AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengedaan pada instansi pemerintah atau perusahaan selain manufaacture memegang peranan yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan antara lain; perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian dilakukan oleh bagian pemasaran, transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan voucher register, bukti kas keluar tidak dicap “Lunas”, tidak adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas. 1.2. Rumusan Masalah Berdasar pada permasalahan yang ditemukan, dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan pencatatan utang belum cukup memadai. Untuk itu diajukan beberapa saran perbaikan bagi manajemen perusahaan yaitu; dibuatnya job description secara tertulis dan pembagian tugas bagi masing-masing bagian, permintaan pembelian sebaiknya melalui gudang untuk itu harus ada kordinasi antara bagian gudang dengan pemasaran, ciptakan sebuah dokumen tertulis atas transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian, tugas penerimaan barang dapat diserahkan kepada bagian gudang, buat check register dan voucher register untuk setiap pengeluaran giro dan bukti kas keluar, beri cap/tanda “Lunas” pada payment voucher yang sudah lunas, perlu adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas sedini mungkin. Didalam makalah ini, penulis akan membahas mengenai fungsi audit pembelian, diantaranya; 1. 2. 3. 4. 1.3. Bagaimanakah audit dalam fungsi Pembelian ? Apa tujuan dari audit fungsi pembelian ? Bagaimanakah tahapan-tahapan pembelian dan pengendaliannya ? Bagaimakah Program Pemeriksaan Kegiatan dalam Audit pembelian ? Tujuan 1. Agar pembaca mengetahui fungsi dari audit pembelian serta tujuannya 2. Agar pembaca memahami tahapan tahapan pembelian dan pengendaliannya 3. Mengetahui program pemeriksaan dalam audit pembelian BAB II PEMBAHASAN 2.1. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan. 2.1.1. Tujuan Audit Pembelian Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami “ketidakefisienan biaya” dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan. 2.1.2. Fungsi – fungsi Utama Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif. a. Permintaan (Requisitioning) Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas. b. Pembelian (Purchasing) Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi. c. Penerimaan (Receiving) Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor. d. Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing) Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul. e. Pengeluaran (Disbursement) Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor. f. Utang usaha ( Account Payable) Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha. g. Buku Besar (General Ledger) Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat. h. Pemisahan Tugas Kunci Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar. 5. Pedoman Audit Pembelian. Bagian pembelian dalam melakukan tugasnya sesuai barang yang diperlukan dan perlu mengetahui data dan keterangan tentang supplier mana yang baik, harga pasar bahan/barang tersebut, cara-cara pengangkutan, jumlah yang paling ekonomis untuk dipesan dan sebagainya. Setelah permintaan pesanan datang dari bagian yang membutuhkan maka bagian pembelian mengirimkan surat pesanan kepada calon supplier. Di dalam surat pesanan ini jumlah yang dipesan, harga barang, cara pcmbungkusan dan tanggal pesanan tersebut datang. Selain itu dinyatakan pula apabila barang yang dipesan terbukti tidak sesuai spesifikasi, pembeli berhak mengembalikannya. Surat pesanan yang dibuat banyaknya tergantung dari sistem administrasi/akuntansi perusahaan yang bersangkutan. Sekurang-kurangnya diperlukan : 1 lembar untuk supplier 1 lembar untuk bagian penerimaan 1 lembar untuk bagian pemnbukuan 1 lembar untuk bagian yang membutuhkan pengadaan barang Setelah supplier mengirimkan barang yang dipesan maka bagian penerimaan akan mengaudit apakah barang yang diterima tersebut sesuai dengan apa yang dipesan. Apabila barang telah diperiksa dan terbukti sesuai dengan pesanan maka bagian penerimaan akan memberikan laporan kepada bagian pembelian dan pesananditeruskan kebagian penyimpanan (gudang). Laporan penerimaan dibuat dalam beberapa rangkap antara lain: 1 lembar dikirim ke bagian pembelian 1 lembar dikirim ke bagian akuntansi 1 lembar dikirim ke bagian gudang Di samping pengiriman barang yang dipesan, maka supplier juga mengirimkan faktur pembelian yang diterima oleh bagian pembelian dan diteruskan kepada bagian pembukuan. Selanjutnya apabila bagian produksi memerlukan bahan/barang tersebut untuk proses produksinya, maka bagian ini mengirimkan surat permintaan pemakaian bahan kepada bagian gudang, rangkap dari surat ini dikirimkan pula pada bagian pembukuan/akuntansi untuk dipakai dalam pencatatan perobahan persediaan (inventory records) dan pencatatan akuntansi biaya. Dengan adanya surat permintaan pemakaian bahan ini, maka bagian gudang mengeluarkan bahan yang diminta oleh bagian produksi, sedangkan bagian akuntansi akan mencatat pengurangan jumlah bahan serta pembebanan pada biaya produksi. Dalam hubungannya uraian di atas dengan pedoman audit pembelian dan pemakaian bahan yang dilakukan oleh internal auditor maka pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan di atas adalah sangat berhubungan sekali, apakah telah dijalankan dengan semestinya atau hanya berupa catatan-catatan saja. Setiap internal auditor didalam melaksanakan tugasnya melakukan audit pembelian dan pemakaian bahan baku terlebih dahulu harus membuat rencana audit sebelum melakukan tugas pelaksanaan audit. Perencanaan ini harus didokumentasikan. Dalam tugas perencanaan akan melakukan audit pendahuluan terhadap pembelian dan pemakaian bahan baku untuk mendapatkan informasi yang diperlukan mengenai semua aspek penting dari pelaksanaan pembelian dan pemakaian bahan baku di perusahaan tersebut. Informasi ini akan dipakai sebagai alat kerja dalam merencanakan tahap pelaksanaan audit terhadap audit pembelian dan pemakaian bahan baku yang sekaligus mencakup : 1. Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit 2. Memperoleh informasi mengenai latar belakang kegiatan yang akan diaudit 3. Menentukan sumber daya yang perlu untuk melakukan audit 4. Membicarakan dengan mereka yang terlibat dalam audit 5. Melakukan pemahaman dan survey lapangan, mengenai kegiatan dan pengendalian yang akan diaudit, mengetabui titik berat audit dan minta saran dari bagian yang diaudit 6. Membuat audit program 7. Menentukan bagaimana, kapan dan kepada siapa audit akan disampaikan. 8. Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit Rumusan Sasaran Strategy Sebagai Objek Audit Pelaksana kegiatan audit harus berusaha mencari dan menemukan informasi tentang rumusan sasaran strategik fungsi pembelian dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti besaran perusahaan, pada sektor industri apa perusahaan bergerak, berbagai jenis pengeluaran yang dilakukan, terutama dalam jumlah besar, tipe-tipe produk yang dihasilkan dan dipasarkan serta dijual oleh perusahaan. Kemampuan peruahaan untuk menduduki posisi tawar yang kuat atau tidak. Perencanaan Induk Sebagai Objek Audit Rencana induk bidang pembelian sangat penting untuk dijadikan objek audit. Sebab tepat tidaknya rencana induk akan berpengaruh kuat pada lancar tidaknya berbagai kegiatan lain dalam perusahaan, diselenggarakan, termasuk perencanaannya. Dengan kata lain, satuan pembelian harus mengkoordinasikan kegiatan dan proses perencanaannya dengan berbagai satuan atau bidang lain dalam perusahaan yang bersangkutan. Bahkan rencana induk perusahaan sebagai keseluruhan juga turut dipengaruhinya. Contoh konkretnya adalah bahwa jika rencana induk satuan pembelian dikoordinasikan dengan baik dengan rencana produksi, rencana pemasaran, rencana promosi dan periklanan serta rencana penjualan, berarti bahwa kegiatan produksi akan berjalan lancar berkat tersedianya bahan mentah dan bahan baku yang diperlukan dalam arti jumlah, jenis, mutu dan waktu penyerahannya oleh pemasok. Pada gilirannya, jika proses produksi berjalan lancar, bidang pemasaran dan bidang-bidang lainnya akan dapat melakukan fungsinya dengan baik. Tipe dan Struktur Organisasi sebagai Objek Audit Fungsi Pembelian diselenggarakan secara terpusat artinya hanya ada satu unit kerja yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melakukan segala jenis pembelian barang, bahan, mesin, suku cadang dan sarana kerja lainnya. Selain itu satuan kerja pembelian harus mampu bekerja sama dengan berbagai pihak yang harus dilayani dan didukungnya. Kemampuan satuan kerja pembelian menjual dirinya kepada komponenkomponen lain perlu dibuktikan antara lain dengan jalan (a) tidak menonjolkan kekuasaannya, (b) penekanan pentingnya koordinasi dan kerja sama, (c) bahwa posisi yang diduduki oleh satuan kerja tersebut dalam organisasi sudah tepat, dan (d) bahwa di jajaran unit kerja terdapat tenaga kerja yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memungkinkan mereka memberikan pelayanan yang diperlukan oleh semua komponen lain dengan efisien dan efektif. Mekanisme Pengendalian Pembelian sebagai Objek Audit Pada intinya, menjadikan mekanisme pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti mencari informasi tentang tiga hal, yaitu : (a) menjamin bahwa pembelian terselenggara dengan orientasi pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan, (b) kebutuhan seluruh satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi, dalam arti jumlah jenis, mutu dan waktu penyerahan, dan (c) kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan kebijaksanaan pembelian terpusat. Apabila dalam perusahaan, kebijaksanaan desentralisasi pembelian yang diberlakukan, pelaksana audit perlu mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk membeli apa dan dengan demikian dapat dibuat suatu deksripsi tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis tentang keunggulan dan kelemahannya. Pengalaman banyak perusahaan menunjukkan bahwa merupakan tindakan yang bijaksana dari pihak manajemen apabila kebijaksanaan pembelian dinyatakan secara tertulis. Dengan demikian akan jelas terlihat pada tingkat mana wewenang dan tanggung jawab pembelian diletakkan yang bisa berarti pada tingkat perusahaan, tingkat satuan bisnis, tingkat bidang fungsional atau bahkan mungkin tingkat operasional. 5. Hasil audit manajemen fungsi pembelian Hasil audit manajemen fungsi pembelian adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa ketidaksesuaian dengan prosedur, penyalahgunaan wewenang, penyimpangan sistem, dan sebagainya yang perlu diperbaiki oleh perusahaan dan juga rekomendasi yang perlu dilaksanakan manajemen untuk memperbaiki temuantemuan tersebut sehingga di masa depan dapat diminimalkan atau dihilangkan. Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut. 1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik. 2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur. 2.1.3. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelian Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal-hal berikut. 1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi. 2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman 3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai 4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin 5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian. 6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan. 7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik. Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini 1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari 2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang (Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order). 3. Prosedur tindak lanjut pemesanan. 4. Penyelesaian proses pengiriman. 5. Penyelesaian keuangan. Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini. 1) Sasaran strategik fungsi pembelian. 2) Perencanaan operasional/induk 3) Tipe dan struktur organisasi pembelian. 4) Mekanisme pengendalian pembelian Pada bab ini akan membahas audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan, konsep yang dicakup dengan review konsep pengakuan beban dan kewajiban dengan penekanan khusus pada kategori beban. Fokus utama dari bab ini adalah audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian : • Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh • Jenis-jenis dokumen dan catatan • Fungsi-fungsi utama • Pemisahan tugas fungsi Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah • Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit • Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian • Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit Jenis-jenis dokumen dan catatan Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan : • Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan • Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli • Laporan Penerimaan (receiving report) Dokumen ini mencatat penerimaan barang. • Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor • Voucher Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa. • Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal) Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa. • Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger) Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor. • Cek (check) Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa. • Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register) Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek. 2.1.3. Hal-hal Utama Dalam Audit Pembelian Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. Hal – hal yang perlu diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian. 1. Organisasi Kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha, besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagang dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan. 2. Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian Perusahaan - perusahaan besar yang mempunyai bebrapa unit operasi sering kali mmempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat (sentraisasi). Hanya ada satu bagian pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan. Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah : Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi. Riset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien. Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar. Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar. Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengndaliannya mudah. Kerugian dari system Sentralisasi : Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli (specialist), mengenai semua barang yang harus dibeli lebih – lebih barang tersebut banyak jenisnya. Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang dilayaninya. 3. Kewenangan Pembelian Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan kebutuhannya masing – masing. 4. Pembelian – pembelian Darurat Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan. 5. Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri. 6. Kemampuan Analisis dalam Pembelian Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan fungsinya dengan sebaik – baiknyadan memberikan keuntungan maksimal bagi kepentngan perusahaan. 7. Godaan Rekanan Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam bentuk rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. Hal ini perlu juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan pertimbangan oleh pihak perusahaan. 2.2. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya Langkah – langkah kegiatan pembelian meliputi : 1. Penentuan kebutuhan. Aspek – aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang lyak dan dikomuniksikan secara tepat kepad abegian pembelian. Penentuan itu dapat didasarkan pada : Jadwal Produksi Sistem Persediaan minimum/maksimum Sistem Just In Time Proyek – proek perusahaan Rencana Kebutuhan Operasional lainnya Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan Prosedur penentuan Kebutuhan 2. Otorisasi Pembelian Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan – pertimbangan yang dimaksud antara lain didasrakan factor – factor sebagai berikut : Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan? Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus dibeli? Apakah pembelian bisa dilakukan? Apakah anggaranya mengizinkan? Apakah konsekuensi – konskuensi keuangan? Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut. 3. Pelaksanaan Pembelian Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan harus mempertimbangkan : Luasnya Usaha pencarian rekanan Luasnya kontak langganan dengan rekanan Kendala masing – masing rekanan Penawaran yang diajukan rekanan Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah. 4. Tindak Lanjut Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau penyerahannya. 5. Penyelesaian Pengiriman Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan. 6. Penyelesaian Keuangan Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian dokumen – dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan – potongan pembelian. 7. Mekanisrne pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti mencari informasi tentang tiga hal, yaitu: a) Menjamin bahwa pembelian terselenggara dengan orientasi pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan. b) Kebutuhan seluruh satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi dalam arti jumlah, jenis, mutu dan waktu penyerahan c) Kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan kebijaksanaan pembelian terpusat Jika dalam perusahaan terdapat hanya satu unit kerja yang bertanggung jawab untuk melakukan semua jenis pembelian bagi perusahaan, pelaksana audit perlu mempelajari bagan organisasi satuan kerja itu untuk melihat berbagai jenis jabatan yang terdapat di dalamnya dan sifat hubungan dan interaksi yung terjadi secara internal dan dengan berbagai kompanen perusahaan lainnya, termasuk pola hubungan dengan manajemen puncak. Apabila ternyata dalam perusahaan, kebijaksanaan desentralisasi pembelian yang diberlakukan, pelaksana audit perlu mengetahui siapa. yang bertanggung jawab untuk membeli apa dan dengan demikian dapat dibuat suatu deskripsi tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis tentang keunggulan dan kelemahannya. Juga penting untuk membandingkan keunggulan dan kelemahan tersebut dengan hal yang sama jika pembelian dilakukan secara terpusat. Mekanisme pengendalian pembelian akan berjalan lebih lancar apabila prosedur pembelian yang telah ditetapkan didokumentasikati dengan rapi. Dokumen itu harus berada di tangan semua pihak dan, tidak hanya dimiliki oleh satuan pembelian. Dokumen prosedur pembelian itu harus dimutakhirkan secara berkala dan mencakup: a) prosedur permintaan akan barang, bahan atau jasa tertentu b) persyaratan penawaran yang harus dipenuhi para (calon) pemasok c) prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya d) pengambil keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak e) ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang menandatanganinya f) penilaian pemasok g) kejelasan perbedaan prosedur pembelian barang modal atau sarana kerja dibandingkan dengan bahan mentah, bahan baku atau barang yang habis sekali pakai h) prosedur hukum yang harus ditempuh dalam hubungan dengan pihak lain seperti pemasok. Di samping informasi tentang hal-hal yang telah disinggung di atas informasi lain yang penting dimiliki melalui pelaksanaan audit antara lain adalah: a) Apakah dalam proses pembelian terjadi penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan dan jika terjadi, pelu diketahui alasannya dan apakah telah mendapat persetujuan dari pihak manajemen puncak atau tidak. b) Informasi tentang aktif tidaknya satuan pembelian berupaya memperoleh rabat sebesar mungkin dari pemasok dan apakah biaya yang dihemat karena rabat itu terlihat dalam laporan pembelian yang diserahkan oleh manajer pembelian kepada manajemen puncak atau tidak. c) Informasi tentang bentuk bentuk koordinasi yang terjadi antara satuan pembelian dengan pihak pengguna bahan dan petugas penggudangan karena, seperti diketahui, persyaratan maksimum dan minimum persediaan harus dipenuhi. d) Informasi tentang butir-butir yang terdapat dalam formulir pemesanan e) Informasi tentang prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran bahan atau barang dari gudang. f) Ada tidaknya prosedur tentang pengecekan faktur pembelian oleh bagian accounting. g) Informasi tentang bentuk, jenis, dan frekuensi penolakan bahan,yang dikirim oleh pemasok. h) Terjadi tidaknya penilaian berkala terhadap para pemasok. i) Informasi tentang ada tidaknya kecenderungan di kalangan tenaga kerja dalam satuan pembelian untuk menggunakan pemasok tertentu dan alasannya. j) Kebijaksanaan perusahaan tentang boleh tidaknya tenaga kerja di perusahaan, khususnya di lingkungan satuan pembelian, menerima hadiah atau pemberian dari para pemasok atau calon pemasok dan sanksi disiplin organisasi yang dikenakan terhadap mereka yang melanggar ketentuan itu. · · Jelaslah bahwa pelaksanaan audit secara benar akan sangat besar peranannya dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja satuan pembelian yang akan meningkatkan produktivitas kerja perusahaan sebagai keseluruhan. Audit yang baik adalah : Mampu menggali semua jenis informasi sebagai bahan bagi manajemen puncak dalam rangka peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktifitas kerja perusahaan di masa depan Terselenggara dengan tingkat efisiensi yang tinggi. Mekanisrne pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti mencari informasi tentang tiga hal, yaitu: a) Menjamin bahwa pembelian terselenggara dengan orientasi pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan. b) Kebutuhan seluruh satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi dalam arti jumlah, jenis, mutu dan waktu penyerahan c) Kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan kebijaksanaan pembelian terpusat Jika dalam perusahaan terdapat hanya satu unit kerja yang bertanggung jawab untuk melakukan semua jenis pembelian bagi perusahaan, pelaksana audit perlu mempelajari bagan organisasi satuan kerja itu untuk melihat berbagai jenis jabatan yang terdapat di dalamnya dan sifat hubungan dan interaksi yung terjadi secara inter­nal dan dengan berbagai kompanen perusahaan lainnya, termasuk pola hubungan dengan manajemen puncak. Apabila ternyata dalam perusahaan, kebijaksanaan desentralisasi pembelian yang diberlakukan, pelaksana audit perlu mengetahui siapa. yang bertanggung jawab untuk membeli apa dan dengan demikian dapat dibuat suatu deskripsi tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis tentang keunggulan dan kelemahannya. Juga penting untuk membandingkan keunggulan dan kelemahan tersebut dengan hal yang sama jika pembelian dilakukan secara terpusat. Mekanisme pengendalian pembelian akan berjalan lebih lancar apabila prosedur pembelian yang telah ditetapkan didokumentasikati dengan rapi. Dokumen itu harus berada di tangan semua pihak dan, tidak hanya dimiliki oleh satuan pembelian. Dokumen prosedur pembelian itu harus dimutakhirkan secara berkala dan mencakup: a) prosedur permintaan akan barang, bahan atau jasa tertentu b) persyaratan penawaran yang harus dipenuhi para (calon) pemasok c) prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya d) pengambil keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak e) ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang menandatanganinya f) penilaian pemasok g) kejelasan perbedaan prosedur pembelian barang modal atau sarana kerja dibandingkan dengan bahan mentah, bahan baku atau barang yang habis sekali pakai h) prosedur hukum yang harus ditempuh dalam hubungan dengan pihak lain seperti pemasok. Di samping informasi tentang hal-hal yang telah disinggung di atas informasi lain yang penting dimiliki melalui pelaksanaan audit antara lain adalah: a) Apakah dalam proses pembelian terjadi penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan dan jika terjadi, pelu diketahui alasannya dan apakah telah mendapat persetujuan dari pihak manajemen puncak atau tidak. b) Informasi tentang aktif tidaknya satuan pembelian berupaya memperoleh rabat sebesar mungkin dari­ pemasok dan apakah biaya yang dihemat karena rabat itu terlihat dalam laporan pembelian yang diserahkan oleh manajer pembelian kepada manajemen puncak atau tidak. c) Informasi tentang bentuk ­bentuk koordinasi yang terjadi antara satuan pembelian dengan pihak pengguna bahan dan petugas penggudangan karena, seperti diketahui, persyaratan maksimum dan minimum persediaan harus dipenuhi. d) Informasi tentang butir-butir yang terdapat dalam formulir pemesanan e) Informasi tentang prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran bahan atau barang dari gudang. f) Ada tidaknya prosedur tentang pengecekan faktur pembelian oleh bagian accounting. g) Informasi tentang bentuk, jenis, dan frekuensi penolakan bahan,yang dikirim oleh pemasok. h) Terjadi tidaknya penilaian berkala terhadap para pemasok. i) Informasi tentang ada tidaknya kecenderungan di kalangan tenaga kerja dalam satuan pembelian untuk menggunakan pemasok tertentu dan alasannya. j) Kebijaksanaan perusahaan tentang boleh tidaknya tenaga kerja di perusahaan, khususnya di lingkungan satuan pembelian, menerima hadiah atau pemberian dari para pemasok atau calon pemasok dan sanksi disiplin organisasi yang dikenakan terhadap mereka yang melanggar ketentuan itu. Jelaslah bahwa pelaksanaan audit secara benar akan sangat besar peranannya dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja satuan pembelian yang akan meningkatkan produktivitas kerja perusahaan sebagai keseluruhan. Audit yang baik adalah : · Mampu menggali semua jenis informasi sebagai bahan bagi manajemen puncak dalam rangka peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktifitas kerja perusahaan di masa depan · Terselenggara dengan tingkat efisiensi yang tinggi. 2.3. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian Adapun program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian terdiri dari ; 1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko 2. Pemeriksaan Pengendalian Diantaranya ; · Penentuan Kebutuhan · Otorisasi Pembelian · Pelaksanaan Pembelian · Tindak Lanjut Proses Pembelian · Penerimaan Barang · Penyelesaian Pembayaran 2.3.1. Penentuan Kebutuhan 1) Tujuan Pemeriksaan, meliputi : 2) Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/ jasa. Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenag. Langkah – langkah kerja 2.3.2. 1) Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa. Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli. Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak. Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari perusahaan. Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan prosedur yang berlaku. Otorisasi Pembelian Tujuan Pemeriksaan Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian. Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Langkah – langkah kerja 2) Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada : Siapa yang mengajukan permintaan pembelian. Persetujuan. Formulir apa yang akan digunakan. Periksa dan lakukan penilaian mengenai : 1. Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan. 2. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai. 2.3.3. 1) Pelaksanaan Pembelian Tujuan Pemeriksaan Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya. Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan. Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi kegiatan pembelian. Langakah – langkan kerja 2) 2.3.4. Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung. Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau Surat perjanjian kontrak. Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu. Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian. Pastiak bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku. Tindak Lanjut Proses Pembelian 1) Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah tedapat langkah – langkah untuk memastikan agar produk – produk yang dipesan benar – benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian. 2) Langkah – langkah kerja 2.3.5. Meminta dokumen – dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang – barang yang dipesan. Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau pesanan pembelian. Meneliti apakah dilakukanlangkah – langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang – barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual. Penerimaan Barang 1) Tujuan Pemeriksaan Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian. Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan. 2) Langkah – langkah kerja 2.3.6. Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin. Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap penerimaan barang Melakukan pengujian terhadap sebagian barang – barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak. Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan. Penyelesaian Keuangan 1) Tujuan Pemeriksaan 2) Untuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah – langkah pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan. Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian dangan keuangan. Langkah – langkah kerja Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli dengan data peneimaan barang. Meneliti mengenai potongan – potongan yang diberikan apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak. Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan di ikut sertakan apa tidak. 2.4. Pemeriksaan Substansi Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas. Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya. Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut. 1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik. 2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur. Karakteristik dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalahindependen dari individu"individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas. 2. Pemeriksaan atas Sistem Pembelian Audit manajemen Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapaioptimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimiliki. Pengertian efektifita efektifitas dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan waktu, tenaga dan biaya dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat dalam hal pencapaianefektifitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektifitas. Oleh karena itu diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektifitas dalam pelaksanaannya. Untuk mengetahui hal tersebutdiperlukan adanya suatu pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahuitercapai atau tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya. Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dalam hubungannya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian. Tujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan pembelian adalah: a. menilai pelaksanaan kegiatan pembelian, b. Mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian, c. Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan. Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi resiko ketidakefesiensian dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurangefektif. Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian, maka auditor dapatmemberikan rekomendasi atau saran"saran bagi perusahaan untuk mempertahankan prestasiatau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya dalam mencapai efektifitas pembelian.Dari rekomendasi atau saran"saran yang diberikan auditor, perusahaan dapat segeramengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalu alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa pembelian. 2.) Audit Pembelian Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelianmerupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk perusahaan. ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugasutama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimanaterdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukanefisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhandan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tandatanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biayadalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari. Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benarbenar memiliki fungsi pembelian Departemen Pembelian. Asumsinya, bahwasemua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian atau seseorang yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan. Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secaraterencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. Hal – hal yang perludiperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian. organisasi kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha, besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagangdan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan. Sentralisasi dan Desentralisasi kegiatan Pembelian Perusahaan – perusahaan besar yang mempunyai beberapa unit operasi sering kalimempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat sentralisasi. Hanya ada satu bagian pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan. Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah: a.Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi. b. riset dan tenaga ahli dapat disediakan secara efisien. c.Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar. d.lebih mudah mengikuti perkembangan pasar. e.Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengendaliannya mudah. Kerugian dari sistem Sentralisasi : a.Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli spesialis, mengenai semua barang yangharus dibeli lebih – lebih barang tersebut banyak jenisnya. b.Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yangdilayaninya. Kewenangan Pembelian kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yangmenyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. tentunya permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengankebutuhannya masing – masing. Pembelian – pembelian Darurat Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu mengada-ada, menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan. Pembelian untuk fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri. Kemampuan Analisis dalam Pembelian bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan fungsinya dengan sebaik–baiknya dan memberikan keuntungan maksimum. BAB III KESIMPULAN Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab departemen pembelian. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok DAFTAR PUSTAKA 1. Bayangkara, IBK. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Salemba Empat. 2010 2. Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.” 3. B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.” 4. http://referensiakuntansi.blogspot.co.id/2012/07/audit-fungsipembelian_12.html#sthash.GakFzDx0.dpuf 5. http://ngeblogwebid.blogspot.com/2009/12/konsep-dasar-dan-lingkup-audit.html masodah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../audit+manajemen.ppt 6. http://audit-proses-pembelian-dan-pengeluaran.html 2006-2-00796-AK-Abstrak 7. http://AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN _ Thi's Blog.html
