Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif - 201311217
advertisement
TUGAS PRIBADI ( MATA KULIAH – PENGANTAR MANAJEMEN – GANJIL 2013) MANAJEMEN PENGENDALIAN ORGANISASI YANG EFEKTIF ( DOSEN : Ir. Jatmiko, MM., MBA ) Di Buat Oleh : Nama : Nuan Anggreyani NIM : 201311217 Anggota : Kelompok IV JURUSAN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS ESA UNGGUL 2013 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas izin, rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Makalah dengan judul “Pengendalian Organisasi Yang Efektif” ini disusun dengan tujuan untuk melengkapi tugas individu pertama di semester pertama saya untuk mata kuliah Pengantar Manajemen. Saya mengucakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu saya dalam proses penyusunan makalah ini, khususnya kepada dosen Pengantar Manajemen Ir. Jatmiko, MM., MBA, yang bersedia membimbing dan mengarahkan saya dalam penyusunan makalah ini. Saya berharap agar makalah ini dapat memberikan wawasan dan inspirasi bagi pembaca dan penulis yang lain dan menjadi acuan yang baik dan berkualitas. 2 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif DAFTAR ISI 1. Kata Pengantar ..................................................................................................................... 2 2. Daftar Isi ............................................................................................................................... 3 3. BAB I : PENDAHULUAN I. Latar Belakang .......................................................................................................... 4 4. BAB II : PEMBAHASAN II. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen ........................................................... 8 III. Definisi Pengendalian Manajemen Menurut Beberapa Ahli .................................... 9 IV. Persyarat Sistem Pengendalian Manajemen ............................................................. 11 V. Langkah – Langkah Pengendalian Manajemen ...................................................... 13 VI. Fungsi Pengendalian Manajemen ........................................................................... 14 VII. Unsur - Unsur Pengendalian Manajemen ............................................................... 15 VIII. ProsesPengendalian yang Efektif ........................................................................... 16 IX. Jenis – Jenis Pengendalian Manajemen ................................................................... 17 X. Ciri – Ciri Sistem Pengendalian Yang Efektif ......................................................... 19 XI. Anggaran dan Pengendalian Keuangan ................................................................... 21 5. BAB III : KESIMPULAN .................................................................................................. 24 6. BAB IV : DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 25 3 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif BAB I Pendahuluan I. Latar Belakang Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern organisasi. Efektivitas unsur pengendalian intern sangat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi yang pimpinan puncaknya menganggap anggaran hanya sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan stakeholder organisasi, bukan sebagai alat pimpinan untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan organisasi, lingkungan ini akan mengakibatkan pimpinan menengah dan karyawan tidak serius dalam melaksanakan anggaran organisasi. Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini yang mempunyai dampak besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan di dalam organisasi. Metode pengendalian pimpinan merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai dilakukan empat tahap, yaitu: penyusunan program (rencana jangka panjang), penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), 4 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis. Proses pengolahan organisasi dimulai dengan perencanaan strategik (strategic planning) uang didalamnya terjadi proses penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan organisasi dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut dipilih, proses pengelolaan organisasi kemudian diikuti dengan penyusunan program-program untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan strategi. Penyusunan program merupakan proses pengambilan keputusan mengenai program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan penaksiran sumber yang dialokasikan kepada setiap program tersebut. Program merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan dalam perencanaan strategi. Rencana jangka panjang yang dituangkan dalam program memberikan arah ke mana kegiatan organisasi ditujukan dalam jangka panjang. Anggaran merinci pelaksanaan program, sehingga anggaran yang disusun setiap tahun memiliki arah seperti yang ditetapkan dalam rencana jangka panjang. Jika tidak disusun berdasarkan program, pada dasarnya organisasi seperti berjalan tanpa tujuan yang jelas. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan proses penerapan peran (role setting) dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Dalam proses penyusunan anggaran ditetapkan siapa yang akan berperan dalam melaksanakan sebagai kegiatan pencapaian tujuan perusahaan dan ditetapkan pula 5 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif sumber ekonomi yang disediakan bagi pemegang peran tersebut, untuk memungkinkan ia melaksanakan perannya. Sumber ekonomi yang disediakan untuk memungkinkan pimpinan berperan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi tersebut diukur dengan satuan moneter standar yang berupa informasi akuntansi. Oleh karena itu, penyusunan anggaran hanya mungkin dilakukan jika tersedia informasi akuntansi pertanggungjawaban, yang mengukur berbagai sumber ekonomi yang disediakan bagi setiap manajer yang berperan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam tahun anggaran. Dengan demikian, anggaran berisi informasi akuntansi pertanggungjawaban yang mengukur sumber ekonomi yang disediakan selama tahun anggaran bagi manajer yang diberi peran untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam sebagai alat pengirim peran (role sending device) kepada pimpinan yang diberi peran dalam pencapaian tujuan perusahaan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peran yang menggunakan informasi akuntansi pertanggungjawaban untuk menyiapkan nilai sumber ekonomi yang disediakan bagi setiap pimpinan pusat pertanggungjawaban guna melaksanakan perannya masingmasing. Partisipasi para pimpinan dalam penyusunan anggaran merupakan faktor yang menimbulkan “self control” dalam pelaksanaan anggaran. Partisipasi adalah suatu proses pengambilan keputusan bersama oleh dua pihak atau lebih yang mempunyai dampak masa depan bagi pembuat keputusan tersebut. Partisipasi dalam penyusunan anggaran berarti keikutsertaan pimpinan kegiatan dalam memutuskan bersama dengan komite anggaran mengenai rangkaian kegiatan di masa yang akan datang, yang akan ditempuh oleh pimpinan kegiatan tersebut dalam pencapaian tujuan perusahaan. Tingkat partisipasi pimpinan kegiatan dalam penyusunan anggaran akan mendorong 6 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif moral kerja yang tinggi dan inisiatiaf para pimpinan. Moral kerja yang tinggi merupakan kepuasan seseorang terdapat pekerjaan, atasan, dan rekan sekerjanya. Moral kerja ditentukan oleh seberapa besar seseorang mengidentifikasi dirinya sebagai bagian dari organisasi. Agar proses penyusunan anggaran dapat menghasilkan anggaran yang dapat berfungsi sebagai alat pengendalian, proses penyusunan anggaran harus menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya. Proses penyusunan anggaran yang tidak berhasil menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya berakibat anggaran yang disusun tidak lebih hanya sekedar sebagai alat perencanaan; yang jika terjadi penyimpanan antara realisasi dari anggarannya, tidak satu pun pimpinan yang merasa bertanggung jawab. Di samping program dan anggaran sebagai periode pengendalian, pelaksanaan rencana yang tertuang dalam program dan anggaran memerlukan sistem informasi akuntansi untuk mengukur konsumsi sumber daya dalam pencapaian tujuan organisasi. Sistem informasi akuntansi digunakan untuk dasar pelaksanaan tahap ketiga dan keempat pengendalian, pelaksanaan dan pengukuran, dan pelaporan dan analisis. 7 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif BAB II Pembahasan II. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen Sistem pengendalian manajemen adalah proses untuk memastikan bahwa aktifitas yang dilakukan sesuai dengan aktifitas yang direncanakan. Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi yang “dianggap baik” berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini “dianggap baik” berarti mampu mengejawantahkan / menerjemahkan antara lain : a. Tolok ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara efisien, efektif, dan produktif. b. Kebijakan dalam menentukan tolok ukur di atas. c. Apreasiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan organisasi. Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks. Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk organisasi, sebab hakikatnya setiap organisasi mempunyai komponen sama, yaitu : 8 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif a. W = Work (Pekerjaan) Sebuah organisasi pasti mempunyai sebuah tujuan dan tujuan itu yang diperlukan untuk adanya suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tersubut. b. E = Employe (Tenaga Kerja) Sebuah organisasi pasti membutuhkan tenaga kerja untuk mengerjakan pekerjaan yang ada untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. c. R = Relationship (Hubungan) Terbentuknya sebuah organisasi itu terdiri lebih dari dua orang. Maka dari itu diantara setiap anggotanya harus memiliki hubungan yang baik agar dapat mejalankan tugasnya. d. E = Environment (Lingkungan) Lingkungan pengendalian akan efektif bila suatu lingkungan dengan orang-orang yang berkompeten memahami tanggung jawabnya, batasan kewenangannya, memiliki pengetahuan yang memadai, memiliki kesadaran yang penuh dan komitmen untuk melakukan apa yang benar dan yang seharusnya. III. Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen menurut para ahli. Edy Sukarno : “Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.” Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan :“Management control is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organization’s strategies.” 9 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif Robert J. Mokler menerangkan arti pengendalian manajemen yaitu : “Pengendalian manajemen adalah usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untukk mendesain sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada devasi dan untuk mengukur signifikasinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan.” Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu : a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar. b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu. c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan. Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbanganpertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Efektif berarti 10 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakan yagn dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut. Setelah keputusankeputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi. IV. Persyaratan suatu System Pengendalian Manajemen INTOSAI, melalui Komite Standar Pengendalian Internnya menerbitkan Pedoman Standar Pengendalian Intern yang menguraikan persyaratan suatu sistem pengendalian manajemen ke dalam 2 (dua) bagian yaitu Standar Umum dan Standar Rinci sebagai berikut. 1. Standar Umum a. Keyakinan yang Memadai Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai. b. Dukungan Perilaku Manajemen dan personil suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalian manajemen. 11 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif c. Integritas dan Kompetensi Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai. d. Tujuan pengendalian Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi. e. Pengendalian Monitoring Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output) sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan atau deviasi. 2. Standar Rinci a. Pendokumentasian Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan dengan jelas. Dokumen tersebut harus tersedia saat diperlukan. b. Pencatatan Suatu Transaksi Dilakukan Tepat Waktu dan Benar Transaksi-transaksi yang terjadi harus dicatat pada waktu yang tepat dan diklasifikasikan dengan benar. c. Otorisasi dan Pelaksanaan Transaksi Transaksi-transaksi harus diotorisasikan dan dilaksanakan dengan benar oleh personil yang bertanggung jawab. 12 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif d. Pemisahan Tugas Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan review harus dilaksanakan oleh personil yang berbeda (tidak sama). e. Supervisi Supervisi harus dilakukan oleh personil yang kompeten dan dilaksanakan secara bersinambungan untuk meyakinkan pencapaian tujuan pengendalian manajemen. f. Akses pada Sumber Daya/Catatan dan Akuntabilitasnya Akses pada sumber daya dan catatan harus dibatasi, hanya oleh personil yang memiliki kewenangan yang kemudian harus memberikan akuntabilitas atas pengelolaan sumber daya dan pemeliharaan atas catatan. Aspek ini harus diverifikasi secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan fisiknya. V. Langkah-langkah pengendalian yang efektif Langkah-langkah pengendalian yang efektif menurut Robert J. Mockler membagi pengendalian menjadi empat langkah yaitu : a. Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja Penetapan standar dan metode untuk pengukuran kenerja bisa mencakup standar dan ukuran untuk segala hal, mulai dari target penjualan dan produksi sampai pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja. b. Mengukur prestasi kerja Seperti semua aspek pengendalian, pengukuran adalah proses yang berulangulang dan terus menerus. Frekuensi pengukuran tergantung pada tipe aktifitas yang diukur. 13 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif c. Membandingkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar Membandingkan prestasi kerja adalah membandingkan hasil yang telah diukur dengan target atau standar yang telah ditentukan. Apabila kinerja sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. d. Mengambil tindakan korektif atau perbaikan Tindakan ini dilakukan manakala kinerja rendah di bawah standar dan analisis menunjukkan perlunya diambil tindakan. Tindakan perbaikan dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktifitas dalam operasi organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya. VI. Fungsi Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting. Diantara beberapa fungsi manajemen adalah pengendalian. Pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila tidak dapat dicapai dicari faktor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan. Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh. Penggorganisasian dengan menggunakan prosedur pengendalian dapat membantu suatu perusahaan dapat mencapai sasarannya dan menggunakan sumberdaya yang ada secara efisien. Pengendalian yang efektif juga dapat diterapkan agar perusahaan tetap 14 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif dapat bertahan didalam pasar global yang sifatnya musiman dan tak menentu. Pengendalian juga untuk memastikan aktivitas yang sebenarnya sesuai atau tidak dengan aktivitas yang direncanakan. VII. Sistem Pengendalian Manajemen Mempunyai Unsur-Unsur : a) Detektor b) Selektor c) Efektor d) Komunikator Unsur-unsur ini satu sama lain saling berhubungan dan membentuk suatu proses kerja. Proses yang terjadi berawal ketika detektor mencari informasi tentang aktivitas. Detektor ini dapat berupa sistem informasi baik formal maupun informasi, yang menyediakan informasi kepada pimpinan mengenai apa yang terjadi di dalam suatu aktivitas. Setelah informasi diperoleh, aktivitas yang terekam didalamnya dibandingkan dengan standar atau patokan berupa kriteria mengenai apa yang seharusnya dilaksanakan dan seberapa jauh perlunya pembenaran. Proses perbaikan dilaksanakan oleh efektor, sehingga penyimpanan-penyimpanan diubah agar kegiatan kembali mengikuti kriteria yang telah ditetapkan. Begitulah proses pengendalian manajemen, dinamis dan berkelanjutan. 15 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif VIII. Proses Pengendalian Manajemen Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses : 1) Pemprograman (Programming) Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan. 2) Penganggaran (Budgeting) Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban. 3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting) Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer. 16 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif 4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis) Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa : a. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali. b. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang. c. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis. d. Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikanperbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi. IX. Jenis-jenis Pengendalian Manajemen 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, review pengawas dan pengendalian ganda. Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin 17 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya. 2. Pengendalian deteksi (detective controls) Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan: Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi review dan pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya. 3. Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 18 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif 4. Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatandilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja. 5. Pengendalian kompensatif (compensating controls) Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif. X. Ciri-ciri sistem pengendalian yang efektif. Sistem pengendalian yang dapat diandalkan dan efektif mempunyai karakteristik tertentu yang sifatnya relatif. Akan tetapi, sebagian besar dari sistem pengendalian diperkuat oleh ciri-ciri seperti berikut ini. 1. Akurat Informasi tentang hasil prestasi kerja harus akurat. Mengevaluasi ketepatan informasi yang diterima merupakam salah satu tugas pengendalian paling penting yang dihadapi manajer. 2. Tepat waktu Informasi hendaknya segera dimanfaatkan untuk pengambilan tindakan yang tepat terhadap suatu masalah agar menghasilkan perbaikan. 19 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif 3. Objektif dan komprehensif Informasi yang akan digunakan untuk pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap objektif. Sistem informasi yang sulit dipahami akan mengakibatkan kesalahan yang sebenarnya tidak perlu terjadi. 4. Dipusatkan pada titik pengendalian strategis Pengendalian hendaknya dipusatkan pada area di mana kemungkinan terjadinya penyimpangan relatif banyak, juga pada area di mana tindakan koreksi dilaksanakan dalam waktu serta tempat yang tepat hingga efektif. 5. Ekonomis Biaya pengendalian hendaknya lebih sedikit atau paling banyak sama dengan keuntungan yang diperoleh dalam sistem itu. Caranya ialah bahwa pengeluaran hendaknya minimal dengan hasil yang hendaknya optimal. 6. Realistis dari organisasi Sistem pengendalian harus dapat di gabungkan dengan realitas organisasi. 7. Fleksibel Dewasa ini hampir semua organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil sehingga perubahan-perubahan yang terjadi perlu diantisipasi. Bentuk antisipasi ini perlu didampingi dengan pengawasan agar jalannya organisasi tetap sesuai dengan harapan. 8. Perspektif dan operasional 20 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif Sistem pengawasan yang efektif harus dapat mengidentifikasikan tindakan korektif apakah yang perlu diambil. Informasi harus sampai dalam bentuk yang biasa di tangan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang diperlukan itu. 9. Diterima oleh anggota organisasi Yang ideal ialah bahwa sistem pengendalian dapat menghasilkan perstasi kerja yang tinggi di kalangan para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab, dan kesempatan untuk mencapai kemajuan. Terlalu banyak pengendalian yang ketat kerap kali mengakibatkan berkurangnya kepuasaan maupun motivasi para karyawan. Efek negatif semacam ini harus diperhatikan jika efisiensi dalam sistem pengendalian telah tercapai. 10. Tindakan koreksi Sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan kapan terjadi penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan tindakan apa yang harus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi. XI. Anggaran dan Pengendalian Keuangan Anggaran dan kontrol keuangan tidak hanya memberitahukan apakah organisasi berada pada pijakan keuangan yang sehat, tetapi juga bisa menjadi indikator kinerja lainnya. Contoh, penurunan penjualan mungkin mengisyaratkan masalah pada produk, pelayanan konsumen atau efektifitas tenaga penjual. Begitu juga jika beban pemeliharaan terus melampaui anggaran, organisasi harus 21 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif mengivestigasi apakah peralatan yang bersangkutan telah terlalu tua, atau apakah karyawan paham bagaimana menggunakan peralatan secara benar. Anggaran merupakan perangkat yang digunakan untuk merencanakan pengeluaran perusahaan. Analisis keuangan Melalui analisis laporan keuangan manake dapat mengetahui bagaimana kondisi keuangan yang ada, bagai mana kemampuan besaing dari bisnis yang dijalan. Ada beberapa ratio keuangan yang dapat digunakan manajerial : 1. Rasio Likuiditas Mengukur kemampuan perusahaan dalam mengukur kewajiban lancarnya. Rumus : Hutang Lancar / Harta Lancar 2. Rasio Aktivitas Mengukur kinerja internal yang berhubungan dengan aktifitas kunci yang didefinisikan oleh manajemen. Rumus : Perputaran persediaan = Penjualan total / persediaan ratarata. 3. Ratio Profitabilitas Mengukur laba perusahaan relatif terhadap sumber laba. Seperti penjualan atau aktiva. Salah satu ratio profitabilitas yang penting adalah margin laba dari penjualan. Yang dihitung sebagai laba bersih dibagi penjualan total. Begitu juga margin kotor adalah laba kotor dibagi dengan total penjualan. Ukuran profitabilitas yang lain adalah pengembalian atas aktiva total ( return on total 22 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif asset - ROA), yaitu persentase yang mengidentifikasikan berapa banyak yang dihasilkan perusahaan dari total aktivanya. Rumus : ROA = laba bersih / aktiva total 4. Ratio Leverage Mengacu pada pembiayaan aktiva memakai dana pinjaman yaitu rasio yang digunakan untuk mengukur seberapa besar aktiva yang dimiliki yang berasal dari hutang dan modal. 23 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif BAB III KESIMPULAN Pengendalian berusaha untuk mengevaluasi apakah tujuan dapat dicapai, dan apabila tidak dapat dicapai dicari faktor penyebabnya, dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan. Dengan adanya pengendalian juga dapat memungkinkan manajer untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya dalam melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi jauh. Memastikan bahwa aktifitas yang sebenarnya sesuai dengan rencana, dengan tujuan agar manajer dapat mengevaluasi efektifitas kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan memimpin. Penggorganisasian dengan menggunakan prosedur pengendalian dapat membantu suatu perusahaan dapat mencapai sasarannya dan menggunakan sumberdaya yang ada secara efisien dan efektif. 24 Sistem Pengendalian Organinasi Yang Efektif BAB IV DAFTAR PUSTAKA Manajemen Jilid 2, James A.F. Stoner www.google.com Sumber: Materi Diklat BPKP – 2009 dan Materi Pengantar Manajemen. Marquardt, Michael. 1996. “Building The Learning Organization”. Jawwad, Ahmad Abdul.Manajemen Team work. 2006.Bandung : PT. Syaamil Cipta Media. 25
