Contoh Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan

CONTOH
Manual Sistem
Akuntansi dan Keuangan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
DAFTAR ISI
Bab
BAGIAN :
Bab
Bagian
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN
1. Profil Organisasi
2. Tujuan, Struktur, Revisi Manual
2. STRUKTUR
1. Bagan Organisasi Yayasan
2. Uraian Tugas
3. PROSEDUR
1. Pemetaan Prosedur
2. Prosedur Penerimaan Melalui Kas
3. Prosedur Penerimaan Melalui Bank
4. Prosedur Pengelolaan Uang Muka
5. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa
6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
9. Prosedur Pelaporan Akuntansi
4. FORMULIR
1. Daftar Formulir
2. Contoh Formulir
Bagian
Hal
1
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
PENDAHULUAN
Profil Organisasi
Bab
Bagian
Hal
1
1
1
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
PENDAHULUAN
Bab
Bagian
Hal
1
2
1
Tujuan, Struktur dan Revisi Manual
TUJUAN MANUAL
Sistem ini dirancang untuk menjadi sumber referensi dalam melakukan pengelolaan keuangan Yayasan.
Sistem akuntansi dan keuangan ini juga diharapkan dapat menjadi acuan dalam menghasilkan informasi
keuangan dan akuntansi yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan dapat diandalkan, sehingga dapat
digunakan dalam pengambilan keputusan pihak manajemen Yayasan.
Sistem ini mulai berlaku setelah mendapatkan pengesahan dari Direktur Eksekutif Yayasan.
STRUKTUR MANUAL
Struktur manual Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :
Daftar Isi
BAB 1
Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang profil organisasi sebagai latar belakang pemahaman
manual. Di dalam bab ini juga menjelaskan tujuan dan struktur/sistematika penyajian
manual.
BAB 2
Struktur
Bab ini berisi bagan organisasi Yayasan secara utuh. Di dalam bab ini juga terdapat uraian
tugas dari bagian keuangan Yayasan , yang merupakan rangkuman kegiatan dari setiap
prosedur.
BAB 3
Prosedur
Bab ini berisi pemetaan prosedur secara utuh, dan prosedur-prosedur sistem akuntansi
dan keuangan yang disusun secara berurutan. Dalam setiap prosedur terdiri dari :
• Kebijakan Prosedur
• Flowchart Prosedur
• Naratif Prosedur
BAB 4
Formulir
Bab ini berisi daftar formulir yang digunakan pada tiap-tiap prosedur dan contohcontohnya.
REVISI MANUAL
Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini disusun sedemikian rupa untuk mempermudah pengkajianpengkajian dan perubahan-perubahan selanjutnya.
Tiap bab dan bagian diberi nomor halaman secara terpisah, sehingga perubahan bisa dilakukan pada satu
bab atau bagian, tanpa harus mengubah nomor halaman bab atau bagian lainnya.
Untuk penambahan, perubahan atau penghilangan halaman, maka halaman sebelumnya atau yang telah
mengalami perubahan akan ditempatkan pada bagian akhir manual ini selama dua tahun sebelum
dihancurkan.
Disarankan untuk melakukan pengkajian manual ini setelah 6 (enam) bulan pertama sejak diberlakukannya
sistem akuntansi dan keuangan ini untuk memastikan relevansinya. Selanjutnya diharapkan manual sistem
akuntansi dan keuangan ini dikaji ulang setiap tahunnya.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
STRUKTUR
Bab
Bagian
Hal
2
1
1
Bagan Organisasi Yayasan
Struktur organisasi secara umum adalah sebagai berikut :
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Bab
Bagian
Hal
2
2
1
Uraian Tugas
Direktur Eksekutif
Prosedur
Uraian tugas
Penerimaan Dana Melalui kas
•
Menandatangani Bukti Penerimaan
Penerimaan Dama Melalui Bank
•
•
Menerima konfirmasi penerimaan dana
Menandatangani Bukti Penerimaan dan Surat Konfirmasi Penerimaan
Dana kemudian mengirimkan kepada Donatur / Kontributor
•
•
Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang
sesuai dengan anggaran
Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana
Pengadaan Barang / Jasa
•
Melakukan otorisasi Permohonan Pengadaan Barang / Jasa
Pengelolaan Kas Kecil
•
Melakukan review Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil
•
Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir Permohonan
Dana
Melakukan review kesesuaian cek dengan Permohonan dana untuk
kemudian di tanda tangani
Pengelolaan Uang Muka
Pengeluaran Melalui Bank
•
•
Penyajian Informasi Keuangan
•
•
Pelaporan Akuntansi
•
•
•
Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan
Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status
Anggaran
Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana,
Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran kepada
pengguna Informasi Keuangan
Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan
Jurnal Koreksi
Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi
Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan
Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan
Laporan Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada
Pengguna Laporan Keuangan
Manajer Umum
Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif
Prosedur
Uraian tugas
•
Pengadaan Barang / Jasa
•
•
Melakukan review dan memberikan paraf Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa
Memberikan Permohonan Pengadaan Barang/Jasa yang ditolak
kepada Pemohon
Melakukan pemilihan Supplier, menyusun Berita Acara Pemilihan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Bab
Bagian
Hal
2
2
2
Uraian Tugas
Manajer Keuangan
Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif
Prosedur
Penerimaan Dana Melalui kas
Uraian tugas
•
•
•
Penerimaan Dama Melalui Bank
•
•
•
•
•
Pengelolaan Uang Muka
•
•
•
•
Pengadaan Barang / Jasa
•
•
•
•
•
•
•
Pengelolaan Kas Kecil
•
•
•
•
•
Pengeluaran Melalui Bank
•
•
•
Menerbitkan Bukti Penerimaan
Memberikan Bukti Penerimaan lembar pertama kepada
Donatur/Kontributor dan mencatat penerimaan ke Buku Kas
Menyetorkan dana ke Bank dan mencatat pengeluaran ke Buku Kas
dan penerimaan ke Buku Bank
Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait
Menerbitkan Bukti Penerimaan, Surat Konfirmasi Penerimaan Dana
dan mencatat penerimaan ke Buku Bank
Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice berdasarkan tanggal
Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran
Memberikan kembali Permohonan Uang Muka kepada Pengguna
Dana apabila tidak sesuai dengan anggaran
Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank
kepada Pengguna Dana
Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan
Kelengkapan Dokumen Pendukung, apabila tidak sesuai akan
dikembalikan kepada pengguna dana untuk diperbaiki
Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa
dengan Anggaran, apabila tidak sesuai dengan Anggaran maka
diberikan kepada Manajer Umum
Melakukan otorisasi, apabila Permohonan Pengadaan Barang/Jasa
sesuai dengan anggaran
Menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga/Curriculum Vitae
apabila Pengeluaran lebih dari Rp.5.000.000
Melakukan pembayaran Barang/Jasa
Melakukan pencatatan atas Barang/Jasa dan memberikan Barang
kepada pengguna
Mengarsip Tanda Terima Barang/Kontrak Jasa berdasarkan tanggal
Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas Kecil
Menyusun Formulir Permohonan Dana
Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas kecil ke dalam
Buku Kas
Melakukan review kesesuaian Formulir Permohonan Dana dengan
Anggaran
Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas Keluar untuk Formulir
Permohonan Dana yang disetujui
Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas
Melakukan review Formulir Permohonan Dana dengan anggaran dan
ketersediaan dana
Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak disetujui kepada
Pemohon
Menyiapkan Cek
Menandatangani Cek dan mencairkan dana
Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan mencatat pengeluaran ke Buku
Bank
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Bab
Bagian
Hal
2
2
3
Uraian Tugas
Manajer Keuangan
Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif
Prosedur
Uraian tugas
•
Penyajian Informasi Keuangan
•
•
•
•
•
Pelaporan Akuntansi
•
•
•
Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana
ke Catatan Transaksi Harian
Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank
Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan
Status Dana, Laporan Status Anggaran
Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar
Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan
Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank
dan Jurnal Koreksi
Menyusun Draft Laporan Keuangan
Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana,
Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan
Keuangan dan menyusun Jurnal Koreksi
Menyusun Laporan Keuangan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
BAGIAN :
Pemetaan Prosedur
Berikut ini merupakan pemetaan prosedur yang terdapat pada Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan:
Bab
Bagian
Hal
3
1
1
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
2
1
BAGIAN :
Prosedur Penerimaan Melalui Kas
•
Kebijakan Prosedur
a.
b.
c.
d.
Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan .
Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan.
Setiap penerimaan dana melalui kas harus segera disetorkan ke bank, paling lambat 1 (satu) hari kerja berikutnya.
Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
2
3
BAGIAN :
Prosedur Penerimaan Melalui Kas
DONATUR/KONTRIBUTOR
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Memberikan dana secara tunai
2. Menerbitkan Bukti Penerimaan
3 Menandatangani Bukti Penerimaan
4 Memberikan Bukti Penerimaan lembar pertama
kepada Donatur/Kontributor dan mencatat
penerimaan ke Buku Kas
5. Menyetorkan dana ke Bank dan mencatat
pengeluaran ke Buku Kas dan penerimaan ke Buku
Bank
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
3
1
BAGIAN :
Prosedur Penerimaan Melalui Bank
•
Kebijakan Prosedur
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan.
Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan.
Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.
Rekening bank akan dibuka pada bank yang telah disepakati bersama dalam rapat pengurus.
Rekening bank akan dibuka untuk setiap lembaga donor secara terpisah, apabila dana dari lembaga donor tersebut lebih dari Rp 50.000.000 dan digunakan
untuk kegiatan jangka panjang (lebih dari 1 (satu) tahun).
Dana dari lembaga donor untuk kegiatan jangka pendek dan kurang dari Rp. 50.000.000 maka rekening banknya akan digabung dengan dana dari
lembaga donor yang sejenis. Kecuali lembaga donor yang bersangkutan mensyaratkan khusus.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
3
3
BAGIAN :
Prosedur Penerimaan Melalui Bank
DONATUR/KONTRIBUTOR
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Memberikan dana melalui bank
2. Menerima konfirmasi penerimaan dana
3 Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari
bank terkait
4 Menerbitkan Bukti Penerimaan, Surat Konfirmasi
Penerimaan Dana dan mencatat penerimaan ke
Buku Bank
5. Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice
berdasarkan tanggal
6. Menandatangani Bukti Penerimaan dan Surat
Konfirmasi Penerimaan Dana kemudian mengirimkan
kepada Donatur / Kontributor
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
4
1
BAGIAN :
Pengelolaan Uang Muka
•
Kebijakan Prosedur
a. Pemohon uang muka adalah Manajer Umum dan Koordinator Program.
b. Permohonan uang muka diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum dicairkan.
c. Permohonan uang muka hanya terbatas pada biaya-biaya yang terdapat pada anggaran yang sudah disepakati dan disetujui oleh lembaga donor atau telah
disetujui oleh Direktur Eksekutif.
d. Pencairan uang muka dilakukan setiap hari selasa & kamis.
e. Pengeluaran dana untuk uang muka dan selisih dari pertanggungjawaban uang muka akan dilakukan melalui bank.
f. Uang muka diterimakan sesuai dengan mata uang dan kurs pada permintaan.
g. Pertanggungjawaban uang muka harus di lakukan paling lama 1 minggu setelah periode Uang Muka selesai.
h. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi Support dan Deseminasi
i. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi lainnya
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
PROSEDUR PENGELOLAAN UANG MUKA
PENGGUNA DANA
DIRKTUR EKSEKUTIF
MANAJER KEUANGAN
Bab
Bagian
Halaman
3
4
2
Tanggal :
Sistem Pengarsipan :
Mulai
Menyusun
PUM
Memeriksa
kesesuaian PUM
dengan Anggaran
dan memberikan
paraf
PUM
T
Sesuai ?
PUM
Y
Legend :
PUM
ditolak
Melakukan
review dan
otorisasi
PUM
PUM
ditolak
PUM
Ke Prosedur Pengeluaran
Melalui Bank
Proses penggunaan
Dana, sesuai
dengan kegiatan
yang disetujui
DP
A
Rp
BSB/BTB
PUM
PUM
: Permohonan Uang Muka
BSB/BTB : Bukti Setor Bank/Bukti
Transfer Bank
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
4
4
BAGIAN :
Prosedur Pengelolaan Uang Muka
PENGGUNA DANA
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Menyusun Permohonan Uang Muka
2. Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka
dengan Anggaran
3. Memberikan kembali Permohonan Uang Muka
kepada Pengguna Dana apabila tidak sesuai dengan
anggaran
4. Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang
Muka yang sesuai dengan anggaran
5. Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti
Transfer Bank kepada Pengguna Dana
6. Menyusun Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka
dan melengkapi dengan Dokumen Pendukung
7. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang
Muka, Dokumen Pendukung dan sisa dana kepada
Manajer Keuangan apabila Uang Muka lebih besar
dari Biaya
8. Memberikan Laporan Pertanggungjawaban Uang
Muka, Dokumen Pendukung kepada Manajer
Keuangan apabila Uang Muka sama dengan Biaya
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
4
5
BAGIAN :
Prosedur Pengelolaan Uang Muka
PENGGUNA DANA
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
9. Menyusun Surat Permohonan Dana dan memberikan
Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka, Dokumen
Pendukung kepada Manajer Keuangan apabila Uang
Muka kurang dari Biaya
10. Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban
Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung,
apabila tidak sesuai akan dikembalikan kepada
pengguna dana untuk diperbaiki
11. Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan
Dana
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
5
1
BAGIAN :
Pengadaan Barang / Jasa
•
Kebijakan Prosedur
a.
b.
c.
d.
Pengadaan barang yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan aktiva tetap lembaga dan untuk keperluan program
Pengadaan Jasa yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan jasa konsultan bagi lembaga, tenaga ahli bagi program, jasa mantainance, dll.
Pengajuan permohonan pengadaan barang/jasa dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum penggunaan.
Untuk pengadaan barang dengan biaya lebih dari Rp 10.000.000,- maka akan diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit 3 (tiga)
supplier/penyedia jasa.
e. Pengadaan barang/jasa dengan biaya kurang dari Rp 10.000.000,- tidak diwajibkan melalu proses pemilihan supplier atau penyedia jasa.
f. Proses pemilihan supplier atau penyedia jasa harus didokumentasikan dalam Berita Acara Pemilihan Supplier/Penyedia Jasa yang menyebutkan secara jelas
kriteria dan alasan pemilihan.
g. Semua barang yang telah dibeli dan diterima harus segera dicatat sebagai aktiva tetap Yayasan.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA
PEMOHON
MANAJER UMUM
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
Bab
Bagian
Halaman
3
5
3
Tanggal :
Sistem Pengarsipan :
A
PPB/J
Menerbitkan
SPPH
SPPH/CV
Legend :
PPB/J
PPB/J
: Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa
SPPH/CV : Surat Permintaan
Penawaran Harga /
Curriculum Vitae
PH/CV
: Penawaran Harga /
Curriculum Vitae
BAP
: Berita Acara Pemilihan
Penyedia
Barang/Jasa
PH/CV
Melakukan
pemilihan
dan
menyusun
BAP
BAP
PH/CV
PPB/J
BAP
PH/CV
PPB/J
C
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
5
5
BAGIAN :
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa
PEMOHON
MANAJER UMUM
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Menyusun Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa
2. Melakukan review dan memberikan
paraf Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa
3. Melakukan review kesesuaian
Permohonan Pengadaan Barang/Jasa
dengan Anggaran, apabila tidak sesuai
dengan Anggaran maka diberikan
kepada Manajer Umum
4. Memberikan Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa yang ditolak kepada
Pemohon
5. Melakukan otorisasi, apabila
Permohonan Pengadaan Barang/Jasa
sesuai dengan anggaran
6. Melakukan otorisasi Permohonan
Pengadaan Barang / Jasa
7. Menerbitkan Surat Permintaan
Penawaran Harga/Curriculum Vitae
apabila Pengeluaran lebih dari
Rp.5.000.000
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
5
6
BAGIAN :
Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa
PEMOHON
MANAJER UMUM
MANAJER KEUANGAN
8. Melakukan pemilihan Supplier,
menyusun Berita Acara Pemilihan
9. Melakukan pembayaran Barang/Jasa
10. Melakukan pemeriksaan kesesuaian
barang/jasa bersama dengan
Pemohon
11. Melakukan pencatatan atas
Barang/Jasa dan memberikan Barang
kepada pengguna
12. Mengarsip Tanda Terima
Barang/Kontrak Jasa berdasarkan
tanggal
DIREKTUR EKSEKUTIF
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
6
1
BAGIAN :
Pengelolaan Kas Kecil
•
Kebijakan Prosedur
a. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam surat permohonan pembentukan/perubahan kas kecil yang disusun oleh Manajer Keuangan dengan
jumlah sebesar Rp 5.000.000,- yang disetujui oleh Direktur Eksekutif.
b. Manajer Keuangan bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil.
c. Uang kas kecil disimpan dalam cash box dan pemegang kunci cash box adalah Manajer Keuangan.
d. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash opname) dilakukan oleh Direktur Eksekutif secara periodik atau secara insidentil.
e. Pengisian kembali kas kecil dilakukan pada saat jumlah saldo kas kecil berjumlah 20% dari jumlah keseluruhan kas kecil.
f. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp. 500.000.
g. Otorisasi pengeluaran dana kas kecil adalah wewenang Manajer Keuangan.
h. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : Pembelian ATK, Transport Lokal, Fotocopy dan kebutuhan rumah tangga Yayasan.
i. Pinjaman karyawan ( cash bon ) max Rp 1.000.000,- tiap bulannya dan akan langsung di potong dari gaji karyawan setiap bulannya.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
6
5
BAGIAN :
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
PEMOHON
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Menyusun Surat Permohonan Pembentukan Kas
Kecil
2. Melakukan review Surat Permohonan
Pembentukan Kas Kecil
3. Menyusun Formulir Permohonan Dana
4. Mencatat Penerimaan Kas sebagai pengisian kas
kecil ke dalam Buku Kas
5. Menyusun Formulir Permohonan Dana sesuai
kebutuhan bila permohonan < Rp 500.000
6. Melakukan review kesesuaian Formulir Permohonan
Dana dengan Anggaran
7. Memberikan dana dan menerbitkan Bukti Kas
Keluar untuk Formulir Permohonan Dana yang
disetujui
8. Mencatat pengeluaran dana ke dalam Buku Kas
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
7
1
BAGIAN :
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
•
Kebijakan Prosedur
a.
b.
c.
d.
Pejabat penandatangan cek tidak diperbolehkan menandatangani cek sebelum diisi secara lengkap.
Dalam pembayaran cek, harus ada tanda tangan dari 2 (dua) pejabat penandatangan cek, yaitu Manajer Keuangan dan Direktur Eksekutif
Cek yang salah, rusak atau batal harus dicap “BATAL” dan diarsip untuk kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.
Bukti Bank Keluar harus diberi nomor urut tercetak, dan untuk Bukti Bank Keluar yang salah atau batal harus dicap “BATAL”, kemudian diarsip untuk
kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
7
4
BAGIAN :
Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
PEMOHON
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Mengisi Formulir Permohonan Dana
2. Melakukan review Formulir Permohonan Dana
dengan anggaran dan ketersediaan dana
3. Melakukan review dan otorisasi terhadap Formulir
Permohonan Dana
4. Memberikan Formulir Permohonan Dana yang tidak
disetujui kepada Pemohon
5. Menyiapkan Cek
6. Melakukan review kesesuaian cek dengan
Permohonan dana untuk kemudian di tanda tangani
7. Menandatangani Cek dan mencairkan dana
8. Menerbitkan Bukti Pengeluaran dan mencatat
pengeluaran ke Buku Bank
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
8
1
BAGIAN :
Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
•
Kebijakan Prosedur
a. Manajer Keuangan bertanggungjawab menerbitkan informasi keuangan.
b. Informasi Keuangan akan di terbitkan pada tanggal 15 setiap bulannya, dan bila diperlukan dapat diterbitkan setiap saat dibutuhkan.
c. Informasi keuangan akan didistribusikan kepada Direktur Eksekutif dan Manajer Program serta kepada semua anggota yang membutuhkan, setelah
diotorisasi oleh Direktur Eksekutif
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
8
3
BAGIAN :
Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Mencatat penerimaan, pengeluaran dan pertanggungjawaban dana ke Catatan
Transaksi Harian
2. Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank
3. Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana,
Laporan Status Anggaran
4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana,
Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran
5. Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status
Dana dan Laporan Status Anggaran kepada pengguna Informasi Keuangan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
9
1
BAGIAN :
Prosedur Pelaporan Akuntansi
•
Kebijakan Prosedur
a.
b.
c.
d.
Manajer Keuangan bertanggungjawab atas tersusunnya laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor pada setiap bulannya.
Laporan keuangan Yayasan harus sesuai dengan format laporan keuangan PSAK no.45 (Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba).
Manajer Keuangan juga berkewajiban untuk melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya.
Laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor setiap bulan akan didistribusikan kepada Lembaga Donor yang bersangkutan dan
anggota Yayasan yang membutuhkan laporan keuangan tersebut, setelah diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PROSEDUR
Bab
Bagian
Hal
3
9
5
BAGIAN :
Prosedur Pelaporan Akuntansi
MANAJER KEUANGAN
DIREKTUR EKSEKUTIF
1. Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar
2. Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan
3. Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal
Koreksi
4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi
5. Menyusun Draft Laporan Keuangan
6. Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan
Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan
menyusun Jurnal Koreksi
7. Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi
8. Menyusun Laporan Keuangan
9. Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan
10. Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan Laporan
Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada Pengguna Laporan
Keuangan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
FORMULIR
Bab
Bagian
Hal
4
1
1
BAGIAN :
Daftar Formulir
Nama Formulir
Prosedur
Dibuat oleh
Direview oleh
Ditandatangani oleh
1. Bukti Penerimaan
a. Penerimaan Melalui Kas
b. Penerimaan Melalui Bank
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif
2. Bukti Pengeluaran
a. Pengelolaan Kas Kecil
b. Pengeluaran Melalui Bank
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif
3. Surat Konfirmasi
Penerimaan Dana
a. Penerimaan Dana Melalui Bank
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif
4. Formulir Permohonan
Dana
a. Pengelolaan Uang Muka
b. Pengelolaan Kas Kecil
c. Pengeluaran Melalui Bank
Pemohon
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
5. Permohonan Uang Muka
a. Pengelolaan Uang Muka
Pengguna Dana
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
6. Laporan
Pertanggungjawaban
Uang Muka
a. Pengelolaan Uang Muka
Pengguna Dana
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
7. Permohonan Pengadaan
Barang/Jasa
a. Pengadaan Barang/Jasa
Pemohon
Manajer Umum
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
8. Surat Permintaan
Penawaran
Harga/Curricullum Vitae
a. Pengadaan Barang/Jasa
Manajer Umum
Manajer Umum
9. Berita Acara Pemilihan
a. Pengadaan Barang / Jasa
Manjer Umum
Pemohon
Manjaer Umum
Pemohon
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
Bukti Penerimaan
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
PENDAHULUAN
Contoh Formulir
Bab
Bagian
Hal
4
2
1
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
Bukti Pengeluaran
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
PENDAHULUAN
Contoh Formulir
Bab
Bagian
Hal
4
2
2
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Bab
Bagian
Hal
4
2
3
Contoh Formulir
Surat Konfirmasi Penerimaan Dana
Ditulis di atas kertas Kop Yayasan, dengan isi sebagai berikut:
Nomor
:............
Lamp
: 1 lembar
Perihal
: Surat Konfirmasi Penerimaan Dana
Kepada Yth,
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami Yayasan telah menerima dana dalam kaitannya dengan program:
Nama Program/Kegiatan
:
Lembaga Donor
:
Periode Program/Kegiatan
:
Total Dana
:
Termin I
:
Termin II
:
Termin III
:
Mengkonfirmasikan bahwa kami telah menerima termin ke . . . . . . . . . . dana program/kegiatan sejumlah
Rp . . . . . . . . . . . . . . . . . pada tanggal . . . . . . . . . . . . . . . .
Salinan Nota Kredit Bank/Rekening Koran/Laporan Keuangan kami lampirkan.
Demikian konfirmasi kami, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Jakarta, . . . . . . . . . . . . .
Hormat kami,
.
.
Direktur Eksekutif
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
Formulir Permohonan Dana
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
PENDAHULUAN
Contoh Formulir
Bab
Bagian
Hal
4
2
4
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
Permohonan Uang Muka
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
PENDAHULUAN
Contoh Formulir
Bab
Bagian
Hal
4
2
5
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Bab
Bagian
Hal
4
2
6
Contoh Formulir
Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka
No. PJUM : ……………..
PERTANGGUNG JAWABAN
UANG MUKA
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
No.
Uraian
Kode
Uang Muka
No. PUM
: ……………..
Tanggal
: ……………..
Sumber Dana : ……………..
Prog./Keg.
Realisasi
: ……………..
Selisih
Total:
Keterangan: …………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
Disusun Oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
Pengguna Dana
Manajer Keuangan
Direktur Eksekutif
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Bab
Bagian
Hal
4
2
7
Contoh Formulir
Permohonan Pengadaan Barang/Jasa
No. PBJ : ……………..
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
No.
Tanggal : ……………..
PERMOHONAN PENGADAAN
BARANG / JASA
Uraian
Kode
Divisi
Anggaran
: ……………..
Kuantitas
Total:
Keterangan: …………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
Diajukan oleh
Pemohon
Diperiksa oleh
Manajer Umum
Manajer Keuangan
Disetujui oleh
Direktur Eksekutif
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
PENDAHULUAN
BAGIAN :
Surat Permintaan Penawaran Harga
Contoh Formulir
Bab
Bagian
Hal
4
2
8
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
BAB :
BAGIAN :
Berita Acara Pemilihan
YAYASAN RUANG RUPA
Jl. Tebet Timur Dalam Raya No. 6
Jakarta 12820
Telp/Fax: 021 8304220
PENDAHULUAN
Contoh Formulir
Bab
Bagian
Hal
4
2
9