Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama PRESENTASI PENYUSUNAN SOP AP Pelatihan Teknis Administrasi Penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) SITI KUSRIYAH HP. O857-1557-9585 [email protected] TUJUAN PEMBELAJARAN PESERTA MAMPU MEMPRESENTASIKAN HASIL PEYUSUNAN SOP SESUAI TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan PROCESS PRESENTASI PENYUSUNAN SOP KELOMPOK I PRESENTASI LKIK KELOMPOK II PRESENTASI LEMBAR KELOMPOK III PRESENTASI FLOWCHART IDENTITAS 1 2 KELOMPOK IV PRSENTASI HASIL EVALUASI KELOMPOK 1-III 3 Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan 4 PROCESS PRESENTASI PENYUSUNAN SOP KELOMPOK I PERENCANAAN 1 KELOMPOK II KEPEGAWAIAN 2 KELOMPOK III KELOMPOK IV KEUANGAN TEKNIS 3 4 Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan KESALAHAN UMUM DALAM PENYUSUNAN SOP AP. HANYA BERDASARKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI 1. Didasarkan Tugas dan Pokok 2. Kegiatan yang langsung mendukung Tusi 3. Kegiatan tidak langsung mendukung Tusi secara periodik SEHARUSNYA ??? TIDAK MEMBATASI CAKUPAN SOP 1. SOP terlalu luas (Komplek) 2. Seharusnya dibatasi cakupannya 3. Hasil Akhir Kegiatan Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan 1 KESALAHAN UMUM DALAM PENYUSUNAN SOP AP. NAMA SOP TIDAK MENCERMINKAN PRODUK AKHIR 1. Produk: Dokumen, Laporan, Surat Izin dll 2. Nilai Tambah: Legalisasi, Pengesahan dll SEHARUSNYA ??? TIDAK CERMAT MENGIDENTIFIKASI AKTIVITAS Aktivitas dalam SOP sebaiknya dipecah secara Cermat dalam Sauan Kegiatan yang Terkecil dan Mandiri Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan 2 KESALAHAN UMUM DALAM PENYUSUNAN SOP AP. AKTOR DIURUTKAN SECARA HIRARKI Aktor tidak diurutkan secara hirarki karena MENGAKIBATKAN Kegiatan di Mulai dari Tengah/Akhir Kolom MENYULITKAN mengurutkan sekuen SEHARUSNYA ??? SALAH PENGGUNAAN SIMBOL HANYA 5 SIMBOL DALAM SOP 1. Mulai = Kapsul 2. Proses = Persegi Panjang/Kotak 3. Keputusan = Belah Ketupat 4. Pindah Halaman = Segi 5 5. Arah Proses (Anak Panah) “First Come First Write” Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan 3 KESALAHAN UMUM DALAM PENYUSUNAN SOP AP. SALAH MENGISI 4 MUTU BAKU 1. Pengisian Kelengkapan = Bahan dalam aktivitas dan Peralatan yang digunakan 2. Pengisian Waktu = Asumsi Normal dan Rasional 3. Pengisian Output = Produk/nilai Tambah SEHARUSNYA ??? SALAH MENGISI IDENTITAS SEHARUSNYA 1. Pengisian tanggal pembuatan = selesai dibuat 2. Persyaratan = Bedakan aktor Individu dan Institusi) 3. Peringatan = Kalimat yang menyatakan akibat Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan 5 KESALAHAN UMUM DALAM PENYUSUNAN SOP AP. SEHARUSNYA ??? TIDAK CEK KEMBALI JUDUL & AKTIVITAS 1. Produk akhir SOP = Cerminan Judul (Penyusunan Renstra – produknya renstra) 2. Judul cerminan rangkaian kegiatan Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan 6 KESALAHAN LAIN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SALAH MEMAHAMI SOP ADM DENGAN SOP TEKNIS SALAH MENULIS PERSYARATAN UNTUK INSTITUSI SALAH MENULIS KELENGKAPAN INSTITUSI ATAU INDIVIDU TIDAK MEMBEDAKAN SOP PARSIAL DENGAN FINAL TIDAK BERKESINAMBUNGAN ANTARA OUTPUT DENGAN IN-PUT PENYUSUNAN SOP HANYA DIDASARKAN AKTIVITAS DAY TO DAY PENGISIAN KOLOM PERINGATAN TIDAK MENGGUNAKAN BAHASA PERINGATAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. AKTIVITAS BUKAN KATA KERJA MENGGABUNGKAN LEBH DARI 1 KEGIATAN TIDAK ADA OPSI PENGAMBILAN KEPUTUSAN TIDAK MEMATUHI ATURAN ARAH PANAH MENGGUNAKAN SIMBOL YANG TIDAK STANDAR TIDAK MENULISKAN OPSI (ya DAN tidak) DALAM FLOWCHART KEMBALI SIMBOL TIDAK SECARA DIAGONAL/TIDAK STANDAR Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan PENUTUP SOP YANG BAIK DISUSUN SESUAI DENGAN ATURAN YANG BERLAKU DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN MUDAH TIDAK MEMPERSULIT Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan
