Manajemen IT dalam Mendukung Manajemen PT di IPB

Pelatihan Manajeman Pendidikan Tinggi
Hotel Best Western Bogor Icon, 1 Oktober 2015
MANAJEMEN INFORMASI DAN TEKNOLOGI
DALAM MENDUKUNG MANAJEMEN
PENDIDIKAN TINGGI DI IPB
Dr.Ir. Idat Galih Permana, MSc.
Direktur DIDSI
IPB
Institut Pertanian Bogor – www.ipb.ac.id
Outline:
 Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di




Perguruan Tinggi
Lingkup Manajemen Perguruan Tinggi
Peran TIK dalam Menunjang Manajemen Perguruan
Tingggi
Fasiltas TIK dalam Menunjang Manajemen IPB
• Infrastuktur
• Sistem Informasi
• Integrasi Data
Penutup
IPB Bogor Agricultural University
2
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
 Teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
berkembang sangat cepat, pemanfaatan TIK
sudah menyentuh semua bidang.
 Keterlibatan TIK dalam dunia pendidikan tinggi
bukan lagi merupakan pilihan, tetapi menjadi satu
keperluan mutlak yang harus dimiliki dan
dimanfaatkan secara strategis untuk
meningkatkan kualitas penyelenggaraan
pendidikan.
 Bagi perguruan tinggi, TIK membantu
dalam memengembangkan layanan
informasi yang lebih baik.
IPB Bogor Agricultural University
3
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
 TIK berperan dalam
peningkatan mutu
pendidikan di perguruan
tinggi.
 TIK di perguruan tinggi
berperan dalam
palaksanaan tridharma
perguruan tinggi, yaitu
dalam belajar mengajar dan
riset serta sarana untuk
meningkatkan kualitas.
IPB Bogor Agricultural University
4
Peran TIK di Perguruan Tinggi
 Dilihat dari sudut pandang organisasi, TIK
memberikan sumbangan penting dalam
membantu pihak manajemen dalam membuat
perencanaan, pengawasan dan membuat
keputusan secara efektif.
 Lebih penting lagi adalah merupakan enabler dalam
sebuah organisasi, yaitu mampu menjadi model
pelayanan yang berbasiskan TIK sehingga dapat
menciptakan budaya kerja yang berpengetahuan.
IPB Bogor Agricultural University
5
Peran TIK di Perguruan Tinggi
 Ditinjau dari segi perkembangannya, TIK
memainkan peranan penting, mulai peran
efisiensi, efektivitas hingga kepada peran
yang lebih strategik dan sebagai salah satu
instrumen perubahan dalam organisasi
IPB Bogor Agricultural University
6
Peran TIK dalam Proses Belajar Mengajar dan Riset





Mendukung aktivitas pembelajaran,
Memberdayakan dosen dan mahasiswa,
Mengelola aset intelektual,
Menunjang proses penelitian,
Mengembangkan berbagai produk pendidikan.
IPB Bogor Agricultural University
7
Peran TIK dalam Penyelenggaraan Institusi
 Mendukung aktivitas operasional dan administrasi;
 Membantu proses pengambilan keputusan;
 Menunjang aktivitas komunikasi dan interaksi antar
pemangku kepentingan;
 Memungkinkan terjadinya optimalisasi proses dan
sumber daya; dan
 Menjalin kemitraan strategis dengan pihak
eksternal.
IPB Bogor Agricultural University
8
TIK untuk Membantu Proses Pengambilan Keputusan
 Sistem penyimpanan berbagai jenis data dan
informasi yang dimiliki perguruan tinggi;
 Sistem pengolahan data dan informasi tersebut
menjadi “pengetahuan” yang dibutuhkan oleh
beragam penggunanya;
 Sistem yang berfungsi untuk menyajikan hasil
pengolahan tersebut menjadi sebuah format yang
mempermudah pengambilan keputusan dalam
mempelajari data dan informasi yang
direpresentasikan.
IPB Bogor Agricultural University
9
LINGKUP MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI
LINGKUP MANAJEMEN PERGURUAN TINGGI
 Manajemen Area Fungsional
• Manajemen Program Akademik (Tri-Dharma)
• Manajemen Sumber Daya
•
•
•
Keuangan
Dosen dan Karyawan (SDM)
Sarana dan Prasarana (Sarpras)
 Manajemen Mutu
• Khususnya Sistem Penjaminan Mutu Internal
 Manajemen Data/Informasi
IPB Bogor Agricultural University
11
Manajemen Program Akademik
 Manajemen Program Studi
•
•
•
•
•
•
•
Kurikulum
Siklus Proses Pendidikann (mulai dari PMB – Wisuda)
Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pembimbingan
Kemahasiswaan
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
Kelembagaan
IPB Bogor Agricultural University
12
Manajemen Sumber Daya
 Manajemen Keuangan
• Perencanaan dan Penganggaran
• Sistem Akutansi, Pelaporan dan Audit
• Penggalangan dan Pengelolaan Dana
 Tatakelola Keuangan
• Proses Penetapan dan Perubahan Angaran
• Pertanggungjawaban
• Kewenangan
 Prinsif
• Akuntabilitas dan Efesiensi
IPB Bogor Agricultural University
13
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
 Dosen dan Pegawai
• Sistem pengelolaan SDM
•
Rekrutment, penugasan, promosi, pensiun
• Renumerasi, Sistem Benefit
• Pengembangan SDM
•
Pelatihan
IPB Bogor Agricultural University
14
Manajemen Sarana & Prasarana
 Siklus manajemen
• Pengadaan, pemanfatan, pemeliharaan,
penghapusan
 Sistem inventori
 Investasi kapital
IPB Bogor Agricultural University
15
Manajemen Mutu







Kebijakan Mutu
Kelembagaan SPMI
Manual Mutu
Standard
Audit Mutu
Personalia
Peningkatan Mutu Berkelanjutan
IPB Bogor Agricultural University
16
Manajemen Data / Informasi
 Perencanaan Strategis IT
 Tatakelola IT (IT Governance)
 Sistem Aplikasi Pendukung Manajemen
Fungsional
• SIMAK, SIMPEG, SIMKEU, SIM Sapras
• Penyiapan data PDPT
 Knowledge Management System (KMS)
 Sistem Perpustakaan
IPB Bogor Agricultural University
17
ICT IPB dan Pengembangan Sistem
Informasi Terintegrasi
IPB
ISU UTAMA ICT IPB
Peningkatan akses, kecepatan dan keamanan
fasilitas internet IPB
 Integrasi data institut dalam mendukung
kegiatan Tri Darma PT, pelaporan PDPT,
Penyiapan data Akreditasi, Sistem Informasi
Pimpinan
 Pengembangan sistem informasi terintegrasi
 Peningkatan peringkat webometric IPB
 ICT sebagai basis dalam dunia kampus

IPB Bogor Agricultural University
19
Jaringan dan Infrastruktur IPB
 Pada tahun 2015
IPB Bogor Agricultural University
1200
Bandwidth (Mbps)
bandwidth internet IPB
meningat mejadi 1.3 Gbps
dari 400 Mbps.
 Peningkatan kapasitas
server, firewall, perangkat
wireless, dan PAC.
 Peningkatan jaringan
Backbone (FO),
memasangan FO ke Unit
Kerja
1400
1000
800
600
400
200
0
200720082009201020112012201320142014
Year
20
Infrastruktur dan Jaringan IPB
2013
IPB Bogor Agricultural University
2014
21
IPB Service Oriented Network Architecture
Sistem Informasi IPB Saat Ini
http://sim.ipb.ac.id
IPB Bogor Agricultural University
25
Arsitektur Sistem Informasi IPB Terintegrasi
Konsep Basisdata Terintegrasi
IPB Bogor Agricultural University
27
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
http://simak.ipb.ac.id
IPB
Proses Pembelajaran
Penerimaan
Mahasiswa
Baru
Kegiatan
Akademik
Kegiatan
Non
Akademik
Kegiatan
Tugas Akhir
Wisuda
(Alumni)
SIM AKADEMIK semestinya dapat mensupport seluruh proses pembelajaran
mulai dari penerimaan mahasiswa, proses belajar mengajar hingga wisuda
untuk seluruh jenjang pendidikan di IPB.
IPB Bogor Agricultural University
29
Integrasi Basisdata Akademik
DB Jadwal Kuliah
Jadwal Ujian, KRS
DB EPBM
DB Wisuda
Basisdata
Terintegrasi
DB SIMAK Diploma
DB SIMAK Pasca
DB SIMAK Sarjana
IPB Bogor Agricultural University
30
SISTEM INFORMASI SDM
http://simsdm.ipb.ac.id
IPB
SIM SDM TERINTEGRASI
Data Kepegawaian
•
•
•
•
Profil Pegawai
Riwayat Pendidikan
Riwayat Kepangkatan
Riwayat Jabatan, dll
Administrasi Kepegawaian
•
•
•
•
•
•
Absensi
Penugasan, Cuti, DP3
Kenaikan Gaji Berkala
Kenaikan Pangkat
Kenaikan Jabatan
Pengajuan Pensiun, dll
Renumerasi
•
•
•
•
Gaji
Insentif
Uang Makan
dll
Basidata
Terintegrasi
Kegiatan Akademik
•
•
•
•
Kegiatan mengajar (semua
strata per Semseter)
Pembimbingan (PA, Tugas
Akhir per tahun)
Menguji (semua strata per
tahun)
Penulisan buku, dll
Kegiatan PPM
•
•
•
•
Kegiatan Penelitian
Publikasi Ilmiah (Daftar
Publikasi)
Seminar
Pelatihan, dll
Penilaian Karya Ilmiah
IPB Bogor Agricultural University
Penilaian Kinerja
•
•
Dosen
Pegawai
Satuan Kinerja Pegawai
•
•
•
Dosen
Tendik
Pimpinan
32
Pengembangan & Pengintegrasian SIM SDM
SIMPEG IPB
SAAT INI
SIM SDM IPB
TERINTEGRASI
SIMPEG Database Pegawai
ABSENSI Online
PENUGASAN PEGAWAI
PERIZINAN PEGAWAI
PENILAIAN KARYA ILMIAH
DUPAK
(SI Kenaikan Pangkat)
SIM SDM
TERINTEGRASI
SKGB
(Sistem Kenaikan Gaji Berkala)
SISTEM KINERJA PEGAWAI
PAYROLL System
IPB Bogor Agricultural University
33
SISTEM INFORMASI STARTEGIS
- SIMAKER
- Management Support System
- Aplikasi Pelaporan PDPT
IPB
SIMAKER
SIMAKER
SIMAK
Terintegrasi
SIM SDM
Terintegrasi
DB Terintegrasi
Sistem Informsi
Lainnya
SIMAKER IPB
http://simaker.ipb.ac.id
 Sumber Data/Informasi:
•
•
•
•
•
•
•
Departemen
Fakultas / SPs
Sekolah Bisnis
Program Diploma
Direktorat/Kantor/Biro
LPPM/Pusat
Perpustakaan
 Users:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
IPB Bogor Agricultural University
Rektor
Wakil Rektor/SI
Ketua LPPM
Dekan Fak/SPs
Direktur Sekolah Bisnis
Direktur Program Diploma
Direktur/Ka Kantor/Ka Biro
Ketua Departemen
Ka Perpustakaan
36
Dashboard SIMAKER
 Persfektif
• Stakeholder
• Finansial
• Research and
Academin
Excellence
• Proses Bisnis
Internal
• Capasity Building
IPB Bogor Agricultural University
37
Management Support System (MSS)




IPB Bogor Agricultural University
MSS merupakan aplikasi yang
digunakan untuk Pimpinan IPB
(Rektor, WR, Dekan, Ketua
Departemen) untuk melihat
berbagai rekapitulasi data
aktivitas unit dari Basisdata
Terintegrasi.
Data ditampilkan dalam bentuk
Grafis dan Tabel dan dapat
diimport ke dalam bentuk JPG
atau Excel.
Data tersedia saat ini adalah
Akademik dan Kepegawaian.
Akan dikembangkan untuk data
AKREDITASI dan PDPT.
38
Menu – AKADEMIK
Menu ini dibagi
berdasarkan
strata pendidikan




IPB Bogor Agricultural University
Sarjana
Magister
Doktor
Diploma
39
Penutup
 Peran ICT dalam manajemen pendidikan tinggi di
IPB sangat penting.
 Fasilitas ICT IPB masih perlu dikembangkan
mengingat kebutuhan yang semakin tinggi.
 Sistem informasi terintegrasi yang menunjang
kinerja IPB sedang dalam proses pengembangan.
IPB Bogor Agricultural University
40