sistem pengendalian intern biaya operasional sebagai alat

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI ALAT
MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI PADA PO. SUMBER KENCONO
Dewi Rosleni
[email protected]
Dini Widyawati
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya
ABSTRACT
Company is a production activity unit which manages economic resources to provide goods and services for the
community in order to gain profit and to satisfy their needs. In running its activity a company uses its various
resources maximally to achieve the expected goal which is to provide services to the community. Every activity
which has been done by the company is expected to be fulfilled in accordance with plan which has been prepared.
Yet in order to achieve what the company wants, an internal control system is required to achieve their
goals. The qualitative descriptive analysis method is the analysis technique which is performed by comparing
among data which have been obtained in order to support the research with the existing theories by giving
explanation to the cause of the problem and alternative solution based on the existing data. The researcher
expects to conduct some improvements in this research on the implementation of internal control operating cost
that is determined by the company.Based on the existing result of research it shows that the control activities
which consist of authorization control, information processing control, the control on financial statement
process, application control, and tasks separation have already implemented in the company. When control
activities have been implemented within the company, the company will be able to improve its operating
efficiency.
Keywords: Control System, Operating Cost, Operating Efficiency.
ABSTRAK
Perusahaan merupakan suatu unit kegiatan produksi yang mengelola sumber – sumber ekonomi
untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan
dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat. Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan
memanfaatkan berbagai sumber daya yang dimiliki secara maksimal untuk mencapai tujuan yang
diharapkan yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh
perusahaan diharapkan dapat terlaksana sesuai dengan rencana yang disusun. Namun untuk
mencapai apa yang diinginkan maka dibutuhkan sistem pengendalian intern agar tujuan tercapai.
Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis dengan menggunakan metode analisis deskriptif
kualitatif yaitu teknik analisis dengan cara membandingkan antara data – data yang diperoleh guna
mendukung penelitian dengan teori – teori yang telah ada dengan memberikan penjelasan terhadap
sebab masalah dan alternatif pemecahan masalah berdasarkan data yang ada. Penelitian ini
diharapkan oleh penulis adalah dengan melakukan perbaikan pelaksanaan pengendalian intern biaya
operasional yang ditetapkan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian yang ada menunjukkan
bahwa aktivitas pengendalian yang terdiri pengendalian autorisasi, pengendalian pemrosesan
informasi, pengendalian atas proses pelaporan keuangan, pengendalian aplikasi, dan pemisahan
tugas sudah diterapkan di dalam perusahaan. Dengan diterapkannya aktivitas pengendalian di dalam
perusahaan, maka perusahaan akan dapat meningkatkan efisiensi operasi.
Kata kunci: Sistem pengendalian, Biaya operasional, dan Efisiensi operasi.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
2
PENDAHULUAN
Perusahaan merupakan suatu unit kegiatan produksi yang mengelola sumber –
sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk
memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat. Perusahaan
bertugas mengolah sumber – sumber ekonomi atau sering disebut faktor – faktor produksi.
Tujuan utama didirikan perusahaan selaku entitas bisnis adalah mendapatkan keuntungan
yang digunakan untuk kelangsungan usaha. Perusahaan mempunyai tujuan yaitu untuk
memperoleh laba, selain itu juga mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan pada
masyarakat yang membutuhkan jasa transportasi. Perusahaan mempunyai kewajiban untuk
memberikan pelayanan yang sebaik – baiknya kepada masyarakat sesuai dengan
kemampuan dan sumber daya yang dimiliki. Selain itu, manajemen perusahaan harus
meningkatkan kematangan teknologi informasi agar dapat meningkatkan pelayanannya,
karena kualitas jasa sangat membutuhkan teknologi informasi.
Perusahaan harus mampu mendesain dan mengembangkan sistem informasi yang
berkualitas untuk menunjang kinerja. Perencanaan sistem informasi yang dilakukan akan
berbeda tergantung pada siklus hidup fungsi informasi itu sendiri. Oleh karena itu perlu
dilakukan upaya yang terus menerus dalam menjaga dan memperbaiki kualitas sistem yang
saat ini dikembangkan. Sistem yang berkualitas akan mendorong keberhasilan sistem,
implikasinya selanjutnya adalah peningkatan kinerja secara keseluruhan. Sistem yang
diterapkan dalam perusahaan dikatakan efektif apabila dapat memenuhi keinginan dan
kebutuhan masyarakat. Namun dalam pengembangan sistem informasi, perusahaan perlu
secara proaktif melibatkan SDM-nya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain
diperlukan partisipasi aktif dari setiap personel agar nantinya yang dikembangkan dapat
berjalan secara efektif.
Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan memanfaatkan berbagai sumber daya
yang dimiliki secara maksimal untuk mencapai tujuan yang diharapkan yaitu memberikan
pelayanan kepada masyarakat. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diharapkan
dapat terlaksana sesuai dengan rencana yang disusun. Namun untuk mencapai apa yang
diinginkan maka dibutuhkan sistem pengendalian intern agar tujuan dapat tercapai. Sistem
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan
data akuntansi, mendoong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak dicapai. Tujuan
pengendalian intern yaitu melindungi kekayaan perusahaan dengan cara meminimalisai
pemborosan dan penyimpangan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila elemen
pengendalian intern dapat terlaksana secara tepat. Oleh karena itu dibutuhkan manajemen
internal yang kedudukannya bersifat independen dalam berbagai aktivitas dalam
perusahaan agar dapat mengawasi dan menilai keefektivan pengendalian intern.
Manajemen internal membutuhkan catatan atau dokumen yang lebih lengkap dibandingkan
dengan laporan yang digunakan oleh pihak ekstern, untuk itu dibutuhkan audit internal
agar dapat dilakukan penilaian secara independen atas catatan, prosedur, pelaksanaan
kebijakan, rencana organisasi dan memberikan informasi yang berguna bagi kepentingan
pihak manajemen untuk menunjang tercapainya efektivitas pengendalian intern. Agar dapat
memberikan informasi kepada manajemen maka audit internal menjalankan fungsinya
sebagai alat pengendali dalam memastikan kebijakan dan prosedur yang ditentukan telah
ditaati, menilai kualitas prestasi dalam menjalankan tanggung jawab yang telah dibebankan,
dan memberikan saran sebagai rekomendasi perbaikan aktivitas operasional dan sistem
pengendalian intern perusahaan.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
3
Pengendalian intern tersebut akan berpengaruh pada biaya operasional. Tidak hanya
sistem yang diperhatikan oleh perusahaan tetapi juga biaya operasional perusahaan. Karena
biaya operasional akan berpengaruh pada peningkatan efisiensi operasi perusahaan. Seperti
halnya pada perusahaan dagang maupun manufaktur, perusahaan jasa juga
mempertimbangkan biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan dalam mencapai
tujuan utama perusahaan. Dan bagaimana cara penerapan sistem pengendalian intern biaya
operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Penelitian ini bertujuan
untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern biaya operasional pada perusahaan.
TINJAUAN TEORETIS
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti
manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya
menjadi sumber informasi yang kemudian diinformasikan kepada para pembuat keputusan.
Sistem informasi akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan atau non keuangan
yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem informasi
akuntansi terdiri dari beberapa subsistem: (a) sistem pemrosesan transaksi yang mendukung
operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna, (b) sistem
buku besar/pelaporan keuangan, (c) sistem pelaporan manajemen yang menyediakan
laporan keuangan kepada pihak manajemen yang bertujuan untuk memberikan informasi
yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan (Hall, 2007:10).
Krismiaji (2006:6) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem
yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk
merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.
Purbawanti (2006:70) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu
kumpulan dari sumber – sumber modal sebagai komponen dalam organisasi yang
bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola data transaksi sehingga
menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dan pengendalian
kegiatan perusahaan.
Daft (2006:385) menyatakan sistem informasi terdiri dari teknologi informasi,
peraturan, kebijakan dan prosedur perusahaan yang membantu pencapaian sasaran yang
ditentukan.
Efektif tidaknya informasi akuntansi yang disajikan sebagai dasar pembuatan
keputusan ditentukan oleh kualitas penyajian. Ada beberapa indikator informasi akuntansi
yang berkualitas yaitu sebagai berikut : (a) informasi yang disajikan harus relevan yaitu
harus sesuai dengan masalah yang dihadapi, (b) informasi yang disajikan harus akurat
artinya memiliki akurasi yang tinggi dan bebas dari berbagai masalah dan kekeliruan,
(c) informasi yang disajikan harus tepat waktu karena jika terjadi keterlambatan penyajian
maka tidak dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang baik (Idawati,
2009:253).
Sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu. Sistem berfungsi menerima input (masukan), mengolah input dan
menghasilkan output (keluaran). Input dan output berasal dari luar sistem atau dari
lingkungan sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem akan berinteraksi dengan lingkungannya
walaupun masing – masing sistem memiliki komponen karakteristik yang berbeda, namun
masing – masing sistem memiliki komponen baku yang sama yaitu sebagai berikut : (a) input
yang berfungsi untuk menerima masukan dai luar sistem, (b) proses berfungsi untuk
mengubah input menjadi output, (c) output berfungsi untuk mengirimkan hasil olahan
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
4
kepada pihak di luar sistem, (d) kontrol berfungsi untuk mengendalikan hasil olahan kepada
pihak di luar sistem dengan yang diharapkan.
Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna dalam pembuatan
keputusan. Jadi sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan perangkat sistem yang
berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data dan menyajikan informasi
akuntansi kepada pihak manajemen (Winarno, 2006:13-19).
Suatu sistem yang mudah untuk dioperasikan belum tentu memiliki kegunaan bagi
penggunanya, walaupun masih terdapat kecenderungan untuk menggunakan sistem
tersebut di saat ini maupun di masa yang akan datang. Sistem didefinisikan sebagai suatu
kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya serta
bekerja sama untuk memenuhi suatu tujuan atau fungsi tertentu. Informasi merupakan data
yang telah diolah menjadi sesuatu yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini dan masa yang akan datang. Sistem inforamsi akuntansi
adalah gabungan antara hardware dan software komputer, prosedur – prosedur, dokumentasi
data, formulir dan orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengelola dan
mendistribusikan data dan informasi (Lina, 2007:450-451).
Jadi berdasarkan pengertian yang ada dapat disimpulkan bahwa sistem informai
akuntansi yang dapat diandalkan adalah sistem yang memiliki pengendalian memadai
sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan dalam pengambilan
keputusan, dalam hal ini pengendalian merupakan elemen yang tidak dapat dipisahkan dari
sistem informasi yang ada (Tarigan, 2006:90).
Biaya Operasional
Secara umum dalam menjalankan kegiatan perusahaan membutuhkan biaya yang
dapat membantu dalam pengambilan keputusan operasi sehari – hari. Istilah biaya atau cost
sering digunakan dengan arti yang berbeda – beda. Sehubungan dengan pengertian biaya
(cost) maka terlebih dahulu perlu diketahui bahwa sangat sulit untuk memberikan
pengertian yang tepat atas biaya yang dimaksud, sehingga biaya dapat digolongkan
kedalam beberapa pengertian sesuai dengan tujuan penggunaan biaya tersebut. Dalam
kegiatan operasional, perusahaan selalu berusaha untuk memperoleh hasil yang maksimal
dari berbagai penggunaan sumber daya yang dimilikinya. Hal ini dapat dilakukan secara
bersamaan dengan meminimalkan biaya yang sampai saat ini masih merupakan salah satu
isu yang sangat strategis. Biaya dalam perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting
dan menentukan keberhasilan operasi perusahaan, oleh karena itu keahlian dalam
melakukan pengendalian biaya sangatlah diperlukan apabila perusahaan menghendaki
memenangkan persaingan dimasa yang akan datang. Perusahaan yang gagal
mengendalikan biaya, maka biaya operasional perusahaan akan menjadi membengkak
dengan laju yang cepat dan akhirnya hanya kerugian yang diperoleh. Apabila perusahaan
secara terus menerus menderita kerugian, maka kehancuran akan menimpa perusahaan
tersebut. Berkembang tidaknya suatu perusahaan lebih tergantung pada manajer dalam
perusahaan untuk mengelolanya. Sehingga kinerja manajer biasanya ditekankan pada
kemampuan mengefisienkan biaya yang menjadi tanggungjawabnya.
Hansen dan Mowen (2004:36) mendefinisikan biaya adalah nilai ekuivalen kas yang
dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan member manfaat saat
ini atau dimasa yang akan datang bagi organisasi atau perusahaan.
Mulyadi (2008:57) mendefinisikan biaya adalah jumlah yang diukur dalam bentuk
keuangan dari kas yang dikeluarkan atau kekayaan yang dipindahkan, saham yang
dikeluarkan atau hutang yang dibentuk dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang
diperoleh.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
5
Selain itu, pengertian biaya secara luas mengandung lima unsur antara lain :
(a) merupakan pengorbanan sumber ekonomi, (b) diukur dengan satuan uang, (c) yang telah
terjadi dan yang akan terjadi, (d) untuk tujuan tertentu, (e) biaya dapat diartikan juga seperti
beban, harga perolehan, harga pokok, nilai tukar dan pengorbanan.
Dari pengertian biaya yang diberikan oleh para ahli, bahwa biaya merupakan suatu
pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa. Hal ini
membuktikan bahwa betapa pentingnya biaya yang dikeluarkan agar operasi perusahaan
dapat berjalan dengan baik.
Dasar – Dasar Pengendalian Intern
Dalam organisasi dibutuhkan pengawasan karena semakin banyak orang yang bekerja
dalam suatu organisasi, maka semakin besar pula kemungkinan terjadinya kesalahan dan
kecurangan. Untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan serta menempatkan
tanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilakukan, maka perlu diciptakan suatu
pengendalian (Bastian, 2007:54).
Sedangkan menurut Anthony et al (2011:19) suatu organisasi perlu dikendalikan
dengan dibuatnya perangkat – perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategi
organisasi dapat tercapai.
Pengendalian merupakan proses mengawasi, membandingkan, dan mengkoreksi
kinerja. Pengendalian intern merupakan perencanaan organisasi dan semua tindakan
(measure) yang terkait yang diterapkan oleh entitas untuk mencapai tujuan untuk
mengamankan aktiva, mendorong karyawan mengikuti kebijakan, meningkatkan efisiensi
operasional, dan memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan.
Pengendalian intern mengidentifikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi
untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam perusahaan tersebut. Banyak informasi
yang dibutuhkan manajemen untuk mengendalikan keuangan dan operasi yang berasal dari
sistem informasi akuntansi. Pengendalian memastikan kebijakan dan arah manajemen
dijalankan dengan semestinya. Pengendalian intern merupakan suatu proses yang dirancang
untuk menyediakan keyakinan yang rasional atas tercapainya tujuan. Pengendalian
melibatkan penataan tanggung jawab dalam perusahaan. setiap orang harus bertanggung
jawab untuk setiap tugas. Tanggung jawab yang diberikan secara jelas sehingga
memudahkan mengidentifikasi area yang bermasalah dan harus memiliki pemahaman
cakupan tanggung jawab, sehingga dapat menjalankan tanggung jawab yang telah
dipercayakan (Bodnar dan Hopwood, 2006:10-11).
Menurut Mulyadi (2008:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Alim (2008:273) sistem pengendalian intern merupakan serangkaian
kebijakan dan prosedur yang dapat menyediakan adanya jaminan yang memadai sehingga
tujuan tercapai.
Sedangkan menurut Messier et al (2006:250-251) pengendalian intern (internal control)
adalah suatu proses yang dijalankan oleh manajemen dan personel entitas lainnya yang
didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan untuk
mencapai keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern atas penjagaan barang
terhadap perolehan, penggunaan, dan pengeluaran yang tidak diotorisasi juga penting, dan
bisa termasuk pengendalian yang berkaitan dengan tujuan pelaporan keuangan dan operasi.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
6
Menurut Ikhsan (2009:148) pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan
dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Menurut Arens et al (2006:290) sistem pengendalian intern merupakan suatu sistem
yang terdiri dari aturan – aturan dan prosedur yang didesain untuk melengkapi manajemen
dengan jaminan yang pasti sehingga perusahaan menerima keobyektifitasan dan tujuan
perusahaan. Terdapat 3 (tiga) hal yang dipandang secara garis besar dalam mendesain
sebuah sistem pengendalian intern yang efektif yaitu : (a) keandalan laporan keuangan,
(b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku.
Dari definisi pengendalian yang ada terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut :
(a) sistem pengendalian Intern merupakan suatu proses pengendalian intern merupakan
suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, bukan tujuan sendiri, (b) sistem pengendalian
intern dijalankan oleh manusia pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman
kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh setiap orang dari jenjang organisasi,
(c) sistem pengendalian intern diharapkan mampu memberikan jaminan yang pasti bukan
jaminan yang absolute bagi manajemen dan dewan komisaris entitas karena adanya
kelemahan – kelemahan bawaan yang melekat pada seluruh sistem pengendalian intern dan
perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat yang bersangkutan dengan penetapan
pengendalian tersebut, (d) sistem pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan
yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Berdasarkan definisi yang ada, bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, kebijakan dan prosedur yang terkoordinasi untuk menjamin tercapainya tujuan
pokok manajemen yang berkaitan dengan: (a) menjaga kekayaan dan catatan organisasi,
(b) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (c) mendorong efisiensi,
(d) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut Arens et al (2006:290) menjelasakan tentang tujuan dari sistem pengendalian
intern tersebut yaitu : (a) keandalan laporan keuangan (Reliability of financial reporting).
Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan pertanyaan – pertanyaan untuk para
investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen juga diharuskan mempunyai kedua
pertanggungjawaban, legal, dan profesional untuk meyakinkan bahwa informasi yang
diberikan adalah jujur dalam memenuhi persetujuan keperluan laporan. Keefektivan
internal kontrol yang mengendalikan setiap laporan keuangan untuk memenuhi tanggung
jawab laporan tersebut, (b) efektivitas dan efisiensi operasi (Efficiency and effectiveness of
operations). Kontrol dengan sebuah perusahaan yang kuat, efisien dan efektif digunakan
dalam sumber – sumbernya untuk mengoptimalkan tujuan peusahaan. Kenyataan yang
sangat penting dalam kendali ini adalah keuangan yang akurat dan informasi laporan
keuangan dalam membuat keputusan, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku (Compliance with laws and regulation).
Perusahaan diharuskan mengikuti hukum dan aturan – aturan yang lainnya secara
erat dalam perhitungan seperti peraturan pajak masukan dan penggelapan. Tujuan
pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar bahwa : (1) aktiva dilindungi dan
digunakan untuk mencapai tujuan usaha, (2) informasi bisnis akurat, (3) Karyawan
mematuhi peraturan dan ketentuan persahaan, (4) laporan keuangan yang dihasilkan
perusahaan dapat dipercaya, (5) kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan
yang berlaku (Warren et al, 2006:236).
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
7
Unsur – Unsur Pengendalian Intern
Idawati (2009:290) menyatakan bahwa pengendalian terdiri dari lima komponen yang
saling berkaitan sebagai berikut : (1) Lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian
menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang –
orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen
pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian
menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari
orang – orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian menjadi
dasar bagi komponen yang lain dan menyediakan disiplin serta struktur.
Beberapa faktor yang berpengaruh didalam lingkungan pengendalian antara lain :
(a) integritas dan nilai etik. Merupakan etika entitas yang dimiliki dan standar perilaku
yang berlaku serta bagaimana mereka mengkomunikasikan dan mengaplikasikan dalam
praktik, (b) komitmen terhadap kompetensi. Kompetensi merupakan pengetahuan dan
keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, (c) gaya manajemen dan gaya
operasi. Pemahaman dan aspek – aspek tentang filosofi manajemen dan gaya operasi
member auditor suatu pemahaman mengenai sikap manajemen terhadap pengendalian
intern, (d) struktur organisasi. Pemahaman struktur organisasi member gambaran agi
auditor mengenai mnajemen dan elemen – elemen fungsional dari bisnis dan bagaimana
pengendalian diimplementasikan, (e) pemberian wewenang dan tanggung jawab. Memberi
pemahaman mengenai pengendalian dan cara – cara yang digunakan untuk pengendalian,
perencanaan formal organisasi dan operasi, penugasan karyawan dan kebijakan yang
dimiliki entitas, (f) praktik dan kebijakan sumber daya manusia. Sumber daya manusia
merupakan aspek penting dalam pengendalian intern. Pengendalian intern yang
dikembangkan entitas berusaha untuk mengatur, menjaga tindakan – tindakan yang
dilakukan manusia dalam entitas. (2) Penentuan risiko. Penaksiran risiko adalah identifikasi
entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk
suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penentuan risiko tujuan
laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang
berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip
akuntansi. Manajemen risiko menganalisis hubungan risiko asersi spesifik laporan keuangan
dengan aktivitas seperti pencatatan, pemrosesan, pengikhtisaran, dan pelaporan data – data
keuangan. Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan
keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi
kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan.
Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan sebagai berikut : (a) perubahan
dalam lingkungan operasi, (b) personel baru, (c) sistem informasi yang baru atau yang
diperbaiki, (d) teknologi baru, (e) aktivitas baru, (f) standar akuntansi baru, (g)
restrukturisasi korporasi. Semua entitas memiliki risiko tergantung dari ukuran, struktur,
sifat, atau jenis dari perusahaan. Risiko tersebut dapat berupa risiko eksternal dan internal
dan semua harus bisa dikendalikan. Perubahan ekonomi, industri, regulasi serta kondisi
operasi memungkinkan timbulnya risiko berbeda yang harus segera dapat diatasi oleh
manajemen. (3) Informasi dan Komunikasi. Informasi dan komunikasi adalah
pengidentifikasian dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang
memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab. Sistem informasi yang relevan dalam
laporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk
mengidentifikasi, merangkai, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi
organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva yang terkait. Sistem akuntansi suatu
organisasi bisa saja sederhana, dan bisa juga kompleks. Banyak organisasi memiliki sistem
yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar transaksi yang beragam. Sistem
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
8
informasi dirancang dan diterapkan tidak hanya untuk menghasilkan buku besar dan
laporan keuangan, tetapi juga untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi
guna mendukung pengendalian manajemen. Informasi juga diperlukan dari pihak luar
perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar
eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan
dan pelaporan.
Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab
berkaitan dengan struktur pengendalian intern dalam laporan keuangan. Komunikasi
mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individu
berkaitan dengan pengendalian intern biaya operasional. Komunikasi yang baik
membutuhkan komunikasi yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan,
serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. (4) Aktivitas pengendalian. Aktivitas
pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan
manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut memastikan bahwa tindakan yang diperlukan
untuk menanggulangi resiko dalam pencapaian tujuan. Aktivitas pengendalian memiliki
berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya
aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dapat digolongkan sebagai kebijakan dan
prosedur yang berkaitan dengan review terhadap kinerja, pengolahan informasi,
pengendalian fisik dan pemisahan tugas.
Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut : (a) pengendalian
autorisasi. Tujuan utama dari prosedur yang sesuai adalah setiap transaksi diautorisasi oleh
manajemen dalam lingkup kewenangannya, (b) pengendalian pemrosesan informasi.
Pengendalian pemrosesan informasi diterapkan berkaitan untuk mengecek kelayakan
otorisasi, kelengkapan setiap transaksi dan keakuratan data keuangan, (c) pengendalian atas
proses pelaporan keuangan. Pengendalian aplikasi komputer menyediakan pengendalian
yang kuat atas informasi. (d) pengendalian aplikasi. Pengendalian yang ditujukan untuk
pemrosesan tipe – tipe transaksi baik secara manual maupun dengan computer,
(e) pemisahan tugas. Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang
yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau
kesalahan ketika menjalankan tugas sehari – hari. Pemisahan tugas diterapkan dengan cara
memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transaksi dengan tanggung jawab pencatat
transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpan kekayaan ke orang – orang yang
berbeda. Tanggung jawab wewenang pelaku transaksi, tanggung jawab pencatat transaksi,
dan tanggung jawab penyimpan kekayaan harus dijalankan oleh fungsi yang independen.
(5) Pemantauan/monitoring. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan
operasi pengendalian tepat waktu dan pengendalian tindakan. Proses ini berlangsung secara
terus menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya.
Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan
pihak luar seperti keluhan pelanggan dan respon yang dapat memberikan petunjuk tentang
masalah atau yang memerlukan perbaikan (Halim, 2008:212-218).
Keterbatasan Pengendalian Intern
Idawati (2009:290) menyatakan bahwa pengendalian intern yang telah dirancang
dengan sebaik mungkin tidak dapat dikatakan efektif apabila tidak disertai dengan
kompetensi dan keandalan pelaksanaannya. Walaupun pengendalian intern telah ditetapkan
dalam perusahaan, namun tidak menutup kemungkinan bahwa penyelewengan dan
kesalahan masih bias terjadi. Hal ini disebabkan karena tidak ada pengndalian intern yang
sempurna dalam pelaksanaannya, karena terdapat beberapa keterbatasan yang menghambat
pencapaian pengendalian intern yang ideal.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
9
Dalam pelaksanaannya, keterbatasan yang dihadapi dalam pengendalian intern adalah,
sebagai berikut : (a) kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali terjadi, manajemen dan
personel lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan
keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas – tugas rutin karena kekurangan informasi,
keterbatasan waktu, dan penyebab lainnya, (b) kemacetan. Kemacetan pada pengendalian
yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan intruksi atau
melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perpindahan
personel sementara atau tetap, atau perubahan sistem atau prosedur bisa juga menyebabkan
kemacetan, (c) kolusi. Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai
dengan pegawailainnya tidak terdeteksi oleh struktur pengendalian intern, (d) pelanggaran
oleh manajemen. Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur –
prosedur untuk tujuan – tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat
laporan keuangan menjadi tampak baik, (e) biaya dan manfaat. Biaya penyelenggaraan
suatu struktur pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh
dari penerapan pengendalian tersebut, tetapi harus sesuai dengan tujuan utama
perusahaan.
Pentingnya Pengendalian Intern untuk Pencegahan, Pemeriksaan dan Perbaikan
Menurut Hall (2007:182-184) pelindung pengendalian intern terdiri atas tiga tingkat
pengendalian, yaitu :(a) pengendalian pencegahan (Preventive Control) Pencegahan
merupakan pertahanan utama dalam struktur pengendalian. Pengendalian pencegahan
(preventive control) adalah teknik pasif yang digunakan untuk mengurangi frekuensi
terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan. Pengendalian pencegahan menegakkan
kesesuaian antara tindakan yang seharusnya dengan yang diinginkan, sehingga dapat
mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Mencegah kesalahan dan penipuan jauh
lebih efektif dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi,
(b) pengendalian pemeriksaan (Detective Control) Pengendalian pemeriksaan (detective
control) merupakan lini pertahanan terhadap berbagai alat, teknik dan prosedur yang
didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan
dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkap berbagai jenis
kesalahn tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar yang
ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi penyimpangan standar,
maka pengendalian akan membuat peringatan untuk menarik perhatian pada masalah
tersebut, (c) pengendalian perbaikan (Corrective Control). Pengendalian perbaikan (corrective
contro) merupakan tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan
yang terdeteksi sebelumnya. Terdapat perbedaan yang penting antara pengendalian
pemeriksaan dan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi
berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik perhatian atas masalah tersebut,
sedangkan pengendalian perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut.
METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian dan Gambaran dari Objek Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Teknik yang digunakan adalah teknik
analisis deskriptif kualitatif, yaitu dengan membandingkan data yang diperoleh agar dapat
mendukung teori yang ada dengan memberikan penjelasan sebab masalah serta alternatif
dalam pemecahan masalah sesuai dengan data yang diperoleh peneliti. Penggunaan teknik
analisis deskriptif kualitatif karena data yang diperoleh berupa dokumen. Data yang
digunakan dalam penelitian ini merupakan data yang didapat langsung dari perusahaan
seperti struktur organisasi perusahaan, sejarah perusahaan dan data lain yang dikumpulkan
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
10
dari data laporan kegiatan perusahaan. Sesuai dengan judul ini, maka objek yang akan
dibahas penulis yaitu menggambarkan tentang bagaimana penerapan sistem pengendalian
intern biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi pada PO. Sumber Kencono.
Yang menjadi objek penelitian yang akan dibahas adalah bagaimana PO. Sumber Kencono
menerapkan sistem pengendalian intern biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi
operasi.
Teknik pengumpulan data yang digunakan studi lapangan dengan cara (1) observasi,
merupakan pengumpulan data yang dilakukan dengan sengaja, sistematis mengenai
kejadian yang ada di lapangan. Observasi dimaksudkan untuk memperoleh data – data yang
meliputi gambaran umum PO. Sumber Kencono, prosedur perencanaan pengadaan sampai
pengendalian intern dan dokumen – dokumen lain yang mendukung. (2)
interview/wawancara, wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan Tanya jawab dengan informan. Dalam hal ini wawancara dilakukan
melalui Tanya jawab secara langsung dengan staf di PO. Sumber Kencono, yang
berhubungan dengan sistem pengendalian intern dan biaya operasional pada PO. Sumber
Kencono. Wawancara dilakukan untuk memperoleh data mengenai gambaran umum dan
pengendalian intern serta biaya operasional di PO. Sumber Kencono dan mendapatkan
informasi yang akurat, cepat dan langsung dari responden serta dapat memperoleh
keterangan yang kadang bersifat rahasia. (3) dokumentasi, metode dokumentasi merupakan
suatu cara mengumpulkan dan mengutip data – data akuntansi dan operasional di
perusahaan berkaitan dengan sejarah singkat PO. Sumber Kencono, struktur organisasi PO.
Sumber Kencono. Dokumentasi dilakukan untuk mengetahui informasi tentang data – data
yang akan dipakai sebagai bukti dalam penelitian.
Satuan Kajian
Merupakan segala sesuatu yang dijadikan sebagai objek pengamatan dalam penelitian
yang berdasarkan hal yang diamati dan didefinisikan. Adapun kegunaan dari satuan kajian
adalah mendeskripsikan variabel penelitian agar lebih teratur.
Berikut ini adalah satuan kajian yang akan dibahas dalam penelitian ini yaitu : (1) sistem
pengendalian intern. Sistem pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak
dicapai oleh perusahaan yaitu biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi
perusahaan, (2) sistem informasi akuntansi. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
dalam perusahaan dapat berjalan apabila manajemen perusahaan mampu mengelola sumber
daya yang ada untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pimpinan
perusahan dalam mengambil keputusan, (3) biaya operasional. Biaya operasional
merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi
operasi perusahaan. Biaya operasional yang tinggi maka tingkat profitabilitas yang akan
didapat perusahaan akan semakin kecil, dan sebaliknya apabila biaya operasional rendah
maka tingkat profitabilitas yang akan dicapai perusahaan akan tinggi. Biaya operasional
dapat berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.
Teknik Analisis Data
Analisis data merupakan kegiatan mengolah data yang telah diperoleh dari landasan
teori untuk dapat mencapai suatu kesimpulan yang tepat dan sesuai agar menemukan
jawaban atas pertanyaan yang telah dirumuskan sebelumnya. Dalam menganalisis data,
teknik yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu dengan
membandingkan data yang diperoleh agar dapat mendukung teori yang ada dengan
memberikan penjelasan sebab masalah seta alternatif dalam pemecahan masalah sesuai
dengan data yang diperoleh peneliti. Penggunaan teknik analisis deskriptif kualitatif karena
data yang diperoleh berupa dokumen.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
11
Data yang diperoleh kemudian diolah dengan mendeskripsikan sehingga diharapkan
akan tampak keadaan yang sesungguhnya dari obyek penelitian. Selanjutnya dilakukan
analisis dengan melakukan pengujian terhadap objek dari berbagai teori maupun keadaan
yang terjadi di lapangan. Namun analisis yang dilakukan tetap harus dibatasi dengan
adanya ruang lingkup penelitian. Setelah itu, hasil yang diperoleh akan dipadukan agar
dapat diperoleh jawaban atas permasalahan penelitian yang diajukan dalam penelitian ini,
sehingga setelah pertanyaan yang ada terjawab maka dapat dibuat kesimpulan dan
memberikan saran kepada perusahaan yang menjadi objek penelitian.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum PO. Sumber Kencono
Sumber Kencono didirikan oleh Setyaki Sasongko pada tahun 1981 yang berdiri hingga
sekarang. Setyaki Sasongko yang berpendidikan lulusan teknik mesin dan pernah
bersekolah di Jerman, pada saat berdiri hanya berjumlah 6 bus. Arti Sumber Kencono sendiri
adalah “sumber penghasilan”. Saat ini PO. Sumber Kencono merupakan salah satu PO yang
mempunyai armada yang sangat banyak. Ratusan bus melayani rute Surabaya – Wonogiri,
Surabaya – Jogjakarta, dan Surabaya – Semarang via Solo.
Visi, Misi dan Motto PO. Sumber Kencono
Untuk melakasanakan tugas dan fungsinya, maka PO. Sumber Kencono memiliki visi,
misi dan motto dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang transportasi,
yaitu sebagai berikut : (1) Visi PO. Sumber Kencono adalah selalu siap melayani masyarakat
yang menggunakan jalur darat dengan menumpang armada bus, menciptakan rasa aman
dan nyaman dalam melakukan perjalanan darat sampai dengan tujuan, (2) Misi PO. Sumber
Kencono adalah menjadikan armada bus sebagai pilihan masyarakat dalam melakukan
perjalanan dengan menggunakan jalur darat, menggunakan tarif yang bisa terjangkau pada
semua elemen masyarakat khususnya tingkat menengah ke bawah. (3) Motto PO. Sumber
Kencono adalah melayani setulus hati dan tetap setia melayani.
Pelaksanaan Pengendalian Intern di PO. Sumber Kencono
Agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar serta
tujuan perusahaan tercapai, maka dibutuhkan pengendalian intern yang memadai terkait
dengan prosedur penyerahan karcis kepada kondektur (sebelum dan sesudah bus
beroperasi), pembelian bahan bakar bus dan perhitungan premi awak bus yang terdiri dari
sopir, kondektur dan kernet bus. Pengendalian intern yang dilaksanakan oleh perusahaan
yaitu antar lain : (1) Koordinasi yang dilakukan oleh kasir kepada kondektur bus ketika
melakukan penyerahan karcis. Penyerahan karcis tersebut mempunyai tujuan untuk
memastikan karcis tersebut telah diterima oleh kondektur bus yang akan beroperasi dan
kondisi karcis dalam keadaan baik. Selain itu prosedur ini dilaksanakan untuk mengetahui
jumlah karcis yang diterima apakah sudah pas atau tidak. Penyerahan karcis dilakukan
sebelum bus beroperasi. Dan koordinasi yang dilakukan oleh kondektur kepada kasir
setelah bus beroperasi. Koordinasi tersebut melainkan kegiatan pengecekan kembali karcis
yang telah digunakan oleh kondektur selama bus beroperasi 1 trayek perjalanan.
Penyerahan karcis tersebut mempunyai tujuan untuk mengetahui jumlah karcis yang
digunakan oleh kondektur selama bus beroperasi. (2) Koordinasi kondektur untuk mengisi
bahan bakar bus setelah bus beroperasi. Kondektur melakukan pembayaran untuk membeli
bahan bakar bus setelah bus melakukan operasi 1 trayek yaitu Surabaya – Yogyakarta dan
Yogyakarta – Surabaya.
Perhitungan bahan bakar yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu semua biaya
bahan bakar dibebankan oleh perusahaan. setelah mengisi bahan bakar kondektur wajib
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
12
meminta bon kepada operator SPBU untu melakukan perhitungan pendapatan dengan
kasir. dari situlah kasir dapat menghitung premi dari kru (sopir 11%, kondektur 6%, dan
kernet 4,5%). Dan perusahaan dapat menghitung berapa biaya yang digunakan untuk
membeli bahan bakar bus 1 trayek (Surabaya – Yogyakarta, Yogyakarta – Surabaya). (3)
Koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada kasir ketika melakukan perhitungan gaji
karyawan. Koordinasi tersebut mempunyai tujuan untuk memastikan kasir tidak melakukan
kesalahan dan kecurangan dalam perhitungan gaji yang dikerjakan. Kesalahan dan
kecurangan yang dilakukan oleh kasir akan merugikan pihak perusahaan dan karyawan
yang menerima gaji tersebut. (4) Koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada kasir
ketika memasukkan bonus montir ke dalam lembar gaji yang tersedia. Koordinasi ini untuk
memastikan kasir tidak terlewatkan mencatat bonus untuk montir tersebut. Karena dengan
adanya bonus montir ini dapat menambah semangat kerja montir dalam perbaikan bus. (5)
Koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada kasir setiap awal bulan untuk
memastikan kasir tidak lupa melakukan pembayaran tagihan listrik dan telpon. Koordinasi
ini dilakukan untuk mencegah terjadinya denda yang muncul karena keterlambatan
membayar tagihan listrik dan telpon setiap bulan. Untuk menghindari ini semua pimpinan
melakukan koordinasi disetiap awal bulan. (6) Koordinasi yang dilakukan kasir kepada
bagian pemasaran untuk melakukan pengecekan terhadap stock karcis yang tersedia.
Koordinasi ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya kekosongan karcis.
Karcis merupakan salah satu bagian terpenting ketika bus akan beroperasi. Karcis
merupakan bukti pembayaran yang sah dalam tansportasi.
Permasalahan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap prosedur penyerahan karcis yang
dilakukan oleh kasir kepada kondektur sebelum dan sesudah bus berangkat, perhitungan
gaji karyawan, perhitungan bonus montir, pembayaran tagihan listrik dan telpon,
pemesanan atau cetak karcis, pembelian bahan bakar maka dapat dilihat beberapa masalah
pengendalian intern biaya operasional.
Permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : (1) Prosedur penyerahan karcis
yang dilakukan oleh kasir dengan kondektur sudah terdapat adanya buku stock karcis
namun tidak ada tanda tangan kondektur sebagai bukti bahwa sudah menerima karcis.
Selain itu pada saat kasir menyerahkan karcis kepada kondektur, kasir hanya mencatat
nomor karcis dan nopol bus yang akan beroperasi tersebut. Begitu juga dengan kondektur
hanya menghitung jumlah lembar karcis saja, tidak melihat nomor karcis. Yang ditakutkan
oleh perusahaan apabila didalam karcis tidak tercantum nomornya. Buku stock karcis sangat
diperlukan untuk mengetahui jumlah karcis yang tersedia. Dari situlah kasir dapat
memprediksi kapan karcis akan habis sehinggan tidak terjadi kekosongan karcis.
Karcis adalah bukti transksi selama bus beroperasi. Tanpa karcis bus tidak dapat beroperasi.
Karcis berperan sangat penting di dalam kegiatan operasi bus. Dan pada waktu kasir
menyerahkan karcis kepada kondektur tidak terdapat bukti tanda terima bahwa kondektur
benar – benar menerima karcis tersebut sesuai nomor yang ditulis oleh kasir pada buku
stock karcis. (2) Prosedur perhitungan gaji karyawan yang hanya dilakukan oleh kasir
sampai dengan pembagian gaji kepada karyawan. Dari mengecek absen, merekap ke dalam
rekap absen, menulis di lembar gaji, pembungkusan gaji, dan sampai dengan pembagian gaji
kepada karyawan. Tidak ada yang membantu kasir dalam tugas tersebut. Kasir berperan
penuh dalam hal perhitungan gaji tersebut. (3) Pembelian bahan bakar bus yang dilakukan
setelah bus beroperasi. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan bakar bus adalah
semua dibebankan perusahaan. Kondektur tidak lupa meminta struk / bon sebagai bukti
untuk setoran ke kasir. Dan kondektur tidak lupa meminta tanda tangan kepada petugas
SPBU.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
13
Biaya bahan bakar yang semuanya dibebankan perusahaan merupakan salah satu
faktor yang dapat menghambat kegiatan operasi perusahaan dan perusahaan akan sulit
meningkatkan efisiensi operasi perusahan. Perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya
bahan bakar saja, tetapi masih banyak biaya – biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Pembahasan
Berdasarkan uraian masalah di atas tersebut, maka penyebab terjadinya masalah yang
ada, yaitu sebagai berikut : (1) Pada saat penyerahan karcis kepada kondektur, kasir percaya
sepenuhnya kepada kondektur bahwa tidak akan terjadi penyelewengan terhadap karcis
yang diserahkan oleh kasir, (2) Pada saat perhitungan gaji sampai dengan pembagian gaji,
kasir dapat menyelesaikan semua pekerjaan yang ada. Dari situ pimpinan tidak menambah
orang untuk membantu tugas kasir dan menganggap kasir dapat mengatasi semua
pekerjaannya, (3) Pada saat pembelian bahan bakar bus seharusnya kondektur yang
melakukan transaksi tersebut. Kondektur tidak menyerahkan tanggung jawab transaksi
tersebut kepada kernet maupun sopir karena pembelian bahan bakar bus merupakan
tanggung jawab kondektur selaku pemegang uang atau pendapatan bus. Sehingga
kondektur mengetahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan bakar bus
tersebut selama beroperasi 1 rute. Pembelian bahan bakar bus tersebut semuanya
dibebankan kepada perusahaan dan kru menerima premi dari pendapatan yang diperoleh.
Perhutingan premi tersebut dihitung dari pendapatan bus untuk premi sopir 11%,
kondektur 6% dan kernet 4,5%. Semuanya itu tidak dikurangi biaya – biaya apapun
termasuk biaya membeli bahan bakar bus.
Selama melakukan analisis masalah dan penyebab terjadinya masalah seperti yang
diuraikan di atas, maka dapat diketahui beberapa akibat dari permasalahan yang ada yaitu
sebagai berikut : (1) Penyerahan karcis yang dilakukan oleh kasir kepada kondektur bisa
terjadi penyelewengan yang dilakukan oleh kondektur. Penyelewengan tersebut dapat
berupa pernyataan bahwa kasir tidak pernah memberikan karcis sesuai dengan catatn
buku stock kacis yang dicatat oleh kasir. Untuk sampai dengan saat ini tidak terjadi
permasalahan yang dijelaskan tersebut pada perusahaan. (2) Pada saat perhitungan gaji
sampai dengan pembagian gaji yang dilakukan oleh kasir tanpa dibantu oleh siapapun ini
dapat menimbulkan penyelewengan yang dilakukan oleh kasir. Penyelewengan ini dapat
berupa uang yang ada di dalam amplop yang diterima karyawan dengan kertas lembar gaji
yang ditandatangani oleh karyawan tidak sama jumlahnya. Atas penyelewengan yang
dilakukan kasir tersebut dapat mengakibatkan kasir banyak dikomplain oleh karyawan dan
kasir tidak di percaya oleh semua karyawan. (3) Pembelian bahan bakar bus yang semua
biayanya dibebankan kepada perusahaan tidak dapat meningkatkan efisiensi operasi
perusahaan. Dapat dilihat dari biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak hanya biaya bahan
bakar saja, tetapi masih banyak biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan.
Selain biaya bahan bakar yang harus ditanggung perusahaan terdapat juga biaya
pemeliharaan bus yang lainnya terdiri dari biaya listrik dan telpon, biaya nonus montir,
biaya pemesanan karcis dan lain sebagainya semuanya itu menjadi tanggung jawab
perusahaan. Jadi hal tersebut menunjukkan bahwa perusahaan masih mampu menanggung
seluruh biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pemeliharaan bus.
Berdasarkan analisis yang dilakukan dan dengan melihat beberapa faktor penyebab
masalah yang telah diurikan sebelumnya, maka dapat diajukan beberapa perbaikan
terhadap sistem pengendalian intern biaya operasional yang diterapkan oleh PO. Sumber
Kencono agar dapat menanggulangi masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Adapun
rekomendasi perbaikan sitstem pengendalian intern biaya operasional yaitu sebagai berikut :
(1) Seharusnya kasir membuat tanda terima karcis yang diserahkan kepada kondektur yang
mencatumkan nomor karcis dan nopol bus serta paraf dan nama terang kondektur yang
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
14
menerima. Dengan adanya tanda terima tersebut kondektur tidak akan bisa melakukan
penyelewengan terhadap karcis dan operasional perusahaan tetap berjalan. (2) Perusahaan
seharusnya menambah karyawan untuk membantu tugas kasir dan memisahkan tugasnya.
Pemisahan tugas ini dilakukan untuk menghindari penyelewengan yang dilakukan kasir.
Untuk tugas menghitung, menyiapkan uang dan membungkus gaji sebaiknya harus berbeda
orang. Ini semua dilakukan untuk menghindari komplain dari karyawan lain dan akhirnya
kasir tidak dipercaya oleh semua karyawan. Dan pengeluaran biaya gaji dapat terkontrol
dengan adanya pemisahan tugas tersebut. (3) Perusahaan harus melakukan perubahan
peraturan yang sebelumnya seluruh biaya yang terkait dengan bus semuanya dibebankan
perusahaan.
Untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan, seharusnya perusahaan membuat
peraturan dimana biaya bahan bakar bus yang semula dibebankan perusahaan seluruhnya
diganti dengan peraturan yang berisi biaya bahan bakar bus juga dibebankan kepada kru.
Seharusnya biaya bahan bakar bus untuk perusahaan 50% dan untuk kru 50% dari jumlah
biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan bakar. Dari sini perusahaan dapat
meningkatkan efisiensi operasi. Untuk pemeliharaan bus sendiri membutuhkan biaya yang
sangat besar. Kalau tidak dengan peraturan yang baru dari mana perusahaan mendapatkan
pemasukan untuk biaya pemeliharaan bus.
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan analisis yang ada dapat disimpulkan aktivitas pengendalian sebagai
berikut : (1) Terkait dengan pengendalian autorisasi yang ada di dalam perusahaan, kasir
dapat melaksanakan tugas dalam lingkup kewenangannya. Kasir melaksanakan tugasnya
mulai dari menyerahkan karcis sebelum dan sesudah bus beroperasi setelah itu menghitung
pendapatan bus, menghitung premi kru, dan juga menghitung gaji
karyawan. Kasir
melaksanakan semua tugas yang diberikan oleh pimpinan dengan baik. (2) Pengendalian
pemrosesan informasi yang ada di dalam perusahaan sudah dilengkapi dengan adanya
aktivitas yang dilaksanakan oleh kasir yaitu membuat laporan kas harian. Laporan kas
harian tersebut berisi tentang semua transaksi yang dilakukan oleh kasir selama 1 hari.
Kemudian laporan kas harian tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa.
Pengendalian atas proses laporan keuangan dilaksanakan oleh kasir secara manual di
dalam membuat laporan kas harian. Laporan kas harian yang dibuat oleh kasir ditulis
dengan tangan tidak menggunakan komputer. Meskipun laporan kas harian yang dibuat
secara manual, laporan kas harian ini harus dibuat setiap hari. Pimpinan tidak
menginginkan laporan kas tidak dibuat setiap hari. Dengan dibuatnya laporan kas harian
maka pimpinan dapat melakukan pengecekan setiap harinya. Apabila terjadi kecurangan
yang dilakukan oleh kasir maka pimpinan langsung mengetahuinya. (3) Kasir mengerjakan
semua pekerjaan, mulai dari menyerahkan karcis kepada kondektur sampai dengan
perhitungan pendapatan bus. Di dalam penyerahan karcis kepada kondektur tidak ada
bukti tanda terima karcis. Kasir juga mengerjakan pengecekan absensi sampai dengan
pembagian gaji karyawan. Disini tidak ada pemisahan tugas untuk tugas kasir. Pemisahan
tugas yang kuat dapat memungkinkan individu melakukan kesalahan atau kecurangan.
Saran
Dari hasil penelitian yang dilakukan di atas mengenai pelaksanaan pengendalian
intern atas biaya operasional, maka saran yang dapat disampaikan oleh peneliti adalah
sebagai berikut : (1) Untuk penyerahan karcis kepada kondektur sebaiknya ada tanda tangan
kondektur yang menerima karcis sebagai bukti bahwa benar – benar menerima karcis dalam
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
15
keadaan baik. (2) Melihat tugas kasir yang begitu banyak, sebaiknya ada pemisahan tugas.
Selama ini pengecekan absensi sampai dengan pembagian gaji semuanya dilaksanakan oleh
kasir, dan disini pimpinan dapat memisahkan tugas kasir. Sebaiknya ada tambahan
karyawan untuk membantu tugas kasir dalam melaksanakan tugas pengecekan absensi.
Pemisahan tugas diharapkan tidak ada yang melakukan kesalahan atau kecurangan. (3)
Pemberian apresiasi dan penerapan sanksi yang jelas akan membuat seluruh karyawan
maupun kru bekerja dengan baik.
Keterbatasan
Keterbatasan utama yang terdapat dalam penelitian ini adalah bahwa sistem
pengendalian intern yang dilakukan hanya menyajikan data – data, sehingga mungkin
belum dirasakan efek dari sistem pengendalian intern tersebut. Untuk penelitian
selanjutnya, sistem pengendalian intern sebaiknya dikembangkan menggunakan kuisoner.
DAFTAR PUSTAKA
Alim, M. N. 2008. Analisis dan Desain Struktuk Pengendalian Internal Lembaga Keuangan
Mikro. Jurnal Ekonomi Bisnis dan Akuntansi 11 (3):271-286.
Anthony, R.N dan Govindrajan,V. 2011. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Keduabelas.
Jilid Satu. Karisma Publishing Group. Jakarta.
Arens, A. et al. 2006. Auditing and Assurance Service an Integrated Approach 12th Edition. New
Jersey. Prentice Hall.
Bastian, I. 2007. Sistem Akuntansi Sektor Publik. Edisi Kedua. Salemba Empat. Jakarta.
Bodnar, G.H. dan Hopwood, W.S. 2004. Accounting Informations System. Ninth Edition.
Pearson Education, Inc. New Jersey. Terjemahan J. A. Saputra dan L. Setiawati. 2006.
Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Penerbit Andi. Jakarta.
Daft, R.L. 2006. Manajemen. Edisi Keenam. Buku Satu. Salemba Empat.Jakarta.
Halim, A. 2008. Auditing dan Sistem Informasi. UPP STIM YKPN. Yogyakarta.
Hall, J.A. 2004. Accounting Informations System. Fourth Edition. North-Western. Singapore.
Terjemahan D. Fitriasari dan D. K. Arnos. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi
Keempat. Salemba Empat. Jakarta.
Hansen, Don R & Mowen, Margane M, ManagementAccounting, South Wastern College
Publishing, 7 Ed. 2004.
Idawati, W. 2009. Pengaruh Kualitas Informasi Akuntansi Manajemen dan Kualitas Manajer
dalam Pengambilan Keputusan terhadap Kinerja Keuangan. Majalah Ekonomi 3:251278.
Ikhsan, A. 2009. Akun Manajemen Perusahaan Jasa. Graha Ilmu. Yogyakarta.
Krismiaji. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. UPP AMP YKPN. Yogyakarta.
Lina. 2007. Pengaruh Perbedaan Individual dan Karakteristik Sistem Informasi pada
Penerimaan Penggunaan Teknologi Informasi. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia 22
(44):447-462.
Messier, W.F. et al. 2006. Jasa Audit & Assurance:Pendekatan Sistematis. Edisi Keempat. Buku
Satu. Salemba Empat. Jakarta.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta.
Purbawanti, E. 2006. Sistem Informasi Berbasis Komputer untuk Meningkatkan
Pengendalian Intern. Jurnal Manajemen dan Penelitian Akuntansi 1 (1):67-80.
Tarigan, J. 2006. Biometric Security:Alternatif Pengendalian dalam Sistem Informasi
Akuntansi Terkomputerisasi. Jurnal Akuntansi dan Keuangan 6 (2);90-105.
Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)
16
Warren, et al. 2006. Accounting Principle. Buku Satu. Edisi Kedua Puluh Satu. Salemba Empat.
Jakarta.
Winarno, W.W. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. UPP STIM.Yogyakarta.
●●●