• Proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa sehingga dari uraian tersebut diperoleh keteranganketerangan yang diperlukan untuk menilai suatu jabatan guna suatu keperluan. • Proses untuk mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Organisasi adalah struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi seingga hubungan antar bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan. Dengan demikian organisasi terdiri dari 2 bagian pokok yaitu : “bagian-bagian” dan “hubungan—hubungan”. (G.R Terry) Organisasi adalah wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terikat dalam hubungan formal dan rangkaian hierarki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. The Central Challenge to Organizations Bagan Organisasi: Menunjukkan nama jabatan Menunjukkan siapa bertanggung jawab kepada siapa Menunjukkan siapa yang bertugas dan pada departemen mana Menunjukkan nama pekerjaan dan posisi pegawai dalam organisasi Tetapi tidak menunjukkan: Uraian pekerjaan tentang tugas dan tanggung jawab spesifik sehari-hari Pola komunikasi aktual dalam organisasi Kadar penyeliaan/pengawasan Tingkat wewenang dan kekuasaan aktual yang dimiliki pemegang jabatan Manfaat Analisa Jabatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. Rekruitmen, Seleksi dan Penempatan Tenaga Kerja Pendidikan/Latihan Performance Appraisal (Penilaian Pekerjaan) Perbaikan Kondisi Kerja Perencanaan Organisasi Pemindahan (Mutasi)/Promosi Penentuan nama pekerjaan Tugas-tugas, kewajiban, hak, tanggung jawab dan wewenang bagi pelaksana Sifat pekerjaan Syarat mental, pengetahuan, fisik, kemahiran, jenis serta umur pelaksana Lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan Sebelum Job Analysis maka kita harus familiar dengan: Lingkungan luar perusahaan (ekonomi, politik, budaya, dsb) Organisasi usaha: a. Tujuan, strategi dan desain b. Input (manusia, material dan prosedur) c. Output (products & services) Kebijakan perusahaan, industri dan pemerintah Jenis Informasi yang dicari adalah yang berkaitan dengan: What is done Personnel qualification to do it Job responsibilities Working conditions Informasi yang dikumpulkan: Aktivitas pekerjaan aktual Perilaku manusia Mesin, alat-alat, perlengkapan dan alat bantu kerja yang digunakan Standar prestasi (performance standard) Konteks pekerjaan (job context) Syarat personalia Pendekatan Pengambilan Data/Informasi Questionaire Narasi singkat Observasi/pengamatan Wawancara Kegiatan Manajemen yang berkaitan dengan Job Analysis Information a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Evaluate how environmental challenges affect individual jobs Eliminate uneeded job requirements that cause discrimination in employment Discover job elements that help or hinder the quality of work life Plan for future human resource requirements Match job applicantsnand job openings Determine training needs for new and experienced employees Create plans to develop employee potential Set realistic performance standards Place employees in jobs that use their skills effectively Compensate jobholders fairly Contoh Pertanyaan Untuk Job Analysis Apakah tujuan umum dari jabatan ini Tugas-tugas apa yang harus dikerjakan pada umumnya Tugas-tugas apa yang sekali-kali dikerjakan Dalam kesatuan mana jabatan ini berada pada struktur organisasi Berapa bawahan langsung, jelaskan satu per satu Untuk memangku jabatan ini, pendidikan apa yang harus dimiliki Pengalaman apa yang harus dipunyai pegawai baru untuk menduduki jabatan tersebut, berapa lama Tugas apa yang tersukar dilakukan Tugas apa yang termudah Berpaa lama harus berdiri, berjalan dan duduk di dalam melaksanakan tugas Mesin-mesin dan alat-alat apa yang dipergunakan Jenis Job Analysis Job Analysis for personnel specifications Job Analysis for training purposes Job Analysis for setting rates Job Analysis for method improvements Hasil dari Job Analysis ialah job description dan job specification Job Description: Rumusan tertulis yang menguraikan aktivitas dan tanggung jawab pekerjaan, bentuk pekerjaan yang utama, kondisi kerja, keamanan dan lingkungan pekerjaan. Job Specification: Ikhtisar kualitas pribadi, ciri-ciri, keterampilan dan latar belakang yang diperlukan untuk mengerjakan dan menyelesaikan suatu pekerjaan Job Description memuat antara lain: Nama jabatan Jumlah pegawai yang memegang jabatan itu Ringkasan pekerjaan yang menjelaskan dengan singkat tugas tugas utama alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan Rangkaian pekerjaan Keterangan tentang bahan yang dipakai Hubungan pekerjaan itu dengan pekerjaan yang terdekat Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya Latihan yang dibutuhkan Besarnya upah Lamanya jam kerja Keadaan khusus suatu pekerjaan (lingkungan kerja: udara, penerangan, ventilasi dll) Job Specification memuat antara lain: Ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitif yang dibutuhkan untuk memangku jabatan, antara lain: Tingkat pendidikan dan pengalaman Tingkat keterampilan Pengetahuan dan kecakapan Jenis kelamin Status perkawinan Batas umur karakter 1. 2. 3. 4. 5. Pengertian analisis jabatan & Tahap-tahap dasar Tujuan & Aspek-aspek yang perlu diperhatikan (Mengenai Jabatan) Aspek-aspek yang perlu diperhatikan (Mengenai Pegawai ) & Langkah-langkah utama (hasil analisis jabatan) Jenis analisis jabatan : analisis jabatan tradisional Jenis analisis jabatan : RODs
