Petunjuk Pelaksanaan Pembimbingan KRS (Online) Semester Gasal 2020 2021

PETUNJUK PELAKSANAAN PEMBIMBINGAN KRS MAHASISWA
PROGRAM STUDI TELEVISI DAN FILM S.1
FAKULTAS FILM DAN TELEVISI - INSTITUT KESENIAN JAKARTA
SEMESTER GASAL 2020/2021
A. Bentuk Pelaksanaan Pembimbingan KRS Mahasiswa
Adanya pandemi yang terjadi secara global saat ini, mengakibatkan kegiatan
pembimbingan KRS (Kartu Rencana Studi) mahasiswa yang dilakukan setiap sebelum
semester dimulai harus mengalami penyesuaian sehingga bentuk pelaksanaannya
dilakukan secara daring (online). Segala berkas-berkas yang diperlukan selama
pembimbingan juga akan didistribusikan menggunakan file softcopy, termasuk Transkrip
Nilai mahasiswa yang dapat diunduh pada SIAK FFTV/SIAK IKJ.
B. Pelaksanaan dan Waktu
1. Sesuai Kalender Akademik Semester Gasal 2020/2021, bimbingan mata kuliah/KRS
dilaksanakan tanggal 3 – 14 Agustus 2020. Kemudian mahasiswa melakukan
pengisian mata kuliah ke SIAK dilaksanakan tanggal 18 – 31 Agustus 2020. Masa
perbaikan mata kuliah/KRS berlangsung dari tanggal 1 – 19 September 2020.
2. Pembimbingan KRS dilakukan oleh Koordinator Peminatan kepada mahasiswa
tahun ketiga dan seterusnya yang sudah memiliki peminatan/mayor.
3. Pembimbingan KRS dilakukan oleh Pembimbing Akademik kepada mahasiswa
tahun pertama dan seterusnya yang belum memiliki peminatan/mayor.
4. Koordinator Peminatan dan Pembimbing Akademik akan menerima berkas-berkas
yang diperlukan untuk pembimbingan KRS. Berkas-berkas tersebut akan
didistribusikan secara daring (online) melalui Google Drive Prodi S.1.
5. Berkas-berkas tersebut adalah:
a. Daftar Hadir Mahasiswa Bimbingan
b. Kurikulum Sebaran Mata Kuliah
c. Persyaratan Mengambil Mata Kuliah Praktika, Stase, Seminar Rancangan dan
Tugas Akhir
d. Buku Panduan Studi
6. Prodi akan mengirimkan link Google Drive berisi file-file tersebut yang telah disusun
dalam folder dengan nama masing-masing dosen.
7. Koordinator Peminatan dan Pembimbing Akademik mengisi Daftar Hadir
Mahasiswa Bimbingan, berdasarkan setiap mahasiswa yang dibimbing dengan
menuliskan tanggal bimbingan. Apabila terdapat mahasiswa yang baru peminatan,
nama mahasiswa tersebut dapat dituliskan di baris baru. File Daftar Hadir Mahasiswa
tidak perlu diunduh ataupun di-save/share, karena sudah akan tersimpan secara
otomatis ketika ditambahkan/edit.
8. Koordinator Peminatan dan Pembimbing Akademik dapat menggunakan file
Kurikulum Sebaran Mata Kuliah untuk melihat Mata Kuliah apa saja yang ditawarkan
pada semester berjalan.
9. Koordinator Peminatan dan Pembimbing Akademik dapat menggunakan file
Persyaratan Mengambil Mata Kuliah Praktika, Stase, Seminar Rancangan dan Tugas
Akhir untuk memeriksa kembali apakah mahasiswa sudah memenuhi persyaratan
untuk mengambil mata kuliah tersebut.
10. Koordinator Peminatan dan Pembimbing Akademik dapat menggunakan file Buku
Panduan Studi untuk melihat aturan dan ketentuan yang berlaku pada mahasiswa,
seperti ketentuan SKS, Indeks Prestasi, Beasiswa dan lain sebagainya.
C. Mekanisme Pembimbingan KRS
1.
Mahasiswa
melakukan
perjanjian
waktu
dengan
Koordinator
Peminatan/Pembimbing Akademik untuk melakukan bimbingan. Bimbingan dapat
dilaksanakan secara individu maupun kelompok melalui daring (online), dengan
menggunakan aplikasi Video Conference, misal Google Meet atau Zoom. Apabila
kesulitan untuk melakukan Video Conference, bimbingan dapat dilakukan melalui
Email atau Whatsapp.
2.
Mahasiswa menunjukkan nilai (Transkrip Nilai terakhir dan KHS) ketika
pembimbingan, untuk digunakan dosen pembimbing sebagai evaluasi nilai semester
lalu dan penentuan pengambilan mata kuliah di semester berikutnya. Transkrip Nilai
mahasiswa juga dapat diakses oleh dosen melalui SIAK.
3.
Mahasiswa menerima informasi sebaran mata kuliah yang ditawarkan pada semester
berjalan dari Koordinator Peminatan/Pembimbing Akademik. Jumlah SKS mata
kuliah yang dapat diambil berdasarkan IPS mahasiswa pada semester sebelumnya.
(Aturan berapa jumlah SKS yang diambil dapat dilihat pada Transkrip Nilai/KHS
mahasiswa atau juga dapat dilihat di Buku Panduan Studi).
4.
Mahasiswa wajib membayar uang kuliah terlebih dahulu untuk dapat mengakses
SIAK dan melakukan pengisian mata kuliah. Bukti pembayaran kuliah kemudian
diserahkan ke Bagian Registrasi/Pembayaran, Mas Hasan (0838 7761 1167).
5.
Setelah dilakukan verifikasi oleh bagian keuangan dan akademik, mahasiswa dapat
membuka akses SIAK dan mengisi mata kuliah berdasarkan hasil bimbingan KRS
dengan Koordinator Peminatan/Pembimbing Akademik.
6.
Mahasiswa melakukan konfirmasi ke Koordinator Peminatan/Pembimbing
Akademik bahwa sudah melakukan pengisian nilai untuk melakukan persetujuan
KRS mata kuliah pada SIAK. Mahasiswa dapat kuliah dengan mengikuti jadwal yang
tertulis pada KRS yang telah disetujui.
7.
Mahasiswa dapat melakukan perbaikan mata kuliah/KRS apabila terdapat kesalahan
pengisian atau ingin mengganti mata kuliah. Perbaikan tersebut dilakukan pada masa
perbaikan mata kuliah/KRS sesuai Kalender Akademik.
8.
Mahasiswa
melakukan
perjanjian
waktu
dengan
Koordinator
Peminatan/Pembimbing Akademik untuk melakukan bimbingan mengenai
perubahan mata kuliah yang diinginkan.
9.
Mahasiswa menunggu Koordinator Peminatan/Pembimbing Akademik untuk
melakukan pembatalan mata kuliah di SIAK. Setelah dibatalkan, mahasiswa dapat
mengisi kembali di SIAK dengan mata kuliah perubahan yang diinginkan.
10. Mahasiswa melakukan konfirmasi ke Koordinator Peminatan/Pembimbing
Akademik bahwa sudah melakukan perubahan dan pengisian nilai untuk melakukan
persetujuan KRS mata kuliah pada SIAK.
NOTES:
-
Khusus Mahasiswa tahun kelima/semester 9 keatas, setelah bimbingan mata
kuliah/KRS melakukan pembayaran berdasarkan SKS yang diambil. Mahasiswa
dapat menghubungi bagian Registrasi/Pembayaran untuk mengetahui jumlah total
biaya kuliah yang harus dibayarkan, dengan menunjukkan bukti bimbingan/daftar
mata kuliah yang diambil beserta jumlah SKS-nya berdasarkan hasil bimbingan.
-
Khusus Mahasiswa yang aktif kuliah setelah cuti, SKS yang diambil berdasarkan
IPK terakhir mahasiswa (sebelum cuti).
-
Apabila sampai pada batas waktu pembimbingan, pengisian mata kuliah/KRS
mahasiswa di SIAK masih belum disetujui, maka Bidang Akademik yang akan
melakukan persetujuan mata kuliah/KRS tersebut.
-
Pembimbing Akademik Angkatan 2019 dan sebelumnya yang belum peminatan
diminta tidak mengarahkan mahasiswa untuk mengambil mata kuliah Semiotika di
Semester 5 karena mahasiswa tersebut belum memiliki peminatan. Mata kuliah
semiotika hanya diikuti oleh mahasiswa yang sudah memiliki peminatan agar
dapat mengikuti perkuliahan dengan maksimal.
-
Pembimbing Akademik Angkatan 2019 dapat mengingatkan mahasiswa
bimbingannya mengenai adanya Beasiswa Internal dari FFTV, yang syarat dan
ketentuannya dapat dilihat di Buku Panduan Studi.
-
Pembimbing Akademik Angkatan 2020 dapat memberikan sebaran mata kuliah
wajib paket kepada mahasiswa baru yang harus diambil di Semester 1 dan
Semester 2. Memasuki Semester 3, mahasiswa
mengisi mata kuliah/KRS
berdasarkan IPS-nya.
-
Ketentuan Jumlah SKS yang bisa diambil oleh mahasiswa adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Ketentuan Jumlah SKS Maksimal
Mahasiswa
Melakukan perjanjian
bimbingan dan
Menunjukkan nilai
(Transkrip Nilai dan KHS)
Bimbingan mata
kuliah/KRS berdasarkan
IPS
Akademik dan Keuangan
melakukan verifikasi untuk
membukakan akses SIAK
Bukti pembayaran
diserahkan ke bagian
Registrasi
Membayar biaya kuliah
Mahasiswa mengisi mata
kuliah di SIAK
Konfirmasi ke Koordinator
Peminatan/Pembimbing
Akademik untuk
persetujuan KRS
Kuliah
Gambar 1. Alur Pembimbingan Mata Kuliah/KRS
Mahasiswa
Sudah melakukan
bimbingan dan pengisian
KRS
Melakukan perjanjian
bimbingan untuk
konsultasi perbaikan
Konfirmasi ke Koordinator
Peminatan/Pembimbing
Akademik untuk
persetujuan KRS
Mahasiswa mengisi mata
kulliah yang ingin di
perbaiki di SIAK
Koordinator
Peminatan/Pembimbing
Akademik melakukan
pembatalan mata kuliah di
SIAK
Kuliah
Gambar 2. Alur Perbaikan Mata Kuliah/KRS
D. Mekanisme Pemilihan Peminatan
1.
Mahasiswa yang memasuki tahun ketiga kuliah/semester 5 dan seterusnya dapat
melakukan pemilihan peminatan yang diinginkan apabila telah memenuhi
persyaratan. Salah satunya adalah telah lulus mata kuliah Praktika Terpadu/Mandiri.
Pemilihan peminatan dapat dilakukan di Semester Gasal dan di Semester Genap.
2.
Mahasiswa melakukan perjanjian waktu dengan Koordinator Peminatan yang dituju
untuk melakukan konsultasi/bimbingan mengenai persyaratan untuk mengambil
peminatan tersebut (Persyaratan dapat dilihat di BPS). Bimbingan dapat dilaksanakan
secara individu maupun kelompok melalui daring (online), dengan menggunakan
aplikasi Video Conference, misal Google Meet atau Zoom. Apabila kesulitan untuk
melakukan Video Conference, bimbingan dapat dilakukan melalui Email atau
Whatsapp.
3. Apabila Mahasiswa disetujui untuk mengambil peminatan tersebut, Koordinator
Peminatan memberikan pernyataan persetujuan pemilihan peminatan kepada
mahasiswa lalu menuliskan nama dan NIM mahasiswa tersebut dalam Daftar Hadir
Mahasiswa Bimbingan serta menuliskan mata kuliah perbaikan bersyarat pada kolom
keterangan pada Daftar Hadir tersebut (apabila diterima secara bersyarat).
4.
Mahasiswa mengirimkan bukti berupa screenshot WA/email berisi pernyataan
persetujuan
Koordinator
Peminatan
ke
Bidang
Akademik
melalui
email
[email protected]. Hal ini diperlukan untuk verifikasi oleh Bidang Akademik
pada SIAK.
5.
Mahasiswa yang sudah disetujui mengambil peminatan dan diverifikasi oleh Bidang
Akademik, maka selanjutnya dapat melakukan pembimbingan mata kuliah/KRS
dengan Koordinator Peminatan.
6.
Mahasiswa wajib melakukan perbaikan nilai sesuai mata kuliah pada semester
berjalan dengan mengikuti perkuliahan pada mata kuliah perbaikan.
7.
Apabila mahasiswa tidak diterima di peminatan yang dipilih, maka diberi kesempatan
untuk konsultasi ke peminatan yang lain.
8.
Mahasiswa yang tidak bisa mengambil peminatan, dapat melakukan bimbingan mata
kuliah/KRS ke Pembimbing Akademik sebelumnya/yang ditunjuk. Mata kuliah
yang dapat diambil hanya mata kuliah umum pada semester berjalan dan mata kuliah
perbaikan pada semester sebelumnya.
•Melakukan perjanjian
bimbingan
•Membawa nilai (Transkrip
Nilai dan KHS)
Mahasiswa
•Melakukan verifikasi pada
SIAK
Koordinator
Peminatan
•Menyerahkan bukti
persetujuan peminatan
beserta syarat mata kuliah
perbaikan ke Bidang
Akademik
•Memberikan pernyataan
persetujuan peminatan
•Menuliskan mahasiswa ke
daftar hadir beserta
keterangan persyaratan
mata kuliah perbaikan
Mahasiswa
Mahasiswa
•Memberikan bimbingan
mata kuliah/KRS
•memberikan kewajiban
untuk mahasiswa
mengambil mata kuliah
perbaikan
•Melakukan bimbingan mata
kuliah/KRS dengan
Koordinator Peminatan
Koordinator
Peminatan
Akademik
Gambar 3. Alur Pemilihan Peminatan
E. Mekanisme Cuti Kuliah
1.
Mahasiswa melapor pada bidang Akademik untuk kemudian mendapatkan Form Cuti
dalam format word.
2.
Mahasiswa
mengisi
form
tersebut
lalu
mengirimkan
ke
Koordinator
Peminatan/Pembimbing Akademik dalam format word beserta file Surat
Pernyataan dari Orang Tua/Wali yang menyatakan bahwa Mahasiswa yang
bersangkutan
mengambil
cuti
kuliah
dan
alasannya.
Koordinator
Peminatan/Pembimbing Akademik memberikan tandatangan digital pada Form
Cuti tersebut, kemudian menuliskan keterangan CUTI di kolom keterangan pada
Daftar Hadir Mahasiswa Bimbingan sebagai pengingat.
3.
Mahasiswa menerima Form Cuti yang sudah diberikan tandatangan digital oleh
Koordinator Peminatan/Pembimbing Akademik dalam format pdf.
4.
Mahasiswa mencetak Form Cuti tersebut kemudian ditandatangani oleh Orang
Tua/Wali yang bersangkutan.
5.
Mahasiswa menyerahkan Form Cuti yang sudah ditandatangani oleh Koordinator
Peminatan/Pembimbing
Akademik
dan
Orang
Tua/Wali
ke
bagian
Registrasi/Pembayaran, Mas Hasan (0838 7761 1167).
6.
Setelah menyelesaikan pembayaran cuti, Mahasiswa akan mendapatkan konfirmasi
dari Bagian Registrasi/Pembayaran.
7.
Mahasiswa kemudian mengirimkan Form Cuti dan bukti konfirmasi dari Bagian
Registrasi/Pembayaran ke Bidang Akademik melalui email [email protected]
untuk diverifikasi akhir.
8.
Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi/pembayaran atau bimbingan mata
kuliah/KRS serta input mata kuliah di SIAK pada jadwal yang ditentukan pada
Kalender Akademik, maka akan dicutikan dan dikenakan sanksi sesuai BPS.
Mahasiswa
•Melapor ke Akademik
•Mengisi Form Cuti
•Mengirim Form Cuti
dan Surat Orang
Tua/Wali ke dosen
pembimbing
Dosen
Pembimbing
•Memberikan
tandatangan digital
pada Form Cuti
•Mengirimkan kembali
Form Cuti dalam
format pdf
Gambar 4. Alur Cuti Kuliah
Mahasiswa
•Menyerahkan Form
Cuti ke bagian
Registrasi
•Melakukan konfirmasi
pembayaran cuti
•Mengirimkan Form
Cuti dan bukti
konfirmasi ke
Akademik untuk
diverifikasi