KERANGKA ACUAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL POLA KETENAGAAN DI PUSKESMAS BATIPUH II TAHUN 2019 I. Pendahuluan: Puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat perlu dimonitor dan dievaluasi agar dapat memberikan pelayanan yang optimal bagi masyarakat baik dalam pelayanan kesehatan perseorangan maupun pelayanan kesehatan masyarakat. Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja tahunan. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi dilakukan analisis dan upaya perbaikan yang berkesinambungan, sehingga proses pelayanan akan menjadi lebih baik. II. Latar Belakang Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas berdasarkan standar/kriteria/target yang ditetapkan. Agar pelaksanaan audit internal dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka disusun rencana program audit. Sumber daya manusia ( SDM ) merupakan salah satu penentu kualitas di Puskesmas baik tenaga medis maupun non medis, kualitas dan kuantitas SDM Puskesmas mempunyai peran penting dalam meningkatkan mutu kualitas pelayanan yang ada di Puskesmas, untuk itu perlu dilakukan penyusunan pola ketenagaan di Puskesmas. III. Tujuan audit: a. Tujuan Umum: Melakukan penilaian terhadap pola ketenaagan Petugas Puskesmas Batipuh II b. Tujuan Khusus: 1. Melakukan penilaian terhadap kesesuaian pola ketenagaan dan monitoring, evaluas pegawai di Puskesmas Batipuh II terhadap standar akreditasi. IV. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan: a. Lingkup audit Tata Usaha/Kepegawaian b. Kegiatan Audit dan Rincian Kegiatan: 1. Melakukan audit terhadap pola ketenagaan pegawai di Puskesmas Batipuh II V. Cara melakukan kegiatan: a. Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit internal: 1. Standar Akreditasi Puskesmas EP 2.2.1, 2.2.2 b. Metoda untuk melakukan audit internal: Wawancara, dan melihat dokumen bukti pelaksanaan, Telusur c. Instrumen Audit: (terlampir) VI. Sasaran (Objek) audit: Terlaksananya audit terhadap pola ketenagaan pegawai di Puskesmas Batipuh II Jadual dan alokasi waktu : VII. a. Audit Pertama : 08 Maret 2019 b. Audit Kedua VIII. :08 Agustus 2019 Evaluasi pelaksanaan Kegiatan Evaluasi pelaksanaan kegiatan audit dilakukan untuk menilai apakah pelaksanaan audit sesuai dengan jadwal yang sudah disusun. Jika terjadi ketidak sesuaian dalam pelaksanaan kegiatan audit dilaporkan kepada ketua tim audit untuk dibahas bersama dalam tim audit internal IX. Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan Auditor internal harus mencatat/mendokumentasikan keseluruhan proses kegiatan audit internal, dan melaporkan hasil temuan audit, hasil analisis, dan rencana tindak lanjut yang disepakati bersama dengan auditee. Keseluruhan kegiatan audit internal harus dievaluasi sebagai dasar untuk melakukan perbaikan dalam melaksanakan audit. No Audit Status Revisi Tgl berlaku Halaman : : : : JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUN : 2019 Unit Yang diaudit Tata Usaha/ Kepegawaian Jan Feb Mar v Apr Mei Juni Juli Agus v Sept Okt Nov Des RENCANA AUDIT N o Unit 1 Tata Usaha/ Kepega waian Tujuan Kepala dan Staff Puskesmas Auditor Drg Rahmah Ermia Z Ilfida N Mayta S Kegiatan/Proses yang diaudit Pola ketenagaan di Puskesmas Batipuh II Standar/Kriteria yang digunakan Standar Akreditasi puskesmas 2.2.1, 2.2.2 Metode Wawancara, periksa dokumen Telusur Instrumen Instrumen Akreditasi Tanggal Audit I Tanggal Audit II 08 Maret 2019 08 Agustus 2019 INSTRUMEN AUDIT No 1 Kriteria Audit Standar akreditasi puskesmas Daftar Pertanyaan Fakta Lapangan Temuan Audit Apakah Kepala Puskesmas sudah memenuhi kompe- Ya tensi sesuai persyaratan perundangan? Kepala Puskesmas tamatan S1 Kedokteran. Apakah ada kejelasan uraian tugas Kepala Pusk- Ada esmas? Sudah ada uraian tugas Apakah sudah dilakukan analisis kebutuhan tenaga Sudah sesuai dengan kebutuhan dan pelayanan yang disediakan? Sudah ada analisis kebutuhan jabatan Apakah sudah ditetapkan persyaratan kompetensi Sudah untuk tiap-tiap jenis tenaga yang dibutuhkan? Sudah ada ketetapan persyaratan kompetensi untuk tiap-tiap tenaga Apakah sudah dilakukan upaya untuk pemenuhan Belum kebutuhan tenaga sesuai dengan yang dipersyaratkan? Ada pegawai yang belum memenuhi persyaratan kompetensi dengan mengikuti pelatihan teknis Apakah sudah ada kejelasan uraian tugas untuk se- Sudah tiap tenaga yang bekerja di Puskesmas? Sudah ada ditemukan kejelasan uraian tugas untuk setiap tenaga yang bekerja di Puskesmas Apakah persyaratan perijinan untuk tenaga medis, Tidak keperawatan, dan tenaga kesehatan yang lain di- lengkap penuhi Dokumen SIP, STR belum lengkap 2.2.1 2 Standar akreditasi puskesmas 2.2.2 Rekomendasi Audit FORM RINGKASAN HASIL AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT No Uraian Ketidaksesuaian Bukti bukti Objektif Ketidak sesuaian terhadap standar Standar / Kriteria yang digunakan Analisis Tindakan perbaikan Tindakan pencegahan Target Waktu penyelesaian 1 Dokumen SIP, STR belum lengkap Dokumen SIP, STR belum lengkap Dokumen SIP, STR belum dilengkapi 2.3.4 Masih ada pegawai yang belum mengumpulkan Persyaratan kompetensi Pegawai segera melengkapi dokumen STR dan SIP yang terbaru Sosialisasi persyaratan kompetensi dan kelengkapan dokumennya kepada pegawai 1 bulan 2. Ada pegawai yang belum memenuhi persyaratan kompetensi dengan mengikuti pelatihan teknis Dokumen persyaratan kompetensi belum lengkap Dokumen bukti pelatihan teknis untuk memenuhi persyaratan kompetensi belum ada 2.3.4 Belum ada rencana pengembangan kompetensi pegawai FORM TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT Proses Kepala Tata Usaha Kriteria Audit Standar Akreditasi puskesmas 2.2.1, 2.2.2 UNIT : Kepegawaian Bagian I : Detail ketidak sesuaian Uraian Ketidaksesuaian Bukti-bukti Objektif Metode Audit Dokumen SIP, STR belum lengkap Dokumen SIP, STR belum lengkap Wawancara, periksa dokumen Telusur Ada pegawai yang belum memenuhi persyaratan Dokumen persyaratan kompetensi belum lengkap kompetensi dengan mengikuti pelatihan teknis Bagian II Rencana Tindak Lanjut dari analisis akar permasalahan Analisis akar permasalahan : Masih ada pegawai yang belum mengumpulkan persyaratan kompetensi. Tindakan perbaikan : Pegawai segera melengkapi dokumen STR dan SIP yang terbaru Tindakan pencegahan : Sosialisasi persyaratan kompetensi dan kelengkapan dokumennya kepada pegawai Unit kerja : Kepegawaian Auditor Tanggal : 08 Maret 2019 Bagian III : Verifikasi auditor mengenai tindak lanjut Audit RENCANA TINDAK LANJUT WORSHOP AUDIT INTERNAL DAN TINJAUAN MANAJEMEN No Kegiatan Sasaran Tanggal Kegiatan Penanggung Jawab 1 Sosialisasi Audit Internal Seluruh staf puskesmas Sabtu, 12 Juli 2019 Ketua Tim Mutu 2 Merevisi SK Tim Audit Internal Tim Audit Sabtu, 12 Juli 2019 Ketua Tim Mutu 3 Membuat KAK audit Internal Tim Audit Senin, 15 Juli 2019 Ketua Tim Mutu 4 Pelaksanaan Audit Internal Pendaftaran Rabu, 17 Juli 2017 Tim audit 5 Pelaporan hasil audit internal ke Tim Mutu Tim Audit Rabu, 24 Juli 2017 Tim audit 6 Rapat Tinjauan Manajemen Ka UPT, Tim Mutu, Tim Audit Sabtu, 27 Juli 2017 Tim mutu Dana Dana BOK Dana BOK
