Skripsi PSSTI PT. WIDE AND PIN

BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Wide and Pin adalah sebuah perusahaan perindustrian jasa yang berbentuk PT
yang didirikan di Bintaro Jaya, PT. Wide and Pin berkantor di Sentra Menteng Blok
MN 71 Bintaro Jaya Sektor VII Jakarta 15224. PT. Wide and Pin memiliki laba
sekitar 1 Miliar per tahun. PT. Wide and Pin didirikan pada tanggal 9 Februari 1999.
PT. Wide and Pin didirikan oleh Bapak Kunto selaku Presiden Direktur PT. Wide and
Pin, serta Ibu Erna selaku Direktur PT. Wide and Pin.
Sejalan dengan perkembangan prospek bisnis minyak dan gas bumi dunia
yang semakin potensial dan didukung oleh sedikitnya perusahaan lokal yang
membentuk penilaian terhadap aset minyak dan gas, membuat prospek penilaian
semakin membaik. Menangkap peluang tersebut PT. Wide and Pin Mencoba untuk
berkompetisi dalam bisnis penyedia tenaga alhi minyak dan gas bumi serta
petrochemical.
Saat ini PT. Wide and Pin telah mengoperasikan seluruh kegiatan penilaian
yang hamper dijangkau diselurh dunia. Untuk pemasaran PT. Wide and Pin dibantu
oleh aliansinya yaitu DevNusa.
Rencana ke depan perusahaan akan tetap mengembangkan bisnis dibidang
ketersediaan tenaga ahli dalam bidang minyak dan gas bumi mulai dari penilaian aset
sampai sertifikasi baik nasional maupun internasional. Untuk mencapai tujuan
65
66
tersebut perusahaan telah menyiapkan langkah-langkah strategis yang dikelola oleh
tenaga-tenaga ahli yang berpengalaman dan professional.
3.2 Strategic Goals & Initiatives
3.2.1 Strategic Plan
3.2.1.1 Visi dan Misi Perusahaan
Untuk visi ke depannya, PT. Wide and Pin sebagai perusahaan penilai
memiliki visi “Company with International resource of expertise’s.”
Misi yang dimiliki adalah “Deliver the best solution on time manner
as our services for the client satisfication.”
3.2.1.2 Strategi Bisnis Perusahaan
Dalam upaya mencapai visinya, perusahaan menerapkan strategi
bisnisnya dengan cara:
1. Perusahaan memilki representasi perusahaan diberbagai negara
asing.
2. Perusahaan memiliki kedekatan yang lebih kepada pelanggan
sehingga perusahaan dapat menjalin kerjasama secara berkelanjutan
dan memiliki kepercayaan dari pelanggannya
3. Perusahaan memiliki strandarisasi keamanan operasional pada saat
melakukan penilaian agar tidak mengganggu proses penilaian dan
menyelakai inspektor seperti : memastikan bahwa semua inspektor
telah dilengkapi dengan sarung tangan, helm, penutup kuping,
67
sepatu khusus, dan masker yang efektif dan memastikan bahwa
semua areal inspeksi diberi lampu penerangan yang memadai.
3.2.1.3 SWOT Analysis
A.
Tahap Pengumpulan Data
Pada tahap ini data dapat dibedakan menjadi dua data, yaitu data
eksternal dan data internal.
1. Evaluasi Faktor Internal
a) Kekuatan dari perusahaan (Strength)
S1. Pengalaman perusahaan yang cukup lama dalam bidang
pelayanan inspeksi dan sertifikasi.
S2. Memiliki
inspektor
yang
beragam
keahliannya
dan
terpercaya dalam kualitas dan produk serta berada hampir
di seluruh negara.
S3. PT. Wide and Pin sangat dikenal di nasional dan cukup
dikenal di internasional.
S4. Karyawan mampu bekerja dengan cara matriks.
b) Kelemahan dari perusahaan (Weakness)
W1. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.
W2. Informasi yang dimiliki oleh perusahaan masih belum
terhubung dengan masing-masing divisi dan bagian.
W3. Laporan yang dibuat oleh karyawan terkadang kurang tepat.
68
2. Evaluasi Faktor Eksternal
c) Peluang (Opportunity)
O1. Pengembangan teknologi dan sistem informasi yang dapat
membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis.
O2. Melakukan kerjasama dengan perusahaan inspeksi di luar
negeri.
O3. Banyaknya
perusahaan
swasta
yang
masuk
dalam
perdagangan minyak dan gas bumi.
O4. Persaingan bisnis masih minim.
d) Ancaman (Threat)
T1. Perubahan dalam mata uang yang mempengaruhi harga jasa
penggunaan dan pelayanan.
T2. Pelanggan cenderung memilih inspektor asing.
T3. Memiliki pesaing internasional yang memiliki pangsa pasar
di Indonesia.
B.
Tahap Analisis
Setelah mengumpulkan model semua yang berhubungan dengan
data ekternal dan data internal, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan
semua informasi tersebut dalam model-model kuantitatif perumusan
strategi. Model yang digunakan adalah sebagai berikut:
69
1. Matrik Faktor Strategi Internal
Jika telah menyelesaikan faktor-faktor strategi internalnya (kekuatan
dan kelemahan) maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan
kekuatan dan kelemahan harus menganalisis lingkungan internalnya
agar lebih jelas. Seperti terlihat pada Tabel 3.1 IFAS dibawah ini:
Tabel 3.1 IFAS
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Faktor Strategi Internal
Bobot Rating
Bobot
Komentar
X
Rating
Kekuatan (strengths):
Pengalaman perusahaan yang cukup 0,20
lama dalam bidang
3
0,60
pelayanan
Komunikasi yang terjadi
dengan pelanggan sangat
inspeksi dan sertifikasi.
diutamakan perusahaan.
Memiliki inspektor yang beragam 0,20
3
0.60
Perusahaan
dapat
lebih
keahliannya dan terpercaya dalam
menghemat
biaya
sewa
kualitas dan produk serta berada
inspektor asing.
hampir di seluruh negara.
PT. Wide and Pin sangat dikenal di 0,15
nasional
dan cukup dikenal
3
0,45
di
Perusahaan
menguasai
hampir 100% penilaian di
internasional.
indonesia dan 35% diluar
negeri
Karyawan mampu bekerja dengan 0,15
3
0,45
cara matriks.
Karyawan melalui seleksi
dengan selektif dan harus
yang profesional
Total kekuatan
Kelemahan (weakness):
0,70
2,10
70
Belum
memanfaatkan
teknologi 0,10
2
0,20
informasi secara optimal.
Perusahaan memanfaatkan
IT secara minimal dan
tidak menyeluruh
Perusahaan kurang berinovasi
0,07
1
0,07
Perusahaan
melakukan
strategi yang sama tiap
tahunnya tanpa memiliki
perubahan yang signifikan
Laporan yang dibuat oleh karyawan 0,03
1
0,03
terkadang kurang tepat.
Perusahaan
membuat
laporan secara manual
Total kelemahan
0,20
0,30
Total
0,90
2,40
2. Matrik Faktor Strategi Eksternal
Jika telah menyelesaikan faktor-faktor strategi eksternalnya (peluang
dan ancaman) maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan peluang
dan ancaman harus menganalisis lingkungan eksternalnya agar lebih
jelas terlihat. Seperti terlihat pada Tabel 3.2 EFAS dibawah ini :
Tabel 3.2 EFAS
(Sumber : Analisis Mahasiswa, 2012)
Faktor Statego Eksternal
Bobot Rating
Bobot
Komentar
X
Rating
Peluang (opportunities):
Pengembangan teknologi dan sistem 0,20
4
0,80
Dengan
adanya
sistem
informasi yang dapat membantu
yang berbasis Web akan
perusahaan dalam mengembangkan
membantu
mempercepat
71
bisnis.
proses bisnis
Melakukan
kerjasama
dengan 0,20
4
0,80
perusahaan inspeksi di luar negeri.
Dapat
menekan
sewa inspector
Banyaknya perusahaan swasta yang 0,10
3
0,30
Semakin
banyak
masuk dalam perdagangan minyak
pelanggan
dan gas bumi.
berprospek.
Persaingan bisnis masih minim
biaya
0,10
1
0,10
target
yang
Memberi peluang dalam
meraih pelanggan
Total peluang
0,60
2,00
Ancaman (threats):
Perubahan dalam mata uang yang 0,20
mempengaruhi
harga
1
0,20
jasa
Perusahaan
menerima
tagihan dan memberikan
penggunaan dan pelayanan.
gaji dengan mata uang
dollar
Pelanggan
cenderung
memilih 0,05
2
0,10
inspektor asing.
Kepercayaan
pelanggan
terhdapat kualitas dalam
negeri kurang
Memiliki pesaing internasional yang 0,15
3
0,45
memiliki pangsa pasar di Indonesia.
Banyak bermunculan anak
perusahaan
Indonesia
Total ancaman
0,40
0,75
Total
1
2,75
asing
di
72
3. Matrik Grand Strategi
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka diperoleh total nilai
dari Eksternal Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal
Strategy Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam
pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut langkah-langkah dalam
menyusun diagram analisis SWOT pada PT. Wide and Pin :
a)
Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada kekuatan
dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X
Kekuatan : 2,10
Kelemahan : 0,30
Titik X = Kekuatan - Kelemahan
= 2,10 – 0,30
= 1,80
b) Jumlah dari hasil perkalian Bobot (B) x Rating (R) pada peluang
dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y
Peluang : 2,00
Ancaman : 0,75
Titik Y = Peluang - Ancaman
= 2,00 – 0,75
= 1,25
73
Peluang
Kuadran III
Mendukung
Strategi Turn
Arround
Kuadran I
Mendukung
(1,80 : 1,25)
Strategi Agresif
Kelemahan
Kekuatan
Kuadran II
Mendukung
Strategi
Diversifikasi
Kuadran IV
Mendukung
Strategi Defensif
Ancaman
Gambar 3.1 Diagram Analisis SWOT
(Sumber : Analisis Mahasiswa,2012)
4.
Matrik SWOT
Berikut adalah matrik yang menggambarkan secara jelas bagaimana
peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat
disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Matrik ini
menghasilkan empat kemungkinan alternatif strategis.
74
Tabel 3.3 Matrix SWOT
(Sumber : Analisis Mahasiswa, 2012)
IFAS
Strength (S)
Weakness (W)
W1. Belum memanfaatkan
teknologi informasi
secara optimal.
W2. Informasi yang
dimiliki oleh
perusahaan masih
belum terhubung
dengan masing-masing
divisi dan bagian.
W3. Laporan yang dibuat
oleh karyawan
terkaadang kurang
tepat.
EFAS
Opportunity(O)
S1. Pengalaman perusahaan
yang cukup lama dalam
bidang pelayanan inspeksi
dan sertifikasi.
S2. Memiliki inspektor yang
beragam keahliannya dan
terpercaya dalam kualitas
dan produk serta berada
hampir di seluruh negara.
S3. PT. Wide and Pin sangat
dikenal di nasional dan
cukup dikenal di
internasional.
S4. Karyawan mampu bekerja
dengan cara matriks.
Strategi SO
Strategi WO
O1.Pengembangan teknologi dan 1. Menggunakan piranti lunak 1. Menjalin kerjasama
sistem informasi yang dapat
(Web Base) untuk
dengan perusahaan
membantu perusahaan dalam
memudahkan dalam
inspeksi di luar negeri
mengembangkan bisnis.
pelaporan dan konfirmasi
sebagai representasi dari
O2.Melakukan kerjasama dengan
inspeksi.
perusahaan.
perusahaan inspeksi di luar
negeri.
2. Melakukan pendekatan
2. Membuat software yang
O3.Banyaknya perusahaan
kepada pelanggan
dapat digunakan sebagai
swasta yang masuk dalam
menggunakan teknologi
alat untuk menilai
perdagangan minyak dan gas
berbasis web
(pengganti inspektor) dan
bumi.
di komersilkan.
O4.Persaingan bisnis masih
minim.
75
Threats(T)
Strategi ST
T1. Perubahan dalam mata uang
yang mempengaruhi harga
jasa penggunaan dan
pelayanan.
T2. Pelanggan cenderung
memilih inspektor asing.
T3. Memiliki pesaing
internasional yang memiliki
pangsa pasar di Indonesia.
Strategi WT
Pemindah tugasan karyawan Memaksimalkan
lokal untuk di tempatkan di penggunaan teknologi dan
luar negeri.
mengembangkan sistem
informasi perusahaan.
3.2.1.4 Porter’s Five Forces Analysis
Analisa Porter’s Five Forces memberikan gambaran mengenai
bagaimana tingkat persaingan dari suatu perusahaan inspeksi, baik itu dari sisi
supply chain serta pasar (pemain baru dan substitusi). Keempat dari five forces
(dorongan) ini memberikan kontribusi terhadap competitive rivalry atau tingkat
persaingan dalam perusahaan inspeksi.
Gambar 3.2 Porter’s Five Forces Diagram
76
The threat of a substitute product
PT. Wide and Pin memiliki barang substitusi yaitu dengan mengkomersilkan
software Engineering Data Management System Software dan Technical
Integrity Management System.
The threat of the entry of new entrants
Saat ini belum ada pendatang baru dalam bidang usaha yang serupa, namun
PT. Wide and Pin harus selalu waspada terhadap banyaknya pendatang baru
yang bermunculan dan memiliki potensi untuk menjadi pesaing dalam bidang
pelayanan inspeksi minyak, gas, dan petrochemical. Untuk itu perusahaan
terus meningkatkan kualitas pelayanan, melayani dengan baik, dan
meningkatkan kualitas inspektor sehingga perusahaan dapat bersaing dengan
pendatang baru.
The bargaining power of customers
Dengan banyaknya perusahaan sejenis yang bergerak terlebih dahulu dalam
bidang yang sama akan membuat para pelanggan dapat lebih bebas untuk
memilih produk dan pelayanan terbaik yang ditawarkan dari masing-masing
perusahaan. Kekuatan tawar menawar pembeli dari PT. Wide and Pin adalah
memiliki budaya kerja “Best services” yang lebih unggul dalam melayani
pelanggan, serta kualitas yang diberikan perusahaan adalah kualitas terbaik
karena vendor yang dimiliki adalah vendor ternama dengan kualitas baik dan
dengan budaya perusahaan “ontime manner” yang menjaga kestabilan waktu
dan tepat waktu dalam pengerjaannya, dan harga yang ditawarkan bersaing
sesuai dengan kualitas dan pelayanan. Disamping itu, perusahaan ini juga
sudah berdiri selama lebih dari 12 tahun sehingga pelanggan perusahaan ini
77
sudah mendapat banyak kepercayaan dari perusahaan besar, ditambah lagi
luasnya pelayanan yang diberikan oleh perusahaan.
The bargaining power of suppliers
.PT Wide and Pin memiliki banyak sekali pemasok karena perusahaan ini
merupakan perusahaan jasa. Pemasok yang dimiliki beragam dan setiap
pemasok memiliki kemampuan tersendiri dan berbeda-beda, sekalipun
pemasok sejenis tetapi berbeda lokasi sehingga tidak ada persaingan antar
pemasok. Namun pemasok juga memiliki jaringan yang sangat luas dan
kualitas pelayanan dan inspektor yang baik sehingga banyak sekali
perusahaan yang ingin menggunakan jasa pemasok.
The intensity of competitive rivalry
Perusahaan yang menjadi pesaing utama bagi PT. Wide and Pin adalah
perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama yaitu PT. Bureau Veritas
Indonesia, PT. Velosi Indonesia, PT. Germanizer Lloyds Indonesia dan PT.
Llyods Register Indonesia. Perusahaan pesaing yang ada merupakan
ancaman bagi PT. Wide and Pin karena persaingan yang dilakukan akan
sangat ketat dalam menawarkan jasa, harga, dan pelayanan yang terbaik
kepada para pelanggan. Perusahaan pesaing adalah perusahaan asing yang
berkembang di Indonesia, keadaan perusahaan pesaing saat ini stabil.
78
Tabel 3.4 Analisis Porter
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Faktor
Tingkat Ancaman/Peluang
Solusi
Pengaruh SI/TI
Perusahaan ingin bersaing
Memiliki pelanggan yang
dengan harga yang lebih
banyak dan proses bisnis
murah ditambah dengan
yang sudah berjalan dengan
pelayanan yang baik,
baik.
perusahaan ingin
Pesaing sudah menggunakan
mengembangkan
Persaingan
dukungan SI/TI yang lebih
kemampuan inspektor,
industry
baik dalam menjalankan
perusahaan ingin
operasional perusahaan
membangun sebuah
sehingga mereka
database berbasis website,
mempunyai keunggulan dan
dan sebuah sistem berbasis
proses bisnis yang cepat
teknologi informasi agar
dalam mengelola data.
lebih mendukung proses
Website
Database
Aplikasi
bisnis.
Presiden Direktur dan
Karyawan membina
Kekuatan
Tawar-menawar
pemasok
Membina hubungan yang
hubungan yang baik
baik dengan para pemasok
dengan pemasok sehingga
sekaligus dengan aliansi
mendapatkan harga yang
yang ada.
murah dan menjadi
- tidak ada
prioritas utama bagi
pemasok.
Kekuatan
Bertambahnya calon
Menambahkan strategi
pelanggan tetapi perusahaan
marketing untuk
Tawar-menawar hanya sedikit mendapatkan
melakukan pemasaran dan
pembeli
mencari pelanggan baru.
pelanggan baru.
Website
Database
Aplikasi
79
Berpindahnya pelanggan
Membina hubungan yang
kepada pesaing.
baik dengan pelanggan dan
memberikan hadiah kepada
Perusahaan memiliki
pelanggan yang sudah
pelayanan yang beragam
membeli jasa dengan
sehingga pelanggan bisa
jumlah tertentu.
memilih dan membeli jasa
yang sesuai dengan
Selalu menyediakan barang
kebutuhannya.
yang sesuai dengan
permintaan pelanggan dan
menjaga persediaan barang
agar tidak sampai habis.
Ancaman
Pendatang Baru
Bersiap apabila muncul
pendatang baru yang sejenis
dan mengancam perusahaan.
Meningkatkan kualitas
inspektor dan pelayanan
yang diberikan kepada
Aplikasi
pelanggan.
Perusahaan memiliki barang
Mempertahankan kualitas
Ancaman
substitusi yaitu software
pelayanan dan produk yang
barang
yang membantu dalam
ada sehingga tidak mudah
substitusi
inspeksi dan dicari oleh
digantikan oleh produk
banyak perusahaan.
lain.
Mengembangkan
software aplikasi
80
3.2.1.5 CONOPS Scenario
1. Proses bisnis ini di mulai dengan Pelanggan menghubungi President
Director untuk meminta dibuatkan surat perjanjian kontrak mengenai
proyek penilaian.
2. President Director memberikan surat kontrak kepada pelanggan.
3. Pelanggan mengembalikan surat kontrak yang sudah ditanda tangani
kepada President Director.
4. Pelanggan dan President Director menyetujui kontrak dan setelah
disetujui oleh kedua belah pihak maka surat perjanjian dibuat dan
dimasukan ke dalam database oleh President Director.
5. Setelah itu President Director membuat Notification For Inspection
sebagai perintah kerja kepada Project Engineerr.
6. Kemudian diteruskan oleh Project Engineerr untuk membuat agenda
kegiatan inspeksi serta menyerahkannya kepada tim penilai yang telah
dipilih.
7. Tim Penilai melakukan survey dan menyerahkan hasil penilaian (ISR)
kepada Project Administrator.
8. Dalam menjalankan penilaian tim penilai mencatat Inspection Cost dan
Expense Report dan memberikannya kepada Project Administrator.
9. Dari data ISR & ER Project Administrator membuat Summary Timesheet
dan disampaikan kepada pelanggan.
10. Setelah Summary Timesheet disetujui oleh pelanggan maka akan
dikembalikan kepada Project Administrator.
81
11. Setelah Summary Timesheet disetujui dan dimasukkan kedalam database
oleh Project Administrator.
12. Project Administrator akan membuat permintaan inspektor (RFI) bila
terjadi kekurangan inspektor dan diajukan kepada Project Engineerr
untuk dicarikan dan melakukan penyewaan.
13. Project Engineerr mengambil data Summary Timesheet dari database.
14. Project Engineerr membuat CSR berdasarkan Summary Timesheet dan
dimasukan kembali kedalam database.
15. Bagian keuangan akan mengambil database CSR.
16. Bagian keuangan membuat invoice berdasarkan CSR dan diberikan
kepada pelanggan.
17. Pelanggan membayar dengan memberikan bukti pembayaran yaitu bukti
transfer atau cek atau giro.
18. Manajer keuangan menerima pembayaran dan melaporkan pembayaran
kepada Director.
19. Project Engineerr membuat Laporan penyewaan inspektor dan diberikan
kepada President Director.
20. Kemudian Project Administrator mengambil data Summary Timesheet
dan membuat Laporan Operasional dan memberikannya kepada Project
Engineerr.
82
3.2.1.6 CONOPS Diagram
3. Mengembalikan Surat Kontrak
4. Surat Kontrak Masuk Database
1. Surat Perjanjian Kontrak
19. Laporan Penyewaan Inspektor
2. Memberikan Surat Kontrak
Presiden Director
Pelanggan
5. Membuat NFI
10. Summary Timesheet
Database
13. Mengambil Summary Timesheet
Director
14. CSR
16. Invoice
9. Summary Timesheet
17. Membayar
15. Mengambil Data CSR
6. Membuat Agenda
12. RFI
Project Engineer
20. Membuat Laporan Operasional
11. Memasukkan Summary Timesheet
Project Administrator
18. Laporan Pembayaran
$
$
Manajer Keuangan
8. IC + ER
7. Menyerahkan ISR
Gambar 3.3 Current CONOPS Diagram
(Sumber : Analisis Mahasiswa, 2012)
Tim Penilai
83
3.2.1.7 Balance Score Card
Tabel 3.5 Balance Score Card
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Perspekt
if
Strategis
Objectives
CUSTOMER
Retensi
Pelanggan
Meningkat
kan
pelayanan
INTERNAL PROCESS
Meningkat
kan
pelanggan
Memaksim
alkan
kualitas
asset
Mengemba
ngkan
integrasi
data
Meningkat
kan
pelaksanaa
n proses
KPI
Presentasi dr
pelanggan
menanggapi
retensi setiap
tahun
Persentase
pelanggan
menjawab
“sangat puas”
untuk sebuah
survey
pelanggan
Persentase
memperbaiki
kualitas
pelayanan
Persentase
pemeliharaan
aset berdasarkan
SOP
Persentase pada
optimalisasi
proses
pengiriman data
Presentase
pelaksanaan
proses bisnis
secara maksimal
Weig
ht
KPI
PIC
Target
Aktual
200
9
100
%
201
0
100
%
200
9
90
%
201
0
100
%
Indeks
Kinerja
KPI
200 201
9
0
95% 100
%
30%
Presi
dent
Direc
tor
40%
Oper
ation
Mana
ger
100
%
100
%
90
%
100
%
95%
100
%
50%
Presi
dent
Direc
tor
Oper
ation
Mana
ger
Docu
ment
Contr
ol
Proje
ct
Admi
nistat
85
%
90
%
80
%
86
%
86%
100
%
90
%
95
%
80
%
86
%
86% 90%
80
%
90
%
70
%
75
%
70% 75%
100
%
100
%
80
%
85
%
90% 90%
30%
20%
30%
84
LEARNING AND GROWTH
FINANCIAL
bisnis
Meningkat
kan nilai
tambah
Efisiensi
dan
efektivitas
penggunaa
n dari asset
Pertumbuh
an
pendapatan
Mengemba
ngkan
sistem
informasi
dan
teknologi
informasi
strategis
Melakukan
pendidikan/
training
kepada
karyawan
Melakukan
pendidikan/
training
kepada
karyawan
Presentase
dalam
meningkatkan
pelayanan
Presentase
dalam
meningkatkan
penggunaan
asset
Presentase
jumlah
pendapatan yang
masuk setiap
bulannya
Presentasi
kemampuan
dalam
melaksanakan
tugas pokok dan
fungsi masingmasing berjalan
30%
30%
or
Presi
dent
Direc
tor
Oper
ation
Mana
ger
90
%
100
%
80
%
90
%
80% 90%
95
%
100
%
85
%
90
%
80% 90%
50%
Bag.
Keua
ngan
90
%
100
%
90
%
90
%
90% 90%
20%
Oper
ation
Mana
ger
100
%
100
%
80
%
80
%
80% 80%
Presentase
kemampuan
karyawan dalam
memahami IT
20%
Oper
ation
Mana
ger
85
%
100
%
75
%
80
%
75% 80%
Peningkatan
kompetisi
keryawan
melalui
pelatihan
ditunjukan
dengan persen
20%
Oper
ation
Mana
ger
90
%
100
%
50
%
60
%
50% 60%
85
3.3 Business Products and Services
3.3.1 Business Plan
3.3.1.1 Business Overview
Business overview menjelaskan mengenai secara keseluruhan bisnis yang
berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis sampai proses yang
terjadi antar fungsi area dengan fungsinya,
a) Lokasi Geografis
Berikut ini merupakan gambaran yang dapat diberikan perusahaan
mengenai unit organisasi dan lokasinya. Pada Tabel 3.6 menjelaskan
letak lokasi dari setiap bagian organisasi, mengingat bahwa
perusahaan tidak berdiri hanya pada satu lokasi saja. Oleh karena
setiap bagian dari organisasi harus menjelaskan posisi lokasi mereka
berada.
Tabel 3.6 Matrik Pemetaan Unit Organisasi Terhadap Lokasi
(Sumber: PT. Wide and Pin)
Organizational Unit
Location
General
Specific
Operation
Presendent Director
*
*
Director
*
*
Operation Manager
*
*
Finance Manager
*
*
Administration Manager
*
*
Project Engineerr
*
*
*
*
*
Engineering
86
Inspector
*
*
Surveyors
*
*
Accounting
*
Administration
*
Document Control
*
Secretary
*
Independent Consultancy
*
3rd Party Inspection
*
3rd Party Certification
*
Asset Operation &
*
Technology Service
DET NORSKE
*
*
*
*
VERITAS
QA MANAGEMENT
PT. Devnusa Roga
*
Planindo
DCS Supply
Japan Inspection Co –
*
*
*
Japan
Hope Technology
*
Limited
Dapat dilihat bahwa PT. Wide and Pin memiliki tiga struktur lokasi
berbeda dengan bagian yang berbeda didalamnya, yaitu lokasi pada
Specific Office, General Office dan lokasi pada operation.
b) Proses
Berikut adalah gambaran dimana fungsi area pergi dan berlanjut
dalam sebuah fungsi. Pada Tabel 3.7 Ini menjelaskan setiap fungsi
area dari perusahaan dapat dibagi kedalam beberapa fungsi.
87
Tabel 3.7 Tipe Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Functional Area
President Director
Function
a) Membuat Surat Kontrak
b) Mengevaluasi perusahaan.
c) Membuat keputusan tertinggi.
d) Menetapkan strategi perusahaan
Director
a) Mengawasi proses bisnis perusahaan
b) Menetapkan kebijakan dalam
perusahaan
Maintenance
a) Pemeliharaan
b) Perbaikan
c) Persiapan alat-alat pendukung
Keuangan
a) Perencanaan keuangan.
b) Penanggulangan resiko keuangan.
c) Pengaturan gaji karyawan.
d) Pemberian gaji karyawan.
e) Mengurusi seluruh kegiatan keuangan.
Operational
a) Merencanakan agenda penilaian.
b) Penilaian
c) Pendataan hasil penilaian.
d) Melaporkan kegiatan
88
3.3.1.2 Executives Team Profile
PT. Wide and Pin memiliki beberapa tim eksekutif yang berperan di
dalam kegiatan bisnis perusahaan dan juga memiliki fungsi bisnis disetiap divisi
perusahaan. Oleh karena itu, Executives Team Profile berfungsi untuk
menjelaskan mengenai bagaimana eksekutif berinteraksi dengan fungsi bisnis
yang terjadi pada perusahaan.
a. Pemetaan eksekutif ke fungsi
Berikut ini adalah pemetaan dari setiap eksekutif pada perusahaan.
Pada Tabel 3.8 menjelaskan bagaimana setiap eksekutif berhubungan
langsung dengan fungsi bisnisnya.setiap eksekutif dapat terlibat
dalam fungsi sebagai penanggung jawab, pembuat kebijakan,
keahlian teknis, dan pelaksana pekerjaan.
President
Director
Manager
Operasional
Project
Engineerring
Manager
Keuangan
Meneger
Administrati
on
Kepala
Technical
Support
R R RR
A A AA
Director
E
E E I
I
I
R R R R
A AA A
I
R R R
A AA
R
A
I
E
R
A
E
I
I
Pendataan Inspektor
Penyewaan inspektor
Produksi
Permintaan inspektor
Penyediaan fasilitas
Pendokumentasian kegiatan
Penilaian
Pengoperasian
Perencanaan penilaian
Human
Resource
Penjadwalan proyek
Penggajian
Mengelola gaji
Pelatihan
Pelayanan karyawan
Pemberian peraturan
Keua
ngan
Perekrutan
Pembayaran
Keuangan
Mengelola keuangan
Perencanaan keuangan
Pelaksanaan proyek
Operasional
Mengelola Proyek
Evaluasi
Perjanjian Kontrak
Strategi Bisnis
Operasi
onal
Perencanaan Operasional
Executive
Manage
ment
Pengambilan Keputusan
89
Tabel 3.8 Mapping The Business Function and Executives
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Admin
istator
R R
A A
R R R R
A AA A
I
E E I
R R R R
A AA A
R R R
A A A
E E E E
WWWW
E
W
90
3.3.1.3 Relationship of Business Activities to Strategic Goals
Aktifitas bisnis atau proses bisnis yang ada didalam perusahaan akan
mendukung perusahaan untuk dapat mencapai strategi yang ingin dicapai. Proses
bisnis yang dijalankan harus selaras dengan tujuan strategis yang sudah
ditetapkan oleh perusahaan.
91
3.3.1.4 Organizational Structure
General
Gambar 3.4 Strukur Organisasi General
(Sumber: PT Wide And Pin, 2012)
92
Specific
Operational
Project Engineering
Project Administrator
Inspector / Surveyor
Gambar 3.5 Strukur Organisasi Specific
(Sumber: PT. Wide and Pin, 2012)
Engineer
93
1. Peran dan Tangung Jawab
a. President Director
Direktur Utama merupakan jabatan tertinggi pada perusahaan yang
bertanggung jawab penuh terhadap segala kegiatan bisnis, membuat
surat kontrak dan pengambilan keputusan bisnis.
b. Director
Direktur bertanggung jawab penuh atas segala kegiatan keuangan dan
pengambilan keputusan.
c. Operasion Manager
Tugas
Operation
Manager
adalah
mengelola
perusahaan,
menjalankan visi misi, mempertahankan kelangsungan tujuan,
pelaksana, memiliki tanggung jawab pada atasan.
d. Finance Manager\
Melakukan kegiatan keuangan perusahaan meliputi arus kas masuk
dank as keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas
anggaran keuangan perusahaan.
e. Administrator Manager
Tugas Administrator Manager adalah mengelola administrasi
perusahaan.
f. Affiliates
Tugas Affiliates adalah menjadi representasi PT. Wide and Pin dan
melakukan inspeksi.
94
g. Independent Consultancy
Melayani jasa konsultasi dan bertanggung jawab kepada atasan.
h. 3rd Party Inspection
Melayani jasa inspeksi / penilaian dan bertanggung jawab kepada
atasan.
i. 3rd Party Certification
Melayani jasa sertifikasi dan bertanggung jawab kepada atasan.
j. Asset Operation & Technology Service
Melayani jasa penilaian asset dan teknologi dan bertanggung jawab
pada perusahaan.
k. Accounting
Melaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan (jurnal
entry sampai dengan arsip dokumen) untuk menjamin kelancaran,
keakuratan, dan ketertebian administrasi keuangan perusahaan.
l. Secretary
Mengatur dan menjaga keberlangungan kegiatan head office dalam
perusahaan serta sebagai tangan kanan langsung direktur dan direktur
utama.
m. Administrator
Mencatat
kegiatan
dan
melaksanakan
kegiatan
administrasi
perusahaan untuk menjamin kelancaran, keakuratan, dan ketertiban
administrasi perusahaan.
95
n. Document Control
Mendokumentasikan dokumen-dokumen berkaitan dengan kegiatan
penilaian utnuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban
administrasi.
o. Project Administrator
Melakukan
proses
yang
berkaitan
dengan
penilaian
seperti
penjadwalan serta perencanaan inspeksi dan bertanggung jawab pada
atasan.
p. Engineer / Inspector
Melakukan segala proses penilaian yang telah dijadwalkan dan sesuai
dengan perintah pelanggan, memberikan laporan penilaian, dan
bertanggung jawab pada atasan.
3.3.1.5 Market Outlook and Competitive Strategy
Dalam persaingan bisnis, perusahaan harus dapat melihat kondisi pasar
yang terjadi saat ini untuk melihat perkembangan bisnis yang terjadi dipasaran
dan perusahaan harus menentukan strategi yang tepat agar dapat bersaing dengan
perusahaan lainnya. Beberapa strategi yang ditetapkan oleh perusahaan agar
dapat bersaing dengan perusahaan yang lain adalah sebagai berikut:
1. Memperluas pemasaran produk ke berbagai daerah di Jakarta.
2. Meningkatkan kualitas dan jenis pelayanan yang ditawarkan.
3. Mencari partner baru dilokasi yang berbeda.
4. Menempatkan orang dari Indonesia ke negara asing
operasional lebih murah.
agar biaya
96
3.3.1.6 Business Cycles
Menetapkan visi
dan misi
Permintaan barang
Melayani dan
menyediakan jasa penjualan
Kebijakan dan
strategi
Pembelian jasa
Menentukan
kebijakan/strategi baru
Monitor dan
evaluasi
Laporan pembelian
dan pelayanan jasa
Gambar 3.6 Siklus bisnis
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Siklus bisnis perusahaan ini dimulai dari :
1. Menetapkan visi dan misi sebagai acuan dari berjalannya perusahaan.
2. Menentukan dan menetapkan kebijakan dan strategi bisnis perusahaan.
3. Permintaan isnpeksi oleh pelanggan dilayani dan menyediakan inspektor
yang diminta (proses penjualan, ketersediaan).
4. Dalam beberapa waktu bila pelayanan berada diluar jangkauan akan
direpresentasikan oleh aliansi (proses pembelian, ketersediaan).
5. Pada akhir tahun maka dihasilkan laporan pelayanan dan pembelian dan
diserahkan kepada presiden direktur.
97
6. Jajaran Direksi memantau jalannya proses bisnis dan semua laporan
sehingga dapat mengevaluasi jalannya bisnis perusahaan.
7. Berdasarkan laporan-laporan yang ada kebijakan dan strategi yang sudah
tidak dapat mendukung perusahaan maka akan menentukan kebijakan
dan strategi baru.
3.3.1.7 Capitalization Summary
PT. Wide and Pin didirikan oleh 3 orang dengan menggunakan modal
awal sebesar Tiga Ratus Juta Rupiah oleh Pak Kunto Wibowo, Dua Ratus Empat
Puluh Juta Rupiah oleh Ibu Erna Damayanti, dan Enam Puluh Juta Rupih oleh
Ibu Dwi Muji Iswati pada tahun 1999. Sampai sekarang ini perusahaan masih
terus berkembang cukup pesat dengan keuntungan yang diperoleh per tahun
sebesar 1 miliar rupiah dengan menjual jasa inspeksi dan sertifikat untuk oil, gas
dan petrochemical ke pelanggan.
3.3.1.8 Financial Strategy
Dalam usaha untuk mencapai visi perusahaan diperlukan juga strategi
keuangan yang merupakan salah satu pendukung perusahaan agar dapat
mencapai visinya. Perusahaan harus dapat mengelola keuangan dengan
baik agar dapat mendukung jalannya kegiatan operasional yang
memberikan keuntungan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa
strategi keuangan yang dilakukan oleh PT. Wide and Pin yaitu:
1. Menyiapkan dana yang dapat dipinjam sewaktu-waktu.
98
2. Bank garansi yang murah.
3. Melakukan kerja sama dengan partner atau perusahaan yang lain.
4. Mengoptimalkan asset properti yang dimiliki perusahaan.
5. Menjaga agar status pengeluaran tidak lebih besar dari pada
pendapatan yang akan diterima perusahaan.
6. Memberikan arahan agar menghasikan laporan keuangan dari
perusahaan dan pemasok/inspector dengan akurat dan tepat waktu.
3.3.1.9 Current Financial Status Summary
Keadaan status keuangan perusahaan saat ini cukup baik dimana
keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan dari pelayanan jasa inspecstion per
tahun mencapai 6 juta dollar dimana merupakan hasil kerja keras dari pemilik
perusahaan dan karyawan dalam melayani jasa dan memperluas jangkauan
pemasaran jasa ke pelosok dunia internasional.
3.3.1.10 Business Partnerships and Alliance
Berikut adalah beberapa partner bisnis dari PT. Wide and Pin yaitu:
1. DEVNUSA
Sedangkan alliance dari PT. Wide and Pin adalah beberapa
perusahaan yang dikembangkan pula oleh pemilik sebagai sebuah
bagian yang saling membantu antar perusahaan diantaranya yaitu:
a) QAM Australia
b) JIS Jepang
99
c) Amerika Serikat dan DCS Pasokan DNV
3.3.2 Swim Lane Process Diagram
Pada proses ini memberikan gambaran mengenai peran dari para
stakeholder pada setiap tahap perencanaan dan tahap seleksi. Pada Gambar 3.7
ini menjelaskan bahwa setiap stakeholder akan melakukan perencanaan dan
penyeleksian sebagai salah satu tugas mereka yaitu pengambil keputusan.
Stakeholder
Tahap Perencanaan
Tahap Seleksi
President
Director
Perjanjian
Kontrak
Operation
Manager
Mereview
jadwal
project
Finance
Manager
Mereview
anggaran
keuangan
Project
Enginner
Menerima
Project
Membangun
rencana
project
Mereview
tim
project
Mereview
rencana
project
Menyiapkan
untuk
pelaksanaan
proyek
Rincian
anggaran
keuangan
Agenda dari
jadwal
project
Gambar 3.7 Swim Lane Process Diagram
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Menyiapkan
tim project
100
Dari Gambar 3.8 Dapat diberikan penjelasan sebagai berikut :
1. President Director akan melakukan perjanjian kontrak dengan
pelanggan yang menghasilkan surat perjanjian.
2. Kemudian President Director akan memberikan surat tugas jepada
Project Engineerr untuk segera melakukan project penilaian.
3. Project Engineerr akan membuat perencanaan terlebih dahulu sebelum
memulai project.
4. Project Engineerr akan membentuk tim project dan mereview tim
project.
5. Project Engineerr memberikan instruksi kepada manajer keuangan
untuk membuat anggaran keuangan.
6. Project Engineerr akan memberikan instruksi kepada manajer
operasional untuk membuat jadwal pengerjaan project
7. Kemudian manajer operasional akan mereview seluruh rencana kembali
dan memberikannya kepada President Director.
8. Setelah perencanaan disetujui oleh President Director proyek langsung
dilaksanakan.
9. Manajer operasional akan menyiapkan segala yang dibutuhkan untuk
proses pengerjaan project.
10. Kemudian manajer keuangan akan menyiapkan anggaran yang
dibutuhkan selama pengerjaan project.
11. Project Engineerring menyiapkan tim project untuk melakukan
penilaian.
101
12. Kemudian
dari
semua
hal
tersebut
akan
dirangkum
Project
Engineerring menjadi sebuah agenda project.
3.3.3 Business Process Diagram
Business process diagram dibangun berdasarkan proses bisnis yang
berjalan pada PT. Wide and Pin. Terdiri dari empat bagian, yaitu input, control,
output, dan mechanism. Dari bagian tersebut akan menjelaskan alur dari proses
bisnis mulai dari data yang masuk sampai keluar akan menghasilkan data seperti
apa.
102
Membuat
Kontrak
Permintaan
Inspeksi
Melakukan
inspeksi
Memenuhi
kebuhutan inspeksi
Mengecek
barang inspeksi Membayar
Pembuatan Surat
Kontrak
Notofication For
Inspection
Agenda Inspeksi
dan Lokasi
Inspeksi
Laporan
Operasional
Surat Permintaan
Inspektor
Pemenuhan
kebutuhan inspeksi
Surat Penyewaan
Inspektor
Pembayaran
Project
Engineer
President Pelanggan
Director
Inspektor
Engineer
Project
Doument
Administrator Contol
Gambar 3.8 Business Process Diagram
(Sumber : Analisis Mahasiswa, 2012)
Cek
103
3.3.4 Activity / Product Matrix
Activity / product matrix menggambarkan aktifitas bisnis dengan jasa
yang dihasilkan oleh PT. Wide and Pin. Pada Tabel 3.9 ini menjelaskan
hubungan yang terjadi antara aktifitas bisnis yang berkaitan langsung dengan
jasa yang dihasilkan yang dapat bersifat sebagai membangun, menjual,
menyimpan, mendistribusi, melayani, keuangan dan legal.
Tabel 3.9 Activity / Product Matrix
Inspeksi
M D
S
R
Sertifikasi
M D
S
R
Aset operasi dan teknologi
M D
S
R
R
R = Research & Develop
W = Warehouse
S = Service
M = Manufacture
D = Distribute
F = Financials
Evaluasi
R
Pembayaran
R
Operasional
S
Pelayanan sertifikasi
M D
Penilaian
Konsultasi & pelatihan
Konsultasi & pelatihan
Perjanjian Kontrak
Pelaksanaan proyek
Pelayanan asset & teknologi
Remarks
Mengelola proyek
Perencanaan operasional
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Business Process
R
R
W F
W
W F
W
W F
W
W F
W
L = Legal
104
3.3.5 Use Case Narrative and Diagram
Usecase diagram menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di PT.
Wide and Pin dari awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada Gambar 3.9 Ini
menjelaskan bagaimana setiap actor atau objek melakukan proses bisnisnya
secara berurutan.
105
System Informasi
PT. Wide and Pin
Membuat Surat
Kontrak
President Director
Membuat NFI
Membuat &
Menyerahkan Agenda Kegiatan
Melayani Penilaian
Menyerahkan Hasil
Penilaian (ISR)
tim penilai
Mencatat Kebutuhan
Penilaian (IC&ER)
Project Engineer
Mencatat Hasil
Penilaian (Summary Timesheet)
Project Administrator
Membuat Permintaan
Inspektor (RFI)
Membuat Laporan
Penyewaan inspektor
Membuat Laporan
Operasional
Membuat CSR
Membuat invoice
Menerima Pembayaran
Manajer Keuangan
Gambar 3.9 Usecase Diagram
(Sumber : Analisis Mahasiswa, 2012)
106
Dari Gambar 3.9 Dapat diberikan penjelasan sebagai berikut :
1. President Director melakukan perjanjian kerja sama dengan membuat
surat kontrak.
2. President Director membuat Perintah Kerja Inspeksi kepada Project
Engineerr.
3. Project Engineerring membuat dan menyerahkan agenda kegiatan
kepada tim penilai.
4. Tim penilai melakukan penilaian.
5. Setelah mendapatkan hasil penambangan tim penilai menyerahkan hasil
penilaian kepada project administrator.
6. Project Administrator menanyakan kepada tim penilai dan mencatat
kebutuhan dalam melakukan inspeksi.
7. Project Administrator mencatat dan membuat kembali hasil inspeksi
sebelum diminta oleh pelanggan.
8. Jika dalam inspeksi bagian selanjutnya inspektor atau engineering tidak
tersedia, maka Project Administrator membuat surat permintaan
inspektor kepada Project Engineerr.
9. Project Engineerr membuat laporan penyewaan inspektor dan
diserahkan kepada President Director.
10. Project Administrator akan menyerahkan seluruh laporan kegiatan
operasional kepada Project Engineerr.
11. Project Engineerr akan membuat CSR berdasarkan Summary
Timesheet dan menyerahkannya kepada Bagian Keuangan.
107
12. Manajer Keuangan melakukan penagihan dengan membuat invoice
berdasarkan CSR.
13. Manajer keuangan menerima pembayaran dan membuat laporan
pembayaran.
No. Use Case Narative Current
1.
Melakukan perjanjian surat kontrak
Use Cases : Pelanggan melakukan perjanjian kerja sama dengan
membuat surat kontrak kepada President Director.
Actor
: President Director
2.
Membuat perintah kerja inspeksi
Use Cases : President Director membuat Notification for
Inspection dan menyerahkan NFI besera PO kepada
Project Engineerr
Actor
: President Director
3.
Membuat agenda kegiatan
Use Cases : Project Engineerr membuat agenda kegiatan yang
diserahkan kepada inspektor / engineer.
Actor
: Project Engineer
4.
Melakukan penilaian
Use Cases : Tim penilai melakukan penilaian.
Actor
: Tim penilai
5.
Menyerahkan hasil penilaian
Use Cases : Tim penilai menyerahkan Inspection Report kepada
project administration.
Actor
: Tim Penilai
6.
Mencatat kebutuhan penilaian
Use Cases : Project administration mencatat kebutuhan tim
penilai diluar dugaan dalam kegiatan penilaian dan
diserahkan kepada Project Engineerr.
Actor
: Project administration
7.
Mencatat hasil penilaian
Use Cases : Project administration mencatat hasil penilaian
(Summary Timesheet) berdasarkan ISR untuk
diberikan kepada pelanggan.
Actor
: Project administration
108
8.
9.
10.
11
12
13.
Membuat permintaan inspektor / engineer
Use Cases : Project administration membuat Request For
Inspector kepada Project Engineer.
Actor
: Project administration
Membuat laporan penyewaan inspektor
Use Cases : Project Engineerring membuat laporan penyewaan
tim penilai kepada President Director.
Actor
: Project Engineer
Membuat laporan operasional
Use Cases : Project administration membuat laporan operasional
dan menyerahkannya kepada Project Engineer.
Actor
: Project administration
Membuat CSR
Use Cases : Project Engineer membuat CSR berdasarkan
Summary Timesheet dan dimasukan kedalam
database.
Actor
: Project Engineer
Membuat Invoice
Use Cases : Bagian keuangan membuat Invoice berdasarkan CSR
dan diserahkan kepada pelanggan.
Actor
: Manajer Keuangan
Menerima pembayaran
Use Cases : Manager keuangan menerima pembayaran dan
membuat laporan pembayaran.
Actor
: Manajer keuangan
109
3.4
Data and Information
3.4.1
Object State Transition Diagram
Object state transition diagram ini menggambarkan daur hidup dari
sebuah objek di PT. Winde and Pin dari awal bisnis hingga akhir proses
binsis. Pada Gambar 3.10 Ini menjelaskan rangkaian objek yang terjadi
selama proses bisnis berjalan.
Perjanjian
PT. Wide and Pin
menerima perjanjian
kontrak
Pengerjaan Proyek
/menyetujui
Memberikan Surat
Perintak Inspeksi
/menerima
/menerima
/menilai
Penilaian
Pembayaran
Melakukan penilaian
seletah mendapatkan
agenda inspeksi
Transaksi pembayaran
dilakukan setelah
seluruh hasil dikirim
/menyewa
/mencatat
Penyewaan tim penilai
Pencatatan hasil inspeksi
Melakukan pencatatan
dari hasil inspeksi
/mencatat
Pengecekan
ketersediaan tim dalam
melaksanakan seluruh
agenda inspeksi
Gambar 3.10 Object State Transition Diagram
(Sumnber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Pada Gambar 3.10 Dapat dilihat bahwa alur objek yang terjadi dimulai
melakukan perjanjian kontrak terlebih dahulu oleh President Director dengan pelanggan
kemudian diakhiri dengan pembayaran oleh karyawan dengan pelanggan.
110
3.4.2
Logical Data Model
Model data Entity-Relationship (E-R) dibangun berdasarkan dari proses
bisnis yang berjalan pada PT. Wide and Pin. Dijelaskan bahwa kumpulan dari
objek-objek tersebut digunakan untuk mengetahui struktur logic dari sebuah
database secara grafik.
Detil Kontrak
RFI
NFI
ISR
Agenda
Jasa
IC & ER
1
1
Independent
Consultancy
Kontrak
Detail lC & ER
Summary
Timesheet
Invoice
CSR
rd
3 Party
inspection
3rd Party
Certification
Pelanggan
Asset Operation &
Technology
Services
Alliance
Engineer
Inspektor
Tim Penilai
Bukti
Pembayaran
Gambar 3.11 Logical Data Model
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
111
3.5
Systems and Applications
PT. Wide and Pin telah menggunakan beberapa aplikasi untuk mendukung
proses bisnis perusahaan agar lebih maksimal. Aplikasi yang telah digunakan dalam
perusahaan adalah aplikasi website.
3.5.1 System Data Flow Diagram
Diagram alur data (DFD) pada PT. Wide and Pin yang dibuat sesuai
dengan proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui pembagian system ke
dalam alur kegiatan. Pada Gambar 3.12 Ini menjelaskan bahwa pembagian
system tersebut menghasilkan data store (masuk dan keluar) serta aktifitas yang
dilakukan oleh eksternal agent.
112
Pelanggan
1.0
Pembuatan Surat
Kontrak
Permintaan inspeksi
D1
Surat Kontrak
D2
Detail Kontrak
D3
NFI
D4
Agenda Proyek
D5
ISR
D6
IC & ER
D7
Summary
Timesheet
D8
Laporan
Operasional
D9
Tim Penilai
D10
RFI
Pencatatan penyewaan inspektor
D11
Laporan
Penyewaan
Inspektor
Pencatatan rangkuman dari inspeksi
D12
CSR
D13
Cek
D14
Laporan
Keuangan
Laporan perjanjian kontrak
Pendaftaran objek inspeksi
Perintah pengerjaan
proyek
Konfirmasi inspeksi
Persetujuan kontrak
Perintah Pengerjaan proyek
Detail inspeksi
2.0
Penilaian Objek
Pembuatan
agenda
proyek
Laporan penilaian
Kebutuhan dalam inspeksi
Merangkum hasil inspeksi
Pencatatan kegiatan operasional
penilaian
Direktur
3.0
Penyewaan
Inspektor /
Engineer
Melaporkan
penyewaan
inspektor
Pembayaran dengan cek atau transfer
4.0
Melakukan
Pembayaran
Penyewaan inspektor / engineer
Pembayaran
Pencatatan kegiatan pembayaran
Gambar 3.12 Data Flow Diagram
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
113
3.5.2 Web Application Diagram
Web Application Diagram pada PT. Wide and Pin yang dibuat sesuai dengan
website yang dimiliki yaitu, www.widepin.com , Pada gambar dibawah ini
menjelaskan alur data yang terjadi dalam website tersebut dan juga menjelaskan user
serta konten yang dapat dimanfaatkan oleh user dalam bentuk interfacenya, yaitu:
Home, ContactUs, Career, Overview, Asset Operations, Log in.
Home
Contact Us
Career
Interface
Interface
Interface
Web Service
(WSDL)
Description
Web Service User
Network Acces Protocol (NAP)
Web Service
Registry
SOAP/
XML
Web
Service
Request
Message
Interface
Interface
Interface
Overview
Asset
Operation
Log In
Gambar 3.13 Diagram Application Web
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
114
3.5.3
Portfolio Aplikasi yang Berjalan
Gambar dibawah ini merupakan hasil dari wawancara kami terhadap posisi
kategori aplikasi pada portofolio. Dapat dijelaskan bahwa aplikasi website yang
digunakan oleh perusahaan sangat penting untuk memperkenalkan profit dan profile
perusahaan kepada pelanggan.
H
Strategic
High Potential
Potential
contribution to
achieving
future
f) Website
business
goals
Key Operational
Support
L
H
L
degree of fepedence of business on IS/IT application in achieving business perfomance
Gambar 3.14 Portofolio Aplikasi PT. Wide and Pin
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
115
3.6
Network and Infrastructure
3.6.1 Network Connectivity Diagram
Internet
Modem
Router
Server
Computer 3
Computer 1
Computer 2
Gambar 3.15 Network Connectivity Diagram
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
3.7 Security
3.7.1 Security and Privacy Plan
Dalam menjaga keamanan data dan asset yang dimiliki oleh perusahaan, maka
pada Tabel 3.10 di bawah ini menjelaskan keadaan security perusahaan saat ini :
116
Tabel 3.10 Security Plan
(Sumber: Analisis Mahasiswa, 2012)
Komponen
Technical
Instension
Detection
System
Acces
Control
Physcal
Control
Formal
Control
Keterangan
Antivirus
Firewall
Policy
McAfee 2012
-
Identification, Autentication,
Authorization
Pengamanan
Pemahaman
peraturan
perusahaan
IT
-
-
Standar
manajemen
mutu
Professional Sertifikasi
Sertfication
PIC
IT
IT
Security
Petugas
keamanan yang
menjaga 24jam
gedung
perusahaan
Kehadiran tepat Presdir
waktu
Menggunakan
pakaian formal
Memiliki
perilaku
yang
baik
Industry
Standard
-
Government Kebijakan
Registration pemerintah
Keahlian dalam SDM
bidang
Teknik
Pertambangan
Keahlian dalam
bidang keuangan
Keahlian dalam
bidang
Manajemen
Keahlian dalam
Bidang IT
117
3.8
Standarts
3.8.1 Technology Forecast
Berikut beberapa teknologi yang digunakan untuk mendukung proses
bisnis perusahaan dalam mencapai visi perusahaan yaitu:
Tabel 3.11 Technology Forecast PT. Wide and Pin
(Sumber : PT. Wide and Pin, 2012)
Technology Forecast
Forecast
Area
Short Term
Mid Term
Long Term
(12-24
(2-3
Bulan)
Tahun)
Hanya
Hanya
Microsoft XP
Update
Update
Microsoft Office
Hanya
Hanya
2010
Update
Update
Mc Afee
Mc Afee
Mc Afee 2011
2012
2013
Komputer dengan
mengganti
mengganti
Processor Intel
Bagian
Bagian
(12 Bulan)
Software
Operating
System
Office
AntiVirus
Hardware
Desktop PC
118
Pentium Dual Core
yang rusak
yang rusak
3 Gb, Hardisk 160
mengganti
mengganti
Gb, dengan monitor
Bagian
Bagian
LCD Lenovo 19”
yang rusak
yang rusak
mengganti
mengganti
Bagian
Bagian
yang rusak
yang rusak
mengganti
mengganti
Compac Presario
Bagian
Bagian
CQ 35
yang rusak
yang rusak
ingin
pemilik
2.60GHZ, Ram 3
Gb, Hardisk 320
Gb, dengan monitor
LCD Lenovo 17”
Komputer dengan
Processor Intel
Pentium Core 2
Duo 1.80GHZ, Ram
Lenovo S20
Laptop
terintegerasi bisa melihat
Connection
Switch 8 Port
setiap
data secara
119
bagian
realtime
Modem
Telkom flash
tidak ada
tidak ada
Printer
HP laserjet P1006
tidak ada
tidak ada
Scanner
Epson LX-300
tidak ada
tidak ada
3.9 Workforce
3.9.1 Workforce Plan
Workforce plan
(perencanaan tenaga kerja) menyediakan gambaran
bagaimana perusahaan mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja yang ada
didalam perusahaan. Didalam workforce plan terdiri dari strategi untuk
memperkerjakan, dan pengembangan untuk tenaga professional untuk eksekutif,
manajemen, dan tingkat karyawan dalam perusahaan.
Beberapa strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen yaitu sebagai berikut:
1.
Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.
Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.
3.
Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan
operasional perusahaan.
Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu
sebagai berikut:
1.
Meningkatkan produktifitas karyawan.
2.
Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan.
3.
Meningkatkan kemampuan komunikasi karyawan dalam memasarkan
produk-produk perusahaan.
120
4.
Memberikan penghargaan kepada karyawan yang sudah lama berkerja
kepada perusahaan (5 tahun mendapatkan bantuan kredit kendaraan, 10
tahun mendapatkan asuransi atau modal usaha, 15 tahun mendapatkan
bantuan kredit kepemilikan rumah).
Proses dalam perekrutan karyawan baru dilakukan oleh pemilik dan
manajer perusahaan yang mewawancarai langsung calon karyawan
setelah diterima maka akan langsung bekerja sekaligus memberikan
pelatihan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab yang diberikan.
Dalam proses pemutusan hubungan kerja karyawan diberikan uang
pesangon.
3.10
Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang di hadapi PT. Wide and Pin berdasarkan analisis yang kami
lakukan dari proses bisnis yang berjalan saat ini antara lain :
1. PT. Wide and Pin mengalami keterlambatan dalam proses pengerjaan laporan
menjadi menumpuk dan menyulitkan pengerjaan laporan yang dilakukan para
karyawan, oleh karena itu perusahaan dapat menggunakan sistem aplikasi
terintegrasi yang menghubungkan dari bagian ke bagian lainnya dengan
menggunakan fasilitas internet.
2. PT. Wide and Pin belum memanfaatkan fasilitas web www.widepin.com yang
tersedia secara maksimal.
3. PT. Wide and Pin telah memaksimalkan sumber daya manusia yang ada pada
perusahaan dengan baik namun tidak terjadinya berbagi pengetahuan antar
karyawan yang mengakibatkan tidak adanya inovasi dalam perusahaan, oleh
121
karena itu perusahaan menggunakan knowledge managemsent system agar setiap
bagian lebih kompetitif dan dapat berbagi pengetahuan yang didapat.
4. PT. Wide and Pin tidak memiliki standarisasi pada penggunaan hardware dan
software sehingga keamanan dan penyimpanan data menjadi kurang terjamin
keamanannya.