Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis. Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin) Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut: 1. Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi) 2. William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan). 3. Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis). 4. George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang). A. Pengertian Kantor Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti: 1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis 2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitasaktivitas pokoknya. 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. 4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan. Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti: 1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function). 2. Jabatan (tenure of official position). 3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.) 4. Jasa pelayanan (service, kind help) 5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties) 6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works). Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut: a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif. Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja. B. Manajemen Perkantoran Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagikbaiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dia mengatakan: Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. Namun demikian, perlu kita sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain. Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) sebagai berikut: The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs” (Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu: 1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan. 2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern. 3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan. 4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain. 6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. C. Perkantoran Modern Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri: a. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, b. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, c. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional d. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. e. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi. Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data” Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system). Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan. Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut: a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. b. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan. c. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan. Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2) D.Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. Prinsip 1 Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan. Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan. Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. Prinsip 5 Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. 1.Perencanaan Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu : -Pekerjaan apa yang harus dikerjakan; -Bagaimana pekerjaan dikerjakan; -Kapan pekerjaan dikerjakan; -Dimana pekerjaan dikerjakan; -Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. 2. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Suatu jadwal menjadi efektif, harus di -Tentukan; -Selaraskan dengan jadwaljadwal lain; -Laksanakan, walaupun sulit; -Mungkinkah diselesaikan; -Pelihara secara baku. 3. Pelaksanaan Pekerjaan harus dilaksanakan -Secara terampil; -Secara teliti; -Secara cepat; -Tanpa upaya yang tidak perlu; -Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu. 4.Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur -Sesuai dengan potensi Anda; -Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu, -Berdasarkan kuantitas; -Berdasarkan kualitas. oleh organisasi lain; 5.Imbalan Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan -Kondisi kerja yang baik; -Kesehatan; -Kebahagiaan; -Pengembangan diri; -Uang. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja; Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan; Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis; Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor; Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya; Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor; Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah; Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan; Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. BAB III PENUTUP A. Kesimpulan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. MANAJEMEN PERKANTORAN Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis. Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin) SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN * Segi Tujuannya Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor. * Segi Pengorganisasian Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer * Segi Kepegawaian Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja. * Segi Metode / prosedur Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan. * Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan. * Segi Lingkungan Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung. Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya. 1. 2. 3. 4. SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN. Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutanurutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya. Pentinganya sistem perkantoran karena : 1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar 2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan. 3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda. 4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah. Pembagian tugas-tugas yang tepat. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminimminimnya. TEORI PERKANTORAN Pengertian Perkantoran Menurut Drs. Kamisa, kantor berarti: bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi. Menurut Erns Neufert, bahwa didalam bangunan perkantoran pekerjaan utamanya adalah dalam kegiatan penanganan informasi dan kegiatan pembuatan maupun pengambilan keputusan berdasarkan informasi tersebut. Jadi perkantoran adalah bangunan yang digunakan untuk pekerjaan administrasi dan manajerial. Rancangan Perkantoran Umumnya pemakai ruang kerja perkantoran tidak perlu berpindah-pindah, karena telah dilengkapi dengan ruang untuk mesinmesin, kantin, ruang rapat, arsip, perpustakaan dan aktivitas penunjang lainnya. Perkantoran umumnya dapat dirancang dengan menciptakan hubungan antar ruang yang tepat sesuai dengan bagian-bagian pengorganisasian. Dapat pula mengurangi jarak capai antar ruang vertikal maupun horizontal. Begitu juga dalam upaya visual antar bagian dengan menciptakan hubungan yang akrab. Bentuk bangunan lainnya dapat pula digunakan untuk memperjelas keadaan ini, yakni dengan menata bagian-bagian komponen bebas, misalnya perabot, secara maksimal. Kebutuhan ruang kantor dapat dihitung dengan menggunakan dua cara bersamaan, yakni: 1) ruang gerak orang (misalnya standar ruang perorangan x jumlah orang) + ruang tambahan untuk sarana penunjang + faktor (biasanya 15 %) untuk sirkulasi utama; ruang bebas untuk bukan orang, misalnya untuk ruang mesin, perpustakaan, dimana lebih tergantung pada banyaknya peralatan dibandingkan jumlah orang yang membutuhkan ruang kerjanya, sehingga untuk menghitungnya dapat digunakan dasar pemikiran praktis dari benda-benda tersebut; 2) dan atau dengan cara memperbandingkan contoh-contoh yang ada; kemudian suatu faktor ditambahkan untuk sirkulasi yang ada. Untuk menyiapkan denah ruang yang tumpang tindih, misalnya menghubungkan satu departemen dengan departemen yang lainnya dalam suatu bangunan yang sudah ada, atau bahkan untuk menyusun komposisi pada bangunan kantor yang baru; maka perlu dipelajari hubungan kerja antar bagian dari perusahaan tersebut atau jika perlu diadakan penelitian yang lebih rinci. Manajemen Perkantoran dan Perumusan Organisasi 1. Pengertian Manajemen Kantor Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan. Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Manajemen bukan saja dapat dianggap sebagai suatu jenis ilmu, tetapi juga aktivitas (kegiatan). Sebagai suatu ilmu dan aktivitas, manajemen mempunyai sifat yang unik. Artinya, identitas manajemen berbeda dari ilmu dan aktivitas lainnya. a. Fungsi Manajemen : Perencanaan Pengorganisasian Pengkoordinasian Pengawasan b. Elemen Manajemen Man Money Material Market Machine Method (Metode) Manajemen kantor dapat ditinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran. Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan ketatausahaan kantor. Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistim perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi. c. Dua sudut penglihatan manajement kantor: Dari sudut manajemen : Manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus, menyempurnakan dan menertibkan tata usaha kantor. Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segala kegiatan penataan yang ditujukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi. Untuk mengelola suatu pekerjaan agar dapat mencapai hasil yang sesuai dengan tujuan yang ditentukan, sangat memerlukan keahlian khusus, bukan saja keahlian tekhnis, melainkan juga keahlian dalam memimpin orang – orang. Artinya, memotivasi orang lain agar mau bekerja dengan giat dan kreatif. Oleh karena itu, seorang manajer yang berhasil ialah yang mampu menggerakan bawahannya agar berhasil. Dengan kata lain, manajer yang berhasil adalah seseorang yang senantiasa mendorong dan memberi kesempatan kepada bawahannya untuk maju, dalam arti mampu meningkatkan dan mengembangkan keahlian serta pengabdiaan bawahannya. 2. Aktivitas dari Manajemen Kantor Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang kegiatan utama, yaitu: Kegiatan komunikasi Kegiatan kalkulasi Pengolahan Warkat Penyusunan laporan Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan c yaitu dengan cara pengawasan yang diperoleh melalui: a) Developing performance standard (perkembangan tingkat/derajat pekerjaan) b) Measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan) c) Evaluating results (penilain hasil pekerjaan) d) Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan). Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai berikut: a) Develoving performance standard b) Pekerjaan yang harus di selesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat – alat pengukuran (yard – stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor padanya. Ukuran – ukuran ini dapat diambil dari tujuan organisasi, kebijaksanaan – kebijaksanaan dan anggaran belanja yang ditetapkan dan direncanakan. c) Measuring performance d) Menetapkan status pekerjaan yang sedang dilaksanakan dan yang telah selesai. Hal ini dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan. e) Evaluating result Menetapkan arti perbedaan – perbedaan dan kekecualian – kekecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan. f) Taking corrective action Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan – penyimapangan yang terjadi. Selanjutnya, dalam suatu kantor manajemen membuat table perincian dengan berbagai kegiatan penting dari sertiap fungsi pokok manajemen dalam perkantoran yang merupakan pekerjaan manajer seperti berikut: 1. Perencanaan (pleaning) Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai Meramalkan peristiwa atau keadaan pada waktu yang akan dating Memperkirakan kondisi – kondisi pekerjaan yang dilakukan Memilih tugas yang sesuai untuk pencapain tujuan Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar dipeoleh sesuatu yang baru dan lebih baik Membuat kebijaksanaan, prosedur, standard dan metode – metode untuk pelaksanaan kerja Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan 2. Pengorganisasian (organizing) Membagi pekerjaan kedalam tugas – tugas operasional Mengelompokan tugas – tugas kedalam posisi – posisi secara operasioanal Menggabungkan jabatan – jabatan operasional kedalam unit – unit yang saling berkaitan Memilih dan menetapkan orang untuk pekerjaan yang sesuai Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan 3. Penggerakan (Actuating) Melakukan kegiatan partisivasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan Mengarahkan dan menantang orang lain agar bekerja sebaik – baiknya Memotivasi anggota Berkomunikasi secara efektif Meningkatkan anggota agar memahami potensinya secara penuh Memberikan imbalan penghargaan terhadap pekerja yang melakukan pekerjaan dengan baik Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya 4. Pengendalian (controllig) Berupaya memperbaiki pengarahan sesuai dengan petunjuk pengawasan Membandingkan hasil – hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan Menilai hasil pekerjaan dengan standard hasil kerja Membuat media pelaksanaan secara tepat Memberitahukan media pengukur pekerjaan Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan – penyimpangannya Membuat saran tindakan – tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota Memberitahu anggota – anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasa 3. Proses Manajemen Kantor a. Perencanaan kantor Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut. Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan tata ruang kantor b. Pengorganisasian kantor Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu. Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut. c. Pengoordinasian kantor Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi sejumlah kegiatan kantor. Pengawasan kantor (Pengendalian ) Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana. d. Tujuan kantor Penerimaan Informasi Pencatatan informasi Penyusunan informasi Pemberian Informasi Perawatan aktiva e. Aspek manajemen kantor Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmenelemen manajemen Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian karyawan Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja. f. Harapan manajemen kepada manajemen kantor Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya. Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang berhasil Manajer kantor hendaknya dapat mermalkan, membayangkan dan merencanakan pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok. g. Peranan manajemen kantor Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan Informasi tersebut harus : Ringkas (concise) Cermat (accurate) Dalam bentuk yang tepat (in the correct form) Tepat waktu (right time) Biaya rendah (low cost) 4.Perumusan Organisasi Organisasi yang merupakan usaha dari manusia itu segala kebutuhannya tidaklah mungkin ada bila tidak ada intraksi antara anggota – anggota karyawan atau masyarakat yang mewujudkan organisasi kerja itu. Bukan pula hanya merupakan hubungan perjumpaan dilapangan kerja atau dilingkungan kerja, melainkan juga dengan hubungan yang dijalin oleh rasa saling pengertian, mengenai tujuan dan mengenai lapangan kerja atau tugas masing – masing serta norma atau tata nilai, begitu juga dengan kesadaran serta kepentingan bersama. 1. Struktur Organisasi – Organisasi Sederhana Manajer Umum Petugas Pembeliaan Manajer Produksi Manajer Pemasaran 2. Manajer kantor organisasi yang telah berkembang Direktur Pengelola Petugas Pembeliaan Manajer Produksi Manajer Pemasaran 5. Pendekatan Fungsional dalam organisasi a) Sentralisasi Untuk meningkatkan efisiensi, semua pekerjaan kantor harus dikoordinasi oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian darinya dapat dikerjakan di dalam kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Didalam beberapa organisasi, manajer kantor utama diberi tanggung jawab penuh atas semua kantor, termasuk yang terkait dengan departemen operasi. Ia diminta untuk mengorganisasi, memperlengkapi, mengangkat staf dan memanajemenkan kantor-kantor ini dengan memberikan pelayanan seperti yang mungkin diminta oleh manajer departemen atau fungsional. b) Desentralisasi contoh organisasi paling sederhana di bawah ini. Garis terputus-putus menunjukkan tanggung jawab untuk memberikan pelayanan. c) Manajer Umum d) Petugas Pembelian e) Manajer Produksi f) Manajer Pemasaran g) Manajer kantor h) Kantor pembelian i) Kantor pabrik sio 6. Pembagian Kerja dan Penugasan Kerja a. Delegasi adalah proses dimana individu atau kelompok memindahkan kepada individu atau kelompok lain tugas untuk menjalankan aksi tertentu dan sekaligus mengambil keputusan tertentu. Delegasi dapat dinyatakan secara ringkas sebagai suatu proses dimana seorang manajer : Menyerahkan tugas kepada bawahannya. Memberi mereka wewenang untuk membuat komitmen sampai batas yang dianggap perlu untuk memungkinkan tugas dikerjakan. Menciptakan kewajiban pada pihak setiap bawahan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan. b. Analisis pekerjaan adalah Proses penelitian tugas kantor Langkah-langkahnya : Menentukan pembagian pekerjaan secara umum di dalam kantor - Pembagian Tugas : Menurut Fungsi Menurut Proses Analisis pekerjaan yang sudah lengkap merupakan dasar untuk uraian pekerjaan. Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen Administrasi Perkantoran Posted in Management by lizaadwi Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya. Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran Kegiatan manajemen administrasi antara lain : • Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen. • Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan. • Pengadministrasian seluruh kegiatan • Menginventarisasi peralatan kantor Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu: 1. Membantu perusahaan memelihara persaingan. 2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat 3. Membuat catatan dgn biaya minimal 4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien 5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendahrendahnya. Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain: 1. Pengendalian & pengawasan 2. Pengarahan & pengawasan 3. Pengarahan 4. Manajemen 5. Pengawasan 6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian 7. Manajemen & pengarahan 8. Tata laksana/penyelenggaraan 9. Pelaksana secara efisien Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson 1. Persayaratan 2. Metode 3. pegawai 4. Material perlengkapan Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management) 1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor) 2. Biaya perkantoran (office costs) 3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) 4. Kepegawaian perkantoran (office personel) 5. Metode perkantoran (office methods) 6. Perlengkapan perkantoran (office equipment) Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey 1. peralatan & mesin (appliance and machine) 2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery) 3. metode (methods) 4. tata warkat (records) 5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls) 6. ruang perkantoran (office space) 7. komunikasi (communications) 8. kepegawaian kantor (office personnel) 9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment) Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan. Manajemen Administrasi Perkantoran menurut AWilliam Leffingwell & Edwin Robinson Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuantujuan yg telah ditentukan lbh dahulu. Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya: 1. menggandakan (duplicating) 2. mengirim surat (mailing) 3. mengetik (typing) 4. menghitung (calculating) 5. menyimpan warkat/arsip (filing) 6. menelepon (telephoning) 7. memeriksa (checking) 8. dan kegiatan lain. PERANAN KANTOR Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan. Hal ini ditegaskan oleh Littlefield dan Peterson ” Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus”. Peranan ketata usahaan untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan artinya, tata usaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.. Tiga pokok peranan kantor atau tata usaha yaitu : 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan perkerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau membuat tindakan yang tepat. 3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara keseluruhan. Manfaat dari adanya ketata usahaan adalah : 1. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan. 2. Mengurangi keterlambatan atau hambatan. 3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan. 4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha. 5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi. 6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha. Untuk menjadi pekerja yang sukses dan mempunyai karir yang bagus di kantor, memang dituntut untuk cerdas dan pintar. Akan tetapi selain cerdas dan pintar, ada beberapa hal yang dapat menunjang kesuksesan di kantor. Kesuksesan sendiri tidak datang begitu saja tanpa adanya usaha kerja keras dan tentunya strategi-startegi yang tepat. Jika ingin meraih sukses, ada baiknya menyusun beberapa strategistrategi berikut ini : a. Pelajari peraturan jam kerja. Jika ingin mencapai kesuksesan dalam karir buatlah disiplin waktu. Datanglah ke kantor tepat waktu, kalau bisa datang minimal 15 menit sebelumnya. Beri waktu untuk rileks sejenak sebelum memulai pekerjaan kantor. b. Biasakan banyak bertanya. Orang yang malu bertanya akan sesat di jalan. Pepatah tersebut memang benar makin banyak bertanya makin banyak pula ilmu yang didapat. Jangan pernah sungkan untuk bertanya sesuatu yang tidak ketahui kepada orang yang lebih mengerti. c. Bergaul supaya tidak terkucil. Pergaulan yang luas akan membuat banyak memiliki rekan kerja. Tidak usah malu untuk bergaul dengan semua rekan kerja, mulai dari bawahan maupun atasan. Hal ini pun dapat membantu jika memiliki masalah mengenai pekerjaan. d. Hindari politik kantor, apalagi bergosip. Untuk yang satu ini lebih cocok ditujukan bagi yang memang suka bergosip. Hati-hati gosip pun bisa membawa dalam bahaya. Usahakan tidak memihak kubu manapun jika ada yang bersitegang. e. Bersikap ramah. Selalu tersenyum dan ramah terhadap semua rekan kerja baik bawahan maupun atasan. Tetapi hindari juga jangan sampai terlalu SKSD (sok kenal sok dekat). f. Selalu tampil percaya diri dengan segala suasana. Yakinlah kalau bisa melakukan segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor. g. Selalu bertanya kepada diri sendiri apa yang bisa saya lakukan lebih hari ini. Dengan adanya pertanyaan ini, memacu untuk lebih berkreatifitas lagi. Anda pun menjadi lebih unggul dibandingkan dengan teman-teman Anda di kantor. h. Jangan pernah menunda-nunda pekerjaan Tuntaskanlah pekerjaan yang memang seharusnya diselesaikan. Buang jauh pikiran diselesaikan 'besok sajalah'. Ada beberapa ciri kegiatan manajemen kantor atau pekerjaan kantor yang membedakannya dengan kegiatan bidang-bidang lainya, diantaranya: 1. Bersifat pelayanan (service) pada semua pihak atau orang. 2. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. 3. Hasil akhirnya (output) berupa informasi. 4. Bersifat memudahkan. 5. Bersifat pengetikan dan penghitungan. 6. Dilakukan oleh semua pihak.
