Nama : Nugraha Rachmatullah Nim : 1820803042 Berdasarkan Laporan Pihak Manajemen analisis sistem terindentifikasi masalah. Sebagai berikut : a. Laporan Penyewaan Gudang tidak tepat waktu diterima Pimpinan b. Proses Penyewaan Gudang Tidak Efisien c. Arsip Penyewaan Gudang tidak diarsipan dengan baik. Berdasarkan identifikasi masalah tersebut , maka analisis melakukan tahapan sebagai berikut : 1. Menentukan penyebab masing masing masalah yang sudah teridentifikasi. Untuk menentukan penyebab masalah dilakukan dengan menjawab pertanyaan “Apa penyebab Masalah yang Teridentifikasi ? ” a. Apa penyebab Laporan penyewaan Gudang Tidak tepat waktu diterima ? b. Apa penyebab proses penyewaan Gudang tidak efisien ? c. Apa penyebab arsip penyewaan Gudang tidak diarsipkan dgn baik ? Berdasarkan pertanyaan pertanyaan diatas maka dibuat tabel masalah dan penyebab masalah sebagai berikut: Masalah 1, Laporan Penyewaan Gudang tidak tepat waktu diterima Pimpinan 2. Proses Penyewaan Gudang Tidak Efisien 3, arsip penyewaan Gudang tidak diarsipkan dgn baik Penyebab Masalah 1 Pengumpulan data masih dilakukan cara lama dengan menyalin satu persatu pada Jurnal buku besar, hal ini sering terjadi kesalahan dalam penulisan sebuah laporan 1 Tidak bisa memastikan persediaan Gudang yang bisa di sewa dengan mudah , sehingga penyewa harus survey langsung ke lokasi untuk melihat ketersediaan Gedung yang ada. 2 Proses pembayaran dan pelunasan penyewaan Gedung sering terlambat, Karena tidak adanya pengingat pengecekan Penyewa mana saja yang belum membayar pelunasan gudang 1 Data penyewaan masih disimpan di jurnal buku besar secara manual di Gudang sehingga mudah rusak maupun hilang Titik Keputusan No 1 2 3 4 Penyebab Masalah Titik Keputusan Lokasi Teknik Pengumpulan Wawancara Pengumpulan data masih dilakukan cara lama dengan menyalin satu persatu pada Jurnal buku besar, hal ini sering terjadi kesalahan dalam penulisan sebuah laporan Tidak bisa memastikan persediaan Gudang yang bisa di sewa dengan mudah , sehingga penyewa harus survey langsung ke lokasi untuk melihat ketersediaan Gedung yang ada. Proses pembayaran dan pelunasan penyewaan Gedung sering terlambat, Karena tidak adanya pengingat pengecekan Penyewa mana saja yang belum membayar pelunasan gudang Proses pencatatan laporan Administrasi Proses penjadwalan penyewaan Gudang tidak rapi Staf gudang Wawancara Observasi Proses pelunasan pembayaran Gedung yang terlambat Bagian keuangan Wawancara Data penyewaan masih disimpan di jurnal buku besar secara manual di Gudang sehingga mudah rusak maupun hilang Pencatatan arsip pada jurnal buku besar Administrasi Wawancara observasi Tabel Personil Kunci : Lokasi/ Bagian Administrasi Nama Personil Resti jabatan Administrasi Uraian Tugas -membuat data laporan penyewaan Gedung - Pencatatan arsip pada jurnal buku besar Staf gudang Nando Staf gudang -melaporkan ketersediaan Gedung -membuat penjadwalan penyewaan gedung Bagian keuangan Linda Bagian keuangan Identifikasi kebutuhan - informasi data laporan penyewa -mencetak rekapitulasi penyewaan - cetak arsip penyewaan gedung -cetak jadwal ketersediaan Gudang -informasi stok gudang -menerima pembayaran uang penyewaan -mencetak laporan keuangan -mengingatkan penyewa untuk pelunasan gudang -informasi waktu pembayaran Menentukan Teknik Pengumpulan Data Titik Keputusan Lokasi Teknik Pengumpulan Administrasi Wawancara Sampling Staf gudang Wawancara Observasi Proses pencatatan laporan Proses penjadwalan penyewaan Gudang Proses pelunasan pembayaran Gudang Bagian keuangan Wawancara Pencatatan arsip pada jurnal buku besar Administrasi Wawancara observasi Sampling Merencanakan Jadwal Penelitian Jadwal Wawancara Tanggal Jam Pewawancara Lokasi Topik Wawancara 17 April 2020 17 April 2020 14.00 16.00 DK NF administrasi Bagian keuangan 18 April 2020 10.00 NF Staf Gudang Proses pencatatan laporan Proses pelunasan pembayaran Gedung yang terlambat Proses penjadwalan penyewaan Gudang 18 April 2020 10.00 DK Administrasi Tanggal Mulai Pengamat Lokasi Kegiatan yang diamati 20 april 2020 14.00 DK Administrasi Pencatatan arsip pada jurnal buku besar 20 april 2020 15.00 NF Staff Gudang Proses penjadwalan penyewaan Gudang Proses Penyimpanan dokumen arsip Jadwal Observasi Dokumen Dikumpulkan Catatan pada Jurnal Buku besar Catatan jadwal Jadwal penyewaan Gedung Jadwal Pengambilan Sample Tanggal Mulai Pengamat Lokasi tujuan 21 April 2020 10.00 DK Administrasi Proses pencatatan laporan 21 April 2020 11.00 DK Administrasi Pencatatan arsip pada jurnal buku besar Data Dikumpulkan Buku atau lembar Laporan Buku Besar Menentukan Penugasan Penelitian Petugas Penelitian : DK Tanggal Jam Lokasi Kegiatan Penelitian 17 April 2020 14.00 administrasi 18 April 2020 10.00 administrasi 20 April 2020 14.00 administrasi 21 April 2020 10.00 Administrasi Wawancara Proses pencatatan laporan Wawancar Proses pencatatan Arsip Observasi Pencatatan arsip pada jurnal buku besar Sampling Proses pencatatan laporan Orang Yang di hubungi Ibu RESTI Ibu RESTI Ibu RESTI Ibu RESTI Petugas Penelitian : NF Tanggal Jam Lokasi Kegiatan Penelitian 17 April 2020 16.00 Bag Keuangan 18 April 2020 10.00 Staff Gudang 20 april 2020 15.00 Staff Gudang Wawancara Proses pelunasan pembayaran Gedung yang terlambat Wawancara Proses penjadwalan penyewaan Gudang Observasi Proses penjadwalan penyewaan Gudang Orang Yang di hubungi Ibu Linda Bpk Nando Bpk Nando Membuat Agenda Wawancara Petugas Wawancara : DK Yang di wawancarai : Ibu Resti Topik : Pencatatan laporan Tanggal : 17 April 2020 Waktu : 14.00 – 14.30 Jam Waktu (Menit) Isi/Materi Wawancara 14.00 3 menit 14.03 5 menit 14.08 14.12 14.16 14.20 14.22 4 menit 4 menit 4 menit 2 menit 3 menit 14.30 5 menit Memperkenalkan diri dan mengucapkan terima kasih kepada ibu Resti atas waktu yang disediakan Menyampaikan maksud dan tujuan wawancara, yaitu Untuk mengetahui cara pencatatan laporan Bagaimana cara mencatat laporan ? Kapan anda mencatat laporan ? Hal apa saja yang di masukan di dalam laporan? Bolehkah saya melihat laporan yang di buat ? Adakah usulan untuk perbaikan proses pencatatan laporan Mengakhiri wawancara, meriview semua jawaban, serta mengucapkan terimakasih dan membuat janji wawancara tambahan Petugas Wawancara : NF Yang di wawancarai : Ibu Linda Topik : Proses pelunasan pembayaran gudang Tanggal : 17 April 2020 Waktu : 16.00 – 16.30 Jam Waktu (Menit) Isi/Materi Wawancara 14.00 3 menit 14.03 5 menit 14.08 14.12 14.16 14.19 4 menit 4 menit 3 menit 3 menit 14.22 3 menit 14.30 5 menit Memperkenalkan diri dan mengucapkan terima kasih kepada ibu Linda atas waktu yang disediakan Menyampaikan maksud dan tujuan wawancara, yaitu Untuk mengetahui prosedur pembayaran sewa gudang Bagaimana proses pembayaran sewa Gudang ? Adakah aturan pembayaran penyewaan Gudang ? Bisakah saya melihat buku catatan pembayaran ? Adakah kendala dalam proses pembayaran sewa gedung? Adakah usulan untuk perbaikan proses pembayaran sewa Gudang ? Mengakhiri wawancara, meriview semua jawaban, serta mengucapkan terimakasih dan membuat janji wawancara tambahan Petugas Wawancara : NF Yang di wawancarai : Bpk N Topik : Proses penjadwalan penyewaan gudang Tanggal : 18 April 2020 Waktu : 10.00 – 10,30 Jam Waktu (Menit) Isi/Materi Wawancara 10.00 3 menit 10.03 5 menit 10.08 4 menit 10.12 10.16 4 menit 4 menit 10.20 10.22 2 menit 3 menit 10.30 5 menit Memperkenalkan diri dan mengucapkan terima kasih kepada bpk N atas waktu yang disediakan Menyampaikan maksud dan tujuan wawancara, yaitu Untuk mengetahui cara Penjadwalan penyewaan Gedung yang bisa di sewa Bagaimana cara membuat jadwal penyewaan Gedung mana yang tersewa dan Gedung mana yang belum tersewa ? Kapan anda membuat jadwal ? Bagaimana penyewa dapat mengetahui stok Gudang yang bisa di sewa ? Bolehkah saya melihat jadwal yang di buat ? Adakah usulan untuk perbaikan proses salam penjadwalan stok gudang Mengakhiri wawancara, meriview semua jawaban, serta mengucapkan terimakasih dan membuat janji wawancara tambahan Petugas Wawancara : DK Yang di wawancarai : Ibu Resti Topik : Proses Penyimpanan dokumen arsip Tanggal : 18 April 2020 Waktu : 10.00 – 10.30 Jam Waktu (Menit) Isi/Materi Wawancara 14.00 3 menit 14.03 5 menit 14.08 14.12 14.16 4 menit 4 menit 4 menit 14.20 14.22 2 menit 3 menit 14.30 5 menit Memperkenalkan diri dan mengucapkan terima kasih kepada ibu Resti atas waktu yang disediakan Menyampaikan maksud dan tujuan wawancara, yaitu Untuk mengetahui cara Penyimpanan dokumen arsip Bagaimana cara Penyimpanan dokumen arsip ? Kapan anda Menyimpanan dokumen arsip? Hal apa saja yang di masukan di dalam dokumen arsip? Bolehkah saya melihat dokumen arsip ? Adakah usulan untuk perbaikan proses Penyimpanan dokumen arsip Mengakhiri wawancara, meriview semua jawaban, serta mengucapkan terimakasih dan membuat janji wawancara tambahan Uraian Prosedur Administrasi - membuat informasi data laporan penyewa ke pada pimpinan -mencetak rekapitulasi penyewaan - mengarsipkan data laporan penyewaan Gedung - menginfokan penyewa kapan waktu penyewaan selesai Staff Gudang -cetak jadwal ketersediaan Gudang -informasi stok Gudang -mencatat waktu penyewaan Bagian Keuangan - menerima dan mencatat pembayaran -mencetak laporan keuangan -menginformasi waktu pembayaran ‘ Bagan Alir Sistem Administrasi Staff Gudang Mulai Rekap pengecekan dari permintaan jadwal penyewa Pimpinan / Manajer Bagian keuangan Mengecek Jadwal stok gudang Mengecek Rekap pengecekan dari permintaan jadwal penyewa Jadwal stok gudang Jika jadwal yg diminta ada Terima jadwal Pemberian jadwal Input jadwal yg ditentukan Input laporan Pembayaran laporan Deskripsi Dokumen Buku Laporan Penyewaan Gudang Fungsi : mencatat laporan penyewaan Sumber : Administrasi Rangkap ; 2 Rangkap Distribusi : 1. Admin (Bahan Arsip) 2, Manajer Elemen data No Nama Data Jenis Keterangan 1 2 3 4 5 No_Reg_Penyewa Tgl_Penyewaan Nama_Penyewa Pekerjaan Alamat String Date String String String Nomor regristrasi Tanggal Penyewaan Nama Penyewa Pekerjaan Alamat Jadwal Ketersediaan Gudang Fungsi : mencatat laporan penyewaan Sumber : Staff Gudang Rangkap ; 2 Rangkap Distribusi : 1. Staf 2, Administrasi Elemen data No Nama Data Jenis Keterangan 1 2 3 4 No_Gudang Tgl_Persediaan Luas_Gudang Fasilitas_Gudang String Date String String Nomor Gudang Tanggal Persediaan Luas Gudang Fasilitas Gudang Buku Keuangan Elemen data Fungsi : mencatat keuangan Sumber : Bagian Keuangan Rangkap ; 2 Rangkap Distribusi : 1. Bag Keungan 2. Administrasi (di catat di dalam laporan) No Nama Data Jenis Keterangan 1 2 3 4 5 No_Transaksi Uang_muka Tanggal_Pembayaran Tanggal_Pelunasan Saldo_Keuangan String Numeric Date Date Numeric Nomor Transaksi Uang muka Tanggal pembayaran Tanggal Pelunasan Saldo Keuangan Dokumen Arsip Elemen data Fungsi : mencetak dan menyimpan Arsip Sumber : Administrasi Rangkap ; 1 Rangkap Distribusi : 1 . Administrasi No Nama Data Jenis Keterangan 1 2 3 No_Laporan Tgl_laporan Isi_Laporan string Date string Nomor Laporan Tanggal_Laporan Isi Laporan Identifikasi Kebutuhan Pemakai Identitikasi kebutuhan pemakai didapatkan berdasarkan hasil wawancara dan Identifikasi Kebutuhan Personil Kunci. Adapun Identifikasi Kebutuhan Pemakai adalah : 1. Sistem yang dibuat harus dapat membantu pekerjaan operasional Administrasi berupa, pencatatan data Penyewa baru, cetak kartu sewa, , pencatatan laporan penyewaan masuk dan keluar, pencetakan dokumen arsip. 2. Sistem yang dibuat harus dapat membantu pekerjaan operasional Staff Gudang berupa, cetak jadwal ketersediaan Gudang, memberi informasi stok Gudang, mencatat waktu penyewaan. 3. Sistem yang dibuat harus dapat membantu pekerjaan operasional Bagian Keuangan berupa menerima dan mencatat pembayaran, mencetak laporan keuangan, menginformasi waktu pembayaran 4. Sistem harus dapat dioperasikan sesuai dengan kapasitasnya masing-masing. 5. Terdapat laporan periodik (Harian, Bulanan dan Periode tertentu) Untuk berupa laporan penyewaan , arsip dokumen, laporan kas masuk dan keluar 6. Semua data disimpan terpusat 7. Semua proses yang ada terintegrasi dalam satu paket perangkat lunak
