Widhi Astutik,S.Si.,M.Farm.,Apt. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian / unit / divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. Ruang lingkup IFRS Aspek manajemen maupun klinik dg orientasi kpd kepentingan px sbg individu, berwawasan lingkungan dan keselamatan kerja berdasarkan kode etik Struktur organisasi IFRS Personalia IFRS Standar Pelayanan Farmasi RS Pengelolaan perbekalan farmasi --- penting! Tujuan : obat yg diperlukan di RS selalu tersedia setiap saat diperlukan dlm jml yg cukup dan mutu yg terjamin. Akibat : dampak negatif thd RS baik secara medik maupun ekonomik Farmakoekonomi Meningkatkan mutu SDM mell pendidikan Sistem informasi manajemen tepat guna, mudah dievaluasi Pengendalian mutu Mewujudkan Penggunaan obat yang rasional Mengidentifikasi DRP Penyelesaian DRP dg kerjasama tenaga kes . lain Pusat informasi obat dan konseling Pengkajian obat Pelayanan TPN Monitor kadar obat dalam darah Konsultasi keracunan Terlibat dalam panitia dibawah komite medis Melaksanakan prosedur yang menjamin keselamatan kerja dan lingkungan Mendukung kerja tim infeksi Nosokomial Terdiri dari : Tenaga Kefarmasian Apoteker, Pasca sarjana apoteker yg berhubungan dg FRS, AA, AMF, Analis farmasi Tenaga non kefarmasian Tenaga adminstrasi, tenaga pembantu lain Analisis kebutuhan tenaga : Ruang lingkup pekerjaan Beban kerja Kewenangan untuk melakukan pekerjaan tsb 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Buat daftar fungsi yang dijalankan oleh instalasi Terapkan system kerja unt tiap fungsi yang dijalankan Hitung beban kerja tiap unit, mis. Jml resep Ukur waktu yg diperlukan untuk mengelesaikan beban kerja. Jumlahkan seluruh waktu yang dibutuhkan semua beban kerja untuk jangka waktu tertentu mis : minggu, bulan Hitung jam kerja efektif untuk jangka waktu tertentu mis, cuti libur, sakit Hitung jumlah tenaga yang dibutuhkan dg cara no 5 dibagi no 6 Berdasar kapasitas tempat tidur & BOR (1 apoteker untuk 30 tempat tidur) Jumlah resep dan formulir per hari Volume perbekalan farmasi Penilaian kinerja Sbg fungsi pengawasan --- dpt memotifasi SDM Dilakukan secara : Periodik, jangka waktu ttt Terbuka Ada tindak lanjut sesuai dg hasil kinerja Dicari penyebab dari kinerja yg tdk memuaskan : SDM maupun System Pendidikan berkelanjutan Meningkatkan kemampuan SDM sesuai dg bidang pelayanan masing-masing STANDAR PELAYANAN FARMASI RUMAH SAKIT DAN AKREDITASI STANDAR : Tingkat performance atau keadaan yg dpt diterima oleh seorang yg berwenang dalam situasi tersebut Suatu ukuran at patokan unt mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu Standar pelayanan farmasi RS merupakan bagian dari Standar pelayanan RS Evaluasi penerapan standar dilakukan mell akreditasi pelayanan Farmasi RS Permenkes RI No 012 tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit Akreditasi adalah pengakuan terhadap Rumah Sakit yang diberikan oleh lembaga independen penyelenggara Akreditasi yang ditetapkan oleh Menteri, setelah dinilai bahwa Rumah Sakit itu memenuhi Standar Pelayanan Rumah Sakit yang berlaku untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit secara berkesinambungan Meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Meningkatkan keselamatan pasien Rumah Sakit Meningkatkan perlindungan bagi pasien, masyarakat, sumber daya manusia Rumah Sakit dan Rumah Sakit sebagai institusi Mendukung program Pemerintah di bidang kesehatan Bagi Rumah Sakit Perbaikan RS Self Assessment Peningkatan Pelayanan Masyarakat RS Terakreditasi Standar yang kurang Usulan Anggaran Bagi Pemerintah Cara Pendekatan Konsep Mutu Pelayanan RS (Pembinaan Terarah dan Berkesinambunga) Potret RS Pengembangan Pembangunan Kes. Bagi Masyarakat Dapat memilih dengan tepat Lebih Aman Pelayanan RS terakreditasi Bagi Pegawai Lebih senang/aman Apabila memenuhi standar pelayanan Reward Peningkatan motivasi kerja Akreditasi terdiri dari: Akreditasi nasional Akreditasi internasional Joint Commision International (JCI) Rumah sakit wajib mengikuti akreditasi nasional – minimal 2 tahun setelah izin operasional Rumah sakit mengikuti akreditasi internasional harus sudah mendapatkan akreditasi nasional Persiapan akreditasi pemenuhan standar dan penilaian mandiri oleh rumah sakit tersebut Bimbingan akreditasi proses pembinan RS dalam rangka meningkatkan kinerja dalam mempersiapkan survey Pelaksanaan akreditasi survey akreditasi dari lembaga independen (KARS) Kegiatan pasca akreditasi Survey verifikasi bertujuan untuk mempertahankan dan/atau meningkatkan mutu pelayanan RS Komisi Akreditasi Rumah Sakit: lembaga independent pelaksana akreditasi rumah sakit yang bersifat fungsional, non struktural dan bertanggung jawab kepada menteri Kesehatan Akreditasi RS tahun 1995 – 5 pelayanan 1998 – 12 pelayanan 2001 – 16 pelayanan Standar pelayanan rumah sakit terdiri dari 16 kelompok kerja (POKJA) yaitu: Administrasi dan Manajemen Pelayanan Medis Pelayanan Gawat Darurat Pelayanan Keperawatan Rekam Medik Pelayanan Farmasi Keselamatan kerja, kebakaran dan kewaspadaan bencana Pelayanan Radiologi Pelayanan Laboratorium Kamar Operasi Pelayanan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit ( DALIN ) Pelayanan Perinatal Resiko Tinggi Pelayanan Rehabilitasi Medik Pelayanan Gizi Pelayanan Intensif Pelayanan Darah Tahapan Pelaksanaan Akreditasi RS terdiri dari 3 tahap: Tahap I : Akreditasi 5 (lima) pelayanan disebut akreditasi tingkat dasar. Meliputi: Administrasi Manajemen, Pelayanan Medik, Gawat Darurat, Keperawatan, dan Rekam Medik. Tahap II : Akreditasi 12 (dua belas) pelayanan disebut akreditasi tingkat lanjut. Meliputi: 5 pelayanan (tahap I) ditambah 7 pelayanan yaitu: Kamar Operasi, Laboratorium, Radiologi, Farmasi, K-3, Pengendalian Infeksi, Perinatal Resiko Tinggi. Tahap III : Akreditasi lengkap meliputi 16 pelayanan. Meliputi: 12 pelayanan tahap II ditambah 4 pelayanan yaitu: Pelayanan Rehabilitasi Medik, Pelayanan Gizi, Pelayanan Intensif dan Pelayanan Darah. Tujuan Pedoman penyelenggaraan pelayanan farmasi di RS Meningkatkan mutu pelayanan farmasi di RS Untuk menerapkan konsep pelayanan kefarmasian Memperluas fungsi dan peran apoteker farmasi RS Melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak profesional Standar pelayanan farmasi di rumah sakit 1. Falsafah dan tujuan 2. Administrasi dan pengelolaan 3. Staff dan pimpinan 4. Fasilitas dan peralatan 5. Kebijakan dan prosedur 6. Pengembangan staf dan program pendidikan 7. Evaluasi dan pengendalian mutu Standar 1. Falsafah dan tujuan Pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, dan terjangkau bagi semua lapisan Standar 2 Administrasi dan pengelolaan Pelayanan diselenggarakan dan diatur demi berlangsungnya pelayanan farmasi yang efisien dan bermutu, berdasarkan fasilitas yang ada dan standar pelayanan keprofesian yang universal Standar 3. Staff dan pimpinan Pelayanan farmasi diatur dan dikelola demi tercapainya tujuan pelayanan Standar 4. Fasilitas dan peralatan Harus tersedia ruangan, peralatan, dan fasilitas lain yang dapat mendukung administrasi, profesionalisme, dan fungsi teknik pelayanan farmasi, sehingga menjamin terselenggaranya pelayanan farmasi yang fungsional, profesional dan etis Standar 5 Kebijakan dan prosedur Semua kebijakan dan prosedur harus tertulis dan dicantumkan tanggal dikeluarkannya peraturan tersebut. Peraturan dan prosedur yang ada harus mencerminkan standar pelayanan farmasi mutakhir yang sesuai dengan peraturan dan tujuan daripada pelayanan farmasi itu sendiri Standar 6 Pengembangan staf dan program pendidikan Setiap staf di rumah sakit harus mempunyai kesempatan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilannya Standar 7 Evaluasi dan pengendalian mutu Pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas pelayanan kefarmasian yang bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi rumah sakit yang baik Tujuan pelayanan farmasi ialah : Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam keadaan biasa maupun dalam keadaan gawat darurat, sesuai dengan keadaan pasien maupun fasilitas yang tersedia. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi. Melaksanakan KIE (Komunikasi Informasi dan Edukasi) mengenai obat. Menjalankan pengawasan obat berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. Melakukan dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah dan evaluasi pelayanan. Mengawasi dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa, telaah dan evaluasi pelayanan. Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan metoda. TUGAS POKOK (sesuai dengan tujuan diatas FUNGSI A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi Pengelolaan perbekalan farmasi : suatu proses yang merupakan siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radio farmasi dan B. Pelayanan Kefarmasian dalam Penggunaan Obat dan ALKES Mengkaji instruksi pengobatan/resep pasien Mengidentifikasi , mencegah, dan mengatasi masalah yang berkaitan dengan penggunaan obat dan alat kesehatan Memantau efektifitas dan keamanan penggunaan obat dan alat kesehatan Memberikan informasi kepada petugas kesehatan, pasien Memberi konseling kepada pasien/keluarga Melakukan pencampuran obat suntik Melakukan penyiapan nutrisi parenteral Melakukan penanganan obat kanker Melakukan penentuan kadar obat dalam darah Melakukan pencatatan setiap kegiatan Melaporkan setiap kegiatan Dalam akreditasi, dengan kriteria: Tercantumnya falsafah dan tujuan tertulis mencerminkan peranan pely. Farmasi & kegiatan lain Pely. Farmasi meliputi penyediaan dan distribusi perbekalan farmasi, pely. Farmasi klinik serta membuat informasi dan menjamin kualitas pelayanan yg berhubungan dengan penggunaan obat Visi : pernyataan tentang keadaan dan status IFRS yang diinginkan pada waktu yang akan datang, biasanya mengacu pada visi Rumah sakit Motto; janji pelayanan yang diberikan Misi; berisi pernyataan tentang: Fungsi apa yang dilakukan IFRS Kepada siapa IFRS melakukan fungsi tersebut Bagaimana IFRS berbuat untuk mengisi Fungsi itu Kenapa IFRS ada Adanya bagan organisasi yg menggambarkan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab serta hub koordinasi di dalam maupun diluar pely. Farmasi yg ditetapkan oleh pimpinan RS Bagan organisasi dapat direvisi tiap 3 tahun dan diubah bila terdapat perubahan seperti pelayanan, pola kepegawaian, standar pely. Farmasi, perubahan peran RS Kepala Instalasi harus terlibat dalam perencanaan manajemen dan penentuan anggaran serta penggunaan sumber daya. Ada rapat pertemuan berkala Ada Komete/Panitia Farmasi dan Terapi di RS dan sekretarisnya adalah apoteker RS Ada komunikasi berkala dengan dokter dan paramedis dan partisipasi dalam rapat Dokumentasi staf baik penilaian dan catatan kerja Dokumentasi rapi dan rinci dari pelayanan farmasi serta dilakukan evaluasi Ka IFRS terlibat langsung dalam perumusan keputusan yang berkaitan dengan pelayanan farmasi dan penggunaan obat. Terlibat dalam Panitia/Komite Farmasi & Terapi Terlibat dalam Team pengendalian infeksi RS Terlibat dalam panitia Mutu Pelayanan RS Team perawatan paliatif dan bebas nyeri Team penaggulangan AIDS Team transplantasi Team PKMRS IFRS dipimpin oleh apoteker Apoteker pengelola minimal punya pengalaman 2 tahun di bagian Farmasi RS Apoteker telah terdaftar di Depkes, ada SIK, terdaftar di Asosiasi Profesi, SK penempatan Pelaksanaan pelayanan dibantu tenaga ahli madya farmasi (D3) dan tenaga menengah farmasi (AA) Ka IFRS bertanggung jawab pada aspek hukum dan peraturan farmasi baik dari pengawasan dan administrasi Ada apoteker di tempat pelayanan dan ada pendelegasian bila berhalangan Ada uraian tugas (job discription) bagi staf dan pimpinan farmasi Jumlah dan kualifikasi staf sesuai kebutuhan Apoteker mampu melatih dan mendidik Ada penilaian terhadap staf berdasarkan tugas Analisa kebutuhan tenaga untuk pekerjaan kefarmasian dan pekerjaan administrasi JABATAN FUNGSI KUALIFIKASI Kepala Instalasi FA Mengorganisir dan mengarahkan Apoteker, Apt S2, kursus manajemen sesuaikan akreditasi RS Koordinator mengkoordinir beberapa penyelia Apoteker, Apt S2, kursus sesuai ruang lingkup Penyelia/Supervisor Menyelia beberapa pelaksana (3-5 pelaksanaan perlu 1 penyelia) Apoteker,, kursus sesuai ruang lingkup Pelaksana Teknis Kefarmasian Melaksanakan tugas tertentu Apoteker, Sarjana Farmasi, Asisten Apoteker Beban kerja – jumlah bed Pendidikan Kualifikasi sesuai jenis/tugas fungsi Penambahan pengetahuan sesuai tanggung jawab Peningkatan ketrampilan sesuai tugas Waktu pelayanan (3 shift 24 jam, 2 shift, 1 shift) Jenis pelayanan : Gawat darurat, rawat inap intensif, rawat jalan, rawat inap. Produksi obat Penyimpanan dan pendistribusian Ada ruangan, peralatan dan fasilitas yang mendukung administrasi, profesionalisme dan fungsi teknik farmasi Ruangan penyimpanan sesuai peraturan Fasilitas produksi sesuai standart Fasilitas distribusi obat (dilengkapi troly) Penyimpanan arsip resep Ruang informasi dan edukasi: luas disesuaikan dengan tempat tidur (200 tt=20 m2; 400 -600tt = 40 m2, 1300 tt = 70 m2) Peralatan penyimpanan, peracikan dan pembuatan obat baik nonsteril maupun aseptik Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip Kepustakaan yang mewadahi untuk pelayanan informasi obat Lemari penyimpanan narkotika Lemari pendingin dan AC untuk obat termolabil Alarm dan alat pemadam kebakaran Penerangan, sarana air, ventilasi dan sistem pembuangan limbah Kebijakan dan prosedur harus tertulis Dibuat oleh Ka IFRS, komite/Panitia farmasi dan terapi serta para apoteker Pesanan obat sesuai dengan formularium Ada dokumentasi penggunaan obat dan masalah obat Konsisten terhadap sistem pelayanan Rumah Sakit Ada kebijakan pengelolaan perbekalan mulai dari perencanaan sampai pendistribusian dan pelaporan Ada kebijakan pelayanan: pengajian resep, dispensing abat berbahaya, efek samping obat, pengkajian penggunaan obat Ada program pengembangan staf Ada program orientasi tentang tugas dan tanggung jawab bagi staf baru Ada kesempatan mengikuti pelatihan dan program pendidikan berkelanjutan Penyelenggaraan pendidikan dan penyuluhan tentang penggunaan obat dan penerapannya, pendidikan berkelanjutan bagi staf dan praktikum siswa farmasi Terlibat dalam program pengendalian mutu pelayanan RS Evaluasi secara periodik terhadap konsep, kebutuhan, proses dan hasil demi menunjang peningkatan mutu pelayanan Perencanaan program pengendalian mutu Kegiatan pengendalian mutu mencakup: pemantauan (Audit), penilaian (Review), Tindakan (Observasi), Evaluasi dan Umpan balik (Survey) Prospektif ; dijalankan sebelum pelayanan dilaksanakan (pembuatan standar, perijinan) Konkuren : bersamaan dengan pelayanan (konseling, peracikan obat) Retrospektif : setelah pelayanan dilaksanakan (survei konsumen, mutasi barang) Definisi operasional (DO) Bagan organisasi yang lengkap adalah bagan yang terisi personil lengkap disertai uraian tugas, fungsi, wewenang tanggung jawab serta hubungan koordinasi dengan Komite/Panitia Farmasi & Terapi termasuk penyebar luasan ke bagian lain RS Cara Pembuktian (CP) Dokumen (D): Bagan organisasi, uraian tugas, fungsi Bukti penyebaran informasi Catatan evaluasi Observasi (O) Wawancara (W): Pimpinan dan staf Adanya bagan organisasi yang lengkap yang menggambarkan garis tanggung jawab dan koordinasi di dalam maupun diluar pelayanan farmasi Skor: 0 = Tidak ada bagan organisasi dan uraian tugas 1 = Ada bagan organisasi, tidak ada uraian tugas 2 = Ada bagan organisasi, ada uraian tugas, ditetapkan oleh pimpinan farmasi Skor: 3 = Ada bagan organisasi dan uraian tugas, lengkap, ditetapkan oleh pimpinan RS belum diketahui oleh seluruh petugas farmasi 4 = Ada bagan organisasi dan uraian tugas, lengkap, ditetapkan oleh pimpinan RS sudah diketahui oleh seluruh petugas farmasi 5 = Idem Ada evaluasi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun sekali Penetapan status akreditasi oleh Direktur Jenderal Pelayanan Medik. Hasil status akreditasi RS terdiri dari: Tidak Terakreditasi (gagal) Akreditasi Bersyarat Akreditasi Penuh Akreditasi Istimewa Tidak Terakreditasi (gagal) Rumah sakit tidak mendapat status akreditasi jika belum mampu memenuhi standar yang ditetapkan, ada satu atau lebih kegiatan pelayanan yang memperoleh skor kurang dari 65%, atau perolehan rata-rata dari semua kegiatan pelayanan yang dinilai hanya mencapai 65% atau kurang. Akreditasi Bersyarat Rumah sakit telah memenuhi syarat minimal, tetapi belum cukup karena ada beberapa pelayanan dengan rekomendasi khusus (skor minimal 65% dan setiap bidang tidak mempunyai nilai kurang 60%). Diberikan waktu 1 tahun untuk perbaikan. Akreditasi Penuh Rumah sakit telah dapat memenuhi standar yang ditetapkan oleh komisi akreditasi rumah sakit dan sarana kesehatan lainnya. Total skor minimal adalah 75% dan dari masing-masing bidang pelayanan skor tidak ada yang kurang 60%. Berlaku untuk 3 tahun rumah sakit yang bersangkutan dapat mengajukan permohonan untuk diakreditasi pada periode berikutnya, yaitu 3 bulan sebelum masa berlakunya status masa akreditasi berakhir. Akreditasi Istimewa Rumah sakit lulus akreditasi 3 periode berturut-turut memperoleh status akreditasi untuk 5 tahun kedepan
