BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN

35
BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Profil Perusahaan
PT. Astha Beribis Grafika pada awalnya didirikan oleh Bapak Ruslan pada
tanggal 13 Febuari 1996 yang beralamat di Jl.Anggrek RT.004/06 Kelurahan
Sukabumi Utara Jakarta Barat. Saat ini PT. Astha Beribis Grafika telah memiliki
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan No. SIUP : 12626/0903/pm/II/1996 dan No. Akta Notaris : C-13 HT.03 02-TH.2006, tgl 24 Feb 2006
oleh H. Feby Rubein Hidayat, SH.
PT. Astha Beribis Grafika adalah perusahaan yang bergerak di bidang
periklanan yang bergerak dalam bidang jasa penempatan dan pemasangan media
promosi baik indoor maupun outdoor. Dengan pengalaman yang dimiliki sejak
tahun 1996 dan selalu berusaha menjadi yang lebih baik, maka PT. Astha
Beribis Grafika menawarkan diri untuk dapat membantu customer dalam
mempromosikan produk dan jasa anda kepada masyarakat luas.
PT. Astha Beribis Grafika memiliki staff yang cukup ahli dan kompeten di
bidangnya masing-masing, diharapkan dapat melayani customer dengan sebaikbaiknya. Perusahaan memiliki fasilitas dan prasarana yang lengkap dan memadai
dalam menunjang pekerjaan perusahaan. Perusahaan memiliki 2 workshop yang
berada di Jakarta dan Surabaya sehingga diharapkan mampu menangani segala
pekerjaan yang ada dengan tepat waktu.
Produk dan jasa yang dipasarkan oleh PT. Astha Beribis Grafika dalam
bidang Outdoor Promotion, Indoor Promotion, Pengurusan Pajak Reklame,
Penempatan Lokasi Reklame dan Maintenance Signage dengan hasil
produksinya seperti billboard, signboard, shopsign, Pylonsign, Car Panel.
Dengan didukung peralatan produksi yang semi modern dan sumber daya
manusia yang terlatih, PT. Astha Beribis Grafika mengutamakan pemasaran
hasil produksinya dipasar lokal sebagai perusahaan manufaktur untuk bidang
Outdoor & Indoor Promotion.
36
3.2 Strategi Perusahaan
3.2.1 Visi Perusahaan
Visi perusahaan PT. Astha Beribis adalah menjadi perusahaan
manufaktur yang terkemuka dan dikenal oleh masyarakat dalam bidang
periklanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan serta dapat bersaing
dengan
perusahaan
sejenis
sehingga
dapat
memperluas
jaringan
perusahaan di seluruh Indonesia.
3.2.2 Misi Perusahaan
Misi perusahaan PT. Astha Beribis adalah memperluas jaringan
pemasaran dengan meningkatkan kualitas pelayanan pada kepuasan
pelanggan dan didukung oleh sumber daya manusia yang handal demi
terjamin nya kualitas perusahaan.
3.2.3 Goal & Objective Perusahaan
Perusahaan mengharapkan kepuasan pelanggan atas hasil kinerja dan
pelayanan PT. Astha Beribis Grafika yang nantinya akan terus memakai
jasa PT. Astha Beribis Grafika, meraih keuntungan namun tetap
mengutamakan kualitas kesejahteraan pekerja.
3.2.4 Model Bisnis Perusahaan
3.2.4.1 Pelanggan
Dibawah ini ada beberapa pelanggan dari PT. Astha Beribis
Grafika yaitu :
1. Mini Market
2. Bank
3. Hotel
4. Perumahan
5. Pabrik
6. Laundry
7. Mall
8. Bengkel
37
3.2.4.2 Produk / Service
Produk yang dipasarkan oleh PT. Astha Beribis Grafika sebagai
berikut :
1. Billboard
2. NeonBox
3. Lettering (Huruf Timbul)
4. Signboard
5. Shopsign
3.2.4.3 Supplier / Partner
Supplier dari PT. Astha Beribis Grafika adalah :
1. Toko Besi
2. Toko Stiker
3. Toko Cat
4. Toko Listrik
5. Toko Flexi/vinyl
6. Toko Bangunan
3.2.4.4 Key Differensiators
Ada beberapa Key Differensiators dari PT. Astha Beribis Grafika
yaitu :
1. Memberikan jasa desain gratis terhadap pelanggan
2. Produksi dikerjakan lebih cepat
3. Memiliki tenaga kerja yang cukup
4. Harga yang ditawarkan bersaing
5. Kualitas produk lebih baik
6. Mempunyai workshop sendiri
7. Memiliki Legalitas/berbadan hukum
38
3.3 Struktur Organisasi
Komisaris
Direktur
Manager
Ka. Div.
Marketing
Ka. Div. Admin
& Finance
Ka. Div.
Operasional
Ka. Div. Perijinan
& Pajak
Bagan
Produksi
Bagian Desain
Grafis
Bagian
Pemasangan
Bagian
Administrasi
Bagian
Finance
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Astha Beribis Grafika
3.3.1 Tugas dan Wewenang serta Tanggung Jawab
1. Komisaris
- Pelaksanaan rapat secara berkala satu bulan sekali.
- Pemberian nasihat, tanggapan dan/atau persetujuan secara tepat
waktu dan berdasarkan pertimbangan yang memadai.
2. Direktur
- Menjalankan tugas pengurusan Perseroan dengan tetap
memperhatikan keseimbangan kepentingan seluruh pihak yang
berkepentingan dengan aktivitas Perseroan.
- Tunduk pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, Anggaran Dasar dan keputusan RUPS dan memastikan
seluruh aktivitas Perseroan telah sesuai dengan ketentuan peraturanperaturan perundang-undangan yang berlaku, Anggaran Dasar,
keputusan RUPS serta peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh
Perseroan.
- Dalam memimpin dan mengurus Perseroan semata-mata hanya
untuk kepentingan dan tujuan Perseroan dan senantiasa berusaha
meningkatkan efisiensi dan efektivitas Perseroan.
39
- Memelihara dan mengurus kekayaan Perseroan secara amanah dan
transparan. Untuk itu Direksi mengembangkan sistem pengendalian
internal dan sistem manajemen resiko secara terstruktural dan
komprehensif.
- Menghindari kondisi dimana tugas dan kepentingan Perseroan
berbenturan dengan kepentingan pribadi.
3. Manager
- Memimpin dan mengatur perusahaan.
- Mengendalikan dan mengembangkan perusahaan.
- Mengatasi berbagai masalah yang terjadi dalam organisasi.
- Mengawasi/mengendalikan kegiatan perusahaan.
- Melakukan evaluasi terhadap kegiatan produksi yang telah
dilakukan.
- Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya manusia.
4. Kepala Divisi Marketing
- Menentukan strategi pemasaran yang efektif dan efisien dengan
memperhatikan sumber daya perusahaan.
- Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam hal
penanganan komplain, serta mengukur kepuasan pelanggan.
- Menciptakan kenyamanan kerja karyawan perusahaan dengan
mengoptimalkan fungsi kerja di Bagian Marketing.
- Bertanggung jawab terhadap ketertiban, kelancaran, dan keakuratan
data administrasi pemasaran.
5. Kepala Divisi Perijinan dan Pajak
- Mengurus pajak reklame dan perijinan reklame ke pemerintah
daerah
- Membayar pajak reklame dan perijinan reklame
- -Menghitung pajak yang dikenakan
6. Kepala Divisi Operasional
- Mengatur kerjanya para bawahannya.
40
- Membuat jobdesk para bawahannya.
- Bertanggung jawab atas hasil kerja bawahannya.
- Membuat schedule untuk karyawan.
- Membuat planning pekerjaan untuk kedepannya yaitu planning kerja
harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
7. Kepala Divisi Administrasi dan Finance
- Mengecek kembali laporan keuangan yang telah dibuat oleh staff
administrasi dan finance.
- Mengatur keluar masuknya uang perusahaan supaya tidak
mengalami kerugian.
8. Bagian Produksi
- Membeli Bahan Baku
- Memproduksi barang sesuai pesanan
9. Bagian Desain Grafis
- Membuat desain yang diinginkan oleh customer.
- Memberi solusi kepada customer untuk menentukan desain yang
diinginkan dan sesuai.
10. Bagian Pemasangan
- Memasang barang yang sudah diproduksi
- Mensurvei tempat pemasangan hasil produksi
11. Bagian Administrasi
- Melakukan penagihan kepada customer
- Menyimpan file-file penagihan dan pembayaran
12. Bagian Finance
- Mencatat alur masuk dan keluarnya uang perusahaan
- Mengeluarkan uang untuk pembelian bahan baku
- Membayar tagihan pembelian bahan baku perusahaan.
41
3.4 Sistem Informasi yang sedang berjalan
3.4.1 Proses Bisnis yang sedang berjalan
Awalnya customer memesan billboard/lettering kepada bagian
marketing melalui telepon atau datang langsung ke kantor Astha,
kemudian customer memberikan desain kepada bagian marketing. setelah
marketing menerima desain, kemudian bagian marketing meminta bagian
produksi untuk melakukan survei lokasi pemasangan billboard/lettering.
Dari hasil survei bagian produksi memberikan data ke bagian
marketing guna menghitung biaya produksi secara manual dan melakukan
negosiasi harga dengan customer melalui telepon. Setelah bagian
marketing dan customer menyepakati harga, maka bagian produksi
membuat list pembelian bahan baku secara manual di sebuah kertas yang
diperlukan untuk memproduksi pesanan sesuai desain.
Setelah membuat list bahan baku yang dibutuhkan, bagian produksi
akan meminta dana pembelian kepada bagian finance. Kemudian bagian
finance akan meminta persetujuan direktur untuk mengeluarkan dana
pembelian bahan baku. Setelah direktur menyetujui pengeluaran dana
pembelian bahan baku, bagian finance akan memberikan dana kepada
bagian produksi beserta bukti pengeluaran dana yang kemudian
ditandatangani oleh bagian produksi.
Setelah menerima dana dari finance maka bagian produksi akan
membeli bahan baku yang dibutuhkan, kemudian bagian operasional
membuka template surat perintah kerja yang ada di Ms.word, dan
mencetak SPK yang kemudian disampaikan ke bagian produksi untuk
melakukan produksi sesuai pesanan.
42
3.4.2 Activity Diagram
Customer
Bagian Marketing
Bagian Operasional
Bagian Produksi
finance
Direktur
Komputer
Memesan billboard/lettering
Menerima Pesanan
Mengirimkan Desain
{Desain}
Menerima desain
Survei Lokasi
Menghitung Biaya Produksi
Melakukan negosiasi Harga
Menyepakati Harga
Menerima kesepakatan
Harga
Membuat List Pembelian
{List}
Meminta dana pembelian
Bahan baku
Meminta persetujuan direktur
Untuk pengeluaran dana
Pebelian naham baku
Menyetujui pengeluaran dana
Pembelian bahan baku
Mengeluarkan dana dan membuat
Bukti pengeluaran dana
Pembelian bahan baku
Menerima dana pembelian
Bahan baku
{Bukti
Pengeluaran
Dana}
Membeli Bahan Baku
Membuat Surat Perintah Kerja
Read Ms.Word SPK
{SPK}
Create SPK
Memproduksi Barang
Sesuai Pesanan
Gambar 3.2 Activity Diagram
43
3.5 Sistem Vision
3.5.1 Analisis dan Temuan Hasil Survei
Tabel 3.1 Analisis Hasil Temuan Survei 1
Temuan 1
Tidak adanya dokumen-dokumen sumber yang berkaitan
dengan proses produksi, dokumen tersebut meliputi Formulir
Pesanan, Formulir Bahan Baku, Formulir Tenaga Kerja,
Formulir Estimasi Biaya Produksi, Formulir Surat Penyelesaian
Produk Pesanan, Formulir Biaya Overhead Pabrik(Bahan Baku
Tak Langsung, Tenaga Kerja Tak Langsung, Biaya Overhead
Pabrik lainnya), Formulir Biaya Produksi.
Kriteria :
Menurut Mulyadi (2001, p90) “Formulir digunakan untuk
menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi. Jika
tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan
kepada seseorang, diperlukan formulir untuk merekam
pertanggung jawaban pelaksanaan transaksi tersebut”
Sebab :
Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari betapa
pentingnya dokumen-dokumen sumber tersebut.
Akibat :
Tidak diketahui secara jelas, jumlah bahan baku yang
terpakai dari proses produksi yang dilakukan untuk setiap
pesanan.
Tidak diketahui secara jelas berapa biaya produksi aktual
yang dikeluarkan untuk penyelesaian setiap pesanan.
Tidak diketahui secara jelas, berapa jumlah dari produk
jadi yang diproduksi pada periode tertentu.
Tabel 3.2 Analisis Hasil Temuan Survei 2
Temuan 2
List permintaan bahan baku, Perhitungan biaya produksi dan bukti
pengeluaran dana masih dibuat secara manual.
Kriteria :
Menurut Mulyadi (2001, p76), pemakaian formulir elektronik
merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang
digunakan untuk menangkap daya yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik. Manfaatnya : tidak pernah kehabisan
formulir, tidak pernah ketinggalan jaman, ketidakefisienan formulir
44
dapat dihindari, tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang
salah, kecepatan pengisian formulir, penangkapan data dilakukan
sekali, tidak ada data yang mengambang.
Sebab :
Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari betapa
pentingnya sistem informasi proses produksi yang
terkomputerisasi.
Akibat :
Adanya risiko kesalahan baik dalam hal pencatatan informasi,
maupun kehilangan dan kerusakan dokumen.
Tabel 3.3 Analisis Hasil Temuan Survei 3
Temuan 3
Surat Perintah Kerja sudah mempunyai template di dalam
Ms. Word
Kriteria :
Menurut Jones dan Rama (2006, p13), Accounting
information system (AIS). A subsystem of a management
information system (MIS) that provides accounting and
financial information as well as other information obtained
in the routine processing of accounting transactions.
Yang dapat diterjemahkan sebagai : Sistem informasi
akuntansi (SIA) adalah suatu subsistem dari sistem
informasi manajemen (SIM) yang menyediakan informasi
akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang
diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi.
Sebab :
Perusahaan masih menggunakan Ms. Word dalam mencatat
Surat Perintah Kerja.
Akibat :
Tidak dapat meng-update data dengan mudah, cepat, dan
terintegrasi.
Tabel 3.4 Analisis Hasil Temuan Survei 4
Temuan 4
Adanya perangkapan tugas dalam perusahaan yaitu bagian
produksi merangkap menjadi bagian pembelian dan bagian
marketing merangkap menjadi bagian Administrasi
Kriteria :
Menurut Jones & Rama (2006, p124), “Segregation of duties
among internal agents is a core concept in designing internal
45
control activities. Typically, for fraud to occure employees need
access to assets as well as the ability to conceal the fraud in the
organization’s record.” yang diterjemahkan sebagai : pemisahan
tugas diantara agen internal merupakan konsep ini dalam
merancang aktivitas internal kontrol. Biasanya, untuk terjadi
penipuan, karyawan harus mengakses ke aset serta kemampuan
untuk menyembunyikan penipuan di dalam transaksi organisasi.
Sebab :
Belum adanya rincian job description yang jelas untuk
masing-masing karyawan dalam perusahaan.
Akibat :
Terdapat risiko kecurangan dalam bagian internal
perusahaan seperti manipulasi data perusahaan.
Tabel 3.5 Analisis Hasil Temuan Survei 5
Temuan 5
Kurangnya laporan yang dihasilkan ( laporan pesanan, laporan
EBP, laporan SPBB, laporan varians, laporan biaya produksi )
Kriteria :
Menurut Jones & Rama (2006, p201), “Reports is a formatted and
organized presentation of data. Reports are created and used as
an integral part of business processes. Reporting involves
aggregating, summarizing, and organizing information about
events, agents, and products/ services in a variety of ways.”, yang
diterjemahkan sebagai laporan merupakan presentasi data yang
terhormat dan terorganisir. Laporan dibuat dan digunakan sebagai
sebuah bagian integral dari proses bisnis. Laporan termasuk
menjumlahkan, meringkas, dan produk atau jasa dalam berbagai
cara.
Sebab :
Tidak adanya kebijakan dari manajemen untuk
menggunakan laporan sebagai dasar untuk membuat
keputusan.
Akibat :
Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan karena tidak
terdapat laporan yang memadai yang berisi informasi yang
lengkap dan akurat, guna mendukung dalam proses
pengambilan keputusan.
46
3.5.2 Solusi yang diusulkan
Solusi Temuan 1 : Membuat formulir Pesanan, formulir Bahan Baku, formulir
Tenaga Kerja, formulir Estimasi Biaya Produksi, formulir
Surat
Penyelesaian
Produk Pesanan,
formulir
Biaya
Overhead Pabrik (Bahan Baku Tak Langsung, Tenaga Kerja
Tak Langsung, Biaya Overhead Pabrik lainnya), formulir
Biaya Produksi
Solusi Temuan 2 : Membuat formulir Surat Permintaan Bahan Baku,
Biaya Produksi dan Bukti Pengeluaran dana
Solusi Temuan 3 : Membuat formulir Surat Perintah Kerja
Solusi Temuan 3 : Diperlukan bagian pembelian pada struktur organisasi.
Solusi Temuan 4 : Membuat laporan pesanan, laporan EBP, laporan
SPBB, laporan biaya produksi, laporan varian.
3.5.3 System Capabilities
Berikut keuntungan dari sistem yang kami usulkan pada PT. Astha Beribis
Grafika :
a. Diharapkan dapat meningkatkan keakuratan Sistem Informasi
mengenai biaya produksi per pesanan.
b. Diharapkan dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi selama proses
perhitungan biaya produksi.
c. Diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan
keputusan mengenai perencanaan biaya produksi per pesanan.
d. Diharapkan dapat memperoleh hasil perhitungan produk per pesanan
3.5.4 Business Benefit
- Diharapkan dapat memperlancar proses bisnis perusahaan.
- Diharapkan dapat mengurangi dan mencegah kecurangan (fraud).
- Diharapkan dapat mempermudah perhitungan biaya produksi sehingga
dapat bersaing dengan kompetitor.
47
3.6 Project Plannning
3.6.1 Scope Definition
Ruang Lingkup mengenai sistem perhitungan biaya produksi yang kami
usulkan untuk PT.Astha Beribis Grafika yaitu :
1) Membuat Rancangan Formulir sebagai berikut :
a) Rancangan Formulir Pesanan (Tr_Pesanan)
b) Rancangan Formulir Surat Permintaan Bahan Baku (Tr_SPBB)
c) Rancangan Formulir Bukti Pengeluaran Dana (Tr_BPD)
d) Rancangan Formulir Estimasi Biaya Produksi (Tr_EBP)
e) Rancangan Formulir Surat Perintah Kerja (Tr_SPK)
f) Rancangan Formulir Surat Penyelesaian Produk Pesanan
(Tr_SPPP)
g) Rancangan Formulir Biaya Overhead Pabrik (Tr_BOP)
h) Rancangan Formulir Biaya Produksi (Tr_BP)
2) Membuat Rancangan Laporan sebagai berikut :
- Managerial :
a) Rancangan Laporan Permintaan Bahan Baku
- Financial :
a) Rancangan Laporan Estimasi Biaya Produksi
b) Rancangan Laporan Biaya Produksi
c) Rancangan Laporan Varians
- Analisis :
a) Rancangan Laporan Pesanan