penelusuran informasi literatur di perpustakaan ipb menggunakan

PENELUSURAN INFORMASI LITERATUR DI
PERPUSTAKAAN IPB MENGGUNAKAN CDS/ISIS1
Oleh: Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc.2
Penelusuran berbantuan komputer sering disebut dengan penelusuran online (online searching).
Penelusuran online adalah suatu proses interaksi secara langsung terhadap komputer dalam usaha untuk
melacak informasi. Penelusuran informasi tersebut biasanya dilakukan melalui papan ketik dan layar
komputer, didalam berkomunikasi dengan sistem komputer dimana basis datanya bisa saja berada didekat
kita atau bahkan jauh dari tempat kita. Proses penelusuran tersebut berjalan secara interaktif dan dinamis.
Hasil yang diperoleh dari penelusura tersebut biasanya langsung diperoleh di layar yang kemudian bisa
dicetak ke kertas atau dikopi ke disket yang kemudian dibaca dengan komputer lain atau dicetak ke kertas
kemudian. Proses penelusuran tersebut bisa berjalan singkat dan mungkin pula berjalan sangat lama
tergantung dari tingkat kesulitan dan kompleksitas dari pertanyaan atau persoalan yang dimiliki si
penelusur.
Penelusuran secara online disini dapat dilakukan terhadap lima macam sistem komputer seperti:
1. Penelusuran kepada basis data lokal
2. Penelusuran kepada CD-ROM (Compact Disk - Read Only Memory)
3. Penelusuran kepada basis data komersial dimana komputernya (server) tidak berada di dekat kita
4. Penelusuran kepada basis data yang ada di teletext dan videotext
5. Penelusuran kepada basis data yang ada di internet.
Tulisan ini hanya akan membahas penelusuran kelompok pertama dan kedua, dan kelima saja.
Basis Data Lokal
Basis data lokal adalah basis data yang biasanya dibuat sendiri oleh lembaga-lembaga pengelola
informasi. Banyak perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat basis data lokal seperti antara
lain: Dbase, Foxpro, Clipper, Microsoft Access, Tinlib, Cardbox, VTLS, CDS/ISIS dan lain-lain. Di
Indonesia sebagian besar perpustakaan dan unit-unit pengelola informasi menggunakan CDS/ISIS dalam
mengelola informasinya. Oleh karena itu contoh-contoh penelusuran untuk basis data lokal akan
digunakan basis data yang dibuat dengan menggunakan CDS/ISIS.
Basis data CD-ROM
Di dalam mendiskusikan penelusuran terhadap basis data pada CD-ROM kita akan memfokuskan pada
basisdata TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library). Contoh hasil penelusurannyapun
berasal dari CD TEEAL.
Strategi Penelusuran
Strategi penelusuran disini diartikan sebagai keputusan-keputusan dan aksi-aksi yang diambil selama kita
melakukan penelusuran informasi dimana keputusan tersebut sangat mempengaruhi hasil penelusuran
dalam arti judul-judul yang kita temukan dan judul-judul yang tidak kita temukan. Strategi penelusuran
disini berhubungan dengan taktik untuk mendapatkan hasil penelusuran yang sesuai dengan keinginan
kita dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Agar dalam penelusuran kita dapat menghasilkan temuan
1
Disampaikan pada Pelatihan Penyusunan Proposal Penelitian dan Penulisan Ilmiah Angkatan Pertama tanggal 25
dan 26 April 2006, di Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat, IPB, Bogor.
2
Mantan Kepala Perpustakaan IPB Periode 1993 – 2003.
1
yang sesuai dengan kebutuhan kita, maka sebaiknya kita melakukan strategi penelusuran tersebut pada
tahap awal, bahkan sebelum kita melakukan penelusuran ke komputer. Namun, walaupun strategi sudah
dibuat sebelum kita melakukan interograsi kepada komputer, strategi penelusuran tersebut masih
dikembangkan (dengan perubahan-perubahan strategi) pada saat kita sedang melakukan interograsi pada
komputer. Ada empat tujuan kita melakukan strategi penelusuran yaitu:

Untuk mendapatkan jumlah temuan relevan yang diinginkan

Untuk menghindari judul-judul yang tidak relevan

Untuk menghindari jumlah temuan yang terlalu besar

Untuk menghindari jumlah temuan yang terlalu kecil (atau kosong)
Untuk memenuhi keempat tujuan tersebut diperlukan usaha-usaha yang tidak gampang. Kita perlu
menajamkan (mempersempit) penelusuran atau melebarkan penelusuran sebagai bagian dari taktik yang
kita lakukan dalam proses penelusuran. Dalam melakukan taktik tersebut ada dua hal yang kita harapkan
yaitu:

Kita dapat memperkecil jumlah hasil temuan dengan mempersempit penelusuran dengan harapan
semakin sedikit judul-judul yang tidak relevan ikut terambil tanpa membuang terlalu banyak juduljudul yang relevan

Kita dapat memperbesar jumlah hasil temuan denga melebarkan penelusuran dengan harapan semakin
banyak judul-judul relevan yang terambil tanpa mengikutsertakan terlalu banyak judul-judul yang
tidak relevan
Operator Boolean
Didalam usaha menyempitkan dan melebarkan penelusuran biasanya kita menggunakan operator
Boolean. Untuk melebarkan penelusuran kita menggunakan operator OR. Dengan operator OR ini kita
mengharapkan jumlah hasil penelusuran akan menjadi besar. Berikut adalah contoh penggunaan operator
OR.
ekonomi
pertanian
Ekonomi OR pertanian
Dengan operator OR antara kata ekonomi dan kata pertanian (ekonomi OR pertanian) akan menghasilkan
judul-judul yang mengandung kata ekonomi saja, pertanian saja serta yang mengandung kedua kata
tersebut yaitu kata ekonomi dan pertanian.
Operator AND digunakan untuk mempersempit penelusuran sehingga hasil penelusuran akan menjadi
kecil. Dengan kata kunci di atas contoh berikut menunjukkan jumlah hasil penelusurannya akan menjadi
kecil.
2
ekonomi
pertanian
Ekonomi AND pertanian
Penelusuran dengan opeartor AND (ekonomi AND pertanian) akan menghasilkan judul-judul yang hanya
mengandung kedua kata kunci tersebut yaitu ekonomi dan pertanian (lihat bagian yang berwarna lebih
gelap). Sedangkan judul-judul yang hanya mengandung kata ekonomi saja atau pertanian saja tidak ikut
ditemukan.
Sedangkan operator NOT juga digunakan untuk mempersempit penelusuran. Fungsinya adalah
mengeluarkan kata-kata yang tidak ingin kita ikutkan dalam hansil temuan kita. Dengan menggunakan
kata kunci ekonomi dan pertanian dan menggunakan operator NOT (ekonomi NOT pertanian) maka kita
akan mendapatkan hasil temuan penelusuran yang lebih sedikit (lihat bagian yang lebih gelap pada
gambar). Judul-judul yang
ekonomi
pertanian
Ekonomi NOT pertanian
hanya mengandung kata ekonomi saja yang terambil. Sedangkan judul-judul yang mengandung kata
ekonomi tetapi mengandung kata pertanian tidak akan ikut ditemukan, begitu juga judul yang
mengandung kata pertanian.
Dengan menggunakan ketiga operator boolean tersebut kita bisa membuat strategi penelusuran dengan
cara memperlebar penelusuran bila kita menginginkan jumlah judul temuan yang semakin besar atau
mempersempit penelusuran bila kita menginginkan jumlah judul temuan yang semakin kecil atau sedikit.
Model Strategi Penelusuran
Dalam melakukan penelusuran bisanya kita mengikuti empat model atau gaya penelusuran yaitu:
briefsearch, Building Block, Successive fraction dan Citation Pearl Growing.
Briefsearch
3
Model penelusuran ini adalah model yang paling sederhana yaitu hanya dengan sekali penelusuran saja
kita sudah mendapatkan hasil temuan yang memuaskan. Misalnya saja dengan satu kata kunci atau dua
kata kunci dengan boolean operator maka penelusuran sudah dapat diakhiri dengan hasil yang
memuaskan. Formula model ini adalah sebagai berikut:
Katakunci A AND katakunci B = hasil temuan
Building Block
Model penelusuran ini dimulai dengan mencari kata kunci demi kata kunci. Kemudian kita menggabung
hasil-hasil penelusuran yang sudah kita dapatkan untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan keinginan
kita. Formula model ini adalah seperti berikut:
Katakunci A
set # 1 (hasil besar)
Katakunci B
set # 2 (hasil besar)
Set # 1 OR set # 2 atau Katakunci A OR katakunci B
Katakunci D OR katakunci E
set # 4 (hasil besar)
Katakunci F OR katakunci G
set # 5 (hasil besar)
set # 3 (hasil besar)
Set # 3 AND set # 4 AND set # 5 = hasil temuan
Successive fraction
Model ini dimulai dengan satu atau dua kata kunci dengan hasil temuan yang sangat besar. Kemudian
dengan menggunakan operator AND secara terus menerus kita memperkecil hasil temuan kita sampai
pada batas yang memuaskan kita. Formula model ini adalah:
Katakunci A AND katakunci B set # 1 (hasil besar)
Set # 1 AND katakunci C
set # 2 (hasil lebih kecil)
set # 2 AND katakunci D
set # 3 (hasil lebih kecil lagi)
Set # 3 NOT katakunci E = hasil temuan
Citation Pearl Growing.
Model ini dimulai dengan satu kata kunci dengan satu temuan yang sangat kecil. Kemudian secara
berturut-turut temuan ini diperbesar dengan menambah kata kunci dan menggunakan operator Boolean
OR. Formula model ini adalah:
Katakunci A
sebagai titik awal penelusuran
Kata kunci B OR katakunci C AND katakunci D = temuan
(kata kunci B, C dan D adalah kata kunci yang berasal dari display temuan katakunci A).
Penelusuran ke Katalog Lokal (IPB)
Katalog Perpustakaan IPB menggunakan perangkat lunak CDS/ISIS (Computerized Documentation
Service/ Integrated Set of Information System) versi Windows. Perangkat lunak ini kemudian ditambahi
modul OPAC (Online Public Access Catalog) yang diberi nama SIPISIS oleh Perpustakaan IPB. Modul
pencarian literatur dibuat sedemikian mudah sehingga pemakai yang tidak punya latar belakang
komputerpun bisa menggunakan OPAC ini. Menu Utama yang disediakan untuk pemakai hanya ada satu
pilihan (lihat gambar 1) yaitu Menu Penelusuran. Pada menu penelusuran ini pemakai diberi kesempatan
untuk memilih basisdata yang akan digunakan. Tersedia kurang lebih 13 jenis basisdata yang dapat
ditelusuri di komputer Perpustakaan IPB. Keduabelas basisdata tersebut adalah sebagai berikut:
4

BUKU adalah koleksi buku di Perpustakaan Pusat IPB

MJL adalah koleksi majalah ilmiah tercetak di Perpustakaan Pusat IPB

ART adalah indeks artikel majalah ilmiah koleksi Perpustakaan Pusat IPB

TESIS adalah basisdata koleksi tesis Perpustakaan IPB

DISER adalah basisdata koleksi disertasi Perpustakaan IPB

IPB adalah basisdata karya tulis staf pengajar IPB (Perpustakaan IPB menamakannya IPBana)

LP adalah basisdata Laporan Penelitian koleksi Perpustakaan IPB

BPS adalah basisdata statistik dari BPS koleksi Perpustakaan IPB

SIAGRI adalah basisdata koleksi khusus sistem informasi agribisnis Perpustakaan IPB

MMA adalah basisdata koleksi Perpustakaan Program Magister Manajemen Agribisnis IPB

PKSPL adalah basisdata koleksi Perpustakaan PKSPL IPB

PAU adalah basisdata koleksi Perpustakaan PAU IPB

TEEAL adalah basisdata koleksi jurnal ilmiah elektronik yang dilanggan Perpustakaan IPB
Gambar 1. Menu Utama Online Public Access Catalog (OPAC) IPB
Sesudah memilih basisdata (misalnya BUKU), maka Anda bisa mencari melalui (1) istilah bebas (istilah
menurut pilihan Anda), (2) kamus istilah (istilah yang disediakan oleh computer melalui daftar istilah),
(3) melalui topic atau subyek, (4) melalui judul buku, dan (5) melalui nama pengarang. Masukkan kata
5
pencarian Anda (misalnya tanah) kedalam kotak yang telah disediakan (lihat gambar 2). Jika kata cari
Anda terdiri dari 2 kata, pakailah tanda * untuk menghubungkan kedua kata tersebut (misalnya kacang
tanah  menjadi kacang*tanah).
Gambar 2. Kotak dialog untuk memasukkan kata kunci pencarian
Sesudah Anda memasukkan kata yang akan dicari kemudian klik tombol Lanjut>>. Hasil penelusuran
akan ditambilkan seperti gambar 3 berikut.
Gambar 3. Tampilan hasil penelusuran
6
Perhatikan pada kotak sebelah dalam ada tulisan 1/5 yang berarti bahwa yang tampil tersebut adalah
cantuman (record) ke 1 dari 5 cantuman yang ditemukan. Dari layar ini Anda bisa mengecek apakah buku
tersebut tersedia di rak atau sedang dipinjam ke luar perpustakaan yaitu dengan menekan tombol Cek
Peminjaman. Untuk maju ke cantuman berikutnya Anda bisa melakukan klik tombol panah maju (>),
dan sebaliknya panah mundur untuk mundur ke cantuman sebelumnya.
Cara lain menelusuri literatur yang ada di perpustakaan adalah dengan menelusuri melalui subyek. Istilah
subyek yang digunakan disini adalah istilah terkontrol (controlled vocabulary) menggunakan CAB
Thesaurus yang berbahasa Inggris. Karena itu jika Anda akan mencari menggunakan subyek, hendaknya
Anda menggunakan bahasa Inggris. Misalnya untuk mencari buku-buku yang membahas mengenai tanah
Anda harus masukkan kata SOIL.
Gambar 3. Tampilan hasil penelusuran dengan kata SOIL
Dengan mencari kata soil dari subyek, kita dapat menemukan 26 cantuman (lebih banyak daripada
mencari menggunakan kata tanah). Hal ini karena melalaui kata tanah, kita hanya mendapatkan bukubuku yang dalam judulnya mengandung kata tanah. Sedangkan melalui subyek soil, semua buku yang
membahas topik (subyek) tanah, baik mengandung kata tanah, maupun tidak atau yang berbahasa
Indonesia maupun bahasa lainnya akan ditampilkan. Anda dapat mencoba uuntuk mencari melalui kata
kunci yang lain (misalnya pengarang dan lain-lain).
Pada data katalog yang muncul hasil temuan penelusuran, ada beberapa data penting yang harus kita
perhatikan. Pertama tentu saja judul yang harus kita baca dan kemudian kita putuskan apakah bukunya
akan kita cari (baca) atau tidak. Kedua kode buku atau disebut juga dengan nomor panggil (dalam contoh
di atas adalah 634.114 WIL f). Nomor ini harus kita catat, karena nomor ini menunjukkan tempat buku
tersebut disimpan di rak. Buku di rak disusun menurut nomor ini yaitu dari nomor kecil (000) sebelah kiri
7
berjalan ke sebelah kanan tempat nomor besar. Jika satu deret rak penuh maka nomor akan bergerak ke
rak berikutnya dengan pola yang sama sampai nomor terbesar yaitu 999. Nomor ini sesungguhnya
menunjukkan kelompok bidang ilmu yang mengikuti standar internasional (Universal Decimal
Classification) yaitu:
000 kelompok karya umum
100 kelompok filsafat
200 kelompok agama
300 kelompok ilmu-ilmu sosial
400 kelompok bahasa (belakangan dipindah ke 800)
500 kelompok ilmu-ilmu murni
600 kelompok ilmu-ilmu terapan
700 kelompok sastra
800 kelompok bahasa
900 kelompok hiburan dan rekreasi
Dengan demikian maka pemakai perpustakaan sesungguhnya bisa melakukan browsing langsung ke rak
dengan kelompok nomor yang dikehendakinya. Namun prosedur penelusuran informasi yang baik tetap
menelusurinya melalui katalog (OPAC) terlebih dahulu baru mencarinya di rak. Pada katalog online
tersebut pemakai juga bisa memeriksa apakah buku (yang ditemukannya di katalog) sedang berada di rak
atau sedang dipinjam pemakai lain ke luar perpustakaan.
Selain OPAC yang disediakan di perpustakaan (melalui LAN/Local Area Network), Perpustakaan IPB
juga menyediakan OPAC yang dapat diakses melalui internet. Alamat OPAC internet tersebut adalah
www.iel.ipb.ac.id. Jika Anda masuk ke internet dan mengakses alamat tersebut maka akan tampil layer iel
(Ipb Electronic Library) seperti gambar 4 berikut.
Gambar 4. Layar katalog perpustakaan IPB melalui web
8
Untuk mencari informasi buku atau menelusuri katalog perpustakaan Anda hanya perlu memperhatikan
Search Our Catalogs. Anda bisa memasukkan kata kunci yang akan Anda cari dengan cara seperti Anda
menggunakan catalog versi yang pertama. Bedanya, di katalog versi web ini Anda tidak perlu
menggunakan tanda * untuk kombinasi dua kata kunci (misalnya untuk kacang tanah, Anda cukup
menuliskan kacang tanah, sedangkan pada versi OPAC lokal Anda harus menuliskan kacang*tanah).
Hasil penelusuran dengan kata kunci tanah akan memunculkan layar seperti gambar 5 berikut. Perhatikan
layar sebelah kiri ada gambar (ikon) komputer dan tulisan yang berarti data asal perpustakaan (misalnya
MMA adalah Perpustakaan Program Magister Manajemen Agribisnis). Di sebelahnya ada gambar (ikon)
buku yang berarti jenis koleksi (misalnya buku adalah koleksi buku, tesis adalah koleksi tesis). Pada
gambar (ikon) buku yang terbuka menunjukkan bahwa basisdata tersebut sedang aktif (terbuka) dan
datanya ada di sebelah kanan. Perhatikan contoh pada gambar 5. Ikon buku terbuka adalah basisdata buku
di Perpustakaan Pusat yang berarti bahwa data yang tertampil di bagian kanan layar adalah data yang
berasal dari Perpustakaan Pusat dari jenis koleksi buku. Pada bagian data (layar bagian kanan) terdapat
tombol dengan tulisan view detail. Jika tombol ini diklik maka akan tampil data lengkap dari buku yang
akan kita ketahui (lihat gambar 6). Pada data lengkap (gambar 6) ada keterangan apakah buku tersebut
tersedia di rak (available) atau sedang dipinjam ke luar perpustakaan (unavailable). Keterangan ini sangat
berguna bagi pemakai yang membutuhkan buku tersebut sehingga bila dilayar tertulis unavailable, maka
buku tersebut sedang dipinjam ke luar perpustakaan sehingga pemakai tidak perlu membuang-buang
waktu untuk datang ke perpustakaan untuk meminjam buku tersebut.
Gambar 5. Hasil penelusuran melalui katalog web perpustakaan IPB
9
Gambar 6. Data lengkap hasil penelusuran melalui katalog web perpustakaan IPB
Selain menunjukkan data mengenai suatu buku (informasi bibliografis) dan informasi mengenai
ketersediaan buku tersebut di perpustakaan, katalog web ini juga dapat menampilkan informasi teks
lengkap (full text) dari suatu dokumen. Tentu saja bila teks lengkapnya sudah dimasukkan (diinput) ke
server katalog IPB. Saat ini hampir semua disertasi dan sebagian besar tesis sudah dibuat teks
lengkapnya. Memang belum semua tersedia di server Perpustakaan IPB. Bila Anda ingin mencari teks
lengkap disertasi, Anda dapat membuka basisdata disertasi di Perpustakaan Experimental (lihat gambar
7). Data lengkap dari disertasi mengenai tanah tersebut ditampilkan seperti pada gambar 8. Perhatikan
tombol yang bertuliskan View Pages di layar sebelah kanan. Bila tombol ini diklik, maka komputer akan
menampilkan teks lengkap dari disertasi yang ingin kita baca (lihat gambar 9). Teks lengkap ini disimpan
dalam format PDF. Karena itu komputer yang digunakan untuk mengakses data ini harus sudah terinstall
perangkat lunak Adobe Acrobat Reader (sekurang-kurangnya versi 5). Teks lengkap ini dapat
dipindahkan ke penyimpan data di komputer kita untuk kemudian di cetak (atau dibaca di layar
komputer).
Anda juga dapat mencoba mencari teks lengkap pada kelompok perpustakaan Pusat dengan basisdata
Artik. Tampilan hasil penelusuran (data lengkap) tentang tanah ditampilkan seperti pada gambar 10.
Sedangkan teks lengkapnya ditampilkan seperti pada gambar 11.
10
Gambar 7. Data lengkap hasil penelusuran melalui katalog web perpustakaan IPB
Gambar 8. Data lengkap hasil penelusuran melalui katalog web perpustakaan IPB
11
Gambar 9. Data teks lengkap hasil penelusuran melalui katalog web perpustakaan IPB
Gambar 10. Data lengkap hasil penelusuran basisdata Artik
12
Gambar 11. Data lengkap hasil penelusuran melalui katalog web perpustakaan IPB
Penelusuran Basisdata di CD-ROM
Berikut adalah contoh penelusuran informasi di CD-ROM dengan menggunakan 3 (tiga) kata kunci yang
dikombinasi (menggunakan operator boolean AND). Pertama kali kita klik ikon TEEAL akan
memunculkan layar seperti berikut:
13
Klik ikon (gambar teropong) atau klik Search (pada menu bar) diikuti dengan Advanced Search. Maka
komputer akan memunculkan layar seperti berikut:
Ketikkan kata forest maka Record Hits akan muncul angka. Angka ini menunjukkan jumlah kata forest
yang ditemui. Angka yang muncul pasti sangat besar. Namun jika kita kombinasikan (dengan operator
boolean AND) dengan kata Indonesia, angka hits ini akan mengecil. Jika masih besar juga, coba lagi
menambahkan kombinasi kata Tropical (tentu dengan operator boolean AND). Maka hasilnya akan
semakin kecil. Berikut adalah contoh layar yang tampil setelah kombinasi kata penelusuran Forest AND
Indonesia AND Tropical.
14
Hits yang diperoleh adalah 35. Artinya kombinasi ketiga kata tersebut ditemukan sebanyak 35 kali atau
ditemukan di 35 judul artikel. Jika kita tampilkan hist listnya maka layar akan tampil seperti berikut:
Kita dapat juga menampilkan rekord satu demi satu dengan data yang lengkap termasuk abstrak dan
nomor CD untuk memperoleh artikel lengkapnya. Tekan kata atau tulisan Document pada menu bar,
maka artikel akan ditampilkan satu demi satu dengan data lengkap. Layar tersebut akan tampak seperti
berikut:
15
Pada kasus di atas, jika kita menginginkan artikel lengkapnya, maka kita harus meminjam CD teks
lengkapnya yang bernomor 13 untuk dibaca di komputer Perpustakaan IPB. Pasang CD tersebut pada
penggerak CD kemudian klik tulisan pada baris View Article. Dalam hal ini tulisan Agricultural Systems
1995 ….dan seterusnya yang tulisannya berwarna hijau. Kita bisa juga langsung mencetak teks
lengkapnya dengan mengklik tulisan pada baris Print Article.
Penutup
Demikian uraian singkat teknik penelusuran informasi di Perpustakaan IPB melalui tiga sumber informasi
yaitu basisdata lokal yang terdiri dari beberapa macam basisdata, basis data pada CD-ROM yaitu
menggunakan basisdata TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library), dan akses ke informasi
melalui internet. Mudah-mudahan bermanfaat bagi para pemakai atau calon pemakai Perpustakaan IPB.
16