PENGEMBANGAN SISTEM MUTU MANAJEMEN OPERASIONAL PADA TOKO BANGUNAN UD. RAJAWALI Anthony 201710100078 PROFIL USAHA Waktu operasional: Senin-Jumat (Pk. 07.00 – Pk. 16.30) Sabtu ( Pk. 07.00- Pk. 14.00) Minggu (tutup) Nama Usaha: Toko Bangunan UD. Rajawali Nama pemilik: Lanny Jenis Usaha: Jasa penjualan bahan bangunan Alamat usaha: Jalan Ir. Soekarno No. 114 Kec. Junrejo Kota Batu Latar belakang Berdasarkan pengamatan yang sudah saya lakukan terdapat beberapa kendala dalam menjalankan kegiatan operasional toko yaitu kesalahan dalam jumlah stok barang, kualitas barang yang kurang terjaga, absensi karyawan, serta kurang teraturnya dalam susunan tata letak barang baik di etalase toko maupun digudang sehingga terkadang menghambat pelayanan terhadap pembeli. Beberapa faktor yang membuat pelayanan belum maksimal yaitu belum adanya struktur organisasi yang jelas. VISI Menyediakan bahan bangunan yang berkualitas dengan harga yang terjangkau bagi masyarakat kota Batu Memberikan jaminan barang yang berkualitas untuk konsumen dengan harga terjangkau serta pelayanan yang terbaik MISI Tujuan ● ● ● ● Menambah penghasilan Memberikan lapangan pekerjaan Memberikan pelayanan yang terbaik dengan harga terjangkau Mempermudah masyrakat kota Batu dalam mencari bahan bangunan yang berkualitas namun harga terjangkau ANALISIS STRENGTHS ● ● ● ● ● ● Toko terletak di lokasi yang strategis sehingga mudah diakses masyarakat Toko ini merupakan satu-satunya toko bangunan di sekitar area kecamatan junrejo kota Batu (berdasarkan observasi penulis per tanggal 23 Juni 2020) Memiliki ketersediaan stok barang yang cukup Tersedia pelayanan antar barang Cakupan wilayah mengantar barang yang cukup luas Harga yang terjangkau meskipun wilayah pasar yang dikuasai sangat luas WEAKNESSES ● ● ● ● ● ● Luas toko yang tidak terlalu besar bahkan cenderung kecil Kurang tenaga kerja sehingga pelayanan toko tidak maksimal Transaksi jual beli masih manual Tidak tersedia mesin EDC Tempat parkir kecil Tidak adanya SOP tertulis sehingga membuat karyawan terkadang melewatkan beberapa bagian dalam prosedur operasional. Dasar teori ● Pengertian sistem mutu: Sekelompok elemen baik secara fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama antara satu dengan yang lain agar tercipta kondisi kerja yang maksimal sehingga hasil yang diberikan dapat melebihi ekspektasi atau harapan. (Purwiyanto,2018) ● Pengertian Manajemen Operasional: Ilmu dan seni yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengawasan terhadap orang-orang yang bekerja untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui atau bersama-sama dengan orang lain. ● Pengertian SOP: SOP adalah dokumen tertulis yang berisi urutan langkah-langkah atau pedoman atau acuan dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang sesuai dengan fungsi jabatan masing-masing yang meliputi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan individu yang berperan dalam kegiatan tersebut. ● Tujuan dibuat SOP: Menurut Puji (2014:30) tujuan standar operasional prosedur (SOP) adalah sebagai berikut: 1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu. 2. 3. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan. 4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait. 7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan 8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan. 9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru Permasalahan yang terjadi Berdasarkan observasi yang telah dilakukan, ada beberapa masalah operasional di Toko bahan bangunan UD. Rajawali yaitu: a. Masih sering ada kesalahan dalam penataan display barang sehingga membuat pelanggan terkadang kesulitan menemukan barang yang dicari. b. Dalam beberapa kegiatan operasional masih ada beberapa hal yang terlewatkan yang dilakukan oleh karyawan toko karena tidak adanya prosedur tertulis. Alternatif Dalam setiap permasalahan operasional selalu ada solusi yang dapat mengatasi berbagai permasalahan tersebut. Solusi yang dapat dilakukan adalah: 1. Mengadakan training singkat terlebih dahulu kepada para karyawan 2. Mengadakan evaluasi secara rutin 3. Para karyawan dibimbing hingga dapat mengikuti prosedur secara tidak tertulis 4. Membuat sistem mutu Manajemen Operasional F S o O r P m a t Nomor : Disahkan oleh Dibuat oleh Tanggal : Logo Perusahaa n Terbitan : Revisi : Halaman : Aspek Definisi Tujuan Prinsip Prosedur Bagian terkait Perangkat Ruang Lingkup Dokumentasi Indikator keberhasilan Anthony Garis Besar SOP Permasalahan yang mendasari pembuatan SOP Sop pelayanan pelanggan • Sering terjadi pelayanan pelanggan yang tidak sesuai prosedur, hanya berdasarkan pengalaman berbelanja SOP Pencatatan Laporan Keuangan Harian SOP Laporan Keuangan Bulanan • Laporan keuangan yang dibuat sering kali terlewat sehingga pembukuan keuangan tidak 100% akurat • Laporan keuangan bulanan yang disusun sering kali tidak sesuai dengan laporan keuangan harian yang disusun SOP Pencatatan Stok Gudang • Sering terjadi kesalahan jumlah stok barang yang digudang dengan jumlah barang yang terjual • Sering terjadi ketidakcocokan SOP Perhitungan antara jam kerja Gaji Karyawan karyawan dengan gaji yang diterima • Sering terjadi kesalahan dalam SOP Penerimaan proses quality Barang control barang yang diterima • Sering terjadi kesalahan SOP Menerima penerimaan Retur barangretur dari barang dari pelanggan pelanggan yang mengakibatkan kerugian toko SOP Retur Barang dari supplier • Sering terjadi penolakan retur oleh pihak supplier karena melewati batas waktu SOP Pengiriman Barang kepada pelanggan • Sering terjadi kesalahan jumlah barang atau item barang yang harus dikirim SOP Penataan Display • Penataan display yang asal-asalan sering kali membuat pelanggan kesulitan mencari barang. Kesimpulan & saran ● Berdasarkan hasil pemaparan observasi diatas maka ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil: 1.Keberadaan SOP secara tertulis sangat dibutuhkan bagi setiap pelaku usaha 2.Dalam kasus toko bangunan UD. Rajawali ada beberapa SOP yang dirasa perlu untuk segera diterapkan agar membantu perkembangan toko dengan lebih baik yaitu: a. SOP Pencatatan laporan keuangan harian b. SOP Pencatatan laporan keuangan bulanan c. SOP Pencatatan stok gudang d. SOP Penataan display
