Implementasi Modul Human Resource Management

Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
ISSN 2356 - 4393
Implementasi Modul Human Resource Management
Menggunakan Open Enterprise Resources Planing
pada Perusahaan Profit Wilis
Nuraini Purwandari1), R. Wisnu Prio Pamungkas 2)
Sistem Informasi,InstitutTeknologi dan Bisnis Kalbis
Jalan Pulomas Selatan Kav.22 Jakarta Timur 13210
1)
Email: [email protected]
2)
Email: [email protected]
Abstract: Profit Wilis Company is consulting company moving in the field information technology.
Information system in this company are not yet integrated with each other which is computerized.
The company to fulfill it wishes then they seeks to apply an information system based on Enterprise
Resources Planning (ERP). The purpose of this research is to build a prototipe model of implementation
of information systems for management of Human Resources (HR). The method used is a model rapid
prototyping. Based on the results of research with the application module HR on the consulting firm
helping data processing and HR information search more quickly. ERP open source system is Open
ERP version 8.0 provides modules that can be installed according the company’s business processes.
The results of this research is to provide information systems that are able to make business processes
more effective and efficient, including in data processing and human resources information.
Keywords: enterprise resource planning, human resources, open erp
Abstrak: Perusahaan Profit Wilis merupakan perusahaan konsultan yang bergerak di bidang teknologi
informasi. Sistem informasi yang terdapat di perusahaan ini belum saling terintegrasi secara
terkomputerisasi. Untuk memenuhi keinginan tersebut maka perusahaan berupaya menerapkan sistem
informasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP). Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan
rancangan prototipe implementasi sistem informasi untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).
Metode yang digunakan adalah model prototyping yaitu model pengembangan cepat dengan pengujian
terhadap model kerja dari aplikasi melalui proses interaksi untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Berdasarkan hasil penelitian dengan adanya penerapan modul SDM pada perusahaan konsultan
membantu pengolahan data dan pencarian informasi SDM secara cepat. Sistem ERP yang digunakan
berbasis open source yaitu Open ERP (ODOO) versi 8.0 menyediakan modul-modul yang dapat
diinstall sesuai proses bisnis perusahaan. Hasil penelitian ini adalah menyediakan sistem informasi
yang mampu membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien termasuk dalam pengolahan data
dan informasi SDM.
Kata kunci: enterprise resource planning, sumber daya manusia, open erp
I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi tidak hanya
digunakan sebagai pendukung dalam aktivitas suatu
pe rusahaan melainkan telah digunakan sebagai
alat pendukung dalam pengambilan keputusan dan
juga sebagai alat menganalisis bisnis. Berdasarkan
perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
maka banyak perusahaan
yang menerapkan
Enterprise Resources Planning (ERP). Sistem ERP
adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang
menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah
organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi,
dan sumberdaya manusia menjadi sebuah sistem
tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform
umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan.
Saat ini perkembangan sistem ERP cukup pesat
karena besarnya manfaat yang diperoleh perusahaan
yang menggunakannya. ERP adalah sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahaan yang berperan
mengintegerasikan dan mengotomati sasikan proses
bisnis. ERP dapat meningkatkan kualitas informasi
yang real time yang pada akhirnya akan membantu
perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat.
1
Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016
Perusahaan Konsultan TI adalah sebuah
perusahaan yang bergerak dibidang consultant
dibidang teknologi informatika. Beberapa tahun
belakangan, perusahaan ini sedang mengalami
perkembangan yang cukup pesat, namun sistem
operasional yang berjalan sekarang kurang mampu
mendukung kegiatan perusahaan dengan baik. Oleh
karena itu perlu adanya sebuah sistem baru yang
sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini terutama
pada bidang manajemen sumber daya manusia.
Sumber daya manusia (SDM) merupakan
aset penting penting dalam sebuah organisasi atau
perusahaan yang dapat membantu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasinya. Maka perlu dilakukan
manajemen sumber daya manusia (Human Resource
Management) yang tepat dan efektif oleh organisasi
agar dapat membuat kinerja aset mereka menjadi
maksimal. Human Resource Management (HRM)
merupakan hal atau masalah yang kritis dalam
sebuah organisasi dan dapat mempengaruhi kinerja
dari SDM. Pengelolaan informasi sumber daya
manusia di perusahaan konsultan TI masih belum
menggunakan sistem yang terintegrasi dengan baik
sehingga informasi yang ada tidak dapat digunakan
sebagaimana mestinya dan tidak ada penyebaran
informasi secara cepat dan akurat untuk para
karyawan dan para manajamen yang membutuhkan.
Banyak
perusahaan
yang
kemudian
menerapkan ERP untuk mengatur sumber daya
khususnya sumber daya manusia. Dengan ERP
sistem yang tadinya berada pada komputer terpisah,
bisa diintegrasikan dalam satu sistem saja namun
bisa tetap diakses oleh banyak komputer lainnya yang
disebut sistem server dan client. Mengingat semua
faktor diatas maka perlu dilakukan riset dan
pengembangan sistem terintegrasi dalam proses
bisnis perusahaan konsultan TI dengan menggunakan
open source ERP yaitu Open ERP (ODOO). Dengan
menggunakan software Open ERP diharapkan segala
yang berhubungan dengan masalah yang terjadi
pada proses bisnis perusahaan dapat lebih baik dan
lebih efektif.
Berdasarkan uraian tersebut, maka penelitian
ini mengambil judul Implementasi Modul Human
Resource Management Menggunakan OPEN ERP
Pada Perusahaan Konsultan TI (PT. Profit Wilis).
Dalam penelitian ini ada beberapa pembatasan
masalah yang dilakukan yaitu: (1) Penelitian hanya
dilakukan di kantor pusat perusahaan Profit Wilis.
Oleh karena itu, perancangan sistem disesuaikan
dengan kondisi kantor pusat perusahaan saat ini;
(2) Perancangan sistem informasi sumber daya
2
manusia pada modul Human Resource meliputi
bagian kepegawaian sebagai berikut: (a) Recruitment
(perekrutan karyawan); (b) Pendataan karyawan;
(c) Attedances (absensi karyawan); dan (d) Leaves
management (permohonan cuti karyawan); dan (3).
Mengimplementasikan sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) menggunakan Open ERP pada
perusahaan Profit Wilis. Adapun tujuan penelitian
adalah untuk merancang sistem informasi sumber
daya manusia pada modul Human Resource
Management Enterprise Resource Planning (ERP)
dan mengimplementasikan sistem ERP menggunakan
Open ERP (ODOO) pada perusahaan.
II. METODE PENELITIAN
Metode penelitian berhubungan dengan prosedur,
alat serta desain penelitian yang digunakan dalam
melaksanaan penelitian. Tahapan proses dalam
penelitian ini mengalir sesuai dengan alur yang logis.
Tujuannya adalah memberikan petunjuk yang jelas,
teratur dan sistematis[1]. Tahapan penelitian ini dapat
dilihat pada Gambar 1.
Penetapan Permasalahan dan Tujuan
Studi Pendahuluan
Studi Literatur
Studi Lapangan atau
Survey
Analisis Kebutuhan
Identifikasi Kerangka Modul Open ERP
Kustomisasi Open ERP
Perancangan Penerapan Open ERP
Uji Coba Aplikasi Open ERP
Gambar 1 Diagram Alur Langkah-langkah
Penelitian
Berikut ini adalah penjelasan langkah-langkah
yang dilakukan untuk melakukan penelitian di
Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
perusahaan konsultan TI, seperti yang digambarkan
pada Gambar 1.
1. Penetapan Permasalahan dan Tujuan
Dalam penelitian ini dilakukan identifikasi
masalah yaitu permasalahan tentang sistem
operasional yang berjalan pada perusahaan konsultan
TI kurang mampu mendukung kegiatan perusahaan
dengan baik. Oleh karena itu perlu adanya sebuah
sistem baru yang sesuai dengan kondisi perusahaan
saat ini terutama pada bidang manajemen sumber
daya manusia. Sistem ERP merupakan solusi bagi
perusahaan yang bertujuan untuk mengintegrasikan
proses bisnis dan mengimplementasikan ERP pada
modul HRM (Human Resource Management).
Identifikasi proses bisnis dilakukan dengan
melakukan analisis terhadap proses bisnis yang
telah tergambar dari aktivitas ataupun prosedur
yang telah ada. Hal ini dilakukan untuk melihat
hubungan antar departemen atau divisi sehingga
hubungan tersebut dapat menjadi lebih efisien dan
efektif. Identifikasi proses bisnis dilakukan untuk
memudahkan dalam proses mengaplikasikan proses
bisnis kedalam software Open ERP. Informasi ini
diperoleh dengan cara observasi secara langsung
dan wawancara tentang aliran data dari departemendepartemen terkait seperti bagian HRM.
2. Studi Pendahuluan
Dalam penelitian ini terdapat dua jenis studi
yang dilakukan yaitu:
a.Studi Literatur dan Review Jurnal. Dukungan
jurnal atau paper yang terkait, teori dan bahan–
bahan bacaan mengenai sistem informasi, konsep
manajemen sumber daya manusia, Enterprise
Resource Planning (ERP), pengenalan Open
ERP dan teori Human Resource Management
yang menunjang dan membantu peneliti untuk
memahami obyek penelitian.
b.
Studi Lapangan atau Survey. Tahap Studi
Lapangan atau Survey dilakukan dengan tujuan
untuk mengetahui dan melihat secara langsung dan
lebih mendetail permasalahan yang akan diteliti,
sehingga diperoleh data–data yang diperlukan
yaitu mengenai gambaran umum perusahaan,
proses bisnis, kepegawaiaan, sistem informasi
yang digunakan.
Pada tahap ini dilakukan dengan cara interview
yaitu suatu cara mendapatkan data melalui wawancara
langsung dengan orang yang berhubungan langsung
dengan masalah, serta wawancara kepada pihak-pihak
terkait dalam perusahaan seperti pimpinan, manager
dan staff karyawan. Metode penarikan narasumber
untuk wawancara menggunakan teknik pengambilan
purposif (purposive sampling). Contohnya tinjauan
umum perusahaan yaitu sejarah, sumber daya
manusia dan visi misi perusahaan.
3. Analisis Kebutuhan
Berdasarkan kegiatan penelitian untuk sistem
yang sedang berjalan di perusahaan konsultan TI,
maka dapat disimpulkan bahwa terdapat beberapa
modul dalam divisi HRD yang dapat dianalisa.
Modul-modul tersebut ditunjukkan pada Gambar 2.
Gambar 2 Modul Existing System Pada
Perusahaan
4. Identifikasi Kerangka Modul Open ERP
Tahapan ini dilakukan dengan terlebih dahulu
mengidentifikasi workflow (proses bisnis yang dimiliki
oleh software Open ERP). Workflow ini selanjutnya
menjadi acuan untuk merubah proses bisnis kondisi
perusahaan saat ini. Setelah melihat karakteristik dari
Open ERP dan deskripsi dari masing-masing modul
Gambar 3 Identifikasi Kerangka Modul
Open ERP Pada Perusahaan Profit Wilis
3
Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016
dapat terdefinisikan, selanjutnya diidentifikasi
untuk membentuk kerangka modul. Kerangka
modul ini akan menjadi input dalam merancang
proses bisnis usulan yang selanjutnya dilakukan
proses pendekatan. Proses ini merupakan proses
penggabungan antara proses bisnis dan modul yang
dibutuhkan untuk aktivitas pada proses bisnis yang
dirancang ditunjukkan pada Gambar 3.
5. Kustomisasi Open ERP
Open ERP mempunyai kemampuan yang
mengagumkan, tidak hanya karena modul
modul generiknya namun kemampuan untuk
dikustomisasi. Berikut
merupakan
proses
mengecilkan lingkup Open ERP yang tadinya Full
ERP system menjadi hanya menangani HRM System.
Kompensasinya tentu saja modul-modul generik HR
milik Open ERP akan dikustomisasi hingga bisa
dijadikan aplikasi siap pakai bukan berupa modul
generik yang membutuhkan kustomisasi lebih lanjut.
Dikustomisasi hanya untuk menangani HRM di
perusahaan secara khusus. Open ERP yang didesain
khusus untuk dapat diimplementasikan di perusahaan
Indonesia akan mampu bersaing dengan aplikasi
HRM. Berikut ini adalah tampilan Open ERP yang
dapat di install modul-modulnya termasuk modul
Human Resource.
terdapat pada software. Pada modul-modul tersebut
terdapat keterkaitan yang tidak dapat dipisahkan.
Pada Open ERP tersebut terdapat modul support
yaitu modul yang mendukung modul utama. Dan
apabila tidak terdapat modul suport software tidak
akan berjalan.
7. Uji coba Aplikasi Open ERP
Uji coba aplikasi secara umum yang sering
dilakukan dengan 2 tahap, yaitu: a).SIT: System
Integration Test. Uji coba yang dilakukan untuk
mengintegrasikan modul secara teknis aplikasi.
Untuk uji coba ini belum diperlukan keberadaan
user; dan b).UAT : User Acceptance Test. Uji coba
yang dilakukan untuk mengintegrasikan modul
sesuai proses bisnis dari aplikasi. Untuk uji coba
ini keberadaan user sangat dibutuhkan mengingat
secara bisnis, dari aplikasi harus disesuaikan pada
kebutuhan yang pernah didokumentasikan di awal.
Apabila proses uji coba ini telah disepakati oleh user
(disebut dengan User Acceptance Test – UAT) maka
aplikasi sudah bisa disosialisasikan ke user melalui
tahap implementasi salah satunya training. Alur
skenario dari uji coba tersebut akan mengikuti proses
yang ditetapkan dan disepakati oleh PIC (Person In
Charge) di pihak user. Sehingga dalam pelaksanaan
uji coba tersebut tepat guna dan tepat sasaran.
Proses bisnis yang akan diaplikasikan pada
penelitian ini adalah pada bidang konsultan TI
terutama bagian Human Resource yang meliputi
kegiatan diantaranya adalah recruitment (perekrutan
karyawan, pendataan karyawan, attedances (absensi
karyawan), leaves (permohonan cuti karyawan),
education (pelatihan atau training karyawan) dan
penilaian karyawan. Keterkaitan modul dengan
proses bisnis dipetakan dalam suatu matriks
keterkaitan antara modul ERP dengan proses bisnis
Gambar 4 Kustomisasi Open ERP
6. Perancangan dan Penerapan Open ERP
Perancangan penerapan sistem ERP adalah
dengan melakukan implementasi langsung terhadap
aplikasi yang digunakan, dengan menentukan
aplikasi apa yang dibutuhkan dan diinginkan
kemudian melakukan proses setting pada aplikasi.
Dan
merancang user yang akan menjalankan
sistem tersebut. Perancangan dilakukan dengan
menyesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis
kondisi perusahaan sekarang dengan modul yang
4
Gambar 5 Modul Human Resource Open ERP
Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
perusahaan. Implementasi sistem ERP modul Human
Resource pada Open ERP dilihat pada Gambar 5.
A. Metode Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem seringkali
menggunakan pendekatan prototipe (prototyping).
Metode ini sangat baik digunakan untuk
menyelesesaikan masalah kesalahpahaman antara
user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu
mendefinisikan secara jelas kebutuhannya [2].
Prototyping adalah pengembangan yang cepat
dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari
aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulangulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi
dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain
aplikasi cepat (rapid application design/RAD)
karena menyederhanakan dan mempercepat desain
sistem. Sebagian user kesulitan mengungkapkan
keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang
sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu
diselesaikan oleh analis dengan memahami kebutuhan
user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model
(prototipe). Model ini selanjutnya diperbaiki secara
terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user.
Tahapan model prototype antara lain: 1). Pemilihan
fungsi yaitu penentuan modul yang digunakan terdiri
dari modul Human Resource Management yang
memiliki beberapa sub modul antara lain recruitment,
attendance, dan leave management; 2). Penyusunan
sistem informasi yaitu penyusunan permintaan
kebutuhan dari perusahaan yang digunakan untuk
identifikasi masalah penelitian; 3). Evaluasi yaitu
uji coba prototype hasil implementasi modul Human
Resource Management pada perusahaan Profit Wilis;
4). Penggunaan selanjutnya yaitu pengembangan dan
kustomisasi prototype; dan 5). Penerapan prototype
merupakan tahapan untuk menggunakan modul
Human Resource Management pada perusahaan
Profit Wilis.
Microsoft Windows 7, aplikasi open source ERP yaitu
Open ERP versi 8 dikenal dengan ODOO untuk
mengimplementasikan modul Human Resource,
software Open Project Tools untuk membuat time
table, dan software Edraw UML Diagram untuk
membuat perancangan sistem menggunakan diagram
UML.
D. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem yang diusulkan dalam
penelitian ini menggunakan Unified Modeling
Language (UML). UML kepanjangan dari Unified
Modeling Language yaitu bahasa spesifikasi standar
untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan
membangun sistem perangkat lunak. Dapat dikatakan
UML merupakan sebuah tool untuk membuat sebuah
objek atau model untuk merancang dalam pembuatan
software atau aplikasi yang berorientasi pada pada
objek. Sistem yang dibuat dalam penelitian ini
merupakan sistem informasi sumber daya manusia
berupa alur atau prosedur dalam kegiatan Human
Resource Management. Diagram UML yang
digunakan terdiri dari usecase diagram.
E. Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional
Kebutuhan fungsional berhubungan dengan
fitur aplikasi yang ingin dibuat, sedangkan kebutuhan
non fungsional tidak secara langsung terkait pada
fitur tertentu. Kebutuhan non fungsional memberikan
batasan pada kebutuhan fungional. Dalam pembuatan
website ini memiliki kebutuhan fungsional yaitu
data siswa, data guru, data karyawan sedangkan
kebutuhan non fungsional adalah keamanan (aplikasi
hanya bisa diakses oleh pengguna yang berhak),
performansi. Analisis Kebutuhan Sistem sejalan
dengan tujuan perancangan sistem yang akan dibuat,
diperlukan perangkat teknologi pendukungnya.
Perangkat teknologi itu meliputi personil, peralatan
dan perlengkapannya.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Kebutuhan Fungsional
Kegiatan penelitian ini dilakukan di perusahaan
Konsultan TI PT. Profit Wilis di Bekasi. Penelitian
ini dilakukan selama satu tahun yaitu dimulai bulan
April 2015 hingga April 2016.
Jenis kebutuhan fungsional (functional
requirement) adalah kebutuhan yang berisi prosesproses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem.
Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi
apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem Adapun
kebutuhan fungsional dalam sistem ini ditunjukkan
pada Tabel 1.
C. Alat dan Bahan Penelitian
Alat penelitian yang digunakan dalam proses
penelitian ini sebagai berikut: (1) Perangkat keras
berupa seperangkat komputer dengan spesifikasi
Processor Intel® CORE™ i5-2450M, CPU @2.5
GHz, 4.0 GB RAM; dan (2) Perangkat lunak berupa
2.Kebutuhan Non Fungsional
Adapun kebutuhan non fungsional dalam sistem
ini yaitu:
5
Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016
lMenggunakan
sistem operasi Windows 7 Intel
Core 2 Duo atau High End Processor 512 MB of
RAM .
lPerangkat keras adalah alat yang digunakan untuk
pengolahan data dan penyajian data. Perangkat
keras yang diperlukan adalah: (a) Alat Masukan;
(b) Alat Pemproses; (c) Alat Penyimpanan Data;
(d) Alat Keluaran.
lPerangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara
tepat perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan
untuk menjalankan suatu sistem informasi.
Perangkat lunak untuk menjalankan sistem ini
adalah Sistem Operasi Windows 7, OPEN ERP
versi 8.0, dan Postgre SQL.
Tabel 1 Kebutuhan Fungsional
Tabel 1 Kebutuhan Fungsional
No
1
Aktor
Staff HRD
2
Manager
HRD
3
Karyawan
Deskripsi
Sistem harus dapat
melakukan input, delete,
dan edit data karyawan
serta proses perekrutan
karyawan.
Sistem dapat menampilkan
laporan absensi karyawan,
approve permohonan cuti,
dan approve kontrak kerja.
Sistem harus dapat
menampilkan informasi
tentang biodata karyawan,
melakukan absen, dan
permohonan cuti.
Tabel 3 Simbol Use case Diagram
III. PEMBAHASAN
Nama
Simbol
Keterangan
A. Profil Perusahaan Profit Wilis
Pengguna sistem
Actor Profit Wilis didirikanatau
yangtahun 2006 oleh
pada
berinteraksi
sekelompok profesional muda
yang dinamis dan
langsung
dengan
pengusaha yang mendedikasikan pengetahuan
dan
sistem, bisa
pengalaman mereka di industri TI. Tag line Profit Wilis
manusia, aplikasi,
adalah “Effective Solution”. Profit Wilis didedikasikan
ataupun objek lain
untuk
memberikan
solusi
yang
efektif dan membantu
Use Case
Digambarkan
klien dalam hal biaya, dengan
waktu, lingkaran
kemampuan dan
kegunaan. Pelayanan Profit
Wilis
antara
elips dengan
namalain: (1)
Application Development;use
(2) case
Outsourcing
tertulis diService;
tengah lingkaran
(3) Bussiness Process Modelling
Assocation
Digambarkan
B. Konsep Dasar Sistem Informasi
dengan sebuah
garis yang suatu sistem
Sistem informasi merupakan
berfungsi
terintegrasi yang mampu menyediakan informasi
menghubungkan
yang bermanfaat bagi penggunanya.
dasar
actor denganKonsep
use
sistem informasi yang dibahas
case. melitputi pengertian
dari sistem, pengertian informasi dan pengertian
sistem informasi.
6
1. Pengertian Sistem
Menurut Raymond McLeod, sistem adalah
sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan. Menurut Edhy Sutanta, suatu sistem adalah
sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau
subsistem yang saling bekerja sama atau yang
dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
fungsi guna mencapai suatu tujuan [4]. Sistem adalah
suatu perangkat dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu
skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Menurut
W.Geral Cole, prosedur adalah suatu urutan-urutan
pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan
bebrapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun
untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap
transaksi-transaksi pemisahan yang sering terjadi.
Menurut Steven, sistem adalah suatu kesatuan (entity)
yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub sistem)
yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu. Jadi dapat ditarik kesimpulan
bahwa pengertian dari sistem adalah kumpulan
beberapa komponen yang saling terintegrasi untuk
mencapai suatu tujuan yang sama.
2. Pengertian Informasi
Raymond McLeod menjelaskan bahwa
informasi adalah data yang telah diproses atau
data yang memiliki arti bagi si penerima. Sumber
informasi adalah data. Data adalah fakta-fakta dan
angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai.
Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi
yaitu menambah pengetahuan bagi penerimanya
yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan
yang mendukung proses pengambilan keputusan,
mengurangi ketidakpastian saat pengambilan
keputusan, mengurangi resiko kegagalan mengurangi
keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan
sehingga menghasilkan keputusan yang lebih terarah,
dan memberi standar serta keputusan-keputusan yang
menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat
menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan – laporan yang diperlukan [5]. Definisi
Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
umum dari sistem informasi adalah suatu sistem
yang terdiri dari beberapa komponen yang saling
berkaitan dan bekerja sama satu dengan lainnya,
mencangkup kegiatan mengumpulkan, memproses
dan menyebarkan informasi yang berguna bagi suatu
organisasi.
B. Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya
Manusia
Manajemen sumber daya manusia, disingkat
MSDM, adalah suatu ilmu atau cara bagaimana
mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga
kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien
dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal
sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan,
karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.
1. Pengertian Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan salah
satu unsur penting dalam perusahaan yang dapat
menggerakkan perusahaan untuk mewujudkan
eksistensinya. Perusahaan yang ingin terus
berkembang tidak boleh mengabaikan aspek
pengembangan kualitas sumber daya manusianya.
Menurut Nawawi, sumber daya manusia adalah
potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai
modal non material dalam organisasi bisnis, yang
dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara
fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi
organisasi. Dengan kata lain, sumber daya manusia
merupakan tenaga kerja penggerak organisasi yang
siap, mampu, dan siaga dalam mencapai tujuantujuan organisasi.
2. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Gary Dessler, manajemen sumber
daya manusia adalah kebijakan dan praktik yang
dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek
“orang” atau sumber daya manusia dari posisi seorang
manajemen, meliputi perekrutan, penyaringan,
pelatihan, pengimbalan, dan penilaian[6]. Sedangkan
menurut Malayu Hasibuan, manajemen sumber
daya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan
efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan,
karyawan, dan masyarakat. Jadi dapat ditarik
kesimpulan bahwa manajemen sumber daya manusia
adalah kegiatan mengatur dan mengelola sumber
daya manusia yang ada di dalam suatu perusahaan
agar tercapai tujuan perusahaan.
3. Komponen Manajemen Sumber Daya Manusia
Komponen manajemen sumber daya manusia
dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu: (a) Pengusaha.
Pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan
modalnya untuk memperoleh pendapatan dan
besarnya pendapatan itu tidak menentu, tergantung
dari laba yang dicapai perusahaan tersebut; (b)
Karyawan. Karyawan adalah setiap orang yang
bertugas untuk menetapkan rencana, sistem, proses
dan tujuan yang ingin dicapai. Karyawan dibedakan
menjadi dua, yaitu : (1) Karyawan operasional adalah
setiap orang yang secara langsung harus mengerjakan
sendiri pekerjaannya sesuai dengan perintah atasan;
(2) Karyawan manajerial adalah setiap orang yang
berhak memerintah bawahannya untuk mengerjakan
sebagian pekerjaannya dan dikerjakan sesuai dengan
perintah; dan (c) Pemimpin. Pemimpin adalah
seseorang yang mempergunakan wewenang dan
kepemimpinannya untuk mengarahkan orang lain
serta bertanggung jawab atas pekerjaan orang tersebut
dalam mencapai suatu tujuan.
4. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Fungsi manajemen sumber daya manusia
merupakan dasar pelaksanaan MSDM yang efektif
dan efisien dalam pencapaian tujuan oerganisasi.
Fungsi manajemen sumber daya manusia menurut
Gary Dessler dibedakan menjadi lima, yaitu: (a)
Perencanaan, berarti menentukan sasaran dan
standar-standar, membuat aturan dan prosedur,
menyusun rencana-rencana dan membuat perkiraan;
(b) Pengorganisasian, berarti memberikan tugas
spesifik kepada setiap bawahan, membuat divisidivisi, mendelegasikan wewenang kepada bawahan,
membuat jalur wewenang dan komunikasi,
mengkoordinasikan
pekerjaan
bawahan;
(c)
Penyusunan staff, berarti menentukan tipe orang
yang harus dipekerjakan, merekrut calon karyawan,
memilih karyawan, menetapkan standar prestasi,
memberikan
kompensasi
kepada
karyawan,
mengevaluasi prestasi, memberikan konseling kepada
karyawan, melatih dan mengembangkan karyawan;
(d) Kepemimpinan, berarti mendorong orang lain
untuk menyelesaikan pekerjaan, mempertahankan
semangat kerja, memotivasi bawahan; dan (e)
Pengendalian, berarti menetapkan standar seperti
kuota penjualan, standar kualitas atau tingkat
produksi, memeriksa untuk melihat bagaimana
prestasi yang dicapai dibandingkan dengan standarstandar ini; melakukan koreksi jika dibutuhkan.
C. Rekruitmen Tenaga Kerja
Di dalam bukunya, Dr. Dewi Hanggraeni
menjelaskan pengertian rekruitmen yaitu proses
menemukan dan menarik pelamar-pelamar yang
memiliki keahlian untuk menduduki posisi tertentu
7
Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016
di dalam organisasi [7]. Casio dan Munandar
mendefiniskan rekruitmen sebagai suatu proses
penerimaan calon tenaga kerja untuk memenuhi
kebutuhan akan tenaga kerja pada suatu unit kerja
dalam suatu perusahaan. Prosesnya dimulai saat
akan kebutuhan merekrut karyawan baru dinyatakan
hingga lamaran mereka diterima. Tujuan dari
rekruitmen adalah menyediakan kelompok calon
tenaga kerja yang cukup banyak agar manajer dapat
memilih karyawan yang mempunyai kualifikasi yang
mereka perlukan. Rekruitmen merupakan wujud dari
proses pengadaan pada manajemen sumber daya
manusia. Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli,
maka dapat disimpulkan bahwa proses rekruitmen
adalah kegiatan mencari dan menemukan kandidatkandidat sumber daya manusia yang berkualitas dan
sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik dari internal
maupun eksternal organisasi, yang akan menentukan
kinerja dan mutu dari organisasi tersebut.
Di dalam kegiatannya, rekruitmen dapat mencari
kandidat-kandidat terbaiknya melalui dua cara yaitu:
(1) Rekruitmen Internal. Rekruitmen internal artinya
kandidat-kandidat yang mengisi posisi di dalam
organisasi berasal dari internal organisasi itu sendiri.
Jabatan kosong yang dicari dipublikasikan melalui
papan informasi perusahaan, internal e-mail, dan atau
bulletin perusahaan. Yang termasuk dalam rekruitmen
internal adalah rehiring (memperkerjakan kembali
mantan pegawai yang pernah bekerja di organisasi
tersebut) dan suksesi (proses regenerasi dari dalam
oganisasi); dan (b) Rekruitmen Eksternal. Rekruitmen
eksternal berarti mengumpulkan kandidat dari luar
organisasi. Jabatan kosong dapat dicari melalui iklan,
agensi tenaga kerja, kampus, dan referral pekerja.
pekerjaan dan hal penting lainnya, untuk memberikan
langkah-langkah pelatihan secara bertahap kepada
seluruh karyawan.
D. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah
sistem informasi bagi perusahan manufaktur
maupun jasa, yang berperan mengintegrasikan
dan mengotomasikan proses bisnis. Software ERP
mendukung proses bisnis yang efisien dengan
mengintegrasikan
aktivitas
bisnis,
termasuk
penjualan, pemasaran, produksi, logistik, akuntansi
dan sumber daya manusia8].
Menurut pendapat Dr. Dewi Hanggraeni
di dalam bukunya, pelatihan adalah proses
melatih pekerja menjadi ahli untuk membantunya
mengerjakan pekerjaannya yang sekarang sehingga
ia bisa berkinerja dengan optimal [7]. Istilah
pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk
meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan teknis.
Metode-metode pelatihan adalah: (1) On The Job
Training, berarti melatih seseorang untuk mempelajari
sebuah pekerjaan sambil mengerjakannya; (2)
Magang, berarti proses terstruktur dimana pekerja
dilatih menjadi terampil melalui kombinasi instruksi
di kelas dan pelatihan langsung di pekerjaan; (3)
Belajar secara informal = proses belajar yang tidak
ditentukan / dirancang oleh organisasi; dan (4) Job
Instruction Training = daftar urutan tugas setiap
8
E. Penilaian Kinerja
Menurut Henry Simamora, penilaian kinerja
adalah sebuah proses ketika organisasi mengevaluasi
kinerja seorang individu di dalam organisasi. Menurut
Malayu Hasibuan, definisi dari penilaian kinerja
adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang
dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya yang didasarkan atas kecakapan,
pengalaman dan kesungguhan serta waktu. Penilaian
kinerja berguna sebagai dasar penentuan kompensasi
dan promosi karyawan, meninjau perilaku karyawan
yang berhubungan dengan pekerjaan, memberikan
sebuah kesempatan untuk meninjau rencana karir
karyawan dan membantu mengatur dan meningkatkan
prestasi perusahaan. Penilaian dilakukan dengan cara
membandingkan hasil aktual kinerja individu dengan
job performance standard.
Tahapan yang dilakukan pada proses penilaian
kinerja adalah: (1) Mendefinisikan pekerjaan.
Mendefinisikan pekerjaan berarti memastikan bahwa
antara karyawan dan manager sepakat atas tanggung
jawab dan standar pekerjaan karyawan; (2) Menilai
prestasi. Menilai prestasi berarti membandingkan
prestasi nyata si karyawan dengan standar yang telah
ditetapkan; (3) Memberikan umpan balik. Pada tahap
ini, antara manager dengan karyawan akan membahas
prestasi dan kemajuan si karyawan tersebut serta
membuat rencana untuk suatu pengembangan yang
diperlukan.
F. Konsep Dasar Enterprise Resource Planning
1. Definisi ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah
sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola
sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, materialdan kapasitas
yang berpengaruh luas mulai dari manajemen
paling atas hingga operasional disebuah perusahaan
agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
menghasilkan nilai tambah bagiseluruh pihak yang
berkepentingan (stake holder) atas perusahaan
tersebut. ERP berfungsi mengintegrasikan prosesproses penciptaan produk atau jasa perusahaan,mulai
dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas
produksi sampai dengan terciptanya produkjadi
yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit,
Djokopranoto, 2002). Selain itu ERP juga membantu
mengintegrasikan data-data didalam organisasi
didalam sebuah platform yang umum.
Menurut Daniel E. O’Leary sistem ERP memiliki
karakteristik sebagai berikut:(a) Sistem ERP adalah
suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk
lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu
secara tradisional atau berbasis jaringan; (b) Sistem
ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis; (c)
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi
perusahaan; (d) Sistem ERP menggunakan database
perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap
data sekali saja; dan (e) Sistem ERP memungkinkan
mengakses data secara waktu nyata (real time).
2. Fungsi-fungsi ERP
Fungsi-fungsi perusahaan yang harus dilibatkan
dalam suatu proses ERP adalah perencanaan bisnis
(visi, misi, dan perencanaan strategis), peramalan,
proses MRP II (master planning, perencanaan
produksi, pembelian, manajemen persediaan,
pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja
manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya
produksi, hutang, piutang, harga tetap, general
ledger), sumber daya manusia, sistem informasi,
rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain.
penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas
produk; dan (c) Standarisasi Data dan Informasi
dilakukan melalui keseragaman pelaporan, terutama
untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari
banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis
yang berbeda-beda.
4. Sistem Open Source ERP
Sekarang ini, perangkat lunak open source
bersaing setara dengan aplikasi-aplikasi proprietary
dengan berusaha menawarkan solusi terjangkau
untuk pengguna dengan biaya terbatas. Jenis
perangkat lunak ini distribusikan secara gratis dan
hanya layanan tertentu atau fitur tambahan sepert
instalasi, kustomisasi, pelatihan dan dukungan
teknis yang akan dikenakan biaya. Sistem ERP
untuk perencanaan sumber daya dan optimasi
proses banyak digunakan terutama di perusahaanperusahaan besar. Bagaimanapun, perusahaan dengan
skala kecil maupun medium juga memerlukan sistem
seperti itu. Suatu sistem ERP open source yang
tanpa biaya lisensi dapat menjadi solusi alternatif
bagi perusahaan-perusahaan tersebut. Mereka juga
dapat menikmati integrasi proses sebagaimana yang
dirasakan oleh perusahaan-perusahaan besar dengan
penggunaan sistem ERP open source [9].
Sistem Open ERP adalah sistem ERP open
source yang komprehensif yang dibentuk secara
modular sehingga memungkinkan penerapan suatu
modul spesifik saja dan jika perusahaan ingin
menambahkan modul lebih lanjut hal tersebut dapat
dilakukan dengan mudah.Sistem ini tersedia dalam
bentuk on-line maupun on-site.
G. Open ERP (ODOO)
Gambar 6 Konsep Dasar ERP
3. Keuntungan ERP
Berikut keuntungan penggunaan ERP: (a)
Integrasi data keuangan sehingga top management
bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan
perusahaan dengan lebih baik; (b) Standarisasi Proses
Operasi, yang dilakukan melalui implementasi best
practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,
Open ERP versi 8.0 dikenal dengan istilah
ODOO adalah sebuah perangkat lunak manajemen
perusahaan berbasis Open Source. Aplikasi ini mampu
melakukan seluruh otomatisasi perusahaan, meliputi
sebagian besar kebutuhan dan proses perusahaan
yang terintegrasi. Software ini akan membantu
perusahaan untuk mengendalikan semua kegiatan
secara otomatis. Misalnya kegiatan penjualan akan
secara otomatis membuat perintah produksi, input
akuntansi diperbarui oleh operasi stok, surat masuk
yang dilacak dalam sistem, dan sistem manajemen
dokumen terpadu membantu tim untuk berkolaborasi.
Sistem ini dapat dimplementasikan secara modular.
Perusahaan dapat memulai implementasi dengan salah
satu modul yang dikustom berdasarkan kebutuhan
perusahaan tersebut, kemudian berkembang sesuai
kebutuhan sampai akhirnya menjadi sebuah solusi
terintegrasi [10].
9
Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016
1. Keunggulan dan Kelemahan Odoo (OpenERP)
Odoo (OpenERP) memiliki keunggulan
dibandingkan software-softwareERPlainnya dalam
hal fitur-fitur yang tersedia, kustomisasi, fleksibilitas
dan kualitas yang ditawarkan. Berikut kelebihankelebihan yang dimiliki oleh Odoo (OpenERP): (a)
Akses informasi yang dapat dipercaya; (b) Multi
platform bisa menggunakan sistem operasi Windows,
MacOS, Linux, dan Android; (c) Menghindari
redundansi dari pemasukan data dan operasi; (d)
Mengurangi waktu jeda waktu penampilan informasi
dan laporan; (e) Pengurangan biaya, penghematan
waktu, dan peningkatan kontrol dengan analisis
skala enterprise; (f) Modul lengkap dan saling
terintegrasi; dan (g) Adanya komunitas khusus di
Indonesia. Adapun kelemahan Odoo (OpenERP):
(a) Program aplikasi Odoo (OpenERP) banyak
memberikan pilihan konfigurasi, hal ini menyulitkan
untuk menentukan cara tertentu/terbaik; (b) Odoo
(OpenERP) dikembangkan oleh komunitas, maka
setiap saat program ini banyak mengalami perubahan
dan perbaikan; dan (c) TinyERP/Odoo (OpenERP)
yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman
Phyton komunitasnya belum terlalu banyak/masih
sangat kecil sehingga kalau ada masalah sulit mencari
support yang dibutuhkan.
2. Arsitektur Open ERP
OpenERP menawarkan tiga tingkat arsitektur
web, kemudahan penggunaan dan fleksibilitas,
sehingga user dapat memilih apakah ingin
menggunakan browser untuk OpenERP client server
atau menggunakan application client (GTK client)
yang diinstall di tiap computer. Tiga komponen utama
dalam arstitektur OpenERP adalah [9]: (a) Dataserver:
PostgreSQL untuk menyimpan database; (b) Aplikasi
Server: OpenERP yang menjalankan logic dalam
aplikasi Open ERP; dan (c) Web server, aplikasi
yang disebut Open Object client-web sehingga
dari berbagai macam browser dapat terhubung ke
Open ERP. Obyek ini tidak dibutuhkan kalau user
menggunakan GTK client.
UML adalah bahasa model standar untuk
pengembangan cetak biru perangkat lunak. Bahasa
model merupakan bahasa yang memiliki kamus kata
dan aturan yang berpusat pada gambaran konseptual
dan fisik dari suatu system. UML sebagai bahasa
model menyatakan bagaimana membuat dan membaca
model dengan benar, namun tidak menyatakan model
apa yang harus dibuat dan kapan seharusnya dibuat.
1. Peran UML
Beberapa peran UML antara lain: (a) Visualisasi
Menggambarkan ide dalam notasi dan semantik
yang lebih mudah dipahami oleh siapapun; (b)
Spesifikasi. Spesifikasi dari semua keputusan penting
yaitu analisis, perancangan, dan penerapan yang harus
diambil dalam pengembangan dan deployment sistem;
dan (c) Konstruksi. UML bukan bahasa pemrograman
visual. ModelTabel
UML
dapat Fungsional
dihubungkan secara
1 Kebutuhan
langsung dengan beberapa bahasa pemrograman: (1)
Noengineering:
Aktor
Deskripsikode dari model;
Forward
menghasilkan
1
Staff
HRD
Sistem
harus dapat model
dan (2) Reverse engineering:
membangun
melakukan input, delete,
dari kode; dan (d) Dokumentasi. UML mencakup
dan edit data karyawan
dokumentasi arsitektur sistem
danproses
rincinya.
serta
perekrutan
karyawan.
2. Use case Diagram
2
Manager
Sistem dapat menampilkan
Use HRD
case
diagram
menggambarkan
laporan absensi
karyawan,
fungsionalitas yang diharapkan
daripermohonan
sebuah sistem.
approve
cuti,
dan
approve
kontrak
kerja.
Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat
Sistem Sebuah
harus dapat
sistem,3 dan Karyawan
bukan “bagaimana”.
use case
menampilkan
informasi
merepresentasikan sebuah interaksi antara actor
tentang biodata karyawan,
dengan sistem. Langkah pertama untuk analisis
melakukan absen, dan
kebutuhan adalah mencari sesuatu
yang cuti.
berinteraksi
permohonan
dengan sistem. Dalam use case, sesuatu diluar sistem
yang berinteraksi dengan sistem disebut actor. Actor
Tabel
3 Simbol
Use case Diagram
Tabel 3 Simbol Use
case
Diagram
Nama
Actor
Use Case
H. Unified Modelling Language
UML merupakan kepanjangan dari Unified
Modeling Language yaitu bahasa spesifikasi standar
untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan, dan
membangun sistem perangkat lunak. UML merupakan
sebuah tool untuk membuat sebuah objek atau model
untuk merancang dalam pembuatan software atau
aplikasi yang berorientasi pada pada objek misalnya
java dan yang lainnya dalam bentuk diagram [12].
10
Assocation
Simbol
Keterangan
Pengguna sistem
atau yang
berinteraksi
langsung dengan
sistem, bisa
manusia, aplikasi,
ataupun objek lain
Digambarkan
dengan lingkaran
elips dengan nama
use case tertulis di
tengah lingkaran
Digambarkan
dengan sebuah
garis yang
berfungsi
menghubungkan
actor dengan use
case.
Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
class digunakan untuk memodelkan dan menyatakan
peran untuk “pemakai” dari sistem, termasuk manusia
dan sistem lain. Simbol-simbol yang digunakan
dalam Use case diagram ditunjukkan oleh Tabel 3.
Karakteristik use case: (a) Use cases adalah
interaksi atau dialog antara sistem dan actor, termasuk
pertukaran pesan dan tindakan yang dilakukan oleh
sistem; (b) Use cases diprakarsai oleh actor dan
mungkin melibatkan peran actor lain. Use cases harus
menyediakan nilai minimal kepada satu actor; (c) Use
cases bisa memiliki perluasan yang mendefinisikan
tindakan khusus dalam interaksi atau use case lain
mungkin disisipkan; dan (d) Use case class memiliki
objek use case yang disebut skenario. Skenario
menyatakan urutan pesan dan tindakan tunggal.
Melengkapi
Dokumen Diri
Input Data Public
Information
Karyawan
Input Data
Personal Information
Staff HRD
Mengelola Data
Karyawan
Gambar 8 Usecase Diagram Pendataan
Karyawan
diagram absensi karyawan seperti pada Gambar 9.
I. Usecase Diagram Perekrutan Karyawan
Melakukan Absen
dengan Check clock
Rekruitmen tenaga kerja dilakukan oleh HRD
ketika suatu divisi membutuhkan tambahan atau
pengganti tenaga kerja baru. Use case diagram
kegiatan rekruitmen di perusahaan konsultan pada
Open ERP 8.0 (ODOO) dapat dilihat pada Gambar 7.
Membuat Aplikasi
Rekruitmen
<<include>>
Mengelola Data Absen
(Timesheet Management)
Karyawan
Admin HRD
Input Data Calon
Pelamar
Membuat Laporan
Gambar
9 Usecase
Diagram Absensi
Absensi
(Summary Detail)
Karyawan
L. Usecase Diagram Permohonan Cuti Karyawan
Melakukan
Wawancara Pertama
Staff HRD
Manager HRD
Melakukan
Wawancara Kedua
Menyetujui Kontrak
Tanda tangan
Kontrak
Gambar 7 Usecase Diagram Rekruitmen
Tenaga Kerja
J. Usecase Diagram Pendataan Karyawan
Pendataan karyawan adalah kegiatan HRD
dalam melakukan pencatatan dan pengubahan biodata
beserta dengan status kepegawaian yang dimiliki oleh
karyawan. Use case diagram pendataan karyawan di
perusahaan konsultan seperti pada Gambar 8.
K. Usecase Diagram Absensi Karyawan
Dalam kesehariannya, karyawan harus
melakukan absensi ketika datang dan pulang kantor.
Absensi digunakan untuk memudahkan pengecekan
kehadiran dan keterlambatan karyawan. Absensi juga
digunakan sebagai salah satu pendukung keputusan
manager dalam melakukan penilaian. Use case
Cuti karyawan dapat diajukan oleh karyawan
yang sudah bekerja di dalam perusahaan selama satu
tahun. Cuti karyawan harus diajukan paling lambat
satu minggu sebelum hari dimana karyawan tidak
masuk bekerja dan juga harus ada persetujuan oleh
manager divisi terkait. Use case diagram kegiatan
ijin cuti karyawan dapat dilihat pada Gambar 10.
J. Perancangan Sistem
Perancangan sistem ERP modul Human
Resource pada Open ERP (ODOO) meliputi
Mengisi Formulir
Cuti
Mengecek sisa cuti
Staff HRD
Karyawan
Menyetujui
Permohonan Cuti
Mencatat Data Cuti
Manager
Gambar 10 Usecase Diagram Permohonan Cuti
Karyawan
11
Kalbiscentia,Volume 3 No. 2, Agustus 2016
perancangan
form
recruitment
(perekrutan
karyawan), perancangan form employee (pendataan
karyawan), perancangan form attendance (absensi
karyawan) dan perancangan form leave management
(permohonan cuti karyawan).
1. Recruitment (Perekrutan Karyawan)
Penerapan kegiatan rekruitmen di perusahaan
konsultan Profit Wilis pada ODOO dapat dilihat pada
Gambar 11.
Gambar 14 Penerapan Modul Permohonan
Cuti Karyawan Pada ODOO
3. Attedance ( Absensi Karyawan)
Penerapan ODOO pada kegiatan absensi
karyawan di perusahaan konsultan Profit Wilis dapat
dilihat pada Gambar 13.
4. Leave Management
Gambar 11 Penerapan Modul Rekruitmen
Karyawan Pada ODOO
2. Pendataan Karyawan
Penerapan ODOO pada pendataan karyawan di
perusahaan konsultan Profit Wilis dapat dilihat pada
Gambar 12.
Gambar 12 Penerapan Modul Pendataan
Karyawan Pada ODOO
Gambar 13 Penerapan Modul Absensi
Karyawan Pada ODOO
12
Penerapan ODOO pada kegiatan permohonan
cuti karyawan di perusahaan konsultan Profit Wilis
dapat dilihat pada Gambar 14.
Tabel 4 Skenario Pengujian
Jenis
Butir Uji
Pengujian
Input username Black Box
atau email dan
password
Database
Create
Black Box
database
Form
Input Pengisian data Black Box
Data
Calon
Pelamar
Form
Pengisian data Black Box
Perekrutan
Karyawan
Tampilan
Menampilkan
Black Box
Laporan
data
calon
Rekruitmen
pelamar
dan
dokumen
Data
Menambah,
Black Box
Karyawan
mengubah,
menghapus dan
data
Form Absensi Memasukkan
Black Box
Karyawan
absensi
karyawan
Tampilan
Menampilkan
Black Box
Absen
Data
Karyawan
Form
Mengisi form Black Box
Permohonan
pengajuan cuti
Cuti
Tampilan Cuti Menampilkan
Black Box
Karyawan
Data
Kelas Uji
Login
Nuraini Purwandari, Implementasi Modul Human Resource Management....
K. Pengujian Sistem
Uji coba yang dilakukan untuk mengintegrasikan
modul sesuai proses bisnis dari aplikasi. Pengujian
dilakukan terhadap dua aspek yaitu aspek
fungsionalitas dan aspek user.
[2]
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Open
Source,” Seminar Nasional Teknologi Informasi dan
Komunikasi (SNASTIKOM), 2013.
[3] E. Lendi, “Meningkatkan Kinerja Human Resource
Management Dengan Human Resource Information
1. Skenario Pengujian
Untuk uji coba ini keberadaan user sangat
dibutuhkan mengingat secara bisnis, dari aplikasi
harus disesuaikan pada kebutuhan yang pernah
didokumentasikan di awal. Apabila proses uji coba
ini telah disepakati oleh user (disebut dengan User
Acceptance Test – UAT) maka aplikasi sudah bisa
disosialisasikan ke user melalui tahap implementasi
salah satunya training. Berikut tabel pengujian
yang telah dilakukan kepada manager Profit Wilis.
Skenario pengujian dapat dilihat pada Tabel 4.
Systems,” Seminar Nasional Teknologi Informasi dan
Multimedia, 2014.
[4]
Pada penelitian ini telah dihasilkan rancangan
prototipe sistem informasi berbasis sistem ERP,
dengan mengaplikasikan open source ERP yaitu Open
ERP (ODOO) versi 8. Modul-modul yang digunakan
berdasarkan pada kebutuhan dari proses bisnis
yang sudah dirancang untuk kegiatan kepegawaian
perusahaan. Berdasarkan analisis proses simulasi
pengujian disimpulkan bahwa rancangan sistem
ERP tersebut dapat diaplikasikan untuk mengelola
informasi karyawan.
V. DAFTAR RUJUKAN
[1]
E. Sutanta, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:
Graha Ilmu, 2003.
[5] R. McLeod, Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
Indeks, 2004.
[6]
G. Dessler, Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1.
Jakarta: Indeks, 2004.
[7]
D. Hanggraeni, Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta:
Lembaga
Penerbit
Fakultas
Ekonomi
Universitas Indonesia, 2012.
[8]
IV. SIMPULAN
S. Delia, “Integrasi Proses Bisnis Perusahaan dengan
W. Dewanto, ERP (Enterprise Resource Planning)
Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi
Bisnis. Bandung: Informatika, 2007.
[9] (2011, March) OPEN ERP. [Online]. https://www.
openerp.com/
[10] “Manufacturing with ODOO ERP,” Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Andalas
Padang, 2014.
[11] M. Flower, UML Distilled Edisi 3. Yogyakarta: Andi
Offset, 2005.
[12] N. Purwandari, “Simulasi Penerapan Modul Sumber
Daya Manusia Menggunakan ODOO Pada Perusahaan
Konsultan,” Seminar Nasional Sistem Informasi
Indonesia, Nopember 2015.
L. Aprilia, “Perancangan Sistem Enterprise Resource
Planning (ERP) Menggunakan Openbravo Modul Sales
Management Sub Modul Sales Order Pada PT.ABC,”
Jurnal Informatika Gunadarma, vol. 5, pp. 67-68, 2011.
13