BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1. Gambaran Umum PT. AJ Sequislife 3.1.1. Sejarah Singkat PT. AJ Sequislife adalah salah satu bentuk perusahaan yang bergerak di bidang penjualan jasa asuransi yang berada di Bandar Lampung tepat nya di jalan Hasanudin kecamatan Teluk Betung Selatan. Perusahaan ini berdiri tahun 1996 dengan awal mulanya perusahaan ini hanya sedikit nasabah yang mengunakan jasa asuransi, tetapi semakin berjalannya waktu membuat masyarakat semakin ingin menggunakan jasa asuransi. Namun sayangnya hingga saat ini perusahaan belum memanfaatkan teknologi informasi dan memaksimalkan fungsi komputer. Data-data yang menumpuk membuat perusahaan ini masih menggunakan sistem manual dan bisa di katakan kurang efisien melihat kenyataaan transaksi yang terjadi relative besar jumlahnya, kondisi ini apabila akan membuat perusahaan membuang waktu yang cukup banyak bila ingin menghasilkan laporan persediaan dalam waktu singkat. 3.1.2 Visi dan Misi PT. AJ Sequislife A. Visi Mengembangkan bisnis secara berkelanjutan di Bandar Lampung yang berfokus pada kepuasan Nasabah dan keunggulan operasional,dan Lampung. B. Misi menjadi perusahaan terbaik seluruh Bandar a. Menyediakan penjualan jasa yang terbaik dan mengeluarkan produk asuransi yang terbaru. b. Meningkatkan pelayanan untuk menciptakan loyatitas terhadap konsumen. 3.1.3. Struktur Organisasi PT. AJ Sequislife DIREKTUR MANAGER OPERASIONAL ADMIN INSURANCE COUNSELOR Gambar 3.1.3. Stuktur Organisasi PT. AJ Sequislife Berikut ini uraian pekerjaan dari masing-masing bagian atau jabatan yang tedapat pada PT. AJ Sequislife : 1. Pimpinan Pimpinan dalam perusahaan ini adalah pemilik dari perusahaan yang memiliki kewenangan untuk membuat kebijakan dalam perusahaan.Pimpinan juga berwenang untuk melakukan pengawasan terhadap karyawan. 2. Bagian Manager Opersional Bagian Manager Opersional memiliki tugas untuk mengontrol segala kegiatan penjualan perusahaan. 3. Bagian Admin Bagian Admin memiliki tugas untuk mengelola jumlah pembeliaan oleh nasabah. 3. Insurance Counselor Bagian Insurance Counselor memiliki tugas untuk menawarkan penjualan produk kepada calon nasabah. 3.1.4. Data – Data Yang Digunakan Untuk Pemecahan Masalah Adapun data yang digunakan untuk pemecahan masalah dalam laporan tugas akhir ini yaitu : Data-data nasabah . 3.2. Analisis Sistem Menurut Jogiyanto (2005) Analisis sistem dapat didiefiniskan sebagai berikut adalah: “Analisis sistem adalah penguraian dari satu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”. Analisis sistem yang akan dibahas pada bab ini yaitu : Analisis sistem berjalan, yaitu analisis yang dilakukan untuk menentukan alur kerja dari sistem yang sedang berjalan untuk dapat mengidentifikasikan masalah – masalah apa saja yang terdapat dalam sistem tersebut. 1. Analisis kebutuhan sistem, yaitu analisis terhadap kebutuhan fungsional dan non fungsional apa saja yang dibutuhkan oleh user terhadap sistem yang akan dirancang. 2. Analisis kelayakan sistem, yaitu analisis yang dilakukan untuk mengukur kelayakan sistem yang dirancang terhadap sistem yang berjalan. 2.2.1. Analisis Sistem Yang Berjalan Berdasarkan pengamatan dan observasi yang dilakukan oleh penulis, berikut ini adalah alur kerja proses penjualan yang saat ini berjalan pada PT. AJ Sequislife : 1. Proses Pengarsip dimulai ketika nasabah memberikan kan data foto kopi ktp dan Surat Permintaan Asuransi(SPA) ke bagian admin. 2. Lalu admin menyimpan foto kopi ktp dan Surat Permintaan Asuransi(SPA) untuk diarsipkan. 3. Apabila sudah satu bulan pimpinan menerima laporan data nasabah dan sewaktu-waktu pimpinan dapat meminta data foto kopi ktp dan Surat Permintaan Asuransi(SPA) nasabah yang di inginkan. 4. 3.2.1.1.Bagan Alir Dokumen yang Berjalan Prosedur Sistem Pengarsipan Pada PT. AJ Sequislife dapat dilihat pada gambar 3.2 berikut ini : Keterangan : - Dokumen = foto kopi ktp dan Surat Permintaan Asuransi(SPA) Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Pengarsipan pada PT. AJ Sequislife 3.2.1.2.Bagan Alir Dokumen yang diajukan Prosedur Sistem Pengarsipan Pada PT. AJ Sequislife dapat dilihat pada gambar 3.3 berikut ini : Keterangan : - Dokumen = foto kopi ktp dan Surat Permintaan Asuransi(SPA) Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Pengarsipan pada PT. AJ Sequislife 3.2.1.2.Keterangan Gambar 1. Nasabah Orang yang mengajukan permintaan asuransi. 2. Bagian Admin Mengarsipkan Dokumen dan membuat laporan data nasabah 3. Pimpinan 3.2.2. Solusi Pemecahan Masalah Solusi yang penulis ajukan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh PT. AJ Sequislife adalah dengan membentuk sebuah sistem yang disebut Pengarsipan data nasabah . Pengarsipan data nasabah dapat diartikan sebagai alat untuk mendokumentasikan dokumen dan data nasabah, mencaetak dokumen dan data nasabah.Dengan sistem ini dapat mempermudah dalam penyimpanan dokumen dan data nasabah, pencarian dokumen dan data nasabah dan mencetak penyimpanan dokumen dan laporan data nasabah. 3.2.3. Analisis Kebutuhan Sistem Setelah penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan selanjutnya penulis melakukan analisis kebutuhan sistem sebagai solusi masalah tersebut. Kebutuhan sistem dibagi menjadi dua bagian, bagian pertama adalah kebutuhan fungsional yaitu aktivitas dan service yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah kebutuhan non fungsional yaitu fitur – fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih baik. A. Kebutuhan Fungsional Berikut ini adalah kebutuhan fungsional dari sistem pengarsipan data nasabah pada PT. AJ Sequislife : 1) Sistem dapat menyajikan sistem login untuk keamanan dimana hanya user yang terdaftar yang bisa menggunakan sistem. 2) Sistem dapat membuat pengaturan penyimpanan data arsip yang terdiri dari data nasabah, data dokuman dan data user. 3) Sistem dapat membuat fitur untuk mencetak laporan data nasabah dan dokumen nasabah. B. Kebutuhan Non Fungsional Berikut ini adalah kebutuhan non fungsional dari sistem Point of Sale pada PT. AJ Sequislife : 1) Perangkat keras Minimum yang digunakan a) Processor Intel Pentium Inside 233 MHz atau yang lebih tinggi b) RAM 64 MB untuk edisi enterprise c) Hard disk minimal size yang kosong sebesar 500 MB 2) Perangkat lunak a) Netbeans IDE 7.2 b) SQLyog enterprise Versi 7.14 c) appserv-win32-2.5.8 3.2.4. Analisis Sistem Usulan Berdasarkan analisa yang didapat dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, penulis bermaksud mengusulkan sebuah sistem untuk mempermudah pengolahan arsip nasabah. Pada pengembangannya penulis melakukan studi kasus pada bagian admin PT. AJ Sequislife . Usulan sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1) Pengolahan data arsip nasabah Alur kerja sistem yang yang diusulkan pada bagian nasabah akan menyerahkan dokumen nasabah dan bagian admin akan menginputkan data nasabah, menscan dokumen tersebut dan menginputkan hasil scan ke dalam data arsip nasabah ke sistem kemudian sistem akan mengolah data–data tersebut menjadi laporan data nasabah dan dokumen digital yang dapat dilihat dan dicetak secara otomatis dari sistem. 3.2.5. Analisis Kelayakan Sistem Kelayakan sistem akan di analisis dengan menggunakan analisis PIECES yaitu analisis terhadap : performance (kinerja), information (informasi), economy (ekonomi), control (kontrol), eficiency (efisiensi), service (pelayanan). Tabel 3.1. Tabel analisis kelayakan sistem Jenis Analisis Sistem yang berjalan Performance 1. Data berupa ktp ditulis 1. Data (kinerja) Sistem yang diajukan berupa secara manual kedalam kedalam buku membutuhkan , membutuhkan ktp form diketik nasabah, waktu waktu pemrosesan yang pemrosesan yang sebentar sebentar dan hasil yang dan hasil yang memuaskan. tidak memuaskan. 2. Penyimpanan 2. Penyimpanan berkas tidak berkas terlalu sulit karena hanya menyulitkan karna harus menscen mengambil menginput ke sistem folder berdasarkan bulan berkas dan di lemari Information Informasi yang didapat Informasi (informasi) sulit karena menggunakan sistem harus folder didapat karena membongkar untuk mudah terkomputerisasi dicari dan mencari informasi yang didapat lebih data nasabah lama. Dan akurat karena tidak rusak informasi yang didapat walaupun tersimpan lama. terkadang tidak akurat karena sering terjadi kerusakan pada berkas yang sudah lama. Economy Penyimpanan (ekonomi) yang lama Sistem Penyimpanan Sistem yang membutuh baru menggunakan database kan banyak folder untuk di menyimpan walaupun berkas nasabah serta membutukan buku untuk komputer mahal sehingga hanya mengeluarkan biaya sekali saja. mencatat data nasabah dan menyidiakan lemari khusus untuk menyimpan data nasabah sehingga biaya selalu bertambah .. Control (kontrol) 1. Semua bagian dapat mengambil berkas arsipnasabah. 2. Admin dengan akses login sehingga hanya admin yang dapat sulit mengontrol data yang dibutuhkan 1. Hak akses dapat dibatasi karena meng akses data. 2. Admin mudah mengontrol data yang dibutuhkan karena berkas yang disimpan berkas terlalu banyak. databases. Eficiency Berkas (efisiensi) disimpan banyak yang terlalu sehingga Berkas databases. disimpan dalam disimpan dalam membutuhkan tempat penyimpanan yang besar. Service Sistem menyulitkan (pelayanan) admin karena jarak dari karena hanya menggunakan tempat satu komputer. penyimpanan Sistem mudah digunakan berkas dan tempat admin berbeda ruangan. 1.3. Perancangan Sistem Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. AJ Sequislife maka penulis telah menyimpulkan beberapa masalah dan kemudian membuat solusi atas permasalahan tersebut dalam sebuah sistem yang telah dikembangkan dari sistem yang lama. Rancangan sistem tersebut akan digambarkan dalam Unified Modelling Language (UML), relasi antar tabel, dan user interface. 3.3.1. Unified Modelling Language (UML) 3.3.1.1. Use Case Diagaram Use Case Diagram merupakan pemodelan untuk mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Gambar 3.3. Use Case Diagram 2.3.1.2. Clas Diagaram Class diagram merupakan gambaran dari stuktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Gambar 3.4. Clas Diagram 2.3.1.3. Aktivity Diagram Activity Diagram adalah diagram aktivitas yang menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. Gambar 3.5. Aktivity Diagram user Gambar 3.6. Aktiviy Diagram Pimpinan 2.3.1.4. Squence Diagram Sequence Diagram menggambarkan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Gambar 3.7. Sequence Diagram Login Gambar 3.8. Sequence Diagram Data Nasabah Gambar 3.9. Sequence Diagram Data Berkas Gambar 3.10. Sequence Diagram Lihat Nasabah Gambar 3.11. Sequence Diagram Lihat Berkas Gambar 3.12. Sequence Lihat Data Nasabah Pimpinan Gambar 3.13. Sequence Lihat Berkas Pimpinan 3.3.3. Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel merupakan model basis data yang mudah untuk diterapkan karena karena model basis data ini menunjukan suatu cara untuk mekanisme yang digunakan untuk mengelola data secara fisik dalam memori sekunder yang akan berhubungan dengan pengelompokkan data dan membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang akan dirancang. Adapun relasi yang terdapat dalam Sistem Pengarsipan data nasabah yang akan dirancang dapat kita lihat pada gambar 3.4. berikut ini: Gambar 3.4. Relasi Antar Tabel Sistem Sistem Pengarsipan data nasabah pada PT. AJ Sequislife 2.4. Spesifikasi Data Spesifikasi Data dalam Sistem Sistem Pengarsipan data nasabah pada PT. AJ Sequislife dapat dilihat pada tabel-tabel berikut ini : 1. Tabel Barang File Name : Tbl_Nasabah Primary Key : Id_nasabah Foreign Key : - Media : Harddisk Attribut : (id_nasabah, Nama,tanggal_lahir,alamat, Status_perkawinan) Pekerjaan, Tabel 3.1 Tabel Barang No Field Name Type Size Description 1 Id_nasabah Char 20 Id nasabah 2 Nama Varchar 30 Nama Nasabah 3 Tanggal_lahir Date Tanggal Lahir 4 Alamat Varchar 100 Alamat 5 Pekerjaan Varchar 50 Pekerjaan 6 Status_perkawinan Varchar 30 Status perkawinan 2. Tabel User File Name : Tbl_User Primary Key : Id_User Foreign Key : - Media : Harddisk Attribut : (Id_User,Nama,Password) Tabel 3.2 Tabel Nasabah No Field Name Type Size Description 1 Id_User Char 15 Id_User 2 Nama Varchar 30 Nama User 3 Password Varchar 20 Password 3. Tabel Berkas Nasabah File Name : Tb_ Berkas_Nasabah Primary Key : Kode_Berkas Foreign Key : Id_User Foreign Key : Id_Nasabah Media : Harddisk Attribut : (Kode_Berkas,Id_User,Id_Nasabah,Berkas) Tabel 3.3 Tabel Penjualan Master No Field Name Type Size Description 1 Kode_berkas Char 20 Kode berkas 2 Id_User Char 15 Id User 3 Id_Nasabah Char 20 Id Nasabah 4 Berkas Varchar 100 Berkas 1.5. Rancangan Program 1.5.1. Rancangan Form Login Form Login Merupakan tampilan awal untuk masuk kemenu utama, dengan meninputkan nama dan password, maka user dapat mengakses program Sistem Pengarsipan data nasabah. Apabila password salah maka user tidak dapat mengakses program aplikasi Sistem Pengarsipan data nasabah. Form Login dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.8. Rancangan Form Login 1.5.2. Rancangan Form Utama Form Utama merupakan halaman utama yang terdiri dari Login, nasabah, User,Berkas, Laporan data nasabah, Cetak nasabah. Form Menu Utama dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.9. Rancangan Form Utama 1.5.3. Rancangan Form Data User Form Data User merupakan form yang berisikan tentang data user. Form ini digunakan ketika akan menambah, mengubah, dan menghapus data user. Adapun data yang terdapat dalam Form Data User adalah Id User, Nama User, dan Password. Form Data User dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.10. Rancangan Form Data User 1.5.4. Rancangan Form Data Nasabah Form Data Nasabah merupakan form yang berisikan tentang data Nasabah. Form ini digunakan ketika akan menambah, mengubah, dan menghapus data Nasabah. Adapun data yang terdapat dalam Form Data Nasabah adalah Id Nasabah, Nama Tanggal lahir , Alamat,Pekerjaan, Status perkawinan. Form Data Nasabah dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.12. Rancangan Form Data Nasabah 1.5.5. Rancangan Form Data Berkas Form Data Berkas merupakan form yang berisikan tentang data Nasabah. Form ini digunakan ketika akan menambah, mengubah, dan menghapus data Nasabah. Adapun data yang terdapat dalam Form Data Berkas adalah Kode Berkas, Id_User,Id_Nasabah,Berkas. Form Data Berkas dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.12. Rancangan Form Data Berkas 1.5.6. Rancangan Form Data Cetak Laporan Data Nasabah Form Cetak Laporan Pembayaran dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.19. Rancangan Form Cetak Laporan Pembayaran 1.5.7. Rancangan Output Laporan Data Nasabah, Berkas Nasabah. 1.5.7.1. Rancangan Output Laporan Data Nasabah Do Penjualan dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.20. Rancangan Output Do Penjualan 1.5.7.2. Rancangan Output Berkas Nasabah Laporan Pembayaran dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 3.26. Rancangan Output Pembayaran
