9 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perkembangan

9
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perkembangan Perpustakaan
Salah satu strategi untuk pengembangan perpustakaan adalah melalui
pengembangkan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT
base), hal ini sesuai dengan perkembangan dunia perpustakaan bahwa
perkembangan mutakhir di bidang perpustakaan adalah perpustakaan digital.
Wahono (2006) berpendapat bahwa perkembangan dunia perpustakaan dimulai
dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa
katalog, kemudian perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog.
Perkembangan mutakhir adalah perpustakaan digital (digital library) yang
memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data
digital dan media jaringan komputer (internet).
Sementara itu Pendit et. al. (2007) berpendapat mengenai perkembangan
perpustakaan berdasarkan keragaman sumberdaya informasinya sebagaimana
tertera pada Tabel 1, bahwa teknologi cetak hanya cocok untul teks dan foto,
teknologi analog hanya tepat untuk audio-visual, teknologi digital cocok untuk
segala jenis persepsi manusia: teks, foto, suara, dan gambar hidup (multimedia).
Tabel 1 Perkembangan Perpustakaan Menurut Keragaman Sumberdaya Informasi
Perpustakaan Biasa
Koleksinya sematamata bahan tercetak,
berupa buku, jurnal,
surat kabar, peta dan
sebagainya.
Teknologi cetak
Perpustakaan
Multiple Media
Koleksinya sama
dengan
perpustakaan biasa,
ditambah media
analog dan
elektronik.
Analog
Perpustakaan
Hybrida
Koleksinya sama
dengan perpustakaan
multiple media,
ditambah bahan digital
yang interaktif
Elektronik Analog
Digital
Perpustakaan
Multimedia Digital
Koleksinya semua
digital, bersifat
interaktif, dan dapat
merupakan
perpustakaan tanpa
lokasi fisik (virtual)
Multimedia Digital
Istilah perpustakaan digital itu sendiri digunakan sekitar tahun 1994
sebagaimana diuraikan Harter (1997) dalam Chisenga (2003), penggunaan istilah
perpustakaan digital secara relatif dapat ditelusuri dalam tahun 1994 melalui
pembentukan Digital Libraries Initiative (DLI) yang didanai bersama oleh
National Science Foundation, Advanced Research Projects Agency dan National
Aeronautics and Space Administration di Amerika. Menurut Rusbridge (1998)
dalam Suryati (2009) apabila dikaji dalam sejarah penggunaan istilah
10
perpustakaan digital ini, ternyata ada perbedaan antara perpustakaan digital yang
dikembangkan di Amerika Serikat dengan Inggris. Perbedaan terdapat dalam hal
pendekatan yang diterapkan di dalam membangunnya. Pendekatan bergaya
Amerika Serikat langsung memisahkan proyek perpustakaan digital dalam
inisiatif tersendiri, yakni melalui Digital Library Initiatives (DLI). Sebaliknya,
pendekatan bergaya Inggris mengembangkan perpustakaan digital secara bertahap
(incremental change). Pentahapan ini diawali dari perpustakaan hibrida yang
merupakan pengembangan dari konsep perpustakaan elektronik (eLib)
2.2 Pengertian Perpustakaan Digital
Ada beberapa pengertian yang perlu diketahui dalam memahami konsep
perpustakaan digital antara lain: sistem perpustakaan digital, definisi perpustakaan
digital, tujuan perpustakaan digital dan kelebihan perpustakaan digital.
2.2.1
Sistem Perpustakaan Digital
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdikbud,1988), sistem adalah
perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu
totalitas, susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, metode, dan
sebagainya. Pengertian lain sistem adalah berasal dari bahasa Latin (systema) dan
bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau
elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau energi (Tofik, 2012).
Pengertian lainnya menurut Neuschel (2012) sistem adalah jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Esensinya
sistem terdiri dari
komponen-komponen dalam sistem dan fungsi-fungsi
teknologi di dalamnya. Komponen-komponen tersebut mencakup: perangkat
keras, perangkat lunak, prosedur-prosedur, perangkat manusia dan informasi,
sedangkan fungsi-fungsi teknologi di dalamnya adalah: input, process, output,
storage, communication.
Adapun Subrata (2009) menyatakan sistem perpustakaan digital adalah
penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan
11
dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital, atau
secara sederhana dapat dianalogikan sebagai tempat menyimpan koleksi
perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital.
2.2.2
Definisi Perpustakaan Digital
Ada banyak definisi perpustakaan digital berdasarkan pendapat para ahli,
organisasi maupun lembaga, berikut beberapa definisi yang dirumuskan oleh para
ahli, organisasi
maupun lembaga tersebut. Surachman (2010) berpendapat
bahwa: “Perpustakaan digital adalah organisasi yang melakukan kegiatan
memilih, mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan koleksi digital dengan
tujuan untuk melestarikan, menjaga, dan terutama mendistribusikan kepada
pengguna sehingga pengguna secara mudah, tepat dan luas dapat mengakses ke
dalam data dan sumber informasi digital tersebut, sehingga mendapatkan
pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu organisasi juga membuat dan merancang
jaringan dan kerjasama dengan memanfaatkan infrastruktur yang mendukung
sehingga terjadi proses knowledge-sharing yang lebih baik, cepat, tepat, dan
luas”.
Santoso (2003) dalam Sutarsyah at.al. (2008) berpendapat perpustakaan
digital adalah perpustakaan yang memiliki sejumlah sumber informasi dalam
format digital yang dapat diakses melalui jaringan. Dengan kata lain bahwa
sebuah
perpustakaan
menjadi
perpustakaan
digital
ketika
mayoritas
sumberdayanya ada dalam bentuk elektronik. Berdasarkan konsep teknologi
informasi, maka konsep perpustakaan digital
mengarah ke kumpulan jasa
(collection of services) yang bersifat digital.
Menurut Wahono (2006) perpustakan digital adalah suatu perpustakaan yang
menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk elektronik
dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui
jaringan komputer. Sedangkan Witten dan Bainbridge (2003) berpendapat bahwa
perpustakaan digital adalah suatu kumpulan informasi yang terorganisir, koleksi
yang berfokus pada objek digital, termasuk teks, video, dan audio, bersama
dengan metode untuk akses dan temu kembali informasi, dan metode untuk
seleksi, organisasi, dan pemeliharaan koleksi.
12
Digital Library Federation (DLF,1998) di Amerika Serikat menyatakan
bahwa perpustakaan digital
merupakan suatu organisasi yang menyediakan
sumber-sumber informasi, termasuk staf-staf ahli, untuk memilih, menyusun,
menawarkan akses intelektual, menterjemahkan, mendistribusikan, memelihara
integritas koleksi-koleksi dari pekerjaan-pekerjaan digital sehingga mereka
tersedia secara cepat dan ekonomis untuk digunakan atau dimanfaatkan
oleh komunitas tertentu atau kumpulan komunitas.
International Conference of Digital Library (2004) dalam Purtini (2010),
menyatakan bahwa konsep Perpustakaan digital adalah sebagai perpustakaan
elektronik yang informasinya didapat, disimpan, dan diperoleh kembali melalui
format digital. Perpustakaan digital merupakan kelompok workstations yang
saling berkaitan dan terhubung dengan jaringan (networks) berkecepatan tinggi.
Pustakawan menghadapi tantangan
menyimpan,
memformat,
yang lebih besar dalam mendapat,
menelusur
atau
mendapatkan
kembali,
dan
mereproduksi informasi nonteks. Sistem informasi modern kini dapat menyajikan
informasi secara elektronik dan memanipulasi secara otomatis dalam kecepatan
tinggi.
The Association of Research Libraries (ARL,1995) mendefinisikan
perpustakaan digital sebagai berikut:
a.
Perpustakaan digital bukanlah kesatuan tunggal.
b.
Perpustakaan digital memerlukan teknologi untuk dapat menghubungkan ke
berbagai sumberdaya.
c.
Hubungan antara berbagai perpustakaan digital dan layanan informasi bagi
pemakai bersifat transparan.
d.
Akses universal terhadap perpustakaan digital dan layanan informasi
merupakan suatu tujuan.
e.
Koleksi-koleksi perpustakaan digital tidak terbatas pada wakil dokumen;
koleksi meluas sampai artefak digital yang tidak dapat diwakili atau
didistribusikan dalam format tercetak.
Menurut Chisenga (2003) berdasarkan berbagai definisi dan sejumlah besar
literatur yang tersedia seseorang bisa mendapatkan indikasi fitur perpustakaan
digital, yaitu antara lain:
13
a.
Perpustakaan digital adalah organisasi dengan tujuan tertentu atau berbagai
tujuan. Kebanyakan tujuan proyek perpustakaan digital ini adalah untuk
menghasilkan, mengumpulkan, menyimpan, dan mengatur informasi dalam
format digital, dan membuatnya tersedia untuk kelompok pengguna untuk
pencarian, temu kembali dan pengolahan melalui jaringan komunikasi.
b.
Perpustakaan digital memiliki berbagai fungsi dan proses yang dilakukan
untuk mencapai tujuan objektif dari organisasi. Ini termasuk memilih sumber
daya, koleksi, akses terhadap sumber daya, mendistribusikan sumber daya
dan sebagainya.
Fungsi-fungsi
dan proses-proses ini dilakukan oleh
kombinasi sumber daya manusia dan sumber daya teknologi.
c.
Perpustakaan digital terdiri koleksi digital. Perpustakaan digital menyimpan
bahan dalam elektronik format. Ini termasuk pengganti dokumen seperti
catatan bibliografi (metadata) dan indeks selain teks lengkap dokumen, file
audio, video, dan gambar beberapa di antaranya tidak dapat diwakili atau
didistribusikan dalam format cetak.
d.
Perpustakaan digital pasti melayani masyarakat. Perpustakaan digital
melayani pengguna, dan kebutuhan informasi dari masyarakat atau
masyarakat menentukan isi informasi dan layanan perpustakaan digital.
e.
Perpustakaan digital yang diakses oleh pengguna melalui antarmuka yang
user-friendly.
2.2.3
Tujuan Perpustakaan Digital
Tujuan utama pengembangan perpustakaan digital menurut Pustaka
Departemen Pertanian Republik Indonesia (Deptan, 2006) adalah bahwa
pembangunan sistem perpustakaan digital bertujuan untuk:
a.
Mempermudah dan mempercepat proses temu balik informasi (information
retrieval).
b.
Mempermudah proses pertukaran dan pengiriman informasi (information
exchange) antar instansi yang membutuhkan informasi tersebut.
c.
Terkelolanya sistem informasi perpustakaan terutama data hasil penelitian
melalui pemanfaatan database offline.
14
d.
Meningkatnya infomation sharing dengan lembaga dunia (misal: FAO,
FFTC, AGLINET).
e.
Terkelolanya informasi di Pustaka Data Center.
f.
Terbangunnya database INDONESIANA dan information sharing lingkup
litbang.
Adapun menurut Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI, 2010),
tujuan pembangunan Perpustakaan Digital Nasional adalah:
a.
Meningkatkan akses ke sumberdaya informasi tersedia dan layanan
perpustakaan yang diselenggarakan oleh seluruh perpustakaan yang
tergabung dalam jaringan (resource sharing).
b.
Mempromosikan pemahaman dan kesadaran antar budaya dalam lingkup
nasional, menyediakan sumber belajar, mendorong ketersediaan bahan
pustaka dan informasi yang mengandung nilai budaya setempat (local
content)
c.
Melestarikan sumber informasi tentang Indonesia;
d.
Mendukung penelitian ilmiah melalui pemanfaatan akses Internet.
Sedangkan tujuan perpustakaan digital menurut Association of Research
Libraries (ARL, 1995), adalah sebagai berikut:
a.
Untuk
melancarkan
pengembangan
yang
sistematis
tentang:
cara
mengumpulkan, menyimpan, dan mengorganisasi informasi dan pengetahuan
dalam format digital.
b.
Untuk mengembangkan pengiriman informasi yang hemat dan efisien di
semua sektor.
c.
Untuk mendorong upaya kerjasama yang sangat mempengaruhi investasi
pada sumber-sumber penelitian dan jaringan komunikasi.
d.
Untuk
memperkuat
komunikasi
dan
kerjasama
dalam
penelitian,
perdagangan, pemerintah, dan lingkungan pendidikan.
e.
Untuk mengadakan peran kepemimpinan internasional pada generasi
berikutnya dan penyebaran pengetahuan ke dalam wilayah strategis yang
penting.
f.
Untuk memperbesar kesempatan belajar sepanjang hayat.
15
2.2.4
Kelebihan Perpustakaan Digital.
Perpustakaan digital mempunyai banyak kelebihan dibandingkan dengan
perpustakan konvensional sebagaimana diuraikan Subrata (2009) keunggulan
perpustakaan digital diantaranya adalah pertama: long distance service, artinya
dengan perpustakaan digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya,
kapanpun dan dimanapun. Kedua, akses yang mudah karena pengguna tidak perlu
mencari di katalog dengan waktu yang lama. Ketiga, murah (cost efective),
mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan membeli buku.
Keempat, mencegah plagiat dan duplikasi. Perpustakaan digital lebih aman
dengan penyimpanan koleksi perpustakaan dalam format PDF. Kelima, publikasi
karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya dapat
dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet.
Menurut Saleh (2010), kelebihan perpustakaan digital dibandingkan dengan
perpustakaan konvensional antara lain: menghemat ruangan, akses ganda
(multiple acces), tidak dibatasi ruang dan waktu, koleksi dapat berbentuk
multimedia dan biaya murah.
2.3 Pengembangan Perpustakaan Digital Berbasis Web.
Salah satu strategi untuk pengembangan perpustakaan adalah melalui
pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT
base) salah satunya yaitu pengembangan perpustakaan digital berbasis web.
Dalam pengembangan perpustakaan digital berbasis web banyak faktor yang
mempengaruhinya,
antara lain dasar pengembangan perpustakaan digital,
komponen
pengembangan
utama
pengembangan
perpustakaan
digital
perpustakaan
dan
elemen
digital,
utama
metode
utama
pengembangan
perpustakaan digital.
2.3.1 Dasar Pengembangan Perpustakaan Digital
Disamping didasari oleh pesatnya perkembangan sistem informasi berbasis
TI, ledakan informasi, sikap dan perilaku masyarakat pengguna informasi dan
dalam upaya peningkatan daya saing pelayanan jasa informasi pada perpustakaan
serta dalam rangka pemberdayaan sumber daya pengetahuan yang dimiliki, ada
16
beberapa motif
lainnya yang mendasari pengembangan perpustakaan digital.
Purtini (2010) menyatakan bahwa motif-motif yang mendasari pengembangan
perpustakaan digital adalah:
a.
Pada perpustakaan konvensional, akses terhadap dokumen terbatas pada
kedekatan fisik. Pengguna harus datang untuk mendapat dokumen yang
diinginkan, atau melalui jasa pos. Untuk mengatasi keterbatasan ini
perpustakaan digital diharap mampu untuk menyediakan akses cepat terhadap
katalog dan bibliografi serta isi buku, jurnal, dan koleksi perpustakan lainnya
secara lengkap.
b.
Melalui komponen manajemen database, penyimpanan teks, sistem telusur,
dan tampilan dokumen elektronik, sistem perpustakaan digital diharapkan
mampu mencari database koleksi yang mengandung karakter tertentu, baik
sebagai kata maupun sebagai bagian kata. Di perpustakaan konvensional
penelusuran seperti ini tidak mungkin dilakukan.
c.
Untuk menyederhanakan perawatan dan kontrol harian atas koleksi
perpustakaan.
d.
Untuk mengurangi bahkan menghilangkan tugas-tugas staf tertentu, misalnya
menaruh terbitan baru di rak, mengembalikan buku yang selesai dipinjam ke
rak, dan lain-lain.
e.
Untuk mengurangi penggunaan ruangan yang semakin terbatas dan mahal.
2.3.2
Komponen Utama Pengembangan Perpustakaan digital
National Information Standards Organization
(NISO, 2007)
dalam
karyanya berjudul: A Framework of Guidance for Building Good Digital
Collections menguraikan komponen-komponen utama yang diperlukan sebagai
standar pengembangan perpustakaan digital. Ada empat jenis kriteria yang harus
menjadi perhatian, yaitu:
a.
Collection
(organized
groups
of
object),
dengan
prinsip-prinsip
pengembangannya sebagai berikut:
a)
Diwujudkan berdasarkan pada kebijakan pengembangan koleksi yang
jelas.
b)
Koleksi sebaiknya dideskripsikan.
c)
Dipelihara sepanjang waktu.
17
b.
d)
Tersedia secara luas.
e)
Menghormati hak atas kekayaan intelektual.
f)
Memiliki mekanisme.
g)
Koleksi interoperable.
h)
Terintegrasi dengan alur kerja yang ada dalam institusi.
i)
Berkelanjutan sepanjang waktu.
Object (digital materials) prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman:
a)
Eksis dalam format yang mendukung penggunaan yang diinginkan.
b)
Bisa dipelihara dimana obyek tidak akan menimbulkan rintangan dan
dapat diakses setiap saat.
c)
Bermakna dan berguna di luar konteks lokal, mudah dipindahkan, bisa
digunakan kembali, dan dapat dipertukarkan.
c.
d)
Ditandai dengan identifier yang tetap dan bersifat unik.
e)
Dapat diautentifikasi.
f)
Memiliki metadata berkaitan.
Metadata (information about objects and collection), prinsip-prinsip yang
dapat digunakan:
a)
Metadata sesuai dengan standar komunitas.
b)
Mendukung interoperability.
c)
Menggunakan authority control dan standar konten
d)
Mencakup tentang pernyataan tentang syarat- syarat penggunaan obyek
digital.
e)
Mendukung pemeliharaan dan preservasi jangka panjang terhadap
obyek dalam koleksi.
d.
Initiatives (programs or project to create and manage collections), prinsipprinsip yang dapat diterapkan:
a)
Memiliki desain dasar dan komponen perencanaan.
b)
Memiliki staf yang sesuai dengan keahlian yang diperlukan untuk
mencapai sasaran.
c)
Mengikuti best practices untuk manajemen proyek.
d)
Memiliki komponen evaluasi.
e)
Memasarkan dan menyebarluaskan informasi tentang proses dan hasil
proyek kepada pemangku kepentingan.
18
2.3.3
Metode Utama Pengembangan Perpustakaan digital
Cleveland (1998) dalam Occasional Paper 8 berjudul Digital Libraries:
Definitions, Issues and Challenges yang diterbitkan International Federation of
Library of Associations and Institutions (IFLA) menyatakan bahwa membangun
koleksi digital dapat dilakukan dengan tiga metode utama yakni:
a.
Digitization, merupakan proses konversi koleksi berbentuk cetak, analog atau
media lain seperti buku, artikel jurnal, foto, lukisan, bentuk mikro ke dalam
bentuk elektronik atau digital.
b.
Acquisition of original digital works, maksudnya adalah mengadakan baik
melalui metode membeli atau berlangganan karya digital asli dari penerbit
atau peneliti dalam bentuk misalnya jurnal elektronik (e-journal), buku
elektronik (e-book) dan basis data online
seperti Ebsco, Proquest, dan
Science Direct.
c.
Acces to external materials, maksudnya adalah perpustakaan harus
mempunyai semacam jaringan ke sumber lain yang tidak tersedia secara
lokal yang disediakan melalui website, koleksi perpustakaan lain atau serverserver milik penerbit-penerbit.
Lebih jauh Cleveland (1998) menyatakan beberapa hal yang dapat menjadi
pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:
a.
Kekuatan koleksi
Kekuatan
koleksi
sebuah
perpustakaan
menjadi
pertimbangan
bagi
perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital.
b.
Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi
langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi
tersebut. Biasanya koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan
tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi
perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c.
Prioritas bagi komunitas penggguna
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan
untuk melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari
19
universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang
diakses oleh mahasiswa melalui perpustakaan.
d.
Kemampuan staf
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan
staf dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan
terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga
bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil
digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan
perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
2.3.4
Elemen Utama Perpustakaan Digital
Dalam Executive Summary Grand Design Perpustakaan Digital Pusat
Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (Pustaka) Badan Penelitian
dan Pengembangan Pertanian Departemen Pertanian (2006) proses pelaksanaan
pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis web mencakup beberapa
elemen utama yang harus menjadi perhatian. Elemen utama tersebut sangat
menentukan keberhasilan pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis
web.
Elemen utama tersebut terdiri atas (a) sarana media, (b) fungsi/jenis layanan
(c) sistem pendukung dan (d) hubungan dengan instansi lain serta (e) elemen
dasar dan (f) operasi pemeliharaan. Hubungan antar elemen utama pembentuk
perpustakaan digital berbasis web tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.
Elemen
dasar
(basic
element)
sebagai
salah
satu
elemen
utama
pengembangan sistem perpustakaan digital berbasis web, terdiri dari: (a) Sumber
daya manusia (SDM) yang kompeten, (b) koleksi yang lengkap dan berkualitas,
(c) infrastruktur yang compatible, (d) standard operational procedure (SOP)
yang lengkap, (e) anggaran yang cukup dan (f) manajemen yang modern.
20
Gambar 1 Diagram Model Perpustakaan Digital (Sumber: Executive Summary Grand Design
Perpustakaan Digital PUSTAKA Litbang Deptan, 2006).
2.4 Elemen Dasar (basic elements) Perpustakaan Digital
Sebagai salah satu elemen utama perpustakaan digital, elemen dasar berarti
bagian dasar. Dalam kamus besar bahasa Indonesia (Depdikbud, 1988)
disebutkan bahwa elemen dasar mengandung pengertian bagian yang penting
atau yang dibutuhkan dari keseluruhan yang lebih besar.
Elemen dasar perpustakaan digital berarti bagian terpenting yang paling
dibutuhkan
dalam
pengembangan
perpustakaan
digital
berbasis
web.
Sebagaimana diuraikan diatas menurut perpustakaan model yang dikembangkan
oleh perpustakaan digital Pustaka Bogor elemen dasar tersebut terdiri atas:
21
a.
SDM
b.
Koleksi
c.
Infrastruktur
d.
SOP
e.
Manajemen
f.
Anggaran
2.4.1
Sumber Daya Manusia (SDM)
Komponen pertama elemen dasar perpustakaan digital adalah SDM yang
merupakan salah-satu elemen terpenting dalam pengembangan perpustakaan
digital. Menurut Nawawi (2001) dalam Sudayat (2009) ada tiga pengertian
SDM yaitu:
a.
SDM adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi (disebut
juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan).
b.
SDM adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam
mewujudkan eksistensinya.
c.
SDM adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal (non
material/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat mewujudkan
menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan
eksistensi organisasi.
Optimalisasi pengembangan perpustakaan digital membutuhkan SDM
perpustakaan digital yang professional, yaitu SDM yang memiliki kompetensi dan
keterampilan
mengelola
perpustakaan
digital.
Menurut
Maksum
dan
Darmawiredja (2007) pengelolaan Perpustakaan Model memerlukan SDM yang
memiliki keahlian di bidang manajemen informasi dan dalam pengelolaan TIK.
Jumlah tenaga perpustakaan yang dibutuhkan untuk satu perpustakaan model
minimum empat orang, yang akan bertugas sebagai kepala, pelaksana teknis dan
pelaksana layanan perpustakaan. Pendidikan formal yang diperlukan adalah
bidang perpustakaan minimum D3 untuk tingkat terampil dan S1 untuk tingkat
ahli. Untuk spesialisasi lain diperlukan pengalaman mengelola perpustakaan
minimum lima tahun. Melalui program pelatihan SDM perpustakaan model harus
memiliki kemampuan:
a.
Membangun pangkalan data
22
b.
Mendigitasi dokumen
c.
Mengelola jaringan
d.
Memahami instalasi dan konfigurasi perangkat lunak
e.
Memahami sistem perangkat lunak
f.
Memahami perawatan perangkat keras
g.
Membangun dan mengelola Web
h.
Memahami multimedia
Menurut Chisenga (2003) SDM yang tersedia untuk perpustakaan digital
harus memiliki syarat keterampilan yang memadai, terdiri dari: hardware
specialists, network administrators, database administrators, programmers,
content developers, information managers (librarians). Sedangkan menurut
Achmad
(2006)
disamping
kompetensi
manajerial,
untuk
membangun
perpustakaan digital dibutuhkan keterampilan teknis kompetensi TI, yaitu:
a.
Kemampuan dalam penggunaan komputer (computer literacy)
b.
Kemampuan dalam menguasai basis data (database management)
c.
Kemampuan dalam penguasaan peralatan TI (tools and technology skills)
d.
Kemampuan dalam penguasaan jaringan (computer network)
Adapun menurut Sulistyo-Basuki (2006)
ada tiga kompetensi yang
diperlukan pengembangan perpustakaan digital, yaitu kompetensi keilmuan,
kompetensi bahasa dan kompetensi teknologi informasi (TIK). Kompetensi TIK
mencakup kemampuan dalam:
a.
Kompetensi dasar TIK
b.
Kompetensi olah kata (word processing)
c.
Kompetensi surat elektronik (e-mail)
d.
Kompetensi internet dan intranet
e.
Kompetensi grafik
f.
Kompetensi penyajian
g.
Kompetensi penerbitan
h.
Kompetensi manajemen proyek dan lembar elektronik (spreadsheet)
i.
Kompetensi pangkalan data
j.
Kompetensi pemeliharaan sistem (system maintenance)
k.
Kompetensi desain dan pengembangan aplikasi dalam lingkungan web
l.
Kompetensi analisis sistem dan pemrograman.
23
Selanjutnya menurut Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) sumber daya manusia
yang dibutuhkan dalam pengelolaan perpustakaan digital adalah:
a.
Database Administrator (DBA), yaitu mempunyai kemampuan dan
tanggungjawab terhadap kelancaran basisdata, mekanisme backup agar data
selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data.
b.
Network Administrator yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab
terhadap kelancaran operasional jaringan komputer.
c.
System Administrator yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab
terhadap kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak
mengakses sistem.
d.
Web Master yaitu mempunyai kemampuan dan tanggung jawab terhadap
kelancaran agar website beserta seluruh halaman yang ada didalamnya tetap
beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna.
e.
Web Designer/Content Developer yaitu mempunyai kemampuan dan
tanggung jawab dalam merancang tampilan dan sekaligus mengatur isi
website.
Lebih jauh Australian National Training Authorithy (ANTA) dari Council of
Australian University Directors of Information Technology (CAUDIT, 2001),
Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) dari
Institut Teknologi Bandung (2000) dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet
Indonesia (APJII, 2000) menyatakan kompetensi dasar standar (standard core
competency) yang harus dimiliki semua kategori lapangan pekerjaan bidang
teknologi informasi (TI), yaitu:
a.
Kemampuan mengoperasikan perangkat keras (ANTA: ICAITU005B)
b.
Mengakses internet (ANTA: ICPMM63bA)
Sedangkan kompetensi per kategori pekerjaan adalah:
a.
SDM pengelola komponen countainers yaitu sebagai:
a) Network Administrator yang mempunyai tanggungjawab terhadap
kelancaran operasional jaringan komputer, dengan kompetensi:
-
Menghubungkan perangkat keras (ANTA: ICAITSO14B)
-
Administer dan melakukan konfigurasi sistem operasi yang
mendukung network (ANTA: ICAITS120A)
24
-
Mencari sumber kesalahan di jaringan dan memperbaikinya (ANTA:
ICAITS122A)
-
Mengelola network security (ANTA: ICAITS123A)
-
Monitor dan administer network security (ANTA: ICAITS124A)
-
Memahami routing.
b) System Administrator yaitu mempunyai tanggung jawab terhadap
kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak
mengakses sistem serta kompetensi sesuai standar, dengan kompetensi:
-
Menghubungkan perangkat keras (ANTA: ICAITSO14B)
-
Melakukan instalasi Microsoft Windows
-
Melakukan instalasi Linux, memasang dan mengkonfigurasi e-mail
server, ftp server, web server
-
Memahami routing yaitu proses untuk memilih jalur yang harus
dilalui oleh paket data.
c) Web Developer/Programer yaitu mempunyai tanggung jawab terhadap
kelancaran agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya
tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna, dengan
kompetensi:
-
Membuat halaman web dengan multimedia (ANTA: ICAMM65DA)
-
Cammon Gateway Interface Programing.
b) SDM pengelola komponen contents yaitu:
a) Database Administrator (DBA), yaitu mempunyai kemampuan dan
tanggung jawab terhadap kelancaran basisdata, mekanisme backup agar
data selalu aman dan recovery jika terjadi kerusakan data, dengan
kompetensi :
-
Memonitor dan administer sebuah database (ANTA: ICAITS125A)
b) Web Designer/Content Developer, yaitu mempunyai kemampuan dan
tanggung jawab dalam merancang tampilan dan sekaligus mengatur isi
website dengan konpetensi:
-
Kemampuan menangkap digital image (ANTA: ICPMM21CA)
-
Membuat halaman web dengan multimedia (ANTA: ICPMM65DA)
25
Terakhir yang bisa dianggap sebagai salah satu yang paling utama dari
kualitas SDM perpustakan digital berbasis web adalah memiliki sertifikat
kompetensi SDM bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Sertifikat
kompetensi TIK tersebut dapat dimiliki melalui Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) telekomunikasi, multimedia dan informatika (Telematika).
LSP Telematika dibentuk oleh pemerintah yang harus dilaksanakan oleh
komunitas Telematika dan bersifat independen serta professional. LSP bertugas
menyelenggarakan standarisasi kompetensi kerja, menyiapkan materi uji serta
mengakreditasi unit-unit tempat uji kompetensi dan menerbitkan Sertifikat
Kompetensi TIK. Kegiatan kerjanya merujuk kepada Sertifikat ISO 17024.
Materi uji kompetensi LSP Telematika disusun berdasarkan Standar
Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang disahkan Menteri Tenaga
Kerja dan Transmigrasi. Penyusun SKKNI merupakan ahli telematika yang
berasal dari Departemen Komunikasi dan Informatika, Departemen Pendidikan,
Kementerian Ristek dan beberapa perusahaan TI di Indonesia (LSP Telematika,
2012)
2.4.2
Koleksi
Elemen dasar kedua perpustakaan digital adalah koleksi digital, Maksum dan
Darmawiredja (2007) menyatakan koleksi perpustakaan diutamakan dalam format
digital baik untuk offline maupun online, sedangkan koleksi tercetak lebih
diutamakan buku-buku tentang formula (standar) dan rujukan. Menurut Hartinah
(2009) obyek digital yang mengisi perpustakaan digital sangat bervariasi meliputi
teks, grafik, gambar, audio-video, program-program komputer, sedangkan
Makarim dan Prastyo (2007) menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan sumber
daya digital (digital resources) adalah koleksi-koleksi digital yang dimiliki, antara
lain; lagu-lagu berformat MP3, film yang diputar dengan VCD/DVD player,
ringtone pada handphone, foto digital, e-mail dan dokumen softcopy suatu tulisan.
Surachman (2008) menyatakan bahwa koleksi digital dapat dipahami sebagai
koleksi informasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat
juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media
komputer dan sejenisnya. Koleksi digital tersebut dapat berupa buku elektronik,
26
jurnal elektronik, database online atau statistik elektronik, sedangkan Pendit et.al.
(2007) menyatakan secara garis besar ada empat sumberdaya informasi yaitu:
a.
Bahan dan sumber full text, termasuk di sini jurnal elektronik, koleksi digital
yang bersifat terbuka (open acces), buku elektronik, surat kabar elektronik,
dan tesis serta disertasi digital.
b.
Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog,
indeks dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang
informasi lainnya.
c.
Bahan-bahan multimedia digital.
d.
Aneka situs di internet
2.4.3
Infrastruktur
Sebagai elemen dasar ketiga infrastruktur mempunyai beberapa pengertian di
dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdikbud, 1988) infrastruktur disebut
prasarana, yaitu: segala yang merupakan penunjang terselenggaranya suatu
proses. Pengertian infrastruktur sebenarnya mencakup sarana-sarana teknologis
yang berwujud fisik seperti: jaringan kabel, perangkat keras, dan bangunanbangunan. Infrastruktur non fisik seperti struktur sosial budaya, cara kerja dan
aspirasi masyarakat tempat infrastruktur itu berada, tersedia dari (PNRI, 2010).
Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) berpendapat bahwa dalam
pengembangan
perpustakaan digital perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer
adalah sebagai elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital (lihat
Gambar 2).
27
Gambar 2 Infrastruktur Ideal Perpustakaan Digital (Sumber:Modifikasi Infrstruktur
Perpustakaan, Ruldeviyani dan Sucahyo, 2007)
2.4.3.1 Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras dalam sistem komputer adalah semua elemen fisik dalam
komputer, seperti rangkaian terpadu (integrated circuit)
kabel dan terminal
(Downing dan Covington, 1990). Menurut Maksum dan Darmawiredja (2007)
komponen perangkat keras berbasis TI yang diperlukan adalah:
28
a.
Komponen input, yaitu perangkat keras yang digunakan untuk data entri
informasi (keyboard, mouse, scanner).
b.
Komponen output, adalah perangkat keras
yang diperlukan untuk
menampilkan data informasi melalui intranet dan internet (monitor, printer).
c.
Komponen pengolah untuk melakukan pengolahan dan eksekusi intruksi
(processor, motherboard).
d.
Komponen memori untuk menyimpan data dan intruksi dalam bentuk
elektronik digital (harddisk).
Perangkat keras lainnya yang diperlukan adalah perangkat untuk membangun
jaringan intranet dan internet, yaitu perangkat untuk akses katalog, akses online
serta server. Lebih rinci Maksum (2009) mengatakan hardware minimal yang
diperlukan untuk mengembangkan perpustakaan digital adalah: 4 unit PC, 1 unit
server, 1 unit hub, 1 unit router, 1 unit printer, 1 unit UPS, kabel konektor,
instalasi listrik, instalasi jaringan, 1 unit kamera digital.
Dalam sebuah paket perpustakaan digital hardware yang dibutuhkan adalah
PC dengan spesifikasi processor multicore processor minimal speed 2.2 GHz,
memori 2 GB DDR2 SDRAM, hard drive 160 GB SATA-II 7200 RPM,
networking ethernet 10/100/1000 Mbps dan monitor LCD 15 (Berkatindo
Nusantara, 2010), selain itu saluran telepon dan modem (Pardosi, 2001), scanner
(Suryandari,2007) dan komputer server.
Menurut
pendapat Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) untuk pencapaian
kinerja yang maksimum, sebuah perpustakaan digital bisa saja mempunyai
beberapa server yang masing-masing mempunyai tugas pokok dan fungsi yang
khusus sebagai berikut:
a.
Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan
web page dari para pengguna internet.
b.
Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah
keseluruhan koleksi disimpan;
c.
FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas melalui jaringan
komputer;
d.
Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan
dengan surat elektronik (e-mail);
29
e.
Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan,
mengatur antriannya, dan memprosesnya;
f.
Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari
pemakai-pemakai yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk
membatasi ke situs-situs yang tidak diperkenankan.
2.4.3.2 Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak dalam sistem komputer adalah merupakan kumpulan
program yang akan memberitahu komputer apa yang harus dilakukan. Perangkat
keras yang membentuk sistem komputer tidak berarti tanpa adanya instruksi yang
memberitahukan apa yang harus dilakukannya (Downing dan Covington 1990).
Demikian pula pendapat Maksum (2007) software mencakup sekumpulan aturan
atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi
komputer, program pengembangan dan program sistem operasi (operating
system).
Menurut Ruldeviyani dan Sucahyo (2007) sebuah perpustakaan digital paling
tidak memerlukan dua perangkat lunak utama yaitu
perangkat lunak untuk
penyimpanan koleksi dan perangkat lunak untuk pencarian koleksi. Untuk
penyimpanan koleksi, dibutuhkan sebuah sistem manajemen basis data yang bisa
mendukung proses penambahan, pengubahan, penghapusan termasuk juga
pencarian koleksi secara cepat. Oracle, Microsoft SQL server, dan IBM DB2
adalah basis data yang bersifat proprietary dan MySQL dan postgreSQL adalah
basis data yang bersifat open source. Manajemen basis data tersebut dalam sebuah
perpustakaan digital dapat dijakankan dilingkungan sistem operasi windows yaitu
sistem operasi komputer yang bersifat proprietary atau sistem operasi unix/linux
yaitu
sistem operasi komputer
yang bersifat open source ataupun berbagai
variasinya atau sistem operasi lainnya
Untuk pencarian koleksi umumnya melalui internet, yaitu menggunakan web
browser dengan cara mengakses situs web yang menyediakan koleksi yang
dibutuhkan. Web browser adalah software yang digunakan untuk menampilkan
halaman-halaman website yang ada di internet. Web browser yang popular adalah
internet explorer, netscape navigator dan mozilla firefox. Sedangkan aplikasi
30
interface yang popular antara lain Slims, GDL, Igloo dan Mysipisis. Sementara
itu diantara bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk membangunnya
mulai dari Java, Perl, python, ASP ataupun PHP. Perangkat lunak berikutnya
adalah untuk web server, yaitu software yang memberikan layanan data yang
berfungsi menerima permintaan HTTP dari klien yang dikenal dengan browser
web dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman-halaman web yang
umumnya berbentuk dokumen HTML (World Friend, 2010).
Salah satu web server yang paling banyak digunakan adalah web server
Apache. Web server ini salah satunya dapat diperoleh dengan menginstal
perangkat lunak XAMPP yaitu tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke
dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi
melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, MySQL dan PHP secara
manual. XAMPP akan menginstallasi dan mengkonfigurasikannya secara
otomatis (Julie, 2010)
Fungsi Apache, MySQL dan PHP adalah:
a.
Apache,
merupakan
aplikasi
web
server.
Tugas
utamanya
adalah
menghasilkan halaman web yang benar kepada user.
b.
MySQL, merupakan database server. MySQL dapat digunakan untuk
membuat dan mengelola database beserta isinya, termasuk menambahkan,
mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.
c.
PHP, merupakan bahasa pemrograman web yaitu bahasa pemrograman untuk
membuat web yang bersifat server-side scripting yang memungkinkan
membuat halaman web yang bersifat dinamis.
2.4.3.3 Jaringan Komputer (computer netware)
Jaringan komputer merupakan gabungan antara teknologi komputer dan
teknologi telekomunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data
yang dapat didistribusikan, mencakup pemakaian database, software aplikasi dan
peralatan hardware secara bersamaan (Sopandi, 2008). Sedangkan Maksum dan
Darmawiredja (2007) berpendapat bahwa jaringan (netware) merupakan unit
telekomunikasi yang terdiri atas media, aliran data (data flow), topologi dan
aturan, keamanan serta zona telekomunikasi yang diperlukan untuk mengakses
informasi yang tersimpan dalam server untuk mempermudah dan mempercepat
31
para pengguna memperoleh informasi. Pola pengembangannya meliputi aktivitas
input, proses dan output.
Untuk
memerlukan
mengoptimalkan
jaringan
tujuan
komputer
tersebut
(Gambar
suatu
3),
perpustakaan
baik
jaringan
digital
lokal
(LAN/intranet/ektranet), maupun jaringan global (internet) sebagaimana pendapat
Pudjiono (2006), setelah memiliki koleksi digital, PC dan software maka
diperlukan jaringan
intranet minimal 100 Mbps dan internet (layanan global)
minimal 128 Kbps. Selain dari itu kehadiran komputer personal (PC), Internet
dan Word Wide Web (WWW) memungkinkan terciptanya perpustakaan digital
(Ruldeviyani dan Sucahyo, 2007).
a.
LAN
Jaringan wilayah lokal ( local area network atau biasa disingkat LAN)
adalah jaringan komputer yang jaringannya hanya mencakup wilayah kecil;
seperti jaringan komputer kampus, gedung, kantor, dalam rumah, sekolah
atau yang lebih kecil. Saat ini, kebanyakan LAN berbasis pada teknologi
IEEE 802.3 Ethernet menggunakan perangkat switch, yang mempunyai
kecepatan transfer data 10, 100, atau 1000 Mbps. Selain teknologi Ethernet,
saat ini teknologi 802.11b (atau biasa disebut Wi-fi) juga sering digunakan
untuk membentuk LAN. Tempat-tempat yang menyediakan koneksi LAN
dengan teknologi Wi-fi biasa disebut hotspot, (PSB-SMA, 2010]
b. Intranet dan Ekstranet
Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP
seperti internet, hanya saja digunakan dalam internal perpustakaan. Antar
intranet dapat saling berkomunikasi dengan yang lainnya melalui sambungan
internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh.
32
Gambar 3 Diagram Model Jaringan Perpustakan
(sumber: Perpustakaan Model Pustaka Bogor)
Jika sebuah perpustakaan
mengekspos
sebagian dari internal
jaringannya ke komunitas di luar, hal ini disebut ekstranet. Perpustakaan
dapat melakukan pemblokiran akses ke intranet melalui router dan
pengaturan akses ke intranet dengan meletakan firewall (Purbo, 2010).
33
c.
Internet
Internet (Interconnected Network) merupakan jaringan global yang
menghubungkan komputer yang satu dengan lainnya diseluruh dunia (oleh
alat pengatur lalu lintas data, yang dinamakan routers) meskipun beda sistem
operasi dan mesin. Dengan Internet, komputer dapat saling terhubung untuk
berkomunikasi, berbagi dan memperoleh informasi. Internet sebenarnya
adalah suatu sistem global jaringan komputer yang saling terhubung
menggunakan standar internet protokol (TCP/IP) (Wijaya, 2012)
Menurut
Ruldeviyani
dan
Sucahyo
(2007)
sesuai
dengan
kepanjangannya, Internet terdiri dari sekumpulan jaringan komputer milik
perusahaan, institusi, lembaga pemerintah, ataupun penyedia jasa masingmasing jaringan komputer yang terhubung dan dikelola secara independen.
Dengan adanya internet memungkinkan data digital di satu tempat bisa
diakses dengan mudah dan cepat dari tempat lain.
d. World Wide Web (WWW)
WWW atau sering disebut sebagai web adalah dokumen-dokumen internet
yang disimpan di server-server yang terdapat diseluruh dunia. Dokumen web
tersebut dibuat dengan menggunakan format hypertext dan hypermadia, yaitu
Hypertext Markup Languange (HTML). HTML mempunyai kemampuan untuk
menghubungkan (link) sebuah dokumen dengan dokumen yang lain. Halamanhalaman web yang dibuat menggunakan HTML digunakan untuk menyimpan
informasi. Informasi yang disajikan dalam bentuk grafis (dalam format GIF, JPG,
PNG), suara (dalam format AU, WAV), dan objek multimedia lainnya (seperti
MIDI, Shockwave, Quicktime Movie, 3D World). Web dapat diakses oleh
perangkat lunak web client yang disebut browser. Browser dapat membaca
halaman-halaman web
yang
tersimpan dalam web server
atau
sering
tersimpan dalam web server atau yang disebut URL (Sugiono, 2009)
2.4.4 Standard Operation Procedure (SOP)
Elemen dasar ke empat adalah SOP, yang diperlukan diberbagai bidang
kegiatan termasuk kegiatan pengembangan perpustakaan digital. SOP diperlukan
34
agar proses operasional kegiatan berlangsung secara teratur. Proses yang sudah
berlangsung teratur dapat tetap berjalan walaupun orang yang bertanggung jawab
pada proses tersebut tidak hadir, karena perannya dapat digantikan orang lain.
SOP merupakan suatu rangkaian instruksi tertulis yang mendokumentasikan
kegiatan atau proses rutin yang terdapat pada suatu bidang kegiatan. Menurut
Mustafa dan Yulia (2005) SOP atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan
istilah prosedur baku mutu adalah suatu panduan tertulis dalam menjalankan
kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar mutu hasil
pekerjaan. Sedangkan Aries dan Saleh, (2004) mendefinisikan SOP sebagai
dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan
sistematis. Dengan adanya SOP,
maka standar
mutu
layanan yang akan
dihasilkan oleh suatu pekerjaan dapat diukur sebelumnya. Demikian juga mutu
layanan yang diharapkan diberikan kepada pengguna dapat ditentukan.
Selanjutnya dengan SOP akan mudah melaksanakan pekerjaan, karena ada
pedoman yang diikuti dan kontrol terhadap pekerjaan dapat dilakukan dengan
mudah.
Perpustakaan digital yang koleksinya berformat digital tersimpan dalam
suatu komputer server harus dapat diakses dengan komputer secara cepat dan
mudah melalui jaringan komputer. Oleh karena itu maka SOP sangat diperlukan
untuk menjalankan operasional sebuah perpustakaan digital agar memberikan
manfaat lebih bagi pengguna dan yang menjalankan tugas-tugas sebagai
pustakawan.
Dalam grand design perpustakaan
digital Pustaka Litbangtan,
pembuatan SOP terdiri dari:
a) SOP untuk digitalisasi bahan perpustakaan
b) SOP untuk penanganan dokumen digital
c) SOP untuk sistem layanan perpustakaan digital
d) SOP untuk pemeliharaan jaringan
e) SOP untuk pemeliharaan web
Biasanya SOP disusun berbentuk modul-modul, setiap kegiatan dibuat SOP
yang berdiri sendiri atau ada keterkaitan dengan modul lainnya. Modul kegiatan
perpustakaan terdiri dari nomor kode modul, judul modul, cakupan, tujuan,
standar yang digunakan, tahapan kegiatan, alur kerja dalam bentuk diagram, serta
35
formulir-formulir yang mungkin digunakan dan biaya atau keterangan lain yang
diperlukan terkait langsung dengan isi modul tersebut (Mustafa dan Yulia, 2005).
Contoh SOP yang diperlukan dalam pengembangan perpustakaan digital antara
lain SOP digitalisasi bahan perpustakaan dan penanganan dokumen digital
(Lampiran 1 s.d 2)
2.4.5
Manajemen
Elemen dasar kelima adalah manajemen yang secara umum adalah
merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan,
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi
lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner dalam
Daryono, 2008). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses
manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan
terganggu dan mengalami kegagalan.
Berdasarkan Standard National Information Standards Organisation (NISO,
2007) pengembangan koleksi digital sebaiknya berpedoman pada kriteria four
core types of entities sebagaimana diuraikan dalam komponen utama
pengembangan perpustakaan digital tersebut diatas, yaitu:
a.
Collection (organized groups of object)
b.
Object (digital materials)
c.
Metadata (information about objects and collections)
d.
Initiatives (program or projects to create and manage collection)
Adapun manajemen perpustakaan digital menurut Arif (2003) adalah
penerapan teknologi informasi (TI) sebagai
sarana untuk menyimpan,
mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format
digital. Manajemen pengembangan perpustakaan digital tersebut antara lain
melalui proses digitization sebagaimana menurut Suryandari (2007) manajemen
perpustakaan di era digital salah satunya dibatasi pada proses digitalisasi.
Selanjutnya menurut Cleveland (1998) dari IFLA sebagaimana diuraikan
diatas, selain proses digitization membangun koleksi digital dapat dilakukan
dengan metoda lainnya yaitu Acquisition of original digital works dan Acces to
36
external materials. Proses digitalisasi (digitization ) menurut Suryandari (2007)
adalah proses yang mengubah dokumen tercetak menjadi dokumen digital. Proses
tersebut (Gambar 4) dibedakan menjadi tiga kegiatan utama, yaitu:
a.
Scanning, yaitu proses memindai dokumen dari bentuk cetak dan
mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan adalah
berkas PDF. Salah satu alat yang dapat digunakan adalah canon IR2200.
b.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara
memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan
sebagainya, dengan software adobe acrobat, termasuk proses OCR (Optical
Character Recognition). Proses OCR adalah sebuah proses yang mengubah
gambar menjadi teks.
c.
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas
dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas
PDF yang berisi full text karya tulis dari mulai halaman judul hingga
lampiran, yang telah melalui proses editing.
Dibagian akhir diagram pada Gambar 4 terdapat dua server, yaitu : sebuah
server yang terhubung ke intranet dan server yang terhubung ke intranet, server
pertama berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat diakses oleh
seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN). Sedangkan server yang
kedua adalah yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya akhir
tersebut.
Sedangkan
menurut
Rufaidah
(2007) pengolahan
mencakup
proses
digitalisasi, pembuatan metadata dan uploading. Pembuatan metadata untuk
keperluan penelusuran berbasis web dan uploading adalah memindahkan data atau
dokumen ke server web untuk akses dokumen digital melalui jaringan internet,
sedangkan penyimpanan dokumen digital di server lokal untuk akses di
perpustakaan setempat atau penyimpanan di CD-ROM. Proses terakhir
pendistribusian dokumen yaitu proses penyebarluasan hasil penyimpanan
dokumen
ke masyarakat pengguna sesuai bentuk penyimpanannya. Proses
lainnya adalah konversi dilakukan jika dokumen sudah dalam bentuk softcopy
untuk menyamakan format dan mengatur penamaan file.
37
Gambar 4 Alur Kerja Digitalisasi (Sumber: Modifikasi Alur
Kerja Digitalisasi Suryandari,2007)
2.4.6
Anggaran
Elemen dasar keenam adalah anggaran, yaitu rencana penjatahan sumber
daya yang dinyatakan dengan angka, biasanya dalam satuan uang (Depdikbud,
1988). Secara garis besar anggaran yang diperlukan dalam pengembangan
perpustakaan digital terbagi dua yaitu anggaran untuk investasi awal dan
38
operasional. Besarnya anggaran yang diperlukan tergantung faktor-faktor
pendukung perpustakaan digital yang tersedia dalam sebuah perpustakaan.
Siregar (1999) menyatakan bahwa penyediaan layanan digital memerlukan
pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Dana investasi
digunakan untuk perangkat keras dan lunak, dana operasional antara lain
digunakan untuk proses digitalisasi. Besarnya biaya yang diperlukan tergantung
pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah
terminal layanan akses yang akan disediakan, jenis server yang akan digunakan
dan tenaga pengembang yang tersedia.
Sementara itu Suryandari (2007) berdasarkan hasil pengalaman lapangan
membedakan struktur pembiayaan proses digitalisasi pada jumlah anggaran yang
tersedia menjadi perpustakaan besar, menengah dan kecil, dengan rincian sebagai
berikut:
a.
Perpustakaan besar memiliki dana sekitar Rp 57.000.000 (lima puluh tujuh
juta rupiah) untuk investasi awal, yaitu biaya peralatan dan jasa yang sifatnya
tidak rutin dan Rp 4.500.000 (empat juta lima ratus ribu rupiah) untuk biaya
operasional proses digitalisasi 400 tesis per bulan (total 1.600 tesis/4 bulan).
b.
Perpustakaan menengah memiliki dana sekitar Rp 30.000.000 (tiga puluh juta
rupiah) untuk investasi awal, yaitu biaya peralatan dan jasa yang sifatnya
tidak rutin dan Rp 3.000.000 (tiga juta lima ratus ribu rupiah) untuk biaya
operasional proses digitalisasi 400 tesis per bulan (total 1.600 tesis/4 bulan).
c.
Perpustakaan kecil memiliki dana sekitar Rp 11.000.000 (sebelas juta rupiah)
untuk investasi awal, yaitu biaya peralatan dan jasa yang sifatnya tidak rutin
dan Rp 400.000 (empat ratus ribu rupiah) per bulan untuk biaya operasional
proses digitalisasi (400 tesis/4 bulan).
Struktur pembiayaan digitalisasi tersebut dibedakan menjadi dua, yaitu biaya
rutin (bulanan) dan biaya investasi (tidak rutin, dikeluarkan hanya satu kali pada
saat proyek akan dimulai). Rincian anggaran dapat dilihat pada Lampiran 3
sampai 11. Sementara itu di Pustaka Bogor selain anggaran pembiayaan investasi
dan operasional proses digitization anggaran terbesar lainnya adalah anggaran
operasional acquisition of original digital work yaitu pengadaan karya digital asli
(born digital).
39
Berdasarkan uraian anggaran investasi dan operasional, struktur pembiayaan
proses digitalisasi di atas dan acquisition of original digital work di Pustaka
Bogor serta penelusuran harga pada literatur online diperlukan anggaran
pengembangan perpustakaan digital berbasis web sebagai tercantum dalam
Lampiran 12. Pada lampiran tersebut untuk tahun pertama dibutuhkan anggaran
standar biaya investasi sebesar Rp 123.309.000,- dan biaya opersional Rp
495.666.311,- Total anggaran yang dibutuhkan untuk tahun pertama sebesar Rp
618.975.311,Struktur pembiayaan pengembangan perpustakaan digital tersebut masih
sangat kecil apabila dibandingkan dengan struktur pembiayaan pengembangan
perpustakaan digital di perpustakaan perguruan tinggi di negara maju. Sebagai
contoh struktur pembiayaan pengembangan perpustakaan digital di dalam
Proposal for a University of Tennessee Digital Library Center tahun 2001, yang
merencanakan anggaran sebesar $ 471.008 atau sama dengan Rp 4.710.080.000
(kurs Rp 10.000 per 1 USD) pada tahun pertama, dengan rincian anggaran pada
Lampiran 13.
2.5 Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (Pustaka) Bogor
Pustaka Bogor adalah pengelola perpustakaan digital dan penyebarluasan
informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian berbasis TI serta sebagai
Pusat Deposit Publikasi (Kepmentan no.433/Kpts/HM.160/9/2003) di lingkup
Kementerian Pertanian Republik Indonesia.
Pengembangannya Perpustakaan Digital Pustaka berpedoman pada grand
design pengembangan perpustakaan digital Pustaka Bogor sebagaimana telah
diuraikan sebelumnya, dan sejak tahun 2007 perpustakaan Pustaka Bogor bertugas
sebagai koordinator pengembangan sistem perpustakaan digital di 66 unit kerja
lingkup Balitbangtan (Lampiran 14).
Tujuan utama pengembangannya antara lain adalah mempermudah dan
mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval) dan proses
pertukaran serta pengiriman informasi (information exchange). Sedangkan
fungsinya antara lain mengelola sumber daya perpustakaan dan pengembangan
40
aplikasi teknologi informasi serta pengelolaan sarana instrumentasi teknologi
informasi dan bahan pustaka.
Dalam grand design
pengembangan perpustakaan digital Pustaka Bogor
tersebut digambarkan bahwa dalam pengembangannya diperlukan satu kesatuan
dukungan dari lima elemen utamanya, yaitu sarana media, fungsi atau jenis
layanan, sistem pendukung, hubungan dengan lembaga lain, dan elemen dasar
serta operasional pemeliharaan.
Elemen utama yang pertama adalah sarana
media. Salah satu sarana media peyebarluasan informasi Pustaka Bogor adalah
internet, dimana akses ke pangkalan data perpustakaan menjadi menjadi tidak
terbatas, baik oleh
ruang maupun waktu. Menurut Maksum (2010) saat ini
seluruh perpustakaan unit kerja penelitian yang tersebar diseluruh provinsi sudah
mendapatkan akses informasi yang tersedia dalam server Pustaka melalui jaringan
internet (online). Sebaliknya seluruh perpustakaan unit kerja penelitian telah
melakukan upload data OPAC, PDF, DOC, PPT, ke Pustaka.
Elemen utama kedua adalah fungsi atau jenis layanan. Salah satu fungsi atau
jenis layanan perpustakaan digital Pustaka Bogor adalah layanan Online Public
Acces Catalog (OPAC). Layanan penelusuran informasi dalam format digital
tersebut sudah dapat dilakukan dengan cepat dan pengguna dapat lebih mudah
memperoleh layanan salinan (copy) informasi yang dibutuhkan, baik berupa hasil
cetak (print out) maupun salinan (download). Dalam grand design layananlayanan tersebut merupakan sebagian dari vertical service dari fungsi atau jenis
layanan perpustakaan digital yang merupakan ujung tombak layanan perpustakaan
digital Pustaka Bogor.
Kelancaran layanan-layanan tersebut diperkuat dengan hasil penelitian yang
dilakukan oleh Maksum, Buldansyah dan Prawati (2008) antara lain terhadap
aksesibilitas informasi dan efektivitas layanan informasi digital di perpustakaan
Pustaka Bogor. Aksesibilitas (hal dapat dijadikan akses) informasi terhadap
sumber informasi digital baik sumber offline maupun online menunjukan tingkat
aksesibilitas yang tinggi. Efektivitas layanan informasi digital berdasarkan
ketersediaan fasilitas akses informasi online dan offline dan berdasarkan kepuasan
pengguna terhadap kecepatan akes online dan offline menunjukan tingkat yang
efektif.
41
Fungsi atau jenis layanan perpustakaan Pustaka Bogor sudah didukung elemen
utama ketiga, yaitu sistem layanan umum (common services) berupa sistem
jaringan, database, sistem keamanan data dan pelatihan. Untuk pangkalan data
Pustaka melanggan dari penerbit luar negeri yang sudah siap saji. Pangkalan data
tersebut disajikan pada Tabel 2:
Tabel 2 Pangkalan Data Elektronik Bidang Pertanian Dan Bidang Terkait Yang
Dimiliki Digital Perpustakaan Pustaka Bogor
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Nama pangkalan data
ProQuest
Science Direct
TEEAL
AGRICOLA
AGRIS
CARIS
Tropag & Rural
CAB Abstract
Crops Protection Compendium
Indonesiana
Warintek
Teknologi Tepat Guna
Publikasi Badan LitbangPertanian
Kumpulan Berita Surat Kabar
CD-interaktif
Akses
Online
Online
Offline
Offline
Offline
Offline
Offline
Offline
Offline
Offline
Offline
Online
Online
Offline
Offline
Jenis informasi
Artikel lengkap
Artikel lengkap
Artikel lengkap
Bibliografis
Abstrak
Abstrak
Abstrak
Abstrak
Abstrak
Artikel lengkap
Artikel lengkap
Artikel lengkap
Artikel lengkap
Artikel lengkap
Audio visual
Elemen utama keempat adalah hubungan dengan lembaga lain untuk berbagai
tujuan antara lain untuk meningkatakan information sharing. Untuk keempat
elemen utama tersebut telah didukung elemen utama kelima, yaitu elemen dasar
(basic elements) yang mencakup SDM yang handal, koleksi yang lengkap dan
bermutu, infrastruktur yang mendukung, SOP yang mendukung, dan manajemen
yang modern serta anggaran yang cukup.
Elemen utama yang terakhir adalah operasi pemeliharaan (maintenance
operation). Perpustakaan digital Pustaka Bogor menjadikan pemeliharaan
keseluruhan sistem perpustakaan digital menjadi elemen penting untuk bisa
menarik pemustaka dan memanfaatkannya tidak hanya sebagai tempat informasi
umum, tetapi juga untuk mendukung kinerjanya.
Berdasarkan dukungan kelima elemen utama perpustakaan digital tersebut
dan mangacu kepada laporan akhir tahun, akses pemustaka terhadap dokumen
42
online yang terdapat pada database Perpustakaan Digital Pustaka Bogor dalam
kurun waktu 2007 sampai dengan 2011 menunjukan jumlah yang tinggi
sebagaimana tercantum dalam Tabel 3:
Tabel 3 Jumlah Dokumen Online Yang Diakses Di Pepustakaan Digital
Pustaka Bogor Dari Tahun 2007 sampai dengan 2011
Jumlah Judul Dokumen Yang Diakses Per Tahun (Judul):
Jenis
Dokumen
Database
Online
2007
2008
2009
2010
2011
6.895
26.433
80.846
77.600
69.803
Sumber: Kusmayadi E. Manjur S., 2008; Kusmayadi E. Manjur S., 2009; Kusmayadi E.,
Maksum, 2010; Rufaidah VW., Widaningsih, 2011.
Jumlah tersebut adalah kondisi yang selalu melampaui capaian target yang
ditentukan tiap tahun selama kurun waktu lima tahun, sebagaimana terlihat dalam
Tabel 4:
Tabel 4 Pencapaian Target Jumlah Dokumen Online Yang Diakses Di
Pepustakaan Digital Pustaka Bogor Tahun 2007 sampai dengan 2011
Target Akses Dokumen Online Per Tahun :
Jenis
Dokumen
Database
Online
2007
2008
2009
2010
2011
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
Target
Capaian
%
4.500
6.895
155,22
4.500
26.433
587,40
4.500
80.846
673,72
50.000
77.600
155,20
55.000
69.830
126,91
Sumber: Kusmayadi E. Manjur S., 2008; Kusmayadi E. Manjur S., 2009; Kusmayadi E.,
Maksum, 2010; Rufaidah VW., Widaningsih, 2011.
Kondisi tersebut menunjukan bahwa dengan dukungan elemen utama yang
salah satunya adalah elemen dasar (basic element) pengembangan sistem
perpustakaan digital berbasis web di Pustaka Bogor sudah berjalan sesuai standar
pengelolaan sistem perpustakaan digital berbasis web.
2.6 Studi Kelayakan
Dalam systems development life cycle (SDLC) O’Brien (2002) berpendapat
bahwa langkah pertama dalam proses pengembangan sistem adalah tahap
43
investigasi sistem yang membutuhkan sebuah kajian awal yang disebut studi
kelayakan (Gambar 5). Studi kelayakan tersebut merupakan kajian awal yang
menyelidiki kebutuhan
informasi dari perspektif pengguna dan
menentukan
kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang diajukan.
Selanjutnya Lucas (2000) menyatakan
bahwa studi kelayakan menyajikan
beberapa alternatif potensial dan mengevaluasinya secara teknis, ekonomi, dan
ukuran-ukuran operasional. Sedangkan Laudon dan Laudon (1996) berpendapat
bahwa studi kelayakan dilakukan untuk menentukan solusi apakah yang mungkin
atau terjangkau, memberi batasan dan sumber daya organisasi.
Investigation/Planning
Feasibility
study
Analysis
Functional
Requirement
Design
System
Specification
Implementation
System
Operational
Maintenance
Improved
System
SDLC
ACTIVITIES
PRODUCT
Gambar 5. System Development Life Cycle ( O’Brien, 2002)
Kamus Bahasa Indonesia (1988)
menjelaskan bahwa kata studi berarti
penelitian atau penyelidikan ilmiah sedangkan kelayakan berarti perihal yang
dapat (pantas, patut) dilaksanakan. Sedangkan
Setiawan dalam Ensiklopedi
Nasional Indonesia (2004) menjelaskan frasa studi kelayakan adalah analisis
untuk mengambil keputusan
tentang kelayakan suatu rencana investasi.
Selanjutnya Kamus Komputer dan Teknologi Informasi (2007) menjelaskan frasa
studi kelayakan tersebut merupakan studi yang digunakan apakah proyek yang
direncanakan layak untuk diteruskan atau tidak.
Salah satu elemen utama pengembangan perpustakaan digital sebagaimana
telah diuraikan di atas adalah elemen dasar yang menjadi salah satu elemen
44
yang perlu dianalisis kelayakannya. Elemen dasar yang dianalisis dalam studi
kelayakan ini terdiri dari: kelayakan sumber daya manusia, kelayakan koleksi
digital, kelayakan infrastruktur, kelayakan standard operational procedure (SOP),
kelayakan manajemen dan kelayakan anggaran.
Hal tersebut sesuai dengan
pendapat Purbo (1999) dalam Maksum dan
Darmawiredja (2007) bahwa untuk membangun sebuah perpustakaan digital
diperlukan infrastruktur, SDM yang memadai dan mandiri, muatan
lokal,
jaringan kerja dan pemanfatan sumber daya secara bersama serta merujuk kepada
elemen dasar dalam diagram model pengembangan perpustakaan digital.
Untuk melakukan studi kelayakan
dibutuhkan
informasi untuk menilai
kondisi faktual elemen-elemen dasar tersebut sehingga dapat dibuat rekomendasi
elemen dasar perpustakaan digital yang paling ideal. Ada beberapa cara yang
dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam tahap pengembangan
sistem tersebut sebagaimana disebutkan oleh O’Brien (2002) antara lain:
a.
Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer.
b.
Kuisioner kepada pengguna akhir (end users) dalam organisasi.
c.
Pengamatan pribadi, videotaping atau
melibatkan diri dalam aktivitas
pengguna akhir.
d.
Menguji dokumen, laporan panduan prosedur dan dokumentasi lain.
e.
Pengembangan, simulasi dan pengamatan model dalam suatu aktivitas.