Rancang Bangun Aplikasi Penyimpanan Barang Di Ceva Logistics Jalu Prayogi 1) 1) S1/ Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email:[email protected] Abstract : Ceva Logistics which founded on 2007, is a logistic company that serve all clients logistic needs. Nowdays Ceva has a contract with Michelin Indonesia to serve the logistic needs of that company, which knows that Michelin Indonesia is the license holder of Michelin product market such as tires in Indonesia. In that contract, Ceva state as third party logistic (3PL) that providing a warehouse and handling logistic of the product for the client. At present, process to determine storage location and retrieval of goods decided by warehouse admin by searching one by one in a warehouse. That process feared would take a long time, so were deemed to be less efficient in terms of time. Human error also tend to occur in the process like this. In accordance with the problems described above, an application system of storage of goods at Ceva Logistics is need to be developed, that system expected to help the warehouse admin to locate and determine the location for the storage and retrieval of goods in the warehouse. Based on the results tests carried out on the application of the goods storage system at Ceva Logistics can be concluded that the application of the storage system is able to help the warehouse admin to locate and determine the location of goods storage in warehouses. For the future application, these goods storage systems can be developed into a warehouse management system and also can be applied more widely to the other warehouse. Keyword : Third Party Logistic (3PL), Logistic, Goods Storage, Goods Retrieval, Goods Storage System Ceva Logistik didirikan pada tahun 2007, adalah sebuah perusahaan logistik yang Passenger Car (TC), Light Truck (LT), Truck and Bus (PL). dapat menyediakan semua layanan logistik yang dibutuhkan oleh klien.Sekarang ini Saat ini penyimpanan produk dari klien Ceva yang diterima di gudang dilakukan dengan proses mempunyai sebuah kontrak logistik dengan meletakkan terlebih dahulu produk yang datang Michelin Indonesia, dimana Michelin Indonesia pada docking yang kemudian akan diperiksa ini adalah pemegang lisensi dari Michelin untuk jumlah pemasaran produk yang berupa ban di wilayah pemeriksaan, produk dikelompokkan berdasarkan Indonesia. Dalam kontraknya, Ceva sebagai pihak tipe produk dan dikelompokkan lagi menurut third party logistic (3PL) menyediakan sebuah jenis-jenisnya untuk kemudian dimasukkan dalam gudang dan menangani proses logistik untuk pallet dan disimpan pada gudang. produk dari klien. dan Untuk kualitasnya. proses Setelah dilakukan penyimpanan dalam Proses logistik dalam gudang terdiri dari gudang pada satu lokasi penyimpanan diharuskan 3 proses utama, yaitu proses inbound (barang diisi dengan satu tipe produk, satu jenis produk, datang), dan tidak lebih dari 8 minggu dari kode produksi penyimpanan barang, dan proses outbound (barang keluar). Tipe produk yang produk datang dan diterima di gudang ada 3 jenis, yaitu penyimpanan, yang pertama dan masuk untuk di lokasi mencari lokasi penyimpanan tersebut dilakukan dengan cara mencari lokasi satu-persatu dalam gudang. Proses pasar, penyimpanan seperti ini akan membutuhkan pengiriman untuk produk dan materialnya. permintaan, dan kebutuhan layanan waktu yang lama, sehingga dianggap masih Pengangkutan merupakan fungsi yang kurang efisien dalam segi waktu. Terjadinya penting dalam penyedia layanan 3PL, fungsi lain human error juga dikhawatirkan terjadi pada dan juga sama pentingnya yang dikelola oleh proses penyimpanan seperti ini. perusahaan 3PL adalah kontrak logistik. Proses pengambilan produk dilakukan Di bawah payung kontrak logistik yang pada satu lokasi penyimpanan dimana produk luas, penyedia 3PL menyediakan layanan untuk yang diambil adalah produk yang datang lebih pusat dulu di gudang dan mempunyai kode produksi gudang, dan layanan manajemen inventori. persiapan gabungan, pusat distribusi, yang lebih dulu. Produk yang akan diambil dicari “Aturan untuk proses penggudangan dan di lokasi penyimpanan produk satu-persatu dalam manajemen inventori yang terkait, adalah bagian gudang. Sama halnya dengan proses yang terjadi integral dari banyak definisi tentang teori 3PL, pada saat penyimpanan, efisiensi waktu dan dan terjadinya human error dikhawatirkan pada saat compulsory yang pertama, ini menunjukkan fakta proses penyimpanan seperti ini bahwa untuk kebanyakan 3PL perhatian utama Dengan keseluruhan proses yang dilakukan dalam gudang mulai dari barang datang sampai dengan barang keluar, dikutip sebagai elemen aktifitas non- pada aktifitas non-transport adalah area ini” (Sweeny dan Evangelista, 2005, 3). aplikasi Perusahaan 3PL menyewakan fasilitas penyimpanan barang diharapkan dapat membantu seperti gudang, mereka berinvestasi dengan untuk mencari lokasi penyimpanan produk dan membangun fasilitas sendiri pada lokasi yang mencari lokasi untuk pengambilan produk. strategis dalam jaringan transportasi atau dekat dengan pasar utama, atau dalam beberapa kasus Third Party Logistic (3PL) Berdasarkan Badan mereka membangun pada lokasi yang spesifik, Supply Chain Management Profesional, Third Party Logistic (3PL) dapat didefinisikan sebagai perusahaan yang menyediakan beberapa layanan logistik yang Pergudangan oleh penyedia layanan. Penyedia layanan 3PL biasanya mengkhususkan diri pada pekerjaan yang terintegrasi, yaitu pelayanan gudang dan transportasi yang dapat di buat dan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan berdasarkan kondisi dengan pada fasilitas 3PL pelanggan. digunakan untuk mengelola inventori, baik barang baku ataupun barang jadi. untuk digunakan oleh pelanggan. Lebih baik apabila layanan digabungkan dan dijadikan satu dekat Tergantung pada kebutuhan dan jumlah dari pekerjaan, 3PL mungkin mempersiapkan fasilitas sepenuhnya berdasarkan kebutuhan yang spesifik dari klien atau menyediakan ruang penyimpanan dan layanan untuk berbagi fasilitas ataupun juga penyimpanan menyediakan pallet yang tempat untuk penggunaannya berdasarkan sewa dari klien. Ketiga cara ini dari gudang, sistem pelacakan, dan komunikasi digunakan tergantung pada kebutuhan khusus dari diantara produk. rencana logistik. Manajemen dengan Warehouse Management System (WMS) Dalam bentuk yang melacak data produk selama proses produksi dan berlaku sebagai penerjemah dan juga penahan pesan diantara Enterprise Resource Planning WMS bukan hanya mengelola dalam lingkup gudang saja, WMS berlaku lebih lebar lagi yang membantu 1. Manajemen gudang bukan hanya dimulai dengan menerima material, tetapi sebenarnya dimulai dengan perencanaan awal ketika desain kontainer dibuat untuk produk. Model gudang dan model proses pada gudang juga termasuk dalam manajemen gudang. Manajemen gudang adalah bagian dari logistik dan SCM. Manajemen perkembangan dari 2. Mengurangi biaya transportasi dan pengiriman dengan menggabungkan barang pesanan. 3. Mengurangi arus proses yang tidak efisien, pekerjaan yang serupa, inventori yang berlebihan. 4. Memperbaiki keseimbangan beban kerja dan perencanaan. 5. Membuat pertukaran informasi dan perpindahan barang lebih sederhana pada gudang. “Detail untuk persiapan dan pemrosesan menggunakan WMS bisa saja sangat berbeda dari vendor software bagaimanapun satu juga dengan logika yang lain, dasarnya akan menggunakan kombinasi dari barang, lokasi, gudang produk operasional pesanan dan akurasi data untuk stok. gudang yang efisien memberikan cara baru pada ritel. bagian Jadi akan memperbaiki dalam hal memenuhi Bahkan manajemen produksi juga bergantung perusahaan gudang, membutuhkan WMS untuk memperbaikinya. Management (SCM) dan manajemen permintaan. untuk Karena angka perbedaan stok yang tinggi dalam tercakup dalam manajemen gudang. manajemen distribusi waktu WMS antara lain : proses memuat dan membongkar barang juga besar pada manajemen gudang. Manajemen dari Beberapa alasan untuk menggunakan digunakan dengan semua yang berhubungan pada gudang saat ini adalah bagian dari Supply Chain biaya sumberdaya secara ekonomis. biaya, manajemen gudang. Tempat penyimpanan barang, optimalisasi penyelesaian pesanan dengan cara mengelola teknologi komunikasi dan aplikasi IT akan rantai dan akhir. Tujuan dari manajemen gudang adalah melebihi lingkup fisik. Manajemen inventori, manajemen penyimpanan, tempat penyimpanan sementara atau ke pelanggan (ERP) yang ada dengan sistem WMS. Saat ini inventori, penerimaan, berhubungan perpindahan barang, normalnya barang jadi ke sederhana, Warehouse Management System (WMS) dapat perencanaan gudang yang mengawasi melewati gudang. Proses ini melibatkan infrastruktur fisik jumlah, ukuran, dan informasi pesanan untuk memeriksa dimana menaruh, dimana mengambil, dan urutan kegiatan yang harus dilakukan untuk Michelin Putaway Standard pekerjaan ini” (Piasecki, 2003) Sebelumnya akan dijelaskan beberapa istilah yang digunakan pada putaway standard ini, Manajemen Penyimpanan Manajemen yaitu : memiliki berbagai 1. pengertian, secara umum manajemen adalah penggunaan sumber daya organisasi misal sebuah produk mempunyai DOT 1101, mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi dalam berarti produk tersebut diproduksi pada berbagai tipe organisasi profit maupun non profit. menyelesaikan sesuatu yang terkait Penyimpanan minggu pertama tahun 2011. 2. dengan pencapaian tujuan (Sule dan Saefullah, 2008). barang 3. adalah dilakukan sesuai Pattern adalah pola yang digunakan dalam gudang, pola yang dimaksud adalah area yang digunakan dalam gudang berdasarkan di order atau dipersiapkan untuk diproses Penyimpanan Receiving date (Rotadate) adalah tanggal dimana produk diterima di gudang. menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk selanjutnya. tipe produk. 4. dengan karakteristik barang. Pallet adalah sebuah tempat khusus untuk menyimpan produk. Putaway adalah aktifitas penempatan barang yang telah dicek (sesuai dengan dokumen) menuju ke tempat penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan lokasi yang disediakan. Michelin standard 1. pertama pada pattern, pallet sudah direncanakan pada proses putaway. Tentukan area penyimpanan sesuai dengan b. Jika tidak ada lokasi yang tersedia, maka jenis barang. pallet akan ditempatkan pada lokasi baru Letakkan barang yang sering keluar/masuk di dekat pintu keluar/masuk. Catat lokasi dimana barang diletakkan. 4. Jika tentukan menangani setiap jenis barang. menurut pattern. 2. 3. diperlukan, lokasi berikutnya pada pattern sampai semua dapat dilakukan dengan cara manual : 2. produknya, penuh dan kemudian mencari lokasi sistem. Jika sebuah gudang tidak memiliki sistem 1. putaway sampai dengan tumpukan pada blok penempatan barang yang diarahkan oleh sebuah putaway mempunyai Pallet akan direncanakan untuk ditaruh pada langsung ke tempat dan directed putaway atau maka proses klien Jika tidak ada stok untuk produk : a. direct putaway atau penempatan barang secara gudang, untuk sebagai diantaranya adalah : Putaway dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu manajemen Transport (DOT) adalah kode produksi yang digunakan pada produk, untuk Manajemen sebagai seni atau proses dalam Department Of staff Jika ada stok untuk produk, dan ada satu lokasi yang terisi sebagian, maka akan yang diberlakukan aturan sebagai berikut : a. Jika pallet mempunyai DOT yang sama, b. DOT lebih dari 8 minggu, maka pallet maka pallet akan direncanakan untuk akan direncanakan untuk proses putaway ditaruh pada lokasi yang terisi sebagian ke lokasi selanjutnya pada pattern. tersebut. b. Jika pallet mempunyai DOT kurang dari Sistem Pelayanan Sistem atau sama dengan 8 minggu (misalnya 1102 sampai dengan 1108), maka pallet ini direncanakan untuk ditaruh pada c. Jika pallet mempunyai DOT lebih dari dengan 8 minggu, maka pallet akan ke lokasi yang baru menurut pattern. d. Jika pallet mempunyai DOT yang sama, tetapi mempunyai status yang berbeda untuk stok dalam lokasi yang telah terisi sebagian, maka pallet akan direncanakan ke lokasi yang baru menurut pattern. e. Jika lokasi yang terisi sebagian ada peringatan stok untuk produk, maka tidak ada proses putaway yang akan direncanakan pada lokasi ini karena lokasi ini dibekukan. 3. Jika ada stok untuk produk, dan ada dua lokasi yang terisi sebagian, dan stok ini diterima dengan DOT dengan tahun yang sama dan : a. DOT kurang dari atau sama dengan 8 minggu, maka lokasi yang terakhir yang akan diisi, lokasi ini akan diisi sampai penuh dan kemudian lokasi selanjutnya pada pattern akan direncanakan untuk proses putaway seperti biasa. 1. Priority Priority adalah suatu metode dimana pelayanannya memprioritaskan data atau barang sesuai dengan perhitungan nilai lokasi yang terisi sebagian. direncanakan yang digunakan, yaitu: satu lokasi mempunyai stok dengan DOT 1101 dan pallet dengan DOT dari pelayanan prioritas. Setelah itu data atau barang yang masuk akan mendapat nilai prioritas dan nilai tertinggi, dari data itulah yang akan keluar terlebih dahulu. 2. First In First Out (FIFO) FIFO adalah suatu metode dimana data yang masuk paling awal adalah data yang keluar paling awal juga. Hal ini juga dapat dianalogikan (dalam kehidupan sehari-hari) misalnya saat sekelompok orang yang datang (enqueue) mengantri hendak membeli tiket di loket, maka mengantri orang untuk yang membeli pertama kali karcis akan mendapatkan pelayanan terlebih dahulu. Sama halnya dengan antrian barang yang akan masuk ke gudang penyimpanan (stuffing), pada saat barang datang maka dari pihak gudang akan memberikan pelayanan terlebih dahulu, kemudian menyusul barang yang ada di belakangnya. Analisis Permasalahan Setelah melakukan pengamatan sistem diatas dapat diidentifikasi beberapa masalah, diantaranya : 1. Pada proses penyimpanan barang admin Model Pengembangan Sistem mencari lokasi berdasarkan data barang Pada model pengembangan ini akan terakhir yang masuk ke gudang, hal ini digambarkan secara umum bagaimana sistem membutuhkan waktu yang lebih untuk proses penyimpanan pencariannya, belum lagi apabila lokasi yang pengembangan sistem penyimpanan barang dapat dimaksud sudah diisi barang atau lokasi yang dilihat pada gambar di bawah. barang ini berjalan. Model dimaksud salah. 2. Pada proses pengambilan barang hampir sama dengan proses penyimpanan barang, admin mencari lokasi pengambilan barang berdasarkan tanggal barang yang diterima terlebih dahulu di gudang, hal ini juga membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Gambar 1. Model Pengembangan Sistem Dari identifikasi masalah yang ada sistem penyimpanan barang mencoba memberi Dalam gambar diatas dapat dijelaskan solusi dari masalah yang timbul. Pada proses penerimaan, barang yang datang akan ditempatkan pada pallet yang sejenis dan data dari barang datang disimpan di sistem. Kemudian data barang datang akan dicocokkan dengan data lokasi yang sejenis dan sudah memiliki nilai prioritas yang ada di sistem. Dari sini akan muncul sebuah informasi tentang lokasi dimana barang datang akan disimpan. Pada proses pengambilan, barang yang dipesan customer akan diinputkan di sistem. Dari data tersebut, sistem akan mencari data barang dengan tanggal terima yang terlama yang sudah masuk dalam database sistem. Setelah data barang yang dimaksud ditemukan, sistem akan memberi informasi lokasi barang tersebut. Solusi dari sistem penyimpanan barang diharapkan dapat mengurangi pekerjaan admin dalam mencari lokasi untuk barang dalam gudang. setelah admin gudang menerima dokumen PO (purchase order) dari Michelin, admin akan membuat dokumen inbound untuk gudang dan disimpan di database. Setelah order diterima di gudang, data-data barang yang diterima disimpan di database. Kemudian data diproses dan dicocokkan dengan lokasi berdasarkan jenis dan prioritas yang sudah ditetapkan pada lokasi penyimpanan. Dari proses tersebut akan dihasilkan sebuah lokasi penyimpanan yang akan diberikan ke operator gudang untuk proses penyimpanan barang. Pada proses pengambilan barang, Michelin memberikan dokumen SO (sales order) kepada admin gudang. Admin gudang akan membuat perintah outbound untuk gudang dan disimpan di database. Dari perintah outbound tersebut akan dicari data barang yang lebih dulu diterima di gudang, dan akan dihasilkan informasi lokasi pengambilan dengan data barang yang dimaksud, yang kemudian akan diberikan ke Picking Logic operator untuk selanjutnya mengambil barang. Pada rancangan picking logic ini, dijelaskan bagaimana sistem akan mencari lokasi Putaway Logic Pada gambar dibawah menggambarkan setelah barang diterima di gudang, barang akan dicarikan lokasi sesuai dengan jenis barangnya. Kemudian sistem akan memeriksa apakah ada stok yang serupa untuk barang yang baru datang, jika tidak ada maka barang akan ditempatkan di lokasi baru yang memiliki prioritas tertinggi. Jika ada sistem akan memeriksa apakah ada ruang dan pallet untuk barang yang akan dikeluarkan dari gudang. Setelah menerima Delivery Order (DO), sistem akan mencari tanggal penerimaan barang yang terlama. Apabila barang memiliki tanggal penerimaan yang sama, akan diambil barang Apabila masih ada ruang kosong, maka akan dilihat apakah barang yang baru datang masih masuk toleransi 8 minggu dari stok yang ada. Apabila masuk dalam toleransi 8 minggu barang akan ditempatkan dengan stok yang ada, jika tidak barang akan ditempatkan di lokasi yang baru sesuai jenis dan prioritas lokasi. umur terlama. Jika barang memiliki umur barang yang sama maka barang yang diambil adalah barang dari transaksi terlama yang diterima di gudang. kosong pada lokasi yang memiliki jenis yang sama dengan barang baru. dengan Barang yang akan diambil dicatat pack ID dan location ID, yang kemudian dilihat di lokasi pengambilan, apakah barang yang akan diambil ini berada pada posisi yang memungkinkan untuk dilakukan picking. Jika tidak, akan dilakukan swap. Swap disini adalah proses menukar status pack ID barang yang seharusnya diambil dengan barang yang benarbenar diambil dalam keadaan aktualnya. Jika barang yang diambil ini mempunyai umur barang yang lebih dari 8 minggu dengan barang yang seharusnya diambil, maka akan terjadi error pada proses swap. Selanjutnya barang siap untuk diambil. Prosedur-prosedur yang dilakukan pada picking logic dapat dilihat pada gambar di bawah. Gambar 2. Putaway Logic Gambar 3. Picking Logic System Flow Proses Penyimpanan Dokumen PO yang diterima admin Gambar.4 System Flow Proses Penyimpanan kemudian diproses menjadi data inbound dan disimpan dalam tabel inbound. Data-data yang System Flow Proses Pengambilan dibutuhkan pada proses inbound diambil dari Admin menerima dokumen SO, dan beberapa tabel master, seperti supplier, UOM diteruskan ke proses outbound. Dalam proses (Unit Of Measurement), order type, dan product. outbound akan diambil data dari tabel customer Dari dokumen inbound yang sudah dan akan dicari data produk dengan tanggal terima dihasilkan dilanjutkan ke proses GR (Good paling lama di tabel inventory, data-data yang Receipt). Pada proses GR ini data produk yang dihasilkan dari proses ini disimpan pada tabel diterima akan dicocokkan dengan jenis lokasi dari outbound. Dari proses ini akan didapatkan lokasi tabel master location, dimana dalam tabel location untuk pengambilan produk yang diinginkan. terdapat nilai prioritas untuk masing-masing jenis Setelah didapatkan dilanjutkan lokasi dengan untuk lokasi. Dari proses GR ini barang yang diterima pengambilan, proses akan ditempatkan pada lokasi yang mempunyai pengambilan barang dan admin akan membuat nilai prioritas tertinggi. dokumen DO. Dari dokumen DO tersebut didapatkan, dilanjutkan ke proses check DO dimana data yang dilanjutkan ke proses penyimpanan barang dan dibutuhkan diambil dari tabel outbound dan data barang yang dimasukkan ke gudang disimpan disimpan dalam tabel DO. Setelah DO di cek, DO dalam tabel inventory. dikonfirmasi. Produk siap dikirim dan data produk Setelah data lokasi yang sudah diambil disimpan dalam tabel inventory. System flow proses pengambilan dapat Proses Picking dilihat pada gambar di bawah. Gambar.6 Form Picking Form picking digunakan untuk mencatat dan melihat data-data barang yang akan diambil. Tombol save, digunakan untuk menyimpan sementara, setelah memasukkan data-data yang dibutuhkan. Setelah data-data barang sudah diyakini benar, tombol confirm digunakan untuk Gambar.4 System Flow Proses Pengambilan keluar dari form. Proses Putaway Form menyimpan form. Tombol exit digunakan untuk putaway digunakan untuk Kesimpulan dan Saran mencatat dan melihat data-data barang yang akan Setelah dilakukan analisis, perancangan, disimpan di gudang. Ada 3 tombol di bagian atas pembuatan, form, tombol save, digunakan untuk menyimpan penyimpanan sementara, setelah memasukkan data-data yang kesimpulan bahwa sistem penyimpanan barang ini dibutuhkan. Setelah data-data barang sudah telah diyakini benar, tombol confirm digunakan untuk membantu menyimpan form. Tombol exit digunakan untuk operasional di gudang. Sistem penyimpanan keluar dari form. Form putaway dapat dilihat pada barang ini mampu membantu untuk mencari dan gambar di bawah. menentukan lokasi penyimpanan dan pengambilan dan evaluasi barang, mampu maka menjadi admin aplikasi sistem dapat diambil sistem gudang yang dalam dapat proses barang di gudang, sehingga dapat mengurangi waktu pencarian lokasi oleh admin gudang. Adapun saran yang dapat diberikan adalah aplikasi sistem penyimpanan barang ini dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih kompleks lagi, seperti sistem manajemen gudang. Pada sistem yang dikembangkan nantinya dapat Gambar.5 Form Putaway ditambahkan sistem pendukung yang lain, sistem untuk penagihan pembayaran customer, sistem yang terkoneksi dengan pihak bea cukai untuk proses impor barang, dan sistem manajemen transport untuk proses pengiriman barang. Daftar Rujukan Abusalih, Nidal. 2008, ERP (Enterprise Resource Planning), (Online), (http://www.articlesbase.com/information -technology-articles/, diakses 15 April 2012). Logistik Indonesia, 2010, Penyimpanan Barang, (Online), (http://logistikindonesia.blogspot.com/201 0/07/penyimpanan-barang.html, diakses 22 Mei 2012). Newlin, Julie S. 2009, Effect of Enterprise Resource Planning Implementation on Organizational Productivity, (Online), (FindArticles.com, diakses 15 April 2012). Piasecki, Dave. 2003, Warehouse Management System (WMS), (Online), (http://www.inventoryops.com/warehouse _management_systems.htm, diakses 14 April 2012). Sweeny, E., Evangelista, P. 2005, “3PL Definition and Taxonomy”, Technical Focus in Logistic Solution, the Journal of the National Institute for Transport and Logistic, Vol. 7, No. 2, pp. 9-10. Sule, E.T., Saefullah, K., 2008, Pengantar Manajemen, Kencana, Jakarta. Wisner, Joel D., Leong, G. Keong, and Tan KeahChoon. 2005, Principles of Supply Chain Management : A Balanced Approach, South-Western, USA.