LAMPIRAN mASTER pLAN
advertisement
LAPORANAKHIR PENYUSUNAN MASTER-PLAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA DI KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL, R.I. PT. xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx 2012 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 1 DAFTAR ISI BAB I. PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1 I.1. LATAR BELAKANG.................................................................................................. 1 I.2. MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN KEGIATAN......................................................... 2 I.2.1. MAKSUD KEGIATAN ............................................................................................................. 2 I.2.2. TUJUAN KEGIATAN .............................................................................................................. 3 I.2.3. SASARAN KEGIATAN............................................................................................................. 3 I.3. DASAR HUKUM ..................................................................................................... 3 I.4. SISTEMATIKA PENYUSUNAN MASTER PLAN ........................................................... 5 BAB II. METODOLOGI PENYUSUNAN MASTER PLAN .......................................................... 7 II.1. KERANGKA PIKIR ................................................................................................... 7 II.2. STRATEGIC PLAN - MASTER PLAN - BLUE PRINT TIK ................................................ 9 II.3. KAJIAN MEMILIH METODOLOGI PENYUSUNAN MASTER PLAN ............................. 13 II.4. METODOLOGI PENYUSUNAN MASTER PLAN YANG DIGUNAKAN .......................... 14 II.4.1. ARSITEKTUR BISNIS ............................................................................................................ 16 II.4.2. ARSITEKTUR INFORMASI ..................................................................................................... 19 II.4.3. ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI ........................................................................................... 21 II.4.4. ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR ............................................................................................... 21 BAB III. III.1. KAJIAN PROFIL ORGANISASI PPBMN KEMENTERIAN ESDM............... 23 DASAR HUKUM PEMBENTUKAN PPBMN ESDM .................................................... 23 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 1 III.2. STRUKTUR ORGANISASI PPBMN .......................................................................... 24 III.3. TUGAS DAN FUNGSI PPBMN ................................................................................ 25 III.4. PENGELOLAAN BMN DI KEMENTERIAN ESDM ...................................................... 28 III.4.1. DEFINISI BARANG MILIK NEGARA ......................................................................................... 28 III.4.2. PENYAJIAN BMN PADA LAPORAN SISTEM AKUNTANSI INSTANSI ................................................ 30 III.4.3. JENIS TRANSAKSI BMN ...................................................................................................... 33 III.5. POSISI ORGANISASI TIK DI PPBMN ....................................................................... 36 III.6. PEMANFAATAN TIK DI PPBMN ............................................................................ 36 BAB IV. IV.1. RANCANGAN TARGET ARSITEKTUR TIK ............................................. 39 ANALISA AKAN KEBUTUHAN TIK .......................................................................... 39 IV.1.1. PERMASALAHAN YANG ADA ................................................................................................ 40 IV.1.2. TARGET, SASARAN DAN MANFAAT YANG DIHARAPKAN ............................................................ 42 IV.1.3. DEFINISI DETAIL KEBUTUHAN TIK BESERTA FITUR DAN KAPABILITASNYA ..................................... 46 IV.1.4. PRINSIP-PRINSIP TATA KELOLA DALAM PENGEMBANGAN TIK .................................................... 48 IV.2. RANCANGAN TARGET ARSITEKTUR TIK PPBMN.................................................... 49 IV.2.1. RANCANGAN KONSEPTUAL ARSITEKTUR TIK PPBMN .............................................................. 49 IV.2.2. RANCANGAN ARSITEKTUR TIK PPBMN ESDM ...................................................................... 51 IV.3. TARGET KAPABILITAS TIK..................................................................................... 66 BAB V. PETA JALAN IMPLEMENTASI TIK PPBMN .............................................................. 71 V.1. PENDAHULUAN ................................................................................................... 71 V.2. ANALISA GAP TIK................................................................................................. 72 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 2 V.2.1. ANALISA GAP PERTAMA: SISTEM DIBUTUHKAN - BELUM TERPENUHI ......................................... 72 V.2.2. ANALISA GAP KEDUA: SISTEM DIBUTUHKAN - SISTEM SUDAH ADA ............................................ 75 V.2.3. ANALISA GAP KETIGA: SISTEM DIBUTUHKAN - SISTEM YANG SUDAH ADA.................................... 77 V.3. PENENTUAN SKALA PRIORITAS ............................................................................ 79 V.4. PETA JALAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PPBMN ................................. 81 V.4.1. PETA JALAN PENGEMBANGAN TIK PPBMN........................................................................... 81 V.4.2. PETA JALAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA........................................................... 82 V.5. MODEL PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA............................................ 87 V.5.1. MODEL PELATIHAN TIK ...................................................................................................... 88 V.5.2. MENENTUKAN KEBUTUHAN PELATIHAN................................................................................. 91 V.6. MODEL TATA KELOLAPENGEMBANGAN TIK PPBMN............................................. 91 BAB VI. PENUTUP ......................................................................................... 95 LAMPIRAN 1 ................................................................................................................... 97 LAMPIRAN MASTER PLAN ............................................................................................... 99 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 3 DAFTAR GAMBAR Gambar II-1 Kerangka Pikir Pelaksanaan Penyusunan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Barang Milik Negara ......................................... 8 Gambar II-2 Strategic ICT Planning – ICT Master Plan – ICT Blue Print ..........................10 Gambar II-3 Beberapa Frame-Work Perencanaan TIK ....................................................14 Gambar II-4 Enterprise Architecture dari ITABOK IASA ...................................................15 Gambar II-5 Bagan Analisa Gap ....................................................................................17 Gambar II-6 Value Chain. ................................................................................................18 Gambar III-1 Struktur Organisasi PPBMN ........................................................................25 Gambar III-2 Jenis Transaksi BMN ..................................................................................33 Gambar III-3 Alur Pelaporan SIMAK-BM ..........................................................................34 Gambar IV-1 Permasalahan dalam Pengelolaan SIMAK - BMN ......................................42 Gambar IV-2 Konsep Arsitektur TIK PPBMN ...................................................................50 Gambar IV-3 Bagan Fungsi Bisnis PPBMN yang saat ini .................................................54 Gambar IV-4 Value Chain PPBMN...................................................................................57 Gambar IV-5 Arsitektur Data PPBMN .............................................................................60 Gambar IV-6 Arsitektur Aplikasi ......................................................................................63 Gambar IV-7 Arsitektur Infrastruktur PPBMN ...................................................................65 Gambar IV-8 Arsitektur Lengkap TIK PPBMN ..................................................................66 Gambar V-1 Peta Jalan Implementasi TIK PPBMN ..........................................................80 DAFTAR TABEL Tabel III-1 Struktur Tugas dan Fungsi PPBMN....................................................................25 Tabel III-2 Uraian Tugas dan Pelaporan SIMAK-BMN......................................................35 Tabel III-3 Aplikasi komputer yang telah ada di PPBMN ..................................................36 Tabel IV-1 Analisa SWOT PPBMN...................................................................................44 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 4 Tabel 5 Ditail Kebutuhan TIK ...........................................................................................46 Tabel IV-3 Identifikasi Jenis Data PPBMN .......................................................................58 Tabel IV-4 Portofolio Aplikasi PPBMN ..............................................................................61 Tabel IV-5 Fitur dan Kapabilitas Target Sistem Informasi .................................................67 Tabel V-1 Analisa Gap Pertama: Sistem yang dibutuhkan dengan Pemenuhannya ........74 Tabel V-2 Analisa Gap Kedua Sistem yang dibutuhkan dengan yang Sudah Ada ...........76 Tabel V-3 Analisa Gap Ketiga Sistem yang Dibutuhkan dengan Sistem yang Sudah Ada78 Tabel V-4 Peta jalan pengembangan TIK.........................................................................81 Tabel V-5 Kebutuhan Pelatihan dan Sosialisasi ...............................................................83 Tabel V-6 Peta Jalan Pelaksanaan Pelatihan dan Sosialisasi Penggunaan TIK PPBMN .84 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 5 Kata Pengantar Laporan Akhir ini dibuat dan diajukan sebagai penanda selesainya pekerjaan Penyusunan Master Plan SIM Pengelolaan BMN, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) yang diamanahkan oleh Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara, kepadaPT. xxxxx xxxx xxxxxpada Tahun Anggaran xxxx. Materi yang disajikan dalam Laporan Akhir menguraikan pemahaman terhadap substansi pekerjaan yang tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK). Laporan ini juga memuat pendekatan dan metodologi yang akan diterapkan dalam pelaksanaan pekerjaan. Satu hal yang menjadi acuan dalam Penyusunan Master Plan SIM Pengelolaan BMNadalah Blueprint eGovernment yang ditetapkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika dan menjadi satu kesatuan sistem yang mengakomidir kerangka nasional Sistem Fungsional Kepemerintahan. Secara ringkas dokumen ini memuat, hal terkait tentang apa, bagaimana dan kapan pekerjaan Penyusunan Master Plan SIM Pengelolaan BMN, Kementerian ESDMini diselesaikan sesuai dengan maksud dan tujuan yang tertuang dalam KAK. Laporan Akhir ini menjadi penting, karena dokumen ini menjadi acuan pelaksanaan kegiatan dan merupakan hasil penyamaan persepsi sekaligus kesepakatan bersama antara Tim dari PT. xxxxx xxxx xxxxxselaku pelaksana pekerjaan dengan Tim Teknis Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara, Kementerian ESDMdalam pelaksanaan Penyusunan Master Plan SIM Pengelolaan BMN ini. Besar harapan kami, Laporan Akhir yang telah kita diskusikan sebelumnya ini dapat menjadi bahan acuan bersama dalam menilai pelaksanaan pekerjaan Penyusunan Master Plan SIM Pengelolaan BMN ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 1 Kami ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara, yang telah memberikan kesempatan dalam melaksanakan pekerjaan ini. Jakarta, Desemberxxxx PT. Xxxxx xxxxx xxxxxx Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 2 BAB I. PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Perubahan dunia yang begitu cepat serta arus globalisasi semakin luas menuntut pemanfaatan, pengembangan, dan penguasaan informasi yang handal yang mampu memacu pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang maju , mandiri dan sejahtera. Oleh karena itu informasi sudah menjadi salah satu kebutuhan hidup masyarakat. Sekretariat Jenderal sebagai pelaksana fungsional pengguna barang pada kementerian/lembaga mempunyai tugas dan fungsi pembinaan pengelolaan BMN agar sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara melaksanakan pengelolaan barang milik/kekayaan Negara yang menjadi tanggung jawab Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Sebagaimana yang tertera pada Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral, No. 18, Tahun 2010, Pasal 911 bahwa Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan pengelolaan barang milik negara Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Dalam kegiatan penyelenggaraan pengelolaan Barang Milik Negara tersebut Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara memerlukan data dan informasi terkait dengan pengelolaan Barang Milik Negara yang handal, untuk mendukung kegiatan operasional maupun untuk proses pengambil keputusan dengan tepat dan cepat. 1 Namun demikian, keputusan pengeluaran investasi untuk implementasi sistem informasi manajemen pengelolaan Barang Milik Negara tidak bisa dilakukan dengan mudah. Perlu diperhitungkan cost dan benefit yang dihasilkan. Itulah sebabnya dibutuhkanMaster Plan sebagai dasar bagi Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara (PPBMN) di Kementerian ESDM dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Barang Milik Negara (SIM-Lola BMN). Master planSIM-Lola BMN berisi rencana strategis PPBMN dalam mengimplementasikan sistem informasi. Di dalamnya memuat pedoman kebutuhan sistem informasi yang diperlukan oleh PPBMNESDM dan mengacu kepada 5 (lima) pilar sistem informasi manajemen PPBMN, yakni: Kebijakan pembangunan dan pengembangan Infrastruktur Sumberdaya manusia, Aplikasi, dan pengelolaan . I.2. Maksud, Tujuan dan Sasaran Kegiatan I.2.1. Maksud Kegiatan Maksud kegiatan adalah menyusun Master Plan Sistem Informasi Pengelolaan Barang Milik Negara sebagai dasar untuk implementasi sistem informasi manajemen pengelolaan barang milik Negara. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 2 I.2.2. Tujuan Kegiatan Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai acuan dan rekomendasi untuk melakukan pembangunan dan pengembangan sistem informasi manajemen pengelolaan barang milik Negara. I.2.3. Sasaran Kegiatan Tersedianya suatu dokumen perencanaan pembangunan sistem informasi manajemen pengelolaan barang milik Negara yang memuat model organisasi, arsitektur teknologi informasi, rencana pengembangan sumber daya manusia, dan strategi implementasi teknologi informasi yang diharapkan mampu dijadikan sebagai alat control dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi sistem informasi manajemen pengelolaan barang milik Negara. I.3. DASAR HUKUM Dasar hukum yang menjadi referensi yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan ini adalah sebagai berikut: a. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); b. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 3 c. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400); d. lnpres 3/2003 tentang Pengembangan Kebijakan dan Strategi e-Government Nasional mengamanatkan Kementerian/Lembaga Pemerintah mengambil langkah-langkah nyata yang diperlukan sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya masing-masing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional. e. Peraturan Pemerintah Nomor 24, Tahun 2010, Tentang 2006 tentang Struktur Kementerian dan Lembaga Negara; f. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 20, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4609); g. Peraturan Pemerintah Nomor 38, Tahun 2008, Tentang Perubahan Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah; h. Peraturan Menteri EDSM No 18 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia; i. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 59/PMK.06/2005 Tahun 2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; j. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 135/PMK.01/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara; Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 4 k. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara; l. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara; m. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 102/PMK.06/2009 tentang Tata Cara Rekonsiliasi Barang Milik Negara dalam rangka Penyusunan Laporan Keuangan Pemerintah Pusat; n. Dokumen-dokumen terkait dengan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Keuangan – Barang Milik Negara (SIMAK-BMN), Sistem Akuntansi Indonesia (SAI), Sistem Akuntansi Keuangan (SAK), dll baik dari lingkungan Kementerian ESDM maupun dari Kementerian Keuangan; o. Berbagai dokumen lain yang bertalian dengan terkait sistem pengelolaan barang milik negara di lingkungan Kementerian ESDM serta unit kerja terkait, termasuk yang sedang dan akan dikembangkan; p. Dokumen-dokumen lainnya yang terkait. I.4. Sistematika Penyusunan Master Plan Hasil pelkasanaan Penyusunan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Barang Milik Negara Kementerian ESDM dilakukan dengan out-line sebagai berikut: BAB I, berisi pembahasan latar belakang, dasar hukum, tujuan, manfaat dan sasaran pembuatan Master Plan ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 5 BAB II, memuat bahasan tentang Kerangka Pikir, Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Master Plan ini. BAB III, berisi pembahasan tentang kondisi dan profil dari organisasi PPBMN struktrur Kementerian organisasi, ESDM. fungsi Pembahasan bisnis dan mencakup sejauh mana penggunaan TIK pada PPBMN tersebut. BAB IV, berisi pembahasan tentang rancangan Arsitektur TIK PPBMN BAB V, berisi pembahasan tentang roadmap pengembangan TIK PPBMN BAB IV, Penutup Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 6 BAB II. METODOLOGI PENYUSUNAN MASTER PLAN II.1. Kerangka Pikir Dalam pelaksanaan pekerjaan Penyusunan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Barang Milik Negara, diawali dengan mempersiapkan Kerangka Pikir. Kerangka Pikir, pada dasarnya adalah merupakan sebuah ‘batasan dan pemahaman’ bagaimana pekerjaan ini dilaksanakan, meliputi pemahaman terhadap isi Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term of References (ToR), berbagai landasan hukum terkait, berbagai sumber informasi/ data (melalui berbagai dokumen) yang memiliki hubungan dengan hal pokok dari yang menjadi obyek kegiatan (pengelolaan barang milik negara), selanjut langkah-langkah yang dilakukan, sebelum kegiatan-kegiatan termaksud sampai kepada tercapainya hasil akhir pelaksanaan seluruh rangkaian pekerjaan terkait, yaitu, tersusunnya ‘Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Barang Milik Negara’. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 7 Gambar II-1 Kerangka Pikir Pelaksanaan Penyusunan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan Barang Milik Negara 8 II.2. Strategic Plan - Master Plan - Blue Print TIK Sering sekali kita mendengar banyak kegagalan dalam pembangunan Teknologi Informatika dan Komunikasi (TIK)atau Information and Communication Technology (ICT)yang terjadi tidak hanya di Indonesia, bahkan terjadi juga di luar negeri. Menurut penelitian Gardner konsultan Internasional, yang pendapatnya selalu dirujuk oleh dunia usaha dan akademis, tingkat kegagalan proyek TIK rata-rata mencapai 80% di seluruh dunia. Salah satu faktor kegagalan implementasi TIK tersebut adalah akibat dari lemahnya atau tidak adanya perencanaan yang baik dan tepat sasaran dari TIK; implikasinyaadalah pada saat proyek TIK tersebut dilaksanakan. Namun sejelek-jeleknya pelaksanaan proyek TIK yang terencana tersebut masih lebih baik dibanding untuk TIK yang tanpa perencanaan. Oleh karena itu untuk menghindari kegagalan implementasi tersebut, sebaiknya sebuah organisasi memiliki perencanaan TIK yang matang yang logis, tepat sasaran dan tepat teknologi, serta ‘applicable’, sehingga memudahkan dan menjadi acuan dalam pelaksanaannya. Ada beberapa istilah yang sering kita dengar dalam perencanaan TIK, seperti Strategic ICT Planning (Rencana Strategis TIK), lalu ada ICT Master Plan (Rencana Induk TIK) dan ada pula ICT Blue Print (Cetak Biru TIK). Tidak ada yang salah denganistilah-istilah tersebut, meskipun seringkali terjadikerancuan dalam mempersepsikan maksud setiap istilah termaksud, serta keliru dalam memilih dan menempatkannya. 9 Gambar II-2 Strategic ICT Planning – ICT Master Plan – ICT Blue Print 10 Menurut Zachman tingkatan perencanaan TIK diawali oleh perencanaan strategis TIK (Strategic ICT Planning), kemudian diturunkan menjadi ICT Master Plan (Rencana Induk TIK) dan selanjutnya menjadi ICT Blue Print (Cetak Biru TIK). Strategic ICT Planning adalah perencanaan TIK pada tingkat strategik karena befungsi menyelaraskan antara kebutuhan bisnis dan kebutuhan TIK. Kesesuaian ini akan didapat dari proses pengenalan dan pemahaman terhadap Visi dan Misi, Tujuan serta Sasaran dari organisasi/institusiterkait; pemahaman terutama difokuskan pada sisi ‘bisnis’ atau tugas poko dan fungsi (tupoksi) institusi tersebut, dikenal sebagai rencana strategis organisasi itu sendiri. Hasil pemahaman yang dikuti dengan identfikasi tersebut, selanjutnya diterjemahkan kedalam kebutuhan TIK, atau menjadi Rencana Strategis TIK institusi tersebut. Sementara itu, ICT Blue Print adalah merupakan transformasi dari Strategic ICT Planning, kedalam rincian dari berbagai komponen Rencana Strategis TIK tersebut. ICT Blue Print lebih teknis dibanding dengan Strategic ICT Planning yang umumnya bersifat konsepsi.ICT Blue Print, memuat secara rinci terkait dengan Rincian TIK yang direncanakan seperti:(i) Arsitektur Bisnis, (ii) Arsitektur Data, (iii) Arsitektur Aplikasi dan (iv) Arsitektur Infrastruktur. Rincian ICT Blue Print tersebut juga memuat hasil audit, kinerja sistem yang ada, struktur teknis berupa komponen-komponen dan modul-modul, kapabilitas, fitur relasi dan interkoneksi antar sistem serta standar-standar yang digunakan yang dipergunakan dalam dalam penerapan TIK yang direncanakan tersebut. 11 ICT Master Plan, adalah tahap perencanaan yang berada diantara Strategic ICT Planning dan ICT Blue Print. Oleh karena itu IT Master Plan untuk sebuah organisasi sebaiknya adalah merupakan kombinasi antara Strategic ICT Planning dan ICT Blue Print. Secara prinsip ICT Master Plan tersebut harus merupakan hasil pembahasan hal-hal yang berkaitan dengan: Keselarasan antara strategi dan kebutuhan organisasi terhadap pengembangan TIK yang memberikan nilai tambah langsung maupun tidak langsung kepada organisasi. Sasaran kemampuan TIK yang diharapkan untuk dikembangkan agar tercapai apa yang telah didefinisikan sebelumnya dalam bentuk arsitektur sistem yang menyeluruh (holistik) dan sistemik namun masih pada tingkat global (level 0 atau 1). Isue-isu TIK dan analisa kesenjangan (gap analysis) yang kondisi yang ada dan membandingkannya dengan apa yang diinginkan dengan melihat permasalahan yang ada dan bagaimana cara mengatasinya sehingga dapat tercapai kondisi yang diinginkan dalam bentuk rekomendasi-rekomendasi perbaikannya. Daftar Pengembangan TIK dan Prioritasnya perlu dibuat pada tahap ini untuk mementukan apa yang harus dilakukan selama kurun waktu tertentu dengan tahapan dan prioritas dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan, ketersediaan, kesiapan sumber daya, target organisasi dan kebutuhan kompetisi maupun alasan strategis. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 12 Peta Jalan (roadmap) dan pendekatan dalam mengimplementasi rencana tersebut perlu dibuat pada tahap ini agar perencanaan anggaran dan sumber daya dapat dilakukan sejalan dengan perencanaan TIK tersebut. Tata Kelola portofolio TIK adalah manajemen pelaksanaan proyek-proyek TIK dan menerapkan dan mengadopsi tata kelola yang digunakan dalam pelaksanaan manajemen portofolio TIK yang telah direncanakan tersebut. II.3. Kajian Memilih Metodologi Penyusunan Master Plan Agar Rencana Induk TIK (ICT Master Plan) dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan diatas maka perlu dipilih sebuah metodologi sebagai acuan kita bekerja. Ada beberapa kerangka kerja (Frame Work) atau metodologi penyusunan Rencana Induk TIK (ICT Master Plan)yang sudah terbukti baik di pasaran. Metodologi tersebut antara lain adalah: TOGAF INTEGRATED ARCHITECTURE FRAMEWORK ZACHMAN FRAMEWORK CAP GEMINI METHODOLOGY MODAF DODAF FEAF IASA Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 13 Gambar II-3 Beberapa Frame-Work Perencanaan TIK II.4. Metodologi Penyusunan Master Plan yang Digunakan Dalam membangun sistem informasi terintegrasi diperlukan arsitektur tekonologi informasi yang baik. Pada tingkat organisasi arsitektur teknologi informasi terdiri atas: [a] arsitektur sistem bisnis yaitu struktur kebutuhan informasi yang sesuai dengan sistem bisnis dan kebutuhan informasi; [b] arsitektur informasi yang terkait dengan struktur dan penggunaan informasi (mencakup hubungan dan ketergantungan informasi) dalam organisasi, sejalan dengan informasi tentang strategi organisasi dan kebutuhan operasional; [c] arsitektur aplikasi atau perangkat lunak yang mendefinisikan struktur sistem secara individual dan didasarkan pada teknologi yang digunakan, [d] Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN arsitektur teknik yang Hal - 14 mendefinisikan lingkungan (environment) secara teknik dan infrastruktur untuk semua sistem informasi yang ada. Gambar II-4 Enterprise Architecture dari ITABOK IASA Berbagai cara dan organisasi/perusahaan informasinya. Cara metodologi dalam yang dikembangkan membangun paling tepat oleh arsitektur adalah sistem mengikui dan mengadopsi kerangka acuan yang sudah diakui oleh industri maupun masyarakat luas baik nasional maupun internasional. Salah satu kerangka acuan yang banyak digunakan oleh industri saat ini adalah penggunaan Framework Information Architecture ITABOK dari IASA (Information Architecture System Architect) Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 15 dimana pengembangan arsitektur teknologi informasi dibagi atas 4 pilar yang terdiri dari: a) Arsitektur Bisnis, arsitektur ini mendifinisikan kebutuhan bisnis dengan melihat kondisi proses bisnis yang ada serta adanya keselarasan antara rencana bisnis dengan rencana pembangunan sistem informasi; b) Arsitektur Informasi, arsitektur ini akan menggambarkan informasi apa yang diperlukan di dalam organisasi serta alurnya; c) Arsitektur Sistem Informasi, adalah turunan dari kebutuhan informasi menjadi sistem informasi apa yang diperlukan, serta menggambarkan keterkaitan antara sistem informasi satu dengan lainnya sesuai dengan proses bisnis masing-masing; d) Arsitektur Infrastruktur adalah arsitektur yang menggambarkan kebutuhan teknologi apa untuk mendukung agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang digariskan pada arsitektur bisnis. II.4.1. Arsitektur Bisnis Untuk mendapatkan arsitektur bisnis dapat dilakukan dengan melakukan analisis terhadap proses bisnis dari orgranisasi tersebut. Analisis terhadap proses bisnis pada organisasi dilakukan dengan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 16 melihat kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan, kemudian dibandingkan perbedaannya dengan menggunakan analisa gap. Gambar II-5Bagan Analisa Gap Analisa gap diperlukan untuk membantu organisasi dalam mengetahui dikondisi mana ia berada dengan memetakan seluruh aktifitasnya secara jelas. Berdasarkan analisa gap tersebut dapat dibuatkan strategi untuk mengisi gap tersebut agar organisasi dapat mencapai tujuan sesuai dengan kondisi yang diinginkan. Oleh karena itu pemetaan secara sistematis diperlukan agar kondisi yang ada dapat diketahui dengan akurat. Salah satu metoda untuk menganalisis proses bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan metoda analisa rantai nilai atau Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 17 value chain dari Porter [?]. Dengan menggunakan analisa rantai nilai dapat diidentifikasikan mana yang menjadi aktifitas utama dan mana yang menjadi aktifitas pendukung. Dalam konteks layanan aktifitas utama dapat dikatagorikan sebagai aktifitas yang mendukung front office dan aktifitas dukungan dapat dikatagorikan sebagai aktifitas back office. Dengan demikian dapat dilihat dan dilakukan prioritas yang bagian harus menjadi perhatian utama dalam pengembangan system informasi di organisasi tersebut. Adapun rantai nilai berdasarkan Porter dapat dilihat pada gambar 2.3 dibawah ini: Time is a major competitive factor Support Support Activity 1Activity Support Activity Support Activity N ... The Organization should maximise value-adding ... Support Activity 2 activities Activity 2 Activity 3 Gambar II-6Value Chain. Penggambaran rantai nilai untuk kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan dapat membantu dalam proses analisa gap. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 18 Jika dikaitkan dengan organisasi maka setelah diidentifikasi unit organisasi dan semua kebutuhan informasinya, tahapan selanjutnya adalah baseline description. Pada tahapan ini akan dihasilkan deskripsi proses bisnis sebuah organisasi. Dalam mendefinisikan proses bisnis, dapat dilihat alur proses dari sudut pandang entitas yang dikelola oleh universitas yaitu mahasiswa dan pegawai (karyawan). Alur proses untuk entitas mahasiswa, mencakup aktivitas seleksi mahasiswa baru, registrasi perkuliahan, perkuliahan dan kelulusan. Alur proses untuk entitas karyawan mencakup aktivitas rekruitmen, bekerja, dan pasca bekerja. Pada aktivitas bekerja setiap karyawan menempati posisi masing-masing dan melakukan kewajibannya sesuai dengan posisi tersebut. II.4.2. Arsitektur Informasi Untuk menyusun Arsitektur Informasi dapat dilakukan dengan mengidentifikasi informasi apa saja yang diperlukan pada setiap proses dan aktifitas pada organisasi tersebut. Identifikasi alur data dan informasi yang sesuai dengan proses dan aktitas organisasi tersebut dapat digambarkan dengan membuat peta alur informasi dari setiap proses tersebut. Berdasarkan gambar peta tersebut secara mudah kita dapat menganalisa alur informasi yang berjalan dari satu unit kerja ke unit kerja yang lain dan dapat mengidentifikasi bagian mana yang terlewatkan. Analisa pada tingkat ini sangat diperlukan untuk mengintegrasikan seluruh informasi yang mengalir sesuai dengan proses bisnisnya. Kegagalan dalam mengidentifikasikan pada tingkat tingkat ini menyebabkan system informasi yang akan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 19 dibangun akan menyulitkan menjadi dan pulau-pulau menimbulkan (silo) inefisiensi informasi dalam yang operasional organisasi. Misalnya, dalam merancang sistem informasi terintegrasi dalam universitas akan dibahas dari aspek arsitektur informasi,yaitu struktur dan penggunaan informasi (mencakup hubungan dan ketergantungan informasi) dalam organisasi, sejalan dengan informasi tentang strategi organisasi dan kebutuhan operasional. Sistem Informasi Terintegrasi yang diusulkan menerapkan konsep centralized data and distributed processing yang cocok untuk lingkungan perguruan tinggi, di mana data disimpan terpusat dan operasi dilakukan secara tersebar di unit-unit organisasi perguruan tinggi [5]. Dalam merancang sistem informasi terintegrasi dalam sebuah organisasi akan dibahas dari aspek arsitektur informasi. Yaitu struktur dan penggunaan informasi (mencakup hubungan dan ketergantungan informasi) dalam organisasi, sejalan dengan informasi tentang strategi organisasi dan kebutuhan operasional. Hasil dari arsitektur sistem harus dapat dirincikan pada tingkat rancangan. Arsitektur sistem sebagai petunjuk dalam pengembangan sistem purwa rupa (prototype system). Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 20 II.4.3. Arsitektur Sistem Informasi Tahapan selanjutnya, adalah membangun Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Pengelola Barang Milik Negara (SIM-Lola BMN) terintegrasi. Untuk memenuhi kebutuhan pada setiap unit organisasi di atas, idealnya, sistem-sistem informasi di institusi dapat terpadu dan menjamin konsistensi, keakuratan dan kekinian data pada setiap sistem informasi. Pembangunan sistem yang terpadu, merupakan pekerjaan yang sangat besar, memerlukan sumber daya lebih banyak dan makan waktu lama. Sistem Informasi Terintegrasi akan menerapkan konsep centralized data and distributed processing yang cocok untuk lingkungan perguruan tinggi, di mana data disimpan terpusat dan operasi dilakukan secara tersebar di unit-unit organisasi terkait [5]. II.4.4. Arsitektur Infrastruktur Tahapan terakhir adalah membangun arsitektur infrastruktur organisasi yang terintegrasi. Infrastruktur merupakan kebutuhan dasar dari pembangunan sistem informasi yang harus selaras dengan kebutuhan sistem informasi. Berbagai kebutuhan infrastruktur berupa perangkat keras komputer PC, komputer Server, jaringan komputer dan jaringan internet digambarkan secara terpadu dengan memperhatikan aspek teknologi yang ada dipasaran maupun antisipasi perkembangannya ke depan. Keempat arsitektur teknologi informasi tersebut menjadi kesatuan arsitektur arsitektur TIK di PPBMN Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN atau disebut Enterprise Hal - 21 Architecture PPBMN. Selanjutnya Enterprise Architecture PPBMN tersebut menjadi dijadikan acuan dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN di PPBMN. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 22 BAB III. KAJIAN PROFIL ORGANISASI PPBMN KEMENTERIAN ESDM III.1. Dasar Hukum Pembentukan PPBMN ESDM Pusat Pengelolaan Barang Milik Negara (PPBMN) Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) dibentuk dalam rangka mendukung tugas salah satu tugas utama Menteri yaitu pengelolaan barang milik negara. Pembentukan pusat tersebut sebagai pelaksanaan ketentuan pasal 101 Peraturan Presiden No 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara dan ketentuan pasal 707 Peraturan Presiden nomor 24 tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Kementerian Sumber Daya Mineral.Sedangkan pelaksanaan pengelolaan Barang Milik Negara diatur mengacu kepada Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral nomor 2328 /K/90/MEM/2009 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Negara di Lingkungan ESDM. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 23 III.2. Struktur Organisasi PPBMN Sebagai pelaksana pengelolaan barang milik negara PPBMN berada di bawah dan bertanggung jawab kepada menteri ESDM namun pembinaan Administrasi dan teknis fungsional terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi PPBMN dilakukan oleh Sekretaris Jenderal ESDM. Secara garis besar susunan organisasi PPBMN menurut Permen no 18 tahun 2010 tentang OTK terdiri dari: a. Bagian Tata Usaha; b. Bidang Penatausahaan Barang Milik Negara; c. Bidang Pemindahtanganan, Penghapusan, dan Pemanfaatan Barang Milik Negara; d. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan; dan e. Kelompok Jabatan Fungsional. Struktur organisasi PPBMN yang telah berjalan saat ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 24 Gambar III-1Struktur Organisasi PPBMN III.3. Tugas dan Fungsi PPBMN Tugas dan fungsi PPBMN seperti yang tertulis pada Organisasi dan Tata Kerja PPBMN Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (No 18 Thn 2010) adalah sebagai berikut: Tabel III-1Struktur Tugas dan Fungsi PPBMN NO Struktur 1 Bagian Tata Usaha Tugas Fungsi A Subbagian Rencana Melakukanpenyiapan dan Keuangan; bahan Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan koordinasi dan rencana, dananggaran, program, penyusunan pelaksanaan program, rencana, dananggaran, administrasi keuangan, serta pelaksanaan administrasi penyiapan bahan pemantau- keuangan, serta an, evaluasi dan pelaporan penyiapan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 25 pelaksanaan kegiatan bahanpemantauan, PPBMN evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan PPBMN B Subbagian Umum Melakukan dan Kepegawaian; C Subbagian Pengelolaan Pelaksanaan administrasi administrasi rumah tangga, rumah tangga, kearsipan dan kepegawaian kearsipan dan kepegawaian Melakukan pengelolaan data Pengelolaan Data dan informasi data dan informasi dan Informasi. 2 Bidang Penatausahaan Melaksanakanpenyiapan BMN kebijakan teknis dan penatausahaan BMN. A Subbidang Melakukan penyiapan bahan Penyiapan Penatausahaan penyusunan kebijakanTeknis penyusunan Barang bahan kebijakan Milik dan pelaksanaan pembukuan, teknis dan Negara Minyak dan inventarisasi dan pelaporan pelaksanaanPembukuan, Gas Bumi; BMN di bidang minyak dan inventarisasi gas bumi pelaporan dan BMN di bidangMinyak dan gas bumi; Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 26 B Subbidang Tugas melakukan penyiapan Penyiapan Penatausahaan bahan penyusunan kebijakan penyusunan Barang Negara Milik teknis dan bahan kebijakan pelaksanaan teknis dan pelaksanaan Energi, pembukuan, inventarisasi Pembukuan, inventarisasi Mineral, Batubara, dan pelaporan BMN di bidang dan pelaporan BMN di dan Unit Utama energi, mineral, batubara, bidang Serta barang milik negara unit energi, mineral, batubara, utama serta barang milik negara unit utama. 3 Bidang Pemindahan, Penghapusan dan Pemanfaatan BMN A Subbidang Melakukan penyiapan Pemindahtanganan, Bahan Penghapusan, dan kebijakan Pemanfaatan Barang Penyiapan bahan kebijakan penyusunan penyusunan teknis dan teknis dan pelaksanaan pelaksanaan Pemindahtanganan, pemindahtanganan, penghapusan, dan Milik Negara Penghapusan, dan pemanfaatan BMN Minyak dan Gas pemanfaatan BMN minyak Minyak dan gas bumi Bum dan gas bumi B Subbidang Pemindahtanganan, Penyiapan Pemindahtanganan, penghapusan, dan penyusunan bahan kebijakan Penghapusan, dan pemanfaatan barang milik teknis dan pelaksanaan Pemanfaatan Barang negara energi, mineral, Pemindahtanganan, Milik batubara, dan BMN unit penghapusan, dan Negara utama. pemanfaatan barang milik Energi, Mineral, negara energi, mineral, Batubara, dan Unit batubara, dan BMN unit Utama. utama Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 27 4 Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan A Subbidang Melakukan Pengamanan Penyiapan Barang Milik penyusunan Negara teknis Penyiapan bahan kebijakan bahan penyusunan kebijakan teknis dan pelaksanaan dan Pengamanan, pembinaan, pelaksanaanpengamanan, pembinaan, pengawasan dan pengawasan pengendalian BMN dan pengendalian BMN. B Subbidang Melakukan Pemeliharaan bahan Barang bahan penyusunan penyusunan Milik kebijakan Negara penyiapan Penyiapan teknis kebijakan dan teknis dan pelaksanaan pelaksanaan pemeliharaan pemeliharaan BMN. BMN III.4. Pengelolaan BMN di Kementerian ESDM III.4.1. Definisi Barang Milik Negara Sebagai pelaksanaan dari ketentuan Pasal 48 ayat (2) dan Pasal 49 ayat (6) Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, dan untuk menjamin terlaksananya tertib administrasi dan tertib pengelolaan BMN/daerah, maka telah diterbitkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan BMN/Daerah. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 28 PP Nomor 6 tahun 2006 pada dasarnya merupakan penyatuan peraturan-peraturan mengenai pengelolaan BMN (BMN) yang telah ada sebelumnya, mengatur hal-hal yang belum tertampung dalam peraturan-peraturan yang ada sebelumnya, dan memberikan landasan hukum yang lebih kuat agar tertib administrasi dan tertib pengelolaan BMN/D dimaksud dapat diwujudkan. Oleh karena itu, dengan adanya PP Nomor 6 Tahun 2006 diharapkan pengelolaan BMN/D semakin tertib baik dalam hal pengadministrasiannya maupun pengelolaannya, sehingga pengadaan, pemanfaatan, dan pemeliharaan serta pengamanan BMN/D dimasa mendatang dapat lebih efektif dan efisien. Adapun pengertian BMN/Daerah (BMN/D) sesuai dengan pasal 1 angka 10 dan 11 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN/D atau berasal dari perolehan lain yang sah. Selanjutnya, dalam pasal 2 ayat (2) PP Nomor 6 Tahun 2006, dari pengertian BMN/D yang berasal dari perolehan lain yang sah dimaksud dirinci dalam 4 bagian, yaitu: (a) barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan/sejenisnya, (b) diperoleh sebagai pelaksanaan perjanjian/ kontrak, (c) diperoleh berdasarkan ketentuan undangundang, dan (d) diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap. Dalam PP Nomor 6 Tahun 2006 diatur pejabat yang melakukan pengelolaan BMN/daerah termasuk kewenangannya. Untuk pengelolaan BMN, Menteri Keuangan adalah Pengelola Barang, menteri/pimpinan lembaga adalah Pengguna Barang, dan Kepala Kantor Satuan Kerja adalah Kuasa Pengguna Barang. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 29 Ruang lingkup pengelolaan BMN/D dalam PP Nomor 6 Tahun 2006 adalah meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan BMN/D terdiri dari: perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan (meliputi sewa, pinjam pakai, kerjasama pemanfaatan, dan bangun guna serah/bangun serah guna), pengamanan (meliputi administrasi, fisik dan hukum) dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan (meliputi penjualan, tukar menukar, hibah, dan PMP), penatausahaan (meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan), pembinaan, pengawasan dan pengendalian. PP Nomor 6 Tahun 2006 adalah mengatur mengenai pokok-pokok pengelolaan BMN/D. Agar pengelolaan BMN/D tersebut lebih operasional, telah ditetapkan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) nomor 96/PMK.06/2007 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan BMN. Namun demikian, PMK ini belum mengatur keseluruhan dari apa yang diamanatkan oleh PP Nomor 6 Tahun 2006. Kemudian, perlu diatur tersendiri pula aturan tehnis mengenai perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penatausahaan, dan pengawasan dan pengendalian. III.4.2. Penyajian BMN Pada Laporan Sistem Akuntansi Instansi Dalam sistem akuntansi instansi, BMN merupakan bagian dari aset pemerintah pusat yang berwujud. Sedangkan pengertian aset menurut Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintah adalah “Aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 30 dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya”. Pada pelaporan akuntansi, BMN dilaporkan dapat berupa: • Neraca – Aset Lancar • Persediaan atau inventori – Aset Tetap • Tanah • Peralatan dan Mesin • Gedung dan Bangunan • Jalan, Irigasi dan Jaringan • Aset Tetap Lainnya • Konstruksi Dalam Pegerjaan – Aset Lainnya • Aset Tetap yang Dihentikan dari Penggunaan Aktif Pemerintah • Catatan atas Laporan Keuangan – Aset Bersejarah – Ekstrakomptabel – Penjelasan atas BMN yang disajikan di Neraca Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 31 Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintah, dalam Lampiran I.08 PSAP 07 tentang Akuntansi Aset Tetap dijelaskan bahwa aset tetap diklasifikasikan berdasarkan kesamaan dalam sifat atau fungsinya dalam aktivitas operasi entitas. Klasifikasi aset tetap tersebut yaitu sebagai berikut: a. Tanah, yang dikelompokkan sebagai aset tetap ialah tanah yang diperoleh dengan maksud untuk dipakai dalam kegiatan operasional pemerintah dan dalam kondisi siap dipakai. b. Peralatan dan Mesin, mencakup mesin-mesin dan kendaraan bermotor, alat elektonik, inventaris kantor, dan peralatan lainnya yang nilainya signifikan dan masa manfaatnya lebih dari 12 (dua belas) bulan dan dalam kondisi siap pakai. c. Gedung dan Bangunan, mencakup seluruh gedung dan bangunan yang diperoleh dengan maksud untuk dipakai dalam kegiatan operasional pemerintah dan dalam kondisi siap dipakai. d. Jalan, Irigasi, dan Jaringan, mencakup jalan, irigasi, dan jaringan yang dibangun oleh pemerintah serta dimiliki dan/atau dikuasai oleh pemerintah dan dalam kondisi siap dipakai. e. Aset Tetap Lainnya, mencakup aset tetap yang tidak dapat dikelompokkan ke dalam kelompok aset tetap di atas, yang diperoleh dan dimanfaatkan untuk kegiatan operasional pemerintah dan dalam kondisi siap dipakai. f. Konstruksi dalam Pengerjaan, mencakup aset tetap yang sedang dalam proses pembangunan namun pada tanggal laporan keuangan belum selesai seluruhnya. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 32 III.4.3. Jenis Transaksi BMN Transaksi BMN yang dapat dilakukan terdiri dari 3 jenis transaksi yaitu perolehan, perubahan dan penghapusan. Adapun rincian kegiatan dari masing-masing transaksi tersebut dapat dilihat pada gambar 3.2 di bawah ini. Gambar III-2Jenis Transaksi BMN Selanjutnya Alur Pelaporan Sistem Akuntansi Instansi untuk Kementerian ESDM dapat dilihat pada gambar 3.3 dibawah ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 33 Gambar III-3Alur Pelaporan SIMAK-BM Alur pelaporan dilakukan mulai dari Satker pada level UAKPB kemudian kepada Unit Utama Eselon 1 (UAPPB-E1) dan terakhir kepada UAPB dalam hal ini PPBMN. Laporan yang disampaikan bersifat summary dan eselon1 dan UAPB melakukan konsolidasi laporan yang akan dikirimkan ke Kementerian Keuangan. Pada Kementerian ESDM tidak ada level wilayah sehingga laporan UAKPB langsung disampaikan ke UAPPB-E1. Pada tabel 3.2 dberikut ini adalah daftar tugas dan pelaporan SIMAK-BMN secara lengkap. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 34 Tabel III-2 Uraian Tugas dan Pelaporan SIMAK-BMN Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 35 III.5. Posisi Organisasi TIK di PPBMN Mempelajari struktur dan fungsi organisasi di atas terlihat bahwa posisi organisasi yang menangani TIK di PPBMN yaitu Subbagian Pengelolaan Data dan Informasi adalah berada di bawah bagian Tata Usaha. Subbagian ini menangani pengelolaan data dan informasi yang berada di lingkungan PPBMN. Subbagian Pengelolaan Data dan Informasi juga merupakan perpanjangan tangan dari Pusat Pengelolaan Data dan Informasi Kementerian ESDM. Secara fungsional Subbagian Pengelolaan Data dan Informasi PPBMN juga menangani seluruh aspek yang berkaitan infrastruktur yang mendukung keberhasilan proses pengelolaan Data dan Informasi di PPBMN. III.6. Pemanfaatan TIK di PPBMN Oleh karena pembentukan organisasi PPBMN di Kementerian ESDM masih baru sehingga pemanfaatan TIK belum banyak dilakukan di PPBMN. Saat ini PPBMN telah menggunakan beberapa aplikasi yang mendukung operasional organisasi. Aplikasi tersebut umumnya adalah aplikasi wajib yang harus digunakan dalam rangka pelaporan kepada instansi terkait seperti Kementerian Keuangan dan Kementerian PAN. Selain itu Sekretariat PPBMN juga mengembangan aplikasi sendiri dalam rangka medukung proses administrasi dan persuratan di lingkungan PPBMN. Tabel III-3Aplikasi komputer yang telah ada di PPBMN No Nama Fungsi Keterangan Aplikasi Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 36 1 SIMAK-BMN Pelaporan BMN ke Aplikasi Kementrian Keuangan wajib dari Ditjen Anggaran Kemenkeu. Sistem ini berjalan stand alone 2 RKA-KL Perencanaan dan Aplikasi Pengangaran wajib dari Ditjen Anggaran Kemenkeu. Sistem ini berjalan stand alone 3 SIMPEG Pelaporan Kepegawaian Dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Negara. Sistem ini berjalan stand alone Selain aplikasi yang telah berjalan tersebut di atas, terdapat pula beberapa aplikasi lain yang telah direncanakan PPBMN sebelum Master Plan ini dibuat yaitu: No Nama Fungsi Keterangan Dalam bentuk kajian Aplikasi 1 MONA Monitoring Anggaran 2 Pemeliharaan BMN Monitoring Pemeliharaan Dalam bentuk Rancangan BMN namun lingkupnya aplikasi terbatas di PPBM bukan di Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 37 Kementerian ESDM Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 38 BAB IV. RANCANGAN TARGET ARSITEKTUR TIK IV.1. Analisa Akan Kebutuhan TIK Fungsi utama dibentuknya PPBMN adalah sebagai penanggung jawab pengelolaan BMN di lingkungan Kementerian ESDM. Saat ini pengelolaan BMN dilakukan dengan menggunakan aplikasi SIMAKBMN yang telah disediakan oleh Ditjen Perbendaharaan Negara Kementerian Keuangan. Aplikasi tersebut merupakan aplikasi wajib yang harus dilaksanakan oleh setiap kementerian tidak terkecuali Kementerian ESDM kementeriannya dalam melaporkan masing-masing. Namun status aplikasi BMN di SIMAK-BMN tersebut mempunyai keterbatasan sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan PPBMN dalam mengelola BMN di lingkungan Kementerian ESDM. Aplikasi SIMAK-BMN tersebut sebenarnya tidak dirancang untuk mendukung proses pengelolaan BMN di internal PPMBN, akan tetapi aplikasi tersebut hanya berfungsi sebagai alat pencatat setiap akhir proses BMN dan semata-mata dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelaporan kepada Kementerian Keuangan dalam hal ini Ditjen Perbendaharaan Negara. Oleh karena itu timbul permasalahan bagaimana mengelola BMN secara lengkap sehingga kontrol terhadap BMN dapat dilakukan sepenuhnya oleh PPBMN. Untuk itu perlu diidentifikasi permasalahan yang ada dan perlu pula Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 39 mengidentifikasi kebutuhan sistem BMN yang nantinya akan disusun dalam bentuk Master Plan Sistem Informasi. IV.1.1. Permasalahan yang Ada Permasalahan yang dihadapi PPBMN sehingga menjadi kendala dalam mengelola BMN di lingkungan Kementerian ESDM adalah: a. Aplikasi SIMAK BMN yang tersedia saat ini (dari Kementerian Keuangan) digunakan mendukung pelaporan Sistem Akuntansi BMN. Aplikasi ini terpasang di kementerian, disetiap satker dan unit utama. Aplikasi ini juga hanya berjalan stand alone sehingga data BMN tidak terkonsolidasi pada sebuah database yang terpusat akan tetapi tersebar di setiap Satker, Wilayah dan Unit Utama. b. Data diterima PPBMN dari Satker dan Eselon-1 tidak rinci dan tidak mutakhir. Tidak mutakhir karena PPBMN menerima Laporan BMN dari satker dan Eselon-1 setiap perioda 6 Bulan dan 1 Tahun. Tidak akurat karena sesuai tupoksi SIMAK-BMN Satker dan Eselon-1 diwajibkan hanya menyampaikan laporan berupa ringkasan (Summary) dari kegiatan dan status BMN di lokasi masing-masing. Sedangkan laporan BMN yang rinci tidak wajib disampaikan ke PPBMN. c. Belum ada sistem yang dapat menkonsolidasi seluruh laporan dari UAKPB (Satker). Data yang terkonsolidasi saat ini baru berupa data ringkasan dari setiap satker, wilayah dan unit utama di lingkungan Kementerian ESDM. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 40 d. PPBMN mengalami kesulitan dalam melakukan pengendalian dan monitoring Aset karena data tidak akurat dan update. e. Proses kerja yang penting dalam menangani pengelolaan BMN dilakukan secara manual mendukung efisiensi dan sehingga efektifitas tidak dapat dama mendukung kelancaran bekerja. Melihat kondisi diatas kesulitan utama yang dihadapi oleh PPBMN adalah sulitnya mengendalikan memonitor status barang yang berada di tingkat Satuan Kerja. Hal ini karena Tupoksi pengelolaan dan pelaporan BMN dengan menggunakan SIMAK-BMN dilakukan mulai dari tingkat bawah ke tingkat atas mulai dari Satker sampai Ke PPBMN disampaikan cukup dalam bentuk ringkasan (summary). Oleh karena itu pada tingkat PPBMN data yang tersedia bersifat summary dan tidak rinci. Kondisi ini sangat menyulitkan PPBMN dalam memonitor status BMN sampai ke tingkat BMN. Kesulitan ini apabila tidak segera diatasi tentu akan membuat PPBMN tidak dapat menjalankan peraturan fungsinya menteri dengan sebagai baik sesuai pengelola dengan BMN di amanat lingkungan Kementerian BMN. Selain itu PPBMN tidak hanya mengalami kesulitan dalam memonitor dan melaksanakan pengamanan dan pemeliharaan melakukan BMN namun perencanaan juga mengalami kegiatan yang kesulitan berkaitan dalam dengan pengelolaan BMN di lingkungan Kementerian ESDM. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 41 Gambar IV-1Permasalahan dalam Pengelolaan SIMAK - BMN IV.1.2. Target, Sasaran Dan Manfaat yang Diharapkan Untuk menentukan target, sasaran dan manfaat dari TIK yang diharapkan perlu dilakukan analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman (SWOT). Dengan analisa SWOT maka kita mengetahui kondisi internal dan eksternal organisasi. Kondisi internal diketahui dengan melihat seberapa besar kelemahan kita (Weaknes) dan seberapa besar kekuatan kita (Strengh) dalam menghadapi tantangan pengelolaan BMN di PPBMN. Demikian pula kondisi eksternal dapat diketahui dengan cara melihat kesempatan (Opportunity) dan ancaman (Thread) yang dihadapi dalam mengelola BMN di PPBMN. Kelemahan dan kekuatan akan menjadi kondisi sebenarnya PPBMN (baseline) dan Opportunity dan Thread akan menjadi target sistem yang akan kita kembangkan. Analisis a) Analisa SWOT Terhadap PPBMN Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 42 Analisa SWOT dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini. Pada tabel tersebut kekuatan utama PPBMN adalah memiliki mandat sebagai pengelola BMN di Kementerian ESDM namun dalam melaksanakan tugasnya banyak kelemahan yang dihadapi yaitu belum tersedianya Tupoksi (SOP/standard operating procedure), uraian tugas dan fungsi yang tertulis (job description) dalam pelaksanaan pengelolaan BMN sehingga berdampak kepada tidak bakunya proses kerja yang berjalan sekarang. Sedangkan kesempatan dan ancaman yang ada dapat digunakan sebagai target kebutuhan sistem dimasa mendatang. Pada tabel 4.1 dibawah ini terdapat kebutuhan agar PPBMN dapat berperan dalam ‘pengawasan’ Barang Operasi Migas yang volume dan nilainya sangat besar yaitu dengan adanya kemampuan melakukan “cross check” secara seksama pada saat verifikasi permintaan pengadaan sampai kepada pemanfaatan dan penghapusan/pengalihan Barang Operasi Migas (BMN) memungkinkan dari PPBMN pihak dapat user. Kemampuan melakukan ini pengendalian secara seksama dan memberikan masukkan terhadap biaya ‘Cost Recovery’ barang terkait kepada Menteri. Disamping itu juga diperlukan adanya konektifitas dengan instansi terkait dalam melakukan koordinasi dalam pengawasan barang operasi Migas antara lain dengan institusi yang membawahi dan bertanggung-jawab atas KP3S, Ditjen Migas, Bea-Cukai, Kemendag, Kemenperin, BKPM dan Ditjen Pajak. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 43 Tabel IV-1Analisa SWOT PPBMN STRENGH WEAKNESS Memiliki mandat sebagai pengelola BMN Tidak seluruh ‘fungsi’ dari pengelolaan untuk Kementerian ESDM BMN (re: UU No. 20/ ……) diserahkan Fokus sebagai pelaksana pengelolaan BMN. oleh Menteri ESDM. Banyak tenaga belum berpengalaman Memiliki tenaga-tenaga muda. dalam bidang pengelolaan BMN. Tenaga-tenaga muda direkrut untuk PPBMN Belum memiliki uraian Tugas Pokok dan Fungsi/ Job Description yang rinci terkait masing-masing gugus kerja staf PPBMN Belum tersedia SOP Pengelolaan BMN yang rinci dan komprehensif. Belum memanfaatkan secara optimal kemajuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk mendukung pengelolaan BMN. OPPORTUNITY THREAT Profesional dalam pengelolaan BMN. Kedudukan Satker PPBMN yang relatif Potensi untuk mengelola BMN secara efektif dan efisien dalam mengelola BMN. yang ‘menguasai’ BMN. Belum memiliki ‘landasan hukum’ untuk Dapat berperan dalam ‘pengawasan’ Barang Operasi Migas yang volume dan nilainya sagat besar. Melalui rendah dibanding dengan Satker lain pemanfaatan mengawasi Barang Operasi Migas. Mendapatkan ‘perlawanan’ dari KP3S, terkait TIK (Sistem potensi ‘pengendalian’ cost recovery yang diajukan mereka. Informasi Pengelolaan & Database Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 44 BMN), dapat dilakukan ‘cross-chek’ secara seksama permintaan saat pengadaan verifikasi dan pemanfaatan BMN, termasuk Barang Operasi Migas yang akan ‘mengendalikan’ biaya ‘Cost Recovery’ barang terkait. Termasuk dalam ‘pengawasan Barang Operasi Migas’ adalah melakukan ‘online transaction/ connectivity’ dengan berbagai unit terkait (Institusi yang membawahi dan bertanggung-jawab atas KP3S, Ditjen Migas, Bea-Cukai, Kemendag, Kemenperin, BKPM, Ditjen Pajak, dll) Target, Sasaran dan Manfaat TIK yang Diharapkan Target pembanguan TIK di lingkungan PPBMN adalah tersedianya sistem informasi beserta infrastrukturnya yang sesuai dengan kebutuhan PPBMN dalam menjalankan tugasnya. Sasaran yang ingin dicapai adalah meningkatnya kemampuan PPBMN dalam memonitor, mengendalikan dan mengamankan barang milik negara (BMN) baik di lingkungan Kementerian ESDM maupun barang Operasi MIGAS yang juga diperhitungkan sebagai ‘cost recovery’ oleh kontraktor bagi hasil Migas (KPS). Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 45 Manfaat yang diharapkan dari tersedianya TIK di lingkungan PPBMN adalah berhasilnya PPBMN menjalankan tugasnya dalam menyelamatkannya uang dan aset negara efektif dan efisien. secara Manfaat tersebut diperoleh karena tersedianya data dan informasi yang akurat dalam bentuk basis data terpadu sehingga memudahkan dalam pengoperasian dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manjemen PPBMN. IV.1.3. Definisi Detail Kebutuhan TIK Beserta Fitur Dan Kapabilitasnya Hasil analisa SWOT di atas dapat diterjemahkan menjadi kebutuhan TIK yang diperlukan PPBMN dalam menjalankan tugasnya. Kebutuhan TIK tersebut adalah: Tabel 2 Ditail Kebutuhan TIK No Masalah 1 Penatausahaan BMN Solusi/Fitur Kapabilitas - Pengambilan data dan Mampu mengelola data pelaporan secara online mulai dari satker, E1 - Integrasi dengan SIMAK- sampai Kementerian BMN dan SAI - Database terpusat 2 Monitoring BMN - Monitor Aset dan inventori - Dapat memonitor status BMN - Database terpusat - Diakses secara online - Data tersedia terkini dan pergerakan BMN dengan cepat dan akurat - Mampu mengendalikan dan mengamankan aset akurat Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 46 3 Tertip Administasi - Pengendalian tata kerja - Mampu mengendalikan administrasi (status proses dan pekerjaan) dengan pekerjaan status - Mampu mengelola arsip workflow - Pengendalian dan secara pengelolaan Arsip manual manual - Mampu dan digital - Pengendalian tata naskah elektronik dan mengendalikan tata naskah dan disposisi manual dan digital 4 Sumber Manusia training Mampu menangani TIK daya - Mengadakan pengelolaan BMN dan pemeliharaanya. - Penambahan staf IT dan operator - Peningkatan bagi staf IT yang ada 5 dengan - TIK yang dikembangkan Mampu mengelola BMN mampu berintegrasi secara menyeluruh dan instansi lain dengan sistem lain secara tuntas Integrasi online - Pengelolaan BMN dapat dilakukan secara menyeluruh dan tuntas - Mudah dioperasikan 6 Pengambilan Keputusan - Tersedia decision support - Mampu sistem pembuatan - Tersedia datawarehouse - Tersedia dashboard mendkung keputusan dengan cepat aplikasi - Mampu data menyediakan historical yang lengkap - Mampu Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 47 mempresentasikan untuk data kemudahan pengambilan keputusan IV.1.4. Prinsip-Prinsip Tata Kelola dalam Pengembangan TIK Pengembangan TIK di lingkungan PPBMN harus dilakukan dengan: a) Tidak melanggar peraturan dan perundang-undangan serta memenuhi standar yang berlaku. b) Memperhatikan keamanan dan keselamatan aset informasi yang ada di PPBMN. c) Mengikuti azas transparansi dalam pengadaan dan penyediaan TIK. d) Pengembangan TIK akan selalu mengacu kepada Master Plan yang telah dibuat (telah disahkan oleh pimpinan PPBMN). e) Pengembangan TIK selalu sejalan dengan arah kebijakan bisnis Kementerian ESDM khususnya SubBagian PPBMN sehingga dicapai keselarasan antara kebijakan Kementerian dengan kebijakan PPBMN dalam menjalankan tugasnya. f) Memperhatikan resiko, manfaat dan nilai yang diberikan oleh TIK tersebut. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 48 IV.2. Rancangan Target Arsitektur TIK PPBMN IV.2.1. Rancangan Konseptual Arsitektur TIK PPBMN Sebelum beranjak kepada arsitektur TIK yang diinginkan maka perlu disampaikan rancangan konseptual arstektur TIK PPBMN. Arsitektur ini juga dapat dikatakan arsitektur pada level 0 (tingkat nol). Atau yang sering dikatakan sebagai arsitektur konteks yang menggambarkan secara garis besar bentuk arsitektur yang akan dirancang. Secara konsep Arsitektur TIK yang akan dirancang akan memiliki dibangun. gambaran Konsep secara global arsitektur TIK arsitektur tersebut TIK yang mengacu akan kepada kerangka acuan Framework Information Architecture ITABOK dari IASA (Information Architecture System Architect). Konsep arsitektur TIK tersebut terdiri dari arsitektur Bisnis, arsitektur Data, arsitektur Aplikasi dan arsitektur Infrastruktur. Secara lengkap arsitektur tersebut dapat dilihat dari gambar 4.1 dibawah ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 49 Gambar IV-2Konsep Arsitektur TIK PPBMN Pengembangan arsitektur teknologi informasi PPBMN dengan menggunakan ITABOK dari IASA terdiri membagi arsitektur TIK PPBMN menjadi 4 pilar yang terdiri dari: a) Arsitektur Bisnis, arsitektur ini mendifinisikan kebutuhan bisnis dengan melihat kondisi proses bisnis yang ada serta adanya keselarasan antara rencana bisnis dengan rencana pembangunan sistem informasi; b) Arsitektur Informasi, arsitektur ini akan menggambarkan informasi apa yang diperlukan di dalam organisasi serta alurnya; Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 50 c) Arsitektur Sistem Informasi, adalah turunan dari kebutuhan informasi menjadi sistem informasi apa yang diperlukan, serta menggambarkan keterkaitan antara sistem informasi satu dengan lainnya sesuai dengan proses bisnis masing-masing; d) Arsitektur Infrastruktur adalah arsitektur yang menggambarkan kebutuhan teknologi apa untuk mendukung agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang digariskan pada arsitektur bisnis. Konsep Arsitektur TIK tersebut akan menjadi acuan dalam pengembangan Master Plan TIK PPBMN selanjutnya. IV.2.2. Rancangan Arsitektur TIK PPBMN ESDM Sesuai dengan konsep arsitektur TIK diatas, maka arsitektur TIK PPBMN terdiri dari dari Arsitektur Bisnis, Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi dan Arsitektur Infrastruktur. Pembahasan mengenai arsitektur tersebut dapat dilihat pada pembahasan selanjutnya. IV.2.2.1. Penyusunan Arsitektur Bisnis Untuk menyusun pemahaman tentang arsitektur fungsi bisnis bisnis maka yang diperlukan terdapat pada SubBagian PPBMN Kementerian ESDM. Pemahaman fungsi bisnis diperlukan untuk memudahkan pemetaan proses bisnis ke dalam kerangka Value Chain dari Porter. Selanjutnya pembahasan mengenai penyusunan Arsitektur Bisnis akan meliputi pembahasan mengenai pemahaman dan pemetaan fungsi bisnis dan pemetaan ke dalam kerangka Value Chain. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 51 IV.2.2.2. Fungsi Bisnis PPBMN Kementerian ESDM Mempelajari struktur organisasi PPBMN yang berlaku saat ini, dapat diidentifkasikan beberapa kelompok fungsi bisnis yang dapat dibagi menjadi Fungsi Bisnis Utama dan Fungsi Bisnis Pendukung. Disamping itu terdapat fungsi bisnis yang menangani masalah perencanaan dan pengawasan, pelaporan manajeman dan fungsi pendukung TIK. Fungsi bisnis utama adalah fungsi bisnis yang berkaitan dengan bisnis (tugas) utama PPBMN yaitu mengelola BMN. Fungsi Bisnis Utama adalah fungsi yang mempunyai pengaruh langsung terhadap tercapainya tujuan, visi, misi dan sasaran organisasi Subbagian PPBMN. Fungsi Bisnis Utama PPBMN tersebut secara garis besar dapat dibagi tiga yaitu: 1. Fungsi utama yang menangani Penatausahaan BMN, 2. Fungsi utama yang menangani Fungsi Pemindah tanganan, Penghapusan dan Pemanfaatan BMN, dan yang terakhir adalah 3. Fungsi utama yang menangani Fungsi Pengamanan dan Pemeliharaan BMN. Fungsi Utama tidak dapat berdiri sendiri, perlu fungsi pendukung agar fungsi utama dapat berjalan lancar. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 52 Fungsi Pendukung Subbagian PPBMN terdiri dari tiga bagian yaitu fungsi pendukung Keuangan, fungsi pendukung Sumber Daya Manusia (SDM) dan fungsi pendukung Administrasi dan Umum. Kedua fungsi melakukan Utama fungsi dan Pendukung perencanaan bisnis seharusnya dan juga juga diawasi bekerjanya dengan fungsi Pengawas dalam hal ini Manajemen PPBMN. Fungsi Utama, Fungsi Pendukung, Fungsi Pengawasan dan Fungsi Perencanaan selanjutnya akan mendukung fungsi pelaporan kepada manajemen. Namun seluruh fungsi-fungsi bisnis diatas seharusnya didukung dan dilayani oleh fungsi Sistem dan Teknologi Informasi (TIK). Berbicara fungsi bisnis akan berbeda dengan struktur organisasi. Struktur organisasi cenderung berubah apabila terjadi perubahan organisasi, namun fungsi-fungsi bisnis bersifat tetap meskipun fungsi bisnis tersebut dipindahkan pada struktur yang baru. Dalam perencanaan TIK mengidentifikasi fungsi bisnis lebih diutamakan dari pada menggunakan struktur organisasi karena fungsi bisnis tidak akan mempengaruhi proses bisnis apabila stuktur organisasinya. Kedepannya fungsi bisnis lebih aman dijadikan acuan agar sistem yang kita kembangkan tidak akan ikut berubah sejalan dengan perubahan struktur organisasi. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 53 Gambar IV-3Bagan Fungsi Bisnis PPBMN yang saat ini IV.2.2.3. Analisis Value Chain Kerangka Acuan (frame work) Value Chain adalah kerangka acuan yang dapat digunakan untuk menggambarkan arsitektur bisnis. Sebelum menyusun kerangka acuan ini perlu dilakukan analisis terhadap fungsi bisnis yang ada di PPBMN. Dari pembahasan di atas terdapat tiga fungsi bisnis Utama, tiga fungsi bisnis pendukung, fungsi bisnis perencanaan dan pengawasan anggaran serta fungsi pelaporan manajemen. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 54 Mempelajari dan menganalisis lebih dalam dari fungsi bisnis utama tersebut maka fungsi bisnis utama dapat dikembangkan dan dirinci menjadi 5 aktifitas bisnis utama yaitu: a) Penatausahaan BMN b) Pemanfaatan BMN, c) Pemeliharaan BMN d) Pemindah tanganan/Penghapusan BMN e) Pengamanan BMN Aktifitas bisnis utama pada Value Chain bersifat berurutan mulai dari aktifitas yang di a) sampai dengan yang di e). Aktifitas bisnis utama yang paling kiri memberikan value atau nilai kepada aktifitas bisnis yang di b) demikian pula selanjutnya sampai kepada fungsi bisnis yang di e). Nilai tersebut dapat berupa percepatan waktu yang memberikan keefektifan dan efisiensi kerja pada fungsi bisnis tersebut. Jika aktifitas sebelumnya sangat efektif dan efisien maka aktifitas selanjutnya akan menjadi lebih efektif dan efisien, aktiftas sebelum meberikan nilai kepada aktifitas sesudahnya dan aktifitas sesudahnya mendapatkan manfaat yang berlipat dari nilai yang didapat dari aktifitas sebelumnya. Jika digabungkan seluruh aktifitas utama maka pada akhirnya seluruh nilai yang dikontribusikan oleh setiap aktifitas utama tadi akan memberikan keuntungan berupa pencapaian visi dan misi organisasi. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 55 Dengan melakukan identifikasi aktifitas bisnis utama beserta urutannya maka dapat dipelajari sistem infomasi apa yang dapat mendukung alur kegiatan mulai dari a) sampai dengan b) sehingga dapat memberikan nilai untuk pencapaian tujuan organisasi. Aktifitas utama adalah aktifitas yang berpengaruh langsung kepada pencapaian tujuan organisasi tersebut. Aktifitas utama tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan aktifitas pendukung. Aktifitas pendukung adalah aktifitas yang mendukung semua aktifitas utama tersebut diatas. Aktifitas pendukung terdiri dari dari aktifitas perencanan anggaran, aktifitas keuangan, aktifitas kepegawaian, aktifitas Umum, Rumah Tangga, aktifitas Tata Usaha/administrasi umun, pengelolaan arsip dan aktifitas Pengelolaan Data dan Informasi. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 56 Gambar IV-4 Value Chain PPBMN IV.2.2.4. Penyusunan Arsitektur Data IV.2.2.1. Analisis Aliran Data Yang Diperlukan Dari analisis terhadap gambar Value Chain di atas (gambar 4.4) dapat diidentifkasikan kandidat data yang mengalir di aktifitas utama dan kandidat data yang terdapat pada aktifitas pendukung. Kandidat data tersebut dapat dibagi dua yaitu data master dan data transaksi. Data master berisi data yang menjadi masterlist data yang diperlukan sedangkan data transaksi adalah data yang mencatat transaksi yang dilakukan pada aktiftas tersebut. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 57 Tabel IV-3Identifikasi Jenis Data PPBMN N Aktifitas o Data Master Transaksi 1 Penatausahaan Aset BMN 2 Pemanfaatan Aset BMN 3 Pemeliharaan Aset BM 4 Pemindah tanganan Aset BMN 5 Penghapusan Aset BMN 6 Pengamanan Aset BMN 7 Perencanaan Anggaran 8 Penatausahaan Inventori BMN 9 Penghapusan Inventory BMN 10 Pemindah tanganan Inventory 11 Keuangan 12 Kepegawaian 13 Umum 14 Rumah Tangga 15 Tata Usaha 16 Tata Naskah dan 17 Kearsipan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 58 18 IV.2.2.2. Pengelolaan TIK Arsitektur Data PPBMN Dari hasil identifikasi data dari value chain diatas seperti yang terdapat pada tabel 4.2 di atas dapat dirancang arsitektur data. Arsitektur data berupa bagan yang menggambarkan kebutuhan data dari masing-masing aktifitas yang terdapat pada value chain diatas. Masing-masing data tersebut akan dihimpun menjadi database. Database tersebut akan terdiri dari database yang memuat data transaksi dan data yang memuat master data. Data master aktifitas utama akan berupa database master yang berisi seluruh Aset dan inventori BMN. Interaksi antara database dapat dilihat pada gambar 4.5 dibawah ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 59 Gambar IV-5Arsitektur Data PPBMN Pada gambar tersebut di atas terlihat bahwa database kearsipan akan mempunyai hubungan dengan transaksi pada penatausahaan aset dan tata naskah. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 60 IV.2.2.3. IV.2.2.4.3.1. Arsitektur Aplikasi PPBMN ESDM Analisis Kandidat Portofolio Aplikasi Dari analisis Value Chain dan data diatas maka dapat disusun kandidat aplikasi seperti terdapat pada tabel 4.3 dibawah ini. Tabel IV-4Portofolio Aplikasi PPBMN No Nama Aplikasi/ Keterangan 1 SI Aset BMN Aplikasi Utama 1) Penatausahaan Aset BMN Modul 2) Pemanfaatan Aset BMN Modul 3) Penghapusan Aset BMN Modul 4) Pengamanan Aset BMN Modul 5) Pemeliharaan Aset BMN Modul 6) Pengalihan Aset BMN Modul SI Inventory BMN Aplikasi Utama 1) Penatausahaan Inventory BMN Modul 2) Penghapusan Inventory BMN Modul 3) Pengalihan Inventory BMN Modul 3 SI Keuangan Aplikasi Utama 4 SI Kepegawaian Aplikasi Utama 5 SI Perencanaan Anggaran Aplikasi Utama 6 SI Tata Naskah Aplikasi Utama 7 SI Kearsipan Aplikasi Utama 8 SI Rumah Tangga Aplikasi Utama 9 SI Pengelolaan TIK Aplikasi Utama 2 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 61 IV.2.2.4.3.2. 10 SI Pengelolaan Satker dan Unit Utama Aplikasi Utama 11 SI Pengelolaan Laporan BMN Aplikasi Utama 12 SIM Aset BMN Aplikasi Utama 13 Datawarehouse BMN Aplikasi Utama 14 Executive Information System Aplikasi Utama 15 Decision Support System Aplikasi Utama Arstektur Aplikasi Hasil identifikasi portofolio aplikasi seperti terlihat pada tabel 4.3 di atas dapat dipetakan pada kerangka aplikasi seperti pada gambar 4.6 dibawah ini. Pada kerangka aplikasi tersebut terlihat aplikasi utama dan pendukung berada dalam satu kotak ditengah yang mewakili kondisi internal organisasi. Sedangkan yang di kiri menggambarkan interaksi aplikasi dengan para pemasok yang dalam hal ini di wakili oleh Satker dan Unit Utama. Sedangkan Keuangan pada dan sisi customer Kementerian adalah ESDM. Kementerian Selanjutnya hasil pemetaan tersebut diatas dapat menjadi arsitektur aplikasi seperti yang terdapat pada gamar 4.6 dibawah ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 62 Gambar IV-6 Arsitektur Aplikasi IV.2.2.4. Arsitektur Infrastruktur PPBMN ESDM IV.2.2.4.4.1. Analisis Kebutuhan Infrastruktur PPBMN Untuk mendukung jalannya aplikasi tersebut di atas maka perlu direncanakan arsitektur infrastruktur yang berkaitan dengan perangkat keras, perangkat jaringan dan perangkat pendukung pembangunan komputer. Namun infastruktur tersebut dalam Pusat kebijakan Data dan Informasi Kementerian ESDM sudah memiliki jaringan yang cukup memadai. Sehingga subordinat dibawahnya cukup memanfaat jaringan yang ada. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 63 Diperlukan koordinasi saja jika ada kebutuhan yang menyangkut penambahan jumlah user dan kapasitas untuk mengakomodir kebutuhannya. IV.2.2.4.4.2. Arsitektur Infrastruktur PPBMN Arsitektur infrastruktur yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan aplikasi di atas dapat ditunjukkan pada gambar 4.7 dibawah ini. Pada gambar tersebut terlihat ada empat kelompok lokasi yang terhubung dengan kantor PPBMN. Kelompok satker yang tersebar di seluruh nusantara dapat mengakses aplikasi aset dan inventori melalui jaringan internet. kelompok Demikian internal pula kelompok organisasi lain sepert masih Unit dalam Utama, Kementerian ESDM, PPBMN dan kelompok diluar organisasi antara lain Kementerian Keuangan, BKN dan lain sebagainya Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 64 Gambar IV-7Arsitektur Infrastruktur PPBMN IV.2.2.5. Arsitektur Lengkap TIK PPBMN ESDM Arsitektur lengkap TIK PPBMN ESDM adalah gabungan dari 4 arsitektur yang telah dibahas di atas yaitu arsitektur Bisnis, arsitektur Data, arsitektur Aplikasi dan arsitektur Infrastruktur. Penggabungan ke empat arsitektur tersebut dalam satu gambar memberikan gambaran yang lengkap keterkaitan antara arsitektur satu dengan yang lainnya. Gambar arsitektur lengkap dapat dilihat pada gambar 4.8 di bawah ini. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 65 Gambar IV-8Arsitektur Lengkap TIK PPBMN IV.3. Target Kapabilitas TIK Target kapabilitas TIK adalah target kapabilitas yang harus ada atau yang didapatkan dari pengembangan TIK itu sendiri. Peningkatan kemanpuan aktifitas dengan menggunakan TIK harus mempertimbangkan kapabilitas yang diperlukan agar tercapai tujuan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 66 implementasi TIK tersebut. Berikut adalah tabel 4.4 yang menggambarkan hubungan aplikasi dengan fitur/spesifikasi dengan kapabilitas TIK yang diinginkan. Tabel IV-5Fitur dan Kapabilitas Target Sistem Informasi No Aplikasi 1 SI Aset BMN Fitur/Spesifikasi - Pengambilan data Kapabilitas dan pelaporan secara online aset BMN mulai dari - Integrasi dengan SIMAK-BMN dan SAI serta - Mampu mengelola data sistem satker, E1 Kementerian - Dapat kearsipan elektronik sampai Menangani penghapusan, - Database terpusat - Penghapusan, - Pengamanan, - Pengamanan - Pemeliharaan, - Pemeliharaan, - Pemanfaatan BMN Dapat memonitor status - Pemanfaatan BMN pergerakan BMN dengan cepat dan akurat - Mampu mengendalikan dan mengamankan aset 2 SI Inventory BMN - Pengambilan data dan pelaporan secara online - Integrasi dengan SIMAK-BMN dan SAI Mampu mengelola data Inventry BMN mulai dari satker, E1 sampai Kementerian - Database terpusat - Penghapusan, - Pengamanan - Pemeliharaan, - Pemanfaatan BMN Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 67 3 SI Keuangan - General Ledger Mampu - Neraca kegiatan keuangan dengan - Journal baik dan accountable. menangani - Account Payable - Account Receivable - Payroll 4 SI Kepegawaian - Pengelolaan Pegawai Mampu - Pemeliharaan Pegawai pengelolaan - Cuti dengan baik menangani pegawai - Reward and Punishment - Pensiun 5 SI Administrasi - Scheduling Rapat Mampu - Scheduling ruangan masalah - Appointment dengan baik menangani kesekretariatan - Kesekretariatan - Pengendalian tata administrasi kerja (status pekerjaan) dengan workflow 6 Monitoring BMN - Monitor Aset dan inventori BMN - Dapat memonitor status pergerakan BMN dengan cepat dan akurat - Database terpusat - Mampu - Diakses secara online - Data tersedia terkini dan mengendalikan dan mengamankan aset akurat 7 SI Tata Naskah - Pencatatan agenda masuk dan keluar - Tracking surat/disposisi surat - Mampu administrasi menangani surat dengan baik dan aman - Ekspedisi - Penomoran surat 8 SI Kearsipan - Scan arsip - Manajemen arsip digital Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN - Mampu mengelola arsip secara elektronik dan Hal - 68 manual - Workflow 9 SI Anggaran - Integrasi dengan aplikasi - Pengamanan arsip - Penyusunan anggaran - Mampu - Aplikasi terpusat dan menghubungkan seluruh menangani penyusunan anggaran dengan cepat satker - Integrasi dengan aplikasi RKA-KL 10 11 SI Rumah Tangga SIM Aset BMN - Pemeliharaan gedung - Mampu mengelola - Alokasi Kendaraan rumah tangga dengan - Keamanan baik - Pelaporan Management - Mampu memberikan laporan manajemen terkait Aset BMN 12 EIS - Dashboard - Mampu laporan eksekutif dengan - Graphical - Informasi menyusun internal dan cepat dan akurat eksternal - Drill down query 13 Dataware House - Menghimpun seluruh snapshot dari database di - Mampu menyajikan data historical PPBMN 14 SI Pengelolaan Satker dan Unit Utama - Database Satker dan Unit Utama laporan kegiatan satker - Memonitor pelaporan BMN dan unit utama dengan baik. dan akutansi - Monitor - Mampu mengelola satus penyusunan anggaran RKA-KL 15 Decision Support System - Decision support sistem - Mampu mendukung - Tersedia datawarehouse pembuatan - Tersedia aplikasi dashboard dengan cepat keputusan - Mampu mempresentasi- Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 69 kan data untuk kemudah-an pengambilan keputusan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 70 BAB V. PETA JALANIMPLEMENTASI TIK PPBMN V.1. Pendahuluan Untuk menyusun peta jalan tersebut diperlukan proses Analisa gap (Gap Analysis) antara kondisi TIK yang ada dengan Target TIK (seperti yang telah dibahas pada bab 4 sebelumnya) dan menentukan prioritas implementasinya. Analisa gap memberikan gambaran tentang seberapa jauh perbedaan antara kebutuhan yang diharapkan dengan apa yang sudah dimiliki sehingga kita mengetahui kondisi kita saat ini dan apa yang harus dicapai. Analisa gap juga memberikan gambaran apa yang harus kita lakukan untuk memperkecil perbedaan antara kebutuhan dengan yang sudah ada. Gambaran tersebut akan memudahkan kita untuk membuat keputusan apakah perlu pengembangan (pembuatan), perbaikan atau penggantian sistem (pembelian). Apakah sistem yang ada sudah memadai, apakah kurang fiturnya atau apakah sistem yang ada kapabilitasnya dan kinerjanya sama sekali jauh dari yang kita harapkan. Hasil analisa gap dapat digunakan untuk mengelompokkan dan membuat strategi implementasi sistem dalam bentuk peta jalan. 71 Selanjutnya tidak semua hasil analisa gap yang membutuhkan perbaikan dan pengembangan dapat dilaksanakan pada satu saat. Diperlukan untuk membuat prioritas sehubungan dengan keterbatasan anggaran dan tingkat keperluannya. Dasar untuk menentukan prioritas implementasinya dapat disusun dengan melihat analisa SWOT yang telah dilakukan pada bab 4. V.2. Analisa Gap TIK Analisa gap dilakukan dengan cara menyandingkan kondisi awal dan kondisi akhir, perbedaannya itu yang disebut gap (kesenjangan). Pada analisa gap ini dilakukan dengan menggunakan 3 tabel yaitu Tabel Analisa Gap Pertama yang menyandingkan sistem TIK yang dibutuhkan dengan sistem TIK yang belum terpenuhi kemudian disampaikan usulan pengembangannya. Tabel Analisa Gap Kedua yang menyandingkan sistem TIK yang dibutuhkan dengan yang telah tersedia namun fiturnya belum lengkap dan disampaikan usulan perabaikan atau pengembangannya. Tabel Analisa Gap Ketiga adalah tabel yang menyandingkan sistem TIK yang tersedia saat ini namun kapabilitasnya dan kinerjanya masih jauh dari harapan beserta usulan perbaikannya. V.2.1. Analisa Gap Pertama: Sistem Dibutuhkan - Belum Terpenuhi Analisa gap ini dilakukan untuk membandingkan sistem TIK mana saja yang sudah tersedia dan mana yang belum tersedia. Dan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 72 apabila belum tersedia bagaimana pengembangnya. Berikut adalah tabel 5.1 yang memberikan informasi aplikasi mana saja yang dibutuhkan namun belum terpenuhi. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 73 Tabel V-1Analisa Gap Pertama: Sistem yang dibutuhkan dengan Pemenuhannya N o Nama Sistem Status Status Dibutuhkan Terpenuhi Ya Pengembanga n Develop Baru 1 SI Aset BMN 2 SI Inventory BMN Ya Belum Develop Baru 3 SI Keuangan Ya Belum Develop Baru 4 SI Kepegawaian Ya Belum Develop Baru 5 SI Administrasi Ya Belum Develop Baru 6 SI Tata Naskah Ya Belum Penambahan Fitur Baru 7 SI Kearsipan Ya Belum Develop Baru 8 SI Anggaran Ya Belum Develop Baru 9 SI Rumah Tangga Ya Belum Develop Baru 10 SIM Aset BMN Ya Belum Develop Baru 11 Executive Ya Belum Develop Baru Ya Belum Develop Baru Ya Belum Develop Baru Ya Belum Develop Baru Information System 12 Dataware House 13 SI Pengelolaan Satker dan Unit Utama 14 Decision System Support Belum Usulan 15 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 74 Pada tabel 5.1 di atas terlihat sistem yang telah diidentifikasikan menjadi kandidat portofolio aplikasi PPBMN semuanya masih belum tersedia. Untuk itu perlu dilakukan pengembangan agar tercapai cita-cita organisasi. V.2.2. Analisa Gap Kedua: Sistem Dibutuhkan - Sistem Sudah Ada Analisa Gap ini akan membandingkan sistem yang dibutuhkan dengan sistem yang sudah tersedia dan sudah digunakan, namun sistem tersebut masih memiliki keterbatasan fitur dan kemampuan. Perbedaan atau gap yang terjadi kemudian diusulkan perbaikan atau pengembangannya. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 75 Tabel V-2Analisa Gap Kedua Sistem yang dibutuhkan dengan yang Sudah Ada N Sistem yang Sistem o Dibutuhkan 1 SI Aset BMN yang Ada SIMAK BMN Usulan Status Terpenuhi Belum, Baru Pengembang an Develop baru Sebagian 2 SI Inventory BMN SIMAK BMN Belum, Baru Develop baru Sebagian 3 SI Keuangan _ - 4 SI Kepegawaian Simpeg Belum, Baru Develop baru Sebagian 5 SI Administrasi _ - 6 SI Tata Naskah Tata Naskah Belum, Baru Penambahan fitur Sebagian 7 SI Kearsipan - - 8 SI Anggaran RKA-KL Belum, Baru Develop baru Sebagian 9 SI Rumah Tangga - - 10 SIM Aset BMN - - 11 Executive - - - - Infor-mation System 12 Dataware House Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 76 13 SI Pengelolaan Satker dan - - Unit Utama 14 Decision Support System - - 15 Dari hasil analisis gap kedua seperti pada tabel 5.2 di atas, terlihat sistem yang sudah digunakan umumnya adalalah sistem pelaporan dari instansi lain yang merupakan kewajiban bagi seluruh instansi pemerintah untuk melaksanakannya. Sistem tersebut masih bersifat stand alone dan belum bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional PPBMN. Sistem pelaporan tersebut seperti SIMAK-BMN, RKA-KL dan Simpeg adalah aplikasi yang dirancang untuk membantu pembuatan laporan berkala kepada instansi terkait. Source code atau konde sumber dan rancangannya adalah milik instansi asal sehingga tidak mungkin bagi PPBMN untuk melakukan modifikasi maupun penambahan fitur pada sistem (Aplikasi) tersebut. aplikasi Tata Aplikasi yang dimiliki oleh PPBMN adalah Naskah, aplikasi ini belum optimal dan dapat dikembangkan lebih lanjut. V.2.3. Analisa Gap Ketiga: Sistem Dibutuhkan - Sistem yang Sudah Ada Analisa Gap ini akan membandingkan sistem yang dibutuhkan dengan sistem yang sudah tersedia dan sudah digunakan, namun sistem tersebut masih memiliki kapabilitas dan kinerja yang jauh Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 77 dari harapan. Perbedaan atau gap yang terjadi kemudian diusulkan perbaikan atau pengembangannya. Tabel V-3Analisa Gap Ketiga Sistem yang Dibutuhkan dengan Sistem yang Sudah Ada No Sistem Sistem yang yang Dibutuhkan Tersedia SIMAK BMN Status Terpenuhi 1 SI Aset BMN 2 SI Inventory BMN SIMAK BMN Belum 3 SI Keuangan - - 4 SI Kepegawaian Simpeg Belum 5 SI Administrasi - - 6 SI Tata Naskah Tata Naskah Belum 7 SI Kearsipan - - 8 SI Anggaran RKA-KL Belum 9 SI Rumah Tangga - - 10 SIM Aset BMN - - 11 Executive - - Information Belum Usulan Pengemba ngan Develop baru Develop baru Develop baru Perbaikan Develop baru System 12 Dataware House - - 13 SI Pengelolaan Satker dan - - Unit Utama Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 78 14 Decision Support System - - 15 Hasil analisa gap ketiga seperti yang ditunjukkan pada tabel 5.3 di atas dapat disimpulkan sistem atau aplikasi yang ada kecuali aplikasi Tata Naskah perlu di buat ulang karena aplikasi tersebut lisensinya dimiliki oleh instansi lain. Hanya aplikasi internal (Tata Naskah) yang telah dikembangkan oleh PPBMN diusulkan untuk dikembangkan lebih lanjut agar dapat memenuhi kebutuhan pemakai. V.3. Penentuan Skala Prioritas Tahapan implementasi TIK PPBMNdisusun dalam tahapan jangka pendek (1-2 tahun), jangka menengah (2-3 tahun) dan jangka panjang (3-5 tahun). Penentuan mana pengembangan sistem yang masuk kedalam implementasi jangka pendek, menengah dan panjang harus memenuhi skala prioritas. Dasar penentuan skala prioritas yang masuk pada pengembangan jangka pendek, menengah dan panjang adalah sebagai berikut. Rencana jangka pendek (1-2 tahun) adalah kegiatan menyiapkan kebutuhan sistem informasi dasar yang mendukung pengelolaanBMN dan merupakan aktifitas utama PPBMN. Aplikasi sistem informasi ini merupakan penentu berjalannya operasional PPBMN. Hal ini sesuai dengan analisa SWOT pada bab 4, kondisi Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 79 yang krusial bagi PPBMN adalah ketidak mampuan dalam melakukan pemantauan dan verifikasi BMN terhadap permintaan pengadaan dan pemanfaatan BMN yang termasuk kepada barang operasi MIGAS yang akan mengendalikan biaya “Cost Recovery”. Jangka Pendek (1-2 thn): Menyiapkan kebutuhan TIK dasar: melengkapi prosedur kerja dan menyiapkan kebutuhan data dan sistem informasi Penata usahaan BMN dan Penyiapan SDM Jangka Menengah Jangka Panjang (2-3thn): Memantapkan TIK Dasar: (3-5thn): Integrasi, Peningkatan layanan dan kemudahan pengambilan keputusan Bangun sistem pemantauan, pemeliharaan, penghapusan, pengalihan, pemanfaatan BMN, Sistem pendukung BMN Keuangan, personalia, kearsipan dan Penyiapan SDM Gambar V-1Peta Jalan Implementasi TIK PPBMN Sedangkan rencana pembangunan dalam jangka menengah ( 2-3 tahun) adalah tahapan untuk memantapkan aplikasi Pengelolaan BMN dengan mengimplementasikan sistem informasi pendukung. Rencana pembangunan untuk jangka panjang (3-5 tahun) difokuskan kepada integrasi, peningkatan pelayanan dan kemudahan pengambilan keputusan manajemen. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 80 V.4. Peta Jalan Pengembangan Sistem Informasi PPBMN Peta jalan atau Road map pengembangan Sistem Informasi PPBMN terdiri dari pengembangan sistem dan pengembangan sumber daya manusia. Pembahasan penentuan peta jalan tersebut adalah sebagai berikut. V.4.1. Peta Jalan Pengembangan TIK PPBMN Peta jalan pengembangan TIK akan dibagi tiga bagian dapat dilihat pada tabel 5.4 dibawah ini. Tabel V-4 Peta jalan pengembangan TIK Tahun 1 2 3 4 5 Jangka No Nama Sistem Menengah Jangka Pendek Jangka Panjang 1 SI Aset BMN 2 SI Inventory BMN 3 SI Keuangan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 81 4 SI Kepegawaian 5 SI Administrasi 6 SI Tata Naskah 7 SI Kearsipan 8 SI Anggaran 9 SI Rumah Tangga 10 SIM Aset BMN 11 Executive Information System 12 Dataware House 13 SI Pengelolaan Satker dan Unit Utama 14 Decision Support System V.4.2. Peta Jalan Pengembangan Sumber Daya Manusia (1) Pelatihan yang diperlukan Agar implementasi Pengembangan TIK PPBMN dapat terlaksana dengan baik maka diperlukan untuk menyiapkan sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan sistem yang dibangun. Untuk itu perlu diidentifkasikan pelatihan apa yang diperlukan agar dapat dijadwalkan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 82 pelaksanaannya bersama dengan implementasi sistemnya. Berikut adalah pelatihan yang diperlukan untuk mendukung implementasi TIK di PPBMN. Tabel V-5Kebutuhan Pelatihan dan Sosialisasi No Nama Pelatihan User Administrator 1 Sosialisasi 2 Pengenalan Komputer 3 SI Aset BMN 4 SI Inventory BMN 5 SI Keuangan 6 SI Kepegawaian 7 SI Administrasi 8 SI Tata Naskah 9 SI Kearsipan 10 SI Anggaran 11 SI Rumah Tangga 12 SIM Aset BMN 13 Executive Information System 14 Dataware House Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 83 15 SI Pengelolaan Satker dan Unit Utama 16 Decision Support System (2) Peta Jalan Pelatihan TIK PPBMN Untuk menyusun peta jalan penyiapan sumber daya manusia untuk mengoperasikan TIK PPBMN maka penyiapan sumber daya manusia dilakukan dengan mengacu kepada pembangunan TIK PPBMN. Hal ini sangat diperlukan agar implementasi sistem sudah didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten. Peta jalan pelaksanaan pelatihan dan sosialisasi TIK PPBMN dapat dilihat pada tabel 5.6 dibawah ini Tabel V-6Peta Jalan Pelaksanaan Pelatihan dan Sosialisasi Penggunaan TIK PPBMN Tahun 1 2 3 4 5 Jangka No Nama Sistem Menengah Jangka Pendek 1 Sosialisasi Jangka Panjang Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 84 2 Pengenalan Komputer 3 SI Aset BMN 4 SI Inventory BMN 5 SI Keuangan 6 SI Kepegawaian 7 SI Administrasi 8 SI Tata Naskah 9 SI Kearsipan 10 SI Anggaran 11 SI Rumah Tangga 12 SIM Aset BMN 13 Executive Information System 14 Dataware House 15 SI Satker Pengelolaan dan Unit Utama 16 Decision Support System Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 85 Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 86 V.5. Model Pengembangan Sumber Daya Manusia Pembangunan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam menangani dan mengoperasikan TI harus sejalan dengan rencana pembangunan sistem dan teknologi informasi di PPBMN. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan keterampilan SDM di bidang TI adalah melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan untuk berbagai macam produk TI banyak ditawarkan oleh berbagai konsultan maupun perusahaan penyedia pendidikan dan pelatihan TI. Sering sekali hasil pendidikan dan latihan tersebut tidak dapat segera memenuhi kebutuhan kompetensi dan kemampuan yang diinginkan. Hal ini sering terjadi karena pendidikan dan pelatihan tersebut tidak dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Dilihat dari segi biaya, pendidikan dan latihan dengan pola seperti itu sangat memboroskan waktu dan biaya karena pendidikan dan latihan tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan. Pendidikan dan latihan seharusnya dapat memberikan kemampuan dan kompetensi peserta dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan lebih cepat dan efisien. Hal tersebut di atas dapat diatasi jika program pendidikan dan latihan memenuhi dua aspek penting yaitu: Program pelatihan harus sesuai dengan kebutuhan dari posisi pengguna dalam suatu organisasi. Menggunakan metodologi pelatihan yang tepat, sehingga peserta benarbenar mampu menyerap materi yang diberikan. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 87 Untuk itu perancangan program pendidikan dan pelatihan TI untuk memenuhi kebutuhan SDM di PPBMN harus memenuhi aspek-aspek tersebut di atas. V.5.1. Model Pelatihan TIK Pelatihan teknologi informasi ini ditujukan untuk lebih memantapkan aktivitas pelatihan teknologi informasi. Pendekatan yang dilakukan adalah dengan melihat aspek-aspek yang melekat pada individu dalam suatu organisasi. Aspek-aspek tersebut yaitu: • Fungsi bisnis; • Jabatan; • Aktivitas. Ketiga aspek tersebut dibutuhkan untuk memberikan program pelatihan secara tepat. Hal ini bisa dimaklumi karena ketiga aspek tersebut saling terkait. Aktifitas yang dilakukan oleh seorang pegawai tergantung dari job description dari jabatan yang diberikan padanya. Job description tersebut juga tergantung pada fungsi bisnis dimana personel tersebut bekerja. Ketiga aspek tersebut dapat pula dilihat sebagai elemen yang merupakan sifat atau kompetensi yang dibutuhkan oleh peserta pelatihan. Informasi mengenai kompetensi ini diharapkan dapat mengarahkan materi maupun teknik penyampaian yang lebih efisien dan efektif. Dengan melihat ketiga aspek tersebut, dapat disusun suatu program pelatihan yang sesuai. Setiap orang akan memiliki progam tersendiri, Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 88 tergantung dari ketiga aspek tersebut di atas. Dengan demikian, program pelatihan yang diberikan tidak bergantung pada produk yang digunakan, akan tetapi tergantung dari aktivitas yang dilakukan. Dengan metode yang demikian, akan dihasilkan kompetensi individu dimana para peserta pelatihan akan mendapatkan pelatihan sesuai dengan kebutuhannya. Sebagai contoh kompetensi individu di atas, merupakan gambaran dasar dari seorang dari tingkat personalia yang bekerja di Bagian Sekretariat, kegiatannya antara lain menggunakan aplikasi perkantoran, dan dia berada pada tingkat manajemen menengah. Berdasarkan kompetensi individu tersebut, disusun pelaksanaan pelatihannya, yang meliputi unsur-unsur: • Peserta pelatihan • Pengajar • Materi • Metode pengajaran Unsur peserta pelatihan berkaitan erat dengan kebutuhan para pengguna komputer di PPBMN. Selain itu akan diperhatikan bahwa para pengguna komputer di PPBMN telah memiliki kebiasaan-kebiasaan tertentu yang menyebabkan karakternya telah “terbentuk” sehingga dalam pendidikan dan pelatihan akan dilakukan penanganan tertentu. Unsur pengajar perlu menguasai prinsip-prinsip belajar dan mengajar. Para pengajar diharapkan akan mampu mengambil peran bukan saja sebagai pengajar tetapi juga sebagai seorang fasilitator. Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 89 Unsur program atau materi pelatihan akan disesuaikan dengan pesertanya agar tercapai hasil belajar seperti yang diinginkan. Oleh karena itu, program pelatihan yang disiapkan akan memiliki rentang spektrum yang akan disesuaikan dengan peserta pelatihannya. Pada dasarnya spektrum materi tersebut dapat diterapkan pada peserta tingkat pemula (novice), menengah (intermediate), dan lanjut(advance). Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 90 V.5.2. Menentukan Kebutuhan Pelatihan Untuk menentukan kebutuhan pelatihan dengan model tersebut di atas, diperlukan analisa dari ketiga aspek tersebut yaitu aspek fungsi, jabatan dan aktivitas terhadap peserta pelatihan. Informasi penting mengenai peserta pelatihan adalah tersedianya profil para karyawan yang diperoleh dengan melakukan pendekatan sebagai berikut: a. Melakukan analisa jabatan sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang ada, untuk menentukan keahlian teknologi informasi yang diperlukan, serta menentukan peringkat penggunaan teknologi informasi untuk mendukung pekerjaan yang harus dilaksanakan berbantu komputer. b. Menentukan klasifikasi teknologi informasi, kategori keahlian teknologi informasi dan tingkat keahlian teknologi informasi yang diharapkan. c. Melakukan analisa kesenjangan keahlian komputer, antara yang diharapkan (dibutuhkan) dengan yang dimiliki. d. Membuat silabus pelatihan, jadwal pelatihan beserta personil yang harus mengikuti pelatihan tersebut. Silabus pelatihan diharapkan dapat dibuat dan telah tersedia setelah produk sistem informasi telah selesai dibuat dan diimplementasikan. V.6. Model Tata KelolaPengembangan TIK PPBMN Agar implementasi pengembangan TIK di PPBMN dapat berjalan baik maka perlu diselenggarakan pengembangan prosedur dilihat Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 91 dari berbagai sudut pandangan pengendalian internal/umum. Pengembangan ini didasarkan pada perbandingan antara kondisi terkini (eksisting), kondisi yang diharapkan, dan kondisi ideal yang bersandar pada standar CoBIT. COBIT merupakan suatu panduan standar praktek manajemen teknologi informasi. Standar COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA (Information Systems Audit and Control Association). ISACA adalah suatu organisasi profesi internasional di bidang tata kelola teknologi informasi yang didirikan di Amerika Serikat pada tahun 1967. Awalnya dikenal dengan nama lengkap Information Systems Audit and Control Association, saat ini ISACA hanya menggunakan akronimnya untuk merefleksikan cakupan luasnya di bidang tata kelola teknologi informasi. COBIT v5 merupakan versi terbaru saat ini dan memiliki 4 cakupan domain, yaitu: a. Keselarasan, Perencanaan dan Organisasi (align, plan and organize, disingkat APO) b. Bangun, Pengadaan dan Implementasi (build, acquire and implement, disingkat BAI) c. Penyampaian, Layanan dan Dukungan (deliver, service and support, disingkat DSS) d. Pengawasan, Evaluasi dan Assessment (monitor, evaluateand assess, disingkat MEA) Adapun berdasarkan CoBIT, perlu dilakukan tindakan-tindakan sebagai berikut sebagai realisasi dari tahap pertama (persiapan): a) Pengendalian Perspektif Manajemen Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 92 - Pengembangan prosedur pembatasan akses, pemeliharaan aset, dan lainnya - Sosialisasi roadmap (perencanaan pengembangan sistem baru berikut pendanaan) kepada unit kerja terkait - Pembentukan komite pengarah (steering committee) b) Pengendalian Manajemen Pengembangan Sistem. - Pemberlakuan prosedur tes kelayakan sistem - Pengembangan prosedur pengembangan sistem dan sosialisasi kepada unit kerja terkait c) Pengendalian Manajemen Sumber Data - Pembentukan personil DA dan DBA - pertanggungjawaban integritas data - implementasi arsitektur desentralisasi dan integrasi data/aplikasi/ database - implementasi DRS (Data Repository System) d) Pengendalian Manajemen Operasi - pengembangan prosedur pendayagunaan sumber daya informasi (hardware, software, netware, brainware) dan pembagian tugas yang baik - pengaturan Service Level Agreements (SLA) - pengembangan kepustakaan file (file library) yang bersifat soft copy dan hard copy - pembentukan fungsi help desk - perencanaan pengembangan kapasitas data (capacity planning) dan sosialisasi kepada unit kerja terkait - pengaturan/pengembangan mekanisme outsource Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 93 e) Pengendalian Manajemen Keamanan - Pengembangan kebijakan pengamanan TI (IT Security Policy) - pembentukan divisi/personil keamanan TI - pengendalian anti virus f) Pengendalian Manajemen Akhir (Backup) - pengembangan mekanisme dan prosedur backup - implementasi mekanisme backup secara menyeluruh g) Pengendalian Manajemen Mutu - pembentukan divisi QA dan pembakuan prosedur - pelatihan standar dan prosedur QA h) Pengendalian Hasil Keluaran - Pengembangan sistematika pelaporan (hard copy dan soft copy) i) Pengendalian Data/File/Database - pengembangan prosedur pembatasan akses terhadap akses terhadap software dan data/file/database j) Pengendalian Komunikasi Aplikasi - pengembangan prosedur pembatasan hardware dan netware Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 94 BAB VI. PENUTUP Master Plan ini merupakan rencana induk yang dikembangkan tidak bergantung kepada perkembangan dan perubahan teknologi. Oleh karena Master Plan tersebut tidak bergantung kepada perubahan teknologi, maka yang mempengaruhi perubahan Master Plan ini hanyalah jika arah bisnis berubah. Isi Master Plan ini masih bersifat global dan tidak memerinci teknologi yang digunakan akan tetapi Master Plan ini berisi kebutuhan bisnis PPBMN yang harus diterjemahkan ke dalam blue print TI PPBMN agar dapat diimplementasikan. Master Plan juga berisi peta jalan pengembangan TI di PPBMN sehingga dapat memberikan gambaran rencana pengembangan TI untuk jangka pendek, menengah dan panjang. Selanjutnya oleh karena blue print terkait erat dengan perkembangan teknologi maka pembuatan blue print dilakukan pada saat proyek tersebut akan dilaksanakan. Strategi ini tentu akan menghindari usangnya teknologi pada saat proyek tersebut selesai. Dengan demikian teknologi yang digunakan selalu selaras dengan kebutuhan bisnis dan perkembangan teknologi. Keselarasan ini tentu diharapkan agar dapat memberikan manfaat berupa efisiensi dan efektifitas sistem yang dibangun. Master Plan secara berkala perlu di review untuk menjamin kebutuhan sistem informasi masih terkait dengan kebutuhan bisnis. Review dilakukan setidaknya setahun sekali. Pernyesuaian terhadap perubahan kebijakan bisnis perlu dilakukan agar master plan dapat tetap relevan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 95 untuk perioda jangka pendek, menengah dan panjang.Sedangkan blue print selalu juga direview untuk mengantisipasi perubahan teknologi yang sangat cepat. Jakarta, Desember 2012. PT. Sumber Lestari Sampurna Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 96 LAMPIRAN 1 Modul Blok Fungsi Sub Blok Fungsi Klasifikasi Jenis Layanan Layanan Perijinan Utama Pembayaran Fungsi Aplikasi Objek Layanan Fungsi 97 Narasi Organisasi Integrasi Info Tambahan Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 98 LAMPIRAN MASTER PLAN Spesifikasi Teknis Aplikasi Undang-Undang dan Peraturan Pendukung Master Plan Sistem Informasi Manajemen Pengelolaan BMN Hal - 99
