LAPORAN KERJA PRAKTEK Penerapan Analisis Beban kerja Pada Divisi Kontruksi Unit Admin & Control Project Deployment Disusun Oleh: Alief Fachrie F (NIM : 1201174023) Pembimbing Akademik: Sheila Amalia (NIP: 20940007) Pembimbing Lapangan: Rizqi Akhmad Mirza (NIP: 18900115) PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI UNIVERSITAS TELKOM 2020 LEMBAR PENGESAHAN JUDUL: Penerapan Workload Analysis Pada Divisi Kontruksi Unit Admin & Control Project Deployment untuk meningkatkan Optimalisasi Disusun Oleh: Nama Mahasiswa : Alief Fachrie Fathurrohman NIM : 1201174023 Program Studi : Teknik industri Bandung, 21 Agustus 2020 Menyetujui, Pembimbing Lapangan, Pembimbing Akademik, Rizqi Akhmad Mirza Sheila Amalia NIP: 18900115 NIP: 20940007 ii RINGKASAN LAPORAN Salah satu cara untuk bertahan ditengah persaingan perusahaan, industri Provider Internet menerapkan pengelolaan sumber daya manusia yang baik. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik dapat menghasilkan tenaga kerja yang efektif dan efisien sehingga akan mendorong tercapainya visi misi dan tujuan perusahaan. PT Telkom Akses (PTTA) merupakan salah satu anak perusahaan Telkom yang bergerak di bidang konstruksi pembangunan dan manage service infrastruktur jaringan. PT Telkom Akses (PTTA) didirikan pada tanggal 12 Desember 2012. PT Telkom Akses (PTTA) merupakan anak perusahaan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom) yang sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. PTTA bergerak dalam bisnis penyediaan layanan konstruksi dan pengelolaan infrastruktur jaringan. Pendirian PTTA merupakan bagian dari komitmen Telkom untuk terus melakukan pengembangan jaringan broadband untuk menghadirkan akses informasi dan komunikasi tanpa batas bagi seluruh masyarakat indonesia. Telkom berupaya menghadirkan koneksi internet berkualitas dan terjangkau untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga mampu bersaing di level dunia. Saat ini Telkom tengah membangun jaringan backbone berbasis Serat Optik maupun Internet Protocol (IP) dengan menggelar 30 node terra router dan sekitar 75.000 Km kabel Serat Optik. PT Telkom Akses membutuhkan perencanaan dan pengeloaan sumber daya manusia yang baik sehingga sumber daya manusia yang dihasilkan dapat bekerja dengan profesional agar kualitas produk yang dihasilkan dapat bersaing dengan produk kompetitor. Pada laporan ini akan membahas mengenai beban kerja pada unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa Barat sebagai dasar penentuan jumlah karyawan pada rekruitmen mendatang. Perhitungan beban kerja dengan metode FTE (Full Time Equivalent) didapatkan dari observasi berdasarkan uraian tugas di setiap jabatan unit betalaktam. Masih ada ketidaksesuaian antara jumlah pekerja yang ideal dengan jumlah pekerja aktual sehingga perlu dilakukan peninjauan ulang dalam kebijakan rekruitmen di masa depan. iii KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Pelaksanaan Kerja Praktek ini. Kerja Praktek ini merupakan salah satu matakuliah yang wajib ditempuh di Fakultas Rekayasa Industri Jurusan Teknik Industri Universitas Telkom. Laporan Kerja Praktek ini disusun sebagai pelengkap kerja praktek yang telah dilaksanakan lebih kurang 2 bulan di Fakultas Rekayasa Industri khususnya unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa Barat. Dengan selesainya laporan kerja praktek ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada : 1. Allah SWT, atas limpahan anugerah dan pertolongan-Nya, sehingga penulis dapat melewati ujian dalam menyelesaikan Laporan ini. 2. Keluarga penulis, atas segala dukungan , kasih sayang dan doanya sehingga penulis dapat semangat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.. 3. Ibu Sheila Amalia selaku dosen pembimbing akademik yang telah membimbing dan memberi masukan kepada penulis 4. Bapak Rizqi Akhmad Mirza selaku Pembimbing Lapangan di Kantor Telkom Akses Regional Jawa Barat, yang memberikan bimbingan selama Kerja Praktek di perusahaan PT.Telkom Akses, Bengawan sehingga Laporan Kerja Praktek ini dapat terselesaikan dengan baik. 5. Kak Rini dan Kak Grace selaku Pembimbing Lapangan memberikan pengalaman baru selama Kerja Praktek di perusahaan PT.Telkom Akses, Lembong dan Bengawan sehingga Laporan Kerja Praktek ini dapat terselesaikan dengan baik. 6. Teman – Teman penulis memberi semangat kepada penulis agar semangat menjalankan Kerja Praktek ini Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat saya harapkan. Bandung, Agustus 2020 Penulis iv DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .......................................................................................................................... iii BAB I ...................................................................................................................................................... 7 PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 9 1.1. Latar Belakang ...................................................................................................................... 9 1.2 Lingkup Penugasan ............................................................................................................ 10 1.2. Tahapan Pelaksanaan ......................................................................................................... 10 1.3. Rencana dan Realisasi Penjadwalan ................................................................................. 11 1.4. Sistematika Penulisan Laporan ......................................................................................... 11 BAB II .................................................................................................................................................. 13 TINJAUAN PERUSAHAAN ............................................................................................................. 13 2.1. Profil Perusahaan/Organisasi ............................................................................................ 13 2.1.1. Lokasi Perusahaan/Organisasi .................................................................................. 14 2.1.2. Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan .......................................................................... 14 2.1.3. Struktur Organisasi .................................................................................................... 14 2.1.4. Aktivitas/Bisnis Utama ............................................................................................... 15 2.1.5. Produk Telkom Akses ................................................................................................. 15 2.2. Proses Bisnis di Satuan/Unit Kerja Tempat Kerja Praktek ........................................... 15 2.2.1. Nama, Profil Singkat, dan Tugas Pokok Satuan/Unit Kerja .................................. 16 2.2.2. Pemodelan Proses Bisnis di Satuan/Unit Kerja........................................................ 16 BAB III................................................................................................................................................. 18 TEORI DASAR ................................................................................................................................... 18 3.1 Workload Analysis ....................................................................................................................... 18 4.2 Pelaksanaan Kerja Praktek ............................................................................................... 21 BAB V. ................................................................................................................................................. 24 ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA ................................................................................ 24 BAB VI ................................................................................................................................................. 30 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................................................... 30 6.2 Saran .................................................................................................................................... 31 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................... 34 5 DAFTAR GAMBAR Gambar 2. Gambar 2. Gambar 2. Gambar 2. 1 Logo Telkom Akses ....................................................................................................... 13 2 Struktur Telkom Akses ..................................................................................................... 14 3 Logo Microsoft Excel...................................................................................................... 16 4 Logo Nitro Pdf ................................................................................................................ 17 6 DAFTAR TABEL Tabel 5. 1 Staff admin & Control Project Deployment (T-Cloud and STTF) .......................................... 26 Tabel 5. 2 Staff admin & Control Project Deployment (Migrasi) ......................................................... 27 Tabel 5. 3 Staff admin & Control Project Deployment (PT2 and Hem) ................................................ 28 7 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 ............................................................................................................................................ 32 Lampiran 2 ............................................................................................................................................ 33 Lampiran 3 ............................................................................................................................................ 34 8 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kerja Praktek merupakan suatu kegiatan untuk menciptakan pengalaman kerja bagi Mahasiswa yang telah menempuh perkuliahan selama enam semester dan digunakan untuk melengkapi Satuan Kredit Semester (SKS) pada Program Studi S1 Teknik Industri Fakultas Rekayasa Industri Universitas Telkom. Dengan adanya kerja praktek Mahasiswa dapat menerapkan teori yang telah didapatkan di bangku kuliah secara langsung di lapangan. Selain itu mahasiswa juga bisa mendapatkan pengalaman dan pengetahuan tambahan bagaimana dunia kerja secara nyata. Hal ini diperlukan guna mengadaptasi diri dengan lingkungan untuk melengkapi proses belajar yang telah diperoleh dari perkuliahan. Dalam pelaksanaannya mahasiswa melakukan magang/kerja di perusahaan atau industri. PT. Telkom Akses merupakan salah satu anak perusahaan yang bergerak dalam jasa telekomunikasi yang di berada dibawah naungan PT.Telkom Indonesia. Salah satu produk yang di hasilkan oleh PT.Telkom Akses adalah layanan service provider indihome. Pekerjaan jasa konstruksi penggelaran jaringan akses broadband termasuk sebagai lessor penyediaan Network Terminal Equipment (NTE) serta menyediakan pekerjaan jasa Manage Service Operasi dan Pemeliharaan (OM, Operation & Maintenance) jaringan akses broadband. PT. Telkom Akses membutuhkan perencanaan dan pengeloaan sumber daya manusia yang baik sehingga sumber daya manusia yang dihasilkan dapat bekerja dengan profesional agar kualitas produk yang dihasilkan tidak kalah dengan produk pesaing Perencanaan dan pengelolaan sumber daya manusia dapat dilakukan melalui analisis beban kerja. Analisis beban kerja merupakan metode yang digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja yang diperlukan. Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja karena karyawan merasa beban kerja yang dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan (Moekijat, 2008). Secara tradisional, perencanan sumber daya manusia menurut Anyim,dkk (2012) merupakan aktivitas dalam manajemen sumber daya manusia yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis sumber daya manusia yang tepat, sehingga tumbuh kepastian bahwa mereka melaksanakan pekerjaan pada tempat dan waktu 9 yang tepat demi memenuhi tujuan bisnis. Jurnal ini membahas mengenai perhitungan beban kerja menggunakan metode FTE pada seluruh jabatan unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment PT. Telkom Akses agar dapat menjadi acuan dan pertimbangan dalam kebijakan menentukan jumlah karyawan di rekruitmen mendatang 1.2 Lingkup Penugasan Lingkup penugasan kali ini ditempatkan pada unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa Barat. Tepatnya di unit Konstruksi yang kegiatannya merupakan menganalisis data dan melakukan Melakukan verifikasi data project, Membuat outlook project yg blm tertagih Melakukan rekonsiliasi project. Adapun software yang diunakan penugasan ini, pertama yaitu Microoft Excel digunakan untuk mengelola data yang digunakan diperusahan dan Nitro Pro untuk memisah atau menyatukan pdf yang sudah direkonsiliasi projectnya 1.3 Manfaat • Bagi mahasiswa: o Memiliki pengalaman berinteraksi langsung dengan dinamika di lingkungan kerja o Memahami visi, misi, strategi, fungsi, dan struktur organisasi perusahaan/organisasi tempat Kerja Praktek o Memahami secara mendalam proses bisnis di satuan/unit kerja tempat Kerja Praktek o Memiliki pengalaman identifikasi dan analisis permasalahan riil di satuan/unit kerja tempat Kerja Praktek • 1.2. Bagi perusahaan/organisasi tempat Kerja Praktek: o Mendapatkan tambahan SDM o Mendapatkan masukan mengenai profil permasalahan di satuan/unit kerjanya Tahapan Pelaksanaan Kerja Praktek (KP) adalah suatu kegiatan kurikuler atau tambahan, yang meliputi praktik mengajar dengan bimbingan serta tugas-tugas lain sebagai penunjang untuk memperoleh profesionalisme yang tinggi. Kerja Praktek (KP) adalah kegiatan yang wajib di tempuh oleh mahasiswa S1 Universitas Telkom terutama di jurusan Teknik Industri. Dalam hal 10 ini akan dinilai bagaimana mahasiswa praktikan mengaplikasikan segala ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama enam semester di bangku kuliah ke dalam suatu pekerjaan. 1.2.1 Tahapan Persiapan Adanya persiapan program Kerja Praktek (KP) dimulai dari memilih perusahaan mana yang akan ditujukan tujuan nya agar mahasiswa dan mahasiswi mengetahui kondisi yang ada di suatu perusahaan. Pemilihan perusahaan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk memperoleh gambaran keadaan, serta pengetahuan dan pengalaman yang berkaitan minat maupun bakat. 1.2.2 Tahap Pelaporan Tahap yang kedua yaitu tahap pelaporan yaitu mencari tahu permasalahan yang ada diperusahan dengan melihat ada keadaan diperusahaan maka saya mengambil metode dengan analisis beban kerja dengan metode Full Time Equivalent 1.3. Rencana dan Realisasi Penjadwalan Jadwal pelaksanaan Kerja Praktek telah diuraikan dan diatur oleh Fakultas Rekayasa Industri Jurusan Teknik Industri untuk melaksanakan Kerja Praktek sekitar 1,5 - 2 bulan atau 40 hari kerja dengan hanya dapat melakukan Kerja Praktek di satu perusahaan. Penulis memulai kerja Praktik pada tanggal 29 Juni 2019 s.d. 21 Agustus 2019, terhitung 40 hari kerja. Jadwal kerja pada PT. Telkom Akses dimulai pukul 08:00 wib s.d. 17:00 wib, dengan 5 hari kerja dalam 1 minggu (Senin s.d. Jumat). 1.4. Sistematika Penulisan Laporan Sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan Berisi penjelasan mengenai: a. Latar Belakang Penugasan. b. Lingkup Penugasan. 11 c. Target Pemecahan Masalah. d. Metode Pemecahan Masalah. e. Rencana dan Penjadwalan Kerja . f. Ringkasan Sistematika Penulisan Laporan. Bab II. Tinjauan Umum Perusahaan Berisi penjelasan mengenai profil dan sejarah singkat perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi, dan kepegawaian perusahaan. Bab III. Teori Dasar Berisi penejalsan megnenai terori dasar di bidang keilmuan yang sesuai dengan masalah yang ada diperusahaan akan dipecahkan di dalam kerja praktek. Bab IV. Laporan Pelaksanaan Kerja Berisi penjelasan mengenai pekerjaan yang diberikan/ditugaskan dari perusahaan. Bab V. Analisis Hasil Pelaksanaan Kerja Berisi penjelasan mengenai pelaksanaan kerja/pemecahan masalah yang ada di perusahaan. • Bab VI. Simpulan dan saran Bagian ini berisi pernyataan singkat mengenai hasil penelitian dan analisis data yang relevan dengan tujuan. Saran memuat ulasan mengenai pendapat mahasiswa kerja praktek tentang kemungkinan pengembangan dan pemanfaatan hasil Kerja Praktek lebih lanjut. 12 BAB II TINJAUAN PERUSAHAAN 2.1. Profil Perusahaan/Organisasi Gambar 2. 1 Logo Telkom Akses PT Telkom Akses (PTTA) merupakan salah satu anak perusahaan Telkom yang bergerak di bidang konstruksi pembangunan dan manage service infrastruktur jaringan. PT Telkom Akses (PTTA) didirikan pada tanggal 12 Desember 2012. PT Telkom Akses (PTTA) merupakan anak perusahaan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom) yang sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. PTTA bergerak dalam bisnis penyediaan layanan konstruksi dan pengelolaan infrastruktur jaringan. Pendirian PTTA merupakan bagian dari komitmen Telkom untuk terus melakukan pengembangan jaringan broadband untuk menghadirkan akses informasi dan komunikasi tanpa batas bagi seluruh masyarakat indonesia. Telkom berupaya menghadirkan koneksi internet berkualitas dan terjangkau untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga mampu bersaing di level dunia. Saat ini Telkom tengah membangun jaringan backbone berbasis Serat Optik maupun Internet Protocol (IP) dengan menggelar 30 node terra router dan sekitar 75.000 Km kabel Serat Optik. Pembangunan kabel serat optik merupakan bagian dari program Indonesia Digital Network (IDN) 2015. Sebagai bagian dari strategi untuk mengoptimalkan layanan nya, Telkom mendirikan PT Telkom Akses (PTTA). Kehadiran PTTA diharapkan akan mendorong pertumbuhan jaringan akses broadband di indonesia. Selain Instalasi jaringan akses broadband, layanan lain yang diberikan oleh PT Telkom Akses adalah Network Terminal Equipment (NTE), serta Jasa Pengelolaan Operasi dan Pemeliharaan (O&M – Operation & Maintenance) jaringan akses pita lebar. 13 2.1.1 Lokasi Perusahaan/Organisasi PT.Telkom Akses Regional 3 mencakup wilayah Bandung, Cirebon, Karawang, Sukabumi, dan Tasikmalaya. Sedangkan lokasi untuk Kerja Praktek yaitu berada di lokasi Jl. Bengawan No.81, Cihapit, Kec. Bandung Wetan, Kota Bandung, Jawa Barat 40114 2.1.2 Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan Visi Telkom Akses Menjadi perusahaan jasa operasi dan pemeliharaan jaringan broadband dan jasa konstruksi infrastruktur telekomunikasi yang terdepan di kawasan nusantara yang berorientasi kepada kualitas prima dan kepuasan seluruh stakeholder. Misi Telkom Akses • Mendukung suksesnya pengembangan perluasan dan peningkatan kualitas infrastruktur jaringan akses PT. Telekomunikasi Tbk. • Memberikan layanan prima dengan orientasi tepat mutu, tepat waktu, dan tepat volume infrastruktur jaringan akses. • Menciptakan tenaga kerja yang profesional, handal, dan cakap dibidang teknologi jaringan akses dan membina hubungan baik dengan lingkungan terkait pekerjaan konstruksi. • 2.1.3 Memberikan hasil terbaik bagi seluruh stakeholder. Struktur Organisasi Gambar 2. 2 Struktur Telkom Akses 14 2.1.4 Aktivitas/Bisnis Utama PT. Telkom Akses didirikan pada tanggal 12 Desember 2012 dan sejak saat itu aktif dalam pekerjaan jasa konstruksi penggelaran jaringan akses broadband termasuk sebagai lessor penyediaan Network Terminal Equipment (NTE) serta menyediakan pekerjaan jasa Manage Service Operasi dan Pemeliharaan (OM, Operation & Maintenance) jaringan akses broadband. PT Telkom Akses berupaya menghadirkan koneksi internet berkualitas dan terjangkau untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga mampu bersaing di level dunia. Saat ini PT Telkom Akses tengah membangun jaringan backbone berbasis Serat Optik maupun Internet Protocol (IP) dengan menggelar 30 node terra router dan sekitar 75.000 km kabel Serat Optik. Pembangunan kabel serat optik merupakan bagian dari program Indonesia Digital Network Terminal Equipment (NTE), serta Jasa Pengelolaan Operasi dan Pemeliharaan jaringan 2.1.5 Produk Telkom Akses Produk yang ditawarkan oleh PT. Telkom Akses Reg Jabar ada beberapa macam antara lain yaitu 1. Network Terminal Equipment (NTE) 2. Jasa Pengelolaan Operasi 3. Jasa Pengelolaan Operasi dan Pemeliharaan (O&M – Operation & Maintenance) jaringan akses pita lebar. 2.2 Proses Bisnis di Satuan/Unit Kerja Tempat Kerja Praktek Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tetapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. 15 2.2.1 Nama, Profil Singkat, dan Tugas Pokok Satuan/Unit Kerja Profil ini ditempatkan pada unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa Barat. Tepatnya di unit Konstruksi yang kegiatannya merupakan menganalisis data dan melakukan Melakukan verifikasi data project, Membuat outlook project yg blm tertagih dan Melakukan rekonsiliasi project yang nanti akan menagih tagihan kepihak PT. Telkom Indonesia 2.2.2 Pemodelan Proses Bisnis di Satuan/Unit Kerja Pemodelan yang dilakukan didivisi ini yaitu yang Pertama yaitu dengan Microsoft Excel , Pengertian Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang terdiri dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah. Gambar 2. 3 Logo Microsoft Excel Microsoft Excel secara fundamental menggunakan spreadsheet untuk manajemen data serta melakukan fungsi-fungsi Excel yang lebih dikenal dengan formula Excel. Excel merupakan program spreadsheet elektronik. Spreadsheet adalah kumpulan dari Sel yang terdiri atas baris dan kolom tempat anda memasukkan angka pada Microsoft Excel. Jumlah Sel Microsoft Excel 2016 terdiri dari 1.048.576 Baris dan 16.384 Kolom atau 17.179.869.184 Sel. Microsoft Excel digunakan di berbagai bidang pekerjaan, baik usaha kecil maupun perusahaan berskala internasional. Adapun beberapa fungsi dan kegunaan Microsoft Excel pada tempat adalah sebagai berikut Membuat outlook project yg blm tertagih dan Melakukan rekonsiliasi project. Pemodelan metode yang digunakan dengan Microsoft excel yaitu dengan cara Pilot Vlook Up 16 Pemodelan yang dilakukan didivisi ini yaitu yang Pertama yaitu dengan Nitro Pdf dalah aplikasi yang sangat penting untuk mengedit, menggabungkan, mengformat file Pdf. dengan menggunakan aplikasi Nitro Pro, anda dapat membuat, mengedit, membuat dan mengubah file pdf Gambar 2. 4 Logo Nitro Pdf Program aplikasi ini mendukung berbagai berbagai macam format file seperti : word, excel, power point, photo shop dll. software untuk mengelola file pdf ini memiliki fitur yang sangat lengkap Kegunaan aplikasi ini didivisi ini adalah untuk memisahkan beberapa file Microsoft Word untuk rekonsilisasi penagihan ke Telkom Indonesi 17 BAB III TEORI DASAR 3.1 Workload Analysis Workload Analysis atau Beban kerja adalah sejumlah proses atau kegiatan yang harus diselesaikan oleh seorang pekerja dalam jangka waktu tertentu. Apabila seorang pekerja mampu menyelesaikan dan menyesuaikan diri terhadap sejumlah tugas yang diberikan, maka hal tersebut tidak menjadi suatu beban kerja. Namun, jika pekerja tidak berhasil maka tugas dan kegiatan tersebut menjadi suatu beban kerja. Beban kerja adalah sesuatu yang dirasakan berada di luar kemampuan pekerja untuk melakukan pekerjaannya. Kapasitas seseorang yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas sesuai dengan harapan (performa harapan) berbeda dengan kapasitas yang tersedia pada saat itu (performa aktual). Perbedaan diantara keduanya menunjukkan taraf kesukaran tugas yang mencerminkan beban kerja. Menurut Gibson dan Ivancevich (1993:163), beban kerja adalah tekanan sebagai tanggapan yang tidak dapat menyesuaikan diri, yang dipengaruhi oleh perbedaan individual atau proses psikologis, yakni suatu konsekuensi dari setiap tindakan ekstern (lingkungan, situasi, peristiwa yang terlalu banyak mengadakan tuntutan psikologi atau fisik) terhadap seseorang. terdapat dua aspek yang menjadi beban kerja, yaitu: • Beban kerja sebagai tuntutan Fisik. Kondisi kerja tertentu dapat menghasilkan prestasi kerja yang optimal di samping dampaknya terhadap kinerja pegawai, kondisi fisik berdampak pula terhadap kesehatan mental seorang tenaga kerja. Kondisi fisik pekerja mempunyai pengaruh terhadap kondisi fatal dan psikologi seseorang. Dalam hal ini bahwa kondisi kesehatan pegawai harus tetap dalam keadaan sehat saat melakukan pekerjaan, selain istirahat yang cukup juga dengan dukungan sarana tempat kerja yang nyaman dan memadai. • Beban kerja sebagai tuntutan tugas. Kerja shif/kerja malam sering kali menyebabkan kelelahan bagi para pegawai akibat dari beban kerja yang berlebihan. Beban kerja berlebihan dan beban kerja terlalu sedikit dapat berpengaruh terhadap kinerja pegawai. 18 Dengan demikian, pengertian analisis beban kerja (Workload Analis)adalah suatı proses analisa terhadap waktu yang digunakan olch sescorang atau sekelompok orang dalam menyelesaikan tugas-tugas suatu pekerjaan (jalan) atau kelompok jabatan (unit kerja) yang dilaksanakan dalam keadaan kondisi normal. 1. Hal-hal yang di perfukan dalam melakukan analisa beban kerja adalah sebagai berikut Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan 2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari. 3. Adanya satuan hasil 4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas produk. 5. Adanya standar waktu kerja. 6. Adanya beban kerja yang akan diskur 7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan. 3.2 Full Time Equivalent Ada beberapa definisi FTE (Full Time Equivalent), menurut Dewi dan Satrya (2012) Full Time Equivalent adalah salah satu metode analisis beban kerja yang berbasiskan waktu dengan cara mengukur lama waktu penyelesaian pekerjaan kemudian waktu tersebut dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE. Metode perhitungan beban kerja dengan full time equivalent (FTE) adalah metode dimana waktu yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan dibandingkan terhadap waktu kerja efektif yang tersedia. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu ( Adawiyah, 2013). Menurut Dewi dan Sastrya (2012) dalam melakukan analisis beban kerja dengan metode Full Time Equivalent terdapat lima langkah yang perlu dilakukan diantaranya adalah sebagi berikut: 1. Menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya 2. Menetapkan waktu kerja yang tersedia dalam satu tahun 3. Menetapkan standar kelonggaran tujuananya yaitu dapat mengetahui factor kelonggaran karyawan meliputi jenis kegiatan dan waktu dalam menyelesaikan suatu yang tidak terkait dengan pokoknya 4. Menetapkan beban kerja 5. Menghitung kebutuhan tenaga kerja per unit kerja Berikut rumus Full Time Equivalent : 19 20 BAB IV PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 4.1 Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek Kerja Profesi dilaksanakan selama 2 bulan sejak tanggal 29 Juni 2020 sampai 21 Agustus 2020. dilaksanakan setiap hari Senin sampai Jumat mulai pukul 08.00 – 17.00 WIB. Di PT. Telkom Akses khususnya di Admin and Control Project Deployment, Selama 2 bulan ketentuan jadwal menyesuaikan instruktur Kerja Profesi yaitu masuk dari hari senin sampai jumat. Kegiatan KP diliburkan pada hari Sabtu dan minggu atau pada hari libur nasional. Terkadang ada waktu lembur jika ada Pekerjaan yang harus di selesaikan 4.2 Pelaksanaan Kerja Praktek Tabel 1 Pelaksanaan Kerja Praktek Minggu ke 1 (satu) Rencana & Target Melakukan Penagihan Project dari Pihak Telkom Akses Area Bengawan Ke Telkom Indonesia, Japati, Jawa Barat Realisasi Aktivitas Penagihan Project dilaksanakan dengan baik Minggu ke 2 (dua) Rencana & Target Rekonsilisasi Project Migrasi Perubahan dari kabel tembaga ke Fiber Optik menggunakan Tools Microsoft Excel di kantor Telkom Akses diarea Telkom Lembong, Jawa Barat Realisasi Aktivitas Rekonsiliasi Project Migrasi Terlaksanakan Dengan Baik Minggu ke 3 (tiga) Rencana & Target Menyelesaikan berkas Prarekonsilisasi Project Migrasi Perubahan dari kabel tembaga ke Fiber Optik menggunakan Tools Microsoft Excel di kantor Telkom Akses diarea Telkom Lembong, Jawa Barat 21 Realisasi Aktivitas Rekonsiliasi Project Migrasi Terlaksanakan Dengan Baik Minggu ke 4 (empat) Rencana & Target Membuat Query Migrasi menggunakan tools Microsoft excel dikantor Telkom Akses Lembong, Jawa Barat Realisasi Aktivitas Membuat Query Migrasi terlaksanakan dengan baik Minggu ke 5 (lima) Realisasi Aktivitas Upload berkas ke Web Toomps milik Telkom di kantor Telkom Akses di Lembong, Jawa Barat Realisasi Aktivitas Upload berkas terlaksanakan dengan baik Minggu ke 6 (enam) Rencana & Target Melakukan Penagihan Project dari Pihak Telkom Akses Area Bengawan Ke Telkom Indonesia, Japati, Jawa Barat Realisasi Aktivitas Penagihan Terlaksanakan dengan baik Minggu ke 7 (tujuh) Rencana & Target Melakukan Penyelesaian Berkas untuk Prarekon Project ke Telkom Japati, Bandung Realisasi Aktivitas Penyelesaian berkas terlaksanakan dengan baik 22 Minggu ke 8 (delapan) Rencana & Target Mencari data & menyelesaikan laporan kerja praktek di Telkom area lembong, Bandung Realisasi Aktivitas Mencari data& menyelesaikan laporan terlaksanakan dengan baik 23 BAB V. ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA 5.1Metode Penelitian Metode penelitian ini digunakan sebagai acuan dalam melakukan penelitian. Metode penelitian ini terdiri dari penentuan tujuan penelitian dan perancangan metode penelitian 5.1.1 Penentuan Tujuan Penelitian Penelitian ini dilakukan atas dasar tujuan sebagai berikut: • Mengetahui jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan unit Konstruksi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa Barat • Mengetahui beban kerja tiap karyawan berdasarkan jobdesk yang dilakukan. • Menentukan jumlah karyawan yang sesuai dengan beban kerja yang dilakukan Penelitian Adapun metode penelitian ini dimulai dengan perumusan masalah yang terjadi pada PT Telkom Akses. Perumusan masalah dilakukan dengan melakukan interview kepada unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa. Tujuan penelitian guna mengatasi masalah-masalah yang terjadi yaitu menganalisis beban kerja karyawan agar dapat diketahui kebutuhan jumlah pekerja pada masing masing jabatan di unit tersebut. Penulis juga melakukan studi literatur guna memberikan landasan berfikir berupa teoriteori dan kajian-kajian yang berkenaan dengan penelitian, yaitu mengenai metode Full Time Equivalent (FTE. Data yang diambil terdiri dari data kegiatan pekerjaan tiap pekerja yang mengacu pada job description, durasi waktu pekerjaan, frekuensi pekerjaan, dan jenis kegiatan apakah kegiatan tersebut bersifat harian, mingguan, bulanan atau tahunan. Setelah data terkumpul, maka dilakukan rekap data dan perhitungan nilai FTE yang didapatkan dari masing-masing jabatan di departemen unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment. Perhitungan menggunakan nilai toleransi sebesar 12,5%. Hasil FTE akan menunjukkan berapa jumlah pekerja optimal dan mengetahui atau ketidaksesuaian antara jumlah pekerja yang sudah ada dengan jumlah pekerja hasil perhitungan. 24 5.1.2 Pengumpulan dan Pengolahan Data Pengambilan data dilakukan dengan interview dan observasi di unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment di PT Telkom Akses Regional Jawa Barat. Pada masing-masing jabatan. Data yang diambil terdiri dari data kegiatan pekerjaan tiap pekerja yang mengacu pada job description, durasi waktu pekerjaan, frekuensi pekerjaan, dan jenis kegiatan apakah kegiatan tersebut bersifat harian, mingguan, bulanan atau tahunan. 5.1.3 Allowance Pada Perusahaan Unit Konstruksi divisi Admin and Control Project Deployment dalam mengambil data mengenai beban kerja ini di berikan kelonggaran yaitu 12,5% Allowance tersebut di tentukan oleh perusahaan yang di berikan kepada tenaga. untuk kelonggaran kebutuhan masing-masing pada tenaga kerja seperti untuk buang air kecil atau buang air besar, minum, jalan untuk mengambil material dan dll Table 2 Jumlah karyawan dalam satu divisi No Nama Jabatan Jumlah 1. Site Manager Admin & Control Project Deployment 1 2. Staff admin & Control Project Deployment (T-Cloud and 1 STTF) 3. Staff admin & Control Project Deployment (Migrasi) 1 4. Staff admin & Control Project Deployment (PT2 and Hem) 1 5.2 Analisi Hasil Beban Kerja dan Pengolahan FTE Setelah dilakukan perhitungan beban kerja dan pengolahan data dengan menggunakan metode FTE, maka didapatkan jumlah usulan tenaga kerja / karyawan pada masing-masing jabatan 5.2.2 Analisis Beban Kerja Site Manager Admin & Control Project Deployment 25 tabel 5. 1 Site Manager Admin & Control Project Deployment Berdasarkan pengamatan beban kerja Site Manager, didapatkan total waktu beban kerja utama, pendukung dan insidental sebesar 272400 menit dan 19080 menit . Selanjutnya dilakukan pengolahan data untuk mengetahui total waktu aktivitas, total waktu tersedia serta allowance. • Total waktu aktivitas utama = 272400 • Total waktu aktivitas insidental = 19080 • Total Waktu Aktivitas = 272400 + 19080 = 291480 • Total Waktu Tersedia = 60 menit x 8 jam x 240 hari = 115200 menit Allowance = Allowance x Jumlah Hari Efektif Setahun x Jam Kerja Sehari. = 12,5% x 240 x 480 = 14400 • Sehingga FTE = (Total Waktu Aktivitas+Allowance) Total Waktu Tersedia FTE = ((272400+14400)/115200) FTE = 2.655 Jadi beban kerja pada Site Manager sebesar 265,5 % yang berarti total kebutuhan Tenaga Kerja pada posisi ini yaitu sejumlah 3 orang 5.2.3. Staff admin & Control Project Deployment (T-Cloud and STTF) Tabel 5. 2 Staff admin & Control Project Deployment (T-Cloud and STTF) 26 Berdasarkan pengamatan beban kerja Staff admin & Control Project Deployment (TCloud and STTF), didapatkan total waktu beban kerja utama, pendukung dan insidental sebesar 31200 menit dan 68400 menit . Selanjutnya dilakukan pengolahan data untuk mengetahui total waktu aktivitas, total waktu tersedia serta allowance. • Total waktu aktivitas utama = 31200 • Total waktu aktivitas Pendukung = 68400 • Total Waktu Aktivitas = 31200 + 68400 = 99600 • Total Waktu Tersedia = 60 menit x 8 jam x 240 hari = 115200 menit Allowance = Allowance x Jumlah Hari Efektif Setahun x Jam Kerja Sehari. = 12,5% x 240 x 480 = 14400 • Sehingga FTE = (Total Waktu Aktivitas+Allowance) Total Waktu Tersedia FTE =( (99600+14400)/115200) FTE = 0.989 Jadi beban kerja pada Staff admin & Control Project Deployment (T-Cloud and STTF) sebesar 98,9% yang berarti total kebutuhan Tenaga Kerja pada posisi ini yaitu sejumlah 1 orang 5.2.4 Staff admin & Control Project Deployment (Migrasi) Tabel 5. 3 Staff admin & Control Project Deployment (Migrasi) Berdasarkan pengamatan beban kerja Staff admin & Control Project Deployment (Migrasi), didapatkan total waktu beban kerja utama, pendukung dan insidental sebesar 28800 menit dan 64080 menit . Selanjutnya dilakukan pengolahan data untuk mengetahui total waktu aktivitas, total waktu tersedia serta allowance. • Total waktu aktivitas utama = 28800 • Total waktu aktivitas Pendukung = 64080 27 • Total Waktu Aktivitas = 28800 + 64080 = 92880 • Total Waktu Tersedia = 60 menit x 8 jam x 240 hari = 115200 menit Allowance = Allowance x Jumlah Hari Efektif Setahun x Jam Kerja Sehari. = 12,5% x 240 x 480 = 14400 • Sehingga FTE = (Total Waktu Aktivitas+Allowance) Total Waktu Tersedia FTE =( (92880+14400)/115200) FTE = 0.918 Jadi beban kerja pada Staff admin & Control Project Deployment (Migrasi) sebesar 91,8% yang berarti total kebutuhan Tenaga Kerja pada posisi ini yaitu sejumlah 1 orang 5.2.5 Staff admin & Control Project Deployment (PT2 and Hem) Tabel 5. 4 Staff admin & Control Project Deployment (PT2 and Hem) Berdasarkan pengamatan beban kerja Staff admin & Control Project Deployment (PT2 and Hem), didapatkan total waktu beban kerja utama, pendukung dan insidental sebesar 114720 menit dan 2880 menit . Selanjutnya dilakukan pengolahan data untuk mengetahui total waktu aktivitas, total waktu tersedia serta allowance. • Total waktu aktivitas utama = 114720 • Total waktu aktivitas Pendukung = 2880 • Total Waktu Aktivitas = 114720 + 2880 = 117600 • Total Waktu Tersedia = 60 menit x 8 jam x 240 hari = 115200 menit Allowance = Allowance x Jumlah Hari Efektif Setahun x Jam Kerja Sehari. = 12,5% x 240 x 480 = 14400 • Sehingga FTE = (Total Waktu Aktivitas+Allowance) Total Waktu Tersedia FTE =(117600 + 14400)/115200) FTE = 1.14 Jadi beban kerja pada Staff admin & Control Project Deployment (PT2 and Hem) sebesar 114% yang berarti total kebutuhan Tenaga Kerja pada posisi ini yaitu sejumlah 1 orang 28 29 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Workload Analysis atau Beban kerja adalah sejumlah proses atau kegiatan yang harus diselesaikan oleh seorang pekerja dalam jangka waktu tertentu. Adapun metode yang digunakan yaitu FTE (Full Time Equivalent), menurut Dewi dan Satrya (2012) Full Time Equivalent adalah salah satu metode analisis beban kerja yang berbasiskan waktu dengan cara mengukur lama waktu penyelesaian pekerjaan kemudian waktu tersebut dikonversikan ke dalam indeks nilai FTE. Berdasarkan pengolahan data beban kerja metode FTE pada setiap jabatan departemen produksi unit betalactam, maka kesimpulan yang dapat ditarik adalah sebagai berikut : 1. Setelah melakukan penelitian dan pengolahan data menggunakan metode FTE, maka dapat diketahui beban kerja dari setiap jabatan sebagai table berikut : tabel 5. 5 jabatan dan beban kerja No Jabatan Beban Kerja 1. Site Manager admin & Control Project Deployment 265% 2. Staff admin & Control Project Deployment (T- 98% cloud and Sttf) 3. Staff admin & Control Project Deployment 93% (Migrasi) 4. Staff admin & Control Project Deployment (Hem 114% and PT2) 2. Berdasarkan beban kerja tiap jabatan yang telah dihitung maka dapat diketahui usulan kebutuhan jumlah tenaga kerja dalam kebijakan rekruitmen mendatang. Adapun usulan Adapun usulan jumlah pekerja Site Manager admin & Control Project Deployment 3 orang sedangkan pekerjaan yang lain sudah cukup 30 6.2 Saran Setelah dilakukan pengolahan data beban kerja menggunakan metode FTE pada setiap jabatan departemen produksi unit betalactam, maka saran yang dapat diberikan adalah sebagai berikut : 1. Perusahaan terus meneruskan menelitian beban kerja dengan metode FTE pada unit dan departemen lain yang ada. 2. Perusahaan juga memperhatikan dan meneliti beban kerja mental dan beban kerja fisik yang terintegrasi agar beban kerja pekerja dapat di lihat secara keseluruhan. 3. Perusahaan melakukan peninjauan ulang dalam membuat kebijakan rekruitmen pekerja di tahun mendatang. 31 LAMPIRAN • Copy Surat Lamaran ke perusahaan yang bersangkutan. Lampiran 1 32 • Copy Balasan Surat Lamaran dari perusahaan/instansi. Lampiran 2 33 • Copy Surat Keterangan melaksanakan Kerja Praktek Lampiran 3 34 DAFTAR PUSTAKA Supriyatna, Y., 2013. Analisis Kesesuaian Antara Beban Kerja Terhadap Jumlah SDM SAP Operasional Divisi Information Technology Shared Services: Studi Kasus PT XYZ, Depok: Universitas Indonesia. Susilo, R. & Yustiawan, T., 2015. Perhitungan Tenaga Keperawatan dengan Metode Full Time Equivalent di Rumah Sakit Adi Husada Undaan Wetan Surabaya. Buletin Penelitian Sistem Kesehatan, 18(4), pp. 399-406. http://bkd.jatimprov.go.id/files/Menpan_Anjab%20dan%20ABK%202020.pdf https://e-journal.unair.ac.id/JAKI/article/view/6618 35
