B. 1. BAGAN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN KAS PADA HOTEL Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan Outlet lainnya Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan Oulet Lainnya 1) Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit. 2) Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier. 3) General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank. 2. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Travel Agent Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent 1) Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt. 2) Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen. 3) Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas, dan kemudian Collector akan menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen. 3. Bagan Alur Penerimaan Kas dari Penerimaan Uang Muka Prosedur Penerimaan Kas dari Penerimaan Uang Muka 1) Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya. 2) Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel. 3) Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka tersebut. C. UNSUR PENGENDALIAN INTERN Terdapat beberapa unsur pengendalian intern yang perlu diperhatikan pihak manajemen hotel terkait sistem akuntansi penerimaan kas hotel dari penjualan tunai dan kredit. Beberapa unsur diantaranya terkait dengan unsur organisasi hotel, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. 1. Unsur Pengendalian Intern Penerimaan Kas Hotel Dari Penjualan Tunai Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas dan fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Penerimaan order dari tamu diotorisasi oleh penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai. c. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. d. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan membubuhksn cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. e. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjulan tunai. Praktek yang Sehat a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. c. Perhitungan saldo kas yang ada di tangan mngsi kas secara periode dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Karyawan yang Cakap a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntun oleh pekerjaannya, untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan pekerjaannya. 2. Unsur Pengendalian Intern Penerimaan Kas Hotel Dari Penjualan Kredit Organisasi a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Pihak debitur untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahan bukuan (giro bilyet) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar dahar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. b. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dan debitur. Praktek yang Sehat a. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bagian kasir maupun di tangan penagih hotel) harus diasuransikan. Karyawan yang Cakap a. Selekai calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntun oleh pekerjaannya, dengan penempatan dan seleksi yang cakap akan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan keahliannya dan jabatannya.
