BANK SOAL PENGANTAR ADMINISTRASI KANTOR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Salah satu jenis pekerjaan kantor yaitu menyimpan atau menaruh beberapa dokumen dengan cara dan alat tertentu dikenal dengan istilah …. A. filing B. copying C. distribution D. making records E. shipping orders Nina sedang mendapat tugas untuk memperbanyak beberapa dokumen sebagai bahan yang akan dibagikan kepada peserta rapat nanti siang. Kegiatan yang dilakukan Nina tersebut merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor yaitu .... A. menggandakan B. mengarsip C. menghimpun D. mengirim E. mengorganisasi Pada sebuah perusahaan besar yang memiliki cabang di beberapa provinsi serta bidang kerjanya sangat luas, lebih cocok menerapkan azas .... A. dekonsentralisasi B. desentralisasi C. sentralisasi D. gabungan E. efektivitas Ruang lingkup administrasi meliputi kegiatan kantor, sarana dan fasilitas kerja perkantoran. Berikut ini yang termasuk salah satu kegiatan kantor adalah …. A. perencanaan perkantoran B. perencanaan fasilitas kantor C. pengadaan peralatan kantor D. pengadaan perabot kantor E. penentuan letak perkantoran Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Untuk menjalankan administrasi perkantoran agar berjalan sesuai harapan, diperlukan asas untuk dijadikan sebagai pedoman. Asas dalam administrasi perkantoran yang bertujuan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan kepada lebih dari seorang pegawai disebut.... A. asas perencanaan B. asas penggabungan C. asas penghapusan D. asas penyederhanaan E. asas penggandaan Berikut tabel tentang hasil/produk kantor. No. Produk 1. Surat 2. Laporan 3. Formulir 4. Arsip 5. Tabel/grafik/gambar Produk kantor yang merupakan bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis, ditunjukkan oleh nomor.... A. 1 B. 2 C. 3 D. 4 E. 5 Berdasarkan isinya ada beberapa jenis laporan diantaranya laporan yang berisi informasi bersifat penilaian sementara atas suatu hal tanpa adanya pembahasan lebih lanjut disebut .… A. laporan informative B. laporan pertanggungjawaban C. laporan analisis D. laporan rekomendasi E. laporan berkala 8. Perhatikan tabel tentang unsur-unsur administrasi perkantoran di bawah ini. No. 1. 2. 3. 4. 5. 9. Unsur Administrasi Organisasi Manajemen Komunikasi Informasi Personalia Unsur yang memiliki kegiatan untuk mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja ditunjukkan pada nomor.... A. 1 B. 2 C. 3 D. 4 E. 5 Dalam mengirim surat elektronik apabila akan menambahkan lampiran dokumen maka dengan menggunakan pilihan yang disebut…. A. attachment B. compose C. sent mail D. inbox E. drive 10. Perhatikan data di bawah ini! Media Komunikan Komunikator Pesan Umpan balik (feedback) Urutan proses berlangsungnya komunikasi yang benar adalah.... A. Komunikan Pesan Media Komunikator Umpan balik B. Pesan Komunikan Media Umpan balik Komunikator C. Umpan balik Pesan Komunikator Media Komunikan D. Komunikan Umpan balik Pesan Komunikator Media E. Komuniktor Pesan Media Komunikan Umpan balik 11. Perhatikan data di bawah ini. 1) Organisasi 2) Komunikator 3) Pesan 4) Massa 5) Saluran Komponen komunikasi ditunjukkan pada nomor.... A. 1), 2), dan 3) B. 1), 3), dan 4) C. 2), 3), dan 5) D. 2), 4), dan 5) E. 3), 4), dan 5) 12. Spanduk, poster merupakan bentuk komunikasi … A. pribadi B. kelompok C. media D. massa E. media massa 13. Pidato, berpikir merupakan bentuk komunikasi …. A. pribadi B. C. D. E. 14. 15. kelompok media massa media massa Menurut Richard Muther, ada beberapa asas tata ruang pada suatu kantor yang semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Asas yang digunakan untuk menata ruang kantor dengan mempergunakan sepenuhnya ruang kantor yang ada termasuk penggunaan ruangan secara vertikal ke atas dan ke bawah, disebut asas.... A. rangkaian kerja B. perubahan struktur tempat kerja C. integrasi kegiatan D. jarak terpendek E. penggunaan segenap ruangan Sistem informasi memiliki tiga (3) unsur atau kegiatan utama, yaitu input, proses, dan output. Yang termasuk dalam kegiatan input adalah.... A. metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar B. informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem C. kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang tersimpan diperangkat keras komputer D. proses pengolahan dari data yang sudah dimasukan ke komputer yang dilakukan oleh alat pemroses (processing device) E. proses penyaluran hasil output (informasi) kepada pihak/ komponen yang membutuhkan informasi 16. Perhatikan data di bawah ini. 1) Asas tujuan 2) Asas jarak terpendek 3) Asas kesatuan fungsi 4) Asas kesederhanaan 5) Asas rangkaian kerja Yang merupakan asas pengorganisasian kantor ditunjukkan pada nomor.... A. 1), 2), dan 3) B. 1), 3), dan 4) C. 2), 3), dan 5) D. 2), 4), dan 5) E. 3), 4), dan 5) 17. Perhatikan gambar di bawah ini. Gambar di atas adalah bentuk tata ruang kantor …. A. terbuka B. semi tertutup C. tertutup D. panorama E. gabungan 18. Perhatikan gambar berikut. 19. 20. 21. 22. 23. Gambar di atas adalah bentuk tata ruang kantor … A. terbuka B. semi tertutup C. tertutup D. panorama E. gabungan Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi SDM yang profesional. Panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan merupakan ... SOP. A. teknik B. pengertian C. tujuan D. sasaran E. fungsi Waktu menjadi salah satu sumber daya untuk kerja. Sumber daya ini harus dikelola secara efektif dan efisien. Berdasarkan alasan tersebut, pengelolaan atau manajemen waktu sangat penting untuk dipelajari dalam pembelajaran administrasi perkantoran ini. Suatu kemampuan individu dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien sehingga tercapai produktivitas yang maksimal termasuk ... manajemen waktu. A. pengertian B. tujuan C. sasaran D. fungsi E. unsur Perhatikan pernyataan di bawah ini! 1) Memberikan pelatihan/ pembekalan 2) Membentuk tim 3) Sosialisasi kepada unit-unit dalam satuan kerja 4) Evaluasi dan monitoring Urutan teknik penyusunan SOP yang benar adalah.... A. 1-2-3-4 B. 2-1-3-4 C. 2-1-4-3 D. 2-3-4-1 E. 2-3-4-1 Perhatikan data di bawah ini! 1. Penulisan SOP 2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif 3. Pengesahan SOP 4. Pengujian dan review SOP 5. Analisis dan pemilihan alternatif Urutan teknik penyusunan SOP yang benar adalah.... A. 1-2-3-4-5 B. 2-5-1-4-3 C. 3-5-2-1-4 D. 4-3-5-1-2 E. 5-2-1-3-4 Tanda atau simbol dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) berfungsi ... A. menyediakan tempat untuk pengolahan data B. memulai dan mengakhiri suatu program C. menyimpan data D. memasukkan data maupun menunjukkan hasil dari suatu proses E. menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan komputer 24. Tanda atau simbol dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) berfungsi .... A. menyediakan tempat untuk pengolahan data B. memulai dan mengakhiri suatu program C. menyimpan data D. memasukkan data maupun menunjukkan hasil dari suatu proses E. menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan computer 25. Perhatikan ilustrasi berikut. Vatinson adalah seorang siswa kelas 9 SMP. Kemudian Vatinson memiliki kebutuhan untuk sekolah di awal semester bulan Juli, yaitu sebagai berikut: 1. Membeli buku dan alat tulis untuk keperluan belajar mengajar 2. Membeli buku pelajaran dan LKS 3. Membeli sepatu baru karena sepatu lama sudah rusak dan tidak ada sepatu lain lagi 4. Membeli tas sekolah baru dengan model terbaru 5. Kebutuhan ongkos untuk ke sekolah per harinya Rp15.000,00 Dari ilustrasi di atas, urutan menurut skala prioritas kebutuhan yang tepat adalah.... A. 1-2-5-3-4 B. 1-5-2-3-4 C. 2-5-1-4-3 D. 3-1-2-5-4 E. 5-1-2-3-4 Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Seorang entrepreneur harus fokus kepada isu-isu yang penting saja meskipun sedang berada di bawah tekanan. Artinya, seorang entrepreneur dalam manajemen waktu harus memegang prinsip.... A. analisis B. kerja tim C. efektivitas D. prioritas E. realistis Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya. Jadi mengevaluasi waktu berarti kita akan mengevaluasi hal-hal yang telah dan kelak akan dilakukan. Untuk mengenali bagaimana cara memanfaatkan waktu dalam sehari, maka kita dapat mengevaluasi kegiatan dengan bertanya kepada diri sendiri, diantaranya.... A. kegiatan apa yang seharusnya tidak dilakukan setiap harinya? B. mengapa setiap hari harus melakukan kegiatan tersebut? C. apa manfaat dari melakukan kegiatan setiap harinya? D. berapa jam yang digunakan untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak)? E. apa dampak yang ditimbulkan setelah melakukan kegiatan yang dilakukan setiap harinya? Seiring berkembangnya IPTEK, peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosesan data membutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosesan data menjadi sebuah infromasi. Penggunaan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan komunikasi secara formal ataupun informal yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas merupakan ... otomatisasi perkantoran. A. pengertian B. tujuan C. sasaran D. fungsi E. unsur Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Penggabungan penerapan teknologi, memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan kantor, dan meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan merupakan ... otomatisasi perkantoran. A. pengertian 26. 27. 28. 29. B. C. D. E. 30. 31. 32. 33. 34. 35. tujuan sasaran fungsi unsur Otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Otamatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama SDM merupakan pengguna otomatisasi perkantoran yaitu.... A. sekretaris B. keuangan C. manajer D. pegawai administratif E. profesional Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Salah satu aplikasi otomatisasi kantor yang bersifat khusus di antara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi, yaitu.... A. audio conferencing B. konferensi audio C. electronic mail D. electronic calendaring E. audio conferencing Perubahan struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluang kerja untuk mereka yang tidak punya keterampilan terus berkurang. Untuk memenuhi kebutuhan pegawai pada perusahaan yang menggunakan otomatisasi, harus ada hubungan antara sekolah, industri, dan pemerintah untuk persyaratan kerja masa depan, adanya berbagai jenis pekerjaan, maka dibutuhkan pelatihan di berbagai tingkat pendidikan. Berdasarkan ilustrasi di atas, dampak yang ditimbulkan dari otomatisasi perkantoran berkaitan dengan.... A. pekerja dan pekerjaan B. manajemen menengah C. pendidikan dan pelatihan pegawai D. operasi perusahaan E. manajemen tingkat tinggi Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Penggunaan otomatisasi kantor memiliki dampak positif dan negatif. Salah satu dampak negatif dari otomatisasi kantor adalah.... A. pekerjaan menjadi cepat selesai B. hemat waktu C. dapat meningkatkan disiplin kerja D. efektif dan efisien E. pengurangan penggunaan tenaga manusia Ny. Susi bekerja di suatu perusahaan, ia perlu mengirim dokumen kepada seorang kliennya. Tetapi karena ia sedang berada di luar kota dan dokumen tersebut sangat penting untuk segera dikirimkan, maka jenis aplikasi otomatisasi kantor yang dapat digunakan yaitu.... A. voice mail B. electronic calendaring C. electronic mail D. word processing E. videotext Perhatikan pernyataan berikut. 1) Penanganan informasi lebih mudah 2) Timbul masalah kesehatan karena jarang bergerak 3) Adanya tambahan kesempatan kerja dibidang pemeliharaan peralatan 4) Pekerjaan lebih ringan 5) Durasi penyelesaian tugas lebih singkat Dampak positif otomatisasi bagi karyawan yaitu .… A. 1-2-3 B. 1-4-5 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. C. 2-3-4 D. 2-4-5 E. 3-4-5 Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Kebutuhan masyarakat akan informasi saat ini meningkat pesat seiring berkembangnya teknologi informasi, terutama perkembangan teknologi jaringan internet. Informasi memiliki banyak manfaat bagi kehidupan manusia, salah satunya ialah.... A. menyampaikan hal yang sedang terjadi dan memberikan inspirasi serta inovasi B. meningkatnya penipuan dan juga kejahatan cyber C. mengabaikan tugas dan juga pekerjaan D. menurunnya prestasi belajar dan juga kemampuan bekerja seseorang E. membuang-buang waktu untuk hal yang tidak berguna Pekerjaan penunjang tugas utama / pokok yang berkaitan kertas, maupun pelayanan disebut... A. pekerjaan minat B. bekerja C. pelayanan D. operatif E. pekerjaan kantor Pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, dan sebagainya disebut.... A. ekspedisi B. administrasi C. korespondensi D. organisasi E. ekspansi Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang berguna dalam usaha kerja sama merupakan pengertian dari.... A. keuangan B. kepegawaian C. perbekalan D. manajemen E. tata usaha Data merupakan bahan yang akan diolah atau diproses, bisa berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu situasi dan lain-lain yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan oleh pengambil keputusan. Data diklasifikasikan menjadi dua yaitu berdasarkan jenis dan bentuk data. Berdasarkan bentuk datanya, data terdiri dari.... A. data internal dan eksternal B. data kuantitatif dan kualitatif C. data primer dan sekunder D. data nominal dan ordinal E. data diskrit dan kontinum Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat berjalan secara sederhana dan semudah mungkin, artinya pekerjaan kantor berdasarkan azas.... A. perencanaan B. penggabungan C. penghapusan D. penyederhanaan E. pengarahan Suatu prosedur sistematik pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan perolehan kembali dan validasi berbagai data yang dibutuhkan organisasi tentang kegiatan perkantoran disebut.... A. perencanaan perkantoran B. pengorganisasian manajemen perkantoran C. sistem informasi manajemen (SIM) D. manajemen kantor/bisnis E. pengarahan perkantoran 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. Kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya merupakan kegiatan administrasi yang berhubungan dengan.... A. menyimpan B. mengirim C. menggandakan D. mengelola E. menghimpun Kegitan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat merupakan inti dari kegiatan administrasi.... A. menghimpun B. mengirim C. menyimpan D. mencatat E. menggandakan Proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan, disebut.... A. pengarsipan B. korespondensi C. ekspedisi D. administrasi E. organisasi Mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya, merupakan jenis pekerjaan kantor yaitu .... A. mencatat B. menghitung C. mengirim D. menyimpan E. menghimpun Kualitas keputusan yang akan diambil sangat ditentukan oleh kualitas informasi. Untuk itu, informasi yang baik dan siap pakai sangat diperlukan dalam setiap membuat keputusan. Informasi harus bisa memengaruhi kebijakan yang diambil perusahaan dengan memprediksi hasil dari peristiwa masa lalu, sekarang, dan masa depan. Misalnya hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyeleksi calon pegawai adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, usia, gender, dan lain-lain. Hal tersebut sesuai dengan karakteristik informasi, yaitu.... A. akurat B. relevan C. tepat waktu D. lengkap dan memadai E. dapat diandalkan Perhatikan tahapan pengumpulan data di bawah ini. 1) Mengadakan wawancara 2) Menetapkan bentuk pertanyaan 3) Menyusun laporan wawancara secara sistematis 4) Mengadakan evaluasi tentang pelaksanaan wawancara 5) Menetapkan jumlah responden dan jadwal pelaksanaan 6) Menentukan tujuan Urutan tahapan pengumpulan data dengan metode wawancara yang benar adalah.... A. 1-2-3-4-5-6 B. 2-5-6-1-4-3 C. 3-6-5-2-1-4 D. 5-2-6-1-4-3 E. 6-2-5-1-3-4 Berikut ini yang merupakan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah .... A. surat, kaset, laporan B. formulir, laporan, faktur C. surat, formulir, kaset D. arsip, formulir, faktur E. surat, laporan, formulir 50. Hasil dari pekerjaan kantor yang berbentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis, disebut.... A. formulir B. arsip C. surat D. kuitansi E. laporan 51. Laporan yang ditulis dengan isi pendek dan digunakan untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan merupakan ciri dari laporan yang berbentuk.... A. memo B. naskah C. surat D. formulir E. kuitansi 52. Perhatikan data di bawah ini! i. Laporan informatif ii. Laporan berkala iii. Laporan tertulis iv. Laporan analisis v. Laporan rekomendasi Yang termasuk laporan berdasarkan isinya adalah ...... A. i, ii, iii B. i, iii, v C. i, iv, v D. ii, iii, v E. iii, iv, v 53. 54. 55. 56. Perhatikan informasi di bawah ini. 1) Memo 2) Telepon 3) Majalah 4) Surat 5) Rapat Pendistribusian data secara tertulis ditunjukkan pada nomor.... A. 1), 2), dan 3) B. 1), 3), dan 4) C. 2), 3), dan 5) D. 2), 4), dan 5) E. 3), 4), dan 5) Pada saat bekerja Siska kesulitan untuk menyimpan hasil kerjanya yang berupa laporan keuangan karena banyak virus di komputernya, maka tindakan Siska agar data tidak terkena virus yaitu …. A. disimpan di flash disk agar aman dan tidak terkena virus B. tetap menyimpannya walaupun masih banyak virus C. disimpan di komputer lain agar tidak terkena virus D. menggunakan anti virus dan memback up data E. datanya dicetak agar kalau data hilang ada print outnya Media penyimpanan yang dapat digunakan dalam menyimpan file atau data softcopy adalah…. A. Flash disk, USB, eksternal hardisk B. USB, CD, internal hardisk C. Internal hardisk, USB, flash disk D. Flash disk, CD, eksternal hardisk E. Eksternal hardisk, USB, CD Laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu disebut.... A. laporan analisa B. laporan visual C. laporan lisan D. laporan berkala E. laporan insidential 57. 58. 59. 60. Susunan yang benar dari kerangka laporan terdiri dari.... A. judul, isi dan penutup B. isi, penutup, kesimpulan C. judul, batang tubuh, kesimpulan D. judul,isi, kesimpulan E. pendahuluan, batang tubuh dan penutup Kerangka yang mewujudkan pola tetap hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orangorang yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerja sama disebut.... A. organisasi B. struktur organisasi C. tata ruang organisasi D. kinerja personil dalam organisasi E. jabatan dalam organisasi Tn. Andi merupakan seorang manajer yang sangat sibuk setiap harinya. Banyak kegiatan yang harus ia kerjakan seperti mengatur strategi demi kemajuan perusahaan, membangun kepercayaan antar karyawan, dan lain-lain. Banyaknya kegiatan sebagai seorang manajer membuatnya menggunakan aplikasi otomatisasi kantor untuk mengingatkan agenda kegiatan yang harus ia kerjakan agar tidak terlupa. Aplikasi otomatisasi kantor yang digunakan adalah.... A. voice mail B. electronic calendaring C. electronic mail D. word processing E. videotext Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Dalam pemrosessan data ini diperlukan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, atau bersama-sama bahkan membentuk jaringan agar tercapai suatu sasaran yang diinginkan. Suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi pendukung kegiatan operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi disebut.... A. sistem informasi B. informasi manajemen C. sistem informasi manajemen D. strategi perusahaan E. manajemen perusahaan
