penerapan sistem informasi manajemen pada perusahaan yang
advertisement
TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN YANG BERGERAK DI BIDANG PERDAGANGAN ALAT KEBUTUHAN RUMAH TANGGA (CASE STUDY PT NEOHAUS INDONESIA) OLEH : TEAM ASPARAGUS - E 46 Aisa Rurkinantia-P056131952.46E Basyir Ahmad-P056131982.46E Bimo Andono-P056131992.46E Maria Tri Rahayu-P056132132.46E Rano Hendranata Suhendi-P056132182.46E Tujuan S. Silaen-P056132262.46E Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA INSTITUTE PERTANIAN BOGOR 2014 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga Team Asparagus, Program MB IPB Eksekutif 46, dapat menyelesaikan tugas kelompok untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) dengan judul PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN DI BIDANG PERDAGANGAN ALAT KEBUTUHAN RUMAH TANGGA (Case Study PT. NEOHAUS INDONESIA). Dalam pembahasan tugas ini, team Asparagus akan membahas tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dalam untuk menunjang kesuksesan bisnisnya dan bagaimana saran atau masukan dari kelompok Asparagus untuk pengembangan Sistem Informasi Manajemen PT. Neohaus Indonesia di kemudian hari. Kami menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh sebab itu, kami berharap tulisan ini dapat disempurnakan oleh team atau mahasiswa selanjutnya. Akhir kata, kami berharap makalah ini dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh seluruh pihak yang membutuhkan. Jakarta, Februari 2014 Team Asparagus – E.46 MB IPB 2 3 DAFTAR ISI halaman Kata Pengantar................................................................................................................. 2 Daftar Isi……………………………………………………………………….………. 3 Daftar Gambar………………………………………………………………………….. 4 BAB I. Pendahuluan …………………………………………………………………....5 1.1. Latar Belakang………………………………………………………………….......5 1.2. Perumusan Masalah................................................................................................... 6 1.3. Tujuan Penulisan....................................................................................................... 6 BAB II. Tinjauan Pustaka……………………………………………………………....7 2.1. Profil Perusahaan PT Neohaus Indonesia....………………………………............ 7 2.2. Sistem Informasi ............................………………………………………….........9 2.3. Internet Working .........…………………………………………………………....10 2.4. Internet, Extranet, Internet …………………………………………………….....12 2.5. Penyempurnaan Sistem Informasi di dalam Organisasi.......……………………...17 BAB III. Pembahasan……………………………………………………………….....18 3.1. Overview Sistem Informasi Manajemen Perusahaan.............................................. 18 3.2. Unit yang Menjalankan Sistem Informasi Manajemen Perusahaan........................ 20 3.3. Pengembangan Operation Support System............................................................. 20 3.4. Future Development................................................................................................ 24 BAB IV.Penutup......…………………………………….………………………….... 26 4.1. Kesimpulan.............................................................................................................. 26 4.2. Saran........................................................................................................................ 26 Daftar Pustaka………………………………………………………………...............27 4 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.Struktur Organisasi Perusahaan……………………………………….........8 Gambar 2. Aktivitas Utama dalam Perusahaan.…………………………………..........9 Gambar 3. Perbedaan Internet, Intranet dan Ekstranet……………….………............11 Gambar 4. Penggunaan Intranet, ekstranet dan Internet pada Perusahaan…………….11 Gambar 5.Skema ekstranet antara perusahaan dengan para mitra bisnis………......... 15 Gambar 6. Cara Perusahaan Memperoleh Nilai Bisnis dari Aplikasi e-bisnis dan e commerce …………………………………………………………………………….. 16 Gambar 7. Sistem Informasi di PT.Neohaus Indonesia ……………………………… 21 Gambar 8. Skema Sistem Informasi Penjualan Produk …………………………….. ..21 DAFTAR TABEL Tabel 1. Data Hardware dan Software PT. Neohaus Indonesia ……………………. 22 Tabel 2. Matriks Sistem Informasi PT.Neohaus Indonesia......................................... 23 5 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Persaingan yang semakin ketat dalam dunia bisnis menuntut setiap perusahaan untuk lebih cepat dalam merespon setiap kesempatan dan membuat strategi bisnis yang akurat dalam waktu yang singkat.Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, berbagai kegiatan dalam dunia bisnis dilakukan dengan komputer. Maka dalam suatu perusahaan, komputer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu sistem informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu setiap perusahaan harus memberikan perhatian yang besar pada teknologi informasi yang terus berkembang dengan pesat. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis Untuk membangun Sistem Informasi, komponen utamanya adalah perencanaan sistem informasi yang dimulai dari perencanaan strategis perusahaan, dari misi perusahaan, dan langkah-langkah yang diterapkan dalam mencapai tujuan tersebut. Selain itu, pengembangan Sistem Informasi juga dilihat dari beberapa faktor lain seperti perubahan pasar dan peluang yang ada. Sedangkan aspek tehnik dalam Teknologi Informasi meliputi: hardware, sistem operasi, jaringan, data, sistem manajemen data dan aplikasi perangkat lunak atau software. PT Neohaus Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang menggunakan Teknologi Informasi untuk aktifitas operasional maupun manajemen usahanya.Sebagai Perusahaan yang baru dibentuk kurang dari 2 tahun, Sistem Informasi dalam Perusahaan masih dalam tahap pengembangan dan penyesuaian sesuai kebutuhan internal perusahaan. 6 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, kami merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut : 1. Apakah PT. Neohaus Indonesia menggunakan sistem informasi manajemen dalam kegiatan operasional perusahaan ? 2. Apakah PT. Neohaus Indonesia menggunakan sistem informasi manajemen untuk menunjang keputusan eksekutif ? 3. Bagaimana penerapan sistem informasi secara spesifik pada kegiatan pemasaran dan penjualan? 4. Apakah PT. Neohaus Indonesia melakukan pengembangan berkepanjangan pada sistem informasi manajemen yang ada ? 1.3.Tujuan Penulisan Makalah Secara umum makalah ini bertujuan untuk : 1. Mengamati penggunaan Sistem informasi dalam kegiatan operasional dan menunjang keputusan eksekutif pada PT. Neohaus Indonesia. 2. Mengetahui penerapan sistem informasi pada kegiatan penjualan dan pemasaran. 3. Mengkaji pengembangan sistem informasi manajemen PT. Neohaus Indonesia. 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2. 1. Profil Perusahaan PT Neohaus Indonesia PT. Neohaus Indonesia adalah Perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan produk-produk kebutuhan rumah tangga seperti : peralatan dapur dan rumah tangga, Perawatan diri, alat kesehatan, serta makanan dan minuman kesehatan. Di dirikan pada Mei 2012, PT Neohaus Indonesia telah membangun jaringan distribusi produk melalui system B2B maupun B2C, baik melalui TV Media (TV Home Shopping), Kataloq produk/Bank, online shop, maupun penjualan langsung atau direct sales. Beberapa Brand produk yang saat ini dipasarkan oleh PT Neohaus Indonesia adalah : Tokebi, Kuvings, Neohaus, Lequip, Alzato, Disk DR, dan lain-lainnya kini cukup dikenal masyarakat terutama Jabodetabek, Bandung, Surabaya, Medan, Balik Papan dan Makassar. Dalam menjalankan usahanya, PT Neohaus Indonesia bekerjasama dengan induk Perusahaan yaitu PT Merdis International. Selain itu, juga bekerjasama dengan Fox Group Korea & Thailand, dan beberapa perusahaan TV Shopping di berbagai negara, seperti CNH Korea, Star com Japan, Star com China. Sebagai pedoman dalam menjalankan usaha, PT Neohaus Indonesia berpedoman kepada Visi dan Misi Perusahaan, yaitu : VISI : Menjadi tempat terbaik yang membawa perubahan kepada gaya hidup lebih baik dan dan bermanfaat bagi karyawan dan Pelanggan MISI : Menghadirkan produk-produk inovatif, berkualitas dan bermanfaat Nilai-nilai Perusahaan : 1. Kreatifitas : ide/pikiran, Bebas, Sikap kerja positif 2. Manajemen yang berbasis pelayanan: Mendahulukan pelanggan, respon yang cepat dan tanggap terhadap keluhan pelanggan 3. Manajemen dan lingkungan kerja yang bersahabat : menjadi tempat kerja yang menyenangkan & berkontribusi bagi sesama 8 Sedangkan struktur organisasi PT Neohaus Indonesia adalah sebagai berikut: STRUKTUR ORGANISASI Commitee CEO Advisory Board Business Dev dept Sales/Marketing Dept Operation Dept IT/MIS Technology Logistic HR & GA Finance & Accounting Business Development Team B2C Team B2B Team TV Production Internet/ Cataloque Home shopping team Gambar 1. Struktur Organisasi Perusahaan 9 Adapun aktifitas utama dari PT Neohaus Indonesia adalah sebagai berikut: Gambar 2 : Aktifitas utama dalam Perusahaan 2. 2. Sistem Informasi Sistem informasi merupakan tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada (manusia, hardware, software, data dan jaringan) yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya (O’Brien, 2002). Sistem Informasi menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan pada organisasi. Setidaknya terdapat enam fungsi dari sistem informasi, yaitu : 1. Medukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen sumber daya manusia, menajemen operasi dan pemasaran 2. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada kustomer dan kepuasan kustomer 3. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif 4. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global 5. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima 10 6. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi masyarakat 2. 3. Internet Working Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaaninternet telah mengubah bisnis menjadi network enterprise. Internet, web,intranet dan ekstranet telah membentuk jaringan antara proses bisnis denganseluruh stakeholder yang ada di perusahaan, baik konsumen, pemasok,karyawan serta pihak-pihak terkait lainnya. Dengan menggunakan jaringan yangsaling terintegrasi tersebut, perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasinyasecara lebih kreatif, efektif dan efisien, terutama dalam menghadapi era pasaryang semakin mengglobal. Sedangkan internetworking sendiri dapat diartikansebagai suatu bentuk hubungan, kerjasama atau kemitraan yangmendayagunakan TI (teknologi informasi) berbasis jaringan (internet, intranet,ekstranet). Internetworked enterprises adalah perusahaan atau organisasi yangmenggunakan internetworking dalam menjalankan proses transaksi bisnisnya(O’Brien, 2002). Seluruh proses pertukaran informasidalam bentuk apa pun (suara, data, teks, gambar, audio, video) dilakukan dengan melalui jaringanberbasis komputer. Dengan digunakannya jaringan telekomunikasi, sepertiinternet, intranet, dan ekstranet, perusahaan dapat mengurangi biaya,mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung ecommerce,memperbaiki kerja sama kelompok kerja, mengembangkan proses operasionalonline berbagai sumber daya, mengunci pelanggan dan pemasok sertamengembangkan jasa dan produk baru. Dengan demikian peranantelekomunikasi lebih strategis dan vital bagi bisnis yang harus terus menerusmencari cara baru untuk bersaing baik di pasar domestik maupun pasar global. Jaringan yang terbentuk di dalam sistem terdistrinbusi dibangun dari berbagai macam media transmisi, termasuk kabel, transmisi fiber optis, maupun jaringan menggunakan sistem wireless; hardware yang didalamnya termasuk routers, switch, bridge, hub, repeater, dan network interface lainnya selain itu software yang termasuk di dalamnya protokol stack, pengatur komunikasi, dan driver. Seluruh fungsi dan performa dari sistem terdistribusi tergantung dari seluruh aspek yang ada pada ketiga unsur diatas. Kita harus menghubungkan antara fungsionalitas hardware dan software yang menyediakan fasilitas komunikasi untuk sistem terdistribusi, hal semacam ini disebut dengan communication subsystem. Komputer dan semua peripheral lain yang menggunakan jaringan untuk tujuan komunikasi disebut sebagai host. Sedangkankan istilah node digunakan untuk semua komputer dan switch yang termasuk ke dalam sebuah jaringan. Seperti yang disebutkan diatas, ada 3 jenis jaringan yang dipergunakan dalam internetworking, yaitu intranet, ekstranet dan internet. Ketiga jenis tersebut memiliki ruang lingkup yang berbeda-beda. 11 Gambar 3. Perbedaan antara Internet, Intranet dan Extranet Berdasarkan Gambar 3 dapat dilihat perbedaan masing-masing ruanglingkup dari internet, intranet dan ekstranet. Pada uraian di bawah akandipaparkan penjelasan mengenai internet, intranet dan ekstranet. Dalam sebuahperusahaan sendiri, dalam menjalankan kegiatan operasionalnya tentu tidakakan terlepas dari penggunaan baik internet, ekstranet dan intranet. Berikutadalah gambaran penggunaan ketiga jenis jaringan tersebut dalam perusahaan. Gambar 4. Penggunaan intranet, ekstranet dan internet pada perusahaan 12 2. 4. Internet, Extranet, Internet Intranet, ekstranet, dan internet merupakan jaringan telekomunikasi yang memiliki peranan penting dan luas dalam mencapai tujuan strategis, manajemen, dan operasional perusahaan. Jaringan ini sebagai teknologi sistem terbuka yang menggunakan jaringan internet sebagai teknologi dasarnya. Sistem terbuka adalah sistem informasi yang menggunakan standar umum untuk hardware, software, aplikasi dan jaringan seperti internet, ekstranet, dan intranet. Sistem jaringan ini memberikan konektivitas yang lebih besar yakni kemampuan komputer jaringan dan alat lainnya untuk dapat dengan mudah mengakses dan saling berkomunikasi serta berbagi informasi. Sehingga internet, ekstranet, dan intranet mampu menciptakan lingkungan komputasi yang terbuka untuk diakses dengan mudah oleh pemakai akhir dan sistem komputer akhir berjaringan. 2. 4.1. Intranet Intranet adalah jaringan di dalam organisasi yang menggunakan teknologi internet (seperti server dan browser web, protocol jaringan TCP/IP, database dan publikasi dokumen hypermedia HTML, dan lain-lain) untuk menyediakan lingkungan yang mirip dengan internet di dalam perusahaan, yang digunakan untuk memungkinkan saling berbagi informasi, komunikasi, kerjasama, dan dukungan bagi proses bisnis. Dalam penggunaan intranet, perusahaan akan melindungi hal-hal kritis dengan ukuran keamanan tertentu agar tidak mudah diakses oleh pihak lain. Ukuran keamanan yang bisa digunakan seperti password, enkripsi, dan firewall sehingga hanya dapat diakses melalui internet oleh pemakai yang memiliki otoritas. Intranet merupakan jaringan informasi intenal suatu perusahaan atau organisasi yang prinsip kerjanya sama dengan internet. Intranet dapat diartikan sebagai bentuk privat dari internet atau internet yang penggunaannya terbatas pada suatu organisasi/perusahaan. Akses intranet memerlukan identifikasi pengguna dan password sehingga hanya dapat diakses oleh anggota organisasi atau karyawan perusahaan tersebut. Intranet biasanya digunakan untuk membagi kalender/jadwal kegiatan, dokumen, dan sarana diskusi internal yang tertutup, sehingga tidak dapat diakses oleh pihak luar. Teknologi dan konsep internet seperti client-server dan protokol internet seperti HTTP dan FTP juga digunakan untuk membangun sebuah intranet. Keuntungan penggunaan intranet bagi suatu organisasi atau perusahaan : produktivitas kerja, efisiensi waktu, komunikasi, sistem publikasi web, efektifitas biaya, keseragaman informasi, meningkatkan kerjasama. Namun intranet juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu : informasi yang salah atau tidak sesuai sehingga mengurangi efektifitasnya, interaksi di intranet yang mungkin tidak bertanggung jawab, perlu pelatihan khusus untuk anggota dalam menggunakan intranet, perlu tenaga ahli untuk membangun dan mengembangkan intranet di sebuah organisasi atau perusahaan dan bisa terjasi overload (data penuh) akibat pengiriman pesan antar pengguna yang tidak terkontrol dengan baik. Yang perlu menjadi perhatian dalam intranet apabila sebagian informasi organisasi tersebut ingin diekspose agar dapat di akses jaringan luar (internet) adalah firewall dan router (intranet ini akan menjadi ekstranet). Pada dasarnya komponen pembentuk intranet sama dengan komponen pembentuk internet. Untuk dapat mengembangkan intranet dibutuhkan berbagai perangkat yang mendukung, yaitu perangkat keras maupun perangkat lunak intranet. Adapun perangkat keras intranet, antara lain : 13 1. Local Area Network (LAN) : Intranet merupakan jaringan komputer lokal (LAN) yang diberikan teknologi internet dengan membangun jaringan komputer lokal terlebih dahulu. LAN (Local Area Network) atau jaringan komputer lokal terdiri dari beberapa komputer yang saling terhubung dalam satu lokasi yang dapat berhubungan dan mengakses sumber-sumber daya pada komputer yang lain. 2. Client-Server : Komputer server merupakan komputer pusat yang memberikan suatu data atau dokumen, sedangkan komputer yang meminta dokumen disebut sebut sebagai client. Komputer client biasanya berupa komputer biasa dan digunakan oleh pemakai atau pegawai perusahaan untuk meminta informasi dari server, sedangkan komputer server digunakan untuk menyimpan data dan program serta menyediakan pelayanan network kepada client. Jika kedua komputer ini di satukan, maka akan didapat sebuah model jaringan komputer client server. 3. Komponen LAN : Komponen yang diperlukan untuk membangun intranet, terdiri dari : komputer server, komputer workstation, adapter network atau network interface card, kabel dan komponen pendukung LAN lainnya. Selain komponen perangkat keras yang dibutuhkan untuk membangun intranet, tentunya terdapat beberapa komponen perangkat lunak dalam jaringan intranet, antara lain : 1. Sistem Operasi Network : Sistem operasi network adalah sebuah program yang mengendalikan dan mengatur lalu lintas suatu jaringan serta menyediakan pelayanan kepada komputer-komputer yang terdapat pada jaringan tersebut. Contoh sistem operasi network yang paling sering digunakan adalah Novell Netware, Windows NT, dll. 2. Web Server : Web server adalah sebuah program yang dijalankan pada komputer server, yang bertugas menyediakan jasa pelayanan intranet kepada komputerkomputer yang terhubung ke server. Beberapa dari web server yang paling benyak digunakan diantaranya adalah: Microsoft Internet Information Server, Netscape FastTrack Server & Enterprise Server, Apache, Internet Ware, Lotus Domino. 3. Web Browser : Web Browser atau sering disingkat dengan browser adalah program yang dijalankan pada komputer client, yang digunakan untuk mengakses dan melihat halaman intranet yang terdapat pada server. Yang paling banyak digunakan adalah Netscape Navigator dan Microsoft Internet Explorer. 4. File HTML : Inti dari intranet adalah halaman-halaman intranet yang bisa diakses oleh setiap orang pada perusahaan. File-File HTML untuk intranet biasanya disimpan pada server, sehingga dapat diakses oleh semua komputer client yang ingin membuka halaman intranet. File HTML ini hanya dapat ditampilkkan dengan program browser yang terdapat pada client. 5. File-File Pendukung : File-file pendukung di sini adalah file-file yang dibutuhkan oleh file HTML untuk menampilkan halaman intranet. File-file penunjang ini (sama seperti HTML) juga disimpan pada hard disk komputer server, sehingga bisa diakses oleh semua komputer client yang terhubung ke jaringan intranet. 6. Search Engine : Search Engine digunakan untuk mencari informasi yang diinginkan dengan mudah dan cepat, tanpa harus menjelajahi situs-situs web 14 yang jumlahnya tak terhingga. Search engine bisa memudahkan pegawai mencari suatu informasi yang diinginkan dengan cepat, tanpa harus mengetahui alamat halaman halaman intranet tertentu. 2. 4.2. Ekstranet Ekstranet merupakan jaringan telekomunikasi yang dibangun untuk dapat menghubungkan antara suatu organisasi/ perusahaan dengan mitra bisnisnya melalui sistem aplikasi. Menurut O’Brien (2005) menjelaskan bahwa ekstranet adalah hubungan jaringan yang menggunakan teknologi internet untuk saling menghubungkan intranet suatu bisnis dengan intranet pelanggannya, pemasok, dan mitra bisnis lainnya. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan Perusahaan dapat menggunakan jaringan privat virtual yang dapat menetapkan hubungan jaringan privat langsung antarmereka atau menciptakan hubungan internet yang aman antarmereka. Dalam menjaga keamanan ,perusahaan juga dapat menerapkan enkripsi untuk data yang sensitive dan sistem firewall sendiri untuk memberikan keamanan yang memadai. Dengan demikian, ekstranet memungkinkan pihak-pihak seperti pelanggan, pemasok, konsultan, subkontraktor, prospek bisnis, dan pihak lain untuk mengakses situs Web intranet tertentu dan database perusahaan. Bagi perusahaan yang menginginkan biaya lebih rendah dan masih memiliki kecepatan internet, ekstranet merupakan solusi yang tepat. Ekstranet menggunakan intenet untuk komunikasi dan menggunakan browser standar untuk menavigasi situs dan bertukar data. Metode-metode enkripsi yang menjaga kerahasiaan pesan juga mudah digunakan. Adapun contoh aplikasi yang dapat digunakan dalam ekstranet adalah Lotus Notes. Ekstranet mempunyai dasar intrastruktur sama dengan internet, seperti TCP/IP Protocols, server, e-mail dan browser Web. Tetapi ekstranet menggunakan Virtual Private Network (VPN) untuk membuat komunikasi melalui internet lebih aman. Ekstranet banyak sekali digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi ke pihak-pihak luar yang terkait. Adapun sistem ekstranet yang handal harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut : 1. Corporate security policy; 2. Periodic security audit; 3. Well defined rules for granting access to the extranet systems; 4. Firewalls; 5. Logging and analysis. Sebagai suatu jaringan, ekstranet memiliki kelebihan dan kekurangan. Adapun kelebihan dari ekstranet adalah : 1. Proses dan arus informasi lebih cepat; 2. Peningkatan dalam efektivitas berbisnis; 3. Mengurangi biaya komunikasi, transportasi maupun administrasi; 4. Mengurangi penggunaan kertas; 5. Akses draft dokumen serta presentasi multimedia untuk komentar ataupun persetujuan klien; 6. Melihat proyek-proyek yang lalu sebagai perbandingan. Sedangkan kelemahan dari jaringan ekstranet, antara lain : biaya tinggi pada awal pengembangan dan membutuhkan staf ahli untuk mengembangkan ekstranet. 15 Mitra, Konsultan, Kontraktor Desain bersama Outsourcing PERUSAHAAN YANG MENGGUNAKAN Konsumen Swalayan pelanggan Penjualan dan pemasaran Online Otomasi tenaga penjual Produk yang dibuat berdasarkan pesanan Pemesanan tepat waktu (JIT) INTERNET Pemasok dan Distributor Manajemen distributor Manajemen rantai pasokan Gambar 5. Skema Ekstranet Perolehan Pelanggan Bisnis antara perusahaan dengan para mitra bisnis 2. 4.3. Internet Pengertian Internet berasal dari kata International Networking, merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan computer hingga meliputi jutaan komputer di dunia (internasional), yang saling berinteraksi dan bertukar informasi, sedangkan dari segi ilmu pengetahuan, internet merupakan sebuah perpustakaan besar yang didalamnya terdapat jutaan (bahkan milyaran) informasi atau data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain lain dalam bentuk media elektronik. Dari segi komunikasi internet adalah sarana yang sangat efektif dan efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun di dalam lingkungan perkantoran. Semua komputer yang terhubung ke internet dapat mengakses semua informasi yang terdapat di internet secara gratis. Internet dapat digunakan sebagai sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer lain tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut. Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi. Pada awalnya internet adalah suatu jarangan komputer yang dibentuk oleh Departemen Amerika Serikat pada awal tahun 60 an, pada waktu itu mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dengan software computer berbabis UNIX bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon. Aplikasi-aplikasi di intenet saat ini sangat banyak dan akan terus berkambang seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan yang beragam di berbagai bidang. Aplikasi internet yang sering digunakan antara lain Word Wide Web (www), E-mail, Mailing List (millis), Newsgroup, Internet Relay Chat, File Transfer Protocol (FTP), Telnet, Gopher, VoIP (Voice over Internet Protocol), dan lain-lain. Secara umum, nilai bisnis dengan menggunakan jaringan tren telekomunkasi seperti internet, intranet, ekstranet, dan jaringan telekomunikasi lainnya adalah dapat mengurangi biaya, mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung e-commerce, memperbaiki kerjasama kelompok kerja,mengembangkan proses operasional online, berbagi sumberdaya, mengunci pelanggan dan pemasok, serta mengembangkan produk jasa dan produk baru. Sehingga menjadikan jaringan telekomunikasi ini menjadi lebih strategis dan vital dalam bisnis yang harus terus mampu bersaing. Internet sebagai jaringan telekomunikasi menyediakan aplikasi yang sangat penting digunakan untuk kerjasama antara mitra bisnis, hubungan dengan pelanggan 16 dan pemasok serta untuk kepentingan e-commerce. Sebagaimana yang dijelaskan oleh O’Brien bahwa penggunaan bisnis di internet telah meluas dari hanya sekedar pertukaran informasi secara elektronik ke aplikasi strategi bisnis. Perusahaan menggunakan teknologi internet untuk beberapa kegiatannya seperti pemasaran, penjualan, dan aplikasi manajemen dalam hubungannya dengan pelanggan serta aplikasi bisnis lintas fungsi, aplikasi dalam bidang teknik, manufaktur, sumberdaya, dan akuntansi. Nilai bisnis lainnya dengan menggunakan internet adalah peluang besar dalam memperoleh pelanggan baru dengan produk dan pemasaran yang inovatif, mempertahankan pelanggan saat ini melalui perbaikan hubungan dan layanan, dan peningkatan pendapatan perusahaan. Dikatakan oleh O’Bien (2005) bahwa terdapat faktor-faktor utama yang membuat dasar sehingga perusahaan membangun jaringan telekomunikasi dengan menggunakan situs Web untuk kepentingan bisnisnya, seperti dijelaskan pada gambar berikut : Gambar 6. Cara perusahaan memperoleh nilai bisnis dari aplikasi e-business dan e-commerce. Menurut O’Bien (2005) menyatakan bahwa kebanyakan perusahaan membangun situs Web e-business dan e-commerce untuk mencapai enam nilai bisnis utama seperti terlihat pada gambar dibawah, yakni : 1. Menghasilkan pendapatan baru dari penjualan online, Mengurangi biaya transaksi melalui penjualan online dan dukungan pelanggan, Menarik pelangan baru melalui iklan dan pemasaran Web serta penjualan online, Meningkatkan loyalitas pelanggan saat ini melalui perbaikan dukungan dan layanan pelanggan Web, Mengembangkan pasar baru berbasis Web dan saluran distribusi untuk produk yang ada saat ini, Mengembangkan produk baru bebasis informasi yang dapat diakses di Web. 17 2. 5. Penyempurnaan Sistem Informasi di dalam Organisasi Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah yang perlu dilakukan untuk menyempurnakan Sistem Informasi agar dapat diterapkan dengan sukses di suatu organisasi, antara lain : 1. Menganalisa sistem : Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu,perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya. 2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan. 3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil 4. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun. 18 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Overview Sistem Informasi Manajemen Perusahaan Meskipun Perusahaan masih dalam taraf perusahaan baru, namun dalam menjalankan aktifitas usahanya, PT Neohaus Indonesia telah mengembangkan dan menggunakan Sistem Informasi Manajemen.Pada kesempatan ini, kami akan membahas beberapa materi yang terkait dengan system informasi dalam PT. Neohaus yaitu intranet, ekstranet dan internet. Dalam setiap pembahsan materi tersebut akan dijelaskan manfaat dari penerapan system informasi management dimaksud. 3. 1.1. Pengembangan Sistem Intranet Salah satu media komunikasi internal yang dipakai oleh seluruh unit dan karyawan perusahaan adalah intranet. PT Neohaus Indonesia telah mempunyai communication line tersendiri dengan provider PT. Telkom,dimana komunikasiSetiap Karyawan mempunyai alamat e_mail:[email protected]. Alamat e_mail tersebut dapat diakses oleh seluruh karyawan baik di seluruh Indonesia dan di luar negeriSebagai saranakomunikasi yang lebih aman, efektif dan efisien. Pada saat ini, lalu lintas komunikasi antar divisi dalam pengiriman data dan laporandapat diakses oleh seluruh karyawan yang memilikiotorisasi akses (user name dan password) untuk melihat data dan laporan yangdikirim atau bahkan ditampilkan dalam portal perusahaan. Untuk menjagakeamanannya, data dan laporan tersebut tidak dapat dirubah oleh user. Sistem Intranet yang digunakan PT Neohaus telah dilengkapi dengan software anti-virus dan filter sistem tersendiri, sehingga apabila ada file yang berisi virus maka akandi-block secara otomatis. Selain itu, file berisi materi yang dihubungkan dengan situs media social seperti face book, twitter dan lain-lain juga akan di-block secara otomatis, dengan tujuandipergunakan hanya untuk kepentingan pekerjaan bukan untuk kepentingan Pribadi.Intranet bagi karyawan PT Neohaus Indonesia bertujuan antara lain: 1. Sebagai media komunikasi yang cepat dalam menyampaikan pekerjaan 19 2. Mempermudah mendapatkan informasi terkini dari perusahaan 3. Dapat diakses dari berbagai lokasi Bagi PT Neohaus, keberadaan intranet akan mendatangkanmanfaat tertentu antara lain: 1. Mempercepat arus informasi kepada seluruh karyawan khususnya terkait keputusan manajemen/direksi. 2. Merupakan media komunikasi internal yang cukup aman mengingat dibawah pengawasan Perusahaan. 3. Bagi stakeholders, memudahkan dalam mengetahui perkembangan kinerja perusahaan yang dapat berpengaruh dalam kerjasama yang telah ada. 3.1.2. Pengembangan Sistem Internet Saat ini sistem internet di PT Neohaus Indonesia masih dalam tahap pengembangan dengan website www.neohausworld.com dan saat ini masih belum dapat diakses oleh pengguna luar. Tujuan pengembangan Internet ini adalah mengenalkan keberadaan dan keberagam produk perusahaan kepada public yang tampilannya akan dibuat menarik, mudah dan efektif untuk dijelajahi agar para pengguna internet dapat mengetahui seluk beluk perusahaan serta mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Nantinya, jika kita mengakses website dapat terlihat menu-menu utama yang ditampilkan, berbagai macam produk dan pembelian secara online. Layanan promosi juga nantinya diletakkan di web. Keluhan dan saran dari para konsumen akan ditampung melalui email customer service. Selain itu, untuk mencari kerja akandisediakan menu karir, yang menyediakan layanan jasa sumberdaya manusia untuk pekerja maupun calon pekerja. Pengembangan Internet bagi perusahaan sendiri salah satunya bertujuan agar dapat mendukung sistem pemasaran yang digunakan mendukung tradisional dan ecommerce proses dan manajemen fungsi pemasaran, antara lain pemasaran interaktif pada website e-commerce, sales force, manajemen hubungan dengan pelanggan, manajemen penjualan, manajemen produk, targeted marketing, promosi dan periklanan dan riset pasar. Bagi pengguna umum dan konsumen, akan memberikan akses informasitambahan untuk mengetahui mengenai profil perusahaan secara umum, produk 20 yang dipasarkan dan pelayanan pelangan dalam kemudahan pembelian produk dan after sales service. 3.2. Unit yang menjalankan Sistem Informasi Manajemen Perusahaan Dalam kaitannya dengan SI/IT perusahaan, pengelolaan SI/IT di PT Neohaus Indonesia ditangani oleh departemen IT yang dalam aktifitasnya menangani langsung perencanaan dan operasional IT.Departemen IT dikepalai oleh Head of IT dept. Dan langsung melapor langsung kepadadirektur operasional. Dalam melaksanakan tugasnya, Departemen IT melakukan aktifitas : IT Infrastruktur & service Pengembangan Business Application Ruang lingkup IT Infrastruktur & Service adalah dalam menyediakan, menangani dan merawat infrastruktur IT di PT Neohaus Indonesia, seperti jaringan komunikasi data, dan server-server. Selain itu, unit ini juga bertanggung jawab terhadap kesiapan kerja (avaibility) aset-aset yang ada dalam perusahaan, seperti printer, PC dll. Fungsi IT service management. Aktifitas IT lainnya adalah pengembangan sistem Business Application, atau merancang, mengembangkan, menyempurnakan, dan memelihara aplikasi-aplikasi yang digunakan dalam lingkup bisnis PT Neohaus Indonesia. Pengadaan aplikasi-aplikasi yang ada di PT Neohaus Indonesia bersumber dari pembelian dan ada pula yang dihasilkan melalui pengembangan /development secara internal seperti sistem untuk penjualan melalui distributor. 3.3. Pengembangan Operational Support System Saat ini, Sistem informasi yang sudah dikembangkan oleh PT Neohaus telah berfungsi untuk mendukung sistem operasional (operation Support system ) dan juga telah digunakan sebagai Management Support Sistem bagi pengambilan keputusan penting manajemen perusahaan. Bagan Sistem informasinya adalah seperti berikut: 21 Information System Operations Support System Transaction Support System proses transaksi pembelian customer Management Support System Logistic Support System Finance Support System Kontrol stok , persediaan & pengiriman Kontrol finansial PT, pembayaran& outstanding HR Support System Management Information System Kontrol administrasi staff Decision support System Data bagi Pengambilan keputusan manajemen Executive Information System Informasi khusus staf Gambar 7. Sistem Informasi di PT Neohaus Indonesia Sistem bisnis yang digunakan merupakan pengembangan secara internal dari IT PT Department PT Neohaus, merupakan variasi dari jenis-jenis sistem informasi, yaitu proses transaksi, pengelolaan informasi, pendukung keputusan dll., yang mendukung fungsi bisnis dari pemasaran, manajemen operasi dan finance/accounting. Desain sistem telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sebagai contoh adalah pengembangan untuk sistem penjualan produk dapat digambarkan sebagai berikut: Call order Feedback CS Sales/Marke Data ting Order Customer Transaction reconciliation Stock/ Inventory Server Logistic / Deliveryservice Finance/Accounting Delivery Info Gambar 8. Skema Sistem Informasi Penjualan Produk 22 Dari Skema tersebut di atas dapat dijelaskan sistem untuk penjualan yang saat ini berlangsung : 1. Customer Service menerima telepon dari Customer dan mencatat informasi nama pembeli, alamat dan nomor telepon, jenis barang yang diorder, waktu pengiriman yang diinginkan, dan cara pembayaran yang diinginkan (apakah tunai, dengan kartu debet/kredit, atau transfer bank). 2. Customer service melakukan validasi ke bagian sales, logistik dan finance 3. Input data pesanan dari Customer & kirim data permintaan pengiriman ke Logistik 4. Logistik memproses permintaan pengiriman dari CS dengan koordinasi ke Finance untuk validasi pembayaran, selanjutnya ke Customer untuk koordinasi pengiriman barang yang dipesan. 5. Pada saat pengiriman, dilampiri data pelanggan, alamat pengiriman, item yang dibeli dan jumlahnya, total yang harus dibayarkan dan cara pembayaran, cash/ debit/credit card. 6. Setelah pengiriman dilakukan, Logistik menginput data pengiriman untuk reconcile finance & sales/CS Dalam Sistem Informasi yang dkembangkan untuk sistem penjualan, adapun data hardware dan software yang dipakai dalam PT Neohaus adalah sebagai berikut: Tabel 1. Data Hardware dan Sofware PT Neohaus Indonesia Komponen Sistem Informasi Keterangan People Customer, Customer Accounting, Driver Service, Logistic, Finance/ Hardware Telephone, PC, Laptop, HP Blade server with 128 M bytes of RAM and 1,2 G byte hard disks, HP Itanium Software Prosedur penerimaan order dari Customer, Prosedur Pengiriman, Prosedur pembayaran, Linux debian (OS), Window Server 2003 (OS),Karpersky PURE 3.0 13.0.2.558 Data Resources Data pelanggan, data produk order, data harga, data pengiriman, cara pembayaran Produk Informasi Data pelanggan, produk yang dibeli, jumlah, total tagihan dan cara pembayaran 23 Tabel 2. Matriks Sistem Informasi PT.Neohaus Indonesia AKTIVITASI MESIN dan MEDIA PROGRAM PROSEDUR Input Telepon, PC, Laptop, Kertas dan Jaringan telepon MS Access, Windows 7, Linux Debian Prosedur penerimaan order dari Customer Prosedur data entry Customer, Customer Service Data pelanggan Produk yang dibeli Qty order Waktu pengiriman Data pelanggan, item produk & Qty, waktu kirim Proses Server Linux Debian, HP Blade server, Jaringan LAN MS Access, Windows 7, Linux Debian Entry Data sales Customer Service Logistic Finance & accounting Data pelanggan, data order, total pembayaran, waktu pengiriman Status display Output Telepon, Printer, Laptop , PC , Kertas Print, Kertas laporan MS Access, Windows 7, Linux Debian Output procedure and distribution Customer Service Marketing/sales Logistik/Warehouse Finance & accounting Data pelanggan, item yang dibeli, Qty, Total yg harus dibayar, waktu pengiriman Info penjualan Waktu pengiriman Tagihan ke pelanggan Penyimpanan Hard Disk , HP Itanium Manager Penjualan Order Pembelian Payment& Outstanding Kendali Server Linux Debian (Blade Server), Program Monitoring Data pelanggan, komplain pelanggan, Manager Sales Laporan order Manager Sales/Mkt Finance manager Window server 2003, HP Monitoring Program SPESIALIS Backup procedure Database Operator Monitoring procedure Network Admin USER Konsumen Customer Service Manager Sales/Mkt Manager Logistic Manager Finance/acc DATA PRODUK INFORMASI 24 3. 4. Future Development Pada perkembangan kedepan maka bisnis PT. Neohaus berkembang ke berbagai wilayah di Indonesia. Hal ini menyebabkan adanya 2 (dua) tantangan dalam pengembangan IT yaitu: a. Pengembangan client and Host Dalam masa datang PT. Neohausakan membuka berbagai cabang khususnya di kota-kota propinsi dan kabupaten dalam melebarkan channeling marketing. Di setiap ibukota propinsi atau ibu kota kabupaten, terdapat unit yang berfungsi mewakili perusahaan dimana unit tersebut akan bertindak sebagai client yang akan menyampaikan daftar pembeli dan pesanan barang kepada host yaitu PT. Neohaus. Semakin banyak client maka semakin banyak pesanan yang harus diantarkan.Hal ini berpotensi menyebabkan IT system yang ada tidak dapat menampung permintaan tersebut. b. Penambahan Produk Produk yang dijual semakin banyak dan semakin bervariatif sehingga diperlukan storage data yang lebih besar serta processing speed yang baik. System IT yang ada berpotensi tidak dapat menampung penambahan data ang akibatnya juga menyebabkan kecepatan proses menjadi lambat. Untuk mengatasi ke 2 (dua) kendala tersebut, perlu dilakukan langkah-langkah antara lain: a. Up grading system & capacity Untuk mengatasi kedua kendala tersebut, maka diperlukan penambahan kapasitas storage data dan up grading system.Hal ini diperlukan agar semua permintaan pesanan dari seluruh Indonesia dapat di-capture untuk selanjutnya diproses dengan cepat. Up grading system diperlukan agar kecepatan proses tetap terjaga. b. Business Contingency Plan (BCP) Untuk mengantisipasi operational risk misalnya terganggunya jaringan internal maupun eksternal maka diperlukan BCP yang baik. Dalam hal ini, BCP berupa back up IT system yang meliputi hardware dan software serta proses kerja terkait. Hal ini diperlukan agar pelanggan tetap dapat dilayani dengan baik dalam kondisi 25 apapun.Kepuasan pelanggan tersebut akan meningkatkan image dan pada akhirnya menyebabkan peningkatan sales. 26 BAB IV PENUTUP 4. 1. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan di atas, kami merumuskan beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. PT. Neohaus Indonesia telah menggunakan sistem informasi manajemen dalam kegiatan operasional perusahaan dan untuk menunjang keputusan eksekutif. 2. Sistem informasi telah diterapkan di PT Neohaus Indonesia untuk kegiatan penjualan dan pemasaran dengan komponen dan aktivitas yang ditampilkan pada Tabel 1 & Tabel 2 3. PT. Neohaus Indonesia melakukan pengembangan berkepanjangan pada sistem informasi manajemen yang ada, meliputi :Up grading system & capacity, Business Contingency Plan (BCP) dan pengembangan struktur organisasi IT 4.2. Saran Agar PT.Neohaus Indonesia lebih berkembang dan mampu menjadi perusahaan yang terdepan dalam pemenuhan kebutuhan alat rumah tangga adalah dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen dengan cara : up-grading system and capacity untuk software maupun hardwarenya agar seluruh transaksi penjualan, pengiriman maupun pemasaran dapat terlaksana secara tepat dan cepat. peningkatan business contingency plan penambahan dan up-grade sumber daya manusia di bidang IT. 27 DAFTAR PUSTAKA 1. Andy Paul Harianja dan Zainal A Hasibuan. Sistem Informasi Supply Chain Management untuk Agribisnis Hortikultura di Indonesia. 2009. Jurnal, Prosiding Seminar Nasional Himpunan Informatika Pertanian Indonesia) 2. O’Brien, James A. Management Information Systems:Managing Information Technology in The Internetworked Enterprise. 1999. International Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. 3. O’Brien James A; Introduction to Information Systems, 2002. eleventh edition, The McGraw-Hill Companies, Inc. 4. Riyeke Ustadiyanto. Electronic Data Interchange/EDI), Framework e-Commerce, Penerbit Andi Yogyakarta. 5. Sumber data internal PT Neohaus Indonesia 28
