KERANGKA ACUAN KERJA SISTEM KEPENDUDUKAN TINGKAT RW Dosen : JAMALUDIN M.Kom Disusun Oleh : MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER CIPTA KARYA INFORMATIKA JAKARTA - 2020 DAFTAR ISI 1. Latar Belakang ............................................................................................................................ 2 2. Tujuan Aplikasi ........................................................................................................................... 2 3. Saran Perangkat Lunak yang Dikembangkan .................................................................... 2 4. Ruang Lingkup Program .......................................................................................................... 2 5. Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak ................................................................... 4 6. Penanggung Jawab Kegiatan ................................................................................................. 6 7. Sumber Pendanaan ................................................................................................................... 6 8. Waktu Pelaksanaan Kegiatan ................................................................................................. 6 9. Lokasi Kegiatan .......................................................................................................................... 6 10. Pelaporan ................................................................................................................................. 7 11. Penutup..................................................................................................................................... 7 MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 1 1. Latar Belakang Sistem pelayanan dalam era dunia digital 4.0 sudah sangat penting dalam menunjang kebutuhan pelayanan public. Namun pada lingkungan RW 10 Kaliabang Tengah Bekasi masih belum efektif dan efisien dalam hal pelayanan public terutama pada saat pengajuan kebutuhan dokumen dan penyebaran informasi karena masih menggunakan cara manual atau offline. Untuk mengatasi permasalahan pelayanan tersebut, perlu dibuat sebuah sistem informasi untuk pengolahan dokumen keluar & masuk serta penyebaran informasi dengan berbasis web yang mana akan menjadi tugas akhir skripsi. Hasil yang akan dicapai pada pembuatan sistem aplikasi ini adalah terciptanya sebuah sistem pelayanan informasi web untuk proses pengolahan dokumen masuk dan keluar pada organisasi Rukun Warga 10 Kaliabang Tengah Bekasi (RW). 2. Tujuan Aplikasi Tujuan dari adanya Pengolahan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar, yaitu : a. Mempermudah Seketariat RW untuk melakukan proses pengajuan surat menyurat baik surat masuk maupun surat keluar dan penyebaran informasi secara ter-update. b. Mempermudah warga untuk monitoring anggaran dan bertukar informasi secara digital. c. Pengelolaan data lebih terstruktur dan aman. d. Menyediakan informasi dengan cepat dan akurat. 3. Saran Perangkat Lunak yang Dikembangkan Sasaran dari pengolahan sistem informasi surat masuk dan keluar berbasi web adalah tersedianya sistem informasi yang dapat menyediakan informasi dengan cepat, tepat, dan akurat dimana datanya akan lebih mudah dikelola bagi pengurus RW 10 Kaliabang Tengah Bekasi. 4. Ruang Lingkup Program Ruang lingkup program berisi kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan oleh pengembang sistem informasi, yang meliputi : 4.1. Tahap Pelaksanaan a. Perencanaan Kegiatan perencanaan meliputi perkiraan kebutuhan akan aplikasi yang hendak dikembangkan sehingga dapat memahami permasalahan utama dan mendefinisikannya secara rinci untuk dituangkan ke dalam rancangan aplikasi serta pembuatan jadwal pelaksanaan yang memuat tahapan pekerjaan yang akan dilakukan. MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 2 b. Perancangan Dengan memahami sistem sebelumnya serta kriteria - kriteria sistem yang akan dibangun, tim penyedia jasa dapat membuat rancangan sistem informasi terlebih dahulu. Selanjutnya, dengan memperhatikan hasil rekomendasi dari pengguna aplikasi, tim penyedia jasa juga harus memerhatikan : i. ii. iii. iv. v. Kebutuhan Organisasi Kebutuhan Operator Kebutuhan Pemakai Kebutuhan Teknis Pelaksanaan Pekerjaan c. Pelaksanaan Pekerjaan Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan hasil elisitasi kebutuhan yang diperlukan oleh pengguna serta jadwal yang telah direncanakan. d. Uji Coba Operasional Untuk menjamin beroperasinya sistem informasi yang baru sebagaimana yang diharapkan, maka uji coba operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari-harinya. e. Implementasi Sistem Implementasi sistem dapat dilakukan apabila sistem yang dibuat / dikembangkan telah sesuai dengan rencana kebutuhan pengguna dan bebas dari bug / error. f. Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru maka selama pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak Tim Pengembang kepada pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna merealisasikan alih teknologi secara efektif. Karena itu, menjelang akhir pekerjaan, Tim Pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna sistem. Pelatihan harus mencakup: instalasi dan kustomisasi (pengadministrasian), pengoperasian, dan pemeliharaan sistem. Peserta yang akan dilatih terdiri atas: operator, administrator, dan pengguna akhir (endusers). g. Maintenance dan Garansi Aplikasi yang dikembangkan harus mempunyai garansi selama 1 tahun. Sehingga apabila terjadi masalah atau ditemukan keadaan yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan yang telah disusun dapat segera ditangani. 4.2. Spesifikasi Teknis a. Database Untuk menyimpan data yang terlibat dalam pengolahan sistem informasi surat masuk dan keluar dapat menggunakan open source DBMS yang mampu menampung data dalam jumlah besar. MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 3 b. Sistem - Aplikasi berjalan di platform windows & mobile. - Menggunakan Framework Laravel. - Menggunakan bahasa pemrograman CSS, PHP, HTML, JavaScript. - Menggunakan software pendukung Browser, Visual Code, Android Studio. c. Jaringan Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server yang mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat yang bersamaan. d. Keamanan - Autentifikasi User Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya user tertentu yang dapat mengakses data sesuai kebutuhan user tersebut. - Privileged User Demi keamanan dan pembagian wewenang setiap user, diperlukan adanya privilege user untuk mengatur hak akses dan kewenangan masing - masing user. - Backup / Restore Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh sistem informasi ini, maka sistem ini harus dapat menyediakan fasilitas untuk melakukan backup / restore database, sehingga apabila terjadi kesalahan atau kejadian buruk, admin dapat melakukan backup / restore data dengan mudah. - User Log Karena aplikasi bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan perlu adanya user log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam penggunaan aplikasi. 5. Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak Metodologi pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu menggunakan siklus hidup pengembangan sistem Prototyping tahapan yang dilakukan sebagai berikut : 5.1. Identifikasi Masalah Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah terkait studi kasus, yaitu pengajuan skripsi. Tahap ini mencakup pemahaman proses pengajuan skripsi yang akan memberikan hasil berupa permasalahan yang ditemui dan metode yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Permasalahan yang ditemui setelah melakukan identifikasi yaitu belum adanya sistem e-letter berbasis web bagi Organisasi RW 10 Kaliabang Tengah Bekasi terkait proses pengajuan skripsi. Permasalahan yang biasanya muncul berasal dari kekhawatiran pengurus organisasi RW dalam beberapa antara lain tidak bisa memantau hasil permohonan surat secara real-time karena harus manual mendatangi bagian akademik, penyimpanan data juga tidak rapi dan kurang terstruktur karena masih memakai kertas. Solusi dari permasalahan diatas adalah dengan membuat system e-letter bagi pengurus RW 10 untuk mengajukan proposal judul, melakukan bimbingan, mengajukan sidang skripsi, serta informasi lainnya yang berkaitan dengan skripsi. Sistem Informasi yang akan dibuat tentunya harus mudah MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 4 diakses kapanpun dan dimanapun. Identifikasi Masalah Penggalian Kebutuhan Pengumpulan dan Pengolahan Data Perancangan Sistem Prototyping Development Testing & Maintanance Berikutnya dilakukan identifikasi target pengguna yang akan menggunakan aplikasi berdasarkan riset yang dilakukan. Hasil target pengguna yang teridentifikasi yaitu pengurus BEM, dosen pembimbing, kaprodi, dan bagian akademik. 5.2. Penggalian Kebutuhan Pada tahap ini, dilakukan penggalian kebutuhan pengguna system e- letter melalui wawancara proses pengajuan skripsi kepada bidang pengurus RW 10 Kaliabang, seperti alur pengajuan judul, proses verifikasi, dan bimbingan dosen. 5.3. Pengumpulan dan Pengolahan Data Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan data serta informasi yang dibutuhkan dalam menyelesaikan permasalahan. Data tersebut berisi rincian surat masuk dan keluar yang dibuat untuk keperluan acara akademik maupun non akademik, riwayat pengajuan, dan data surat dari tahun-tahun sebelumnya. Pengolahan data dilakukan dengan identifikasi variabel yang memungkinkan untuk diolah dalam system e-letter. 5.4. Perancangan Sistem Dalam tahapan perancangan sistem, dilakukan analisis kebutuhan untuk mendefinisikan rancangan sistem mulai dari alur, arsitektur sistem, tampilan dan struktur data system eletter. Pendefinisian rancangan tampilan atau mockup dilakukan untuk menghasilkan desain tampilan fitur yang sesuai dengan kebutuhan pengguna melalui perencanaan konten dan tata letak tampilan. Sedangkan rancangan struktur data dilakukan untuk membuat desain database terkait rancangan tabel dan relasi antar tabel untuk memudahkan pengolahan data system e-letter. 5.5. Prototyping Pada tahap ini, dibuat user interface (UI) system e-letter sesuai dengan hasil rancangan pada tahap perancangan sistem untuk diujikan pada tester dan client. Pengujian ini dilakukan secara iteratif sebelum dilakukan pengembangan aplikasi untuk mengetahui tampilan atau kebutuhan apa saja yang diperlukan client dalam menggunakan system e-letter untuk kedepannya agar dapat digunakan dengan mudah sehingga tujuannya dapat tercapai. 5.6. Development Setelah prototype yang dibuat sebelumnya telah difinalisasi, maka tahap selanjutnya yaitu pengembangan sistem e-letter. Pengembangan aplikasi dilakukan menggunakan framework Codeigniter untuk membangun seluruh kebutuhan fungsional maupun nonfungsional sesuai rancangan sistem yang telah dibuat. 5.7. Testing dan Maintanance Pada tahap akhir ini, dilakukan pengujian untuk sistem e-letter yang telah dikembangkan sesuai dengan sejumlah skenario pengujian pada beragam perangkat windows. Hal ini dilakukan untuk memastikan performa system e-letter berjalan baik dan siap digunakan oleh pengguna. Sistem juga akan dipantau performanya secara periodik setelah penggunaan untuk meminimalisir adanya bug atau gangguan. MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 5 6. Penanggung Jawab Kegiatan Untuk penanggung jawa kegiatan ini adalah seluruh pengurus Rukun Warga 10 Kaliabang Tengah Bekasi. 7. Sumber Pendanaan Sumber pendanaan yang akan digunakan untuk mendukung seluruh proses dari kegiatan ini berasal dari Anggaran Dasar / Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) yang ditentukan dan dimiliki oleh pengurus RW 10 Kaliabag Tengah Bekasi sebesar Rp 5.000.000,- 8. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Secara keseluruhan, perkiraan jangka waktu yang diperlukan untuk melaksanakan seluruh kegiatan pengembangan aplikasi FedEx ini adalah 2 bulan atau 120 hari kerja efektif dari bulan Mei - Agustus 2020. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada tabel berikut : No 1 2 3 4 5 6 7 8 Kegiatan I II Mei III IV I II Juni III IV I II Juli III IV I Agustus II III IV Penetapan Kontrak Perencanaan Analisa Sistem Perancangan dan Prototyping Pengembangan Sistem Uji Coba Pelatihan Pelaporan 9. Lokasi Kegiatan Seluruh kegiatan pengembangan sistem e-letter ini akan dilaksanakan di STIKOM CKI yang berada di Jl. Raden Inten II No 8a Duren sawit – Jakarta Timur 13440 MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 6 10. Pelaporan A. Laporan Pendahuluan a. Rencana Kerja b. Jadwal Kegiatan c. Estimasi Waktu Selesai B. Laporan Akhir a. Laporan Bulanan b. Laporan Proyek 11. Penutup Demikian Kerangka Acuan Kerja Pengolahan Sistem E- Letter ini disusun sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. MUHAMMAD ISHAQ – 17120110018 Page | 7
