PETUNJUK TEKNIS INSTALASI DAN PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN AKREDITASI (SISMADAK) BAGI RUMAH SAKIT DI INDONESIA Aplikasi SISMADAK v5.0.3 Oleh: Dr. Diyurman Gea, S.Kom., MM Email: [email protected] JAKARTA, Januari 2020 1 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK BAB I TENTANG SISMADAK Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi merupakan aplikasi alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit yang mengikuti program Akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam persiapan akreditasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti yang berhubungan dengan akreditasi. Aplikasi SISMADAK dioperasikan sendiri oleh pihak RS, sehingga perlu kerjasama dan koordinasi dengan staf TI Rumah Sakit dan penanggung jawab (PJ) Akreditasi RS, terutama dalam penyediaan Server, Jaringan dan proses maintenance. Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan akreditasi adalah masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit melakukan pengelolaan dokumen secara manual, sehingga proses pencarian menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau tercecer dan rusak. Hal ini juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan waktu dalam pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit. Gambar 1. Pengelolaan Dokumen Secara Tradisional 2 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Biaya persiapan akreditasi menjadi mahal karena harus dicetak dan disusun dalam folder-folder, dan kemudian harus dibuang karena tidak valid lagi untuk dipakai pada kegiatan akreditasi berikutnya. Kalau tetap dipertahankan untuk disimpan, maka akan butuh tempat penyimpanan dan perawatan. Gambar 2. Pengelolaan Dokumen Menggunakan SISMADAK 3 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Untuk meminimalkan risiko kerusakan dkumen dan biaya yang besar, serta proses penyimpanan dan pencarian yang lebih cepat, maka pihak Rumah Sakit perlu dihimbau untuk menggunakan aplikasi SISMADAK. Para Surveior yang melakukan asesmen ke Rumah Sakit akan menggunakan aplikasi SISMADAK ini untuk menelusur dokumen yang dibutuhkan. Adapun fitur-fitur yang tersedia pada apikasi SISMADAK adalah sebagai berikut: a. Tersedia Standard 2012 dan SNARS Ed.1 b. Pengisian Self Assessment c. Upload Dokumen bukti, Regulasi, dll untuk masing-masing Elemen Penilaian d. File Manager untuk menyimpan dokumen tambahan (mirip seperti Dropbox, Google drive) e. Pendataan Indikator Mutu Nasional, Benchmark dan grafik f. Indikator Lokal untuk keperluan internal RS g. Update profil Rumah Sakit h. Pendataan Staf dan sertifikasi (STR, RKK, SIP, SPK) i. Upload dokumen Staf j. Pendataan histori jabatan staf k. Dashboard l. Pengaturan Hak Akses Pengguna pada Filemanager dan Modul m. Pengaturan konfigurasi n. Pengaturan modul o. Pendataan unit/bagian p. Pencarian dokumen pada seluruh standar bab q. Pendataan Logbook Bimbingan (Mis. PPDS) r. Pelaporan IKP (Insiden Keselamatan Pasien) s. Integrasi dengan SIMRS seperti SIRSAK (Sistem informasi Rumah Sakit Ala KARS) 4 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK BAB II KEBUTUHAN SISTEM DAN INSTALASI Beberapa hal yang perlu disiapkan oleh Rumah Sakit adalah Server dan infrastruktur jaringan, agar aplikasi SISMADAK dapat diakses secara sentral oleh semua pengguna. Juga perlu mempersiapkan Sistem Operasi yang akan digunakan, apakah Linux atau Windows. Berdasarkan pengalaman, penggunaan SISMADAK pada Linux jauh lebih stabil. A. PERSIAPAN Aplikasi SISMADAK pada dasarnya dapat dipasang di semua Sistem Operasi, baik Windows maupun Linux. Pastikan syarat minimum versi aplikasi di bawah ini: Apache 2.4 ke atas PHP 5.4 ke atas MySQL 5.1 ke atas Khusus pada Sistem Operasi Windows, installer SISMADAK sudah tersedia Apache PHP dan MySQL (karena menggunakan XAMPP) sehingga tinggal melakukan penyetingan. Infrastruktur Hardware yang perlu disiapkan adalah: Server atau PC acting Server, tersedia jaringan agar unit lain bisa mengakses aplikasi SISMADAK dari Server yang terpasang. Jika menggunakan PC acting Server, sebaiknya, minimal RAM 8Gb dan HDD 200Gb. Semakin besar spesifikasi server dan jaringan maka aksesnya akan semakin baik dan lancar. Karena aplikasi SISMADAK digunakan sepanjang masa, maka perlu mempertimbangkan untuk menyiapkan server yang handal dan berumur panjang. Jika ingin mengkhususkan dan memiliki anggaran untuk server SISMADAK, sebaiknya menggunakan spesifikasi minimum seperti rekomendasi berikut ini: 1. Processor Xeon E3 2. RAM 8GB (semakin besar semakin baik) 3. HDD 500GB (tergantung banyaknya dokumen yang disimpan) 5 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 3. Arsitektur Jaringan Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, karena aplikasi tersebut dibangun menggunakan pemrograman berbasis web. Jika pihak RS membutuhkan layanan pengembangan jaringan, maka pihak RS dapat berkonsultasi dengan kami. 1 (satu) minggu sebelum dilakukan survei dan 1 (satu) minggu setelah disurvei oleh Surveior KARS, aplikasi SISMADAK wajib diberi akses kepada Surveior untuk melakukan penelusuran dokumen. Karena itu, RS perlu menginformasikan akun user dan password yang digunakan khusus untuk Surveior. Agar server SISMADAK bisa diakses dari luar RS oleh Surveior, maka perlu dilakukan penyetingan Server dengan menggunakan IP Public. IP Public dapat diperoleh dengan menghubungi ISP atau penyedia jasa layanan internet. 6 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK B. INSTALASI BARU 1. Download Aplikasi SISMADAK Aplikasi SISMADAK dapat diperoleh dengan cara mengisi formulir melalui www.kars.or.id menu Download, atau mengirimkan surat elektronik/email melalui [email protected]. Kemudian, akan ada email balasan dari KARS megenai informasi detil dan langkah-langkah instalasi. Hanya akun yang terdaftar pada sistem yang bisa mengunduh file tersebut. Untuk versi Enterprise, wajib menggunakan akun dari Gmail. 2. Kebutuhan Aplikasi a. Jika dipasang di sistem operasi Windows, ada kalanya harus diinstall Visual C++ Redistributable Packages. Jika muncul VCRUNTIME140.dll error maka sebaiknya download file patch dari https://support.microsoft.com/en-us/help/2977003/thelatest-supported-visual-c-downloads. b. Pastikan sudah terpasang library CURL dan GD. CURL digunakan untuk layanan web service dan GD digunakan untuk menampilkan grafik. 3. Instalasi Pada Windows Setelah mendapatkan aplikasi SISMADAK, silakan diinstall dengan mengikuti langkah-langkah instalasi. Gambar 4. Tampilan installer SISMADAK Secara default akan tersimpan di direktori c:\ dan tekan tombol “Next”. Selesaikan proses instalasi hingga selesai. 7 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 5. Tampilan Proses Instalasi SISMADAK Sesaat setelah selesai proses instalasi, akan muncul tampilan seperti Gambar 5 berikut ini: Gambar 6. Tampilan Instalasi XAMPP Tekan sembarang tombol untuk melanjutkan. 8 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK 4. Jalankan file XAMPP Control yang ada di Desktop dan akan tampil seperti pada Gambar 7 berikut ini: Gambar 7. Tampilan shortcut XAMPP Control di Desktop Gambar 8. Tampilan Control Panel XAMPP Pastikan Service Apache dan MySQL dalam keadaan running dengan cara menekan tombol ”Start”. Jika muncul error, ada beberapa penyebab seperti: masalah pada port, karena sudah ada yang menggunakan port service Apache dan MySQL tersebut sebelumnya. Silakan uninstall atau mengubah port-nya. Penjelasan detilnya dapat dicari di Google. 5. Konfigurasi Pada Linux a. Kopi folder yang ada pada direktori “c:/xampp/htdocs/sirsak” dan salin ke webroot Linux. Biasanya di direktori “/var/www/htdocs” 9 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK b. Pastikan konfigurasi “display_error” pada file “/etc/php.ini” (letak file php.ini berbeda setiap OS yang digunakan) telah diset menjadi “Off” atau bernilai “0” c. Edit file my.cnf atau mysqld.conf (tergantung dari konfigurasi MySQL yang digunakan) dan tambahkan konfigurasi berikut ini pada baris akhir. customer@ubuntu:~$ sudo vi /etc/mysql/mysql.conf.d/mysqld.conf sql-mode = "ERROR_FOR_DIVISION_BY_ZERO,NO_ZERO_DATE,NO_ZERO_IN_DATE,NO_AUTO_C REATE_USER“ d. Berikan hak akses kepemilikan pada folder uploads dan sismadak/lib/inc supaya bisa dibaca-tulis oleh sistem Contoh pemberian hak akses: customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 uploads customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 application customer@ubuntu:~$ sudo chmod 766 sismadak/lib/inc Contoh pemberian hak kepemilikan: customer@ubuntu:~$ sudo chown www-data.www-data sismadak –Rf atau customer@ubuntu:~$ sudo chown apache.apache sismadak -Rf 6. Konfigurasi Aplikasi SISMADAK Aplikasi SISMADAK membutuhkan plug-in atau library dari ioncube. Jika tidak menggunakan installer XAMPP bawaan dari SISMADAK, maka perlu dilakukan installasi ioncube dengan cara manual melalui: http://localhost/wizard.php Jika library ioncube belum terpasang maka silakan ikuti petunjuk yang nantinya akan tampil di halaman instalasi ioncube. Jika sudah terpasang dengan baik, maka akan tampil halaman seperti pada gambar berikut ini: 10 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 9. Tampilan ionCube Loader Wizard Untuk memulai instalasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengetik alamat konfigurasi melalui browser: Alamat: http://localhost/install.php Penjelasan : a. Nama RS : Nama Rumah Sakit yang menggunakan aplikasi SISMADAK b. Kode RS: Didapatkan melalui kiriman email balasan dari [email protected] setelah permohonan aplikasi disetujui oleh KARS Ada beberapa cara untuk mengetahui Kode RS, yaitu: 1. Bisa dilihat melalui aplikasi SIRS Online yg dikelola oleh Kemkes 2. Bisa dilihat melalui daftar RS Terakreditasi di website KARS 3. Atau silakan akses aplikasi SIKARS dan klik pada menu Lupa Password dan nantinya akan ada balasan email otomatis c. Akun Admin SISMADAK: adalah akun yang digunakan sebagai super admin, yang memiliki hak akses penuh pada aplikasi SISMADAK. Akun admin yang dimasukkan adalah alamat email yang masih aktif, sehingga memudahkan recovery password jika suatu waktu membutuhkan fitur Lupa Password. d. Password Admin SISMADAK: adalah kata sandi yang digunakan oleh Admin untuk login ke aplikasi SISMADAK 11 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK e. Limit Pengisian IMUT, adalah opsi untuk membatasi rentang waktu pengisian inddikator mutu (IMUT) f. Tipe Database: default-nya adalah MySQLi g. Server Database: adalah server yang digunakan untuk mengakses database. Defaultnya adalah localhost h. User Database: default-nya adalah root i. Password Database: default-nya adalah kosong, tidak diisi apa-apa j. Nama Database: diisi dengan nama database yang digunakan. Default-nya adalah sirsak_db k. Akun SIKARS dan Password SIKARS: diisi dengan akun yang biasa login melalui aplikasi SIKARS, yaitu http://akreditasi.kars.or.id. Akun untuk login ke SIKARS biasanya dikirimkan ke email Penanggung Jawab (PJ) kegiatan Akreditasi. Jika belum ada, untuk sementara silakan diisi dengan akun email dan password lainnya saja. Konsekwensinya adalah modul Profil dan Benchmark Indikator tidak berfungsi dengan baik. l. Data Path: adalah folder untuk menyimpan data pada modul Filemanager. Mis: D:/Data (direktori Windows) atau /var/www/html/Data (kalau menggunakan Linux) m. Data Temp: adalah folder yang biasa digunakan oleh Sistem Operasi. Pada Windows, biasanya adalah C:/Windows/temp, sedangkan Linux biasanya adalah: /tmp. Pastikan folder tersebut memiliki hak akses tulis baca. Jika tidak, silakan buatkan folder baru, misalnya C:\temp n. Jika ada isian lainnya, seperti modul bridging dengan BPJS dan yang lainnya, bisa diabaikan atau diisi dengan tanda – (strip) o. Tekan tombol “SUBMIT” kalau isian pada konfigurasi sudah lengkap dan benar. Gambar 10. Tampilan Layar Instalasi (bagian 1) 12 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Jika ada isian selain yang disebutkan di atas, diisi saja dengan data dummy, atau data sembarang, karena isian lainnya tersebut digunakan untuk keperluan aplikasi SIRSAK. 7. Konfigurasi pada file php.ini Jika ingin melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya atau menggunakan Apache PHP dan MySQL yang bukan bawaan dari SISMADAK, silakan melakukan adopsi konfigurasi pada file php.ini, seperti pada konfigurasi di bawah ini. display_errors = Off max_execution_time = 36000 memory_limit = 256M post_max_size = 50M upload_max_filesize = 50M max_input_vars = 5000 short_open_tag = On C. PETUNJUK UPGRADE File update-an terbaru aplikasi SISMADAK dapat diunduh melalui http://s.id/sismadak-v5 Penjelasan tentang file: 1. SISMADAK v5.0.3-Installer.exe => Paket Installer aplikasi SISMADAK yang langsung bisa diekseskusi dan berbasis Windows, sudah tersedia XAMPP dan support PHP 7.1 ke atas 2. SISMADAK v5.0.3-Installer.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis Windows dalam format zip, sudah tersedia XAMPP dan support PHP 7.1 ke atas. Baca penjelasan petunjuk instalasi 13 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK 3. SISMADAK v5.0.3-without-xampp-Installer.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis Windows dalam format zip, belum tersedia XAMPP dan support PHP 7.1 ke atas. Ini cocok digunakan oleh RS yang melakukan instalasi di Linux atau jika mengintegrasikan dengan XAMPP yang sudah terpasang sebelumnya di server. 4. SISMADAK v5.0.3-Upgrade.zip => Paket Installer aplikasi SISMADAK berbasis Windows dalam format zip, belum tersedia XAMPP dan support PHP 5.4 ke atas. Belum support untuk PHP v.7. Cocok digunakan untuk meng-upgrade dari versi sebelumnya. Silakan mengunduh file SISMADAK v5.0.3-Upgrade.zip untuk meng-upgrade aplikasi SISMADAK. Setelah berhasil download, perhatikan langkah-langkah berikut ini: 1. Backup terlebih dahulu aplikasi yang lama 2. Extrak file SISMADAK v5.0.3-upgrade.zip ke webroot atau di direktori aplikasi SISMADAK versi yang lama. Sesuaikan struktur direktori dengan versi yang lama 3. Buka http://localhost/application/maintenance/maintenance_upgrade.php dan akan tampil langkah-langkah berikutnya. Gambar 11. Tampilan Layar Upgrade ke SISMADAK v.5.0.3 Jika berhasil tampil halaman seperti pada gambar 11, berarti sudah berhasil menempatkan file yang sudah diunduh dari googledrive. Langkah berikutnya adalah: 1. Buka phpMyAdmin, misalnya: http://localhost/phpMyAdmin 14 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK 2. Buatkan database baru, misalnya: sirsak_dbv503. Tujuannya supaya database yang lama tidak sampai terganggu atau terhapus. Sehingga, kalau data yang lama masih ingin dipakai, maka databasenya masih utuh. 3. Import file ./lib/inc/sirsak_db.sql. Ini adalah database yang masih fresh dan masih kosong. 4. Selanjutnya, silakan melakukan pengisian form migrasi v4.x.x ke v5.0.3 atau migrasi v5.x.x ke v5.0.3 ini sesuai petunjuk 5. Jika sudah selesai, maka silakan login menggunakan akun seperti pada versi sebelumnya Gambar 12. Tampilan Layar Konfigurasi Untuk Upgrade ke SISMADAK v.5.0.3 Sebagai catatan bahwa untuk yang migrasi dari SISMADAK v4.x.x, akun loginnya adalah user: [email protected] dan password: admin. Data user tidak bisa ditransfer sehingga harus dilakukan pendataan ulang. 15 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK BAB III PETUNJUK PENGGUNAAN Aplikasi SISMADAK dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet, baik menggunakan Komputer/Laptop maupun melalui smarthphone. Tampilan yang terbaik adalah melalui penggunaan browser Mozilla Firefox atau Google Chrome. Berikut ini adalah urutan penggunaan aplikasinya. 1. Login Untuk masuk ke sistem sismadak, silakan ketik alamat: http://localhost/ dan akan tampil halaman seperti Gambar 11 berikut ini: Gambar 13. Tampilan Halaman Login Akun administrator yang digunakan adalah sesuai dengan akun saat melakukan pengisian saat instalasi. Pada halaman utama akan muncul dashboard dan informasi status akreditasi. Status akreditasi akan muncul dengan sempurna jika Kode RS dan akun untuk bridging dengan SIKARS adalah valid. Jadi, silakan melakukan pengecekan pada menu “Sistem -> Update Konfigurasi” jika terjadi perubahan. 16 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 14. Tampilan Halaman Dashboard Jika status adalah failed, artinya Kode RS dan atau akun SIKARS tidak sesuai. Jika status adalah ASAP atau As Soon As Possible, artinya bahwa kemungkinan RS tersebut belum terakreditasi atau masih dalam proses. 2. Pengaturan Konfigurasi Jika terjadi perubahan atau penyesuaian konfigurasi, maka dapat dilakukan melalui menu SISTEM -> Update Konfigurasi Gambar 15. Tampilan Halaman Menu Perawatan 3. Pendataan Unit Kerja/Bagian Hal yang pertama sekali dilakukan adalah melakukan pendataan Unit Kerja/Bagian. Aplikasi SISMADAK dapat diakses berdasarkan area, khususnya pada pelaporan data indikator. Untuk mendatakan Unit/Bagian, silakan masuk melalui menu Profil -> Daftar Unit Kerja/Bagian 17 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 16. Tampilan Halaman Daftar Unit Kerja/Bagian Jika ingin menyeleksi indikator yang ditampilkan per masing-masing unit, klik pada Imut Nasional atau Imut Lokal, dan akan tampil form untuk menambahkan indikator apa saja yang akan diisi atau didatakan per masing-masing unit. Gambar 17. Tampilan Halaman Penyetingan Indikator per masing-masing unit 4. Pendataan Staf Hal berikutnya yang dilakukan setelah pendataan seluruh unit kerja / bagian adalah melakukan pendataan Staf Rumah Sakit. Daftar staf adalah dasar dari pembuatan akun pengguna. 18 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Untuk mendatakan Staf Rumah Sakit, silakan masuk melalui menu PROFIL -> Daftar Profil Staf Gambar 18. Tampilan Halaman Daftar Staf Rumah Sakit Profil Staf yang sudah didatakan akan terekap dan diperlihatkan bagi Surveior untuk memastikan bahwa tenaga medis yang bekerja di RS telah memenuhi kriteria dan masa izin masih berlaku. Klik pada ‘DETIL’ untuk menampilkan atau memperbaharui data staf secara lengkap. 5. Pendataan Pengguna Setiap pengguna aplikasi SISMADAK, perlu dibuatkan akun per masing-masing Pokja atau Unit/Bagian. Masing-masing akun dapat dilakukan penyetingan hak akses. Pendataan pengguna dapat dilakukan melalui menu PROFIL -> Daftar Pengguna Penjelasan : a. Group user, yaitu: Ada banyak Group pengguna, untuk tipe aplikasi sismadak ada 4 group, silahkan dipilih : Tim Pokja, Kendali Mutu, Kendali Mutu dan Tim Pokja, dan Surveior. b. c. d. e. f. g. 19 Nama : adalah nama pengguna Tempat Lahir: adalah tempat lahir pengguna Tgl Lahir: adalah tanggal lahir pengguna. Silakan pilih toggle yang tersedia. Email: adalah alamat email pengguna Nomor HP: adalah nomor Handphone pengguna Bagian: adalah unit kerja/bagian pengguna. Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK h. Versi: Standard akreditasi yang diajukan (versi 2012, SNARS Ed. 1 atau SNARS Ed 1.1) i. Standar Bab: adalah standar Bab yang diberikan hak akses ke pengguna untuk mengedit data. Karena itu, silakan dipilih berdasarkan kebutuhan pengguna. Gambar 19. Tampilan Layar Pendaftaan Pengguna Username untuk login adalah menggunakan alamat email dan password adalah tanggal lahir dengan format ddmmyyyy. Jika ingin menggantinya, silakan update pada akun masing-masing setelah berhasil login di SISMADAK. Setiap melakukan perubahan data pengguna, password akan berubah menjadi tanggal lahir. 6. Pengaturan Hak Akses Pengguna Pada Modul Oleh Administrator dapat melakukan pengaturan pemberian hak akses modul kepada masing-masing pengguna, sehingga hanya modul tertentu yang bisa ditampilkan pada menu aplikasi SISMADAK. Cara pengaturannya adalah dengan masuk pada menu PROFIL -> Daftar Group lalu klik Pengaturan untuk menambah / mengurangi modul pada masing-masing group, seperti pada Gambar 20 berikut: 20 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 20. Tampilan Layar Daftar Group Kemudian, akan muncul tampilan modul yang sudah diberikan hak akses kepada group yang dituju, seperti terlihat pada Gambar 21. Gambar 21. Tampilan Layar Daftar Modul Untuk Pengguna Klik tanda + (Plus) untuk menambahkan hak akses yang baru. 21 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK 7. Profil Rumah Sakit Gambar 22. Tampilan Halaman Menu Ubah Profil RS Profil RS perlu dilakukan pembaharuan, karena data yang dimiliki belum lengkap. Profil RS hanya dapat diubah jika Server SISMADAK sudah terhubung dengan koneksi internet. Silakan klik “EDIT” pada pojok kiri bawah untuk melakukan pembaharuan data. Profil RS akan menjadi patokan bagi KARS untuk menentukan kelayakan dan penjadwalan survei, dan menjadi bahan bagi Surveior untuk mengenal RS. 8. Kegiatan Survei Pendataan kegiatan Survei hanya dilakukan oleh administrator. Seharusnya kegiatan tersebut didatakan untuk 1 (satu) kali dalam masa 3 tahun, sesuai masa belakunya sertifikasi akreditasi Rumah Sakit. Silakan masuk melalui menu KEGIATAN -> Akreditasi Regular Klik tanda + untuk menambahkan kegiatan baru. Penjelasan: a. Nama Kegiatan : adalah nama kegiatan akreditasi b. Standar Akreditasi : adalah jenis standar yang diinginkan, versi 2012, SNARS Edisi 1 atau SNARS Ed 1.1 22 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK c. Kode KARS : kode kegiatan yang dijadwalkan di KARS dan yang dapat dilihat melalui http://akreditasi.kars.or.id d. Tanggal Mulai : tanggal mulainya kegiatan pelaksanaan akreditasi. e. Tanggal Selesai : adalah tanggal selesainya kegiatan pelaksanaan akreditasi Gambar 23. Tampilan Halaman Pendataan Kegiatan Survei Setelah selesai melakukan pendataan kegiatan, klik pada nama kegiatan untuk menampilkan standar Bab. Gambar 24. Tampilan Daftar Kegiatan Kemudian, akan muncul sejumlah standar Bab seperti terlihat pada gambar berikut ini. Jika sudah dilakukan pengisian nilai Self Assesment, maka perlu dilakukan verifikasi dengan menekan tombol “Verifikasi” untuk masing-masing standar Bab. 23 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Semua standar Bab akan muncul, dan dapat dilihat oleh semua pengguna. Namun demikian, hanya standar Bab yang diberi hak akses kepada pengguna tertentu yang bisa melakukan perubahan pada nilai dan dokumen. Gambar 25. Tampilan Halaman Standar Bab Untuk menampilkan elemen penilaian, silakan diklik pada nama standar Bab. Tampilan EP akan muncul seperti pada gambar berikut ini. 24 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 26. Tampilan Halaman Elemen Penilaian Klik pada “Dokumen” untuk mengunggah dokumen pendukung untuk setiap EP. Jika diklik pada “Dokumen” akan muncul tampilan seperti pada Gambar 27 berikut ini. Semua dokumen yang sudah diunggah akan ditampilkan di halaman tersebut. Gambar 27. Tampilan Halaman Unggah Dokumen Klik pada tombol bertanda "+" pada pojok kiri atas. Kemudian, silakan klik tombol "Browse" untuk mencari dokumen file yang telah disiapkan untuk diunggah, dan klik tombol Submit. Pastikan untuk melakukan pengisian keterangan mengenai isi dari dokumen yang diunggah. Hal ini akan sangat membantu pada saat melakukan pencarian dokumen. Jika dokumen yang diupload ditautkan ke EP lainnya, maka pilih EP yang ditautkan pada kolom “Referensi Pada EP Lainnya”, dan secara otomatis dokumen yang diupload akan bisa dilihat di EP yang dipilih tadi. Ulangi langkah tersebut untuk mengupload dokumen lainnya 25 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 28. Tampilan List Dokumen Untuk menampilkan dokumen yang telah diunggah, dapat dilakukan dengan cara menggklik pada nama file. Jika ada dokumen yang ingin diperbaiki, silakan dihapus terlebih dahulu dokumen sebelumnya dengan cara mengklik pada baris dokumen yang ingin dihapus, kemudian tekan ikon “Delete” pada toolbar. Klik tanda “X” pada pojok kanan atas. Gambar 29. Tampilan Halaman Elemen Penilaian Setelah dokumen selesai diunggah, akan terlihat berapa banyak dokumen yang sudah diupload. Jika jumlah dokumen yang ditampilkan belum sesuai dengan jumlah dokumen yang diunggah, silakan tekan tombol “Refresh” pada toolbar yang ada di pojok kiri bawah. Selanjutnya, lakukan penilaian terhadap kesiapan dokumen 26 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK tersebut. Penilaian ada 4 (empat) pilihan yaitu nilai 0, 5, 10 dan TDD. Sebaiknya, yang melakukan penilaian adalah pimpinan RS atau penanggung jawab akreditasi. Setelah semuanya selesai, silakan kembali ke halaman yang menampilkan standar Bab akreditasi, dan silakan menekan tombol verifikasi dan pastikan nilai setiap Bab akan muncul. Gambar 30. Tampilan Halaman Verifikasi Nilai Self Assessment Jika kembali ke halaman yang menampilkan list kegiatan, silakan klik pada “Dashboard” dan akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini. 27 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 31. Tampilan Halaman Dashboard Melalui tampilan pada Dashboard ini, manajemen RS dapat melakukan monitoring progress kegiatan akreditasi. Tampilan Dashboard ini akan tampil setelah dibuat kegiatan dan telah melakukan verifikasi nilai pada setiap Standar Bab. 9. Indikator Mutu Nasional Indikator Mutu Nasional ada yang bersifat wajib dan tidak wajib. Yang tidak bersifat wajib, tidak harus semua indikator diisi. Sedangkan yang bersifat wajib, semua harus diisi. Berikut ini penjelasan mengenai indikator. 28 Judul Indikator Nama Indikator Dasar pemikiran Alasan pemilihan Indikator mengacu pada peraturan perundangundangan. Dimensi Mutu 6 Dimensi Mutu WHO (aksessibilitas, efektifitas, efisiensi, keselamatan dan keamanan, kesinambungan pelayanan, berorientasi pada pasien). Tujuan Sesuatu hasil yang ingin dicapai dengan melakukan pengukuran terhadap indikator. Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Definisi Operasional Jenis Indikator Batasan pengertian yang dijadikan pedoman untuk melakukan suatu kegiatan pengukuran indikator untuk menghindari kerancuan Sesuai dengan judul indicator yang dinayatakan dalam pengukuran input, proses, outcome, dan proses & outcome. Input : pengukuran Sumber daya yg digunakan untuk aktifitas/proses Proses: menggambarkan komponen- komponen kegiatan Outcome: mengukur keuntungan besar akibat dari hasil layanan, Proses & Outcome : mengukur produk yang dihasilkan untuk menunjang hasil layanan. Numerator (pembilang) Besaran sebagai nilai pembilang dalam rumus indikator Denominator (penyebut) Besaran sebagai nilai penyebut dalam rumus indikator Target Pencapaian Capaian yang ditetapkan berdasarkan patok duga (benchmark) internal dan eksternal. Kriteria: - Inklusi Batasan yang termasuk dalam cakupan pengukuran indikator - Eksklusi Batasan yang tidak termasuk dalam cakupan pengukuran Indikator Formula Rumus untuk menghasilkan nilai dari indicator, N/D x 100% Sumber data Sumber atau tempat dimana sampel atau keseluruhan data yang akan digunakan untuk melakukan pengukuran Frekuensi pengumpulan data Waktu yang ditentukan untuk mengambil data dari sumber data untuk setiap indikator Periode analisis Rentang waktu pelaksanaan kajian terhadap indikator kinerja yang dikumpulkan Cara Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Metode yang digunakan dapat berupa: a. Retrospektif: pengumpulan data yang diambil dari data masa lalu. b. Concurrent: pengumpulan data yang dilakukan secara langsung pada saat proses berjalan. Sampel Jabaran metode sampling dan besar sampel. Besar sampel disesuaikan dengan kaidah – kaidah statistik. Rencana Analisis Metode/cara yang dilakukan untuk mengubah data yang dikumpulkan menjadi informasi yang berguna untuk menentukan langkah tindak lanjut pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. Bisa berbentuk diagram garis, diagram batang, diagram pie, dan lain – lain sesuai karakteristik data. - Diagram garis digunakan untuk menampilkan data dari waktu ke waktu. - Diagram batang digunakan untuk menampilkan data pembanding beberapa kategori. - Diagram pie digunakan untuk menampilkan proporsi. Instrumen Pengambilan Data Penanggung Jawab 29 Nama formulir pengambilan data Nama formulir rekapitulasi data Nama formulir validasi data Pejabat yang bertanggung terhadap capaian indikator mutu Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK a. Pendataan Laporan Harian Terkait dengan adanya ketentuan di Standar Akreditasi, bahwa setiap RS wajib membandingkan hasil capaian indikator mutu dan data infeksi antar RS, maka RS diwajibkan untuk melakukan pengisian laporan indikator mutu setiap bulan melalui aplikasi SISMADAK. Untuk mempermudah penanggung jawab (PJ) akreditasi dalam pengumpulan indikator dari setiap unit, maka masing-masing unit melakukan pengisian nilai beserta bukti-bukti pendukung, sehingga PJ dapat melakukan proses validasi. Yang bisa melakukan pengisian indikator adalah pengguna yang sudah mendapatkan hak akses. Untuk memulai pengisian laporan indikator, dapat dilakukan melalui menu INDIKATOR MUTU Setelah mengklik pada menu Indikator Mutu, maka akan tampil halaman seperti berikut ini. Pengisian data dapat dilakukan secara harian, namun pengisiannya paling lama 3 hari. Klik pada angka 0 untuk tanggal pengisian, sehingga tampil halaman pengisian pada variabel seperti pada tampilan Gambar 33 berikut ini. 30 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 32 Tampilan Halaman Indikator Mutu Jika datanya sudah diisi, maka persentasenya akan dihitung secara otomatis. Tampilan pendataan nilai dari variabel indicator tersebut adalah seperti pada Gambar 31 berikut ini. Gambar 33. Tampilan Halaman Pendataan Data Indikator Mutu Nilai yang dimasukkan dalam laporan ini adalah berupa angka. Kemudian, untuk mendukung sistem pelaporan tersebut, silakan mengupload dokumen pendukung dengan cara mengklik “Dokumen” dan akan tampil halaman untuk mengunggah dokumen. 31 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK b. Rekapitulasi Untuk melihat total capaian indikator yang merupakan hasil perhitungan dari semua unit, dapat dilihat melalui menu Rekap IMUT. Sedangkan untuk memonitor hasil pendataan dari masing-masing unit, dapat dilihat dengan mengklik judul indikator. Jika hasil rekapitulasi bulanan masih bernilai 0, penyebabnya adalah karena belum melakukan sinkronisasi. Tekan tombol ‘Sync’ untuk melakukan sinkronisasi. Gambar 34. Tampilan Halaman Rekapitulasi Bulanan Indikator Mutu c. Benchmark Benchmark data bertujuan untuk membandingkan hasil capaian rumah sakit dengan wilayah propinsi lainnya. Secara default, yang bisa melakukan Benchmark adalah Administrator. Namun jika diinginkan untuk memberi hak akses bagi pengguna lainnya, silakan tambahkan hak akses modul melalui menu pengaturan Daftar Group. Klik menu Benchmark seperti pada Gambar 35, dan akan muncul tampilan wilayah propinsi. 32 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 35. Tampilan Halaman Rekapitulasi Laporan Indikator Bulanan Per Provinsi Untuk menampilkan grafik perbandingan dengan provisi lainnya, silakan klik pada ikon Grafik, dan hasilnya akan tampil seperti pada gambar 37. Pastikan server yang digunakan terhubung dengan internet. Gambar 36. Tampilan Grafik Benchmark dengan Provinsi 33 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK 10. INDIKATOR LOKAL Indikator Lokal merupakan indikator yang bisa dikustom untuk keperluan internal RS, dan yang belum tersedia indikator tersebut di Indikator mutu nasional. Instrumen indikator ini didatakan sendiri sesuai keperluan, namun tidak bisa dibandingkan dengan RS lainnya. Gambar 37. Tampilan Menu Daftar Indikator Lokal Untuk melakukan pendataan indikator, silakan diklik pada menu INDIKATOR MUTU -> Daftar IMUT Lokal Untuk mendatakan nilai capaian dari indicator mutu lokal, dapat dilakukan dengan cara mengklik menu INDIKATOR MUTU -> IMUT Lokal dan klik pada tanggal pengisian seperti pendataan IMUT Nasional. Untuk menambahkan variabel Numerator dan Denumerator pada setiap indikator, silakan klik pada judul indikator yang sudah dibuat dan akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini. Klik tanda + untuk menambahkan variable baru. 34 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 38 Tampilan Pendataan Variabel Indikator 11. INSIDEN KESELAMATAN PASIEN Petunjuk mengenai Pedoman Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP) dapat dibaca melalui https://goo.gl/vV9TZN Dengan adanya Sistem Pelaporan IKP maka rumah sakit dapat menjawab secara mantap pertanyaan sebagai berikut : Apakah rumah sakit anda dapat mendemonstrasikan bahwa pelayanan rumah sakit anda lebih "safe" / aman dibandingkan tahun yang lalu ? Cara menyampaikan laporannya adalah dengan cara klik LAPORAN -> Laporan IKP Gambar 39 Tampilan Menu Laporan Insiden 35 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 40. Tampilan Fomulir Laporan Insiden 12. FILE MANAGER File Manager adalah sebuah pengelola berkas sederhana, antar muka yang nyaman dan mudah digunakan, serta dioptimalkan khusus untuk pengguna browser. Sangat mirip seperti melakukannya pada komputer desktop. Misalnya: memotong, melekatkan serta menyalin berkas dan folder 36 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK File Manager sangat bermanfaat dan membantu pihak RS untuk melakukan sharing data atau dokumen sebelum diunggah di setiap elemen penilaian akreditasi. Juga dapat berfungsi sebagai media untuk melakukan backup data, sebagai salah satu komponen dalam disaster and recovery data. Jadi, pengguna tidak perlu bertukar data melalui flashdisk atau sharing dokumen melalui jaringan, karena melalui Filemanager bisa diakses dimana saja, baik melalui Smartphone maupun Laptop/PC Gambar 41. Tampilan Halaman Filemanager Pengaturan hak akses pada Filemanager dapat dilakukan melalui menu BERKAS -> Hak Akses Filemanager Untuk melakukan pengaturan hak akses, sebaiknya dirancang terlebih dahulu siapa saja yang berhak dikasih hak akses, dan folder apa saja yang diizinkan untuk diakses. 37 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 42 Tampilan Halaman Pengaturan Hak Akses Pada Filemanager Penjelasan: a. Root Directory : Folder yang diperkenankan untuk dibaca atau diakses, termasuk sub folder yang ada didalamnya. Contoh penulisannya: D:/Data b. View Style: Bentuk tampilan pada folder, bisa dengan icon atau detail file c. Hide Directory: Folder yang tidak ditampilkan bagi pengguna. Misalnya: secure,cgi-bin d. Upload: Hak akses untuk mengunggah file atau dokumen. e. Download: Hak akses untuk mengunduh file atau dokumen. f. Bulk Download: Hak akses untuk mengunduh semua file atau dokumen sekaligus g. Edit: Hak akses untuk mengedit file text h. Delete: Hak akses untuk menghapus file atau dokumen. i. Restore: Hak akses untuk mengembalikan dokumen yang sudah terhapus dan yang masih ada di recycle bin j. Rename: Hak akses untuk mengubah nama file atau dokumen. 38 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK k. Permission: Hak akses untuk mengubah hak akses pada file atau dokumen, dan ini hanya berlaku pada Linux l. Move: Hak akses untuk memindahkan file atau folder ke folder yang lain m. Copy: Hak akses untuk menyalin file atau folder ke folder yang lain n. New Directory: Hak akses untuk membuat direktori yang baru o. Search: Hak akses untuk melakukan pencarian file atau dokumen. Dengan menggunakan aplikasi Filemanager, maka tingkat keamanan data lebih terjamin karena dikelola sendiri oleh pihak RS, dan tidak seperti halnya pemanfaatan Dropbox, Google Drive atau fasilitas gratis lainnya. 39 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK BAB IV PERMASALAHAN DAN PENANGANAN Berikut ini adalah permasalahan yang sering terjadi dan cara penanganannya. 1. LUPA PASSWORD Jika lupa password, silakan klik menu Lupa Password yang disediakan di halaman login. Namun, itu hanya berfungsi kalau melakukan pendataan email dengan benar. Sebab, password yang baru akan dikirim melalui email tersebut. Cara lainnya, dapat dilakukan dengan mereset password melalui database. Silakan akses http://localhost/phpmyadmin Klik pada database SISMADAK, misalnya database sismadak_db Kemudian klik pada menu SQL dan jalankan perintah SQL sebagai berikut: UPDATE user SET user_password = md5(“admin”) WHERE user_id = 1 Gambar 43. Tampilan PHPMyAdmin 40 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK 2. AKSES SERVER SISMADAK DARI CLIENT Agar aplikasi SISMADAK dapat diakses dari komputer klien, maka perlu diketahui berapa alamat IP Server. Cara untuk mengetahui IP Server, silakan ketik perintah ipconfig melalui Command Prompt. Contoh: Gambar 44. Tampilan Halaman Informasi IP Melalui Command Prompt Dari contoh Gambar 48 dapat diketahui kalau IP Server adalah 192.168.2.10 Dengan demikian, aplikasi SISMADAK dapat diakses dari klien dengan mengetik alamat: http://192.168.2.10/ Jika seandainya Server tidak bisa diakses dari computer klien, ada beberapa kondisi yang harus dicek, yaitu: a. Pastikan firewall Server dimatikan atau diset menjadi Off b. Cek apakah computer klien sudah tersambung melalui jaringan. Bisa dites dengan melakukan perintah Ping. Contoh: ping 192.168.2.10 41 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Gambar 45. Tampilan Halaman Informasi Status Koneksi ke Server Melalui Command Prompt Jika statusnya “Reply” maka computer klien sudah tersambung dengan komputer Server. 3. Migrasi v.4.x ke v5.0.3 Jika sebelumnya sudah menggunakan aplikasi SISMADAK v4.x, maka perlu untuk melakukan update ke v5.0.3. Dampaknya adalah: 1. Akun untuk login menjadi: User: [email protected] Pass: admin 2. Akun login harus dilakukan entri ulang, karena dasar pembuatan akun pengguna adalah dari Profil Staf. Jadi, yang harus dilakukan adalah pendataan profil staf. Untuk melakukan ujicoba pemakaian aplikasi SISMADAK, bisa diujicoba melalui http://sismadak.kars.or.id Sebelum menggunakan aplikasi ini, ada baiknya mempelajari versi demonya terlebih dahulu. 42 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK BAB V DUKUNGAN PELATIHAN DAN MAINTENANCE Aplikasi SISMADAK terus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan Rumah Sakit dalam pelaksanaan akreditasi. KARS mendukung penerapan aplikasi ini, baik melalui training secara onsite dan melalui kegiatan workshop, baik secara nasional maupun melalui kerjasama dengan asosiasi rumah sakit. Training secara onsite merupakan dukungan untuk memberikan training ke Rumah Sakit, yang dilakukan setelah ada permintaan dari pihak Rumah Sakit untuk mendatangkan nara sumber dari KARS sebanyak 1 (satu) orang. Training diberikan selama 1 (satu) hari atau tergantung dari permintaan RS. Diharapkan peserta training adalah semua pokja dan unit/divisi yang terkait dengan akreditasi, tim TI dan dukungan penuh dari pimpinan RS. Untuk mendapatkan aplikasi SISMADAK, dapat dilakukan dengan mengisi formulir online melalui website KARS http://www.kars.or.id menu Download-> Permohonan SISMADAK. Setiap permohonan yang diisi dengan lengkap akan dibalas secara otomatis, termasuk informasi tata cara instalasi dan informasi akun Gambar 46. Tampilan Halaman Permohonan SISMADAK 43 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK Perlu diperhatikan bahwa sebelum melakukan update aplikasi, silakan melakukan backup data terlebih dahulu. Data yang harus dibackup adalah: 1. Database (sesuaikan dengan konfigurasi) 2. Folder upload yang ada di dalam folder sismadak 3. Folder data (sesuaikan dengan konfigurasi “Data Path”) Jika ada kesulitan atau saran dan pertanyaan, silakan menghubungi Tim SISMADAK/Sekretariat KARS melalui: Email: [email protected] Telp: 0812-181616-03 (WA) dan 082288222247 (Pak Gea) 44 Petunjuk Teknis Instalasi dan Penggunaan Aplikasi SISMADAK
