Arsip Sistem Penomoran MASHUR JULY 29, 2013 0 Arsip Sistem Penomoran Arsip menggunakan sistem penomoran atau sistem numerik adalah dimana arsip yang disimpan berdasarkan kode nomor, atau dengan kata lain nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama suatu organisasi. Sistem penomoran adalah sebagai berikut. 1. Sistem nomor menurut Dewey (sistem Desimal/klasifikasi) Sistem desimal atau klasifikasi menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang telah ditentukan, kode surat berdasarkan nomor yang telah ditentukan untuk surat yang bersangkutan. Kelebihan dari system nomor adalah sebagai berikut: - Penyimpanan surat-surat lebih teratur dan akurat - Di dalam cara penyimpanan surat lebih cepat dan tepat. - Sangat mudah - Digunakan untuk berbagai macam dokumen - Nomor yang tertera di dokumen dijadikan sebagai pedoman korespondensi. - Nomor-nomor yang ada di file dokumen dapat dibuat lebih banyak. Keburukan dari system nomor adalah sebagai berikut: - Banyak waktu yang digunakan dalam mengindeks surat. - Beraneka macam warna file dokumen menjadikan masalah tersendiri. - Diperlukan tata ruang yang luas untuk mengelola surat-surat. Sistem penyimpanan surat menggunakan nomor terdiri dari 2 (dua) bagian; a) Filling system nomor Dewey b) Filling system nomor terminal digit Filling system nomor dewey disebut juga system decimal. Bila kita menggunakan system nomor Dewey langkah-langkah yang harus dilakukan adalah; 1. Membuat daftar klasifikasi nomor. Daftar klasifikasi nomor merupakan himpunan segala macam kegiatan yang terdapat di kantor. Segala macam dari kegiatan rutinitas kantor dibuat dan dikelompokkan masing-masing dan diberi nomor kode. Daftar klasifikasi nomor berguna untuk: - Memberikan nomor kode - Menyiapkan dan menyusun tempat penyimpanan file. Ada 3 baris daftar klasifikasi nomor. 1) Baris pertama disebut baris kelompok besar Di baris besar ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor dan pemberian nomor-nomor kode. Untuk nomor urut dimulai dengan angka 000 = bidang pendidikan dan latihan 100 = keuangan 200 = personalia 300 = pembangunan 400 = Koperasi 500 = produksi 600 = pemasaran 700 = penelitian laboratorium 800 = perlengkapan 900 = pengangkutan dan perbekalan. Apabila ada kelebihan kegiatan pokok kantor, harus dibuat penggabungan kegiatan yang sejenis, dengan demikian jumlah kelompok dalam baris tetap 10. Berikutnya dari tiap-tiap kelompok bagian utama dipisah menjadi 10 bagian yang disebut dengan kelompok bagian pembantu. 2) Baris pembagian pembantu. Di baris ini terdiri dari 10 kegiatan, jika dalam kegiatan belum berjumlah 10, maka tetap harus dibuat 10 kelompok kegiatan sebagai cadangan kegiatan. Contoh yang tertera dibawah ini diambil dari bagian personalia dengan nomor kode 200. 200 = Personalia 210 = Formasi 220 = Pemilihan personal 230 = Tata tertib 240 = Ujian jabatan 250 = kenaikan pangkat 260 = cuti 270 = mutasi 280 = pemberhentian kerja 290 = pension. 3) Baris pembagian pembatu yang lebih kecil Dari nomor kelompok dapat diuraikan lagi dalam kelompok 10 bagian yang lebih kecil lagi. Nomor ini diambil dari kelompok cuti dengan nomor kode 260. 260 = cuti 261 = cuti besar 262 = cuti tahunan 263 = cuti sakit 264 = cuti kawin 265 = cuti hamil 266 = cuti di luar tanggungan Negara 267 = cuti kematian 268 = cuti ujian dinas 269 = cuti pergi haji. Sistem Dewey ini hanya cukup memperhatikan kode angka yang ada dalam surat. Juga kita harus memperhatikan pembagian kelompok besar. Dengan melihat kepala angka kode dari surat, maka kita sudah dapat menerka surat harus masuk ke dalam kelompok mana. Contoh; kepala angka 1 termasuk kelompok bidang keuangan dan angka 3 sudah pasti masuk ke dalam kelompok bidang pembangunan dan begitu seterusnya. Cara menemukan kembali arsip berdasarkan sistem nomor. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau angka dibuat system penomoran arsip mulai yang terkecil sampai yang terbesar. 1). Cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem Dewey. Tata cara yang harus dilakukan dalam menemukan kembali arsip berdasarkan system Dewey. a. Mencari kartu indeks di tempat file kartu, kemudian samakan dengan bahan yang dicari. b. Perhatikan tanda atau kode yang tertera di kartu indek tersebut. c. Berikutnya mencari lemari file tempat penyimpanan surat. Contoh; surat yang akan dicari tentang cuti kawin bernomor kode 264.1. Berarti File yang kita cari berada pada laci bernomor 200, dan di belakang guide (petunjuk) bernomor 260, di dalam folder atau map bernomor 264, dengan urutan surat pertama. 2). Cara menemukan kembali arsip dengan menggunakan system terminal Digit. a. Cari perihal dibuku arsip, perhatikan nomor kode surat. b. Dengan memegang nomor kode surat, kemudian carilah surat ditempat penyimpanan berdasarkan urutan nomor. c. Bila telah ditemukan, segera ambil untuk digunakan sesuai dengan keperluan. FILING SISTEM NOMOR (Numeric Filing System) Filing system nomor adalah system kearsipan yang dalam penyimpanan daiti, lebih teln penyusunan surat atau warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut. 1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur. 2. 3. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat. Sederhana dan mudah dilaksanaka. 4. 5. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi. 6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas. Adapun kelemahannya, di antaranya. 1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks. 2. 3. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit. 1. a. Filing system Nomor Dewey Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut. 1) Merancang daftar klasifikasi nomor Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode. Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman: a) Dalam pemberian nomor kode b) Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan. Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini. a) Lajur Pembagian Utama (disebut juga lajur kelompok besar) Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut. 000 Pendidikan dan Latihan 100 Keuangan 200 Personalia 300 Pembangunan 400 Koperasi 500 Produksi 600 Pemasaran 700 Penelitian dan Laboratorium 800 Perlengkapan 900 Pengangkutan dan perbekalan Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok pembagian pembantu. b) Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok) Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum lengkap 10, hendaknya tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini (mengambil sampel bagian Personalia nomor kode 200). 200 Personalia 210 Formasi 220 Pemilihan Personal/Tenaga Kerja 230 Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai 240 Ujian Jabatan 250 Kenaikan Pangkat 260 Cuti 270 Mutasi 280 Pemberhentian Kerja 290 Pensiun Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci, seperti contoh berikut (dari pembagian Cuti, nomor kode 260)/ 260 Cuti 261 Cuti Besar 262 Cuti Tahunan 263 Cuti Sakit 264 Cuti Kawin 265 Cuti Hamil 266 Cuti di luar tanggungan Negara/Perusahaan 267 Cuti karena kematian 268 Cuti karena ujian dinas 269 Cuti karena menunaikan ibadah haji Dalam system Dewey, hal ini perlu diperhatikan dengan seksama kode angka yang terdapat dalam surat. Yang harus diingat ialah pembagian kelompok besar. Dengan melihat kepala angka kode surat, kita sudah bisa menentukan surat masuk ke kelompok mana. Misalnya, bila kepala angka menunjukan angka 1, ini termasuk urusan Keuangan, bila angka 3 ini berarti kelompok Pembangunan, dan seterusnya. 2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut. a) Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode, seperti tercantum di bawah ini: 000 500 100 600 200 700 300 800 400 900 Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor daro pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900. Demikian pula isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar indeks. b) Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Misalnya, untuk laci 100 di belakangnya disusun guide bernomor 000, 010, 020, … sampai 090. Untuk laci 100 dibelakangnya disusun guide bernomor 100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai pada laci 900. Di belakangnya disusun guide bernomor 900, 910, 920, 920, … sampai 990. c) Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Folder disusun di belakang guide, untuk guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder berkode 000, 001,002, … sampai 009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010, 011, 012, … sampai 019, dan seterusnya sampai guide bernomor 990 yang belakangnya disusun folder berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah terdapat suratsurat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru memakai nomor paling besar, misalnya terdapat urutan surat 011.4, 011.3, 011.2, 011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru. d) Kartu indeks, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks berfungsi untuk mempermudah dalam penemuan kembali surat. e) Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks. f) Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan. 3) Penyimpanan Surat Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut. a) Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat. b) Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat mengenai cuti hamil berkode 265, jika surat merupakan yang pertama maka kodenya adalah 265.1, surat kedua berkode 265.2 dan seterusnya. c) Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks. d) Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada tempat yang sesuai kodenya. Misalnya, surat bernomor 265.1 disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 260 dalam folder 265 di urutan pertama. 1. b. Filing system Nomor Terminal Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut. 1) Menyiapkan perlengkapan Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal berikut. a) Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip) No. Tanggal Judul Nomor Tanggal Perihal Urut Penyimpanan Surat Surat Surat Surat Ket. Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0001, surat kedua 0002, surat ketiga 0003, dan seterusnya. b) Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut. - Laci pertama diberi kode 00-09 - Laci kedua diberi kode 10-19 - … dan seterusnya sampai … - Laci kesepuluh, berkode 90-99 c) Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09. d) Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9 e) Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir. 2) Penyimpanan surat Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut. a) Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip. b) Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit. - Unit I : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide - Unit II : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map. - Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam map/folder. Contoh: Surat bernomor 1968 akan disimpan pda laci 10-19, pada guide 19 (Unit I), dalam map/folder 6 (Unit II), pada perihal/urutan 8 (Unit III). c) Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya. Penemuan Kembali Arsip Dalam Sistem Nomor Kearsipan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomor. 1. a. Penemuan arsip dalam system nomor Dewey Pada system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut. 1) Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan. 2) Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut. 3) Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, pokok masalahnya adalah cuti kawin dengan nomor kode 264.1. Surat tersebut berada pada laci bernomor 200, di belakang guide berkode 260, di dalam folder berkode 264, dengan urutan surat pertama. 4) Jika tempatnya sudah ditemukan, carulah dan ambilah surat yang kita perlukan. 1. b. Penemuan arsip dalam system nomor Terminal Digit Pada system ini, prosedur penemuan arsip adlah sebagai berikut: 1) Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya. 2) Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan urutannya. 3) Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.
