SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEBSITE di SMP EKA SAKTI SEMARANG Jefri Satria Paulus Dompas Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Email : [email protected] ABSTRACT The development of the technology of the computer followed developments information technology impact in human life. Information technology is set tools that help you work with information and to do the duties associated with processing information. One of the advantages of the IT is that companies now have the ability to communicate quickly to all organizations, national, and form international. In the past, now people prefer to use programs processing word to create a document than using the machine type used. Moreover the development of technology of information in such a fast that has brought the world entered a new era of faster than ever imagined before. The library is one of the means of one school to support the increase in the quality of education students. To support the school need to increase service provider information and the quality of the library. Designing information systems library using methods of SDLC (System Development Life Cycle), as well as the tools used to design the system between the other Flow of the Document, Context Diagram, DFD and ERD. From the Research is expected to be able to generate information system library web based that can help in recovery. In the final part can be deduced that the information system is very helpful in the performance of the library school. And to add to perfection on this system, you can add some features not contained within the system for reviews at the end of the report. Keywords : School, Library, Information Systems, Website, ABSTRAK Perkembangan teknologi komputer yang diikuti perkembangan teknologi informasi berdampak besar dalam kehidupan manusia. Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Salah satu keuntungan TI adalah bahwa perusahaan sekarang mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan cepat untuk semua organisasi, nasional, dan bentuk internasional. Pada masa sekarang orang lebih suka menggunakan programprogram pengolah kata untuk membuat dokumen daripada memakai mesin ketik biasa. Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Perpustakaan merupakan salah satu sarana prasarana sekolah yang mendukung peningkatan kualitas pendidikan siswa. Untuk mendukung hal tersebut sekolah perlu meningkatkan pelayanan penyedia informasi dan kualitas perpustakaan. Perancangan sistem informasi perpustakaan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle), serta alat yang digunakan untuk merancang sistem antara lain Flow of Document, Diagram Konteks, DFD dan ERD. Dari Penelitian tersebut diharapkan dapat menghasilkan sistem informasi perpustakaan berbasis website yang dapat membantu secara maksimal. Pada bagian akhir dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini sangat membantu dalam kinerja perpustakaan sekolah. Serta untuk menambahkan kesempurnaan pada sistem ini, dapat menambah beberapa fitur yang belum terdapat dalam sistem yang diulas pada akhir laporan. Kata Kunci : Sekolah, Perpustakaan, Sistem Informasi, Website 1. PENDAHULAN Seiring berjalannya waktu perkembangan teknologi makin meningkat terutama dalam bidang komputer. Perkembangan teknologi komputer yang diikuti perkembangan teknologi informasi berdampak besar dalam kehidupan manusia. Dalam penyelesaian permasalahan yang dialami manusia di dunia kerja, kemajuan teknologi informasi sangat membantu. Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.[1] Istilah TI digunakan mengacu pada suatu item yang bermacam-macam dan kemampuan yang digunakan dalam pembuatan, penyimpanan, dan penyebaran data serta informasi. Salah satu keuntungan TI adalah bahwa perusahaan sekarang mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi dengan cepat untuk semua organisasi, nasional, dan bentuk internasional (James Taylor, 2004). Dengan kemampuan penemuan baru ini, tiap-tiap perusahaan mempunyai kesempatan untuk membuat proses manajemen mereka lebih efisien dan efektif.[2] Pada masa sekarang orang lebih suka menggunakan program-program pengolah kata untuk membuat dokumen daripada memakai mesin ketik biasa. Perkembangan teknologi informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Setidaktidaknya ada empat era penting sejak ditemukannya computer sebagai alat pengolah data sampai dengan era internet.[1] Internet sudah banyak dikenal di kalangan masyarakat dalam berbagai lapisan. Selain itu dengan pertumbuhan internet seiring berjalannya waktu telah memberikan berbagai dampak positif dan dampak negatif bagi perkembangan dunia dengan berbagai fasilitas yang internet sediakan, salah satunya adalah World Wide Web (WWW) atau sering disebut website. World Wide Web (WWW) merupakan sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah internet webserver dipresentasikan dalam bentuk hypertext [3]. Dengan pemanfaatan sistem website kita dapat membuat sebuah sistem informasi. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[3] Sistem informasi juga merupakan kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi[1]. Pengolahan data yang cepat, tepat, dan efesien sangat dibutuhkan oleh suatu lembaga atau instansi, yang salah satunya instansi pendidikan yaitu sekolah. Sekolah yang merupakan salah satu sarana prasana penyedia layanan pendidikan harus mampu menyediakan informasi yang tepat, cepat dan akurat bagi segala pihak yang membutuhkan informasi tersebut, terutama bagi siswa sekolah. Siswa merupakan salah satu pihak yang sangat membutuhkan informasi guna meningkatkan ilmu pengetahuannya, sangat membutuhkan kemudahan akses informasi. Salah satu tempat siswa mendapatkan informasi dari sekolahan adalah perpustakaan. Perpustakaan merupakan salah satu sarana prasarana sekolah yang mendukung peningkatan kualitas pendidikan siswa. Untuk mendukung hal tersebut sekolah perlu meningkatkan pelayanan penyedia informasi dan kualitas perpustakaan. Pada studi kasus ini, perpustakaan di SMP Eka Sakti Semarang masih bersifat manual. Sehingga dengan suatu sistem informasi perpustakaan berbasis website, diharapkan dapat menciptakan kinerja yang lebih efesien dan cepat dalam pelayanan perpustakaan. Berbagai masalah yang ada akibat sistem perpustakaan yang masih manual antara lain, membutuhkan waktu yang lama dalam melayani anggota. Membutuhkan waktu yang lama untuk proses input data dan pengolahan data baik dalam pendataan buku maupun data peminjaman dan pengembalian buku. Dibutuhkan waktu lama dalam pencarian informasi buku, juga dalam pencarian data peminjaman dan pengembalian buku. Tingginya resiko terjadi kesalahan saat input data buku maupun data peminjaman dan data pengembalian buku yang tidak bisa dihapus dengan mudah. Maka diperlukan suatu sistem informasi yang sesuai, yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan sekolah. Untuk itu penulis mengambil judul “Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Website di SMP Eka Sakti Semarang”, yang diharapkan nantinya, sistem tersebut akan meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan di SMP Eka Sakti Semarang. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan[4]. John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut [4] : 1. Blok Masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok Basis Data 6. Blok Kendali 2.2. Landasan Teori Perpustakaan Perpustakaan berasal dari kata pustaka. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab, atau buku (Depdikbud, 1980). Dalam bahasa Inggris dikenal dengan kata library. Istilah ini berasal dari kata librer atau libri, yang artinya buku (Sulistyo Basuki, 1991, 3). Dari kata latin tersebut terbentuklah istilah librarius tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya perpustakaan disebut bibliotheca (Belanda) yang juga berasal dari bahasa Yunani, biblia yang artinya tentang buku, kitab.[1] Menurut wojosasilo ( 1992 ), perpustakaan mempunyai kata dasar pustaka yang berasal dari bahasa sansekerta yang berarti buku, naskah, pustaka yang dibukukan atau dituliskan. Menurut Drs. P. Sumardji ( 1998 ), perpustakaan adalah yang terdiri dari bahan-bahan tertentu, tercetak, ataupun grafis lainnya seperti film, slide, piringan hitam, tape dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan system tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi penelitian, pembacaan, dan lain sebagainya. Menurut Ibrahim bafadal. M (1992), perpustakaan adalah kerja suatu badan atau lembaga tertentu yang mengelola bahan pustaka, baik berupa buku-buku maupun bukan berupa buku yang diatur secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga digunakan sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya. Yang kita tahu istilah perpustakaan itu sendiri adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Sulistyo Basuki, 1991, 3). Suatu unit kerja yang substansinya merupakan sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa layannya. Selain buku, di dalamnya juga terdapat bahan cetak lainnya seperti majalah, laporan, pamphlet, prosiding, manuskrip atau naskah, lembaran music dan berbagai karya media audiovisual seperti film, slide, kaset, piringan hitam, serta bentuk mikro seperti mikrofilm, mikrofis, dan mikroburam.[11] 2.3. Pengertian Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) Siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Di System Development Life Cycle, tiap-tiap bagian dari pengembangan dibagi menajdi beberapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan mempunyai karakteristik tersendiri. Tahapan-tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (systems planning), analisis sistem (systems analysis), desain sistem (systems design), seleksi sistem (systems selection), implementasi sistem (systems implementation), dan perawatan sistem (systems maintenance). 3. METODE PENELITIAN Dalam objek penelitian ini penulis melakukan penelitian dalam sistem perpustakaan sekolah untuk mendukung kinerja staff perpustakaan di Sekolah Menengah Pertama Eka Sakti Semarang, yang beralamat di jalan karangrejo raya no.64 Banyumanik, Kota Semarang. Berikutnya adalah tahapan perancangan yang dilakukan dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) serta perancangannya dibantu dengan berbagai alat antara lain Flow of Document, Context Diagaram, DFD, ERD dan sebagainya. 4. PERANCANGAN 4.1. Narasi Manual Kerja Narasi manual kerja merupakan prosedur sistem tradisional yang selama ini dijalankan dalam perpustakaan tersebut. Untuk menggambar manual kerja dapat menggunakan alat bantu Flow of Document. Perancangan dengan Flow of Document dapat memberikan gambaran yang lebih mudah mengenai proses kerja manual yang dipresentasikan dengan menggunakan simbol – simbol. Dalam pembuatan sistem ini narasi kerja yaitu narasi proses transaksi perpustakaan. 4.2. Analisa Kebutuhan Dalam merancang sistem informasi perpustakaan ini, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan harus dipertimbangkan dan dianalisa supaya sistem tersebut berjalan dengan baik. 4.3. Analisa Sistem Analisa sistem dilakukan untuk dapat mengidentifikasi data yang diperlukan serta informasi yang akan dihasilkan. Selain itu juga untuk mengidentifikasi sumber data dan sumber informasi yang akan digunakan. 4.4. Context Diagram Gambar 1 : Context Diagram 4.5. Dekomposisi Diagram Dekomposisi merupakan gambaran tentang penggolongan dan pengelompokan dari semua proses yang terjadi pada suatu sistem informasi. Pada sistem ini terdapat tiga (3) penggolongan proses, antara lain : 1. Proses Pendataan 2. Proses Transaksi 3. Proses Laporan 4.6. DFD Pada DFD menggambarkan alur proses data yang berjalan dalam sistem. Dari dekomposisi yang ada maka DFD yang terbentuk antara lain : 1. DFD level 0 2. DFD level 1 proses pendataan 3. DFD level 1 proses transaksi 4. DFD level 1 proses laporan 4.7. ERD Gambar 5 : Menu Utama Gambar 2 : ERD 4.8. Relasi Tabel Halaman ini merupakan halaman awal setelah petugas login ke program sistem perpustakaan, dan halaman ini digunakan untuk mengontrol menu utama yaitu menu peminjaman. Gambar 3 : Relasi Tabel 5. IMPLEMENTASI Pada sistem yang telah jadi, sehingga dapat diimplementasikan dengan tampilan sistem seperti di bawah ini : Gambar 6 : Form Input Data Buku Gambar 7 : Halaman Peminjaman Gambar 4 : Halaman Login Gambar 8 : Laporan Data Buku 6. PENUTUP Dari hasil perancangan dan pembuatan sistem informasi perpustakaan di SMP EKA SAKTI Semarang dapat ditarik kesimpulan antara lain : 1. Dengan penerapan dan pemanfaatan sistem informasi perpustakaan ini bisa menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan fungsi bagi pengguna sistem. 2. Sistem informasi perpustakaan yang dirancang menghasilkan sistem perpustakaan yang lebih efesien dan efektif dalam pencatatan informasi terkait dengan aktivitas pendataan buku, peminjaman, serta pengembalian, pembuatan laporan serta dapat mengatasi masalah human error. 3. Dapat meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik, optimal dan professional. 4. Dapat mengotomatisasi pengolahan data perpustakaan yang menghemat waktu, biaya serta tenaga sehingga menghasilkan kinerja yang maksimal 5. Dapat menjadi sarana pengolahan database yang berkemampuan tinggi untuk mengolah database yang berukuran besar. 7. DAFTAR PUSTAKA [1] Abdul Kadir dan Terra Ch. Triwahyuni (2003). “Pengenalan Teknologi Informasi”. Yogyakarta: Andi Offset. [2] Simarmata, Janner (2005). “Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi”. Yogyakarta: Andi Publisher. [3] Ika Mutia Sari. 2009. “Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMA Negeri 11 Semarang”. Fakultas Ilmu Komputer. Universitas Dian Nuswantoro. [4] HM, Jogiyanto, MBA, Akt, Ph.D (2005). “Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta: Andi Publisher. [5] Fathansyah, Ir. (2001). “Basis Data”. Bandung: Informatika. [6]http://id.wikipedia.org/wiki/Notepad %2B%2B, Diakses pada tanggal 19 Agustus 2014. [7]http://en.wikipedia.org/wiki/Foundati on_%28framework%29, Diakses pada tanggal 19 Agustus 2014. [8] Nugroho, Bunafit (2004). “Database Relasional Dengan MySQL”. Yogyakarta: Andi Publisher. [9] Kadir, Abdul (2008). “Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP”. Yogyakarta: Andi Publisher. [10]Sulistyo, Basuki (2000). “Pengantar Ilmu Perpustakaan”. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. [11] Yeni, Rusnayani (2000). “Pengelolan Perpustakaan Sekolah”. Jakarta: Erlangga. [12] Imansyah, M (2003). “PHP dan MySQL untuk Orang Awam”. Palembang : CV. Maxikom. [13] Kendall, K.E.dan Julie E.Kendall (2003). “Analisis dan Perancangan Sistem”. Edisi Terjemahan. Klaten : PT Intan Sejati. [14] Nugroho, Bunafit (2005). “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metode Berorientasi Objek”. Yogyakarta: Andi Publisher.
