdaftar pada
sistem yang bisa mengunduh file tersebut. Untuk versi Enterprise, wajib
menggunakan akun dari Gmail.
2. Kebutuhan Aplikasi
a. Jika dipasang di sistem operasi Windows, ada kalanya harus diinstall Visual C++
Redistributable Packages. Jika muncul VCRUNTIME140.dll error maka sebaiknya
download file patch dari https://support.microsoft.com/en-us/help/2977003/thelatest-supported-visual-c-downloads.
b. Pastikan sudah terpasang library CURL dan GD. CURL digunakan untuk layanan
web service dan GD digunakan untuk menampilkan grafik.
3. Instalasi Pada Windows
Setelah mendapatkan aplikasi SISMADAK, silakan diinstall dengan mengikuti
langkah-langkah instalasi.
Gambar 4. Tampilan installer SISMADAK
Secara default akan tersimpan di direktori c:\ dan tekan tombol “Next”. Selesaikan
proses instalasi hingga selesai.
7
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 5. Tampilan Proses Instalasi SISMADAK
Sesaat setelah selesai proses instalasi, akan muncul tampilan seperti Gambar 5
berikut ini:
Gambar 6. Tampilan Instalasi XAMPP
Tekan sembarang tombol untuk melanjutkan.
8
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
4. Jalankan file XAMPP Control yang ada di Desktop dan akan tampil seperti pada
Gambar 7 berikut ini:
Gambar 7. Tampilan shortcut XAMPP Control di Desktop
Gambar 8. Tampilan Control Panel XAMPP
Pastikan Service Apache dan MySQL dalam keadaan running dengan cara
menekan tombol ”Start”. Jika muncul error, ada beberapa penyebab seperti:
masalah pada port, karena sudah ada yang menggunakan port service
Apache dan MySQL tersebut sebelumnya. Silakan uninstall atau mengubah
port-nya. Penjelasan detilnya dapat dicari di Google.
5. Konfigurasi Pada Linux
a. Kopi folder yang ada pada direktori “c:/xampp/htdocs/sirsak” dan salin ke
webroot Linux. Biasanya di direktori “/var/www/htdocs”
9
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
b. Pastikan konfigurasi “display_error” pada file “/etc/php.ini” (letak file php.ini
berbeda setiap OS yang digunakan) telah diset menjadi “Off” atau bernilai
“0”
c. Edit file my.cnf atau mysqld.conf (tergantung dari konfigurasi MySQL yang
digunakan) dan tambahkan konfigurasi berikut ini pada baris akhir.
[email protected]:~$ sudo vi /etc/mysql/mysql.conf.d/mysqld.conf
sql-mode =
"ERROR_FOR_DIVISION_BY_ZERO,NO_ZERO_DATE,NO_ZERO_IN_DATE,NO_AUTO_C
REATE_USER“
d. Berikan hak akses kepemilikan pada folder uploads dan sismadak/lib/inc
supaya bisa dibaca-tulis oleh sistem
Contoh pemberian hak akses:
[email protected]:~$ sudo chmod 766 uploads
[email protected]:~$ sudo chmod 766 application
[email protected]:~$ sudo chmod 766 sismadak/lib/inc
Contoh pemberian hak kepemilikan:
[email protected]:~$ sudo chown www-data.www-data sismadak –Rf
atau
[email protected]:~$ sudo chown apache.apache sismadak -Rf
6. Konfigurasi Aplikasi SISMADAK
Aplikasi SISMADAK membutuhkan plug-in atau library dari ioncube. Jika tidak
menggunakan installer XAMPP bawaan dari SISMADAK, maka perlu dilakukan
installasi ioncube dengan cara manual melalui:
http://localhost/wizard.php
Jika library ioncube belum terpasang maka silakan ikuti petunjuk yang nantinya
akan tampil di halaman instalasi ioncube. Jika sudah terpasang dengan baik, maka
akan tampil halaman seperti pada gambar berikut ini:
10
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 9. Tampilan ionCube Loader Wizard
Untuk memulai instalasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengetik alamat konfigurasi
melalui browser:
Alamat: http://localhost/install.php
Penjelasan :
a. Nama RS : Nama Rumah Sakit yang menggunakan aplikasi SISMADAK
b. Kode RS: Didapatkan melalui kiriman email balasan dari [email protected] setelah
permohonan aplikasi disetujui oleh KARS
Ada beberapa cara untuk mengetahui Kode RS, yaitu:
1. Bisa dilihat melalui aplikasi SIRS Online yg dikelola oleh Kemkes
2. Bisa dilihat melalui daftar RS Terakreditasi di website KARS
3. Atau silakan akses aplikasi SIKARS dan klik pada menu Lupa Password dan nantinya
akan ada balasan email otomatis
c. Akun Admin SISMADAK: adalah akun yang digunakan sebagai super admin, yang
memiliki hak akses penuh pada aplikasi SISMADAK. Akun admin yang dimasukkan
adalah alamat email yang masih aktif, sehingga memudahkan recovery password jika
suatu waktu membutuhkan fitur Lupa Password.
d. Password Admin SISMADAK: adalah kata sandi yang digunakan oleh Admin untuk login
ke aplikasi SISMADAK
11
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
e. Limit Pengisian IMUT, adalah opsi untuk membatasi rentang waktu pengisian
inddikator mutu (IMUT)
f. Tipe Database: default-nya adalah MySQLi
g. Server Database: adalah server yang digunakan untuk mengakses database. Defaultnya adalah localhost
h. User Database: default-nya adalah root
i. Password Database: default-nya adalah kosong, tidak diisi apa-apa
j. Nama Database: diisi dengan nama database yang digunakan. Default-nya adalah
sirsak_db
k. Akun SIKARS dan Password SIKARS: diisi dengan akun yang biasa login melalui aplikasi
SIKARS, yaitu http://akreditasi.kars.or.id. Akun untuk login ke SIKARS biasanya
dikirimkan ke email Penanggung Jawab (PJ) kegiatan Akreditasi. Jika belum ada, untuk
sementara silakan diisi dengan akun email dan password lainnya saja. Konsekwensinya
adalah modul Profil dan Benchmark Indikator tidak berfungsi dengan baik.
l. Data Path: adalah folder untuk menyimpan data pada modul Filemanager. Mis: D:/Data
(direktori Windows) atau /var/www/html/Data (kalau menggunakan Linux)
m. Data Temp: adalah folder yang biasa digunakan oleh Sistem Operasi. Pada Windows,
biasanya adalah C:/Windows/temp, sedangkan Linux biasanya adalah: /tmp. Pastikan
folder tersebut memiliki hak akses tulis baca. Jika tidak, silakan buatkan folder baru,
misalnya C:\temp
n. Jika ada isian lainnya, seperti modul bridging dengan BPJS dan yang lainnya, bisa
diabaikan atau diisi dengan tanda – (strip)
o. Tekan tombol “SUBMIT” kalau isian pada konfigurasi sudah lengkap dan benar.
Gambar 10. Tampilan Layar Instalasi (bagian 1)
12
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Jika ada isian selain yang disebutkan di atas, diisi saja dengan data dummy, atau data
sembarang, karena isian lainnya tersebut digunakan untuk keperluan aplikasi SIRSAK.
7. Konfigurasi pada file php.ini
Jika ingin melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya atau
menggunakan Apache PHP dan MySQL yang bukan bawaan dari SISMADAK, silakan
melakukan adopsi konfigurasi pada file php.ini, seperti pada konfigurasi di bawah ini.
display_errors = Off
max_execution_time = 36000
memory_limit = 256M
post_max_size = 50M
upload_max_filesize = 50M
max_input_vars = 5000
short_open_tag = On
C. PETUNJUK UPGRADE
File update-an terbaru aplikasi SISMADAK dapat diunduh melalui
http://s.id/sismadak-v5
Penjelasan tentang file:
1. SISMADAK v5.0.3-Installer.exe => Paket Installer aplikasi SISMADAK yang
langsung bisa diekseskusi dan berbasis Windows, sudah tersedia XAMPP dan
support PHP 7.1 ke atas
2. SISMADAK v5.0.3-Installer.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis
Windows dalam format zip, sudah tersedia XAMPP dan support PHP 7.1 ke atas.
Baca penjelasan petunjuk instalasi
13
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
3. SISMADAK v5.0.3-without-xampp-Installer.zip => Paket Installer aplikasi
SISMADAK berbasis Windows dalam format zip, belum tersedia XAMPP dan
support PHP 7.1 ke atas. Ini cocok digunakan oleh RS yang melakukan instalasi di
Linux atau jika mengintegrasikan dengan XAMPP yang sudah terpasang
sebelumnya di server.
4. SISMADAK v5.0.3-Upgrade.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis
Windows dalam format zip, belum tersedia XAMPP dan support PHP 5.4 ke atas.
Belum support untuk PHP v.7. Cocok digunakan untuk meng-upgrade dari versi
sebelumnya.
Silakan mengunduh file SISMADAK v5.0.3-Upgrade.zip untuk meng-upgrade aplikasi
SISMADAK. Setelah berhasil download, perhatikan langkah-langkah berikut ini:
1. Backup terlebih dahulu aplikasi yang lama
2. Extrak file SISMADAK v5.0.3-upgrade.zip ke webroot atau di direktori aplikasi
SISMADAK versi yang lama. Sesuaikan struktur direktori dengan versi yang lama
3. Buka http://localhost/application/maintenance/maintenance_upgrade.php dan
akan tampil langkah-langkah berikutnya.
Gambar 11. Tampilan Layar Upgrade ke SISMADAK v.5.0.3
Jika berhasil tampil halaman seperti pada gambar 11, berarti sudah berhasil menempatkan file
yang sudah diunduh dari googledrive. Langkah berikutnya adalah:
1. Buka phpMyAdmin, misalnya: http://localhost/phpMyAdmin
14
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
2. Buatkan database baru, misalnya: sirsak_dbv503. Tujuannya supaya database yang
lama tidak sampai terganggu atau terhapus. Sehingga, kalau data yang lama masih
ingin dipakai, maka databasenya masih utuh.
3. Import file ./lib/inc/sirsak_db.sql. Ini adalah database yang masih fresh dan masih
kosong.
4. Selanjutnya, silakan melakukan pengisian form migrasi v4.x.x ke v5.0.3 atau migrasi
v5.x.x ke v5.0.3 ini sesuai petunjuk
5. Jika sudah selesai, maka silakan login menggunakan akun seperti pada versi
sebelumnya
Gambar 12. Tampilan Layar Konfigurasi Untuk Upgrade ke SISMADAK v.5.0.3
Sebagai catatan bahwa untuk yang migrasi dari SISMADAK v4.x.x, akun loginnya adalah user:
[email protected] dan password: admin. Data user tidak bisa ditransfer sehingga harus
dilakukan pendataan ulang.
15
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
BAB III PETUNJUK PENGGUNAAN
Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, baik
menggunakan Komputer/Laptop maupun melalui smarthphone. Tampilan yang terbaik adalah
melalui penggunaan browser Mozilla Firefox atau Google Chrome. Berikut ini adalah urutan
penggunaan aplikasinya.
1. Login
Untuk masuk ke sistem sismadak, silakan ketik alamat: http://localhost/ dan akan
tampil halaman seperti Gambar 11 berikut ini:
Gambar 13. Tampilan Halaman Login
Akun administrator yang digunakan adalah sesuai dengan akun saat melakukan
pengisian saat instalasi.
Pada halaman utama akan muncul dashboard dan informasi status akreditasi. Status
akreditasi akan muncul dengan sempurna jika Kode RS dan akun untuk bridging dengan
SIKARS adalah valid. Jadi, silakan melakukan pengecekan pada menu “Sistem -> Update
Konfigurasi” jika terjadi perubahan.
16
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 14. Tampilan Halaman Dashboard
Jika status adalah failed, artinya Kode RS dan atau akun SIKARS tidak sesuai. Jika status
adalah ASAP atau As Soon As Possible, artinya bahwa kemungkinan RS tersebut belum
terakreditasi atau masih dalam proses.
2. Pengaturan Konfigurasi
Jika terjadi perubahan atau penyesuaian konfigurasi, maka dapat dilakukan melalui
menu SISTEM -> Update Konfigurasi
Gambar 15. Tampilan Halaman Menu Perawatan
3. Pendataan Unit Kerja/Bagian
Hal yang pertama sekali dilakukan adalah melakukan pendataan Unit Kerja/Bagian.
Aplikasi SISMADAK dapat diakses berdasarkan area, khususnya pada pelaporan data
indikator.
Untuk mendatakan Unit/Bagian, silakan masuk melalui menu Profil -> Daftar Unit
Kerja/Bagian
17
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 16. Tampilan Halaman Daftar Unit Kerja/Bagian
Jika ingin menyeleksi indikator yang ditampilkan per masing-masing unit, klik pada
Imut Nasional atau Imut Lokal, dan akan tampil form untuk menambahkan indikator
apa saja yang akan diisi atau didatakan per masing-masing unit.
Gambar 17. Tampilan Halaman Penyetingan Indikator per masing-masing unit
4. Pendataan Staf
Hal berikutnya yang dilakukan setelah pendataan seluruh unit kerja / bagian adalah
melakukan pendataan Staf Rumah Sakit. Daftar staf adalah dasar dari pembuatan
akun pengguna.
18
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Untuk mendatakan Staf Rumah Sakit, silakan masuk melalui menu PROFIL -> Daftar
Profil Staf
Gambar 18. Tampilan Halaman Daftar Staf Rumah Sakit
Profil Staf yang sudah didatakan akan terekap dan diperlihatkan bagi Surveior untuk
memastikan bahwa tenaga medis yang bekerja di RS telah memenuhi kriteria dan masa izin
masih berlaku. Klik pada ‘DETIL’ untuk menampilkan atau memperbaharui data staf secara
lengkap.
5. Pendataan Pengguna
Setiap pengguna aplikasi SISMADAK, perlu dibuatkan akun per masing-masing Pokja
atau Unit/Bagian. Masing-masing akun dapat dilakukan penyetingan hak akses.
Pendataan pengguna dapat dilakukan melalui menu PROFIL -> Daftar Pengguna
Penjelasan :
a. Group user, yaitu: Ada banyak Group pengguna, untuk tipe aplikasi sismadak ada 4
group, silahkan dipilih : Tim Pokja, Kendali Mutu, Kendali Mutu dan Tim Pokja, dan
Surveior.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
19
Nama : adalah nama pengguna
Tempat Lahir: adalah tempat lahir pengguna
Tgl Lahir: adalah tanggal lahir pengguna. Silakan pilih toggle yang tersedia.
Email: adalah alamat email pengguna
Nomor HP: adalah nomor Handphone pengguna
Bagian: adalah unit kerja/bagian pengguna.
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
h. Versi: Standard akreditasi yang diajukan (versi 2012, SNARS Ed. 1 atau SNARS Ed
1.1)
i. Standar Bab: adalah standar Bab yang diberikan hak akses ke pengguna untuk
mengedit data. Karena itu, silakan dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna.
Gambar 19. Tampilan Layar Pendaftaan Pengguna
Username untuk login adalah menggunakan alamat email dan password adalah
tanggal lahir dengan format ddmmyyyy. Jika ingin menggantinya, silakan update
pada akun masing-masing setelah berhasil login di SISMADAK.
Setiap melakukan perubahan data pengguna, password akan berubah menjadi
tanggal lahir.
6. Pengaturan Hak Akses Pengguna Pada Modul
Oleh Administrator dapat melakukan pengaturan pemberian hak akses modul
kepada masing-masing pengguna, sehingga hanya modul tertentu yang bisa
ditampilkan pada menu aplikasi SISMADAK.
Cara pengaturannya adalah dengan masuk pada menu PROFIL -> Daftar Group lalu
klik Pengaturan untuk menambah / mengurangi modul pada masing-masing group,
seperti pada Gambar 20 berikut:
20
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 20. Tampilan Layar Daftar Group
Kemudian, akan muncul tampilan modul yang sudah diberikan hak akses kepada
group yang dituju, seperti terlihat pada Gambar 21.
Gambar 21. Tampilan Layar Daftar Modul Untuk Pengguna
Klik tanda + (Plus) untuk menambahkan hak akses yang baru.
21
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
7. Profil Rumah Sakit
Gambar 22. Tampilan Halaman Menu Ubah Profil RS
Profil RS perlu dilakukan pembaharuan, karena data yang dimiliki belum lengkap.
Profil RS hanya dapat diubah jika Server SISMADAK sudah terhubung dengan koneksi
internet. Silakan klik “EDIT” pada pojok kiri bawah untuk melakukan pembaharuan
data.
Profil RS akan menjadi patokan bagi KARS untuk menentukan kelayakan dan penjadwalan
survei, dan menjadi bahan bagi Surveior untuk mengenal RS.
8. Kegiatan Survei
Pendataan kegiatan Survei hanya dilakukan oleh administrator. Seharusnya kegiatan
tersebut didatakan untuk 1 (satu) kali dalam masa 3 tahun, sesuai masa belakunya
sertifikasi akreditasi Rumah Sakit. Silakan masuk melalui menu KEGIATAN ->
Akreditasi Regular Klik tanda + untuk menambahkan kegiatan baru.
Penjelasan:
a. Nama Kegiatan : adalah nama kegiatan akreditasi
b. Standar Akreditasi : adalah jenis standar yang diinginkan, versi 2012, SNARS Edisi 1
atau SNARS Ed 1.1
22
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
c. Kode KARS : kode kegiatan yang dijadwalkan di KARS dan yang dapat dilihat melalui
http://akreditasi.kars.or.id
d. Tanggal Mulai : tanggal mulainya kegiatan pelaksanaan akreditasi.
e. Tanggal Selesai : adalah tanggal selesainya kegiatan pelaksanaan akreditasi
Gambar 23. Tampilan Halaman Pendataan Kegiatan Survei
Setelah selesai melakukan pendataan kegiatan, klik pada nama kegiatan untuk
menampilkan standar Bab.
Gambar 24. Tampilan Daftar Kegiatan
Kemudian, akan muncul sejumlah standar Bab seperti terlihat pada gambar berikut
ini. Jika sudah dilakukan pengisian nilai Self Assesment, maka perlu dilakukan
verifikasi dengan menekan tombol “Verifikasi” untuk masing-masing standar Bab.
23
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Semua standar Bab akan muncul, dan dapat dilihat oleh semua pengguna. Namun
demikian, hanya standar Bab yang diberi hak akses kepada pengguna tertentu yang
bisa melakukan perubahan pada nilai dan dokumen.
Gambar 25. Tampilan Halaman Standar Bab
Untuk menampilkan elemen penilaian, silakan diklik pada nama standar Bab.
Tampilan EP akan muncul seperti pada gambar berikut ini.
24
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 26. Tampilan Halaman Elemen Penilaian
Klik pada “Dokumen” untuk mengunggah dokumen pendukung untuk setiap EP.
Jika diklik pada “Dokumen” akan muncul tampilan seperti pada Gambar 27 berikut
ini. Semua dokumen yang sudah diunggah akan ditampilkan di halaman tersebut.
Gambar 27. Tampilan Halaman Unggah Dokumen
Klik pada tombol bertanda "+" pada pojok kiri atas. Kemudian, silakan klik tombol
"Browse" untuk mencari dokumen file yang telah disiapkan untuk diunggah, dan klik
tombol Submit. Pastikan untuk melakukan pengisian keterangan mengenai isi dari
dokumen yang diunggah. Hal ini akan sangat membantu pada saat melakukan
pencarian dokumen.
Jika dokumen yang diupload ditautkan ke EP lainnya, maka pilih EP yang ditautkan
pada kolom “Referensi Pada EP Lainnya”, dan secara otomatis dokumen yang
diupload akan bisa dilihat di EP yang dipilih tadi.
Ulangi langkah tersebut untuk mengupload dokumen lainnya
25
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 28. Tampilan List Dokumen
Untuk menampilkan dokumen yang telah diunggah, dapat dilakukan dengan cara
menggklik pada nama file. Jika ada dokumen yang ingin diperbaiki, silakan dihapus
terlebih dahulu dokumen sebelumnya dengan cara mengklik pada baris dokumen
yang ingin dihapus, kemudian tekan ikon “Delete” pada toolbar. Klik tanda “X” pada
pojok kanan atas.
Gambar 29. Tampilan Halaman Elemen Penilaian
Setelah dokumen selesai diunggah, akan terlihat berapa banyak dokumen yang
sudah diupload. Jika jumlah dokumen yang ditampilkan belum sesuai dengan
jumlah dokumen yang diunggah, silakan tekan tombol “Refresh” pada toolbar yang
ada di pojok kiri bawah. Selanjutnya, lakukan penilaian terhadap kesiapan dokumen
26
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
tersebut. Penilaian ada 4 (empat) pilihan yaitu nilai 0, 5, 10 dan TDD. Sebaiknya,
yang melakukan penilaian adalah pimpinan RS atau penanggung jawab akreditasi.
Setelah semuanya selesai, silakan kembali ke halaman yang menampilkan standar
Bab akreditasi, dan silakan menekan tombol verifikasi dan pastikan nilai setiap Bab
akan muncul.
Gambar 30. Tampilan Halaman Verifikasi Nilai Self Assessment
Jika kembali ke halaman yang menampilkan list kegiatan, silakan klik pada
“Dashboard” dan akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini.
27
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 31. Tampilan Halaman Dashboard
Melalui tampilan pada Dashboard ini, manajemen RS dapat melakukan monitoring
progress kegiatan akreditasi.
Tampilan Dashboard ini akan tampil setelah dibuat kegiatan dan telah melakukan
verifikasi nilai pada setiap Standar Bab.
9. Indikator Mutu Nasional
Indikator Mutu Nasional ada yang bersifat wajib dan tidak wajib. Yang tidak bersifat
wajib, tidak harus semua indikator diisi. Sedangkan yang bersifat wajib, semua
harus diisi.
Berikut ini penjelasan mengenai indikator.
28
Judul Indikator
Nama Indikator
Dasar pemikiran
Alasan pemilihan Indikator mengacu pada peraturan perundangundangan.
Dimensi Mutu
6 Dimensi Mutu WHO (aksessibilitas, efektifitas, efisiensi, keselamatan
dan keamanan, kesinambungan pelayanan, berorientasi pada pasien).
Tujuan
Sesuatu hasil yang ingin dicapai dengan melakukan pengukuran terhadap
indikator.
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Definisi Operasional
Jenis Indikator
Batasan pengertian yang dijadikan pedoman untuk melakukan suatu
kegiatan pengukuran indikator untuk menghindari kerancuan
Sesuai dengan judul indicator yang dinayatakan dalam pengukuran
input, proses, outcome, dan proses & outcome.
Input : pengukuran Sumber daya yg digunakan untuk aktifitas/proses
Proses: menggambarkan komponen- komponen kegiatan
Outcome: mengukur keuntungan besar akibat dari hasil layanan,
Proses & Outcome : mengukur produk yang dihasilkan untuk menunjang
hasil layanan.
Numerator (pembilang)
Besaran sebagai nilai pembilang dalam rumus indikator
Denominator (penyebut)
Besaran sebagai nilai penyebut dalam rumus indikator
Target Pencapaian
Capaian yang ditetapkan berdasarkan patok duga (benchmark) internal
dan eksternal.
Kriteria: - Inklusi
Batasan yang termasuk dalam cakupan pengukuran indikator
- Eksklusi
Batasan yang tidak termasuk dalam cakupan pengukuran Indikator
Formula
Rumus untuk menghasilkan nilai dari indicator, N/D x 100%
Sumber data
Sumber atau tempat dimana sampel atau keseluruhan data yang akan
digunakan untuk melakukan pengukuran
Frekuensi pengumpulan
data
Waktu yang ditentukan untuk mengambil data dari sumber data untuk
setiap indikator
Periode analisis
Rentang waktu pelaksanaan kajian terhadap indikator kinerja yang
dikumpulkan
Cara Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data.
Metode yang digunakan dapat berupa:
a. Retrospektif: pengumpulan data yang diambil dari data masa lalu.
b. Concurrent: pengumpulan data yang dilakukan secara langsung pada
saat proses berjalan.
Sampel
Jabaran metode sampling dan besar sampel. Besar sampel disesuaikan
dengan kaidah – kaidah statistik.
Rencana Analisis
Metode/cara yang dilakukan untuk mengubah data yang dikumpulkan
menjadi informasi yang berguna untuk menentukan langkah tindak lanjut
pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. Bisa berbentuk diagram
garis, diagram batang, diagram pie, dan lain – lain sesuai karakteristik
data.
- Diagram garis digunakan untuk menampilkan data dari waktu ke
waktu.
- Diagram batang digunakan untuk menampilkan data pembanding
beberapa kategori.
- Diagram pie digunakan untuk menampilkan proporsi.
Instrumen Pengambilan
Data
Penanggung Jawab
29
Nama formulir pengambilan data
Nama formulir rekapitulasi data
Nama formulir validasi data
Pejabat yang bertanggung terhadap capaian indikator mutu
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
a. Pendataan Laporan Harian
Terkait dengan adanya ketentuan di Standar Akreditasi, bahwa setiap RS wajib
membandingkan hasil capaian indikator mutu dan data infeksi antar RS, maka RS
diwajibkan untuk melakukan pengisian laporan indikator mutu setiap bulan melalui
aplikasi SISMADAK.
Untuk mempermudah penanggung jawab (PJ) akreditasi dalam pengumpulan
indikator dari setiap unit, maka masing-masing unit melakukan pengisian nilai
beserta bukti-bukti pendukung, sehingga PJ dapat melakukan proses validasi.
Yang bisa melakukan pengisian indikator adalah pengguna yang sudah
mendapatkan hak akses.
Untuk memulai pengisian laporan indikator, dapat dilakukan melalui menu
INDIKATOR MUTU
Setelah mengklik pada menu Indikator Mutu, maka akan tampil halaman seperti
berikut ini. Pengisian data dapat dilakukan secara harian, namun pengisiannya
paling lama 3 hari.
Klik pada angka 0 untuk tanggal pengisian, sehingga tampil halaman pengisian pada
variabel seperti pada tampilan Gambar 33 berikut ini.
30
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 32 Tampilan Halaman Indikator Mutu
Jika datanya sudah diisi, maka persentasenya akan dihitung secara otomatis.
Tampilan pendataan nilai dari variabel indicator tersebut adalah seperti pada
Gambar 31 berikut ini.
Gambar 33. Tampilan Halaman Pendataan Data Indikator Mutu
Nilai yang dimasukkan dalam laporan ini adalah berupa angka. Kemudian, untuk
mendukung sistem pelaporan tersebut, silakan mengupload dokumen pendukung
dengan cara mengklik “Dokumen” dan akan tampil halaman untuk mengunggah
dokumen.
31
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
b. Rekapitulasi
Untuk melihat total capaian indikator yang merupakan hasil perhitungan dari
semua unit, dapat dilihat melalui menu Rekap IMUT. Sedangkan untuk
memonitor hasil pendataan dari masing-masing unit, dapat dilihat dengan
mengklik judul indikator. Jika hasil rekapitulasi bulanan masih bernilai 0,
penyebabnya adalah karena belum melakukan sinkronisasi. Tekan tombol ‘Sync’
untuk melakukan sinkronisasi.
Gambar 34. Tampilan Halaman Rekapitulasi Bulanan Indikator Mutu
c. Benchmark
Benchmark data bertujuan untuk membandingkan hasil capaian rumah sakit
dengan wilayah propinsi lainnya. Secara default, yang bisa melakukan Benchmark
adalah Administrator. Namun jika diinginkan untuk memberi hak akses bagi
pengguna lainnya, silakan tambahkan hak akses modul melalui menu pengaturan
Daftar Group. Klik menu Benchmark seperti pada Gambar 35, dan akan muncul
tampilan wilayah propinsi.
32
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 35. Tampilan Halaman Rekapitulasi Laporan Indikator Bulanan Per Provinsi
Untuk menampilkan grafik perbandingan dengan provisi lainnya, silakan klik pada ikon
Grafik, dan hasilnya akan tampil seperti pada gambar 37. Pastikan server yang digunakan
terhubung dengan internet.
Gambar 36. Tampilan Grafik Benchmark dengan Provinsi
33
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
10. INDIKATOR LOKAL
Indikator Lokal merupakan indikator yang bisa dikustom untuk keperluan internal RS, dan
yang belum tersedia indikator tersebut di Indikator mutu nasional. Instrumen indikator ini
didatakan sendiri sesuai keperluan, namun tidak bisa dibandingkan dengan RS lainnya.
Gambar 37. Tampilan Menu Daftar Indikator Lokal
Untuk melakukan pendataan indikator, silakan diklik pada menu INDIKATOR MUTU ->
Daftar IMUT Lokal
Untuk mendatakan nilai capaian dari indicator mutu lokal, dapat dilakukan dengan cara
mengklik menu INDIKATOR MUTU -> IMUT Lokal dan klik pada tanggal pengisian seperti
pendataan IMUT Nasional.
Untuk menambahkan variabel Numerator dan Denumerator pada setiap indikator, silakan
klik pada judul indikator yang sudah dibuat dan akan muncul tampilan seperti pada gambar
berikut ini. Klik tanda + untuk menambahkan variable baru.
34
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 38 Tampilan Pendataan Variabel Indikator
11. INSIDEN KESELAMATAN PASIEN
Petunjuk mengenai Pedoman Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP) dapat
dibaca melalui https://goo.gl/vV9TZN
Dengan adanya Sistem Pelaporan IKP maka rumah sakit dapat menjawab secara
mantap pertanyaan sebagai berikut : Apakah rumah sakit anda dapat
mendemonstrasikan bahwa pelayanan rumah sakit anda lebih "safe" / aman
dibandingkan tahun yang lalu ?
Cara menyampaikan laporannya adalah dengan cara klik LAPORAN -> Laporan IKP
Gambar 39 Tampilan Menu Laporan Insiden
35
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 40. Tampilan Fomulir Laporan Insiden
12. FILE MANAGER
File Manager adalah sebuah pengelola berkas sederhana, antar muka yang nyaman
dan mudah digunakan, serta dioptimalkan khusus untuk pengguna browser. Sangat
mirip seperti melakukannya pada komputer desktop. Misalnya: memotong,
melekatkan serta menyalin berkas dan folder
36
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
File Manager sangat bermanfaat dan membantu pihak RS untuk melakukan sharing
data atau dokumen sebelum diunggah di setiap elemen penilaian akreditasi. Juga
dapat berfungsi sebagai media untuk melakukan backup data, sebagai salah satu
komponen dalam disaster and recovery data. Jadi, pengguna tidak perlu bertukar
data melalui flashdisk atau sharing dokumen melalui jaringan, karena melalui
Filemanager bisa diakses dimana saja, baik melalui Smartphone maupun Laptop/PC
Gambar 41. Tampilan Halaman Filemanager
Pengaturan hak akses pada Filemanager dapat dilakukan melalui menu BERKAS ->
Hak Akses Filemanager
Untuk melakukan pengaturan hak akses, sebaiknya dirancang terlebih dahulu siapa
saja yang berhak dikasih hak akses, dan folder apa saja yang diizinkan untuk diakses.
37
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 42 Tampilan Halaman Pengaturan Hak Akses Pada Filemanager
Penjelasan:
a. Root Directory : Folder yang diperkenankan untuk dibaca atau diakses, termasuk
sub folder yang ada didalamnya. Contoh penulisannya: D:/Data
b. View Style: Bentuk tampilan pada folder, bisa dengan icon atau detail file
c. Hide Directory: Folder yang tidak ditampilkan bagi pengguna. Misalnya:
secure,cgi-bin
d. Upload: Hak akses untuk mengunggah file atau dokumen.
e. Download: Hak akses untuk mengunduh file atau dokumen.
f. Bulk Download: Hak akses untuk mengunduh semua file atau dokumen sekaligus
g. Edit: Hak akses untuk mengedit file text
h. Delete: Hak akses untuk menghapus file atau dokumen.
i. Restore: Hak akses untuk mengembalikan dokumen yang sudah terhapus dan
yang masih ada di recycle bin
j. Rename: Hak akses untuk mengubah nama file atau dokumen.
38
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
k. Permission: Hak akses untuk mengubah hak akses pada file atau dokumen, dan
ini hanya berlaku pada Linux
l. Move: Hak akses untuk memindahkan file atau folder ke folder yang lain
m. Copy: Hak akses untuk menyalin file atau folder ke folder yang lain
n. New Directory: Hak akses untuk membuat direktori yang baru
o. Search: Hak akses untuk melakukan pencarian file atau dokumen.
Dengan menggunakan aplikasi Filemanager, maka tingkat keamanan data lebih
terjamin karena dikelola sendiri oleh pihak RS, dan tidak seperti halnya pemanfaatan
Dropbox, Google Drive atau fasilitas gratis lainnya.
39
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
BAB IV PERMASALAHAN DAN PENANGANAN
Berikut ini adalah permasalahan yang sering terjadi dan cara penanganannya.
1. LUPA PASSWORD
Jika lupa password, silakan klik menu Lupa Password yang disediakan di halaman login.
Namun, itu hanya berfungsi kalau melakukan pendataan email dengan benar. Sebab,
password yang baru akan dikirim melalui email tersebut.
Cara lainnya, dapat dilakukan dengan mereset password melalui database.
Silakan akses http://localhost/phpmyadmin
Klik pada database SISMADAK, misalnya database sismadak_db
Kemudian klik pada menu SQL dan jalankan perintah SQL sebagai berikut:
UPDATE user SET user_password = md5(“admin”) WHERE user_id = 1
Gambar 43. Tampilan PHPMyAdmin
40
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
2. AKSES SERVER SISMADAK DARI CLIENT
Agar aplikasi SISMADAK dapat diakses dari komputer klien, maka perlu diketahui berapa
alamat IP Server.
Cara untuk mengetahui IP Server, silakan ketik perintah ipconfig melalui Command
Prompt. Contoh:
Gambar 44. Tampilan Halaman Informasi IP Melalui Command Prompt
Dari contoh Gambar 48 dapat diketahui kalau IP Server adalah 192.168.2.10
Dengan demikian, aplikasi SISMADAK dapat diakses dari klien dengan mengetik alamat:
http://192.168.2.10/
Jika seandainya Server tidak bisa diakses dari computer klien, ada beberapa kondisi yang
harus dicek, yaitu:
a. Pastikan firewall Server dimatikan atau diset menjadi Off
b. Cek apakah computer klien sudah tersambung melalui jaringan. Bisa dites
dengan melakukan perintah Ping.
Contoh: ping 192.168.2.10
41
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Gambar 45. Tampilan Halaman Informasi Status Koneksi ke Server Melalui
Command Prompt
Jika statusnya “Reply” maka computer klien sudah tersambung dengan
komputer Server.
3. Migrasi v.4.x ke v5.0.3
Jika sebelumnya sudah menggunakan aplikasi SISMADAK v4.x, maka perlu untuk
melakukan update ke v5.0.3. Dampaknya adalah:
1.
Akun untuk login menjadi:
User: [email protected]
Pass: admin
2.
Akun login harus dilakukan entri ulang, karena dasar pembuatan akun
pengguna adalah dari Profil Staf. Jadi, yang harus dilakukan adalah pendataan
profil staf.
Untuk melakukan ujicoba pemakaian aplikasi SISMADAK, bisa diujicoba melalui
http://sismadak.kars.or.id
Sebelum menggunakan aplikasi ini, ada baiknya mempelajari versi demonya terlebih
dahulu.
42
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
BAB V DUKUNGAN PELATIHAN DAN MAINTENANCE
Aplikasi SISMADAK terus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan Rumah Sakit
dalam pelaksanaan akreditasi. KARS mendukung penerapan aplikasi ini, baik melalui training
secara onsite dan melalui kegiatan workshop, baik secara nasional maupun melalui kerjasama
dengan asosiasi rumah sakit. Training secara onsite merupakan dukungan untuk memberikan
training ke Rumah Sakit, yang dilakukan setelah ada permintaan dari pihak Rumah Sakit untuk
mendatangkan nara sumber dari KARS sebanyak 1 (satu) orang. Training diberikan selama 1
(satu) hari atau tergantung dari permintaan RS. Diharapkan peserta training adalah semua
pokja dan unit/divisi yang terkait dengan akreditasi, tim TI dan dukungan penuh dari pimpinan
RS.
Untuk mendapatkan aplikasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengisi formulir online
melalui website KARS http://www.kars.or.id menu Download-> Permohonan SISMADAK.
Setiap permohonan yang diisi dengan lengkap akan dibalas secara otomatis, termasuk informasi
tata cara instalasi dan informasi akun
Gambar 46. Tampilan Halaman Permohonan SISMADAK
43
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Perlu diperhatikan bahwa sebelum melakukan update aplikasi, silakan melakukan backup data
terlebih dahulu. Data yang harus dibackup adalah:
1. Database (sesuaikan dengan konfigurasi)
2. Folder upload yang ada di dalam folder sismadak
3. Folder data (sesuaikan dengan konfigurasi “Data Path”)
Jika ada kesulitan atau saran dan pertanyaan, silakan menghubungi Tim SISMADAK/Sekretariat
KARS melalui:
Email: [email protected]
Telp: 0812-181616-03 (WA) dan 082288222247 (Pak Gea)
44
Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
Download