SIM

Modul 5
Penyelesaian Masalah (PROBLEM SOLVING)
Penyelesaian masalah (problem solving) adalah :
Tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak
buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya.
Masalah (problem ) adalah :
Suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau keuntungan yang
diluar kebiasaan
Keputusan (decision)
Suatu aksi atau strategi yang dipilih
Pengambilan Keputusan (Decision Making) adalah :
Tindakan menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi
terbaik terhadap masalah yang dihadapi
Elemen-elemen proses penyelesaian masalah :
 Standard, menggambarkan keadaan yang diharapkan.
 Informasi, menggambarkan keadaan saat ini.
 Manajer, sebagai penyelesai masalah
Model Sistem Umum Penyelesaian Masalah
Elements of the conceptual system
Problem
Alternative
Solutions
Standards Desired state
Problem
solver
Informations
Constraints
Current state
Solution
Kriteria Solusi (Solution Criterion)
Perbedaan antara keadaan saat ini dengan keadaan yang diharapkan.
Alternatif Pemecahan (alternative solution)
Diidentifikasi oleh manajer dengan mengandalkan pengalaman (experience), informasi dan
masukan dari berbagai pihak.
Kendala (contraints)
 Internal
 Ekstenal (dari lingkungan)
Gejala (Symptoms)
 Kondisi yang dihasilkan oleh masalah :
 Menggambarkan masalah secara parsial
 Mengikuti kaidah gunung es (iceberg)
Struktur masalah (problem Structure)
 Masalah yang terstruktur, penyelesaiannya dapat dibantu oleh komputer.
 Masalah yang tidak terstruktur
 Masalah yang semi-terstruktur.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.1
Langkah-langkah penyelesaian masalah
o Pahami permasalahan tersebut dengan baik
 Bedakan antara gejala dan masalah dengan
 Menganggap semua kondisi sebagai suatu gejala.
 Mencari akar permasalahan sebenarnya dari gejala-gejala yang
timbul.
o Identifikasi solusi sebanyak-banyaknya (alternatif solusi)
o Evaluasi semua solusi yang telah diidentifikasi.
 Uji segi kelayakan dan dampak yang ditimbulkannya dengan
memperhitungkan semua kendala yang ada.
o Putuskan, solusi yang dipilih untuk menyelesaikan masalah
Pendekatan sistem
Kerangka kerja untuk penyelesaian masalah dalam bidang komputer
Tahapan dan langkah-langkah
 Tahap persiapan
 Pandang, organisasi sebagai suatu sistem
 Kenali, lingkungan dari organisasi tsb.
 Identifikasi, subsistem-subsistem yang ada dalam organisasi tsb.
o Identifikasi area-area fungsional
o Identifikasi tingkat-tingkat manajemen sebagai suatu subsistem
o Identifikasi arus sumber daya
 Tahap Pendefinisian (identifikasi masalah)
 Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke sub-sistem
o Analisis top-down untuk mengidentifikasi pemicu masalah (problem trigger)
pada setiap tingkatan.

Analisa bagian sistem tsb. dengan urutan tertentu
o Evaluasi standar yang digunakan
 Standar harus sah (valid), realistis, dimengerti & terukur.
o Bandingkan output sistem dengan standar yang digunakan
 Bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakan
o Evaluasi manajemen
 Analisa sistem manajemen & Struktur organisasi
o Evaluasi Pengolah Informasi (Information Processor)
 Analisa sistem informasi yang ada
o Evaluasi Input sistem dan input sumberdaya
 Analisa sistem fisik, input dari lingkungan
o Evaluasi Proses Transformasi
 Analisa sistem dari prosedur, sistem dan alat yang digunakan
o Evaluasi Output Sumberdaya
 Analisa sumberdaya fisik pada output (mis. Gudang finished good)
 Tahap Solusi (pemahaman masalah)
 Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan
o Tukar pikiran (brainstroming) dalam tim (group discussion)
o Perancangan bersama (joint application design)
 Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasi
o Analisa keuntungan, kerugian dan dampak dari masing-masing solusi
 Pilih Solusi yang terbaik
o Analisa, penilaian dan negosiasi
 Terapkan solusi yang dipilih
 Tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi tsb. efektif
Syarat untuk dapat melaksanakan penyelesaian masalah dengan pendekatan sistem adalah
kemampuan untuk melakukan integrasi dari sistem-sistem yang ada dalam organisasi
tersebut.
Keahlian untuk integrasi dikembangkan berdasarkan pengalaman.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.2
Pengaruh Faktor Pribadi
Faktor pribadi yang berpengaruh pada penyelesaian masalah  gaya pribadi (style)
Gaya (style) pribadi :
 Sensitifitas pada permasalahan (poblem-sensing style)
 Pengabai/Penghindar masalah (problem avoider)
o Melihat masalah sebagai bukan masalah
o Berusaha sedemikain rupa sehingga masalah tidak timbul.
 Penyelesai masalah (problem solver)
 Pencari masalah (problem seeker)
o Senang menyelesaikan masalah dan selalu mencari masalah
 Mengumpulkan informasi (information-gathering style)
 Preceptive style
o Hanya menerima informasi yang brkitan dengan area fungsional yang
dikendalikannya
o Umumnya menggunakn management by exception
 Receptive style
o Mengumpulkan semua informasi yang ada, kemudian melakukan
seleksi.
 Menggunakan informasi (information-using style)
 Systematic style
o Mengacu pada metode-metode yang bku yang dianggap sistematis
o Seringkali kurang fleksibel
 Intuitive style
o Memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi
dan kondisi yang dihadapi
Dimensi Informasi
1. Relevancy : berkaitan langsung dengan permasalahan
2. Accuracy :
 Mempunyai tingkat akurasi yang tinggi
 Akurat vs. biaya
3. Timeliness : tepat waktu pada saat dibutuhkan
4. Completeness :
 Kelengkapan tentang permasalahannya
 Lengkap bukan berarti keleebihan (overload)
Standard
Pengertian :
 Ukuran kinerja yang ditetapkan dan dapat diterima untuk menyatakan kondisi ideal
 Lebih rinci jika dibandingkan dengan tujuan
Penggunaan : sebagai alat pengendali sistem
Sistem konseptual mengendalikan sistem fisik dengan 3 elemen penting yaitu : manajemen,
pengolah informasi dan standard
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.3
Management by exception
Pengecualian (exception) :
 Penyimpangan dari standard (diluar rang/batas-batas yang ditentukan)
 Perlu dilakukan pada kondisi tertentu
Management by Exception
 Keuntungan
o Waktu tidak terbuang untuk memonitor hasil-hasil yang sesuai standard
o Keputusan yang diambil jadi lebih sedikit & mendapat perhatian yang cukup baik
o Perhatian hanya tertuju pada keadaan yang akan menyebabkan timbulnya
exception.
 kerugian
o Tidak semua aktivitas bisa ditetapkan standar/ukuran kinerjanya.
o Perlu informasi yang akurat
o Standard yang ditetapkan perlu mendapatkan perhatian terus-menerus, apakah
standard tsb. masih relevan.
o Manajer hanya menunggu apabila standard dilewati jadi pasif.
5.1. SISTEM PENGOLAHAN DATA
PENGOLAHAN DATA
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai
administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti
pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan.
Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output
tambahan dari aplikasi akuntansi. Hal tersebut diatas didukung dengan adanya pengolahan
data perusahaan.
Dengan semakin meningkatnya kompleksitas kegiatan bisnis, maka volume
pengolahan data semakin tinggi. Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi
symbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Dalam
kegiatan bisnis, pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis digunakan istilah
pengolahan transaksi.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi akutansi
(SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data
tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di
luar perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.4
Lingkungan
Data
Informasi
Manajemen
Perangkat lunak
pengolah data
Data base
SIA
Input sumber
daya fisik
Mengubah
Output sumber
daya fisik
Lingkungan
Gambar 5.1.1. Suatu Model Pengolahan Data
Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam
database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk
manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan.
Pengolahan data mempunyai empat tugas utama, yaitu pengumpulan data,
manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.
Pengumpulan Data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan
dijelaskan oleh satu catatan data. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang
menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi Data
Operasi manipulasi data meliputi pengklasifikasian, penyortiran, penghitungan dan
pengikhtisaran.
Penyimpanan Data
Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan
secara logis untuk membentuk suatu database.
Penyiapan Dokumen
Output dikeluarkan dalam dua cara :
 Oleh suatu tindakan
 Oleh jadwal waktu tertentu
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.5
Contoh Sistem Pengolahan Data
SISTEM DISTRIBUSI
Pesanan Penjualan
Komitmen
Pelanggan
Pesanan Pembelian
Nota penolakan
pesanan penjualan
Pengiriman
Faktur
Faktur Pemasok
Sistem
Distribusi
Laporan Pembelian
Pemasok
Laporan dari Pemasok
Pembayaran oleh pelanggan
Laporan laba-rugi
Pembayaran ke pemasok
Neraca
Laporan Anggaran
Persediaan
Manajemen
Gudang
Bahan baku
Laporan lain
Gambar 5.1..2. Diagram Konteks dari sistem Distribusi
Diagram konteks untuk menjelaskan batas sistem, elemen lingkungan dan interface. Dalam
diagram konteks diatas, ada kemiripan arus data yang menghubungkan perusahaan dan
pemasoknya dengan perusahaan dan pelanggannya. Pesanan yang diterima perusahaan
dari pelanggan umumnya disebut pesanan penjualan. Pesanan tersebut dapat diterima atau
ditolak tergantung dengan kredibilitas pelanggan, jika ditolak maka nota penolakan
perusahaan harus dikirimkan pada pelanggan tersebut. Untuk mengingatkan jumlah hutang
pelanggan, dibuatkan faktur dan laporan pembelian. Dengan pemasok sebelum dibuat nota
pesanan pembelian, maka ada komitmen lisan. Terjadi pengiriman barang, dibarengi dengan
faktur pemasok dan laporan dari pemasok untuk mengingatkan jumlah yang harus
dibayarkan perusahaan. Setelah terjadi pembelian barang ke pemasok atau penjualan ke
pelanggan, maka dara persediaan di gudang bahan baku harus disesuaikan. Kemudian di
buatlah laporan dan Neraca untuk disampaikan pada manajemen sesuai ketentuan jangka
waktu yang diberikan.
Arus data dapat mencerminkan sumber daya konseptual maupun fisik, dan sumber daya
konseptual dapat meliputi data atau informasi.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.6
Nota Penolakan
pesanan penjualan
Pelanggan
Pesanan
Penjualan
Faktur
pernyataan
1.
Mengisi
Pesanan
Pembayaran oleh pelanggan
Data buku besar piutang
Data buku besar persediaan
Data
pembelian
Komitmen
Data buku besar
hutang
Barang
yang
diterima
3.
Memeli
hara
buku
besar
Pesanan Pembelian
2.
Laporan lain
Laporan Anggaran
Pesanan
pengisian
kembali
persediaan
Pengiriman
Pemasok
Faktur Pemasok
pernyatan pemasok
Laporan
labarugi
Pembayaran ke pemasok
Neraca
Manajemen
Persediaan
Gudang
Bahan baku
Gambar 5.1.3. Diagram 0 dari sistem Distribusi
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.7
Pelanggan
Nota Penolakan
pesanan penjualan
Pesanan
Penjualan
pernyataan
Pembayaran oleh pelanggan
Pesanan yang diterima
1. 1
Pemasukan
Pesanan
Pesanan yang
diselesaikan
Barang yang dipenuhi
1.2
Persediaan
Faktur
1.3
penagihan
Data
pembeli
an
Pesanan yang ditagih
Data buku
besar
persediaan
1.4
Piutang Dagang
2
Data buku besar piutang
Barang yang
diterima
3
3
2
Gambar 5.1.4 Diagram 1 dari sistem yang mengisi pesanan pelanggan
Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan, sistem pemasukkan pesanan ( order entry
system ) memasukkan pesanan pelanggan dalam sistem, sistem persediaan (inventory
sistem) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ( billing system) menyiapkan
faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang dagang ( account receivable system)
mengumpulkan uang dari pelanggan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.8
Data pembelian
Komitmen
1
2.1.
Pembelian
Pesanan Pembelian
Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan
pesanan
pembelian yang
dipenuhi
Pengiriman
Pemasok
Barang yang diterima
1
2.2
Penerimaan
Persediaan
Gudang
Bahan baku
Pembelian yang
diterima
Faktur Pemasok
2.3
Kewajiban yang terjadi
pernyatan pemasok
Hutang
Dagang
Pembayaran ke pemasok
Data buku besar
hutang
3
Gambar 5.1.5 Diagram 2 dari sistem yang memesan untuk pengisian kembali persediaan
Sistem yang mengisi kembali persediaan, Sistem pembelian mengeluarkan pesanan
pembelian persediaan yang diperlukan pada pemasok, sistem penerimaan menerima
persediaan tersebut dan sistem hutang dagang melakukan pembayaran
Data buku besar piutang
Catatan buku besar
3.1
1
Data buku besar persediaan
1
Memeli
hara
buku
besar
Catatan buku besar yang diperbaharui
Data buku besar hutang
2
Data Laporan manajemen
Buku besar
Laporan lain
3.2
Menyiapkan
laporan
manajemen
Laporan Anggaran
Neraca
Laporan laba-rugi
Manajemen
Gambar 5.1.6 Diagram 3 dari sistem yang melaksanakan proses Pencatatan Buku besar
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.9
Sistem yang melaksanakan buku besar, sistem buku besar adalah sistem akutansi yang
mengkombinasikan data dari berbagai sistem akutansi lain untuk tujuan menggambarkan
keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Buku besar sendiri adalah file yang berisi data
gabungan tsb. Sistem ini memliki dua buah subsistem, pemeliharaan buku besar
membukukan catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku
besar, penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan
menejerial.
Pesanan Penjualan
Edit Penolakan
Penolakan
edit pesanan
penjualan
Pelanggan
1.1 .1
Edit data
Pesanan
Nota
Penolakan
pesanan
penjualan
Pesanan
yang diedit
File kredit
pelanggan
Data kredit
1.1.2
Menghitung
pemeriksaan
kredit
Pesanan yang diedit dan diperiksa
Pesanan
yang
diterima
Penolakan kredit
1.1.3
Log
Pesanan
1.2
Order data
1.1.4
Menandai
pesanan yang
telah terpenuhi
Pesanan yang diselesaikan
1.2
Penolakan
kredit
pesanan
penjualan
File Log
Pesanan
Gambar 5.1.7 Diagram 1.1 dari sistem entri pesanan
Pesanan
yang
disetujui
1.1
Catatan
pesanan
tertunda
1.2.1
Memeriksa
saldo
persediaan
Barang
yang
tersedia
File
Pesanan
tertunda
Tambahan
file
persediaan
1.2.2
Memerik
sa titik
pemesa
nan
kembali
1.2.3
Menambahkan
jenis
barang
yang
diterima
Barang
yang
diterima
2
File persediaan
catatan barang
yang diperbaharui
Jenis barang yang
dipenuhi
1.3
Catatan
jenis
barang
Data buku
besar
persediaan
catatan
persediaan
1.2.4
Menyediakan
data
buku
besar
Data pembelian
2
Gambar 5.1.8 Diagram 1.2 dari sistem persediaan
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.10
3
1.2
Jenis
barang
yang
dipenuhi
1.3.1
Mendapatkan
data
pelanggan
Data Pelanggan
File
pelanggan
data
faktur
Pesanan yang ditagih
1.3.2
1.4
Menyiapkan
faktur
Faktur
Pelanggan
Pesanan
yang
diselesaikan
1.1
Gambar 5.1.9 Diagram 1.3 dari sistem penagihan
1.3
Pesanan
yang ditagih
1.4.1
Menambah
piutang
baru
piutang baru
Catatan piutang
1.4.4
Menyediaka
n data buku
besar
File
piutang
dagang
Catatan pernyataan
Catatan piutang
untuk dihapuskan
1.4.3
1.4.2
Menghapus
piutang yang
terlunasi
Menyiapkan
laporan
Data buku
besar
piutang
3
Pernyataan
Pembayaran oleh
pelanggan
Barang yang
diterima
Pelanggan
File piutang
yang telah
dibayar
Gambar 5.1.10 Diagram 1.4 dari sistem piutang dagang
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.11
Data pembelian
1
Data kinerja masalalu
2.1.1
Memilih
pemasok
File
Pemasok
data persediaan
dari pemasok
Data pesanan
pembelian
Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan
2.2
2.3
Kewajiban
yang terjadi
Komitmen
2.1.2
Mendapatkan
komitmen
lisan
2.1.3
Menyiapkan
pesanan
pembelian
Pemasok
Pesanan pembelian
Catatan
pesanan
pembelian
File
pesanan
pembelian
terbuka
File
histories
pesanan
pembelian
pesanan pembelian
yang akan ditutup
Pesanan pembelian
yang dihapus
pesanan pembelian yang terpenuhi
2.1.4
Menutup
pesanan
pembelian
2.2
Gambar 5.1.11Diagram 2.1 dari sistem pembelian
2.1
Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan
Pemasok
Data barang
yang dibeli
File barang
yang dibeli
Pengiriman
2.2.1
Memproses
Penerimaan
Persediaan
Informasi
penerimaan
Barang yang diterima
Gudang
Bahan baku
2.2.2
Memberitahu
system lain
1
pesanan pembelian yang dipenuhi
2.1
Pembelian yang diterima
2.3
Gambar 5.1.12 Diagram 2.2 dari sistem penerimaan
Sistem penerimaan bertanggung jawab memperbaharui sistem konseptual perusahaan
untuk mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.12
Catatan hutang
2.1
Kewajiban yang terjadi
Data
hutang
baru
2.3.1
Membuat
catatan
hutang
pada
pemasok
Pembelian yang
diterima
File hutang
dagang
Catatan
hutang
yang
dihapus
Data
pembayaran
File
hutang
yang telah
dibayar
2.3.3
Menghapus
hutang yang
telah dibayar
Data
penerimaan
3
Catatan hutang yang
telah dibayar
2.2
File
pembelian
yang
diterima
Data buku
besar
hutang
2.3.4
Menyediakan
data buku
besar
Faktur Pemasok
Pernyataan pemasok
Data
pemasok
yang
sudah
dibayar
File faktur
dan
pernyataan
data faktur
2.3.2
Membayar
pemasok
Pembayaran ke pemasok
Pemasok
Gambar 5.1.13 Diagram 2.3 dari sistem hutang dagang
Sistem hutang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembelian kepada pemasok.
sebelum pembayaran dilakukan, perusahaan ingin memastikan bahwa perusahaan benarbenar berhutnag. Kepastian ini diperoleh jika terdapat tiga kondisi :
1. Terdapat bukti bahwa pesediaan memang dipesan. Bukti ini disediakan oleh suatu
catatan dalam file hutang dagang.
2. Terdapat bukti bahwa persediaan telah diterima. Bukti ini disediakan oleh file
pembelian yang diterima yang berisi nota penerimaan oleh sistem penerimaan.
3. Faktur telah diterima dari pemasok, seperti tercermin pada file Faktur dan pernyataan.
Peran Sistem informasi Akutansi dalam pemecahan masalah
Sistem ini menyediakan database yang dapat dipergunakan dalam pemecahan masalah.
Pengolahan data merupakan dasar dari pemecahan masalah. Langkah pertama dalam
menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan
menerapkan sistem informasi akutansi yang baik.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.13
5.2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Tujuan SIM adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan, untuk semua tingkat manajemen. SIM menyediakan informasi bagi pemakai
dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika, dapa disediakan
dalam bentuk table dan grafik.
Pengaruh prilaku selalu penting bagi kinerja system informasi, tetapi terutama penting
bagi system informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat
membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negatif dari pengaruh perilaku
menjadi hasil yang positif.
SIM mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang menginginkan agar komputer
tersedia untuk semua pemecah masalah perusahaan. Ketika SIM berada pada tempatna
dan berfungsi seperti yang diinginkan, SIM dapat membantu manajer dan pemakai lain di
dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.
APAKAH SIM
Dengan berfungsinya pengolahan data dalam suatu perusahaan, maka spesialis informasi
perusahaan ingin agar kegiatan komputer terus berlanjut, sehinnga mereka mencari area
aplikasi baru. Ketika disadari, pengolahan data dengan sistem informasi akutansi tidak dapat
menyediakan informasi manajemen, perusahaan mencoba Sistem informasi manajemen
(SIM). Dalam mewujudkan hal tersebut ternyata penghalang besar ada pada para manajer.
Para manajer mengetahui tugas mereka, dapat memecahkan permasalahan perusahaan,
tetapi kurang memikirkan peran informasi dalam kegiatan mereka, akibatnya sulit
mengungkapkan secara tepat apa yang diperlukan dari SIM. Setelah manajer mempelajari
komputer, mengetahui logika yang mendasari proses pemecahan masalah, mereka mampu
menjelaskan kebutuhan informasi mereka. Specialis informasi mempelajari dasar dasar
manajemen dan bekerja sama dengan manajer untuk merancang sistem informasi SIM,
sehingga lebih mendekati kebutuhan manajer.
SIM didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang meyediakan informasi bagi
beberapa pemakai dalam kebutuhan yang serupa. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk
laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan
manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk
pemecahan masalah.
Lingkungan
Pemecah
masalah
organisasi
Perangkat
lunak
penulis
laporan
Sistem
Informasi
Manajemen
Data
Informasi
Model
matematika
Database
Lingkungan
Berbeda dengan pengolahan data dengan system informasi Akutansi, SIM tidak
berkewajiban memberikan informasi kepada lingkungan perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.14
KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI
Perusahaan yang menerapkan SIM untuk seluruh bagian, maka SIM akan mencakup area
funsional sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Sistem Informasi fungsional ini
mencakup system informasi pemasaran, system informasi manufaktur, system informasi
keuangan, system informasi sumber daya manusia dan system informasi sumber daya
informasi. Walaupun masing masing area fungsional merupakan bagian perusahaan yang
terpisah dalam subsistem yang berbeda, namun yang secara fisik tidak terpisah, sebagian
besar database yang digunakan oleh suatu subsistem dapat juga digunakan oleh yang lain,
demikian pula dengan perangkat kerasnya. Dalam SIM, system organisasi memerlukan
berpikir secara logis, bukan secara fisik.
PERANGKAT LUNAK PENULIS LAPORAN
Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program yang menghasilkan laporan
periodik dan khusus. Kedua laporan tersebut dapat terlihat sama persis, yang membedakan
adalah pemicunya, yaitu :
 Laporan periodik
disiapkan sesuai jadwal tertentu.
 Laporan khusus
disiapkan bila sesuatu kegiatan yang tidak biasa terjadi atau dilaksanakan.
Isi dari laporan periodik maupun khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan
konsep Management by exeption (MBE). MBE dapat disatukan ke dalam laporan dalam
empat cara :
 Menyiapkan laporan hanya saat terjadi perkecualian
 Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian
 Mengelompokkan perkecualian
 Menunjukkan variasi dari keadaan normal
PEMBUATAN MODEL MATEMATIKA
Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah
objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk
memecahkan permasalahan.
Kegunaan Model adalah
 Mempermudah pengertian (pemahaman)
 Mempermudah komunikasi
 Memperkirakan masa depan
Model matematika merupakan jenis model yang berperan sangat penting dala SIM.
Model matematika dapat dikelompokan dalam tiga dimensi, pengaruh waktu, tingkat
keyakinan dan kemampuan mencapai optimisasi. Beberapa model yang digunakan adalah :
 Model statis atau dinamis
 Model Probabilistik dan Deterministik
 Model Optimisasi dan Suboptimisasi
SIMULASI
Tindakan menggunakan model disebut simulasi. Simulasi terjadi dalam suatu
pengaturan yang dijelaskan oleh elemen elemen data skenario. Simulasi memperkirakan
dampak dari keputusan pemecah masalah.
SIM DAN PERTIMBANGAN FAKTOR MANUSIA
Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka
melaksanakan tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan
faktor manusia. Rasa takut pegawai akan kehilangan pekerjaan karena digantikan oleh
komputer, sehingga dampaknya merugikan perusahaan dapat dikurangi dengan adanya
bantuan spesialis informasi kepada manajemen melalui langkah :
Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan dengan
memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan
pada pegawai tugas yang menentang kemampuan mereka.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.15
Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud
perusahaan.
Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai , specialis informasi dan manajemen.
Hubungan tersebut tercapai dengan bersikap jujur mengenai dampak dari sistem komputer
dan dengan berpegang pada janji.
Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.
SIM DAN PEMECAHAN MASALAH
SIM dan subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecaham masalah dalam
dua cara dasar :
 Sumber daya informasi organisasi
Sistem tersebut merupakan suatu komitmen formal dari para eksekutif untuk
menyediakan sumber daya informasi bagi seluruh manajer dan bagian yang
memerlukannya.
 Identifikasi dan Pemahaman masalah
Manajer menggunakan SIM terutama untuk menandai masalah atau mendekati
masalah, kemudian memahaminya dan menentukan lokasi dan penyebabnya.
Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus dari pemecah
masalah perorangan. Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon
kekurangan SIM.
PEMBUATAN MODEL
Model dapat dirancang sehingga elemen data Skenario merupakan variabel, sehingga
memungkinkan penetapan berbagai nilai. Elemen data skenario, adalah elemen data yang
menetapkan skenario, skenario itu sendiri adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan
kondisi yang mempengaruhi simulasi.
Nilai input yang dimasukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal
sebagai variabel keputusan. Tiap kali model dilaksanakan, hanya satu variabel keputusan
yang perlu diubah sehingga pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini, pemecah masalah
secara bertahap sesuai metode menemukan kombinasi keputusan yang mengarah ke
pemecahan masalah.
MODEL RENCANA PERSEDIAAN
SKENARIO
PESEDIAAN
AWAL
PENJUALAN/HARI
200
20
VARIABEL KEPUTUSAN
PEMESANAN PERSEDIAAN
TITIK PEMESANAN KEMBALI
WAKTU PENGISIAN PESANAN
100
175
3
PERSEDIAAN
AWAL
200
180
160
140
120
200
180
160
140
120
200
180
160
PENJUALAN
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
20
HASIL
HARI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
PENAMBAHAN
0
0
0
0
100
0
0
0
0
100
0
0
0
PERSEDIAAN
180
160
140
120
200
180
160
140
120
200
180
160
140
PEMESANAN
0
100
0
0
0
0
100
0
0
0
0
100
0
HARI
PENGIRIMA
5
10
15
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.16
Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat
beberapa keputusan penting. Mungkin eksekutif itu ingin mensimulasikan dampak dari :
- harga produk
- jumlah investasi pabrik
Seorang manajer yang menggunakan model matematika dapat memperoleh
keuntungan sebagai berikut :
 Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar
 Kecepatan proses simulasi menyediakan kemamouan untuk mengevaluasi
dampak keputusan dalam jangka waktu singkat
 Model menyediakan daya prediksi
 odel lebih murah daripada Trial ang error
sedangkan kerugiannya
 Kesulitan pembuatan model sistem bisnis, akan menghasilkan suatu odel yang
tidak menangkap semua pengaruh pada entitas.
 membutuhkan keahlian matematika, untuk mengembangkan model dan
menafsirkan output secara tepat
Contoh output laporan dengan model grafis
DIAGRAM GARIS HASIL PENDAPATAN PENJUALAN
Dolar dalam jutaan
100
80
60
Apel
Jeruk
Kacang
40
20
0
1980
1981
1982
1983
1984
Tahun
Dolar dalam jutaan
DIAGRAM BATANG HASIL PENDAPATAN
PENJUALAN
100
80
Apel
60
Jeruk
40
Kacang
20
0
1980
1981
1982
1983
1984
Tahun
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.17
5.3. SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN
Kelemahan utama SIM adalah tidak tearah pada kebutuhan khusus, sehingga tidak
memadai untuk membuat keputusan yang spesifik dari pemecahan masalah spesifik.
Konsep Sistem pendukung keputusan dibuat untuk merespon kekurangan SIM tersebut.
Sistem penunjang keputusan atau Decision Support System (DSS) Menyediakan
informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan
masalah semi-terstruktur.
Penambahan terbaru pada konsep DSS adalah system pendukung keputusan
kelompok atau Group Decision Support System (GDSS). GDSS berusaha memperbaiki
komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang
mendukung, dan mendukung proses pengambilan keputusan dengan menyediakan
perangkat lunak GDSS yang disebut groupware.
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan
masalah untuk menghindari atau mengurang dampak negatif atau memanfaatkan
kesempatan.
Menurut Herbert A. Simon, keputusan berada pada suatu rangkaian kesatuan,
keputusan terprogram berada pada satu ujung rangkaian dan keputusan tak terprogram
berada pada ujung yang lain, sehingga banyak masalah yang berada diantaranya disebut
semi-terstruktur. Keputusan terprogram bersifat rutin, sehingga sudah ada prosedur
penanganannya. Sedangkan keputusan tak terprogram tidak ada metode yang pasti untuk
menangani masalah ini, karena belum ada sebelumnya, sifat dan strukturnya rumit ( tidak
terlihat jelas) atau sangat penting sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
Tahapan pengambilan keputusan menurut Simon adalah :
 Kegiatan Intelijen
Mengamati
lingkungan
mencari
kondisi
yang
perlu
diperbaiki.
Pengamatan ini dilakukan dari tingkat system ke subsistem dan
menganalisis bagian-bagian system secara berurutan.
 Kegiatan Merancang
Menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternative
tindakan.
 Kegiatan memilih
Memilih satu rangkaian tindakan tertentu terbaik dari beberapa yang
tersedia.
 Kegiatan menelaah
Menilai pilihan yang sudah dipilih dengan menepakannya dan membuat
tindakan lanjut.
TUJUAN DSS
Tujuan DSS menurut Peter G.W.Keen bekerja sama dengan Scott Morton :
 Membantu manajer membuat keputusan untuk memcahkan masalah semiterstruktur
 mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi
manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak terstruktur.
 meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer.
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.18
The Gorry and Scott Morton Grid
Management levels
Operational
control
Structured
Degree of
problem
structure
Strategic
planning
Management
control
Piutang
Dagang
Analisa anggaran
Biaya rekayasa
Pengaturan
Armada tanker
Pemasukkan
pesanan
Peramalan
Jangka pendek
Lokasi gudang
Dan pabrik
Penjadwalan
Produksi
Analisa varian
Anggaran
Penggabungan
Usaha & akuisisi
Manajemen
Kas
Penyiapan
Anggaran
Perencanaan
Produk baru
Sistem
Pert/cost
Penjualan dan
produksi
Perencanaan
litbang
Pengendalian
persediaan
Semistructured
Unstructured
13-6
Alter’
Alter’s DSS Types
Re
Retr
trie
ieve
ve
inform
information
ation
e
eleme
lements
nts
sedikit
sedikit
Analyze
Analyze
e
entir
ntire
e
files
files
Pr
Pre
epare
pare
rre
epor
ports
ts
fr
from
om
m
multiple
ultiple
files
files
Es
Estim
timate
ate
de
decis
cision
ion
conse
conseque
quen
n-ce
ces
s
Tingkat
Tingkat kerumitan
kerumitan
Sistem
Sistem
pemecahan
pemecahan
masalah
masalah
Pr
Propose
opose
de
decis
cisions
ions
M
Make
ake
de
decis
cisions
ions
Tingkat
Tingkat
dukungan
dukungan
pemecahan
pemecahan
masalah
masalah
sangat
sangat
13-10
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.19
MODEL DSS
Data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan dan
sistem pengolahan data. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak :
 Perangkat lunak penulis laporan
 Model Matematika
 Groupware
Lingkungan
Pemecah
masalah
organisasi
Para anggota
klompok
yang lain
Perangkat
lunak
penulis
laporan
Model
matematika
Groupware
Database
Sistem
Pendukung
Keputusan
Lingkungan
Data
Komunikasi
Informasi
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK
Pada kenyataannya, Manajer memcahkan masalah dengan pendekatan kelompok,
contoh : Komite, tim proyek dan gugus tugas.
Ukuran kelompok
Kecil
Tatap muka
Jarak
peserta
Tersebar
Ruang
keputusan
Jaringan
Keputusan
setempat
Besar
Pertemuan
legislatif
Konferensi
Bermedia
komputer
13-18
Kata kunci dari DSS adalah keputusan dan kata kunci dari GDSS adalah komunikasi
Sistem Informasi Manajemen / Modul ke-5 / Hal.20