1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kebutuhan akan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kebutuhan akan sistem informasi yang memadai dan memenuhi kriteria
sebagai suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga dapat menjadi
semakin dinamis dalam mengikuti perkembangan teknologi. Begitu pula
dengan perusahaan-perusahaan, supaya tetap relevan perusahaan harus dapat
mengikuti perkembangan dan penerapan teknologi. Sehingga sistem informasi
merupakan sarana yang sangat menunjang suatu lembaga atau perusahaan
untuk meningkatkan efektivitas sistem kinerjanya.
Sistem Informasi adalah untuk memperbaiki kualitas informasi yang
disajikan, untuk memperbaiki pengendaliaan intern dalam perusahaan, serta
meminimalkan biaya, manfaat sistem informasi menaungi kegiatan usaha dan
menyajikan informasi kepada semua pemakai, akan tetapi sistem tersebut
terbatas dalam informasi yang disediakan, umumnya hanya dinyatakan dengan
satuan nilai. Dalam proses akuntansi tugas-tugas utama sistem informasi yaitu
menginput data-data transaksi melalui catatan pembukuan pada laporan
keuangan perusahaan. Munculnya berbagai tuntutan dan keinginan untuk dapat
meningkatkan kinerja dan menjalankan berbagi program seperti pada Sistem
Informasi Persediaan yang dapat memuaskan bagi pengguna informasi.
Sistem Informasi Persediaan dapat digunakan oleh perusahaan dagang
maupun perusahaan manufaktur, dapat juga digunakan untuk mengamankan
harta perusahaan yang sebagian besar tersimpan dalam persediaan, Sistem
Informasi Persediaan bertujuan untuk mengetahui segera aktifitas pembelian,
penerimaan dan penjualan barang oleh perusahaan, sehingga perusahaaan dapat
mencatat persediaan dan memberitahukan kepada manager apabila jenis barang
tertentu perlu penambahan.
1
2
PT Gugah Perkasa Ripta merupakan suatu usaha yang berlokasi di
Semarang yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa, diantaranya
pengadaan barang elektronik dan komputer (termasuk alat pencatat KWH
meter), bahan bangunan dan kontruksi, peralatan keselamatan kerja, peralatan
kantor, dll dan penyediaan jasa pencatat KWH-meter, pemutusan dan
penyambungan listrik, rekondisi KWH-meter, sewa angkutan darat, cleaning
service, fumigasi (pengasapan), dll. Dalam memenuhi kebutuhan persediaan
barang, memiliki beberapa kendala. Kendala yang dihadapi perusahaan
dikarenakan, pertama pada saat proses penjualan barang sering mengalami
kekurangan persediaan akibat dari pesanan yang lebih banyak, sering terjadinya
penumpukan persediaan barang akibat kurangnya kontrol dari manajemen,
dokumen-dokumen tidak lengkap, sehingga terjadinya penyimpangan di bagian
persedian akibat menggunakan proses manual. Maka salah satu cara
menanggulangi kendala-kendala di perusahaan perlu adanya pengembangan
sistem informasi persediaan sehingga dapat di lihat secara langsung oleh
manajemen perusahaan dalam melakukan kebijakan sehingga persediaan dapat
terkontrol baik serta dapat menghemat waktu dan dapat melayani kebutuhan
konsumen yang lainnya, baik dalam kota maupun luar kota.
Dengan adanya pengembangan sistem informasi persedian dapat mampu
diharapkan menangani sejumlah kendala dalam persediaan maka yang
dilakukan oleh perusahaan adalah menentukan kebijakan-kebijakan dan
pengendalian terhadap sistem informasi akuntansi persediaan yang disajikan
secara terstruktur yaitu organisasi yang memiliki wewenang dan tanggung
jawab sehingga dalam proses pengendalian dan kebijakan yang telah dibuat
dapat meminimalisasi penyimpangan-penyimpangan atupun pemborosan yang
mungkin terjadi dapat di hindarkan. Berdasarkan latar belakang dan fenomena
yang sudah dikemukakan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
dengan judul “SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT.
GUGAH PERKASA RIPTA SEMARANG”.
3
1.2. Perumusan Masalah
Perumusan masalah yang penulis angkat dalam penelitian ini adalah
mengenai penentuan tingkat persediaan barang dagangan dalam upaya
maksimalisasi laba pada PT. Gugah Perkasa Ripta. Dimana pada saat ini tingkat
persediaan barang dagangan belum mencapai hasil yang optimal. Untuk itu
penulis ingin melakukan analisis mengenai penentuan tingkat persediaan
barang dagangan dalam upaya maksimalisasi laba guna menentukan tingkat
persediaan barang dagangan yang tepat dan efisien untuk dapat diterapkan pada
PT. Gugah Perkasa Ripta.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan permasalahan dari data diatas yaitu sistem pengolahan data
persediaan barang di PT. Gugah Perkasa Ripta, maka masalah dibatasi hanya
meliputi :
1.
Informasi pencatatan, penerimaan dan pengeluaran data stok barang
meliputi :
a.
Transaksi penerimaan/pembelian barang
b.
Transaksi pengeluaran barang/faktur penjualan
c.
Retur pembelian
d.
Retur penjualan
2.
Laporan pembelian dan penjualan barang.
3.
Laporan persediaan barang atau stok barang.
4.
Laporan retur pembelian.
5.
Laporan retur penjualan.
4
1.4. Tujuan Penelitian
Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan
sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang
dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal
sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut.
Adapun manfaat dan tujuan tersebut antara lain :
1.
Mempermudah proses pencatatan pembelian dan penjualan barang
2.
Menghasilkan laporan pembelian dan penjualan barang yang akurat,
relevan dan tepat waktu.
3.
Meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan .
4.
Membangun perangkat lunak untuk membantu user dalam mengolah
data persediaan barang di PT. Gugah Perkasa Ripta.
1.5. Manfaat Penelitian
1.5.1 Kegunaan Akademis Penelitian
a.
Kegunaan Bagi Penulis
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah
pengetahuan, wawasan dan gambaran yang lebih jelas mengenai
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan. Selain itu penelitian ini
berguna sebagai salah satu syarat kelulusan program studi S1
Universitas Dian Nuswantoro.
b.
Kegunaan bagi Perusahaan
Diharapkan dapat digunakan sebagai sumber informasi dan
bahan
masukan
bagi
perusahaan
sekaligus
untuk
mempertimbangkan dan menilai kebijakan-kebijakan dalam Sistem
Informasi Persediaan Barang di PT. Gugah Perkasa Ripta.
5
c.
Kegunaan bagi Pembaca
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menambah
pengetahuan dan wawasan pembaca mengenai Sistem Informasi
Persediaan Barang. Sehingga hal tersebut dapat dipergunakan
sebagai referensi untuk penelitian lainnya yang berkaitan dengan
judul dari Tugas Akhir ini.
1.5.2 Kegunaan Praktis Penelitian
a.
Untuk Perusahaan
Dengan
penelitian
ini
diharapkan
dapat
membantu
memecahkan permasalahan dalam proses persediaan dalam rangka
meningkatkan proses kinerja perusahaan.
b.
Lain-lain
Selain itu hasil penelitian ini juga dapat menjadi gambaran
cukup jelas bagi perusahaan-perusahaan lain yang bergerak dalam
perdagangan terutama terkait dengan Sistem Informasi Persediaan
Barang.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa perangkat lunak adalah disiplin ilmu yang membahas semua
aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem
sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan. (Sommerville, 2003) Pada
definisi ini, ada dua istilah kunci yaitu:
a.
Disiplin rekayasa, perekayasa membuat suatu alat bekerja. Menerapkan
teori,
metode,
dan
alat
bantu
yag
sesuai,
selain
itu
mereka
menggunakannya dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi
terhadap permasalahan, walaupun tidak ada teori atau metode yang
mendukung. Perekayasa juga menyadari bahwa mereka harus bekerja
dalam batasan organisasi dan keuangan, sehingga mereka berusaha mencari
solusi dalam batasan-batasan ini.
b.
Semua aspek produksi perangkat lunak, rekayasa perangkat lunak tidak
hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat
lunak tetapi juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek perangkat
lunak dan pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung
produksi perangkat lunak.
Secara umum, rekayasa perangkat lunak memakai pendekatan sistematis
dan terorganisasi terhadap pekerjaan mereka karena cara ini seringkali paling
efektif untuk menghasilkan
perangkat lunak berkualitas tinggi. Namun
demikian, rekayasa ini sebenarnya mencakup masalah pemilihan metode yang
paling sesuai untuk satu set keadaan dan pendekatan yang lebih kreatif,
informal terhadap pengembangan yang mungkin efektif pada beberapa keadaan.
Pengembangan informal sangat cocok untuk pengembangan sistem e-commerce
web membutuhkan gabungan keahlian perangkat lunak dan perancangan grafis.
7
2.1.1 Proses Perangkat Lunak
Proses perangkat lunak adalah serangkaian kegiatan-kegiatan dan
hasil-hasil relevannya yang menghasilkan perangkat lunak. Kegiatankegiatan ini sebagian besar dilakukan perekayasa perangkat lunak. Ada
empat kegiatan proses dasar yang umum bagi seluruh kegiatan proses
perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini adalah :
1.
Spesifikasi perangkat lunak, fungsionalitas perangkat lunak dan
batasan kemampuan operasinya harus didefinisikan.
2.
Pengembangan perangkat lunak, perangkat lunak yang memenuhi
spesifikasi tersebut harus diproduksi.
3.
Validasi perangkat lunak, perangkat lunak harus divalidasi untuk
menjamin bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan
oleh pelanggan.
4.
Evolusi perangkat lunak, perangkat lunak harus berkembang untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah.
Proses perangkat lunak yang berbeda mengatur kegiatan ini
dengan cara berbeda dan dijelaskan dengan tingkat kerincian yang
berbeda pula. Waktu kegiatan bervariasi, sebagaimana hasilnya.
Pegaturan yang berbeda dapat menggunakan proses yang berbeda untuk
menghasilkan produk dengan jenis yang sama. Namun demikian, untuk
beberapa jenis aplikasi tertentu, beberapa proses lebih sesuai dari yang
lainnya jika digunakan proses yang tidak sesuai, maka kualitas
penggunaan produk perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut
mungkin berkurang.
2.1.2 Model Proses Perangkat Lunak
Model proses pengembangan perangkat
berikut :
lunak adalah sebagai
8
1. Model Air Terjun (Waterfall)
Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi,
pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya
sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan,
perancangan perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya.
2. Pengembangan Evolusioner
Pendekatan
ini
berhimpitan
dengan
kegiatan
spesifikasi,
pengembangan, dan validasi. Suatu sistem awal dikembangkan
dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian diperbaiki
dengan masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang
memuaskan bagi kebutuhan pelanggan.
3. Pengembangan Sistem Formal
Pendekatan ini didasarkan atas pembuatan spesifik sistem matematis
dan
pentransformasian
spesifikasi,
dengan
memakai
metode
matematis untuk membangun program. Verifikasi komponen sistem
dilakukan dengan membuat argumen matematis yang disesuaikan
dengan spesifikasi.
Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang. Pendekatan ini
didasarkan atas adanya komponen yang dapat dipakai untuk jumlah
yang signifikan. Proses pengembangan sistem terfokus pada integrasi
komponen-komponen
ini
ke
dalam
suatu
sistem
dan
bukan
mengembangkan dari awal.
2.2
Software
Definisi Software yang dikutip dari Kamus Komputer dan Teknologi
Informasi tentang Software adalah sebagai berikut : “ Merupakan data
elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang
disimpan ini dapat berupa program atau instruksi yang akan dijalankan oleh
9
perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk
menjalankan perintah yang dijalankannya ”. (2005)
Software dapat di kategorikan ke dalam 3 kelompok, yaitu:
1.
Sistem Operasi
2.
Compiller
3.
Aplikasi
2.2.1 Software Sistem Operasi
Definisi Sistem Operasi yang dikutip dari Kamus Komputer dan
Teknologi Informasi tentang Sistem Operasi adalah sebagai berikut : “
Perangkat lunak sistem yang mengatur dan mengendalikan perangkat
keras dan memberikan kemudahan penggunaan komputer ke pemakai ”.
(2005) Berdasarkan Definisi Operating System software menurut
Syafrizal Melwin Daulay dalam bukunya yang berjudul Mengenal
Hardware-Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer, menyebutkan
bahwa : “ Operating system software merupakan perangkat lunak yang
berfungsi untuk mengkonfigurasi komputer agar dapat menerima
berbagai perintah dasar yang diberikan sebagai masukan ”. (2007: 22)
Microsoft Windows XP ini merupakan salah satu produk unggulan
dari Microsoft Corporation yang secara resmi dikeluarkan pada tanggal
25 Oktober 49 2001. Microsoft Windows XP selanjutnya disingkat
menjadi Windows XP ini merupakan kelanjutan dari Windows versi
sebelumnya dengan berbagai fasilitas yang ada di dalamnya. Menurut
Microsoft Windows XP menurut Microsoft yang dikutip dari Wikipedia
tentang Windows XP adalah sebagai berikut : “ Microsoft Windows XP
merupakan perkawinan dua buah sistem operasi Windows (sistem
operasi berbasis Windows NT dan sistem operasi berbasis Windows 9x)
ke dalam sebuah produk ”. (2010) Berdasarkan pengertian di atas,
10
penulis dapat menyimpulkan bahwa Microsoft Windows XP adalah
sistem operasi yang dilengkapi berbagai fasilitas serta mudah dalam
pengoprasiannya.
2.2.2 Software Enterpriter
Definisi Software Enterpriter menurut HM Jogiyanto dalam
bukunya yang berjudul Pengenalan Komputer, menyebutkan bahwa : “
Software Interpreter adalah menerjemahkan instruksi per instruksi dan
langsung dikerjakan, sehingga source program tidak harus ditulis secara
lengkap terlebih dahulu ”. (2000:394) Definisi Software Enterpreter
yang dikutip dalam situs http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133,
menjelaskan bahwa : “ Interpreter yaitu menterjemahkan perintah dari
software aplikasi kedalam perintah yang di mengerti oleh komputer ”.
(2009) Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa
Software Interpreter adalah menerjemahkan perintah dari software ke
dalam perintah yang dimengerti oleh Komputer.
2.2.3 Software Compiler
Language Software yaitu program yang digunakan untuk
menterjemahkan
instruksi-instruksi
yang
ditulis
dalam
bahasa
pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh
komputer. Source program yang ditulis dengan menggunakan bahasa
tingkat tinggi harus diterjemahkan menjadi bahasa mesin dengan suatu
program penterjemah (translator), yaitu : compiler dan interpreter.
Software Compiler adalah program penterjemah yang menerjemahkan
program yang ditulis secara keseluruhan, jadi source program harus
ditulis secara lengkap, contohnya PASCAL.
11
Untuk Software Compiler, penulis mengunakan Microsoft Visual
Studio 2008 karena dalam pengoprasiannya dapat menghasilkan
informasi
dengan
lebih
cepat
dan
akurat,
sehingga
dapat
menguntungkan perusahaan dalam penyajian laporan keuangan.
2.2.4 Bahasa Pemrograman C# (C Sharp)
Kebutuhan akan penggunaan program tidak lagi hanya terbatas
pada peralatan berupa personal computer, program juga digunakan pada
consumer-electronic devices
(cell
phones
dan PDA)
sehingga
menciptakan persoalan dan kebutuhan yang baru. Integrasi komponen
software yang berbeda bahasa juga semakin sulit. Kebutuhan
pengembangan aplikasi berbasis Web yang terkoneksi dengan Internet
juga sudah semakin banyak. Pengembang software sadar bahwa mereka
membutuhkan software yang dapat digunakan siapa saja dan dapat
digunakan pada semua perangkat yang ada (PC, cell phones, PDA, dll).
Untuk menjawab semua permasalahan dan kebutuhan diatas pada
tahun 2000 Microsoft meluncurkan bahasa pemrograman baru yang
diberi nama C# Programming Language. C# dikembangkan oleh
Microsoft oleh tim yang dipimpin oleh Anders Hejlsberg dan Scott
Wiltamuth. C# memiliki kesamaan bahasa dengan C, C++, dan Java,
sehingga memudahkan developer yang sudah terbiasa dengan bahasa C
untuk menggunakannya, C# mengambil fitur-fitur terbaik dari ketiga
bahasa tersebut dan juga menambahkan fitur-fitur baru. C# adalah
bahasa pemrograman Object Oriented dan memiliki class library yang
sangat lengkap yang berisi prebuilt component sehingga memudahkan
programer untuk men-develop program lebih cepat. C# juga
distandarkan oleh Ecma International pada bulan desember 2002.
12
Pada akhir tahun 2005 Microsot merilis NET Framework 2.0
bersamaan dengan paket Visual Studio. Otomatis versi dari C# juga
diperbaharui menjadi C# 2.0 yang berjalan diatas NET Framework 2.0.
Pada versi baru ini banyak sekali fitur-fitur yang ditambahkan terutama
pada pengembangan aplikasi berbasis web dengan ASP.NET seperti
(master page, site map control, user login, dll), juga penambahan
generic collection yang sangat membantu programer bekerja dengan
object-object collection dan list.
Dengan C# dapat dibuat bermacam aplikasi seperti aplikasi
console, aplikasi windows form, aplikasi Web, aplikasi Web services,
dan aplikasi untuk mobile device. Jadi cukup belajar satu bahasa saja
tapi sudah dapat digunakan untuk mengembangkan berbagai macam
aplikasi.
2.2.5 Microsoft Visual Studio 2008
Visual C# 2005 Express Edition adalah IDE (Integrated
Development Environment) atau tools untuk membuat, menjalankan,
dan men-debug program yang ditulis menggunakan bahasa C#. Untuk
mengembangkan aplikasi berbasis web dapat digunakan Visual Web
Developer Express yang juga dapat didownload dan digunakan secara
gratis. Adapun produk yang termasuk dalam paket Express Edition yang
dapat didownload secara gratis adalah:
 Visual Basic 2005 Express
 Visual C# 2005 Express
 Visual J# 2008 Express
 Visual Web Developer 2008 Express
Jika anda menginstal Visual Studio 2008 Express Edition maka
didalamnya sudah terdapat beberapa komponen tambahan seperti SQL
13
Server Express untuk databasenya dan MSDN Express untuk
dokumentasinya, adapun paket lengkap yang terdapat pada Visual
Studio 2008 Express yaitu:
 Microsoft .NET Framework 2.0
 Microsoft Visual C# Express
 SQL Server 2005 Express
 MSDN Express
Selain menggunakan IDE yang disediakan oleh Microsoft anda
dapat menggunakan tools yang lain misalnya SharpDevelop (yang
merupakan project open source yang juga dapat didownload secara
gratis). Anda juga dapat membuat program C# hanya dengan
menggunakan editor teks biasa seperti notepad, tapi pasti membutuhkan
waktu yang lebih lama dalam proses pengembangan karena tidak adanya
tools bantuan untuk debugging dan fitur lain sebaik yang ada pada IDE
yang khusus seperti Visual Studio 2008 Express atau SharpDevelop.
2.2.6 Microsoft SQL Server
MS SQL Server adalah salah satu produk Relational Database
Management System (RDBMS) populer saat ini. Fungsi utamanya
adalah
sebagai database server yang mengatur semua proses
penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Popularitas SQL Server
akhir-akhir ini mulai menanjak dan setara dengan pesaing terdekatnya
yaitu Oracle 9i dan Oracle 10g. Saat ini versi terbaru adalah SQL Server
2005. SQL Server 2005 memiliki beberapa versi antara lain :
 SQL Server Personal Edition
 SQL Server Developer Edition
 SQL Server Developer Edition
 SQL Server Enterprise Edition
14
 SQL Server Standard Edition
 SQL Server Desktop Engine
 SQL Server for Windows CE Edition
2.3
Pengertian Sistem
Suatu system harus mempunyai sasaran, tujuan, komponen-komponen
yang saling berinteraksi satu sama lainnya sehingga dapat mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Ada dua kelompok pendekatan yang dapat didefinisikan
dalam suatu system yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada
elemen.
System adalah suatu kesatuan dari elemen yang saling berkait yang
digunakan untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya,akan uraikan
pengertian-pengertian system menurut para ahli
Menurut Mulyadi (1997) system adalah sekelompok unsur yang erat
hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi sama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. System dibuat untuk menengani sesuatu yang
berulang kali atau secara rutin terjadi.
2.4
Pengertian Pengolahan Data
Sebelum membahas pengertian pengolahan data alangkah baiknya
mengetahui apa arti data dan informasi. Data adalah keterangan mengenai fakta
suatu objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol (huruf,
kalimat, angka, gambar, suara) yang belum diolah menjadi informasi. Dari
proses pengolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai
output. Suatu output dari pengolahan data merupakan informasi apabila output
tersebut dapat berguna bagi pemakainya.
Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui
suatu system yang disebut sebagai system pengolahan data.system pengolahan
15
data meliputi sejumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling
berhubungan dan berkaitan.
Pengolahan data sebagai serangkaian operasi atas informasi yang
direncanakan, guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Unsur-unsur
dalam pengolahan data yaitu membaca, menulis atau mengetik, mencatat atau
mencetak,
menyortir,
menyampaikan
atau
memindahkan,
menghitung,
membandingkan dan menyimpan.
Definisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah
sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi.
2.4.1 Siklus Pengolahan Data
Siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang
menggunakan computer mengalami siklus pengolahan data yang terdiri
dari tiga tahap yaitu sebagai berikut :
PROSES
INPUT
OUTPUT
Gambar 2.1: Siklus pengolahan data
1.
Data dimasukkan ke computer dalam bentuk yang dimengerti oleh
computer (input).
2.
Data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima computer.
3.
Hasil pengolahan (output), berupa data yang dapat di mengerti dan
berguna untuk manusia.
16
2.4.2 Metode Pengolahan Data
Pengolahan data system informasi dalam kebanyakan organisasi
biasanya terdiri atas metode taknologis dan manual. Menurut Buch dan
Stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting :
1.
Manual
Dalam metode manual semua operasi dapat dilakukan
dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil, kertas
dan lain-lain.
2.
Electromechanical
Sesungguhnya merupakan suatu gabungan dari orang dan
mesin
misalnya
seorang
pegawai
yang
bekerja
dengan
menggunakan catat kolom (posting machine).
3.
Methode punched equipment
Menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan
disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system).
Prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang, suatu
objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu
kartu, sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang
sama (misalnya : data gaji) digabungkan bersama membentuk
suatu objek.
4.
methode electric computer
Komputer disini berarti suatu susunan dari alat-alat
masukan, suatu unit pengolahan pusat (control processing unit )
dan alat alat keluaran.
2.5
Pengertian Persediaan
Persediaan adalah aktivasi yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha
normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan
17
atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau
pemberian jasa.
2.5.1 Konsep Dasar Persediaan
Berdasarkan pengertian diatas istilah persediaan digunakan untuk
menyatakan barang yang berwujud yaitu:
a.
Tersedia untuk dijual.
b.
Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual
(barang dalam proses atau pengolahan).
c.
Akan digunakan untuk produksi barang jadi yang akan dijual
(bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal
perusahaan.
2.5.2 Prosedur Persediaan
Prosedur
adalah
suatu urutan kegiatan klerikal
biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat
untuk
menjamin
penanganan
secara
seragam
transaksi
perusahaan yang terjadi secara berulang ulang.
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
system terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan
urutan kegiatan klerikal.
Kegiatan klerikal (klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut
ini yang dilakukan untuk mencatat informasi :
a.
Menulis
b.
Menggandakan
c.
Menghitung
d.
Memberi kode
e.
Mendaftar
18
f.
Memilih
g.
Memindah
h.
Membandingkan
dan, prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal adalah
sebagai berikut :
1.
Laporan, yaitu hasil akhir dari sebuah proses.
2.
Jurnal,
yaitu
catatan
yang
digunakan
untuk
mencatat,
mengklarifikasikan, dan meringkas data.
3.
Formulir, yaitu dokumen yang digunakan untuk merekm terjadinya
transaksi.
2.5.3 Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu :
1.
Metode Mutasi Persediaan (Perpectual Inventory Method)
Setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
Metode ini cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan
baku perusahaan yang harga pokoknya dikumpulkan dengan
metode harga pokok pesanan.
2.
Metode Persediaan Fisik ( Physical Inventory Method )
Hanya tambahan persediaan yang dicatat, sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu
perediaan untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang
dipakai atau dijual harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa
perediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode.harga
pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok
persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan
yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan.
19
2.5.4 Sistem Dan Prosedur Dengan Sistem Persediaan
Sistem dan prosedur dengan system persediaan nya adalah sebagai
berikut :
a.
Prosedur pencatatan produk jadi.
b.
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
c.
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima
kembali dari pembeli.
d.
Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga
pokok persediaan produk dalam proses.
e.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
f.
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan
kepada pemasok.
g.
Prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang.
h.
Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena
pengembalian barang di gudang.
i.
Sistem perhitungan fisik persediaan.
2.5.5 Tujuan Persediaan
Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu
perusahaan sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian
persediaan yang dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan
pada
tingkat
yang
optimal
sehingga
diperoleh
penghematan-
penghematan untuk persediaan tersebut. Hal inilah yang dianggap
penting untuk dilakukan perhitungan persediaan sehingga dapat
menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan
dapat
menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau
pengeluaran biaya yang ekonomis.
20
Dengan demikian yang dimaksud dengan pengelolaan persediaan
adalah “Kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku
dan penolong) yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan
tidak pula kurang atau sedikit dibandingkan dengan kebutuhan atau
permintaan”. Dari pengertian tersebut, maka tujuan pengelolaan
persediaan adalah sebagai berikut :
1.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen
dengan cepat (memuaskan konsumen).
2.
Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan
tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan
terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan :

Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi
langka sehingga sulit untuk diperoleh.

Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang
dipesan.
3.
Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan
dan laba perusahaan.
4.
Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari,
karena dapat mengakibatkan biaya menjadi besar.
5.
Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besarbesaran, karena mengakibatkan biaya menjadi besar.
Dari beberapa tujuan pengendalian di atas maka dapat
disimpulkan bahwa tujuan pengendalian persediaan adalah untuk
menjamin terdapatnya persediaan sesuai kebutuhan. Ada dua macam
kelompok bahan baku, yaitu :
1.
Bahan baku langsung (Direct Material), yaitu bahan yang
membentuk dan merupakan bagian dari barang jadi yang biasanya
dengan mudah bisa ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut.
21
Jumlah bahan baku langsung bersifat variabel, artinya sangat
bergantung atau dipengaruhi oleh besar kecilnya volume produksi
atau perubahan output.
Contoh :
2.

Kain adalah bahan baku industri garment atau pakaian jadi.

Tepung terigu adalah bahan baku pabrik roti.
Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang
dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit untuk menelusuri
biayanya pada setiap barang jadi.
Contoh :

Benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam
industri garment.

Garam dan ragi adalah bahan baku tak langsung pembuatan
roti.
2.5.6 Fungsi Persediaan
a.
Fungsi Ekonomi Lot Sizing
Fungsi Ekonomi Lot Sizing adalah persediaan yang diadakan
dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada
saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan memperoleh potongan
harga (Quantity Discount) karena pembelian dalam jumlah yang
besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah.
b.
Fungsi Anticipate
Fungsi Anticipate yaitu persediaan yang diadakan untuk
menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti
mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat permintaan
tinggi perusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah
yang dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk
22
mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga
tidak menggangu operasi perusahaan.
c.
Fungsi Fluctuation
Fungsi Fluctuation merupakan persediaan yang diadakan
untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan
sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak terduga
seperti terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan, kesalahan
waktu produksi, kesalahan pengiriman.
2.5.7
Jenis Persediaan
Persediaan dapat diklasifikasikan menurut beberapa kategori,
tergantung pada jenis kegiatan usaha perusahaan apakah perusahaan itu
merupakan perusahaan dagang atau manufaktur. Menurut Kieso
(2002:444) persediaan dapat diklasifikasikan berdasarkan kegiatan
usahanya yaitu sebagai berikut :
1.
Perusahaan Dagang
Dalam perusahaan dagang, perusahaan hanya mengenal satu
jenis persediaan yaitu barang dagangan yang siap dijual.
2.
Perusahaan Manufaktur
Terdapat 3 jenis perusahaan yaitu :
1. Persediaan bahan baku untuk diproduksi
Meliputi bahan baku yang diperoleh dari sumber daya alam
ataupun beberapa jenis produk yang dibeli perusahaan lain.
2. Persediaan barang dalam proses
Meliputi produk-produk yang telah dimasukkan kedalam
proses produksi, namun belum selesai diolah.
3. Persediaan barang jadi
Meliputi produk olahan yang siap dijual kepada pelanggan.
23
2.5.8
Metode Penilaian Persediaan
2.5.8.1 Metode Pengendalian Persediaan
Metode ini menggunakan matematika dan statistik sebagai
alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam
sistem persediaan. Pada dasarnya, metode ini berusaha mencari
jawaban optimal dalam menetukan :

Jumlah ukuran pemesanan ekonomis (EOQ)

Titik pemesanan kembali (Reorder point)

Jumlah cadangan pengaman (Safety Stock) yang diperlukan
Metode ini sering juga disebut metode pengendalian
tradisional karena memberi dasar lahirnya metode baru yang lebih
modern.
Metode pengendalian persediaan secara statistic ini biasanya
digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaanya bersifat
bebas (Dependent) dan dikelola saling tidak bergantungan. Yang
dimaksud permintaan bebas adalah permintaan yang hanya
dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi
produksi. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan
suku cadang pengganti (Spare Part).
Ditinjau dari sejarah perkembangannya, metode ini secara
formal diperkenalkan oleh Wilson pada tahun 1929 dengan
mencoba mencari jawaban dasar, yaitu :

Berapa jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali
pemesanan?

Kapan saat pemesanaan harus dilakukan?
Pengembangan formula Wilson kemudian dikembangkan
pada keadaan yang lebih realistic, terutama untuk fenomena yang
24
bersifat probabilistic. Hal ini kemudian memunculkan 2 metode
dasar pengendalian persediaan yang bersifat probabilistic, yaitu :

Metode P, yang menganut aturan bahwa saat pemesanan
bersifat regular mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan,
bulanan), sedangkan kuantitas pemesanan akan berulang-ulang.

Metode Q, yang menganut aturan bahwa jumlah ukuran
pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali
pesan, sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi.
2.5.8.2 Model Statis EOQ
Model persediaan yang paling sederhana ini memakai asumsiasumsi sebagai berikut :
1. Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan.
2. Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui (tertentu).
3. Barang yang sudah dipesan diasumsikan dapat segera tersedia
(Instaneously) atau tingkat produksi (Production Rate) barang
yang dipesan berlimpah (tak terhingga).
4. Waktu ancang-ancang (Lead Time) bersifat konstan.
5. Setiap pesanan diterima dalam sekali pengiriman dan langsung
dapat digunakan.
6. Tidak ada pesanan ulang (Back Order) karena kehabisan
persediaan (Shortage).
7. Tidak ada diskon untuk jumlah pembelian yang banyak
(Quantity Discount).
Dari asumsi-asumsi diatas, model ini mungkin diaplikasikan
baik pada sistem manufaktur seperti penentuan persediaan bahan
baku dan pada sistem non manufaktur seperti pada penentuan
jumlah bola lampu pada suatu bangunan. Penggunaan perlengkapan
25
habis pakai (office supplies) seperti pensil, kertas, dan buku nota;
konsumsi bahan-bahan makanan seperti beras, jagung, dan lain-lain.
2.5.8.3 Pengaman (Safety stock)
Karena
pemesanan
dilakukan
berulang-ulang,
perlu
dipertimbangkan pesediaan pengaman (safety stock) dan kapan
memesan kembali (Re-Order Point atau ROP). Berapa besar safety
stock ini tergantung pada kebijakan perusahaan dan pengalaman di
masa yang lalu. Kebanyakan perusahaan menentukan safety stock
sejumlah 1 (satu) bulan pemakaian normal dan juga yang lebih
sedikit.
2.5.8.4 Just in Time (JIT)
Adalah filosofi manajemen dari pemecahan masalah yang
berkelanjutan dan dipaksakan, sehingga pemasok-pemasok dan
komponen-komponen ditarik melalui sistem untuk menunjukkan
dimana dan kapan mereka dibutuhkan.
JIT memusuhi pemborosan yang tidak memberi nilai tambah
produk. JIT juga membeberkan permasalahan dan kemacetan yang
disebabkan oleh keragaman (variabilitas). Keragaman ini terjadi
karena adanya deviasi dari nilai optimum. JIT juga akan mampu
mencapai produksi ramping dengan mengurangi persediaan.
Ada beberapa pemborosan yang dapat terjadi dalam proses
produksi
yang
terdiri dari kelebihan
produksi,
menunggu
transportasi, proses yang tidak efisien, persediaan, gerakan yang
tidak perlu dan produk cacat.
26
Kontribusi JIT untuk keunggulan bersaing
Paling tidak terdapat 7 kontribusi JIT untuk memperoleh
keunggulan bersaing, yaitu: pemasok, tata letak, persediaan,
penjadwalan, pemeliharaan pencegahan, mutu produksi dan
pemberdayaan karyawan.
a. JIT pada pemasok
Dengan semangat JIT, jumlah pemasok sebaiknya sedikit,
ada hubungan kedekatan dan pemasok yang senantiasa
berbisnis ulang dengan kita. Perlu dilakukan analisis untuk
memilih pemasok yang mampu bersaing dengan harga yang
bersaing. Penawaran yang bersaing sebagian besar dibatasi
kepada pembeli baru. Pembeli mempertahankan integrasi
verttikal dari bisnis pemasok. Para pemasok seringkali
mendorong untuk menerapkan JIT kepada pemasok-pemasok
mereka.
b.
JIT pada Tata Letak
Tujuan JIT adalah mengurangi perpindahan orang
maupun perpindahan barang. Hal ini disebabkan bahwa
perpindahan merupakan pemborosan. Oleh karena itu, JIT
menghendaki sel-sel kerja untuk produk-produk yang sejenis.
JIT juga menghendaki mesin-mesin yang dapat dipindahkan
dan dapat diubah-ubah, jarak yang dekat, ruang yang sedikit
untuk persediaan, dan pengiriman langsung ke tempat kerja.
c.
JIT pada Persediaan
JIT pada persediaan menggunakan sistem tarik (Pull
System) untuk memindahkan persediaan. JIT akan mengurangi
ukuran lot dan mengurangi waktu penyetelan. Perlu juga
dikembangkan sistem JIT pada pengiriman dengan pemasok
27
melalui pengiriman langsung kepada titik penggunaan. JIT
akan melakukan penjadwalan serta menggunakan grup
teknologi.
d.
JIT pada Penjadwalan
JIT
pada
penjadwalan
dapat
ditempuh
dengan
mengkomunikasikan jadwal tersebut kepada pemasok. Perlu
dibuat derajat-derajat penjadwalan. JIT mencari lembaran mana
yang dibuat dan lembaran yang dipindahkan. JIT akan
menghilangkan pemborosan, memproduksi dalam lot yang
kecil, menggunakan Kanban dan membuat masing-masing
produksi operasi menjadi bagian yang penting.
e.
JIT pada Pemeliharaan Pencegahan
JIT pada pemeliharaan pencegahan dapat ditempuh
dengan pemeliharaan pencegahan yang terjadwal dan rutin
harian. Pihak yang melakukan pemeliharaan ini adalah
operator. Operator itu harus operator yang mengetahui mesin,
agar dalam memeliharanya tidak ada hambatan yang berarti.
Pemeliharaan pencegahan ini sangat baik untuk menjaga
kualitas produk.
f.
JIT pada Kualitas
JIT pada kualitas adalah diiterapkannya kendali proses
secara statistic. Untuk itu, maka pegawai harus diberdayakan,
membangun metode-metode yang selamat dari kegagalan
(seperti daftar periksa dan lain-lain) serta menyediakan empan
balik yang cepat.
g.
JIT pada Pemberdayaan Karyawan
JIT
pada
pemberdayaan
karyawan
adalah
di
kembangkannya pelatihan-pelatihan. Karena dengan karyawan
yang berkembang, maka proses JIT sebenarnya sudah dimulai.
28
Hal ini disebabkan pada prinsipnya, yang mengetahui seluk
beluk pekerjaan itu adalah karyawan itu sendiri.
2.5.9 Prinsip Kerja JIT
Prinsip kerja JIT dapat dibagi kepada tiga bagian besar yaitu:
1.
Cost reduction, karena menggunakan prinsip 5S.
2.
Inventory reduction, karena just in time (yang menggunakan
konsep pull system) melawan just in case (yang menggunakan
konsep push sistem).
3.
Quality improvement dimulai dari: Pemberdayaan karyawan
kemudian kualitas sebagai paradigma baru setiap orang dan
akhirnya pada gugus kendali mutu.
2.5.10 Faktor Penentu Safety Stock
Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock
adalah sebagai berikut :
1.
Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :
a.
Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang
dipesan, apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari
waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian.
b.
Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku untuk
produksi.
2.
Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.
3.
Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antar perusahaan dapat
ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan
pelanggan, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.
29
2.6
Analisa Sistem
2.6.1 Pengertian Analisa Sistem
Analisis sistem (Sistem Analysis) merupakan penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan
permasalahan-permasalahan,
dan
mengevaluasi
kesempatan-kesempatan,
hambatan-
hambatan yang terjadi, dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2.6.2 Tahap-Tahap Analisa Sistem
Dalam analisis sistem terdapat tahapan atau langkah-langkah dasar
yang harus dilakukan seorang analis sistem, yaitu :
1.
Identity yaitu mengidentifikasikan masalah
Merupakan langkah pertama yang harus dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu
pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan.
2.
Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara rinci
bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi
dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara
melakukan penelitian, analisis sistem dapat mengumpulkan data
dengan menggunakan tehnik pengumpulan data yang ada yaitu
wawancara, observasi, dan daftar pertanyaan.
3.
Analisa yaitu menganalisa hasil penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari
hasil penelitian yang telah dilakukan.
4.
Report yaitu membuat hasil penelitian
30
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas
berikutnya dari analisis sistem dan timnya adalah membuat
laporan analisis.
2.6.3 Alat Bantu Dalam Analisa Sistem
Alat analisis yang dipakai adalah diagram alir dokumen (Flow Of
Document) atau diagram alir sistem lama (Flow Of System). Fungsi
diagram ini adalah untuk mendefinisikan hubungan antara bagian
(pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data
(dalam bentuk dokumen masukan dan keluaran).
Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem
adalah :
Nama Simbol
Dokumen
Gambar Simbol
Keterangan
Digunakan
untuk
mendefinisikan
masukan
dokumen
(formulir)
dan
dokumen keluaran (laporan).
Proses
Digunakan
Manual
mendefinisikan
manual,
untuk
pekerjaan
seperti
ACC,
pencampuran, terima gaji, dan
lain-lain.
Proses
Digunakan
Berbasis
mendefinisikan proses yang
Komputer
dilakukan dengan komputer,
misalnya
untuk
penghitungan,
pencetakan laporan.
31
Konektor
Mendefinisikan
penghubung
(Penghubung)
ke halaman yang masih sama.
Konektor
Mendefinisikan
penghubung
ke bagian lain dalam halaman
yang berbeda.
File Master
Mendefinisikan penyimpanan
untuk data master.
File Transaksi
Mendefinisikan penyimpanan
yang bukan master. Biasanya
berupa
file-file
transaksi,
referensi, temporer, dan lainlain
Prosedur
Mendefinisikan prosedur lain
Yang
yang tidak termasuk sebagai
Tidak
Terdefinisi
bagian dari sistem prosedur
yang dibuat.
Kartu Plong
Mendefinisikan
output
yang
input
atau
menggunakan
kartu plong (punched card).
Pita
Kertas
Berlubang
Mendefinisikan
output
yang
input
atau
menggunakan
kertas berlubang.
Pita Magnetik
Mendefinisikan
input
atau
output yang menggunakan pita
magnetik.
Drum
Mendefinisikan
Magnetik
output
yang
drum magnetic
input
atau
menggunakan
32
Gambar 2.2: Simbol Dalam FOD
2.7
Perancangan Sistem
2.7.1
Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan gambaran tentang sistem yang
akan dibuat untuk user maupun programmer. Pada tahap perancangan
system, perancangan system juga menentukan bagaimana suatu system
menyelesaikan suatu tugas atau masalah.
2.7.2 Bagian Data
Data mempunyai jenjang mulai dari karakter, field, record, file,
dan database.
1.
Karakter
Karakter merupakan bagian dari data yang terkecil, dan
dapat berupa numerik, huruf ataupun karakter khusus yang
membentuk suatu item data.
2.
Field
Field menggambarkan suatu atribut dari record yang
menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat.
Kumpulan suatu field membentuk suatu record.
3.
Record
Record
merupakan
kumpulan
dari
field
yang
menggambarkan suatu unit data individu yang tertentu. Kumpulan
dari record membentuk suatu file.
4.
File
File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu
kesatuan data yang sejenis.
5.
Database
33
Merupakan kumpulan dari file yang membentuk suatu
database. Pada tahap perancangan terinci, perancangan database
dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap
file yang telah di identifikasikan didalam perancangan secara
umum.
2.7.3 Alat Dalam Perancangan Sistem
a.
Contex Diagram
Contex Diagram adalah bagian dari DFD yang berfungsi
memetakkan model lingkungan yang dipresentasikan dengan
lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan system yang
menunjukkan batas system informasi yang menunjukkan hubungan
suatu proses dengan entitasnya.
b. Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang ada atau suatu yang baru akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, dimana data tersebut
mengalir (misalnya melalui file kartu, hardisk, disket, dll). DFD
merupakan alat yang digunakan pada metode pengembangan sistem
terstruktur.
34
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai
berikut :
SIMBOL
1. External Entity
KETERANGAN
Menggambarkan asal atau tujuan
data diluar sistem
2. Proses
Menggambarkan entitas atau proses
dimana aliran data masuk
ditransformasikan ke aliran data
keluar
3. Arus Data
Menggambarkan aliran data
4. Penyimpanan Data
Menggambarkan tempat data
disimpan
Gambar 2.3: Simbol Dalam DFD
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD bermaksud untuk
mewakili :
a. External entity (kesatuan luar)
b. Data flow (arus data)
c. Procces (proses)
d. Data store (simpanan data)
c.
Entity Relational Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang
menunjukkan hubungan antara entity-entity suatu sistem. Simbol-
35
simbol yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram adalah
sebagai berikut :
Simbol-simbol yang digunakan dalam ERD adalah sebagai
berikut :
SIMBOL
KETERANGAN
1. Entity
Digunakan untuk menggambarkan
objek yang dapat didefinisikan
dalam lingkungan pemakai
2. Atribut
Berfungsi untuk menggambarkan
elemen-elemen dari suatu entity
3. Hubungan
Entity dapat berhubungan satu sama
lain. Hubungan ini disebut
relationship.
4. Garis
Digunakan untuk menghubungkan
entity, atribut dan relasi
Gambar 2.4: Simbol Dalam ERD
d. Kardinalitas/Derajat Relasi
Kardinalitas menunjukkan jumlah maksimal entitas yang
dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Dari
sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas tersebut,
kardinalitas relasi menunjuk kepada hubungan maksimal yang
terjadi dari himpunan entitas lain dan begitu juga sebaliknya.
Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas
berupa :
36
1. One to One
Setiap entitas A berhubungan dengan dengan paling
banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B dan
begitu juga sebaliknya setiap entitas B berhubungan dengan
paling banyak dengan satu entitas himpunan A.
A
B
1
1
2
2
3
3
Gambar 2.5: Relasi One To One
2. One to Many
Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas B hanya
dapat berhubungan dengan satu entitas himpunan A.
A
B
1
1
2
2
3
3
Gambar 2.6: Relasi One To Many
3. Many to Many
Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, begitu juga sebaliknya setiap
entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan
A.
37
A
B
1
1
2
2
3
3
Gambar 2.7: Relasi Many To Many
e.
Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data
elemen menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada
proses normalisasi akan selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah
ada kesulitan didalam menambah atau insert, menghapus atau
delete, mengubah atau update, membaca atau rettrieve pada suatu
database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi
dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain
perancangan belumlah mendapat database yang optimal. Ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalm membuat normalisasi
suatu data, yaitu :
a.
Field atau Atribut Kunci
Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu
field atau set field yang dapat mewakili record. Misalnya
nomor anggota, merupakan kunci dari tabel anggota suatu
lembaga. Field nomor anggota itu bersifat unik.
b.
Candidate Key
Candidate key adalah suatu atribut yang mendefinisikan
secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.
Tahap-tahap dalam proses normalisasi dikenal sebagi berikut :
38
1.
Bentuk Tidak Normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan
direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, data
dapat tidak lengkap atau terduplikasi. Data dapat
dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2.
Bentuk Normal Kesatu (1NP/ First Normal Form)
Bentuk normal kesatu memiliki ciri-ciri :
a.
Setiap data dibentuk dalam flat file (file dasar/rate) data
dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai
dari field-field berupa “Otomic Value”.
b.
Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut
bernilai ganda (multi value).
c.
Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan
kumpulan data yang mempunyai arti mendua, hanya satu
arti saja dan bukanlah pecahan kata sehingga artinya lain.
3.
Bentuk Normal Kedua (2NP/ Second Normal Form)
Bentuk normal kedua memiliki ciri-ciri :
a.
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal
kesatu.
b.
Atribut bukan kunci haruslah tergantung secara fungsi
pada kunci utama.
c.
Kunci field haruslah urut dan dapat mewakili yang
menjadi anggotanya.
4.
Bentuk Normal Ketiga (3NP/ Third Normal Form)
Bentuk normal ketiga memiliki ciri-ciri :
a.
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal
kedua.
39
b.
Semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang
transitif, dengan kata lain setiap atribut bukan kunci
haruslah tergantung pada kunci utama secra menyeluruh.
c.
Kunci field haruslah urut dan dapat mewakili yang
menjadi anggotanya.
5.
Bentuk Normal Keempat (4NP/ Fourth Normal Form)
Bentuk normal keempat adalah suatu relasi dalam
bentuk normal ketiga dan determinsasinya merupakan
kandidat key, yang mana rincian data yang ada didalamnya
tidak mengalami ketergantungan pada banyak nilai adalah
juga merupakan fungsional deperence.
6.
Bentuk Normal Kelima (5NP/ Fifth Normal Form)
Suatu relasi berada dalam bentuk normal kelima jika
kerelasian data yang ada didalamnya, struktur data lebih
sedikit. Dalam pengertian lain, jika struktur data hanya dapat
dikomposisikan menjadi record-record yang lebih kecil, yang
kesemuanya mempunyai kunci yang sama, maka struktur data
tersebut disebut sebagi bentuk normal kelima.
f.
Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data berfungsi untuk membantu pelaku system agar
mengerti aplikasi secara detail dan mereorganisasikan semua
elemen data yang digunakan sebagai pemakai dan penganalisa
system mempunyai dasar pengertian system yang sama tentang
masukan, keluaran, penyimpanan, dan proses.
40
Simbol Kamus Data
=
Keterangan
Terdiri
dari,
mendefinisikan,
diuraikan, menjadi, artinya.
+
Dan
( )
Opsional (boleh ada / tidak)
{}
Memilih salah satu dari sejumlah
alternatif, seleksi
* *
Komentar
@
Identifikasi atribut kunci
[ ]
Pilihan dari salah satu dari
sejumlah alternatif Memisahkan
sejumlah alternatif pilihan antara
symbol [ ]
Tabel 2.1: Simbol Kamus Data
41
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Rancangan Penelitian Yang Digunakan
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Yang dimaksud penelitian
deskriptif adalah penelitian yang memberikan gambaran serta mengungkapkan
fakta secara detail. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
pengendalian input dan pengendalian output yang diterapkan oleh program
aplikasi software yang digunakan oleh PT. Gugah Perkasa Ripta atas Sistem
Persediaan Barang.
Penelitian ini dilakukan tidak hanya terbatas sampai pada pengumpulan
dan penyusunan data, tetapi penelitian ini juga meliputi analisis data tersebut.
Penelitian ini ditutup dengan pembuatan kesimpulan dan saran dari penulis atas
data yang dioleh tersebut pada tahap terakhir.
Rancangan penelitian berupa studi kasus, karena peneliti hanya
melakukan penelitian pada satu obyek saja dengan menekankan pada
kedalaman analisis masalah untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Data
untuk menyelesaikan masalah itu dianggap sabagai satu kesatuan yang
terintegrasi.
4.2. Fokus Penelitian
Perlunya suatu fokus penelitian adalah untuk membatasi studi dalam
penelitian sehingga obyek yang akan diteliti tidak terlalu luas. Berdasarkan hal
tersebut maka fokus penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah :
1.
Sistem Persediaan Barang
Sistem Persediaan Barang adalah suatu sistem yang terdiri dari
rangkaian atau urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan yang
dikerjakan oleh bagian yang berkaitan dengan persediaan barang mulai dari
42
proses pencatatan barang masuk berdasarkan nama dan kode barang,
hingga retur barang.
2.
Teknologi Informasi
Teknologi Informasi adalah sarana atau peralatan yang mendukung
pengolahan data yang diaplikasikan oleh perusahaan yang berhubungan
dengan pengendalian barang digudang.
4.3. Teknik Pengambilan Sampel
 Populasi
Populasi merupakan sekumpulan objek yang ditentukan melalui
kriteria-kriteria tertentu, antara lain yang dapat dikategorikan ke dalam objek
tersebut : manusia (SDM), file-file atau dokumen-dokumen yang dipandang
sebagai objek penelitian, sedangkan yang dimaksud dengan populasi sasaran
adalah populasi yang akan digunakan untuk menjadi sasaran penelitian.
Berdasarkan pengertian tersebut dan disesuaikan dengan judul “Sistem
Informasi Persediaan Barang Pada PT Gugah Perkasa Ripta”, maka yang
menjadi populasi sasaran dalam penelitian ini adalah bagian-bagian yang
terkait dengan Laporan Persediaan Barang Jadi. Bagian-bagian tersebut
meliputi Sub Seksi Akuntansi Keuangan dan Sub Seksi Pengadaan dan
Penggudangan, serta data dari kedua variabel tersebut mulai dari tahun 2008
sampai dengan 2012.
4.4. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian merupakan alat bantu yang digunakan dalam
melakukan kegiatan pengumpulan data. Adapun instrumen yang dipergunakan
dalam penelitian ini adalah peneliti sendiri, interview guide (pedoman
wawancara) dan field note (catatan lapangan). Dalam penelitian ini instrument
penelitian yang digunakan antara lain :
43
1.
Pedoman Wawancara, yaitu panduan yang berupa daftar pertanyaan yang
akan dipergunakan sebagai panduan didalam melakukan observasi dan
wawancara dengan responden yang berhubungan dengan masalah
penelitian.
2.
Pedoman Observasi, yaitu panduan yang digunakan dalam melakukan
pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian.
3.
Pedoman
Dokumentasi,
yaitu
panduan
untuk
mempelajari
dan
mendokumentasikan catatan-catatan yang berkaitan dengan penelitian.
4.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang Lingkup pada penelitian ini dibatasi hanya pada pembuatan
aplikasi meliputi pembelian, penjualan, laporan pembelian dan penjualan
selama periode tertentu, retur pembelian, retur penjualan beserta laporannya.
4.6.
Prosedur Pengambilan Atau Pengumpulan Data Secara Rinci
Teknik pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu melalui data
primer yang bersumber dari :
a.
Penelitian lapangan (Field Research)
Merupakan penelitian yang dilakukan ditempat dimana informasi
secara langsung dapat diperoleh, dengan cara :
1.
Observasi
Adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan
langsung ke tempat objek yang diteliti.
2.
Wawancara
Yaitu melakukan tanya jawab dengan pimpinan dan personil
perusahaan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas. Dari
pendekatan ini, diharapkan diperoleh gambaran umum. Mengenai
44
Aktivitas perusahaan serta hal-hal lain yang berhubungan dengan
Laporan Penilaian Persediaan.
b.
Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh data sekunder sebagai
dasar atau landasan teoritis yang ada kaitannya dengan masalah yang
diteliti, sehingga diperoleh suatu pengertian yang mendalam dan
pembahasannya mempunyai landasan yang kuat dan akurat, Sumber
penelitian kepustakaan ditempuh dengan cara sebagai berikut :

Membaca literature yang ada hubungan dengan masalah yang dibahas.

Membaca serta mempelajari dalam buku-buku teks lainnya.
3.6.1
Prosedur Pengumpulan Data.
Setelah semua data yang diperlukan penulis diperoleh
selanjutnya penulis melakukan pengolahan data dengan cara :
a. Menyusun kembali data-data yang telah diperoleh secara
sistematis dan teratur guna kelancaran di dalam penulisan
skripsi ini.
b. Memasukan data-data yang telah diperoleh kedalam aplikasi
komputer guna mengecek data tersebut, hal ini dilakukan untuk
menghindari kesalahan-kesalahan perhitungan yang ada pada
pos-pos laporan. Mengelompokan kembali data-data yang
sejenis dalam bentuk tabel guna memudahkan penulis di dalam
penulisan skripsi ini.
4.7. Teknik Analisis Data
45
Analisis data penelitian merupakan bagian dari proses pengujian data
setelah tahap pemilihan dan pengumpulan data penelitian. Motode analisis data
yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif, dimana
dalam metode ini tidak terbatas hanya sampai pengumpulan dan penyusunan
data, tetapi meliputi analisis dan interpretasi data tersebut.
Dalam penelitian ini metode yang digunakan yaitu dengan membaca
tabel, gambar dan bagan yang tersedia, juga dokumen yang dikumpulkan,
kemudian selanjutnya menganalisisnya. Dapat dilihat suatu Sistem Persediaan
Barang yang dapat menjadi sarana pendukung operasional perusahaan, dan
yang terakhir dapat diambil suatu kesimpulan dan saran yang perlu
disampaikan.
Berkenaan dengan penelitian ini, tahapan-tahapan dalam metode analisis
data yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Menggambarkan secara rinci serangkaian prosedur kerja pada Sistem
Informasi Persediaan Barang.
2. Selanjutnya hasil dari langkah pertama dianalisis untuk mencari tahu
kekurangan dan kelemahannya. Tahap ini dilakukan melalui pengamatan
berdasarkan fokus penelitian pada Sistem Informasi Persediaan Barang
yang diterapkan oleh perusahaan.
3. Tahap Desain Sistem
Dari hasil analisis sistem yang telah dilakukan, maka selanjutnya peneliti
akan melakukan perancangan sistem yang meliputi :
a. Desain model
Pada tahap ini, peneliti akan merancang model-model yang digunakan
dalam penyusunan sistem informasi persediaan barang berbasis
komputer dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem, yaitu
berupa :
1.
Desain Logik (Logical Design)
46
Desain logik yang dimaksud disini adalah pembuatan Context
Diagram (CD). Context Diagram akan memberikan gambaran
mengenai informasi dan proses berjalannya sistem yang ada.
2.
Desain Fisik (Physical Design)
Desain fisik pada model ini berupa DFD.dimana DFD merupakan
alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem
yang terstruktur.
b. Desain Basis Data, meliputi :
1.
Desain Entity Relationship Diagram (ERD)
Merupakan penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan ERD,
model dapat diuji dengan mengabaikan proses yang dilakukan.
2.
Desain Struktur File Basis Data
Database merupakan kumpulan file / tabel yang saling berkaitan
satu sama lainnya dimana hubungan antara file direlasikan dengan
kunci (relation key) yang merupakan kunci primer dari masingmasing file. Database tersimpan pada simpanan luar komputer dan
digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
Basisdata merupakan salah satu komponen penting dalam sistem
informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi
para pemakainya.
c. Desain Input
Pada tahap ini, peneliti akan merancang tampilan antar muka (interface)
yang berfungsi sebagai perantara antara pengguna sistem dengan sistem
itu sendiri. Alat yang digunakan untuk memasukkan data yang pada
system itu adalah keyboard dan mouse, sehingga desain input adalah
berupa tampilan antar muka di layar komputer yang meminta masukan
dari keyboard dan mouse.
47
d. Desain Output
Tahap ini peneliti akan merancang output yang merupakan hasil
keluaran sistem informasi, yaitu berupa tampilan di layar komputer.
e. Desain Teknologi
Pada tahap ini peneliti merancang teknologi yang akan digunakan dalam
sistem informasi persediaan barang berbasis komputer yang terdiri dari
teknologi computer meliputi perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software), dan pengguna (brainware).
1.
Setelah tahap desain sistem, langkah selanjutnya adalah mendeskripsikan
desain
sistem,
terutama
desain
input
dan
outputnya
dalam
mengimplementasikan desain sistem tersebut, yang nantinya digunakan
sebagai sistem informasi persediaan barang pada unit PT Gugah Perkasa
Ripta.
2.
Untuk langkah yang terakhir adalah pengujian dari hasil desain sistem
informasi persediaan barang tersebut pada unit PT Gugah Perkasa Ripta.
48
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
8.1. Hasil Penelitian
4.1.1
Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1.1. Sejarah
PT. Gugah Perkasa Ripta di dirikan dengan Akta Notaris R.M.
Soetomo Soeprapto, SH di Semarang tanggal 9 Maret 1993 dengan
Akta Pendirian No.5 Tahun 1993 sampai sekarang bertempat di Jl.
Selomulyo Mukti Barat F-272, Semarang.
PT. Gugah Perkasa Ripta bergerak di bidang pengadaan barang
dan jasa, diantaranya pengadaan Barang elektronik dan komputer
(termasuk alat pencatat KWH meter), bahan bangunan dan kontruksi,
peralatan keselamatan kerja, peralatan kantor, dll dan penyediaan jasa
pencatat KWH-meter (CATER), pemutusan dan penyambungan
listrik, rekondisi KWH-meter, sewa angkutan darat, cleaning service,
fumigasi (pengasapan), dll.
Salah satu bidang usaha terbesar adalah Cater (pencatat KWHMeter) dengan pelanggannya adalah PLN di berbagai Area Pelanggan
& Jaringan (APJ).
4.1.1.2. Visi dan Misi Perusahaan
a.
Visi
 Menjadi mitra usaha yang berteknologi tinggi dan terpercaya.
 Maju dan berkembang bersama sesuai zaman.
b.
Misi
49
 Menaikkan citra PLN di mata masyarakat Indonesia pada
khususnya dan di mata dunia pada umumnya.
 Meningkatkan Mutu Pelayanan kepada pelanggan
 Mengamankan pendapatan (Revenue) PLN.
 Menjadi penghubung yang berkompeten dari PLN ke
Pelanggan dan dari Pelanggan ke PLN.
4.1.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Pembentukan struktur organisasi merupakan hal yang sangat
penting bagi perusahaan karena didalamnya terdapat sistem pembagian
wewenang dan tanggung jawab penempatan pegawai secara efektif,
dengan adanya struktur organisasi akan memberikan gambaran jelas
tentang kedudukan dan hubungan dari tiap bagian, struktur organisasi
dapat mencegah terjadinya tumpang tindih terhadap tugas, wewenang
dan tanggung jawab dari masing masing bagian atau pegawai yang ada
di dalam perusahaan.
50
4.1.1.4. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
Untuk meningkatkan daya saing Perusahaan PT. GPR
bertekad untuk menerapkan suatu Sistem Manajemen yang
bertaraf internasional, yaitu Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2000. Penerapan dimulai sejak Manual ini disahkan dengan
ruang lingkup dan registrasi sertifikasi PT Gugah Perkasa Ripta
sebagai : “ Penyedia Jasa Outsource Baca Meter (CATER) dan
penyediaan barang ”. Penerapan dan sertifikasi dilakukan untuk
semua proses di kantor pusat, tidak mencakup aktifitas langsung di
kantor area/unit.
Dari keseluruhan SMM yang diterapkan,
menetapkan
pengecualian
dalam
penerapan
PT. GPR
klausul
ISO
9001:2000 yaitu :

Clausul 7.3 Desain dan pengembangan.

Clausul 7.5.2 Validasi Ketentuan Produksi & Jasa, karena
keseluruhan kegiatan proses dan produk dapat di ukur
hasilnya.

Clausul 7.6 Pengendalian Alat Pemeriksaan, Pengukuran &
Pengujian, karena tidak ada alat ukur yang digunakan yang
terkait dengan mutu produk.
4.1.1.5. Uraian Tugas Perusahaan Yang Terkait
a.
Bagian Persediaan Barang
Tugas pokoknya bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan di
bidang persediaan meliputi :
1. Menyediakan barang yang akan di pasarkan.
51
2. Melaporkan stok barang.
3. Mengajukan pertambahan persediaan.
4. Membuat laporan keluar masuknya barang dalam persediaan.
b.
Bagian Gudang
Tugas pokoknya bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan di
mengelola persediaan yang terdapat di gudang meliputi :
1. Membereskan barang persediaan di dalam gudang.
2. Melaporkan barang terdapat di gudang kepada bagian
persediaan barang.
3. Mencatat barang barang yang terdapat di gudang.
c.
Bagian Administrasi dan Keuangan
Tugas pokoknya bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan di
bagian administrasi dan keuangan meliputi :
1. Bertanggung
jawab
atas
merencanakan,
pengarahan,
pengawasan atas administrasi perusahaan yang berkaitan
dengan aspek legalitas perusahaan, dokumen aset dan barang
opoerasional perusahaan.
2. Menyusun
rencana
anggaran
pendapatan
dan
belanja
operasional perusahaan.
3. Mengawasi realisasi anggaran pendapatan dan belanja yang
telah mendapatkan persetujuan.
4. Membuat laporan keuangan.
5. Menganalisis laporan keuangan.
6. Memelihara data asset perusahaan serta persedian barang agar
dapat memenuhi kebutuhan laporan bulanan.
d.
Bagian Pemasaran
Tugas pokoknya bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan di
bagian pemasaran barang meliputi :
1. Melakukan pemasaran langsung kepada konsumen.
52
2. Mengajukan pesanaan barang terhadap bagian persediaan.
3. Melaporkan kegiatan pemasaran ke bagian administrasi dan
keuangan.
4. Memberikan pelayanan terhadap konsumen.
4.1.2
Metode Dan Komponen–Komponen Yang Digunakan Dalam
Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Persedian pada PT.
Gugah Perkasa Ripta
Metode yang digunakan dalam Pengembangan Sistem Informasi
Akuntansi Persedian pada PT. Gugah Perkasa Ripta menggunakan
metode prototyping dimana model kerja sistem informasi ini belum
lengkap perlu adanya perubahan. Metode ini hanya menggunakan
perangkat lunak sebelumnya yang telah di pergunakan sebagai
perangkat pendukung, prototyping adalah bahasa pemograman
tingkatan yang tinggi, sistem penggunaan instruksi dan simbol-simbol
disertai dengan perangkat komputer yang memadai.
4.1.3
Prosedur Pelaksanaan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada
PT. Gugah Perkasa Ripta
Saat terjadinya pencatatan persediaan barang terjadi saat adanya
transaksi baik saat melakukan pembelian barang maupun penjualan
barang.
Pelaksanaan pencatatan persediaan barang
pada PT. Gugah
Perkasa Ripta, menitikberatkan kepada sistem validasi atau penomoran
pada setiap bukti transaksi yang digunakan:
1.
Setelah terjadinya transaksi, transaksi disini yaitu dilakukan oleh
bagian gudang, baik melakukan pembelian persediaan, penjualan
53
persediaan, maupun pembayaran atas barang yang di beli maupun
yang dijual :
a. Pembelian persediaan
Pembelian persediaan dilakukan apabila di gudang sudah
terjadi minimnya persediaan atau minimum stock.
b. Penjualan persediaan
Penjualan persediaan dalam perusahaan tentunya sering
terjadi, karena penjualan di perusahaan diperuntukkan bagi
pelanggan terutama PLN, sehingga tingkat kebutuhan akan
alat-alat kelistrikan ini otomatis akan meningkatkan tingkat
penjualan barang.
c. Pembayaran persediaan yang telah dijual maupun yang
dibeli. Pembayaran persediaan dilakukan antara pihak
perusahaan
dengan
perusahaan
produsen
sementara
pembayaran barang yang terjual bisa dilakukan lewat tunai
maupun dengan cara kredit dan selanjutnya dilakukan
diadakannya pencatatan.
2.
Pelaksanaan pencatatan tentunya memperhatikan tentang masalah
validitas/penomoran yang ada pada setiap bukti transaksi, contoh :
Dimana ada Purchases Order (PO) pasti ada penerimaan barang,
pencatatan memperhatikan kode barang yang di pesan dengan
bukti penerimaan barang yang di pesan apakah sesuai dengan
kartu pembelian atau tidak.
a. Teknis pencatatan dilihat dari adanya bukti transaksi baik itu
pembelian maupun penjualan dan transaksi lainnya.
b. Apabila ada transaksi dan ada bukti terjadinya transaksi maka
dilakukan pencatatan, dan begitu juga sebaliknya.
54
8.2.
Analisa Terhadap Kendala Yang Dihadapi PT. Gugah Perkasa Ripta
Dalam Hal Pencatatan Persediaan Barang
Pencatatan persediaan barang pada PT. Gugah Perkasa Ripta sering
terjadi masalah/kendala, diantaranya adalah bagaimana keadaan persediaan
yang tersedia di gudang mengalami kehilangan, kadaluarsa dan kerusakan.
Dan dari ketiga masalah tersebut sering tidak dilakukannya pencatatan atas
barang-barang yang mengalami kerusakan, kehilangan serta kadaluarsa yang
akhirnya dapat mengakibatkan kerugian kepada perusahaan
8.3.
Pembahasan
4.3.1
Prosedur Pencatatan Persediaan Barang
Pencatatan persediaan barang tentunya sesuai dengan akuntansi
perkoprasian, prosedur pencatatan sendiri dimulai dari pemesanan
barang sampai barang itu terjual.
Pelaksanaan prosedur persediaan barang pada PT. Gugah
Perkasa Ripta meliputi melakukan pemesanan barang, pada saat
penerimaan maupun pada saat pembayaran barang yang di pesan.
Berikut secara garis besar teknis prosedur persediaan barang
pada PT. Gugah Perkasa Ripta :
1.
Adanya pesanan barang, pesanan barang terjadi dari keadaan
persediaan barang digudang sudah mengalami kekurangan barang
atau juga adanya pesanan barang tertentu dari pelanggan.
Selanjutnya melakukan pemesanan barang kepada perusahaan
produsen, dengan melakukan pengisian Purchases Order (PO)/
kartu pemesanan barang, melakukan pengisian barang-barang apa
55
saja yang akan dipesan serta perkiraan harga dari pihak internal
perusahaan, pembelian dilakukan baik secara tunai maupun kredit.
2.
Menerima pesanan barang yang telah dipesan, dengan ketentuan
apabila terjadi kejadian bila barang yang diterima mengalami
ketidak lengkapan, pihak perusahaan melakukan penandaan barang
apa saja yang tidak lengkap, dengan melakukan pengisian faktur
kekurangan barang.
3.
Melakukan Pembayaran atas barang yang telah kita pesan,
pembayaran dilakukan sesui kesepakatan diantaranya apabila barang
tersebut dibeli secara tunai, maka pembayaran dilakukan setelah
menerima barang, dan apabila pembelian secara kredit maka
pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan waktu yang telah
ditentukan antara perusahaan dan pihak perusahaan produsen.
56
Alur prosedur persediaan barang pada PT. Gugah Perkasa Ripta sebagai
berikut :
Perusahaan
Produsen
Pembelian
PT. GPR
Order
Penerimaan
Pembayaran
Gambar 4.1: Alur prosedur persediaan barang pada PT. Gugah Perkasa Ripta
57
Dalam melakukan pemesanan barang kepada perusahaan
produsen, perusahaan biasanya melakukan pembayaran baik secara
tunai maupun kredit.
Berikut merupakan deskripsi proses persediaan :
1.
Divisi gudang mengeluarkan surat permohonan permintaan
barang berdasarkan file stock barang yang menginformasikan
barang yang telah mencapai batas minimum stok.
2.
Surat permohonan dikirimkan ke divisi pembelian.
3.
Berdasarkan surat permohonan pembelian, divisi pembelian
memilih pemasok dan mempersiapkan purchases order (PO)
sebanyak 3 lembar.
4.
Purchases Order yang telah di buat lembar pertama dikirimkan
ke pemasok yang telah dipilih.
5.
Lembar kedua dari purchases order di kirim ke divisi gudang.
6.
Lembar ketiga dari purchases order dikirim ke divisi akuntansi.
7.
Adanya pengiriman dari pemasok tentang barang yang di pesan
beserta faktur pembelian.
8.
Divisi gudang menerima barang yang dikirim dari pemasok dan
menerima faktur pembelian dari pemasok sebanyak 3 lembar.
9.
Setelah menghitung barang divisi gudang mempersiapkan
laporan penerimaan barang.
10. Lembar pertama laporan penerimaan barang disimpan oleh
divisi gudang untuk dijadikan dokumen.
11. Lembar kedua laporan penerimaan barang di kirim ke divisi
pembelian sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
12. Lembar ketiga dari laporan penerimaan barang dikirim ke
divisi akuntansi.
13. Laporan penerimaan barang tadi dicocokan ke purchases order
yang telah dikirim dan faktur.
58
14. Jika telah cocok antara laporan penerimaan barang dan faktur
maka validasi faktur sebagai dokumen.
15. Faktur yang telah disahkan lembar kedua dikirim ke divisi
pembelian dan disimpan sebagai dokumen serta bukti bahwa
pengiriman barang dan faktur pembelian telah sesuai.
16. Faktur yang telah disahkan lembar ketiga dikirim ke divisi
akuntansi untuk dijadikan dokumen.
17. Di divisi akuntansi purchases order yang diterima dari divisi
pembelian serta laporan penerimaan barang dan faktur yang
telah disyahkan yang diterima dari divisi gudang selanjutnya
akan diproses pengklasifikasian secara akuntansi.
18. Dari hasil pengklasifikasian tersebut maka transaksi akan
dicatat dan dilaporkan dalam file hutang dagang.
19. Pengklasifikasian yang dilakukan divisi akuntansi juga
dilakukan secara komputerisasi yang akan mengakses ke divisi
IT dimana terjadi proses pemutakhiran.
20. Dari proses pemutakhiran akan mengakses ke master data file
hutang dagang dan pengaruhnya terhadap posisi keuangan di
neraca.
21. Dan data hutang dagang yang ada di divisi IT akan menjadi
data yang online.
22. Laporan hutang dagang yang diterima divisi keuangan dan data
secara online yang ada di divisi IT akan menjadi landasan
divisi keuangan untuk menyusun jadwal pembayaran hutang
dagang kepada pemasok.
23. Setelah disusun maka divisi keuangan akan membuat laporan
penjadwalan pembayaran hutang dagang.
59
24. Di divisi IT terjadi proses pemutakhiran adalah pada file stock
barang pada saat penginputan yang dilakukan oleh divisi
gudang ketika terjadi proses penerimaan barang.
25. Proses pemutakhiran yang terjadi adalah pada master file stock
barang yang ada digudang.
26. Hasil proses pemutakhiran adalah file stock barang yang akan
online ke divisi gudang yang secara otomatis memberikan
informasi tentang barang-barang yang telah dicapai stock
minimum gudang sehingga menjadi landasan divisi gudang
untuk membuat surat permohonan pembelian barang.
Dalam prosedur pencatatan persediaan barang tentunya
prosedurnya cukup baik, akan tetapi dari hasil analisis mengenai
prosedur pencatatan persediaan barang PT. Gugah Perkasa Ripta
pada saat persediaan di jual kepada konsumen kurangnya pencatatan
terhadap persediaan barang
yang bermasalah seperti, kerusakan,
kehilangan dan kadaluarsa sehingga proses pencatatan belum sesuai
dengan prosedur yang ada.
4.3.2 Pelaksanaan Pencatatan Persediaan Barang Pada PT. Gugah
Perkasa Ripta
Saat terjadinya pencatatan persediaan barang
terjadi saat
adanya transaksi baik saat melakukan pembelian barang
penjualan barang .
maupun
60
Pelaksanaan pencatatan persediaan barang dapat kita pahami melalui
gambar berikut ini :
PEMBELIAN
TRANSAKSI
PENJUALAN
KEMUDIAN DILAKUKAN PENCATATAN
BARANG MASUK/KELUAR
Gambar 4.2: Terjadinya Pencatatan Persediaan Barang
Dalam pelaksanaan pencatatan persediaan barang PT. Gugah
Perkasa Ripta tentunya sangat berkaitan dengan bukti transaksi,
karena pelaksanaan pencatatan persedian barang dicatat sesuai
dengan bukti transaksi yang ada. Berikut proses pelaksanaan
pencatatannya :
1.
Adanya suatu transaksi diantaranya :
a. Pembelian barang, dengan melakukan pemesanan/pembelian
secara kredit maupun tunai. Sehingga ada bukti pembelian/
Purchases Order.
b. Penerimaan barang, saat barang tiba dilakukan pengisian
bukti penerimaan.
61
c. Pada saat pembelian barang juga harus diketahui oleh pihak
intern perusahaan terutama, manager niaga, dan koordinator
niaga, sehingga perlu dibuat faktur pembelian intern. Faktur
pembelian intern ini sebagai bukti kepada pihak intern
perusahaan bahwa pihak bagain gudang telah melakukan
pemesanan barang kepada perusahaan produsen.
d. Pembayaran barang, pembayaran persediaan setelah barang
diterima, ada yang langsung di bayar tunai, atau dengan kredit
dan dibayar sesuai kesepakatan.
e. Penjualan barang, penjualan dilakukan langsung dari gudang
dan diambil oleh bagian distribusi untuk di distribusikan ke
pelanggan. sebagian besar konsumennya adalah PLN dan
perkantoran di semarang dan sekitarnya, sehingga adanya
bukti penjualan barang.
2.
Pencatatan Persediaan
Proses pencatatan persediaan barang
penerimaan barang
terjadi pada saat
yang dipesan oleh perusahaan kepada
perusahaan produsen, teknisnya adalah sebagai berikut:
1.
Setelah penerimaan barang yang di pesan, selanjutnya
dilakukan pencatatan yang dilakukan oleh bagian gudang.
2.
Metode pencatan sendiri menggunakan metode FIFO (First
In First Out) yaitu metode pencatatan persediaan barang
yang masuk (dibeli) lebih dahulu akan dikeluarkan atau
(dijual) lebih dahulu. Jadi yang tersisa pada akhir periode
adalah barang yang berasal dari pembelian terakhir.
62
Flowchart Penjualan Barang (Barang Keluar):
Flowchart Penjualan Barang
63
Narasi dari flowchart diatas adalah :

Permintaan :
Bagian Penjualan:
1. Membuat surat permintaan daftar barang di gudang.
2. Membuat surat permintaan barang dari gudang.
Bagian gudang
1. Membuat daftar barang dan menyerahkan ke bagian penjualan.
2. Menyiapkan barang yang diminta bagian penjualan.
3. Melakukan pencatatan barang keluar.
4. Membuat surat pengantar barang.
5. Membuat laporan pengeluaran barang.
Manajer Penjualan
1. Menerima surat permintaan barang di gudang.
2. Mengesahkan surat permintaan barang di gudang.
Bagian Akuntan
1. Menerima laporan pengeluaran barang.

Penjualan :
1. Membuat surat permintaan penawaran harga barang.
2. Menyerahkan ke supplier (bersama barang).
3. Melakukan perbandingan harga.
4. Membuat Surat Pemesanan Barang.
5. Membuat daftar harga barang yang dibeli dan menyerahkan ke bagian
pengendalian produksi.
Pengendalian Produksi
1. Menerima daftar harga barang yang dibeli.
2. Melakukan pencatatan biaya produksi dan membuat daftar biaya.
3. Menyerahkan daftar biaya produksi ke bagian akuntan biaya.
64
Akuntan Biaya
1. Menerima daftar biaya produksi dan melakukan perhitungan Harga Pokok
Produksi.
Prosedur Pencatatan Barang yang dijual :
1. Melakukan klasifikasi direct dan indirect cost.
2. Membuat daftar direct and indirect cost, menyerahkan ke bagian akuntan
biaya.
3. Membuat data harga pokok produksi.
4. Membuat perkiraan harga jual.
5. Melakukan perhitungan laba/rugi.
6. Membuat laporan anggaran produksi dan estimasi penjualan.
7. Menyerahkan Laporan ke manajer penjualan untuk disetujui.
8. Memeriksa laporan.
9. Menganalisa pasar.
65
Flowchart Pembelian Barang (Barang Masuk):
Flowchart Pembelian Barang
66
Narasi dari flowchart diatas adalah :

Gudang
1. Melakukan pengecekkan barang yang akan dibeli dan membuat surat
permohonan pembelian.
2. Bagian gudang akan melakukan penyimpanan barang dan mencatat barang
yang masuk dan keluar dari gudang sehingga dapat mencatat jumlah
persediaan perusahaan.
3. Mengesahkan laporan penerimaan barang beserta faktur apabila sesuai dengan
jumlah barang yang diterima dan memberikannya ke bagian akuntansi.

Bagian pembelian:
1. Menerima surat permohonan pembelian dari gudang.
2. memilih pemasok dan membuat perjanjian syarat pembelian dan
pengirimannya.
3. Departemen pembelian bertugas membatalkan permintaan pembelian apabila
anggaran tidak mencukupi, kurang otorisasi, atau alasan-alasan lain.
4. Bagian pembelian juga bertugas untuk memilih pemasok (melakukan
perbandingan harga) dengan membuat SPPH (Surat Permintaan Penawaran
Harga), menerima SPH dari pemasok dan melakukan persetujuan sistem
pembayaran, harga, dll.
5. Kemudian menyajikan dan mendistribusikan order pembelian untuk
permintaan yang dibuat.
6. Memberikan rangkapan SOP (Surat Order Pembelian) kepada gudang unuk
memverifikasi kebenaran order pembelian sesuai dengan kebutuhan dalam
permintaan pembelian) dan pemasok untuk melakukan pembelian kepada
pemasok.
67

Pemasok
1. Menerima SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) dan membuat SPH
(Surat Penawaran Harga).
2. Menerima SOP (Surat Order Pembelian) dan menyiapkan barang, faktur, dan
surat pengantar.
68
4.3.3 Perancangan Sistem
4.3.3.1 Context Diagram
Proj ect Name:
Proj ect Path:
Chart Fil e:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
New Project Name
d:\datado~1\lapora~1\kptoni~1\skripsi\easycase\
dfd00001.dfd
Yourdon - Context Diagram
May-28-2012
Tony
Jun-07-2012
Tony
Pelanggan
Data_Pelanggan
Pengiri man_brg
Retur_Penjualan
0
Supplier
Penawaran_brg
Data_supplier
Retur_pembelian
Persediaan
Barang
Data_Retur_Penjualan
Data_brg
Data_brg_masuk
Data_brg_Keluar
Data_Retur_Pembelian
Lap_Retur_Penjualan
Lap_Penerimaan_brg
Lap_Pengeluaran_brg
Lap_Retur_Pembelian
Lap_Stok_Barang
Lap_Data_Supplier
Lap_Data_Pelanggan
Direktur
Bagian
Gudang
69
4.3.3.2 DFD Level 0
Project Name:
Project Path:
Chart Fil e:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
New Project Name
d:\datado~1\lapora~1\kptoni~1\skri psi\easycase\
dfd00002.dfd
Dfd Level 0
May-29-2012
Tony
Jun-07-2012
Tony
Pelanggan
Pelanggan
Barang
Retur_Penjualan
Pengiriman_brg
Supplier
Data_pelanggan
Bag.
Gudang
Supplier
Pelanggan
Supplier
1
Barang
Data_brg_keluar
Pendataan
Data_supplier
Penawaran_brg
ReturPembelian
Data_brg
Retur Penjualan
Retur Pembelian
Retur_Penjualan
ReturPembelian
2
BarangMasuk
Barang Masuk
Data_brg_masuk
Data_Retur_Penjualan
Data_Retur_Pembelian
Transaksi
DetailBarangKeluar
BarangKeluar
DetailBarangMasuk
Detai l Barang Masuk
Barang Keluar
Detai l Barang Keluar
BarangKeluar
BarangMasuk
Retur_Penjualan
Supplier
Barang
3
Pelanggan
Laporan
Lap_Data_Pelanggan
Lap_Data_Supplier
Lap_Stok_Brg
Lap_Penerimaan_Barang
Lap_Pengeluaran_Brg
Lap_Stok_Barang
Di rektur
Lap_Retur_Penjualan
Lap_Retur_Pembel ian
70
4.3.3.3 DFD Level 1 Pendataan
71
4.3.3.4 DFD Level 1 Transaksi
72
4.3.3.5 DFD Level 1 Laporan
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
New Project Name
d:\datado~1\lapora~1\kptoni~1\skripsi\easycase\
dfd00006.dfd
Laporan
May-30-2012
Tony
May-30-2012
Tony
3.1
Barang
Lap_Stok_Barang
Lap Stok Barang
Barang
3.2
Supplier
Lap Data Supplier
Lap_Data_Supplier
Supplier
3.3
Pelanggan
Lap Data Pelanggan
Pelanggan
Lap_Data_Pelanggan
Lap_Penerimaan_Brg
3.4
BarangMasuk
Lap Penerimaan Barang
BarangMasuk
DetailBarangMasuk
3.5
BarangKeluar
DetailBarangMasuk
Lap_Pengeluaran_Brg
Lap Pengeluaran Barang
DetailBarangKeluar
BarangKeluar
3.6
ReturPenjualan
Lap Retur Penjualan
ReturPenjualan
Lap_Retur_Brg
ReturPembelian
ReturPembelian
DetailBarangKeluar
3.7
Lap Retur Pembelian
Lap Retur
Pembelian
Direktur
73
4.3.3.6 Erd
74
4.3.3.7 Transfomasi ke Dalam Basis Data Fisik
Tabel Barang
KdBarang
NmBarang
Satuan
JenisBarang
JmlStok
Tabel Supplier
KdSupplier
NmSupplier
Alamat
KdPos
Kota
No.Telp
Tabel Pelanggan
KdPelanggan NmPelanggan
Alamat
Kota
No.Telp
Tabel BarangMasuk
NoFaktur
KdSupplier
TanggalMasuk
NoFaktur
JmlBarang
TdPelanggan
TanggalKeluar
Tabel DetailBarangMasuk
KdBarang
Tabel BarangKeluar
KdBarangKeluar
75
Tabel DetailBarangKeluar
KdBarang
KdBarangKeluar
JmlBarang
Tabel ReturBarangMasuk
KdReturMasuk
KdBarang
SebabRetur
TglRetur
KdSupplier
Tabel ReturBarangKeluar
KdReturKeluar
KdBarang
SebabRetur
TglRetur
KdPelanggan
4.3.3.8 Kamus Data
1. Data Barang
: KdBarang + NmBarang + Satuan +
JmlStok + JenisBarang
KdBarang
: Karakter
NmBarang
: Karakter
Satuan
: Karakter
JmlStok
: Numerik
JenisBarang
: Karakter
2. Data Supplier
: KdSupplier + NmSupplier + Alamat +
KdPos + Kota + NoTelp
KdSupplier
: Karakter
NmSupplier
: Karakter
Alamat
: Karakter
76
KdPos
: Karakter
Kota
: Karakter
No.Telp
: Karakter
3. Data Pelanggan
: KdPelanggan+ NmPelanggan + Alamat
+ KdPos + Kota + NoTelp
KdPelanggan
: Karakter
NmPelanggan
: Karakter
Alamat
: Karakter
Kota
: Karakter
No.Telp
: Karakter
4. Data Barang Masuk : NoFaktur + KdSupplier +
TanggalMasuk
NoFaktur
: Karakter
KdSupplier
: Karakter
TanggalMasuk
: DateTime
5. Data DetailBarangMasuk : KdBarang + NoFaktur +
JmlBarang
KdBarang
: Karakter
NoFaktur
: Karakter
JmlBarang
: Numeric
6. Data BarangKeluar
: NoFaktur + KdPelanggan +
TanggalKeluar
NoFaktur
: Karakter
KdPelanggan
: Karakter
TanggalKeluar
: DateTime
77
7. Data DetailBarangMasuk : KdBarang + NoFaktur +
JmlBarang
8.
KdBarang
: Karakter
NoFaktur
: Karakter
JmlBarang
: Numeric
Data ReturBarangMasuk : KdReturMasuk + KdBarang +
SebabRetur + TglRetur +
KdSupplier
KdReturMasuk
: Karakter
KdBarang
: Karakter
SebabRetur
: Karakter
TglRetur
: Datetime
KdSupplier
: Karakter
9. Data ReturBarangKeluar : KdReturKeluar + KdBarang +
SebabRetur + TglRetur +
KdSupplier
KdReturKeluar
: Karakter
KdBarang
: Karakter
SebabRetur
: Karakter
TglRetur
: Datetime
KdPelanggan
: Karakter
78
4.3.3.9 Tabel Relasi
79
4.3.3.10 Perancangan Struktur File
1.
Tabel Barang
Field
2.
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
KodeBarang*
uniqueidintifer
10
Kode Barang
2.
NamaBarang
nvarchar
20
Nama Barang
3.
Satuan
int
10
Satuan Barang
4.
JumlahStok
nvachar
4
Stok Barang
5.
JenisBarang
10
Jenis Barang
Tabel Pelanggan
Field
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
KodePelanggan*
uniqueidintifer
10
Kode Pelanggan
2.
Nama
nvarchar
20
Nama Pelanggan
3.
Kota
nvarchar
10
Kota Pelanggan
4.
Telp
int
20
Nomor telpon
5.
Alamat
nvarchar
50
Alamat pelanggan
80
3.
Tabel Supplier
Field Coloumn Name
4.
Type
Length
Keterangan
1.
KodeSupplier*
uniqueidintifer
10
Kode Supplier
2.
Nama
nvarchar
20
Nama Supplier
3.
Kota
nvarchar
10
Kota Supplier
4.
Telp
nvarchar
10
Nomor telpon Supplier
5.
No.HP
nvarchar
12
Nomor HP Supplier
6.
Alamat
nvarchar
50
Alamat Supplier
Tabel Barang Masuk
Field
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
NO.PO*
uniqueidintifer
10
Nomor Purchase
2.
TanggalMasuk
datetime
7
Order
3.
KodeSupplier**
nvarchar
10
Kode Supplier
4.
Tggal PO
Datetime
7
Tanggal Purchase Order
5.
No. Order
nvarchar
20
Nomor Order
81
5. Tabel Detail Barang Masuk
Field
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
KodeBarang**
uniqueidintifer
10
Kode Barang
2.
NO.PO**
varchar
20
Nomor Faktur
3.
JumlahBarang
int
10
Jumlah barang yang
masuk
6. Tabel Barang Keluar
Field
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
NO.SK*
uniqueidintifer
10
Kode transaksi barang
2.
TanggalKeluar
datetime
7
Tanggal barang keluar
3.
KodePelanggan** nvarchar
10
Kode pelanggan
4.
Tggl. SK
7
Tanggal SK
datetime
7. Tabel Detail Barang Keluar
Field Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
KodeBarang**
uniqueidintifer
10
Kode Barang
2.
NomorFaktur**
uniqueidintifer
20
Nomor Faktur
3.
JumlahBarang
int
10
Jumlah barang masuk
82
8. Tabel Retur Barang Masuk
Field
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
KodeReturMasuk* uniqueidintifer
10
Kode Retur Barang
2
KodeBarang**
uniqueidintifer
10
Kode Barang yg diretur
2.
TanggalRetur
datetime
20
Tanggal saat retur
3.
KodeSupplier**
uniqueidintifer
10
Kode Supplier
4.
SebabRetur
nvarchar
50
Sebab retur
9. Tabel Retur Barang Keluar
Field
Coloumn Name
Type
Length
Keterangan
1.
KodeReturKeluar* uniqueidintifer
10
Kode Retur Barang
2
KodeBarang**
uniqueidintifer
10
Kode Barang yang diretur
2.
TanggalRetur
datetime
20
Tanggal saat retur
3.
KodePelanggan**
uniqueidintifer
10
Kode Pelanggan
4.
SebabRetur
nvarchar
50
Sebab retur
83
4.3.3.11 Desain Input Output
1.
Desain Input Barang
INPUT BARANG
Kode Barang
:
Nama Barang
:
Satuan
:
Jenis Barang
:
Simpan
2.
Keluar
Desain Input Pelanggan
INPUT PELANGGAN
Kode
:
Nama
:
Alamat
:
Kota
:
Telp
:
Simpan
Keluar
84
3.
Desain Input Supplier
INPUT SUPPLIER
Kode
Nama
Alamat
Kota
Telp
No. HP
Simpan
4.
Keluar
Desain Input Barang Keluar
BARANG KELUAR
Tanggal SK
Tanggal Input
No. SK
Keterangan
Pelanggan
Grid
Transaksi Baru
Simpan
Keluar
85
5.
Desain Input Barang Masuk
BARANG MASUK
Tanggal PO
No Order
Keterangan
NO.PO
Tanggal Masuk
Supplier
Tanggal Input
Grid
Transaksi Baru
6.
DesainSimpan
Output Barang Keluar
7.
Desain Output Barang Keluar
Keluar
PT. GUGAH PERKASA RIPTA
JL. Selomulyo Mukti Barat F-272 Semarang Timur – Semarang
LAPORAN DAFTAR BARANG KELUAR
No SK
:
Tanggal Input
:
Tanggal SK
:
Keterangan
:
Pelanggan
:
No Kode Barang
Nama Barang
Jenis Barang
Jumlah
1.
xxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxx
2.
xxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxx
86
8.
Desain Output Barang Masuk
PT. GUGAH PERKASA RIPTA
JL. Selomulyo Mukti Barat F-272 Semarang Timur – Semarang
LAPORAN DAFTAR BARANG MASUK
No PO
:
No. Order
:
Tanggal PO
:
Tanggal Masuk
:
Supplier
:
Tanggal Input
:
Keterangan
:
No Kode Barang
Nama Barang
Jenis Barang
Jumlah
1.
xxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxx
2.
xxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxx
9.
Desain Output Retur Barang Masuk
DAFTAR RETUR BARANG MASUK
No. PO
Tanggal PO
No. Order
Tanggal Retur
Supplier
Tgl. Masuk
No. Retur
Grid
Transaksi Baru
Simpan
Keluar
87
10. Desain Output Retur Barang Keluar
RETUR BARANG KELUAR
No. SK
Pelanggan
NO.Retur
Tanggal Keluar
Tanggal Retur
Grid
Transaksi Baru
Keluar
Simpan
11. Desain Output Stok Barang
PT. GUGAH PERKASA RIPTA
JL. Selomulyo Mukti Barat F-272 Semarang Timur – Semarang
LAPORAN DAFTAR STOK BARANG
Tanggal Cetak :
No Kode Barang
Nama Barang
Barang Masuk
Barang Keluar
Jumlah
1.
xxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxx
xxx
2.
xxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxx
xxx
88
12. Menu Utama Aplikasi
13. Menu Input Barang
89
14. Menu Input Pelanggan
15. Menu Input Supplier
90
16. Menu Transaksi Pembelian (Barang Masuk)
17. Menu Transaksi Penjualan (Barang Keluar)
18.
91
19. Menu Transaksi Retur Barang Masuk
20. Menu Transaksi Retur Barang Keluar
92
21. Laporan Barang Masuk
22. Laporan Barang Keluar
93
23. Laporan Retur Barang Masuk
24. Laporan Retur Barang Keluar
94
4.3.4 Analisa Terhadap Permasalahan Dan Cara Penanggulangan
Pencatatan Persediaan Barang
Dalam pencatatan persediaan barang pada PT. Gugah Perkasa
Ripta tentunya sering mengalami kendala dan permasalahan yang
terjadi di lapangannya, diantaranya :
1. Sering terjadinya kehilangan suatu barang serta pencatatannya
yang kurang terkontrol dengan baik.
2. Terjadinya kadaluarsa suatu barang serta kurang dilakukannya
pencatatan.
3. Terjadinya suatu kerusakan barang yang sering tidak dilakukan
pencatatan.
Untuk menghindari hal tersebut diatas perlu dilakukannya suatu
pencatatan agar perusahaan tidak mengalami kerugian akibat dari
permasalahan yang terjadi tersebut diatas.
a.
Kurang terkontrolnya pencatatan persediaan barang yang
hilang.
Dalam pencatatan suatu persediaan yang mengalami
kehilangan, hal ini perlu dilakukan pencatatan atas kehilangan
suatu barang yang akan dijadikan bukti yang selanjutnya diajukan
kepada manajemen kerugian untuk dilakukan penggantian.
b. Kurang dilakukannnya pencatatan dan pemeriksaan terhadap
barang yang kadaluarsa.
Untuk mengatasi kadaluarsa suatu barang tentunya proses
pencatatan kadaluarsa suatu barang sangatlah penting, diantaranya
sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah tidak layak pakai/
konsumsi lagi, yang selanjutnya di lakukan retur kepada pihak
95
pemasok pertama, tentunya apabila barang tersebut masih bisa
diretur/dikembalikan, hal ini tergantung kepada pemasok yang
memasok barang yang mengalami kadaluarsa apakah mereka
bersedia mengganti barang yang kadaluarsa.
c.
Kurangnya pencatatan persediaan barang yang mengalami
kerusakan.
Kerusakan barang tentunya sangat penting untuk dilakukan
suatu pencatatan untuk mengetahui dan sebagai bukti bahwa
barang tersebut mengalami kerusakan, yang selanjutnya dijadikan
pengajuan kepada pihak pemasok untuk dijadikan suatu
penggantian barang yang mengalami kerusakan tersebut, dan
apabila terjadi kerusakan karena kelalaian pengelola persediaan
barang dagangan dan hal ini, harus dilakukan penggantian oleh
pihak manajemen untuk mengatasi kerugian pada perusahaan.
4.3.5 Keterbatasan
atau
Kekurangan
Dalam
Penelitian
Yang
Bersangkutan Sehingga Dapat Diajukan Sebagai Rekomendasi
Bagi Penelitian Selanjutnya
1.
Mengalami hambatan ketika jaringan komputerisasi mengalami
kerusakan terutama pada komputer pusat (server) sulit diakses
yang ada tiap unit-unit bagian sehingga pelaksanaan sistem
informasi akuntansi persediaan dialihkan dengan sistem manual
solusinya adalah segera memperbaikinya.
2.
Terdapat kesalahan pada individu dalam menjalankan sistem
informasi akuntansi, kesalahan yang bisa sangat merugikan pihak
perusahaan. Oleh karena itu pegawai harus lebih teliti dalam
prosedur dan pelaksanaan sistem informasi akuntansi persediaan.
96
3.
Pada input data sering berjalan lambat karena perangkat yang
terdapat komputer di bagian persedian masih menggunakan
Pentium 4 generasi pertama sehingga memperlambat dalam proses
searching (pencarian data) sebainya diganti dengan seri terbaru.
Dari pembahasan diatas, proses pencatatan tentunya sangatlah penting
bagi tercapainya tujuan perusahaan yang tentunya mengalami keuntungan
yang sebesar-besarnya dan meminimalisir terjadinya suatu kerugian.
97
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil evaluasi pembahasan yang telah penulis kemukakan dalam
Bab Pembahasan, maka pada Bab ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dan
saran atas permasalah yang penulis temukan.
5.1 Kesimpulan
Adapun kebaikan dari pengendalian intern yang terdapat dalam
perusahaan sebagai berikut :
a. Digunakannya formulir yang bernomor urut tercetak seperti permintaan
pembelian, Purchasing Order (PO), Laporan Penerimaan Barang (LPB).
b. Dipergunakannya sistem anggaran sebagai kendali atas pembelian dengan
tinjauan berkala atas biaya pembelian yang sesungguhnya dan faktorfaktor penting lainnya seperti tingkat perputaran persediaan.
Kelemahan-kelemahan dalam pengendalian persediaan pada PT. Gugah
Perkasa Ripta adalah sebagai berikut :
1.
Pada saat persediaan barang diterima, pencatatan persediaan dilakukan
oleh petugas yang sama dengan petugas yang menerima barang.
2.
Barang-barang yang dikirim dari supplier kadang-kadang tidak lengkap
atau tidak sesuai dengan jumlah yang ada di PO (Purchasing Order).
Sehingga terdapat perbedaan pencatatan yang dilakukan oleh bagian
akuntansi dengan bagian penerimaan barang (bagian gudang).
3.
Adanya overlap antara bagian pembelian dengan bagai logistic dalam hal
monitoring persediaan di gudang, yang akan berakibat kekurangan
persediaan yang dikarenakan salah perhitungan atau kurangnya control.
4.
Pemeliharaan terhadap gudang persediaan kurang di control dan
diperhatikan dengan baik oleh perusahaan.
98
5.
Persediaan barang dagang yang menjadi milik perusahaan tidak
diasuransikan.
6.
Dokumen mutasi baik Bukti Penerimaan Barang (SPB) dan Bukti
Pengeluaran Barang (BKP) sering terlambat didistribusikan, yang
berakibat sering terjadi selisih antara fisik barang.
Adapun kebaikan dari pengendalian fisik persediaan PT. Gugah Perkasa
Ripta sebagai berikut :
1. Terdapat pemberitahuan secara tertulis dari pempinan perusahaan dalam
pelaksanaan perhitungan persediaan.
2. Mutasi yang terjadi atas persediaan yang belum dihitung selama
perhitungan fisik (Stok Opname) kembali dihitung setelah perhitungan
fisik persediaan selesai.
3. Perhitungan fisik persediaan diadakan setiap 6 bulan sekali rutin untuk
masing-masing gudang.
4. Diadakan pencocokan angka laporan perhitungan fisik (stok opname)
dengan kartu stok akuntansi.
5. Sanksi atas selisih yang timbul antara angka disik dengan laporan jelas.
Kelemahan sistem pengendalian persediaan :
1. Pendekatan dari pengendalian fisik
a. Kendaraan diperbolehkan masuk ke dalam bangunan gudang.
b. Pintu gudang hanya satu saja, berfungsi sebagai pintu keluar dan pintu
masuk.
c. Helper/buruh angkut gudang tidak diperiksa oleh satpam pada saat
pulang kerja, pemeriksaan hanya dilakukan pada saat masuk.
2. Pendekatan dari pengendalian akuntansi
a. Pencatatan yang sering terlamat oleh bagian gudang.
99
b. Pelaporan yang sering terlambat oleh bagian gudang ke bagian
akuntansi. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi kinerja perusahaan
dalam menghasilkan laporan yang tepat waktu.
Dari analisa yang telah dilakukan, menurut penulis pengendalian
terhadap persediaan yang dilakukan oleh PT. Gugah Perkasa Ripta sudah
cukup baik akan tetapi sebagai perusahaan yang sudah cukup berkembang,
perubahan masih membutuhkan perubahan-perubahan yang dapat membuat
perusahaan lebih efektif dan efisien, supaya dimasa mendatang kinerja
perusahaan dapat berjakan lebih baik.
Sistem pengendalian Intern Persediaan yang dilakukan oleh PT. Gugah
Perkasa Ripta sudah dilaksanakan dengan baik, meskipun masih terdapat
kelemahan-kelemahan yang mungkin dapat merugikan perusahaan.
5.2 Saran-Saran
Dari kesimpulan diatas perusahaan supplier penyedia barang-barang ke PT.
Gugah Perkasa Ripta atas pengendalian persediaan yang telah diterapkan, maka
penulis akan memberikan saran-saran untuk mengatasi masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan dalam rangka melaksanakan pengendalian persediaan.
5.2.1 Saran Atas Pengendalian Persediaan PT. Gugah Perkasa Ripta
1.
Karena banyaknya jenis barang yang dimiliki perusahaan, terutama
untuk barang-barang yang bernilai tinggi maka perusahaan perlu
melakukan pengendalian persediaan yang sebaik-baiknya salah
satunya dengan cara mengasuransikan persediaan yang dimiliki. Hal
ini untuk mencegah kemungkinan terjadinya hal-hal yang tidak
diinginkan misalnya kebakaran gudang, kehilangan karena pencurian.
2.
PT. Gugah Perkasa Ripta bergerak di bidang perdagangan, dimana
arus perputaran persediaan bergerak sangat cepat, oleh karena itu
100
hendaknya perhitungan/pemeriksaan fisik persediaan dilakukan
sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali. Hal ini dilakukan agar
apabila terjadi kesalahan tidak terlalu sulit untuk ditelusuri serta
untuk memonitoring persediaan agar perusahaan tidak mengalami
kekosongan barang secara tiba-tiba akibat salah perhitungan atau
control yang kurang memadai.
3.
Harus adanya pemisahan tugas antara petugas yang melakukan
penerimaan barang dengan petugas yang melakukan pencatatan
persediaan di gudang, sehingga akan ada control pada kedua bagian
ini, dan bila salah satu bagian melakukan kecurangan, maka bagian
lain akan segera mengetahuinya.
4.
Hendaknya barang-barang yang dikirimkan harus sesuai dengan yang
tercantum di dalam Purchasing Order (PO) dan telah disetujui dan di
otorisasi oleh manajer penjualan.
5.
Hendaknya setiap pesanan pembelian harus diotorisasi oleh pimpinan
perusahaan baik dalam jumlah yang besar maupun dalam jumlah
yang kecil.
6.
Seharusnya perusahaan mengadakan pembersihan terhadap gudang
secara berkala agar barang yang tersimpan di gudang tidak lebih
cepat rusak yang berakibat dapat merugikan perusahaan sendiri.
5.2.2 Saran Atas Perhitungan Fisik Persediaan PT. Gugah Perkasa Ripta
1.
Pintu gudang seharusnya dibuat 2 pintu, yaitu sebagai pintu masuk
dan pintu keluar. Sehingga memudahkan pengontrolan terhadap
karyawan yang keluar dan masuk gudang.
2.
Helper seharusnya diperiksa oleh satpam setiap kali memasuki serta
meninggalkan lokasi gudang.
101
3.
Kendaraan yang akan memuat ataupun menurunkan barang,
seharusnya tidak diperkenankan memasuki gudang.
4.
Barang-barang yang sudah kadaluarsa maupun mendekati kadaluarsa,
rusak atau reject sebaiknya ditempatkan pada tumpukan yang
berbeda dengan barang-barang yang masih baik.
5.
Seharusnya ada checker yang bertugas melakukan perhitungan fisik
secara mendadak dan meneliti data pendukung yang semestinya ada.
6.
Seharusnya dibentuk bagian-bagian internal audit yang bertugas
melaksanakan pengawasan lapangan dan data persediaan, khususnya
dengan mutasi persediaan.
7.
Diberikan sanksi yang jelas atas kesalahan yang timbul dalam
perhitungan
fisik
persediaan
yang
disebabkan
kesengajaan oleh petugas yang bersangkutan.
oleh
unsure
102
DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto .2005. Analisis dan Disain. Yogyakarta: Andi

Krismiaji (2002). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan
Percetakan AMP KPN.

Soemarso. SR. (2004). Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 1, Edisi ke-6.
Jakarta: PT.Rimeka Cipta.

Sutabri, Tata. (2002). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi
Yogyakarta.

Adi Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan
Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.

Agus Ristono, 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta.