Bagaimana Sentral Sistem Membantu Proses Transformasi Perusahaan

Bagaimana Sentral Sistem
Membantu Proses Transformasi
Perusahaan
21 Jul 2016 Strategi Bisnis Perusahaan
Penulis : Imanuel Iman dilihat 6.862 kali
Transformasi
Hanya perusahaan yang bernyali dan mau melakukan lompatan besar yang berani
melakukan Transformasi. Menjalankan proses Transformasi tidaklah mudah.
Semakin besar perubahan yang dilakukan, semakin besar pula potensi penolakan,
risiko kegagalan dan turbulensi yang akan terjadi.
Dalam melakukan Transformasi, prinsip kehati-hatian menjadi hal mutlak yang perlu
diperhatikan. Dari pengalaman Sentral Sistem membantu perusahaan-perusahaan
melakukan Transformasi, inilah hal yang perlu diketahui lebih dulu.
1. Proses Transformasi bukan berarti MENGUBAH TOTAL praktek bisnis
Transformasi adalah mempertahankan praktek bisnis yang sudah baik, yang
berhasil membuat perusahaan bertahan sampai saat ini dan mengubah total
(Transformasi) kelemahan serta permasalahan yang terjadi di perusahaan.
Dengan metode ini kegagalan fatal dari proses transformasi akan dapat dihindari.
2. Pemimpin harus mempersiapkan mental menghadapi turbulensi yang akan
terjadi
Setiap perubahan pasti akan menimbulkan turbulensi. Turbulensi yang muncul
biasanya akibat adanya perlawanan terhadap perubahan yang terjadi. Perlawanan
akan datang dari personel yang tidak menyukai perubahan karena sudah nyaman
dengan kondisi yang ada atau yang memiliki kepentingan. Mereka secara sadar atau
tidak akan melakukan gerakan perlawanan yang berdampak pada turbulensi
perusahaan.
Menghadapi situasi seperti ini, Pemimpin jangan salah mengartikan turbulensi
sebagai sinyal kegagalan dari proses Transformasi. Hadapi turbulensi dan lakukan
perbaikan. Jika Pemimpin menyerah, maka Pemimpin akan terjebak pada
konsep PDCA keliru (Plan Do Cancel Again).
Dalam proses Transformasi, Pemimpin jangan mengharapkan hasil instan karena
perubahan memerlukan proses dan waktu. Untuk menghindari turunnya motivasi
akibat proses yang panjang, perusahaan perlu membuat sasaran antara, yakni
sasaran jangka pendek. Sasaran antara dapat membantu meningkatkan motivasi
bahwa perubahan memang sudah berhasil atau berjalan di rel yang benar.
3. Pelaksanaan proses Transformasi harus dilakukan pada 2 area
Area Pola Pikir
Salah satu penghambat besar dari perubahan adalah pola pikir lama yang masih kita
gunakan sebagai landasan perilaku keseharian kita. Terkadang tanpa disadari kita
masih menggunakan pola pikir lama meski zaman sudah berubah. Secara fisik kita
hidup di tahun 2016, namun mungkin pola pikir kita masih di tahun 2010. Sebagai
contoh:

Sekarang ini sistem manajemen sudah berubah dari sistem analisa kemarin
sampai dengan hari ini, ke sistem analisa ke depan (prediction analysis). Dan
juga sudah berubah dari sistem pengendalian masalah ke sistem pencegahan
masalah. Pola pikir lama ini mengakibatkan pemimpin hanya fokus mengurus
masalah harian, bekerja seperti layaknya pemadam kebakaran.

Banyak sekali perusahaan yang masih memfokuskan sistem keuangan pada
pencatatan, padahal pencatatan sudah terlambat, sudah terjadi. Saat ini
sistem keuangan harus lebih difokuskan pada kontrol: product costing,
budgeting (prediksi laba rugi) dan cost control operational.

Banyak Pemimpin yang mengharapkan hasil yang lebih baik namun dalam
kesehariannya hanya sibuk pada urusan rutin, padahal tanpa adanya
perubahan (improvement), mustahil perusahaan dapat menjadi lebih baik.
Ingat bahwa mengerjakan rutin hanya akan mendapatkan hasil yang rutin.

Menjalankan proses Transformasi harus disertai dengan langkah
mengidentifikasi Pola Pikir yang kurang tepat, yang bahkan terkadang sudah
menjadi budaya pada perusahaan dan melakukan proses rekayasa Pola Pikir.
Perubahan pola pikir akan membuat orang menjadi termotivasi untuk
berubah.
Area Pengetahuan
Sekadar memiliki karyawan yang baik, yang memiliki motivasi tinggi untuk berubah,
tidaklah cukup tanpa disertai dasar keilmuan terkait masalah yang dihadapi. Tanpa
dilandasi dasar keilmuan yang memadai, karyawan hanya akan mengandalkan
intuisi yang terkadang berdampak pada proses uji coba yang berkepanjangan.
Sering pula karyawan hanya mengandalkan pengalaman sebelumnya sebagai
acuan untuk perbaikan.
Padahal secara teoritis, jika pengalaman sebelumnya manjur, tentunya sekarang ini
sudah tidak akan ada masalah. Oleh karena itu kita harus selalu berpikir untuk
mencari solusi pengetahuan lain di luar apa yang sudah kita terapkan saat ini.
Dengan pengalaman melakukan observasi di lebih dari 100 perusahaan nasional
dan multinasional serta pengalaman dalam melakukan transformasi dan
improvement, Sentral Sistem memiliki banyak alternatif praktek terbaik yang
diterapkan perusahaan untuk mengatasi berbagai permasalahan yang beragam.
Pengalaman tersebut menjadi bekal Sentral Sistem dalam membantu perusahaan
melakukan transformasi.
Dalam menjalankan Konsultasi transformasi atau konsultasi improvement lainnya,
Sentral Sistem memberi jaminan keberhasilan. Oleh karena itu Sentral Sistem
membuat program konsultasi dengan sistem success fee. Sistem Konsultasi bebas
biaya, di mana biaya konsultasi diambil dari sebagian efisiensi yang berhasil dicapai
melalui program transformasi atau program improvement yang dilaksanakan.
Baca Juga:

Menerapkan Strategi Unik dalam Perusahaan

Belajar Strategi Bisnis Perusahaan dari Konsep Berpikir Pemain Catur

Ketahui Cara Membuat Action Plan yang Benar untuk Mencapai Target
Perusahaan
——
Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus
pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu,
Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis
lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,
IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS
9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.
CFPR Method on AHP Model
Materi Kuliah MKB3692 (Logika dan Sistem Digital) »
Transformasi Dokumentasi
ISO 9001:2015
23 Nov 2016 | Hanya Kata Biasa
Semarang (Holiday Inn), 23 November 2016. Excecutive briefing pendokumentasian ISO
9001:2015.
Untuk materi monggo dapat di-download gratis di link ini.
ISO 9001:2015 tambahan dan penekanannya pada risk management yang salah satu
metodenya dapat menggunakan metode FMEA, contohnya dapat dilihat disini.
karena seminar ini pesertanya ada dari pendidikan dan industri manufaktur jadi isi materi
tidak melulu membahas dari sudut pandang pendidikan/penyedia jasa.
Urutan dokumen yang harus ada pada ISO
1: Manul mutu
2: Prosedur
3: Instruksi kerja
4: Bukti kerja (rekaman mutu)
Batas tenggat perubahan ISO adalah September 2018
Konsep Dasar ISO 9001: 2015
1. Pendekatan Proses, harus ada nilai output dari input asalnya, misalnya peta bisnis
proses
2. PDCA : plan (), Do (), Check (), Action () P-> D-> C-> jika sesuai maka NP, yang dilihat:
efektifitas proses
3. Pemikiran berbasis resiko (manajemen resiko), semangat risk based thinking
Perbedaan purchasing dan outsourcing:
1. Purchasing: tidak punya proses berdasarkan kapasitas atau pertimbangan ekonomi
2. Outsourcing: punya proses namun ada pertimbangan ekonomi maupun kapasitas
Manual mutu pada ISO 9001:2008 poin wajibnya hanya 3 hal:
– ruang lingkup
– peta proses
– daftar sop dan referensinya (klausul berapa)
selain itu boleh saja dihapus dari manul mutu yang kita miliki.
Analisa SWOT dapat disertakan ke dalam dokumen : Kebijakan mutu (clause 5.2) dan
Sasaran mutu
Perbedaan prinsip 2015 dari 2008
1. Tidak ada SOP wajib
2. People involvement menjadi people engagement (highly motivate to contribute)
Kepuasan pelanggan dapat diukur melalui:
1. survey
2. wawancara
3. komplain
4. pujian
5. loss bussiness
Dokumen penunjang sasaran mutu:
1. Penetapan sasaran mutu
2. Rencana bisnis
3. Action plan
4. Renstra
5. RIP
Pengertian ISO 9001 dan Apakah
Perlu Sertifikat?
21 Jun 2017 Manajemen Mutu
Penulis : Marketing Sentral Sistem Consulting
dilihat 20.582 kali
ISO 9001 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk Sistem
Manajemen Mutu. ISO 9001 pertama kali diterbitkan pada tahun 1986 oleh ISO
(International Organization for Standardization), sebuah badan internasional yang
terdiri dari badan standar nasional yang beranggotakan lebih dari 160 negara.
Sejak pertama diterbitkan, ISO 9001 mengalami 2 kali perubahan minor (1994,
2008) dan 2 kali perubahan major (2000, 2015). Versi terkini ISO 9001 adalah ISO
9001 2015.
ISO 9001 lebih berisi persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, di mana
cara untuk memenuhi persyaratan tersebut diserahkan ke masing-masing
perusahaan tergantung dari jenis dan kompleksitas dari masing-masing industri.
Misalnya:

ISO 9001 mewajibkan perusahaan memiliki kebijakan dan sasaran mutu.
Perusahaan bisa menetapkan sendiri Kebijakan dan Sasaran Mutu yang
sesuai dengan karakter perusahaan.

ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki sumber daya yang baik.
Sumber daya manusia dan infrastruktur. Bentuk evaluasi sumber daya
manusia atau cara memastikan bahwa pekerja sudah berkompeten (seperti
bukti SIM sebagai bukti bahwa pengemudi sudah memiliki kompetensi
mengendarai kendaraan dengan baik dan benar) ditetapkan sendiri oleh
perusahaan. Demikian juga cara menetapkan infrastruktur yang baik,
termasuk pemeliharaan infrastruktur ditetapkan oleh perusahaan.

ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki standar sebagai acuan
untuk bekerja, untuk menghindari kesalahan. Bentuk standar acuan bisa
ditetapkan oleh perusahaan sesuai karakter unik dari masing-masing
perusahaan.
Jadi ISO 9001 tidak menstandarisasi cara, tidak membatasi kreativitas
perusahaan. ISO 9001 hanya memberikan pedoman karakteristik Sistem
Manajemen Mutu yang baik, dalam bentuk persyaratan yang harus dipenuhi
perusahaan untuk dapat diakui sebagai perusahaan yang telah memenuhi kriteria
persyaratan yang telah ditetapkan oleh ISO 9001.
Secara konsep apa yang dituntut oleh ISO 9001 adalah sangat baik dan juga
merupakan karaketeristik dari semua perusahaan unggul, walaupun perusahaan
tersebut tidak disertifikasi ISO 9001.

Perusahaan harus menetapkan Customer bagi perusahaan dan
mendefinisikan mutu dari kacamata Customer

Perusahaan harus memahami isu internal dan eksternal sebagai masukan
untuk membangun Sistem Manajemen Mutu

Perusahaan harus memahami keinginan dan tuntutan dari stakeholder
sebagai masukan untuk membangun sistem manajemen mutu

Perusahaan harus mengidentifikasi risiko dan peluang yang dapat
mempengaruhi operasional dan pencapaian tujuan perusahaan. Dan
melakukan tindakan untuk mengurangi efek negatif dan menangkap peluang.

Perusahaan menetapkan Kebijakan dan Sasaran Mutu

Kebijakan Mutu menjadi pedoman dalam menyusun sistem, operasional
bisnis perusahaan

Perusahaan memiliki program kerja untuk mencapai sasaran mutu

Perusahaan harus memahami keinginan pelanggan dan memastikan
kesepakatan dengan pelanggan bisa dipenuhi

Perusahaan harus memiliki sistem untuk mengatur pekerjaan sehingga
perusahaan dapat mengirim produk atau pelayanan tepat waktu sesuai janji
dengan Customer
o
Perusahaan harus memiliki sistem untuk memastikan produk atau
pelayanan dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan
terkait produk
o
Perusahaan harus menyediakan dan memastikan bahwa karyawan
yang bekerja telah memiliki kompetensi yang sesuai (Sumber Daya
Manusia).
o
Perusahaan harus menyediakan infrastruktur yang sesuai, dan
menjaga kondisi infrastruktur dalam keadaan baik (Mesin/
Infrastruktur).
o
Perusahaan harus menetapkan metode pembelian untuk mendapatkan
material yang baik, dan melakukan kontrol atas material untuk
memastikan material yang akan digunakan adalah material yang
berkualitas baik (Material).
o
Perusahaan harus menetapkan lingkungan kerja yang baik, sesuai
kebutuhan untuk menghasilkan produk dan layanan yang
baik (Lingkungan).
o
Perusahaan harus menetapkan metode kerja yang baik, sebagai
acuan dalam bekerja untuk menghindari kesalahan (Metode).

Perusahaan harus memiliki sistem kontrol untuk memastikan produk atau
pelayanan telah memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan terkait
produk sebelum diserahkan ke Customer

Perusahaan harus memastikan bahwa alat ukur yang digunakan untuk
mengukur produk atau pelayanan telah sesuai, misalnya dikalibrasi atau
ditera
ketika terjadi ketidaksesuaian terhadap produk atau pelayanan, perusahaan
memiliki sistem pengendalian terhadap produk atau pelayanan yang tidak
sesuai

Perusahaan harus memiliki sistem corrective action untuk menganalisa
penyebab masalah pada sistem dan melakukan perbaikan terhadap akar
penyebab masalah, sehingga masalah tidak terulang

Perusahaan harus memeriksa apakah sistem yang telah ditetapkan
dijalankan dengan konsisten melalui program audit

Perusahaan harus mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk
atau layanan perusahaan.

Perusahaan harus melakukan review secara berkala. Review terhadap
pencapaian kinerja (sasaran mutu) dan efektifitas sistem manajemen mutu
perusahaan.

Perusahaan harus memiliki sistem untuk meningkatkan kinerja operational
(improvement)

Perusahaan harus mengendalikan standar, sehingga hanya standar yang
terbaru yang digunakan untuk bekerja

Perusahaan harus mengendalikan record, sehingga record mudah dicari,
tidak hilang, dan sewaktu-waktu dapat diakses untuk keperluan analisa atau
keperluan telusur saat terjadi masalah.
ISO 9001 bersifat sukarela, bukan merupakan kewajiban. Walaupun bersifat
sukarela, namun karena apa yang dituntut oleh ISO 9001 bagus, maka beberapa
perusahaan mewajibkan supplier mereka untuk mengikuti standar ISO 9001 untuk
menjaga perusahaan mendapat pasokan produk atau pelayanan yang baik.
Perusahaan bisa saja menggunakan ISO 9001 sebagai acuan dalam
mengembangkan Sistem Manajemen perusahaan, walaupun perusahaan tidak
berkeinginan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001.
Baca juga:

Apa Itu ISO 9001? Pahami Kegunaannya, Bukan Pasalnya

Jangan Percaya Biaya ISO 9001 yang Mahal, Padahal Sebenarnya Gratis!
——
Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus
pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu,
Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis
lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,
IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS
9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.
Apa Itu ISO 9001? Pahami
Kegunaannya, Bukan Pasalnya
18 Mar 2017 Manajemen Mutu
Penulis : Marketing Sentral Sistem Consulting
dilihat 44.892 kali
Salah satu pertanyaan yang paling sering ditanyakan oleh perusahaan yang belum
mengetahui ISO 9001: “Apa sih gunanya ISO 9001? Customer kami tidak minta ISO
9001, lalu buat apa kita ISO 9001? Dengan adanya ISO 9001 cost jadi naik, jadi
tambah repot”.
Menjawab pertanyaan ini, kami sering mengilustrasikan ISO 9001
seperti franchise. Franchise makanan yang baik memiliki standar yang jelas, yang
harus diikuti oleh karyawan, sehingga rasa masakan bisa sama di setiap cabang.
Rasa masakan tidak tergantung dari koki yang memasak makanan tersebut.
Menerapkan ISO 9001 artinya membuat standar yang menjadi pedoman dalam
operasional perusahaan. Perusahaan yang baik akan lebih bergantung pada sistem,
bukan orang. Kenapa harus bergantung pada Sistem? Karena orang pada saatnya
akan berganti, baik karena regenerasi, pensiun, atau pindah ke perusahaan lain.
Jika perusahaan tidak memiliki pedoman operasional yang baku, maka cara kerja
akan berubah-ubah tergantung pada mandornya. Saat mendapat mandor yang baik,
maka hasilnya akan baik, namun saat mandornya tidak baik, hasilnya juga akan
menjadi tidak baik.
ISO 9001 mengarahkan perusahaan memiliki “PEDOMAN OPERASIONAL YANG
TERBAIK UNTUK MENGHASILKAN KUALITAS YANG TERBAIK”.
ISO 9001 tidak berisi aturan yang harus diikuti, namun berisi pedoman bagi
perusahaan yang ingin memiliki sistem operasional yang baik. Bagi pemimpin atau
perusahaan yang masih mencari petunjuk bagaimana mengelola operasional yang
baik, perusahaan dapat menggunakan ISO 9001 sebagai referensi. Terlepas
perusahaan akan disertifikasi atau tidak, ISO 9001 bisa menjadi referensi pedoman
yang cukup lengkap dalam mengelola operasional perusahaan.
[KETAHUI: BIAYA ISO 9001 SEBENARNYA GRATIS]
Dalam menjelaskan ISO 9001, kami tidak menaruh fokus pada penjelasan pasalpasal seperti layaknya belajar Undang-undang. Tetapi kami lebih berfokus
pada “Reason Behind”, yakni alasan yang melatar belakangi adanya pasal tersebut.
Sebagai contoh, persyaratan ISO 9001 menuntut adanya management review. Kami
menjelaskan bahwa management review adalah mereview pencapaian kinerja.
Semua perusahaan tentunya harus memiliki meeting rutin membahas pencapaian
kinerja dan melakukan tindakan aksi saat kinerja yang telah ditetapkan tidak
tercapai. Business plan meeting yang biasa dilakukan oleh perusahaan bisa
diclaim sebagai management review.
Bonus Tip:
Jangan fokus mempelajari interpretasi dari pasal, tetapi pelajari reason behind dari
persyaratan tersebut sehingga kita bisa mengetahui alasan dan kegunaannya.
Dengan memahami kegunaannya, perusahaan atau pemimpin menjadi sadar bahwa
hal tersebut memang perlu dan bagus untuk perusahaan.
Baca juga:

Jadwal Training ISO dari Sentral Sistem

Pengertian ISO 9001 dan Apakah Perlu Sertifikat?

Bagaimana Sentral Sistem Membantu Proses Transformasi Perusahaan

7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Perbedaan ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015 dalam Audit Stage I
——
Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus
pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu,
Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis
lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,
IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS
9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.
7 Prinsip Manajemen Mutu ISO
9001:2015
25 Sep 2016 Manajemen Mutu
Penulis : M. Rofii W. N. dilihat 69.751 kali
Prinsip Manajemen dalam kaitannya dengan Sistem Manajemen Mutu tertuang
dalam ISO 9001. Arti prinsip sendiri merupakan suatu kebenaran umum maupun
individu yang dijadikan seseorang atau kelompok sebagai pedoman dalam berpikir
dan bertindak.
Begitu juga halnya Prinsip Manajemen Mutu dalam ISO 9001 tahun 2015, yang
menjadi pedoman bagi siapa saja yang menerapkannya. Berbeda dengan ISO
9001:2008 yang memiliki 8 Prinsip Mutu, pada ISO 9001:2015 hanya terdapat 7
Prinsip Manajemen Mutu.
No
ISO 9001:2008
ISO 9001:2015
1
Customer Focus
Customer Focus
2
Leadership
Leadership
3
Involvement of People
Engagement of People
4
Process Approach
Process Approach
5
System Approach to Management
Improvement
6
Continual Improvement
Evidance Based Decision Making
7
Factual Approach Decision Making
8
Mutual Beneficial Suppliers
Relationship Management
Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas satu per satu, apa saja pengertian dari 7
Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
1. Customer Focus
Fokus Customer adalah prioritas utama dari Sistem Manajemen Mutu. Bentuk
aplikasinya adalah dengan memberikan semua kebutuhan yang melebihi harapan
Customer untuk ketercapaian kepuasan pelanggan. Sehingga keberlangsungan
hidup perusahaan akan terjamin dalam jangka waktu yang panjang.
2. Leadership
Setiap pimpinan yang ada di perusahaan memiliki peran sebagai pelatih yang
memiliki target sesuai sasaran perusahaan melalui pemberdayaan karyawan,
pembuat keputusan berdasarkan data dan fakta (decision maker) serta membuat
standard sistem manajemen perusahaan yang diwariskan untuk genarasi berikutnya.
3. Engagement of People
Menciptakan dan memberikan nilai lebih kepada Customer akan lebih mudah bila
didukung oleh personal yang kompeten, mampu diberdayakan dan terlibat di semua
tingkatan di seluruh Perusahaan. Bentuk aplikasinya adalah dengan
mempromosikan pendekatan proses dan pentingnya kontribusi setiap tingkatan di
Perusahaan.
4. Process Approach
Sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan di perusahaan bukan dibuat
berdasarkan pendekatan departemen, akan tetapi berdasarkan proses murni yang
ada di perusahaan dengan melibatkan seluruh pihak yang terkait.
5. Improvement
Perusahaan yang sukses dan mampu bertahan dalam persaingan adalah
Perusahaan yang fokus dalam improvement (peningkatan). Bentuk aplikasinya
adalah dengan selalu melakukan perubahan melalui peningakatan berkelanjutan
baik internal dan eksternal yang disesuaikan dengan iklim perubahan terkini.
Sehingga perusahaan akan selalu siap menghadapi persaingan dengan para
kompetitor.
6. Evidence Based Decision Making
Membuat keputusan berdasarkan data dan fakta. Bentuk aplikasinya adalah setiap
menetapkan kesimpulan dari sebuah permasalahan ditetapkan berdasarkan analisis
fakta dan data yang diperoleh selama melakukan analisa. Sehingga keputusan yang
diambil akan menghasilkan keputusan yang produktif dan tepat sasaran.
7. Relationship Management
Untuk mempertahankan kesuksesan Perusahaan harus mengelola hubungannya
dengan pihak-pihak yang berkepentingan (interested parties) diantaranya adalah
para pemasoknya, mitra kerja, karyawan, pemerintah, masyarakat, dll.
Baca juga:

Yang Harus Diketahui tentang Perubahan ISO/TS 16949 menjadi IATF
16949:2016

Perbedaan ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015 dalam Audit Stage I

Tidak Ada Pasal Khusus Tindakan Pencegahan pada ISO 9001:2015?

Mengenal Teknik Audit Turtle Diagram
---Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus
pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu,
Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis
lainnya berupa konsultasi dan training ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,
IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000, GMP, AS
9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.
Perbedaan ISO 9001:2008 vs ISO
9001:2015 dalam Audit Stage I
31 Oct 2016 Manajemen Mutu
Penulis : M. Rofii W. N. dilihat 18.776 kali
Perbedaan ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015, membuat banyak perusahaan yang
bertanya-tanya seperti apakah bentuk audit yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi
khususnya mengenai Audit Stage I.
Berikut ini tabel perbedaan ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015 dalam audit stage I.
No
ISO 9001:2008
ISO 9001:2015
1
Company Manual (Level 1)
Company Profile
2
Organization Structure
Organization Manual, termasuk Organizati
Structure Chart, Policy & Objectives, Busin
Process Mapping (include Core Process)
3
Quality Procedure
Context of organization (List of internal &
external issues, Needs & Expectation of
Interested Parties)
4
Quality Objectives
List of procedures and documented inform
5
Mandatory Procedures
Summaries of management review
6
-
Summaries of internal audit
Bila kita perhatikan secara seksama mandatory dokumen yang diperlukan untuk
Stage I antara versi ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 hampir sama.
Perbedaan terletak pada versi ISO 9001:2015, perusahaan diminta untuk membuat
documented information mengenai Context of Organisation yaitu External and
Internal Issues, Needs and Expectations of Interested Parties. Bahkan Manual Mutu
masih dipergunakan di ISO 9001:2015 sebagai Documented Information yang
menjelaskan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Baca juga:

Pengertian ISO 9001 dan Apakah Perlu Sertifikat?

7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Tidak Ada Pasal Khusus Tindakan pada ISO 9001:2015
--Sentral Sistem merupakan Konsultan Strategi Manajemen yang fokus
pada Peningkatan Kinerja Perusahaan, yakni Kinerja Bisnis, Mutu,
Produktivitas, Kesehatan Keselamatan Kerja (K3) dan Lingkungan. Servis
lainnya berupa konsultasi dan training untuk ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001, IATF 16949, ISO 17025, ISO 13485, ISO 27001, ISO 50001, ISO 22000,
GMP, AS 9100, AS 9120, dll. Hubungi kami di sini atau telepon 021-29067201-3.
Sejarah Perkembangan Standar ISO 9001
ISO pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 yaitu seri/keluarga ISO 9000:1987 yang terdiri
atas seri ISO 9000:2007 terdiri atas :
- ISO 9001 : Disain, produksi, instalasi dan Pelayanan (20 elemen)
- ISO 9002 : Produksi dan Instalasi (18 elemen)
- ISO 9003 : Inspeksi dan Tes (12 elemen)
Selanjutnya seri/keluarga ISO 9000 mengalami perubahan (edisi2) yaitu ISO 9000:1994
sebagaimana versi sebelumnya dengan penambahan elemen untuk melengkapi beberapa
jenis produk dan jenis industri sehingga serinya menjadi :
- ISO 9001 : Disain, produksi, Instalasi dan Pelayanan (20 elemen)
- ISO 9002 : Produksi, Instalasi dan Pelayanan (19 elemen)
- ISO 9003 : Inspeksi dan Tes (16 elemen)
Dan pada perubahan berikutnya (edisi 3) pada tahun 2000 yang mengalami perubahan
besar dengan satu standar yang mengacu pada konsistensi proses kerja. Pada
perubahan ini maka seri/keluarga ISO 9000 yang terdiri atas ISO 9001, ISO 9002 dan ISO
9003 menjadi satu standar persyaratan pemastian mutu yaitu ISO 9001:2000.
Sehingga di versi 2000 ini mencakup beberapa seri yaitu :
- ISO 9000:2000 – Quality Management System – Fundamental and vocabulary replacing ISO
9001 (Dasar dan Istilah Sistem Manajemen Mutu)
- ISO 9001:2000 – Quality Management System – Requirements replacing ISO 1994 versions
of ISO 9001, ISO 9002, and ISO 9001 (Persyaratan Sistem Manajemen Mutu)
- ISO 9004:2000 – Quality Management System – Guidance for performance improvement
replacing ISO 9004 (Panduan untuk Perbaikan Kinerja)
Pada versi 2000 inilah digabungkan ketiga standar ISO 9001, 9002 dan 9003 menjadi
satu standar yaitu 9001. Prosedur desain dan pengembangan disyaratkan hanya jika
organisasi berkaitan secara langsung dengan aktivitas penciptaan produk baru dan
apabila organisasi tidak berkaitan dengan aktivitas tersebut dapat dikecualikan.
Pada ISO 9000:2000 dimasukkan Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu (Quality Management
Principles) sebagai dasar dalam melaksanakan Sistem Manajemen Mutu dan istilah 'Quality
Assurance' tidak digunakan lagi dan digantikan dengan istilah 'Quality Management System
Requirements'. Pada ISO 9001:2000 tidak lagi dikenal 20 elemen, tetapi lebih pada proses
bisnis yang terjadi dalam organisasi atau yang disebut dengan Business Proces Mapping
(Pemetaan Proses Bisnis). Setiap organisasi harus memetakan proses bisnisnya dan
menjadikannya bagian utama dalam Pedoman Mutu dengan mewajibkan 6 prosedur yang
harus terdokumentasi, yaitu prosedur Control of Document, Control of Record, Control of Non
conforming Product, Internal Audit, Corrective Action & Preventive Action and Mangement
Review.
Pada perkembangan berikutnya, (edisi 4) terbitlah ISO 9001: 2008 sebagai bentuk
penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Perbedaan antara seri ISO9001:2000 dengan ISO
9001:2008 tidak terlalu signifikan namun lebih menekankan pada efektivitas proses yang
dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada seri ISO 9001:2000 mengatakan harus
dilakukan corrective dan preventive action, maka seri ISO 9001:2008 menetapkan bahwa
proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara efektif berdampak
positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada
kontrol proses outsourcing menjadi bagian yang harus dikendalikan.
Perubahan yang paling baru adalah ISO 9001:2015 yang sudah dijelaskan dalam catatan
sebelumnya (tentang ISO 9001:2015 terbaru/new version).
Secara ringkas disimpulkan bahwa :
 Edisi 1 – ISO 9000:1987 (20 elements)
 Edisi 2 – ISO 9000:1994 (small revision)
 Edisi 3 – ISO 9001:2000 (process approach)
 Edisi 4 – ISO 9001:2008 (minor revision)
 Edisi 5 – ISO 9001:2015 (New Structure & Risk Based Thinking)
Filosofi ISO 9001
Filosofi ISO 9001:2008
Tulis Apa Yang Anda Kerjakan
Kerjakan Apa Yang Anda Tulis
Periksa dan Tinjau
Lakukan Peningkatan Berkelanjutan
Filosofi ISO 9001:2015
Apa Yang Terbaik Buat Perusahaan Itulah Yang Terbaik
Buat Mutu
Evaluasi dan Tingkatkan
di Januari 31, 2016 Tidak ada komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Contoh "Memahami Risiko Perusahaan"
Bahwa dengan telah ditetapkannya Visi dan Misi serta mempertimbangkan perubahan lingkungan
eksternal maupun internal bisnis PT. X, yang berpotensi menimbulkan berbagai jenis risiko, maka perlu
mengelola semua risiko tersebut secara sistematis dan terstruktur dalam rangka meningkatkan
kepastian tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan. Pengelolaan risiko diperlukan dalam rangka
penguatan penerapan Sistem Manajemen Mutu terkait dengan penegakan praktek bisnis dan dapat
memberikan nilai tambah yang sesuai dengan harapan para stakeholders.
PT. X yang memproduksi dan memasarkan produk Y dalam operasinya tetap memperhatikan aspek
mutu, memberikan kepuasan kepada pelanggan dan masyarakat melalui produk dan pelayanan yang
berkualitas, mengutamakan keselamatan dan kesehatan kerja serta pelestarian lingkungan hidup.
Untuk itu dalam menetapkan arah bisnis selalu mempertimbangkan faktor faktor risiko yang berpotensi
merugikan perusahaan dengan terlebih dulu menganalisis risikonya. Dengan semakin banyaknya
ketidakpastian serta cepatnya perubahan lingkungan usaha, baik internal maupun eksternal, maka akan
berdampak kepada makin kompleksnya risiko usaha yang harus dihadapi perusahaan. Maka dalam
rangka meningkatkan kemampuan perusahaan di dalam menghadapi setiap perubahan, penerapan
manajemen risiko menjadi kebutuhan mutlak guna mengurangi dan mencegah terjadi kerugian yang
mengganggu kelangsungan usaha.
Untuk dapat mengelola risiko yang mungkin terjadi, maka Kebijakan Manajemen yang dilakukan di
PT.X. maupun di setiap unit kerja/anak perusahaan dengan menerapkan proses manajemen risiko
dengan langkah langkah sebagai berikut :
1. Mendeteksi/mengidentifikasi risiko sedini mungkin pada setiap aktivitas yang berhubungan dengan
bidang usaha yang ada.
2. Melakukan pengukuran tingkat / besarnya setiap risiko, dengan memperhitungkan besarnya dampak
dan kemungkinan terjadinya peluang risiko.
3. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap sumber risiko dan penyebab terjadinya risiko, sebagai
dasar untuk memetakan dan mengendalikan risiko yang signifikan.
4. Menyusun rencana strategi pengendalian terhadap risiko yang mempunyai prioritas tinggi/risiko
signifikan.
5. Melakukan kegiatan strategi pengendalian risiko yang membahayakan kelangsungan hidup
perusahaan.
6. Melakukan komunikasi, konsultasi, review dan pemantauan, risiko secara terus menerus, khususnya
yang mempunyai dampak cukup signifikan terhadap kondisi perusahaan.
Pengelolaan Risiko Eksternal
Pengelolaan risiko eksternal adalah pengelolaan risiko yang berhubungan dengan lingkungan di luar PT
X dan dapat diprediksi sejak awal, antara lain : (dapat dibuat Tabel Risiko)
-
lingkungan hukum,
-
kondisi sosial-budaya,
-
persaingan bisnis,
-
fluktuasi harga dan inflasi.
Sedangkan Risiko eksternal yang tidak dapat diprediksi sejak awal, antara lain :
-
perubahan politik nasional,
-
regulasi & perubahan kebijakan pemerintah,
-
termasuk hal-hal berupa perubahan iklim dan force majeure seperti bencana alam.
Dampak yang ditimbulkan oleh risiko eksternal antara lain berupa :
-
kerugian finansial,
-
penurunan reputasi perusahaan,
-
keterbatasan kesempatan manajemen untuk bertindak.
Strategi pengelolaan risiko yang paling sesuai adalah mitigasi risiko dengan meminimalkan risiko yang
mungkin terjadi setelah operasional berjalan, yaitu:
1. Antisipasi sejak dini dengan melakukan transfer risiko, yaitu mengasuransikan portofolio bisnis yang
sedang berjalan.
2.
Memeriksa kembali target dan sasaran perusahaan secara realistis guna melakukan efisiensi sumber
dana perusahaan.
3. Melakukan negosiasi ulang terhadap pihak kreditur untuk cicilan pembayaran hutang jangka menengah
dan jangka panjang.
Pengelolaan Risiko Internal
Pengelolaan risiko internal adalah pengelolaan risiko yang berhubungan dengan lingkungan di dalam
PT X, yaitu : (dapat dibuat Tabel Risiko)
-
pengelolaan operasional terhadap bisnis yang sudah berjalan,
-
pengelolaan pembentukan usaha baru,
-
pengelolaan kerja sama operasi,
-
pengelolaan pemanfaatan teknologi baru/investasi,
-
pengelolaan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang serta
-
pengelolaan SDM.
Dampak yang ditimbulkan oleh risiko internal antara lain :
-
penurunan laba perusahaan,
-
penurunan kemampuan pendanaan perusahaan,
-
pelanggaran hukum,
-
penurunan produktifitas SDM dan
-
keterbatasan kesempatan manajemen untuk bertindak.
Strategi pengelolaan risiko yang paling sesuai adalah mitigasi risiko, yaitu meminimalkan risiko yang
mungkin terjadi dengan cara :
1. Mendisiplinkan penggunaan anggaran yang ditetapkan sesuai Anggaran Perusahaan serta kepatuhan
terhadap peraturan dan perundang-undangan.
2. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan bimbingan secara rutin terhadap bisnis yang sedang
berjalan, bisnis baru dan kerjasama operasi, agar dapat mencapai target dan sasaran yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tata kelola perusahaan secara benar dengan mentaati kepatuhan peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku untuk setiap aktifitas yang akan dijalankan.
4. Melakukan penempatan SDM yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya serta
memberlakukan
sistem
renumerasi
dan
perencanaan
karir
yang
transparan.
Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 6
di Januari 31, 2016 3 komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Contoh "Komitmen dengan Stakeholders"
Manajemen memahami dan sadar bahwa perusahaan hanya dapat menjalankan
dan meneruskan misi dan mencapai visi jika kita mengerti, bertanggung jawab
dan menjaga keseimbangan empat kebutuhan pokok dari stakeholders dalam
bisnis kita yakni pelanggan, pekerja, pemegang saham, dan komunitas.
Panduan dasar kita yang berhubungan dengan stakeholders adalah :
Pelanggan:
a. Untuk memberikan nilai tambah produk dengan konsisten memenuhi standar dan
spesifikasi yang telah disetujui.
b. Hanya menerima kontrak jika kita yakin kita dapat memenuhi persyaratan
pelanggan kita dan dimana persyaratan itu sesuai dengan keahlian dan aktifitas
bisnis kita.
Pekerja:
a. Untuk memastikan bahwa lingkungan dan kondisi kerja dapat digunakan untuk
bekerja secara efektif, aman dan higienis bagi semua pekerja.
b. Untuk memberikan suasana dimana pekerja diberikan kesempatan untuk
memaksimalkan potensi mereka dan untuk berpartisipasi dalam operasional
bisnis.
Pemegang Saham:
a. Memimpin bisnis kita sesuai dengan semua persyaratan yang sah dan untuk moral
tertinggi dan standar etika.
b. Untuk merencanakan dan melakukan semua peluang bisnis dengan cara
professional, dengan mempertimbangkan resiko terhadap terhadap laba.
c. Untuk melakukan perencanaan
menghasilkan laba kepada laba.
dan
peningkatan
yang
progresip
dalam
Komunitas:
a. Untuk menciptakan kesempatan kerja untuk komunitas setempat.
b. Untuk meminimalisasi kerusakan yang diciptakan oleh bisnis terhadap lingkungan
sekitar.
Sistem
manajemen
mutu
kita
adalah
sarana
untuk
memenuhi
keinginan stakeholder dengan pelaksanaan yang konsisten dan efektif dengan
menyediakan program untuk perbaikan secara terus menerus, dalam semua
area/proses
operasi.
Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 4.2
di Januari 31, 2016 Tidak ada komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Contoh "Konteks Organisasi"
Dalam rangka mencapai Visi dan Misi Perusahaan serta ditetapkan Kebijakan Mutu maka dalam
pencapaian kemajuan organisasi, diarahkan pada :
1. Pengelolaan perusahaan yang sehat dan pada jalur yang benar.
2. Meningkatkan penambahan modal baik dari setoran pemilik dan penambahan laba usaha.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, terdidik, profesional dan memiliki dedikasi yang tinggi
bagi kemajuan perusahaan.
4. Meningkatkan peran teknologi informasi dalam mendukung proses dan kualitas pengambilan keputusan
khususnya bagi top manajemen dalam menyelesaikan permasalahan dan membantu pekerjaan
dengan lebih efektip dan efisien.
5. Meningkatkan kualitas pekerjaan yang dapat menciptakan tingkat kepuasan yang tinggi kepada
pelanggan.
6. Meningkatkan pelayanan yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Sejalan dengan kondisi persaingan di dunia jasa kontruksi semakin ketat, maka
Perusahaan/Organisasi harus lebih memetakan kondisi perusahaan saat ini. Salah satunya
dengan melalukan analisis SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat) yaitu analisis mengenai
kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi
internal organisasi, serta analisis mengenai peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi yang
dilakukan melalui telaah terhadap kondisi eksternal organisasi.
ANALISIS SWOT
a. Kekuatan ( Strengths )
1. Memiliki jaringan cabang yang luas di seluruh daerah Propinsi X
2. Memiliki SDM yang loyal, potensial dan dengan kualitas baik.
3. Memiliki jajaran menajemen yang berdedikasi.
b. Kelemahan ( Weaknesses )
1. Koordinasi dan k omunik asi terbuk a belum berjalan optimal.
2. Sistim informasi dan teknologi belum memadai
3. Banyak melakukan outsourcing
c. Kesempatan (Oportunities )
1. Kondisi perekonomian Propinsi X sedang bagus
2. Semangat bersama membangun daerah sdalam rangka meningkatkan nilai tambah bagi
kesejahteraan masyarkat secara menyeluruh.
3. Wilayah propinsi X luas serta memiliki banyak pulau-pulau dan pedesaan
d. Tantangan / Ancaman (Threats)
1. Semakin banyak yang bisnis di bisnis maka persaingan semakin tajam.
2. Pelangga akan semakin kritis dalam memilih perusahaan yang terbaik.
3. Sulitnya perizinan dalam industri ini.
Berdasarkan hasil analisis SWOT sebagaimana disebutkan diatas maka organisasi, manajemen dan
sumber daya manusia pada Perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang siap bersaing
dan mempunyai kemampuan di dalam menjalankan penerapan manajemen mutu guna menjaga
kelangsungan usaha dan melaksanakan pekerjaan sesuai lingkup perusahaan serta mampu mencapai
sasaran-sasaran organisasi selama 3 – 5 tahun ke depan dalam memenuhi kebutuhan dan harapan
dari
para
stakeholder.
Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 4.1
di Januari 31, 2016 2 komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Postingan Lebih BaruPostingan LamaBeranda
Langganan: Postingan (Atom)
PELATIHAN PEMAHAMAN ISO 9001 SERIES - UIN JAKARTA
http://lpm.uinjkt.ac.id/lpm-laksanakan-pelatihan-awarness-iso-90012015/
Mengapa berubah ke ISO 9001:2015
Mengapa ISO 9001 berubah ke versi terbaru ? Pertanyaan ini
selalu muncul setiap ada perubahan versi dalam Sistem
Manajemen Mutu. Jawabannya adalah dunia sangat ini sudah
berubah. Dunia bergerak dinamis baik konteks maupun
lingkungannya. Saat ini standar ISO 9000 telah terbukti secara
konsisten menjadi standar yang paling populer di dunia dan
bahkan telah menjadi platform atau pedoman dasar dalam
mengelola perusahaan dan organisasi di seluruh dunia
khususnya dalam meningkatkan manajemen mutu. Saat ini
ISO 9001 telah memasuki tahap baru sebagai Standar
Terdepan (the Future Standar) yang terbukti dan diakui secara
global mampu meningkatkan kinerja organisasi dan menjadi
bagian integral serta berkontribusi dalam pembangunan
berkelanjutan.
Alasan lainnya perubahan ISO 9001:2015 lainnya adalah :
a. Meningkatkan kemampuan organisasi untuk memuaskan p
elanggan
b. Mempertahankan relevansi manajemen dengan
pendekatan proses dan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action).
c.
Mempunyai relevansi dan mengintegrasikan dengan sistem
manajemen lainnya (dimana ke depan seluruh sistem
manajemen yang diterbitkan memiliki klausul yang sama
sehingga memudahkan dalam pemahaman dan
penerapannya secara bersama-sama).
d.
Mencerminkan kebutuhan dari semua kelompok pengguna d
an lingkungan operasi yang semakin kompleks.
e. Menetapkan dasar yang konsisten selama 15 tahun ke
depan.
di Januari 10, 2016
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Posting Lebih BaruPosting LamaBeranda
Poin-poin Perubahan ISO 9001:2015
Ada beberapa poin-poin perubahan ISO 9001:2015, yaitu :
a. Perubahan Struktur Klausul. Bila pada ISO 9001:2008 terdapat 8 klausul, maka
pada ISO 9001:2015 ada 10 klausul yaitu klausul 4 konteks organisasi, klausul 5
kepemimpinan, klausul 6 perencanaan, klausul 7 pendukung, klausul 8 operasional,
klausul 9 tentang evaluasi performa dan klausul 10 tentang Improvement.
b. Perusahaan harus fokus ke masa depan (forward looking). Poin ini tercantum
dalam klausul 4, yaitu Context of the organization. Perusahaan/organisasi
melakukan identifikasi dan analisa terhadap faktor internal dan eksternal yang
mempengaruhi keberlangsungan hidupnya seperti faktor internal (misalnya
kebijakan, strategi, sumber daya, sasaran, nilai-nilai, dan informasi) dan faktor
eksternal (perilaku pelanggan, ekonomi, sosial dan kultural, teknologi, persaingan,
dan regulasi). Disamping itu perusahaan harus fokus pada kepuasan pelanggan
melalui pemahaman siapa pelanggannya dan apa yang menjadi kebutuhan
pelanggan.
c.Mendefinisikan adanya Risk based thinking yatu perusahaan/organisasi harus
melakukan mengelola risiko. ISO 9001:2015 tidak hanya menggunakan pendekatan
tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan dalam menangani sebuah masalah,
tetapi mulai merambah ke manajemen resiko dimana organisasi nantinya diminta
mengadopsi prinsip manajemen resiko seperti risk and opportunities, risk
avoidance, risk mitigation, dan risk acceptance. Artinya risiko harus dianalisa atau
dideterminasi sedemikian hingga pada saat membuat perencanaan. Risiko
dianggap sebagai suatu kesatuan yang tidak dipisahkan dari sistem. Dengan
mengambil pendekatan yang berbasis resiko, organisasi diharapkan menjadi lebih
proaktif ketimbang reaktif, senantiasa mencegah dan mengurangi efek yang tidak
dikehendaki, dan selalu mempromosikan perbaikan sistem yang berkelanjutan
(continoual improvement). Ketika manajemen resiko diterapkan, secara otomatis
tindakan pencegahan akan dilakukan. Minimal ada tiga risiko yang harus dikelola,
yaitu kegagalan produk (barang dan jasa), kerugian pelanggan (keselamatan dan
ekonomis) dan kerugian organisasi. Persyaratan tersebut tercantum dalam klausul
6 tentang Planning.
d. Menetapkan pentingnya competency based, yang tercantum dalam klausul 7.2
tentang competence. Kompetensi SDM menjadi fokus karena kinerja perusahaan
ditentukan oleh kinerja setiap orang atau pegawainya, pegawai akan berkinerja jika
memiliki kompetensi yang dibutuhkan. Untuk itu dibutuhkan identifikasi
kompetensi yang dibutuhkan, memastikan bahwa personil yang mempengaruhi
kepuasan pelanggan dan mutu produk adalah kompeten, melakukan
pengembangan (training,coaching,supervision).
e. Menekankan pada interested parties/pihak-pihak yang berkepentingan_selain
pelanggan itu sendiri, terdapat pihak lain yang berkepentingan, seperti lembaga
sertifikasi, regulator, pemegang saham, masyarakat).
f. Sistem pendokumentasian dengan ketentuan baru yaitu bila pada edisi
sebelumnya dokumentasi seakan menjadi syarat utama sebagai bukti penerapan
ISO 9001 dimana ada pemahaman yang berbeda antara dokumen dan rekaman
(penyatua istilah dokumen dan rekaman) maka standar ISO 9001:2015 ketentuan
dokumentasi
dihapuskan
dan
diganti
dengan
istilah Documented
Information/Informasi yang Terdokumen. Hal ini ditujukan agar sistem
dokumentasi di standar ini disusun sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau
organisasi.
Prinsip Manajemen Mutu
Prinsip Manajemen Mutu pada ISO 9001:2008 terdiri atas 8 prinsip dan pada versi terbaru
ISO 9001:2015 berubah menjadi 7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Berikut
ini 7 Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 :
1. Customer Focus (Fokus Pada Pelanggan)
Organisasi harus berfokus untuk memenuhi dan mempertinggi kebutuhan pelanggan.
Organisasi harus berupaya untuk menerima masukan dari pelanggan dan secara aktif
melakukan perbaikan untuk kepuasan pelanggan dengan cara proaktif menetapkan apa yang
terbaik untuk pelanggan dan reaktif ketika ada masukan dan keluhan dari pelanggan.
2. Leadership (Kepemimpinan)
Peran Top manajemen dalam mengelola kepemimpinan sangatlah penting untuk memastikan
seluruh bagian organisasi memahami dengan baik tujuan apa yang hendak dicapai dalam
menerapkan sistem manajemen. Top Manajemen harus mampu menerjemahkan dan
mensosialiasikan visinya ke seluruh bagian organisasi untuk mencapai keberhasilan
organisasi.
3. Engagement of People (Keterlibatan Orang-orang)
Organisasi harus melibatkan seluruh orang-orangnya agar secara dalam terlibat dan
melibatkan secara penuh untuk bertanggung jawab dalam menciptakan nilai lebih untuk
pelanggan. Semua anggota organisasi harus merasa mempunyai tanggung jawab yang sama
dalam mencapai tujuan organisas.
4. Process Approach (Pendekatan Proses)
Setiap organisasi harus menyadari bahwa aktivitas yang ada di organisasi adalah satu
kesatuan proses yang saling terhubung sehingga setiap bagian harus memahami tidak hanya
tugas bagiannya, tetapi juga tugas bagian yang berkaitan dengannya agar semuanya bisa
bersinergi secara bersama-sama.
5. Improvement (Peningkatan)
Organisasi harus aktif merespon setiap perubahan internal maupun eksternal yang dapat
mempengaruhi nilai produk atau pelayanan di mata pelanggan. Organisasi dituntut untuk
melakukan perbaikan dan pengembangan serta peningkatan untuk memberikan nilai tambah
terhadap nilai produk atau pelayanan di mata pelanggan.
6. Evidence-based Descision Making (Pengambilan keputusan berbasis bukti)
Organisasi dalam melakukan evaluasi dan pengambilan sebuah keputusan baik terhdap
suatu permasalahan maupun pengembangan harus didukung dengan bukti yang kuat agar
agar keputusan yang diambil tepat. Salah pendekatannya adalah sebagaimana metode audit
yaitu pendekatan 5W + 1 H dapat dipakai untuk mendapatkan pokok permasalahan sehingga
keputusannya bisa dipertanggung jawabkan.
7. Relationship Management (Hubungan kerjasama dengan berbagai pihak)
Organisasi harus menjaga hubungan yang baik dan berkomunikasi secara aktif dengan
berbagai pihak demi sebuah kemajuan usaha. Kerjasama dan hubungan baik dengan
berbagai pihak khususnya pihak ketiga (supplier, subkontraktor, distributor) sangat
dibutuhkan oleh organisasi karena dalam setiap aktivitas bisnisnya selalu saling
membutuhkan.
Strategi Mudah Penerapan ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 telah terbit dan perusahaan harus bersiap-siap menerapkan ISO 9001 versi 2015 ini.
Bagaimana cara penerapannya? Berikut ini hal-hal yang harus menjadi fokus apabila perusahaan ingin
menerapkan ISO 9001:2015 dengan mudah, yaitu :
a. Top Manajemen harus mampu mendemonstrasikan organisasi yang dipimpinnya. Manajemen
harus mampu menjelaskan visi dan misi, kebijakan, posisi perusahaan saat ini, harapan dari pihak yang
berkepentingan.
b. Top Manajemen harus berfokus ada performa perusahaan dengan pendekatan pemikiran berbasis
resiko (risk-based thinking) dan konsep rencanakan – lakukan – periksa – perbaiki (Plan – Do – Check
– Action) yang diterapkan di seluruh level organisasi.
c. Dengan konsep PDCA maka ISO 9001 tidak terlalu banyak persyaratan dokumen dan form artinya
tidak lagi terlalu mempersoalkan dokumen, tidak ada lagi pemisahan antara prosedur dan form.
Keduanya kini disebut informasi terdokumentasi sehingga salah satu diantara keduanya sudah
mewakili.
d. Penerapan ISO 9001:2015tidak lagi bergantung pada Perwakilan Manajemen (Management
Representative) yangsebelumnya bertanggung jawab terhadap penerapan ISO 9001. Saat ini tanggung
jawab penerapannya menjadi tanggung jawab bagiannya masing-masing.
Berdasarkan hal diatas maka penerapan SMM ISO 9001:2015 menjadi lebih sederhana dan mudah
diadopsi oleh setiap organisasi/perusahaan. Hal-hal yang baik selama penerapannya di versi
sebelumnya dapat tetap dilanjutkan karena hal itu merupakan best practices (seperti adanya SOP)
untuk menjadi tujuan perusahaan dan keberhasilan dimasa datang.
Contoh "Konteks Organisasi"
Dalam rangka mencapai Visi dan Misi Perusahaan serta ditetapkan Kebijakan Mutu maka dalam
pencapaian kemajuan organisasi, diarahkan pada :
1. Pengelolaan perusahaan yang sehat dan pada jalur yang benar.
2. Meningkatkan penambahan modal baik dari setoran pemilik dan penambahan laba usaha.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, terdidik, profesional dan memiliki dedikasi yang tinggi
bagi kemajuan perusahaan.
4. Meningkatkan peran teknologi informasi dalam mendukung proses dan kualitas pengambilan keputusan
khususnya bagi top manajemen dalam menyelesaikan permasalahan dan membantu pekerjaan
dengan lebih efektip dan efisien.
5. Meningkatkan kualitas pekerjaan yang dapat menciptakan tingkat kepuasan yang tinggi kepada
pelanggan.
6. Meningkatkan pelayanan yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Sejalan dengan kondisi persaingan di dunia jasa kontruksi semakin ketat, maka
Perusahaan/Organisasi harus lebih memetakan kondisi perusahaan saat ini. Salah satunya
dengan melalukan analisis SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat) yaitu analisis mengenai
kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi
internal organisasi, serta analisis mengenai peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi yang
dilakukan melalui telaah terhadap kondisi eksternal organisasi.
ANALISIS SWOT
a. Kekuatan ( Strengths )
1. Memiliki jaringan cabang yang luas di seluruh daerah Propinsi X
2. Memiliki SDM yang loyal, potensia l dan dengan kualitas baik.
3. Memiliki jajaran menajemen yang berdedikasi.
b. Kelemahan ( Weaknesses )
1. Koordinasi dan k omunik asi terbuk a belum berjalan optimal.
2. Sistim informasi dan teknologi belum memadai
3. Banyak melakukan outsourcing
c. Kesempatan (Oportunities )
1. Kondisi perekonomian Propinsi X sedang bagus
2. Semangat bersama membangun daerah sdalam rangka meningkatkan nilai tambah bagi
kesejahteraan masyarkat secara menyeluruh.
3. Wilayah propinsi X luas serta memiliki banyak pulau-pulau dan pedesaan
d. Tantangan / Ancaman (Threats)
1. Semakin banyak yang bisnis di bisnis maka persaingan semakin tajam.
2. Pelangga akan semakin kritis dalam memilih perusahaan yang terbaik.
3. Sulitnya perizinan dalam industri ini.
Berdasarkan hasil analisis SWOT sebagaimana disebutkan diatas maka organisasi, manajemen dan
sumber daya manusia pada Perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang siap bersaing
dan mempunyai kemampuan di dalam menjalankan penerapan manajemen mutu guna menjaga
kelangsungan usaha dan melaksanakan pekerjaan sesuai lingkup perusahaan serta mampu mencapai
sasaran-sasaran organisasi selama 3 – 5 tahun ke depan dalam memenuhi kebutuhan dan harapan
dari
para
stakeholder.
Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 4.1
Contoh "Komitmen dengan Stakeholders"
Manajemen memahami dan sadar bahwa perusahaan hanya dapat menjalankan
dan meneruskan misi dan mencapai visi jika kita mengerti, bertanggung jawab
dan menjaga keseimbangan empat kebutuhan pokok dari stakeholders dalam
bisnis kita yakni pelanggan, pekerja, pemegang saham, dan komunitas.
Panduan dasar kita yang berhubungan dengan stakeholders adalah :
Pelanggan:
a. Untuk memberikan nilai tambah produk dengan konsisten memenuhi standar dan
spesifikasi yang telah disetujui.
b. Hanya menerima kontrak jika kita yakin kita dapat memenuhi persyaratan
pelanggan kita dan dimana persyaratan itu sesuai dengan keahlian dan aktifitas
bisnis kita.
Pekerja:
a. Untuk memastikan bahwa lingkungan dan kondisi kerja dapat digunakan untuk
bekerja secara efektif, aman dan higienis bagi semua pekerja.
b. Untuk memberikan suasana dimana pekerja diberikan kesempatan untuk
memaksimalkan potensi mereka dan untuk berpartisipasi dalam operasional
bisnis.
Pemegang Saham:
a. Memimpin bisnis kita sesuai dengan semua persyaratan yang sah dan untuk moral
tertinggi dan standar etika.
b. Untuk merencanakan dan melakukan semua peluang bisnis dengan cara
professional, dengan mempertimbangkan resiko terhadap terhadap laba.
c. Untuk melakukan perencanaan
menghasilkan laba kepada laba.
dan
peningkatan
yang
progresip
dalam
Komunitas:
a. Untuk menciptakan kesempatan kerja untuk komunitas setempat.
b. Untuk meminimalisasi kerusakan yang diciptakan oleh bisnis terhadap lingkungan
sekitar.
Sistem
manajemen
mutu
kita
adalah
sarana
untuk
memenuhi
keinginan stakeholder dengan pelaksanaan yang konsisten dan efektif dengan
menyediakan program untuk perbaikan secara terus menerus, dalam semua
area/proses
operasi.
Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 4.2
Contoh "Memahami Risiko Perusahaan"
Bahwa dengan telah ditetapkannya Visi dan Misi serta mempertimbangkan perubahan lingkungan
eksternal maupun internal bisnis PT. X, yang berpotensi menimbulkan berbagai jenis risiko, maka perlu
mengelola semua risiko tersebut secara sistematis dan terstruktur dalam rangka meningkatkan
kepastian tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan. Pengelolaan risiko diperlukan dalam rangka
penguatan penerapan Sistem Manajemen Mutu terkait dengan penegakan praktek bisnis dan dapat
memberikan nilai tambah yang sesuai dengan harapan para stakeholders.
PT. X yang memproduksi dan memasarkan produk Y dalam operasinya tetap memperhatikan aspek
mutu, memberikan kepuasan kepada pelanggan dan masyarakat melalui produk dan pelayanan yang
berkualitas, mengutamakan keselamatan dan kesehatan kerja serta pelestarian lingkungan hidup.
Untuk itu dalam menetapkan arah bisnis selalu mempertimbangkan faktor faktor risiko yang berpotensi
merugikan perusahaan dengan terlebih dulu menganalisis risikonya. Dengan semakin banyaknya
ketidakpastian serta cepatnya perubahan lingkungan usaha, baik internal maupun eksternal, maka akan
berdampak kepada makin kompleksnya risiko usaha yang harus dihadapi perusahaan. Maka dalam
rangka meningkatkan kemampuan perusahaan di dalam menghadapi setiap perubahan, penerapan
manajemen risiko menjadi kebutuhan mutlak guna mengurangi dan mencegah terjadi kerugian yang
mengganggu kelangsungan usaha.
Untuk dapat mengelola risiko yang mungkin terjadi, maka Kebijakan Manajemen yang dilakukan di
PT.X. maupun di setiap unit kerja/anak perusahaan dengan menerapkan proses manajemen risiko
dengan langkah langkah sebagai berikut :
1. Mendeteksi/mengidentifikasi risiko sedini mungkin pada setiap aktivitas yang berhubungan dengan
bidang usaha yang ada.
2. Melakukan pengukuran tingkat / besarnya setiap risiko, dengan memperhitungkan besarnya dampak
dan kemungkinan terjadinya peluang risiko.
3. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap sumber risiko dan penyebab terjadinya risiko, sebagai
dasar untuk memetakan dan mengendalikan risiko yang signifikan.
4. Menyusun rencana strategi pengendalian terhadap risiko yang mempunyai prioritas tinggi/risiko
signifikan.
5. Melakukan kegiatan strategi pengendalian risiko yang membahayakan kelangsungan hidup
perusahaan.
6. Melakukan komunikasi, konsultasi, review dan pemantauan, risiko secara terus menerus, khususnya
yang mempunyai dampak cukup signifikan terhadap kondisi perusahaan.
Pengelolaan Risiko Eksternal
Pengelolaan risiko eksternal adalah pengelolaan risiko yang berhubungan dengan lingkungan di luar PT
X dan dapat diprediksi sejak awal, antara lain : (dapat dibuat Tabel Risiko)
-
lingkungan hukum,
-
kondisi sosial-budaya,
-
persaingan bisnis,
-
fluktuasi harga dan inflasi.
Sedangkan Risiko eksternal yang tidak dapat diprediksi sejak awal, antara lain :
-
perubahan politik nasional,
-
regulasi & perubahan kebijakan pemerintah,
-
termasuk hal-hal berupa perubahan iklim dan force majeure seperti bencana alam.
Dampak yang ditimbulkan oleh risiko eksternal antara lain berupa :
-
kerugian finansial,
-
penurunan reputasi perusahaan,
-
keterbatasan kesempatan manajemen untuk bertindak.
Strategi pengelolaan risiko yang paling sesuai adalah mitigasi risiko dengan meminimalkan risiko yang
mungkin terjadi setelah operasional berjalan, yaitu:
1. Antisipasi sejak dini dengan melakukan transfer risiko, yaitu mengasuransikan portofolio bisnis yang
sedang berjalan.
2.
Memeriksa kembali target dan sasaran perusahaan secara realistis guna melakukan efisiensi sumber
dana perusahaan.
3. Melakukan negosiasi ulang terhadap pihak kreditur untuk cicilan pembayaran hutang jangka menengah
dan jangka panjang.
Pengelolaan Risiko Internal
Pengelolaan risiko internal adalah pengelolaan risiko yang berhubungan dengan lingkungan di dalam
PT X, yaitu : (dapat dibuat Tabel Risiko)
-
pengelolaan operasional terhadap bisnis yang sudah berjalan,
-
pengelolaan pembentukan usaha baru,
-
pengelolaan kerja sama operasi,
-
pengelolaan pemanfaatan teknologi baru/investasi,
-
pengelolaan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang serta
-
pengelolaan SDM.
Dampak yang ditimbulkan oleh risiko internal antara lain :
-
penurunan laba perusahaan,
-
penurunan kemampuan pendanaan perusahaan,
-
pelanggaran hukum,
-
penurunan produktifitas SDM dan
-
keterbatasan kesempatan manajemen untuk bertindak.
Strategi pengelolaan risiko yang paling sesuai adalah mitigasi risiko, yaitu meminimalkan risiko yang
mungkin terjadi dengan cara :
1. Mendisiplinkan penggunaan anggaran yang ditetapkan sesuai Anggaran Perusahaan serta kepatuhan
terhadap peraturan dan perundang-undangan.
2. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan bimbingan secara rutin terhadap bisnis yang sedang
berjalan, bisnis baru dan kerjasama operasi, agar dapat mencapai target dan sasaran yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tata kelola perusahaan secara benar dengan mentaati kepatuhan peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku untuk setiap aktifitas yang akan dijalankan.
4. Melakukan penempatan SDM yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya serta
memberlakukan
sistem
renumerasi
Dokumen Terkait : ISO 9001:2015 klausul 6
dan
perencanaan
karir
yang
transparan.
Filosofi ISO 9001
Filosofi ISO 9001:2008
Tulis Apa Yang Anda Kerjakan
Kerjakan Apa Yang Anda Tulis
Periksa dan Tinjau
Lakukan Peningkatan Berkelanjutan
Filosofi ISO 9001:2015
Apa Yang Terbaik Buat Perusahaan Itulah Yang Terbaik
Buat Mutu
Evaluasi dan Tingkatkan
Teknik Audit Untuk ISO 9001:2015
Penjelasan Siklus PDCA
Kunci sukses penerapan ISO 9001 agar berjalan dengan optimal pada siklus PDCA ( Plan – Do – Check
– Act) -nya. PDCA harus dilakukan oleh setiap orang dan harus menjadi mindset atau menjadi bagian
dari sebuah pekerjaan. Siklus PDCA yang juga dikenal dengan Deming Cycle (dikembangkan oleh W.
Edward Deming) ini bermuara pada continual improvement (peningkatan berkelanjutan) yang secara
terus menerus bergerak ke arah yang lebih baik.
Plan : organisasi mengembangkan pemahaman yang sistematis kegiatan mutu organisasinya dan
harapan dari berbagai pemangku kepentingan, dalam hal ini mereka menetapkan tujuan dan proses
yang diperlukan untuk memberikan hasil sesuai dengan kebijakan organisasi.
Do : adalah titik di manana organisasi menjalankan sistem manajemen mutu yang dibuat.
Check : memantau, mengukur dan melaporkan hasil, dan untuk memverifikasi apakah tujuan yang
direncanakan telah dipenuhi. Dari evaluasi ini, langkah-langkah lebih lanjut dapat dilakukan untuk
meningkatkan hasil lebih baik.
Act : Perbaikan yang berkelanjutan.
Pada umumnya, organisasi melaksanakan aktivitas Plan dan Do tapi banyak yang belum melakukan
aktivitas lainnya yaitu Check dan Action. Biasanya karena kesibukan atau merasa bahwa kegiatan
tersebut sudah direncanakan kemudian dijalankan maka seolah-olah pekerjaan tersebut telah selesai
serta sehingga terkadang melupakan beberapa kesalahan yang sering muncul atau malah tidak sempat
sama sekali memperbaiki kinerja kita di karenakan menganggap bahwa kita telah melakukan tindakan
terbaik. Tahapan berikutnya adalah Checkyang merupakan suatu kegiatan terkiat dengan pemeriksaan
yaitu bagaimana mengevaluasi hasil suatu pekerjaan sehingga dapat diukur kinerjanya. Dengan begitu
sejauhmana pencapaian kinerja kita atas pekerjaan dapat terlihat. Sedangkan Action adalah bagaimana
memperbaiki pekerjaan berdasarkan hasil evaluasi. Tindakan Action ini dapat menjadi dasar dalam
melaksanakan konsep Plan sehingga menjadi sebuah siklus tanpa henti dalam melakukan perbaikan
terus menerus dan berkesinambungan.
Jadi konkritnya dengan siklus PDCA ini kita dapat menjadikan salah satu pijakan dalam melakukan
peningkatan berkelanjutan/terus-menerus pada aktivitas pekerjaan sehingga pekerjaan kita semakin
berkembang ke arah yang lebih baik.
Pemecahan Masalah dengan Konsep PDCA
Siklus PDCA terdiri atas 4 langkah yaitu :
P = PLAN (Merencanakan)
D = Do
(Melaksanakan rencana)
C = Check (Memeriksa apakah sesuai dengan yang diinginkan)
A = Act
Contoh :
PLAN
(Menindaklanjuti untuk mencegah timbulnya masalah berulang)
1. Masalah : Kurangnya/rendahnya penerapan ISO 9001 dalam satu Departemen A
2. Data-data yang ada :
- Produk gagal/salah mencapai 30 buah setiap bulannya
- Hasil temuan audit terdapat 2 Major
3. Target
: Meningkatkan implementasi ISO pada Departemen A dengan
- Mengurangi produk gagal menjadi 10 buah/bulan
- Mengurangi jumlah temuan menjadi 0 Major pada akhir bulan Maret 2014
4. Mencari akar masalah :
- Supervisor belum dilakukan pelatihan
- Aktivitas QC hanya pada akhir produksi
- Ketersediaan IK/SOP terbatas (hanya disimpan oleh Manager)
DO
1. Melaksanakan pelatihan bagi Supervisor pada Departemen A temasuk pegawai baru yang ada di
Departemen tersebut.
2. Memastikan aktivitas Quality Control secara penuh dikendalikan dan dilakukan pengawasan secara
lebih ketat.
3. Memasang IK pada setiap lokasi kerja sehingga mudah dibaca dan menggandakan SOP agar mudah
dibaca oleh semua karyawan.
CHECK
Data-data yang diukur setelah dilakukan evaluasi :
- Produk gagal/salah menurun menjadi 15 buah setiap bulannya
- Hasil temuan audit adalah 0 Major dan 2 Minor
Selanjutnya dilaksanakan dan dievaluasi secara terus-menerus untuk mencapai target yang sudah
ditetapkan.
ACT
Melakukan Tindakan Nyata (memberikan keputusan) atas pencapaian target dengan cara (misal) :
1. Menetapkan standarisasi kerja dengan membuat SOP suatu pekerjaan.
2. Memastikan tim yang terlibat mempunyai akses atas SOP yang sudah dibuat
3. Menetapkan target pada setiap Departemen sebagai ukuran keberhasilan pekerjaan
Selanjutnya apabila satu masalah sudah terpecahkan maka dilanjutkan dengan penyelesaian masalah
berikutnya.
Sasaran Mutu harus SMART
Sasaran mutu adalah sesuatu yang diinginka atau dituju terkait dengan mutu. Sasaran mutu secara
umum didasarkan atas kebijakan mutu organisasi. Sasaran mutu secara umum ditetapkan untuk fungsi
dan tingkat yang relevan di dalam organisasi [ ISO 9001:2015].
Berdasarkan definisi diatas, maka organisasi harus menetapkan sasaran mutu yang biasanya
didasarkan atas Rencana Bisnis Perusahaan maupun Misi Perusahaan dan diukur secara tahunan.
Adapun persyaratan penyusunan Sasaran Mutu Perusahaan yang baik mengacu pada
konsep SMART :
1. Spesific (sasaran harus jelas dan tidak mengandung pengertian ganda).
2. Measurable (sasaran harus bisa diukur, bisa jumlah, nilai, presentase)
3. Achievable (sasaran harus yang bisa untuk dicapai/tidak terlalu muluk atau tidak terlalu rendah)
4. Realiable (sasaran harus yang masuk akal dan nyata)
5. Time Frame (sasaran harus ada batas waktu /jangka waktu pencapaian jelas).
Umumnya setelah dibuat Kebijakan Perusahaan kemudian diterjemahkan dalam bentuk Rencana
Bisnis maka Perusahaan kemudian menetapkan sasaran mutu masing masing bagian atau masing
masing Departemen. Dengan adanya Sasaran Mutu akan mempermudah evaluasi kinerja masingmasing Departemen. Selanjutnya setiap Departemen harus melakukan kaji ulang atas pencapaian
sasaran mutu tersebut. Untuk sasaran yang tidak memenuhi target dapat dievaluasi apakah target yang
ditetapkan terlalu tinggi atau penerapan pekerjaan yang belum berjalan dengan baik. Sedangkan
sasaran mutu mancapai target dapat dijadikan sebaga standarisasi untuk dapat dijalankan atau bahkan
ditingkatkan.
Menulis Temuan Audit dengan PLOR
Audit internal merupakan salah satu mata rantai dalam penerapan sistem manajemen mutu
ISO9001. Audit internal sifatnya wajib dan harus dilaksanakan dan karena pentingnya evaluasi atas
pelaksanaan, maka semakin serius perusahaan melakukan audit internal maka semakin bagus
sistem manajemen yang dijalankan. Persyaratan ISO 9001 sendiri mensyaratkan pelaksanaan audit
dilakukan minimal 1 kali dalam 1 tahun.
Biasanya dalam sebuah audit muncul suatu temuan yang terjadi di masing-masing Departemen/Bagian.
Bahwa tujuan audit adalah untuk mencari perbaikan kerja maka diharapkan baik Auditor
maupun Auditee melepas conflict of interest yang terjadi di antara keduanya. Biasanya temuan
tersebut muncul akibat adanya KETIDAK SESUAI DENGAN PERSYARATAN Standar ISO 9001
dan bukan untuk mencari sebuah kesalahan baik pribadi atau organisasi. Penekanan ini semata-
mata dilakukan untuk menghilangkan hambatan – hambatan dalam pelaksanaan audit seperti Auditee
yang menyembunyikan fakta pada saat diperiksa oleh Auditor.
Ada hal penting yang perlu diketahui oleh Auditor bahwa dalam menuliskan sebuah temuan audit harus
berpijak pada kaidah PLOR :
1. Problem (masalah yang ditemukan).
2. Location (lokasi/departemen ditemukannya masalah)
3. Objective (bukti temuan yang terjadi/terlihat)
4. Reference (dokumen yang mendasari_standar,SOP/IK,persyaratan teknis, peraturan)
Dengan berpijak pada kaidah diatas maka pihak Auditee dapat melakukan tindakan perbaikan atas
temuan audit tersebut dengan mudah untuk kemajuan perusahaan.
Pengendali Dokumen dan Rekaman
(Document Controller)
Dalam ISO 9001:2015, tidak ada lagi istilah "dokumen" dan "record" atau yang populer disebut
"rekaman mutu". Istilah dokumen dan record (atau rekaman) sekarang diganti menjadi "Dokumen
yang Terdokumentasi" (documented information).
Apa informasi terdokumentasi?
ISO 9001: 2015 mendefinisikan informasi terdokumentasi sebagai data yang diperlukan untuk
dikendalikan dan dikelola oleh organisasi. Dijelaskan pula bahwa persyaratan mengenai
Informasi Terdokumentasi adalah sebagai berikut :
a) Membuat dan memperbarui informasi didokumentasikan.
b) Dikontrol dan tersedia khususnya dan sesuai dengan yang diperlukan oleh organisasi.
c) Perlindungan yang memadai.
d) Ketentuan Distribusi yang berlaku misalnya akses, pengambilan, penggunaan, penyimpanan,
pengendalian perubahan, retensi dan disposisi.
Disamping itu ISO 9001 : 2015 tidak mewajibkan perusahaan memiliki Quality Manual (Pedoman
Mutu). Menurut ISO 9001:2008, Quality Manual adalah dokumen yang wajib dibuat oleh organisasi
yang mengadopsi standar manajemen mutu ISO9001:2008. Dokumen ini berisi profil perusahaan,
lingkup usaha, kebijakan-kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan penerapan sistem manajemen
mutu. Dokumen ini juga harus memuat referensi prosedur-prosedur yang berlaku, struktur
organisasi, dan
lain-lain. Sedangkan
bagi perusahaan
yang
mengadopsi
ISO
9001:2015, Quality Manual tidak mewajibkan adanya dokumen tersebut.
Saya
sebagai
Konsultan
menyarankan
bahwa
sebaiknya
perusahaan
yang
sudah memiliki Quality Manual selama ini berlaku boleh digunakan terus saat menerapkan standar ISO
terbaru nanti karena didalam pedoman mutu tersebut perusahaan dapat menuliskan tentang bahasan
kondisi perusahaan dalam konteks organisasi (SWOT) dan analisis risiko. Tanpa adanya Quality Manual
tentunya kita akan kesulitan dimana menguraikan hal tersebut.
Terkait istilah Informasi Terdokumentasi diatas ternyata tidak serta merta perusahaan meninggalkan
dokumen atau rekaman, justru dengan informasi terdokumen ini membuat perusahaan seperti dilepas
namun terikat. Artinya dengan ketidakwajiban prosedur membuat implementasi tidak konsisten yang
pada akhirnya prosedur menjadi sangat penting.
Walaupun prosedur wajib sudah tidak lagi
meminta dokumen yang dibutuhkan antara lain:
diwajibkan
1.
Kebijakan Mutu
2.
Sasaran Mutu
3.
Ruang Lingkup sistem manajemen mutu (SMM)
4.
Apa pun yang diperlukan untuk mendukung proses operasional
5.
tetapi
ISO
9001:20015
Apa pun yang diperlukan untuk memastikan bahwa proses yang dilakukan seperti yang direncanakan
6.
Bukti untuk menunjukkan kesesuaian produk / Jasa
7.
Hasil kajian persyaratan yang berkaitan dengan produk dan jasa
8.
Konfirmasi bahwa persyaratan desain dan pengembangan telah dipenuhi
9.
Output dari proses desain dan pengembangan
10.
Hasil evaluasi, pemantauan kinerja, dan re-evaluasi penyedia eksternal
11.
standar
Definisi karakteristik produk dan jasa, termasuk kegiatan yang akan dilakukan dan hasil yang akan dicapai
12.
Informasi yang diperlukan untuk mempertahankan traceability
13.
Hasil perubahan ketentuan produksi dan pelayanan
14.
Pelepasan produk atau layanan kepada pelanggan, termasuk orang otorisasi rilis
15.
Tindakan yang diambil pada output yang tidak sesuai baik itu pada proses, produk, dan jasa, termasuk
konsesi yang diperoleh
16.
Hasil kegiatan pemantauan dan pengukuran
17.
Bukti pelaksanaan program audit dan hasil audit
18.
Bukti hasil tinjauan manajemen
19. Bukti ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil, dan hasil dari setiap tindakan korektif
20.
Bukti bahwa pemantauan dan pengukuran sumber daya dilakukan
21.
Standar kalibrasi
22.
Bukti kompetensi
CONTOH [Temuan dan Tindak Lanjut]
Ketidaksesuaian/Nonconformance --PLOR
It was found in Purchasing, Engineering, and Workshop that Monitoring objectives
measurement have not been completed properly against the Objectives Statement
on attach. 04 of Quality Document QD-01. The target measurement between the
Objectives Statement and the Monitoring objectives did not matched of each other.
This is not compliance with requirement ISO
10.2 Ketidaksesuain dan tindakan koreksi
Management Representative, Doc. Control, Internal Audit
Analisa Akar Masalah/Root Cause Analysis
Why 1: quality objective measurement was not complete / not effective
Why 2: the target measurement between the objectives statement and the
monitoring objectives did not match of each other
Why 3: management representatives did not verified both data
Perbaikan/Correction
Correction: to improve the Quality Objectives and its target, so matched to the on
attach. 04 of Manual Mutu MM-01
Tindakan Perbaikan/Corrective Action
Corrective action: identify and verify quality objective in all work function and ensure
that quality objective achievement are observed and measured within periodical
basis
Rabu, 23 November 2016
APA ITU STANDAR BARU ISO 45001 ???
Marunda Project
Sebagai diketahui bahwa standar sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja yang diakui
adalah OHSAS 18001:2007. Standar ini merupakan standar penerapan manajemen keselamatan dan
kesehatan kerja yang dibuat oleh beberapa lembaga sertifikasi dan lembaga standarisasi kelas dunia
seperti BSI (British Standard International).Standar ini digunakan sebagai patokan dalam menyusun
suatu sistem manajemen yang berfokus untuk mengurangi dan menekan kerugian dalam kesehatan,
keselamatan dan bahkan properti. Melalui OHSAS 18001:2007 untuk memastikan bahwa resiko
kecelakaan kerja ditekan hingga pada resiko yang dapat ditoleransi, meyakinkan pemberi kerja atau
pelanggan bahwa proses pekerjaan selalu menggunakan aturan kesehatan dan keselamatan kerja
yang baku dan global.Saat ini International Organization for Standardization akan mengeluarkan
standar baru dalam penerapan Sistem Manajemen Keselamatan & Kesehatan Kerja (SMK3)
menggantikan standar OHSAS 18001 menjadi standar ISO 45001. Standar baru ini direncanakan pada
akhir tahun 2016 namun sepertinya diundur pada akhir tahun 2017.Jadi pada dasarnya ISO 45001
adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen kesehatan dan
keselamatan kerja dengan panduan untuk penggunaannya, untuk memungkinkan suatu organisasi
untuk secara proaktif meningkatkan nya kinerja K3 dalam mencegah cedera dan gangguan kesehatan.
Apa yang baru pada ISO 45001 nantinya ???
Perbedaan OHSAS 18K dengan ISO 45K adalah :
1. Berkaitan dengan struktur. ISO 45001 yag didasarkan pada ISO Guide 83 (“Annex SL”) yang
menetapkan struktur tingkat tinggi. Struktur ini bertujuan untuk memfasilitasi proses
implementasi dan integrasi beberapa sistem manajemen secara harmonis, terstruktur dan
efisien.
2. Fokus pada “konteks organisasi”. Organisasi seharusnya tidak hanya mempertimbangkan
apa isu K3 yang secara langsung berdampak pada mereka, akan tetapi juga melibatkan
masyarakat lebih luas dan bagaimana kerja mereka bisa juga berdampak pada komunitas di
sekitarnya.
3. OHSAS 18001 mendelegasikan tanggung jawab kesehatan dan keselamatan kerja pada
manajer K3, ketimbang mengintegrasikannya dalam sistem operasi organisasi. ISO 45001
menuntut penggabungan dari aspek kesehatan dan keselamatan kerja dalam keseluruhan
sistem manajemen organisasi, dengan demikian mendorong top manajemen untuk memiliki
peran kepemimpinan yang kuat terhadap sistem manajemen K3.
4. ISO 45001 berfokus pada mengidentifikasi dan mengendalikan risiko daripada bahaya,
sebagaimana dipersyaratkan dalam OHSAS 18001. ISO 45001 mempersyaratkan organisasi
untuk memperhitungkan bagaimana pemasok dan kontraktor mengelola resikonya.
5. Konsep dasar yang berubah, seperti risiko, pekerja dan tempat kerja.
6. Istilah definisi baru seperti: monitoring, pengukuran, efektivitas, kinerja dan proses K3.
Perubahan kunci dalam ISO 45001

Konteks Bisnis: Bab 4.1, isu eksternal dan internal, memperkenalkan klausul baru untuk
penentuan dan pemantauan sistematis mengenai konteks bisnis.

Pekerja dan pihak-pihak lain yang berkepentingan: Bab 4.2 memperkenalkan peningkatan
fokus pada kebutuhan dan harapan bagi pekerja dan pihak-pihak lain yang berkepentingan serta
keterlibatan pekerja. Ini untuk secara sistematis mengidentifikasi dan memahami faktor-faktor yang
perlu dikelola melalui sistem manajemen.

Manajemen risiko dan peluang: Dijelaskan dalam bab 6.1.1, 6.1.2.3, 6.1.4, perusahaan harus
menentukan, mempertimbangkan dan, jika perlu, mengambil tindakan untuk mengatasi risiko atau
peluang yang mungkin berdampak (baik secara positif atau negatif) kemampuan dari sistem
manajemen untuk menyampaikan hasil yang diinginkan, termasuk meningkatkan kesehatan dan
keselamatan kerja di tempat kerja.

Komitmen kepemimpinan dan manajemen: Dinyatakan dalam bab 5.1, ISO 45001 memiliki
penekanan yang lebih kuat pada manajemen puncak untuk secara aktif terlibat dan bertanggung jawab
atas keefektifan sistem manajemen.

Tujuan dan Kinerja: Diperkuat fokus pada tujuan sebagai pendorong perbaikan (bab
6.2.1.6.2.2) dan evaluasi kinerja (Bab 9.1.1).

Persyaratan yang diperluas terkait dengan:

Partisipasi, konsultasi dan partisipasi pekerja (5.4)

Komunikasi (7.4): Lebih preskriptif berkenaan dengan “mekanika” komunikasi,
termasuk penentuan apa, kapan dan bagaimana berkomunikasi.

Pengadaan, termasuk proses alih daya, dan kontraktor (8.1.4)
Ini sekilas tentang ISO 45001 dan ulasannya akan dilanjutkan lebih dalam bila informasiinformasi baru yang berkaitan dengan standar tersebut.
di November 23, 2016 Tidak ada komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest
MEMAHAMI KONTEKS ORGANISASI
DENGAN MUDAH
Sebagaimana diketahui bahwa ISO 9001:2015 telah memperkenalkan klausul baru yaitu
konteks organisasi.
Klausul 4.1 Memahami organisasi dan konteksnya. Pada klausul ini menyebutkan bahwa
organisasi harus menetapkan isu-isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan
arah strategis dan yang mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang diinginkan
dan sistem manajemen mutu. Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang
isu-isu eksternal dan internal.
Klausul 4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak-pihak berkepentingan
Karena pengaruhnya atau pengaruh potensial pada kemampuan organisasi untuk secara
konsisten menyediakan produk dan layanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan dan
persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku, organisasi harus menetapkan:
a) pihak yang berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu
b) persyaratan dan pihak yang berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen
mutu. Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang pihak-pihak yang
berkepentingan dan persyaratan yang relevan mereka
Banyak yang bertanya-tanya bagaimana mengimplementasikannya dalam perusahaan.
Sebelumnya saya pernah memberikan contoh tentang bagaimana menyusun sebuah konteks
organisasi selain menggunakan metode SWOT (Strong-Weakness-Opportunity-Treat),
namun ada yang masih belum jelas. Pada kesempatan ini saya untuk kali keduanya
menjelaskan secara mudah melalui gambar.