TUGAS PRAKTIKUM EKSPOR IMPOR ”DOKUMEN EKSPOR IMPOR” PRAKTIKUM EKSPOR IMPOR Nama: Andrean Adi Pratama NPM: 13117002 Kelas: 3TA LABORATORIUM EKSPOR IMPOR PROGRAM STUDI MANAJEMEN TRANSPORTASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN LOGISTIK INDONESIA 2019 KATA PENGANTAR Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa. Atas segala limpahan rahmat dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Dokumen-Dokumen Penting Dalam Ekspor” sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Ekspor-Impor dan Kepabeanan. Penulisan ini dimaksudkan untuk mengetahui apa saja yang perlu diketahui dalam pengurusan dokumen dokumen ekspor. Terselesaikanya makalah ini tentunya tidak lepas dari bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis menyampaikan terimakasih atas dukungan dan semangatnya. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun, dan semoga dapat bermanfaat bagi semua pihak. Bandung, 24 Oktober 2019 Andrean Adi Pratama BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perdagangan luar negeri merupakan salah satu aspek penting dalam perkonomian setiap negara. Dewasa ini tidak ada satu negara pun di dunia yang tidak melakukan hubungan dagang dengan pihak luar negeri. Perekonomian setiap negara praktis sudah terbuka bagi dan terjalin dengan dunia internasional melalui kegiatan ekspor impor. Kegiatan Ekspor Impor merupakan faktor penentu dalam menentukan roda perekonomian di negara kita. Kegiatan yang utama ini tanpa disadari merupakan faktor penentu dalam perusahaan yang mana core bisnisnya ada di ekspor & impor. Dan Bila kita bicara tentang Ekspor-Impor maka yang akan terlintas dibenak kita adalah Proses Kepabeanan, prosedural ekspor serta dokumen dokumen penting yang terdapat dalam transaksi ekspor. Kegiatan-kegiatan tersebut harus dilakukan secara berurutan mulai dari langkah awal hingga langkah terakhir dalam rangka menyelesaikan suatu proses pekerjaan. Dan dalam melakukan kegiatan ekspor ada beberapa kepengurusan dokumen penting diantaranya adalah 1. Shipping Instruction (S/I), Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Air way Bill (AwB), Certificate Of Origin (COO). BAB II PEMBAHASAN 2.1 Shipping Instruction (S/I) Shipping Instruction (S/I) adalah perintah/ instruksi pengapalan/ pengiriman yang dibuat oleh eksportir/ pengirim barang kepada perusahaan pengangkutan. Perusahaan pengangkutan disini bisa perusahaan pelayaran untuk laut, perusahaan penerbangan untuk udara maupun darat, maupun lainnya jika memang pengiriman atau ekspor barang tidak melalui laut atau udara atau darat sekalipun. Prisipnya SI adalah merupakan dokumen perintah kerja kepada pihak pengangkutan untuk mengangkutan barang ekspor milik eksportir. Didalam SI ini wajib disebutkan hal-hal sebagai berikut : 1. Tanggal dan nomer SI. 2. Nama perusahaan pengangkut yang ditunjuk (pelayaran, penerbangan). 3. Nama eksportir (pengirim barang). 4. Nama importir (penerima barang) di luar negeri. 5. Nama komiditas yang diekspor. 6. Jumlah dan jenis pengemas (jika menggunakan kontainer, maka sebutkan jumlah kontainer dan ukuran yang diminta). 7. Berat bersih dan berat kotor + kubikasi. 8. Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar. 9. Rencana tanggal ekspor. 10. Tanggal suffing (muat barang) dan lokasinya. 11. Metode pembayaran ongkos pengangkutan (dimuka atau di kemudian setelah barang sampai). 12. Catatan lain yang dipandang perlu disertakan. Berikut adalah contoh dari Shipping Instruction : 2.2 Invoice Invoice/Faktur penjualan yang selanjutnya kita sebut invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi. Perusahaan Jasa juga memerlukan invoice namun kalau cliennya tidak memerlukan detail jasa yang dibayarnya maka cukup pakai kwitansi saja. Manfaat utama dari invoice adalah sebagai tanda bukti sebuah transaksi yang dapat digunakan sebagai referensi oleh bagian keuangan atau akuntansi di perusahaan. Invoice juga disebut sebagai surat bukti hutang. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Invoice/Faktur : Invoice faktur dibuat sesuai dengan dengan barang yang telah diserahkan/diterima dengan baik oleh customer. Adakalanya barang yang telah dikirim, ditolak/ditolak sebagian/diterima bersyarat oleh customer. Karena itu Invoice faktur dibuat setelah Delivery Order ditandatangani oleh penerima. Satu Order pembelian dapat direalisasikan dalam satu transaksi (satu kali Do/Sj) dan dapat juga direalisasikan secara bertahap (beberapa kali Do/Sj). Banyak kebijakan perusahaan yang menetapkan bahwa pembayaran akan dilakukan setelah order pembelian telah terealisasikan secara keseluruhan sehingga apabila terdapat beberapa kali Do/Sj, maka invoice/Faktur hanya dibuat apabila order penjualan telah dipenuhi secara keseluruhan. Untuk itu diperlukan informasi ringgkas mengenai dokumen-dokumen yang terkait dengan tagihan tersebut. Keperluan tersebut dibutuhkan baik bagi penerima tagiahan maupun pembuat invoice. Dalam kontrak Order dalam jangka waktu tertentu kebijakan poin 2 tidak berlaku sehingga Invoice dibuat setiap Delivery Order telah ditandatangani oleh penerima. Pembuatan Invoice secara automatis akan mengupdate buku piutang dagang. Dengan ini dapat diartikan pembuat invoice adalah bagian yang juga mencatat piutang. Dalam prosedur internal kontrol system akuntansi metode manual disarankan untuk membuat invoice di atas formulir dengan nomor urut tercetak namun dengan sistem akuntansi komputer semakin banyak perusahaan menggunakan nomor komupterisasi. Keunggulan penggunaan nomor tercetak menjamin tidak terjadinya nomor ganda dalam pembuatan Invoice namun apabila terjadi kegagalan, nomor transaksi dicatat pada nomor berikutnya sesuai dengan nomor urut dokumen tercetak. Bila menggunakan nomor urut yang di create komputer perlu pengawasan lebih ketat karena memungkinan terjadinya invoice ganda yang dapat menimbulkan kerugian perusahaan. Contoh invoice : 2.3 Packing List Packing List adalah merupakan dokumen packing / kemasan yang menunjukkan jumlah, jenis serta berat dari barang ekspor/impor. Juga merupakan penjelasan dari uraian barang yang disebut di dalam commercial invoice. Semisal didalam commecial invoice tertulis 1(satu) unit komputer seharga Rp.5juta, maka di packing list bisa dijabarkan 5(lima) pack terdiri dari 1bh Monitor, 1bh CPU, 1bh Mouse+Keyboard, 1bh Speaker-active dan 1bh meja-komputer. Diterbitkan oleh penjual/ eksportir/ pengirim barang. Di dalam Packing List ini wajib mencantumkan : nomer dan tanggal dokumen packing list. nama pembeli/ importir/ penerima barang/ consignee/ applicant. nama barang. jumlah dan jenis pengemas. berat bersih dan kotor dari barang-barang tercantum. Hal-hal diatas perlu ditulis, adapun informasi lain dapat disertakan seperti : nama kapal/ pesawat, no container, tempat muat dan bongkar dsb. Packing list ini juga digunakan sebagai dasar pemeriksaan barang oleh pihak-pihak terkait (jika diperlukan). Berikut adalah contoh dari Packing List : Data – data yang dicantumkan dalam Packing List biasanya adalah : Nama shipper atau exporter Consignee atau buyer Nomor packing list dan tanggal Quantity atau jumlah barang Description of goods (nama barang) Gross weight (berat kotor) Nett weight (berat bersih) Vessel name (nama kapal) ETD (Estimated Date Departure) atau tanggal keberangkatan kapal Notify party (pihak ketiga setelah consignee) Nomor L/C (letter of credit) jika ada Nomor HS 2.4 Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah dokumen pabean yang digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang. PEB dibuat oleh eksportir atau kuasanya dengan menggunakan software PEB secara online. Barang yang akan diekspor wajib diberitahukan ke Kantor Bea dan Cukai dengan menggunakan PEB ini. PEB diajukan untuk memperoleh respon Persetujuan Ekspor (PE). Barulah kemudian PE digunakan sebagai surat jalan untuk memasukkan barang ekspor ke kawasan pabean/ kawasan dalam pengawasan bea cukai yang dipersiapkan untuk ekspor. Berikut adalah Prosedur Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) : PEB didaftarkan oleh eksportir atau kuasanya ke kantor pabean. Terhadap PEB dilakukan penelitian dokumen, meliputi : kelengkapan dan kebenaran pengisian data PEB, kebenaran perhitungan dan pelunasan PE (pungutan ekspor), kelengkapan dokumen pelengkap pabean yang diwajibkan (invoice dan packing list) dan kelengkapan dokumen pelengkap pabean lainnya. Jika persyaratan telah lengkap dan benar, PEB diberi nomor dan tanggal pendaftaran, sedangkan apabila tidak benar dan tidak lengkap PEB akan dikembalikan Pemberitahuan Penolakan (NPP) dengan disertai Nota Setelah PEB diberi nomor dan tanggal pendaftaran, maka akan diterbitkan persetujuan ekspor dan Pemberitahuan Pemeriksaan Barang (PPB) 2.5 Bill of Lading (B/L) Bill of Lading (B/L) adalah surat tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang dan juga sebagai bukti adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut. Dalam bahasa Indonesia B/L sering disebut dengan konosemen, merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan. Penggunaan B/L sebagai bagian dari dokumen yang dibutuhkan dalam perdagangan ekspor impor melibatkan berbagai pihak, antara lain: 1. Shipper yaitu pihak yang bertindak sebagai beneficiary. 2. Consignee yaitu pihak yang diberitahukan tentang tibanya barangbarang 3. Notify party yaitu pihak yang ditetapkan dalam L/C 4. Carrier yaitu pihak pengangkutan atau perusahaan pelayaran B/L memiliki fungsi antara lain: 1. Bukti tanda penerimaan barang, yaitu barang-barang yang diterima oleh pengangkut (carrier) dari shipper (pengirim barang atau eksportir) ke suatu tempat tujuan dan selanjutnya menyerahkan barang-barang tersebut kepada pihak penerima (consignee atau importir) 2. Bukti pemilikan atas barang (document of title) , yang menyatakan bahwa orang yang memegang B/L merupakan pemilik dari barang-barang yang tercantum pada B/L 3. Bukti perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman. Suatu B/L dapat dibedakan berdasarkan penyataan yang terdapat pada B/L tersebut, dibagi menjadi beberapa jenis antara lain: 1. Received for Shipment B/L B/L yang menunjukkan bahwa barang-barang telah diterima o;rh rtusahaan pelayaran untuk dikapalkan, tetapi belum benar –benar dimuat atau dikapalkan pada batas waktu yang ditetapkan dalam L/C yang bersangkutan. Resiko yang mungkin akan terjadi pada B/L jenis ini adalah: a. Kemungkinan barang akan dimuat dengan kapal lain. b. Bila terjadi pemogokan, barang-barang tersebut terbengkalai dan rusak. c. Kemungkinan penambahan ongkos atau biaya lain seperti sewa gudang dan sebagainya. 2. Shipped on Bard B/L B/L yang dikeluarkan apabila perusahaan perkapalan yang bersangkutan mengakui bahwa barang-barang yang akan dikirim benar-nebar telah berada atau dimuat diatas kapal. 3. Short Form B/L B/L yang hanya mencantumkan catatan singkat tentang barang ynag dikapalkan (tidak termasuk syarat-syarat pengangkutan). 4. Long Form B/L B/L yang memuat seluruh syarat-syarat pengangkutan secara terperinci. 5. Through B/L B/L yang dikeluarkan apabila terjadi transhipment akibat dari tidak tersedianya jasa langsung ke pelabuhan tujuan. 6. Combined Transport B/L B/L yang digunakan pada saat terjadi transhipment dilanjutkan kemudian dengan pengangkutan darat. 7. Charter Party B/L B/L yang digunakan apabila pengangkutan barang menggunakan “charter” (sewa borongan sebagian / sebuah kapal). 8. Liner B/L B/L yang dikeluarkan untuk pengangkutan barang dengan kapal yang telah memiliki jalur perjalanan serta persinggahan yang terjadwal dengan baik Kondisi suatu B/L dapat dinyatakan dalam beberapa kategori berdasarkan keadaan barang yang diterima untuk di muat: 1. Clean B/L B/L yang didalamnya tidak terdapat catatan-catatan tentang kekurangankekurangan mengenai barang serta menyatakan barang yang dimuat dalam keadaan baik dan lengkap dengan tidak ada cacat. Pada B/L tersebut terdapat kata-kata : “Shipped in apparent good order and conditions on board ………” 2. Unclean B/L B/L yang didalamnya terdapat catatan menyatakan barang yang tidak sesuai dengan syarat-syarat L/C dan terdapat kerusakan pada barang. Biasanya catatan tersebut dinyatakan dalam kata-kata : old gunny bag, stained case, straw wrapped only, unprotected dan sebagainya. 3. Stale B/L B/L yang belum sampai kepada consignee atau agennya agennya ketika kapal pembawa barang-barang telah tiba di pelabuhan tujuan. Masalah yang timbul bila barang-barang tidak diambil di pelabuhan tujuan dapat terjadi seperti: a. Kemungkinan pencurian dan pencurian kecil-kecilan ( pilferage) b. Penalty yang dibebankan pengusaha pelabuhan tiap hari (biaya demurrage) c. Kerusakan-kerusakan barang d. Penjualan melalui lelang umum Oleh karena itu Stale B/L dapat dihindarkan dengan cara: a. Mengizinkan pengiriman B/L langsung kepada pembeli tanpa melaui bank b. Mengizinkan pengiriman B/L langsung kepada agen di negara pembeli c. Mengizinkan pengiriman B/L langsung kepada kapal pengangkut Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menangani penerimaan B/L khususnya oleh petuas bank yang terlibat didalamnya antara lain: 1. B/L harus diterima langsung dari maskapai pemgapalan atau pengangkutan yang menerbitkannya. 2. Pada B/L harus disebutkan nama dan alamat eksportir, consignee, order dari bank devisa yang menegisier. 3. B/L harus ditandatangani oleh pejabat yang berhak menandatanganinya, specimen tanda tangan telah ada pada bank. 4. B/L harus dicocokan dengan Invoice dan L/C dalam hal: a. nomor dan tanggal L/C serta nama bank pembuka L/C b. nama, jumlah dan ukuran barang c. pelabuhan pengiriman d. pelabuhan tujuan e. pihak pengirim dan penerima 5. Bank harus dapat mengenal dan membedakan syarat-syarat B/L yang dapat diterima dari jenis-jenis pernyataan dalam B/L yang ada, yaitu: a. Shipped on Board B/L : dapat diterima b. Received for Shipment : tidak dapat diterima dan harus minta “L/C amendment” 6. Bank tidak dibenarkan menerima atau menegosiasi Unclean B/L kecuali syarat L/C tegas-tegas mengizinkannya. 7. Tanggal B/L tidak boleh melewati batas tanggal pengapalan terakhir 8. B/L harus cocok dengan L/C tentang pelaksanaan pembayaran freight (prepaid, payable at destination atau collect). 9. Dalam hal ekspor dilaksanakan dengan transshipment, harus diteliti apakah: a. Diminta through B/L dengan second carrier endorsement atau cukup dengan through B/L tanpa second carrier endorsement. b. Diminta B/L issued by second carrier (hanya diizinkan untuk pelaksanaan transhipment di dalam negri kecuali ada perubahan peraturan). 2.6 Air way Bill (AwB) Air way Bill adalah dokumen yang dibuat atas perjanjian antara shipper atau cargo agent dengan airlines yang merupakan bukti kontrak kerjasama untuk pengangkutan barang melalui udara melalui rute yang dilewati airlines tersebut. Fungsi utama dari Air way Bill antara lain : Kontrak Carriage Di balik setiap asli dari Air Waybill adalah kondisi kontrak untuk pengangkutan . Bukti Penerimaan Barang Ketika pengirim memberikan barang untuk diteruskan , ia akan mendapatkan tanda terima . Penerimaan adalah bukti bahwa pengiriman itu diserahkan dalam keadaan baik dan kondisi dan juga bahwa instruksi pengiriman , sebagaimana tercantum dalam Surat Pengirim Instruksi , dapat diterima . Setelah selesai , salinan asli dari air waybill diberikan kepada pengirim sebagai bukti penerimaan barang dan sebagai bukti kontrak pengangkutan Bill angkutan Air waybill dapat digunakan sebagai tagihan atau invoice bersama-sama dengan dokumen pendukung karena dapat menunjukkan biaya yang harus dibayar oleh penerima barang , biaya karena agen atau carrier. Sebuah salinan asli dari air waybill digunakan untuk akuntansi pengangkut . Sertifikat Asuransi Airwaybill udara juga dapat berfungsi sebagai bukti jika operator berada dalam posisi untuk memastikan pengiriman dan diminta untuk melakukannya oleh pengirim . ×. Deklarasi pabean Meskipun pihak pabean membutuhkan berbagai dokumen seperti faktur komersial, packing list, dan lain-lain, air waybill juga merupakan bukti dari jumlah barang ditagih untuk barang bawaan dan mungkin diperlukan untuk disajikan untuk bea cukai. 2.7 Certificate of Origin (COO) Certificate Of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA) merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir (seller) dan disertakan pada saat mengirim / mengekspor barang ke suatu negara tertentu dimana negara penerima barang tersebut telah menyepakati suatu perjanjian untuk memberikan suatu kemudahan bagi barang dari negara asal (origin) untuk memasuki negara tujuan tersebut. Berikut adalah contoh dari COO : Manfaat COO / SKA : Untuk mendapatkan preferensi berupa penurunan atau pembebasan tarif bea masuk ke suatu atau kelompok negara. Sebagai dokumen atau tiket masuk komoditi ekspor Indonesia ke negara tujuan ekspor. Untuk mengetahui atau menetapkan negara asal barang (country of origin) suatu barang ekspor. Untuk memenuhi persyaratan pencairan Letter of Credit (L/C) terhadap pembiayaan ekspor yang menggunakan L/C. Sebagai salah satu alat untuk pelacakan jika terjadi tuduhan dumping Untuk keperluan data statistik perdagangan ekspor impor. BAB III PENUTUP 1. Kesimpulan Jadi kegiatan-kegiatan tersebut harus dilakukan secara berurutan mulai dari langkah awal hingga langkah terakhir dalam rangka menyelesaikan suatu proses pekerjaan. Dan dalam melakukan kegiatan ekspor ada beberapa kepengurusan dokumen penting diantaranya adalah Shipping Instruction (S/I), Invoice, Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Air way Bill (AwB), Certificate Of Origin (COO). 2. Saran a. Saran untuk praktikum Agar kedepannya lebih baik lagi, dan mudah-mudahan makin santuy wkwkwk. b. Saran untuk Aslab Sudah baik, agar tetap sabar menghadapi kami yang amatir. DAFTAR PUSTAKA Khodim. 2009. Shipping Instruction. Tersedia http://www.exim.web.id/2009/02/shipping-instruction-si.html. : Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019 Achun. 2008. Invoice (Fraktur). Tersedia : https://zulidamel.wordpress.com/2008/03/06/invoicefaktur-penjualan. Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019 Khodim. 2009. Packing List. Tersedia : http://www.exim.web.id/2009/02/packing-list.html. Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019 Khodim. 2009. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB). Tersedia : http://www.exim.web.id/2009/04/pemberitahuan-ekspor-barang-peb.html. Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019 Cargo, Transway. 2011. Apa Itu B/L (Bill of Lading)?. Tersedia : https://pttci.wordpress.com/2011/10/27/apa-itu-bl-bill-of-lading/ Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019 JMT. 2014. Airway Bill. Tersedia : https://jakartamultitransport.wordpress.com/2014/03/31/airway-bill/ Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019 Tutorial. 2014. Mengenal Dokumen Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA). Tersedia : http://eksporimpor.co/tutorial/mengenal- dokumen-certificate-of-origin- coo-atau-surat-keterangan-asal-ska.html. Diakses terakhir tanggal 23 Oktober 2019
