Analisis Kinerja….. (Manus) 343 Analisis Kinerja Organisasi Dengan Menggunakan Pendekatan Balanced Scorecard Kiven S. Manus Program Magister Manajemen Fakutas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sam Ratulangi ([email protected] ) Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis kinerja organisasi menggunakan pendekatan Balanced Scorecard. Peneltian dilakukan di Kantor Imigrasi Kelas I Manado. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dan menggunakan metode. Sampel dalam penelitian ini ialah 40 pelanggan untuk perspektif pelanggan dan 36 pegawai untuk masing-masing perspektif proses internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Data laporan keuangan juga digunakan untuk menganalisis perspektif keuangan. Hasil analisis menunjukkan bahwa Kantor Imigrasi Kelas I Manado dari perspektif pelanggan perspektif, proses internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran tergolong baik dan dari perspektif keuangan cukup ekonomis dan masih perlu meningkatkan performa rasio efisiensinya. Kata Kunci: balanced scorecard, perspektif pelanggan, perspektif proses internal, perspektif pertumbuhan dan pembelajaran, perspektif keuangans. Abstract The purpose of this research is analyze to the organizational performance using Balanced Scorecard approach. Research was conducted in Kantor Imigrasi Kelas I Manado. This research is a descriptive study and used quantitative method. The sample was 40 customers for customer perspective and 36 employees for internal process perspective and learning and growing perspective. This research also uses financial report data to analyze the financial perspective Analysis result indicates that, from customer perspective, internal process perspective, learning and growing perspective, Kantor Imigrasi Kelas I Manado categorized as Good. From the financial perspective, Kantor Imigrasi Kelas I Manado categorized as quite economic but the efficiency ratio needs to be improved. Keywords: balanced scorecard, customer perspective, internal process perspective, learning and growing perspective, financial perspective Jurnal Riset Bisnis dan Manajemen Vol 4 ,No.4, 2016: 343-352 contoh yang terjadi di Kantor Imigrasi Latar Belakang Imigrasi sebagai salah satu instansi / organisasi 344 penunjang Kelas I Manado, yaitu lambatnya pelaksanaan pemberian pelayanan paspor kepada tugas Departemen Hukum dan Hak masyarakat dikarenakan masih ada calo Asasi atau pengurus jasa keimigrasian baik itu Manusia keimigrasian RI di diharapkan mampu memberikan optimal. Kinerja bidang imigrasi kinerja imigrasi yang terdaftar di Kantor Wilayah yang Departemen Hukum dan HAM RI akan maupun yang tidak, kurangnya dikategorikan optimal apabila segala informasi yang diberikan oleh petugas kegiatan Imigrasi yang dilaksanakan oleh dalam mensosialisasikan imigrasi dapat memberikan manfaat bagaimana memperoleh paspor RI di yang sebesar-besarnya, baik manfaat Kantor Imigrasi sehingga masyarakat bagi jajaran Imigrasi itu sendiri maupun lebih memilih menggunakan biro jasa. bagi Departemen dan pemerintah Indonesia. Berdasarkan observasi peneliti dan wawancara dengan pejabat kantor, Kinerja ini meliputi tiga fungsi selama ini pengukuran kinerja Imigrasi imigrasi, yaitu fungsi pelayanan, fungsi hanya dilakukan dengan memperhatikan keamanan dan fungsi penegakan hukum. aspek keuangan saja, yaitu mengukur Apabila ketiga fungsi ini telah memiliki seberapa besar anggaran yang tersedia sistem dan kinerja yang baik maka hasil dapat diserap atau digunakan, seperti yang dicapai akan memberikan manfaat yang yang jajaran Realisasi Anggaran (LRA) dari Kantor Direktorat Jenderal Imigrasi, namun Imigrasi Kelas I Manado. Sedangkan sepertinya kondisi tersebut belum akan berkaitan berjalan dengan baik, karena dalam aspek pelaksanaan di kepuasan pegawai dalam pelaksanaan belum tugas sehari-hari, pengukuran kualitas organisasinya hasil penelitian sebagai produk Imigrasi bidang sebesar-besarnya tugasnya pelayanan, menjalankan bagi khususnya Imigrasi kinerja telah dilampirkan dengan lain, pengukuran misalnya pengukuran seperti adanya yang kepuasan pelanggan terhadap kinerja, terdapat di Kantor Imigrasi Kelas I dan pengukuran beberapa aspek lain Manado, Perwakilan RI maupun di belum pernah dilakukan. kelemahan perbatasan laut, darat dan udara. Sebagai Visa, pada dengan baik. Hal ini terlihat dengan beberapa Paspor, Laporan pengukuran 345 Analisis Kinerja….. (Manus) Pengukuran kinerja yang hanya bidang dari manajemen yang meliputi memperhatikan aspek keuangan saja segi-segi tidak dapat memberikan informasi yang pengorganisasian, komprehensif. Oleh karena itu, untuk pengendalian mendapatkan informasi komprehensif perlu perencanaan, pelaksanaan, serta yang melakukan Kinerja Organisasi pengukuran kinerja yang memperhatikan Kinerja mengacukepada tingkat aspek keuangan dan non keuangan. keberhasilan dalam melaksanakan tugas Metode serta Balanced Scorecard yang kemampuan tujuan alternatif ditetapkan. Kinerja dapat dinyatakan mengukur kinerja organisasi pemerintah. sasaran mencapai disingkat BSC telah menjadi salah satu dalam dan dalam yang sudah baik jika tujuan yang diinginkan dapat tercapai (Donelly et.al, 1996). Kinerja merupakan sebuah fungsi dari motivasi Argumen Orisinalitas / Kebaruan Model yang digunakan pada dan kemampuan. Untuk menyelesaikan penelitian ini adalah model dasar dari tugas atau pekerjaan seseorang harus balance scorecard dengan dimensi yang memiliki derajat kesediaan dan tingkat standart teoritis. Yang berbeda dengan kemampuan tertentu. Kesediaan dan penelitian terdahulu terletak pada objek keterampilan seseorang tidaklah cukup penelitian yang berbeda. efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang Kajian Teoritik dan Empiris akan Manajemen Sumber Daya Manusia mengerjakannya (Hersey and Blanchard, Sumber Daya Manusia (SDM) dikerjakan dan bagaimana 1992) seringkali disetarakan istilah manajemen personalia, manajemen sumber daya insani, manajemen manajemen tenaga kepegawaian, perburuhan, kerja, manajemen administrasi personil, administrasi kepegawaian, dan berbagai istilah lainnya (Suwatno dan Priansa. 2014). Menurut Rivai (2009), Manajemen SDM adalah salah satu Pengukuran Kinerja Sektor Publik Mardiasmo (2009) menyatakan bahwa sistem pengukuran kinerja sektor publik merupakan suatu sistem yang bertujuan untuk membantu manajer publik menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur finansial dan Jurnal Riset Bisnis dan Manajemen Vol 4 ,No.4, 2016: 343-352 346 nonfinansial.Sistem pengukuran kinerja internal dan performance yang bersifat dapat alat eksternal. Sedangkan scorecard (kartu karena skor) yaitu kartu yang digunakan untuk pengukuran kinerja diperkuat dengan mencatat skor performance seseorang. menetapkan reward and punishment Kartu skor juga dapat digunakan untuk system. merencanakan dijadikan pengendalian sebagai organisasi, skor yang hendak diwujudkan oleh seseorang di masa depan.Balanced Scorecard meliputi empat Penilaian Kinerja Organisasi Menurut Rivai (2009:549), penilaian perspektif, yaitu: (1) Perspektif kinerja mengacu pada suatu sistem formal pembelajaran dan pertumbuhan. Yaitu dan terstruktur yang digunakan untuk kualitas dan proses-proses di dalam mengukur, menilai, dan mempengaruhi Departemen Sumber Daya Manusia yang sifat-sifat dengan perlu dimunculkan, dikembangkan, atau pekerjaan, perilaku, dan hasil, termasuk ditingkatkan dalam rangka meningkatkan tingkat ketidakhadiran.Penilaian kinerja kinerja dan efektifitas serta mencapai merupakan suatu sistem formal yang tujuan departemen dan organisasi. (2) secara untuk Persepektif proses internal. Yaitu proses- dalam proses yang berkaitan berkala mengevaluasi digunakan kinerja individu menjalankan tugas-tugasnya yang harus dilakukan oleh departemen Sumber Daya Manusia untuk memberikan pelayanan tertentu sesuai dengan kebutuhan dan permasalahan yang Balanced Scorecard Balanced Scorecard (BSC) adalah dihadapi oleh pelanggan. (3) Perspektif pendekatan terhadap strategi manajemen pelanggan. Pelanggan adalah orang-orang yang dikembangkan oleh Robert Kaplan yang (Harvard Business School) and David keberadaan Depertemen Sumber Daya Norton pada awal tahun 1990. BSC Manusia. Perspektif ini berasal dari dua kata yaitu balanced organisasi sebagai berikut: “apa yang (berimbang) dan scorecard (kartu skor). harus dicapai organisasi agar memenuhi Balanced keinginan (berimbang) keseimbangan antara berarti adanya performance memiliki diinginkan kepentingan customer customer dibaca oleh atau untuk Misalnya terhadap apa yang dipenuhi keuangan dan non-keuangan, performance organisasi”. pelanggan jangka pendek dan performance jangka menginginkan pelayanan yang baik, yang panjang, antara performance yang bersifat diukur dengan indeks kepuasan pelanggan 347 Analisis Kinerja….. (Manus) (4) Perspektif keuangan. Yaitu pendanaan Dinas Pariwisata Provinsi Kepulauan dan pengelolaan finansial yang diperlukan Riau dalam aktifitas-aktifitas darimasing-masing indikator dari empat Daya Manusia. perspektif dalam Balanced Scorecard. Perspektif ini dibaca oleh organisasi Ditarik kesimpulan bahwa dengan hasil sebagai berikut: ”apa yang harus dicapai analisa yang diteliti melalui empat organisasi agar dinilai berhasil oleh perspektif, stakeholder”. ProvinsiKepulauan Riau mendapatkan mengelola Departemen Sumber dengan mengambil maka Dinas data Pariwisata total skor 5 dan dikategorikan cukup baik. Kajian Empiris Nofiardi (2008) dalam penelitiannya yang berjudul “Analisis Kinerja Unit Visa Kunjungan Saat Kedatangan (VKSK) di Bandar Udara Internasional Menggunakan Scorecard.”, Soekarno Hatta Pendekatan Balanced Mengungkapkan bahwa terdapat hasil tingkatan kinerja yang bervariasi pada keempat perspektif. Pada perspektif keuangan, hasil pengukuran berada pada kategori baik, perspektif kinerja kepuasan pelanggan berada pada kategori sangat baik, kinerja proses internal berada pada kategori baik dan kinerja pertumbuhan dan pembelajaran berada pada kategori cukup baik. Pada penelitian Pitriani (2014), yang juga menggunakan BSC pada sektor public, penelitian dilakukan dengan mengambil data selama 3 tahun, yaitu dari Penelitimelakukan tahun 2011-2013. evaluasi terhadap Metode Penelitian Jenis penelitian ini yaitu penelitian dengan metode deskriptif. Populasi yang di maksud dalam penelitian ini adalah seluruh anggota unit kerja pelayanan Kantor Imigrasi Kelas I Manado, berjumlah 42 Orang (6 orang sedang dalam studi di luar kota) serta seluruh pengguna jasa dan fasilitas Kantor Imigrasi Kelas I Manado. Untuk sampel, pada perspektif pelanggan sampel dalam penelitian ini ditetapkan sebanyak 40 orang pelanggan, karena dalam satu hari, pemohon paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Manado, pengamatan berkisar pemohon.untuk berdasarkan antara 30-50 perspektif proses internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran,, pengumpulan kuesioner pegawai dilakukan data kepada Kantor primer kepala Imigrasi melalui melalui dan para Kelas I Jurnal Riset Bisnis dan Manajemen Vol 4 ,No.4, 2016: 343-352 348 Manado yang berjumlah 36 orang. Pada perspektif keuangan, dilakukan Variabel pertumbuhan pembelajaran dan diukur dengan pengumpulan data sekunder dengan menggunakan dua indikator, yang mengumpulkan data laporan keuangan. pertama Metode analisis pada penelitian ini petugas, yang menunjuk pada persepsi mengadopsi metode pada penelitian petugas terhadap pekerjaannya, apakah sebelumnya menggunakan sudah sesuai keinginan dan tuntutan pendekatan Balanced Scorecard dan pekerjaan yang seharusnya dilakukan. dilakukan pada objek yang memiliki Kedua karakteristik dalam mengakses informasi, yang yang mirip, yakni yaitu ialah indikator kemampuan kepuasan pegawai yang penelitian Nofiardi (2008). Masing- menunjuk pada sikap berkomunikasi masing pegawai antara pejabat dengan pejabat, perspektif memiliki metode analisis yang berbeda. pejabat dengan staf maupun komunikasi diantara staf. Perspektif Pelanggan Perspektif ini indikator yakni pelanggan yang menggunakan tingkat kepuasan berdasarkan Perspektif Proses Internal Yang menjadi indikator dalam lima perspektif ini yaitu Proses yang diukur dimensi yaitu Tangible / tampilan fisik, dengan waktu untuk menyelesaikan Reliability / kepercayaan, kemampuan permohonan Paspor dan Visa dan dan / biaya yang murah untuk mendapatkan untuk Paspor dan Visa, serta Kepraktisan menyediakan mendapatkan dua dokumen tersebut. keandalan,Responsivness ketanggapan, membantu kesanggupan dan pelayanan secara cepat dan tepat, Layanan Purna Assurance/ kepastian, kemampuan dan indikator yang keramahan, adanya penggantian serta sopan santun Jual juga menjadi diukur Paspor melalui yang pegawai dalam meyakinkan pelanggan rusak atau habis masa berlaku dalam serta Empathy, dan proses mencetak / menerakan, waktu dalam yang dibutuhkan untuk mengganti perhatian sikap dari tegas pegawai menanggapi keluhan . Perspektif Pembelajaran Pertumbuhan dokumen yang rusak tersebut. dan Perspektif Keuangan Analisis Kinerja….. (Manus) 349 Data dalam perspektif ini Hasil dari perhitungan rata-rata skor merupakan data sekunder. Sehingga perspektif pertumbuhan dan pembelajran dalam peneliti secara keseluruhan diatas, menunjukkan hanya mengambil data yang sudah ada. angka skor 3.24, yang berarti sesuai tabel Pengukuran Perspektif keuangan pada skoring, berada di tingkat kepuasan Kantor Imigrasi Kelas I Manado pegawai Sedang. Seperti yang ada pada menggunakan dua rasio, yakni Rasio pembahasan hasil pengumpulan data, Ekonomi dan Rasio Efisiensi yang jawaban-jawaban yang dominan masih mempertimbangkan realisasi anggaran pada kategori cukup puas, masih berada dan pendapatan dari instansi. pada pengumpulan data, tahap medioker. Untuk meningkatkan kepuasan pegawai dalam Pembahasan perspektif ini, Kantor Imigrasi Kelas I Hasil Perspektif Pelanggan Manado harus menciptakan atmosfir yang Ada lima kelompok dimensi yang telah dianalisis, tingkat menciptakan keharmonisan dalam kepuasan lingkungan kerja, system Reward dan pelanggan secara keseluruhan berada di Punishment serta system informasi yang angka 90%, di atas angka 75%. Tingkat terus dikembangkan. kepuasan sebesar 75% termasuk kategori sangat kritis untuk menjaga loyalitas pelanggan. Karena diungkapkan oleh Perspektif Bisnis Internal sebagaimana Wibowo dalam Hasil dari perhitungan rata-rata skor perspektif bisnis internal secara Toengkagie (2005) menyatakan bahwa keseluruhan menunjukkan angka skor batas kritis untuk menjaga loyalitas 3.26, yang berarti sesuai tabel skoring, pelanggan berada di tingkat kepuasan pegawai adalah 80%. Menurutnya, tingkat kepuasan pelanggan yang ideal Sedang. Seperti adalah 90%-100%. Dapat disimpulkan, pembahasan hasil pengumpulan data, Kinerja dari perspektif pelanggan Kantor jawaban-jawaban yang dominan masih Imigrasi Kelas I Manado berada pada pada kategori cukup puas, masih berada tingkat kepuasan yang ideal. pada tahap yang ada medioker. pada Untuk meningkatkan kepuasan pegawai dalam Perspektif Pembelajaran Pertumbuhan Dan perspektif proses bisnis internal, Kantor Imigrasi Kelas I Manado harus memperhatikan lebih dalam tentang waktu Jurnal Riset Bisnis dan Manajemen Vol 4 ,No.4, 2016: 343-352 350 dan prosedur bagi para pegawai untuk pendapatan tidak menjadi prioritas utama mengeksekusi layanan, terutama layanan organisasi purna jual dan pengembangan fasilitas pelayanan, yang diyakini masih sedikit Kesimpulan dan Rekomendasi terhambat eksekusinya dan manajemen Kesimpulan pengetahuan akan produk dan layanan Berdasarkan hasil analisis harus dikembangkan untuk meminimalisir disimpulkan bahwa (1) Pengukuran dari pegawai yang tidak puas akan proses perspektif pelanggan diperoleh hasil kerjanya. cukup baik dilihat dari dimensi kualitas pelayanan dan tingkat kepuasan pelanggan. Kualitas pelayanan yang Hasil Perspektif Keuangan Hasil perhitungan rasio ekonomi diukur dani aspek Tangibles, Reliability, dari kinerja keuangan Kantor Imigrasi Responsiveness, Assurance dan Empathy Kelas I Manado berada pada kategori menunjukan Cukup kategori Ekonomis. Hasil dari rasio kinerja baik. yang termasuk Sedangkan tingkat ekonomi ini membuktikan bahwa realisasi kepuasan pelanggan relatif tergolong belanja masih pada tahap yang wajar, dan cukup baik. Keadaan ini menunjukkan tidak melebihi anggran yang ditetapkan. bahwa meskipun Kantor Imigrasi Kelas Instansi dalam I Manado telah menunjukkan kinerja untuk yang positif tetapi belum sepenuhnya ini menggunakan cukup baik anggarannya melakukakn belanja dan menjalankan mengerti program dan disaat yang sama menghemat pelanggan sehingga pelayanan yang anggaran. diberikan Efisiensi keuangan Kantor dan memenuhi dapat memenuhi harapan Imigrasi Kelas I Manado Sangat tidak pelanggan. Efisien di level 511.60%. Dengan sangat perspektif bisnis internal yang dilakukan tidak efisiennya kondisi keuangan Kantor secara kuantitatif, diperoleh hasil rata- Imigrasi Kelas I Manado dapat dipahami rata baik dalam dimensi proses dan karena mengingat tujuan utama berdirinya layanan purna jual. Dalam dimensi instansi ini ialah untuk memberikan proses pelayanan kesederhanaan pembuatan paspor dan (2) keinginan operasI, Pengukuran waktu, prosedur biaya yang dari dan harus perpanjangan visa yang optimal kepada dilalui setiap pegawai sudah cukup masyarakat, sehingga jumlah realisasi terjangkau dan bisa diterima oleh sebagian besar pegawai sehingga mereka Analisis Kinerja….. (Manus) menyatakan cukup puas secara upaya-upaya untuk 351 meningkatkan mayoritas. Kepuasan pegawai dalam kepuasan pelanggan dan mengurangi menjalankan proses operasi dan purna keluhan jual tergolong Sedang (S) pada kategori caramengevaluasi, skoring, dan perlu ditingkatkan. (3) menerapkan Pengukuran dari pespektif pembelajaran lebih menciptakan kelancaran antrian dan pertumbuhan SDM untuk melihat serta waktu tahap pengurusan pada tingkat kepuasan pegawai menunjukkan pengurusan hasil yang cukup baik. Pentingnya perpanjangan. Hal ini menjadi prioritas melihat pegawai karena jawaban tidak puas dengan karena pegawai yang terpuaskan akan persentase terbanyak ada pada aspek- memberikan yang aspek tersebut. (2) Pada perspektif bisnis memuaskan pelanggan. Sebagian besar internal, sekalipun keseluruhan pegawai pelanggan sudah merasa cukup puas secara umum sudah merasa puas dengan namun skoring masih prosedur dan beban tugas yang ada, tingkat kategori kepuasan pelayanan kepuasan menunjukkan Sedang dengan mendisain serta kembali prosedur dokumen baru yang ataupun (4) perlu dilakukab peningkatan terhadap Pengukuran dari perspektif keuangan total waktu pemrosesan paspor dan menunjukkan bahwa realisasi anggaran prosedur yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas I mempemudah Manado tergolong cukup ekonomis. mudah Penyerapan diatas Informasi tentang angka 75% dan masih menghemat cukup dioerbarui juga besar anggaran. Rasio efisiensi sangat efektifitasnya. perlu sekalipun pertumbuhan dan pembelajaran, yang profitabilitas bukan merupakan prioritas menjadi prioritas pengembangan ialah utama dari instansi peningkatan fasilitas yang menunjang anggaran (S) pelanggan berada ditingkatkan kantor agar dalam yang lebih karyawan lebih melaksanakan layanan harus (3) tugas. yang ditingkatkan Dalam perspektif kenyamanan kerja yang ada, seperti contohnya kondisi ruangan, kenyamanan Rekomendasi Hasil temuan dan kesimpulan pada penelitian ini menghasilkan ruangan, kertersediaan peralatan yang lebih canggih atau perbaikan alat-alat beberapa saran yang direkomendasikan yang oleh Punishment di instansi ini juga perlu peneliti, yaitu : (1) Dalam perspektif pelanggan, perlu dilakukan rusak. evaluasi dan Sistem Reward eksperimen and terhadap Jurnal Riset Bisnis dan Manajemen Vol 4 ,No.4, 2016: 343-352 kepuasan Instansi karyawan juga program kedepannya. memerlukan untuk program- membina (VKSK) Di Internasional 352 Bandar Udara Soekarno Hatta dan Menggunakan Pendekatan Balanced meningkatkan kerjasama dan keakraban Scorecard. Jakarta : Universitas karyawan. Indonesia (4) Dalam perspektif keuangan, instansi diharapkan untuk Pitriani, A. 2014. Analisis Kinerja Melalui menjaga keseimbangan rasio ekonomi, Balanced Scorecard (Studi Kasus agar Dinas. tetap berada pada level Pariwisata ekonomis.dan semakin ekonomis, yang Kepualauan berpengaruh Maritim Raja Ali Haji Karena kepada ketika rasio belanja efisiensi. turun Riau). Provinsi Universitas dan Rivai, V. 2009. Manajemen Sumber Daya pendapatan meningkat, rasio efisiensi Manusia Untuk Perusahaan Dari akan membaik Teori ke Praktik.Jakarta: Raja Grafindo Persada. Sugiono Daftar Pustaka Arief, 2009, Manajemen Donnelly, Gibson, dan Ivancevich. 1996. Keuangan Untuk Praktisi Keuangan, Manajemen Edisi Sembilan Jilid 1. edisi pertama, cetakan pertama, Alih Penerbit : Grasindo, Jakarta Bahasa: Zuhad Ichyaudin. Jakarta : Erlangga. Heriyanto. 2008. Keimigrasian Suwatno and Kinerja Pelayanan Berbasis Kartu SAPHIRE di Bandara Soekarno- D. J. Priansa. 2014. Manajemen SDM dalam Organisasi Publik dan Bisnis.. Bandung: Alfabeta Hatta Dengan Pendekatan Balanced Toengkagie, I. 2005. Pengukuran Kinerja Scorecard. Jakarta : Universitas Perusahaan “Studi Kasus Pada PT Indonesia Bursa Berjangka Jakarta Dengan Hersey, P. dan K. Blanchard. 1992. Manajemen Perilaku (Terjemahan Organisasi oleh Agus Dharma).Erlangga. Mardiasmo .2009, Akuntansi Sektor Publik, Yogyakarta : Andi Offset Nofiardi, H. 2008. Analisis Kinerja Unit Visa Kunjungan Saat Kedatangan Pendekatan Balanced Scorecard”. Jakarta : Fisip UI