P E D O M A N TATA KELOLA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

P E D O M A N TATA KELOLA
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
BAB I : U M U M
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :
A. PENDAHULUAN
Pengambilan keputusan adalah proses menentukan cara bertindak yang
diyakini untuk memberikan penyelesaian atau pemecahan masalah yang
terbaik sesuai dengan situasi dan kondisi Dana Pensiun.
Setiap pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan berhak
mengemukakan pendapat dalam upaya memberikan masukan bagi
peningkatan kinerja Dana Pensiun.
Pengambilan keputusan merupakan dasar atau titik tolak proses
pelaksanaan semua kegiatan Dana Pensiun dan mempunyai arti penting
bagi perkembangan serta kemajuan pengelolaan Dana Pensiun.
Dalam pengambilan keputusan diperlukan informasi, fakta, data, dan
peraturan.
Setiap keputusan yang diambil harus memperhatikan kepentingan
Pendiri/Mitra Pendiri, Peserta, Penerima Manfaat Pensiun dan
Dana Pensiun serta risiko yang melekat dan kewenangan yang dimiliki
oleh setiap pengambil keputusan.
Pendiri / Mitra Pendiri, Dewan Pengawas dan Pengurus harus konsisten
dalam menjalankan keputusan – keputusan yang telah ditetapkan.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Pedoman Pengambilan Keputusan dimaksudkan sebagai acuan
proses pengambilan keputusan dalam penyelenggaraan dan
pengelolaan Dana Pensiun sehingga keputusan yang diambil benar,
tepat, efisien, efektif, sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola, serta
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga
setiap keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan
untuk kepentingan Peserta Dana Pensiun, Pendiri, dan Mitra Pendiri.
Halaman 1 dari 13
2. Tujuan
a. Mendapatkan keputusan yang dapat dipahami, diterima dan
dilaksanakan oleh Pihak terkait ;
b. Menghindari pengambilan keputusan yang tidak benar, tidak tepat,
dan tidak diperlukan;
c. Mencegah pengambilan keputusan yang tumpang tindih, duplikasi
dan bertentangan;
C. LANDASAN KEBIJAKAN
1. Undang–Undang No. 11 tahun 1992 tentang Dana Pensiun beserta
peraturan pelaksanaannya;
2. Peraturan Dana Pensiun XYZ (PDP XYZ) beserta perubahannya;
3. Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga
Keuangan No.KEP-136/BL/2006 tentang Pedoman Tata Kelola Dana
Pensiun;
4. Surat Keputusan Direktur Utama PT XYZ
No.Kpts.
48/C00000/2007-S0 tentang Pedoman Induk Tata Kelola
DP
XYZ.
D. PENGERTIAN
1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun XYZ (DP XYZ);
2. Pendiri adalah PT XYZ ;
3. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas Dana Pensiun XYZ (DP
XYZ);
4. Pengurus adalah Pengurus Dana Pensiun XYZ (DP XYZ) yang terdiri
dari Presiden Direktur, Direktur Keuangan dan Investasi, dan Direktur
Administrasi dan Kepensiunan;
5. Manajemen adalah Manajemen Dana Pensiun XYZ (DP XYZ) yang
terdiri dari Pengurus dan para Manajer;
6. Keputusan Strategis adalah keputusan Pendiri, Dewan Pengawas atau
Pengurus mengenai serangkaian tindakan yang digunakan untuk
mencapai tujuan utama dari suatu organisasi;
7. Keputusan Rutin adalah Keputusan yang timbul dari berbagai
kebijaksanaan dilakukan secara berulang – ulang yang sudah biasa
dan berdasarkan pada berbagai peraturan dan prosedur yang telah
ditetapkan;
8. Keputusan Operasional adalah keputusan yang ditetapkan oleh
manajemen, dibuat sebagai respons terhadap masalah – masalah
organisasi yang repetitive atau yang sudah baku dan berdasarkan
pada peraturan, pedoman dan prosedur yang telah ditetapkan.
E.
RUANG LINGKUP
1. Pengambilan Keputusan melalui rapat;
2. Pengambilan Keputusan tanpa melalui Rapat;
3. Prosedur / wewenang tata cara pengambilan keputusan.
Halaman 2 dari 13
P E D O M A N TATA KELOLA
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
BAB II : PENGAMBILAN KEPUTUSAN
MELALUI RAPAT
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :
Pengaturan rapat penting untuk memastikan agar rapat berjalan dengan efektif
dan efisien, dan memastikan agar keputusan yang diambil dalam rapat dapat
dipertanggungjawabkan.
Hasil keputusan rapat harus didasarkan pada informasi, data, pertimbangan
yang jelas, transparan, fakta, dan didukung oleh dokumen yang cukup serta
dapat diyakini kebenarannya.
TATA CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN MELALUI RAPAT :
A.
Rapat Dewan Pengawas
Rapat yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang
baik dapat menjaga dan meningkatkan akuntabilitas Dewan Pengawas.
Bagi Dewan Pengawas, rapat secara berkala penting untuk mengetahui
kondisi dana dan memantau kinerja Pengurus dalam melakukan
pengelolaan Dana Pensiun dan untuk mengambil keputusan-keputusan
yang strategis.
1. Pelaksanaan Rapat:
a. Rapat Dewan diadakan sekurang–kurangnya 1 (satu) kali dalam
setahun atau setiap waktu apabila dipandang perlu oleh Ketua
Dewan Pengawas atau atas usul dari sekurang – kurangnya 2
(dua) orang Anggota Dewan Pengawas yang memberitahukan
kehendak mereka secara tertulis kepada Ketua Dewan
Pengawas dengan menyebutkan hal-hal yang ingin dibicarakan
dalam rapat;
b. Rapat Dewan Pengawas dipimpin oleh Ketua Dewan Pengawas.
Apabila Ketua Dewan Pengawas berhalangan hadir, maka rapat
dipimpin oleh seorang Anggota Dewan Pengawas yang dipilih
oleh dan dari antara mereka yang hadir;
c. Semua Anggota Dewan Pengawas berhak mengajukan usul,
pendapat, saran, atau permintaan;
d. Rapat Dewan Pengawas sah dan berhak mengambil keputusan
yang mengikat apabila dihadiri sekurang-kurangnya ¾ (tiga
perempat) dari seluruh Anggota Dewan Pengawas;
Halaman 3 dari 13
e.
Apabila kuorum tidak tercapai, maka rapat ditunda dan rapat
berikutnya harus diadakan selambat–lambatnya 30 (tiga puluh)
hari setelah tanggal rapat pertama dan rapat ini dapat mengambil
keputusan yang sah dan mengikat apabila dihadiri sekurangkurangnya ½ (setengah) dari seluruh Anggota Dewan Pengawas.
2. Prosedur Pemanggilan Rapat Dewan Pengawas
a. Selambat–lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum rapat diadakan,
setiap anggota Dewan Pengawas menerima undangan rapat
yang ditandatangani oleh Ketua Dewan Pengawas;
b. Undangan rapat Dewan Pengawas dibuat oleh Sekretaris Dewan
Pengawas dengan mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat
pelaksanaan rapat dan agenda/materi rapat serta dilampirkan
dokumen pendukung yang diperlukan.
3. Keputusan Rapat Dewan Pengawas
a. Semua keputusan rapat diambil secara musyawarah, dan
apabila dengan cara demikian tidak diperoleh kesepakatan maka
keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak dan setiap
Anggota Dewan Pengawas hanya berhak mengeluarkan 1 (satu)
suara;
b. Apabila jumlah suara yang setuju dan yang tidak setuju sama
banyaknya, maka Pimpinan Rapat yang akan menentukan
tindakan selanjutnya;
c. Keputusan Dewan Pengawas dapat diambil tanpa mengadakan
rapat Dewan Pengawas dan sah dengan ketentuan semua
Anggota Dewan Pengawas telah diberitahukan secara tertulis
tentang usul yang bersangkutan dan sekurang-kurangnya ¾ (tiga
perempat) dari seluruh Anggota Dewan Pengawas menyetujui
usul tersebut secara tertulis;
d. Setiap keputusan rapat yang diambil harus menyebutkan latar
belakang, alasan, dan dasar pertimbangan putusan;
4. Notula Rapat Dewan Pengawas
a. Segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Dewan Pengawas, harus dibuat notula oleh Sekretaris Dewan
Pengawas;
b. Jika terdapat pendapat yang berbeda dengan hasil keputusan
rapat, maka pendapat yang berbeda tersebut dicantumkan dalam
notula rapat;
c. Untuk memastikan bahwa mekanisme pendapat yang berbeda
ini tidak digunakan sebagai sarana untuk mencapai kepentingan
pribadi, maka pendapat berbeda yang dicantumkan dalam notula
rapat Dewan Pengawas adalah pendapat yang :
1) Didasarkan pada alasan yang kuat dan jelas;
2) Tidak mengandung unsur benturan kepentingan.
Halaman 4 dari 13
d. Notula rapat Dewan Pengawas harus diberikan kepada semua
anggota Dewan Pengawas selambat – lambatnya 5 (lima) hari
kerja setelah rapat diadakan untuk mendapat masukan balik atau
koreksi. Perbaikan koreksi harus diberikan selambat – lambatnya
5 (lima) hari kerja setelah tanggal notula diberikan;
e. Notula rapat Dewan Pengawas ditandatangani oleh Pimpinan
Rapat Dewan Pengawas dan 1 (satu) anggota Dewan Pengawas
yang hadir pada rapat tersebut;
f. Notula rapat Dewan Pengawas yang telah ditandatangani
menjadi bukti yang sah tentang keputusan dan segala sesuatu
yang terjadi dalam rapat Dewan Pengawas;
g. Notula rapat Dewan Pengawas yang asli disimpan oleh
Sekretaris Dewan Pengawas, dan fotocopy dari notula tersebut
disampaikan kepada setiap anggota Dewan Pengawas
selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja terhitung sejak
tanggal pelaksanaan rapat.
B.
Rapat Dewan Pengawas dengan Pengurus
Sebagai pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan
pengawasan Dana Pensiun, Pengurus dan Dewan Pengawas
melakukan rapat secara berkala dan untuk mengambil keputusankeputusan yang strategis.
1. Pelaksanaan Rapat Dewan Pengawas dengan Pengurus
a. Rapat diadakan secara berkala sekurang – kurangnya 2 (dua)
kali dalam setahun, yaitu sekali pada semester pertama dan
sekali lagi pada semester kedua, atau setiap waktu apabila
dianggap perlu;
b. Permintaan untuk diadakan rapat diluar jadwal yang telah
ditetapkan dapat dilakukan atas usul dari 1 (satu) anggota
Pengurus atau 2 (dua) anggota Dewan Pengawas dengan
menyebutkan terlebih dahulu hal – hal yang akan dibicarakan.
Anggota Dewan Pengawas yang mengusulkan harus setidaknya
mencakup 1 (satu) angota Dewan Pengawas yang mewakili
Pendiri dan 1 (satu) anggota Dewan Pengawas yang mewakili
Peserta;
c. Rapat dipimpin oleh Ketua Dewan Pengawas, atau jika Ketua
Dewan Pengawas berhalangan hadir, maka rapat dipimpin oleh
salah seorang anggota Dewan Pengawas yang ditunjuk oleh
anggota Dewan Pengawas yang hadir.
2. Prosedur Pemanggilan
Pengurus
Rapat
Dewan
Pengawas
dengan
a. Sebelum rapat diadakan , setiap anggota Dewan Pengawas
dan anggota Pengurus menerima undangan rapat yang resmi
dan dibuat oleh Sekretaris Dewan Pengawas yang
ditandatangani oleh Ketua Dewan Pengawas selambat –
lambatnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat diadakan, kecuali
pada keadaan mendesak;
Halaman 5 dari 13
b. Dalam undangan rapat tersebut diatas, dicantumkan agenda
rapat yang akan dibicarakan, tanggal, waktu dan tempat
diadakannya rapat;
c. Bersama dengan undangan dilampirkan dokumen pendukung
dari agenda yang akan dibahas.
3. Keputusan Rapat Dewan Pengawas dengan Pengurus
a. Keputusan rapat diambil berdasarkan musyawarah;
b. Keputusan dianggap sah, jika setidaknya lebih dari setengah
anggota Dewan Pengawas dan Pengurus hadir dalam rapat;
c. Jika kuorum tidak tercapai, maka rapat ditunda dan rapat
berikutnya harus diadakan secepatnya 5 (lima ) hari kerja dan
selambat – lambatnya 30 (tiga puluh) hari setelah rapat pertama.
Rapat ini dapat mengambil keputusan yang sah dan mengikat
tanpa memperhatikan jumlah yang hadir;
d. Dalam keadaan dimana rapat Dewan Pengawas dan Pengurus
tidak dapat diadakan, maka Dewan Pengawas tetap dapat
mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat,
dengan ketentuan bahwa semua anggota Dewan Pengawas dan
Pengurus telah diberitahu secara tertulis dan memberikan
persetujuan dengan menandatangani keputusan tersebut.
4. Risalah Rapat Dewan Pengawas dan Pengurus
a. Risalah rapat dibuat Sekretaris Dewan Pengawas;
b. Jika terdapat pendapat yang berbeda dengan apa yang
diputuskan dalam rapat , maka pendapat yang berbeda tersebut
dicantumkan dalam risalah rapat;
c. Untuk memastikan bahwa mekanisme pendapat yang berbeda
ini tidak digunakan sebagai sarana untuk mencapai kepentingan
pribadi, maka pendapat berbeda yang dicantumkan dalam
risalah rapat Dewan Pengawas dan Pengurus adalah pendapat
yang :
1) Didasarkan pada landasan yang kuat dan jelas;
2) Tidak mengandung unsur benturan kepentingan.
d. Risalah rapat Dewan Pengawas harus diberikan kepada semua
anggota Dewan Pengawas selambat – lambatnya 5 (lima) hari
kerja setelah rapat diadakan untuk mendapat masukan balik atau
koreksi dari risalah rapat tersebut. Koreksi diatas harus diberikan
selambat – lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah tanggal risalah
diberikan;
e. Risalah rapat ditandatangani oleh Ketua Dewan Pengawas dan
Sekretaris Dewan Pengawas , dan disahkan oleh Ketua Dewan
Pengawas sebelum rapat berikutnya diadakan;
f. Risalah rapat yang telah disahkan menjadi bukti yang sah
tentang keputusan dan segala sesuatu yang terjadi dalam rapat
Dewan Pengawas dan Pengurus;
Halaman 6 dari 13
g. Risalah rapat
yang asli disimpan oleh Sekretaris Dewan
Pengawas atau oleh seseorang anggota Dewan Pengawas yang
ditunjuk oleh Ketua Dewan Pengawas untuk menyimpan
dokumen ini, dan fotocopy dari risalah tersebut diberikan kepada
setiap anggota Dewan Pengawas dan Pengurus.
C.
Rapat Pengurus
Rapat Pengurus diperlukan guna menyelesaikan masalah yang timbul
dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan Dana Pensiun dan untuk
mengambil keputusan-keputusan yang strategis.
Selain itu, setiap anggota Pengurus selalu memiliki informasi terakhir
mengenai kondisi dan perkembangan Dana Pensiun.
Rapat Pengurus merupakan salah satu aktivitas yang penting dan
dokumentasi dari penyelenggaraan rapat dan hasil rapat diperlukan
untuk mengetahui latar belakang dari sebuah keputusan dan juga dalam
menjaga akuntabilitas Pengurus. Pengurus wajib memelihara buku,
catatan dan dokumen yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dana
Pensiun.
Oleh karena itu, segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam
rapat Pengurus harus dibuat notula.
1. Pelaksanaan Rapat Pengurus
a. Rapat Pengurus diadakan secara berkala sekurang – kurangnya
3 (tiga) bulan sekali atau setiap waktu apabila dipandang perlu
oleh Presiden Direktur atau atas usul dari Direktur yang
memberitahukan kehendak mereka secara tertulis kepada
Presiden Direktur dengan menyebutkan hal – hal yang ingin
dibicarakan dalam rapat;
b. Rapat Pengurus dipimpin oleh Presiden Direktur. Apabila
Presiden Direktur berhalangan hadir, maka rapat dipimpin oleh
salah satu Direktur yang dipilih oleh dan dari antara mereka yang
hadir;
c. Semua Anggota Pengurus berhak mengajukan usul, pendapat,
saran, atau permintaan;
d. Rapat Pengurus sah dan berhak mengambil keputusan yang
mengikat apabila dihadiri sekurang-kurangnya 2 (dua) Anggota
Pengurus;
e. Apabila rapat ditunda maka rapat berikutnya harus diadakan
selambat–lambatnya 5 (lima) hari kerja setelah tanggal rapat
pertama dan rapat ini dapat mengambil keputusan yang sah dan
mengikat apabila dihadiri sekurang-kurangnya 2 (dua) Anggota
Pengurus.
Halaman 7 dari 13
2. Prosedur Pemanggilan Rapat Pengurus
a. Selambat – lambatnya 1 (satu) hari sebelum rapat diadakan,
setiap anggota Pengurus menerima undangan rapat yang
ditandatangani oleh Presiden Direktur;
b. Undangan rapat Pengurus dibuat oleh Sekretaris Presiden
Direktur dengan mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat
pelaksanaan rapat, dan agenda/materi rapat serta dilampirkan
dokumen pendukung yang diperlukan.
3. Keputusan Rapat Pengurus
a. Semua keputusan rapat diambil secara musyawarah, dan
apabila dengan cara demikian tidak diperoleh kesepakatan maka
keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak dan setiap
Anggota Pengurus hanya berhak mengeluarkan 1 (satu) suara;
b. Keputusan Pengurus dapat diambil tanpa mengadakan rapat
Pengurus dan sah dengan ketentuan semua anggota Pengurus
telah diberitahukan secara tertulis tentang usul yang
bersangkutan dan sekurang-kurangnya 2 (dua) Anggota
Pengurus dari seluruh Pengurus menyetujui usul tersebut secara
tertulis;
c. Setiap keputusan rapat yang diambil harus menyebutkan latar
belakang, alasan, dan dasar pertimbangan putusan.
4. Notula Rapat Pengurus
a. Segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Pengurus harus dibuat notula oleh salah seorang Manajer yang
ditunjuk oleh Pimpinan Rapat;
b. Jika terdapat pendapat yang berbeda dengan hasil keputusan
rapat, maka pendapat yang berbeda tersebut dicantumkan dalam
notula rapat;
c. Untuk memastikan bahwa mekanisme pendapat yang berbeda
ini tidak digunakan sebagai sarana untuk mencapai kepentingan
pribadi, maka pendapat berbeda yang dicantumkan dalam notula
rapat Pengurus adalah pendapat yang :
1) Didasarkan pada alasan yang kuat dan jelas;
2) Tidak mengandung unsur benturan kepentingan.
d. Notula rapat Pengurus harus diberikan kepada semua anggota
Pengurus selambat – lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah rapat
diadakan untuk mendapat masukan balik atau koreksi dari
risalah rapat tersebut. Koreksi diatas harus diberikan selambat –
lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah tanggal notula diberikan;
e. Notula rapat Pengurus ditandatangani oleh Pimpinan Rapat
Pengurus dan 1 (satu) anggota Pengurus yang hadir pada rapat
tersebut;
f. Notula rapat Pengurus yang telah ditandatangani menjadi bukti
yang sah tentang keputusan dan segala sesuatu yang terjadi
dalam rapat pengurus;
Halaman 8 dari 13
g. Notula rapat Pengurus yang asli disimpan oleh sekertaris
Presiden Direktur, dan fotocopy dari notula tersebut disampaikan
kepada setiap anggota Pengurus selambat-lambatnya 5 (lima)
hari kerja terhitung sejak tanggal pelaksanaan rapat.
D. Rapat Manajemen
1. Pelaksanaan Rapat Manajemen
a. Rapat Manajemen diadakan sekurang–kurangnya 1 (satu) kali
dalam 1 (satu) bulan atau setiap waktu apabila dipandang perlu
oleh Presiden Direktur atau atas usul dari sekurang – kurangnya
1 (satu) orang Anggota Pengurus atau 1 (satu) orang Manajer
yang memberitahukan kehendak mereka secara tertulis kepada
Presiden Direktur dengan menyebutkan hal-hal yang ingin
dibicarakan dalam rapat;
b. Rapat Manajemen dipimpin oleh Presiden Direktur. Apabila
Presiden Direktur berhalangan hadir, maka rapat dipimpin oleh
salah seorang Direktur yang dipilih oleh dan dari antara mereka
yang hadir;
c. Semua Tim Manajemen berhak mengajukan usul, pendapat,
saran, atau permintaan;
d. Rapat Manajemen sah dan berhak mengambil keputusan yang
mengikat apabila dihadiri sekurang-kurangnya ¾ (tiga perempat)
dari seluruh Tim Manajemen;
e. Apabila kuorum tidak tercapai, maka rapat ditunda dan rapat
berikutnya harus diadakan selambat–lambatnya 5 (lima) hari
kerja setelah tanggal rapat pertama dan rapat ini dapat
mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila dihadiri
sekurang-kurangnya oleh 5 (lima) Anggota Manajemen, yang
terdiri dari :
(a) 2 (dua) Pengurus;
(b) 3 (tiga) Manajer.
2. Prosedur Pemanggilan Rapat Manajemen
a. Selambat – lambatnya 1 (satu) hari sebelum rapat diadakan,
setiap anggota Manajemen menerima undangan rapat yang
ditandatangani oleh Presiden Direktur;
b. Undangan rapat Manajemen dibuat oleh Sekretaris Presiden
Direktur dengan mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat
pelaksanaan rapat, dan agenda/materi rapat serta dilampirkan
dokumen pendukung yang diperlukan;
3. Keputusan Rapat Manajemen
a. Semua keputusan rapat diambil secara musyawarah, dan
apabila dengan cara demikian tidak diperoleh kesepakatan maka
keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak dan setiap
Anggota Manajemen hanya berhak mengeluarkan 1 (satu) suara;
Halaman 9 dari 13
b. Keputusan Manajemen dapat diambil tanpa mengadakan rapat
Manajemen dan sah dengan ketentuan semua anggota
Manajemen telah diberitahukan secara tertulis tentang usul yang
bersangkutan dan sekurang-kurangnya 2 (dua) Pengurus dan
4 (empat ) Manajer menyetujui usul tersebut secara tertulis;
c. Setiap keputusan rapat yang diambil harus menyebutkan latar
belakang, alasan, dan dasar pertimbangan putusan.
4. Notula Rapat Manajemen
a. Segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Manajemen harus dibuat notula oleh salah satu Manajer yang
ditunjuk oleh Pimpinan Rapat;
b. Jika terdapat pendapat yang berbeda dengan hasil keputusan
rapat, maka pendapat yang berbeda tersebut dicantumkan dalam
notula rapat;
c. Untuk memastikan bahwa mekanisme pendapat yang berbeda
ini tidak digunakan sebagai sarana untuk mencapai kepentingan
pribadi, maka pendapat berbeda yang dicantumkan dalam notula
rapat Pengurus adalah pendapat yang :
1) Didasarkan pada alasan yang kuat dan jelas;
2) Tidak mengandung unsur benturan kepentingan.
d. Notula rapat Manajemen harus diberikan kepada semua anggota
Manajemen selambat – lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah
rapat diadakan untuk mendapat masukan balik atau koreksi dari
risalah rapat tersebut. Koreksi diatas harus diberikan selambat –
lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah tanggal notula diberikan;
e. Notula rapat Manajemen ditandatangani oleh Pimpinan Rapat
Manajemen dan notulis;
f. Notula rapat Manajemen yang telah ditandatangani menjadi bukti
yang sah tentang keputusan dan segala sesuatu yang terjadi
dalam rapat Manajemen;
g. Notula rapat Manajemen yang asli disimpan oleh Sekretaris
Presiden Direktur, dan fotocopy dari notula tersebut disampaikan
kepada setiap anggota Manajemen selambat-lambatnya 5 (lima)
hari kerja terhitung sejak tanggal pelaksanaan rapat.
E. Rapat dengan Pihak Ketiga
Rapat dengan Pihak Ketiga adalah Rapat yang diadakan, baik
oleh Dana Pensiun maupun Pihak Ketiga, bertempat di dalam atau
diluar kantor Dana Pensiun, seperti Rapat Umum Pemegang Saham,
Rapat Kerja, dan sosialisasi.
Waktu pelaksanaan dan prosedur pemanggilan rapat diatur sesuai
dengan kebutuhan.
Dalam hal Presiden Direktur atau Direktur berhalangan/tidak dapat
hadir, maka berhak menunjuk seorang atau beberapa orang Pekerja
Dana Pensiun atau pihak lain baik sendiri-sendiri maupun bersamasama untuk mewakili Dana Pensiun untuk menghadiri Rapat dengan
Pihak Ketiga.
Halaman 10 dari 13
Apabila kehadiran rapat dengan pihak ketiga diperlukan surat kuasa,
seperti Rapat Umum Pemegang Saham, maka pengambilan keputusan
dilakukan sesuai dengan kewewenangan yang diatur dalam surat kuasa
dan pihak yang menerima kuasa tidak diperkenankan mengambil
keputusan melebihi kewenangan sebagaimana diatur dalam surat
kuasa. Keputusan yang diambil oleh pihak yang menerima kuasa harus
sejalan dengan arahan yang diberikan oleh Pengurus baik secara lisan
maupun tertulis.
Halaman 11 dari 13
P E D O M A N TATA KELOLA
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
BAB III : TINDAK LANJUT
KEPUTUSAN RAPAT
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :
TINDAK LANJUT KEPUTUSAN RAPAT
1. Pada dasarnya seluruh prosedur kerja memerlukan keputusan dari
Pendiri / Mitra Pendiri, Dewan Pengawas, Pengurus sebagai pemutus
terakhir yang menandatangani Surat Keputusan, Surat dan
Memorandum;
2. Pendiri / Mitra Pendiri, Dewan Pengawas, Pengurus dan Pekerja
bertanggung jawab atas paraf dan tanda tangan yang dibubuhkannya
dalam Surat Keputusan, Surat dan Memorandum;
3. Kebijakan dan Ketentuan Pengambilan Keputusan tanpa Melalui Rapat
dapat juga dilakukan dengan menggunakan Surat Keputusan, Surat,
Memorandum dan Berita Acara Keputusan yang diedarkan.
Halaman 12 dari 13
P E D O M A N TATA KELOLA
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
BAB IV : P E N U TU P
Lampiran
:
Nomor
:
Berlaku tmt :
Perbaikan ke :
1. Pedoman Pengambilan Keputusan disusun mengacu pada ketentuan yang telah
ditetapkan oleh Regulator dan Pedoman Induk Tata Kelola yang ditetapkan oleh
Pendiri.
2. Dengan diterapkan Pedoman Pengambilan Keputusan ini diharapkan akan
memberikan acuan bagi Dana Pensiun dalam pelaksanaan kegiatan operasional
pengambilan keputusan, sehingga tujuan penyelenggaraan Dana Pensiun dapat
tercapai.
3. Hal-hal yang belum diatur atau belum cukup diatur dalam Kebijakan / Pedoman
Pengambilan Keputusan, akan diatur dengan keputusan Pengurus Dana
Pensiun
Jakarta, 28 Desember 2007
DANA PENSIUN XYZ
PENGURUS,
Presiden Direktur
Direktur Keuangan & Investasi
Direktur Administrasi & Kepensiunan
Halaman 13 dari 13